SÉRIES DE DOCUMENTS COMMUNS DU GOUVERNEMENT DE L ONTARIO

Transcription

1 SÉRIES DE DOCUMENTS COMMUNS DU GOUVERNEMENT DE L ONTARIO 8 décembre 2008 Le présent document régit la conservation et le traitement final des documents éphémères (sur papier, sous forme électronique ou sous d autres formes) qui sont créés ou reçus par le gouvernement de l Ontario. Archives publiques de l Ontario

2 AUTORISATION Séries de documents communs du gouvernement de l Ontario Documents éphémères Pour obtenir une copie du document original signé (version anglaise seulement), appeler au Miriam McTiernan, Archiviste de l Ontario Date Archives publiques de l Ontario Page 2 de 22

3

4 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION Autorité responsable Adoption et portée Documents exclus des séries de documents éphémères Œuvres publiées Documents privés Formulaires vierges POUR COMPRENDRE ET UTILISER LES SÉRIES DE DOCUMENTS Description des documents Délais de conservation Traitement final SÉRIES DE DOCUMENTS Sommaire des séries Documents éphémères Archives publiques de l Ontario Page 4 de 22

5 1. INTRODUCTION 1.1 Autorité responsable Des documents publics sont créés ou reçus dans le cadre des activités du gouvernement. Au gouvernement, notre obligation est de nous assurer que ces documents sont préservés et que l information qu ils renferment est accessible, et ce jusqu à leur traitement final qui doit se faire selon un calendrier de conservation approuvé. La Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, Annexe A, définit un «document public» comme étant un «document constitué ou reçu par un organisme public dans le cadre de ses activités. Sont exclus de la présente définition les dossiers de circonscription des ministres de la Couronne et les œuvres publiées» (par. 2 (1). Ces séries de documents communs ont été approuvées par l archiviste de l Ontario, conformément à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents. Aux termes de la Loi, un document public ne peut être transféré, détruit ou autrement aliéné que selon les dispositions du calendrier de conservation approuvé s y rapportant ou qu avec le consentement de l archiviste. On peut consulter la Loi sur site Web e-laws du gouvernement de l Ontario. 1.2 Adoption et portée Les séries définies dans le présent document s appliquent à tous les documents éphémères, quels qu en soient la forme ou le support de stockage, qui sont créés ou reçus par des organismes publics du gouvernement de l Ontario. Les documents éphémères sont des documents présentant une utilité temporaire, peu importe leur forme ou leur support, qui ont été créés ou reçus par un organisme public dans le cadre de ses activités, et qui n ont d autre utilité que de consigner une opération mineure immédiate ou de préparer un document ultérieur. Ces documents ont une valeur à court terme et ne sont, de ce fait, pas nécessaires pour remplir des obligations légales ou fiscales ou pour susciter, soutenir, évaluer ou prouver des décisions ou des activités administratives ou opérationnelles. Tous les organismes publics doivent adopter les présentes séries pour pouvoir autoriser leur personnel à détruire, immédiatement après l expiration de la période de conservation, les documents éphémères qu ils ont créés ou reçus, ou dont ils sont responsables. En vertu de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, un organisme public peut être, selon le cas : le Conseil exécutif ou l un de ses comités; Archives publiques de l Ontario Page 5 de 22

6 un ministre de la Couronne; un ministre du gouvernement de l Ontario; une commission d enquête constituée en vertu de la Loi sur les enquêtes publiques; tout organisme, conseil, commission, personne morale ou autre entité que les règlements désignent comme organisme public. Le Règlement de l Ontario 336/07 désigne un certain nombre d organismes, conseils et commissions comme organismes publics. Les entités ainsi désignées ainsi que les ministères devraient utiliser les séries décrites ici. On peut consulter ce règlement sur le site Web e-laws du gouvernement de l Ontario. Pour demander à l archiviste de l Ontario l autorisation d inclure ces séries dans son calendrier de conservation, l organisme public doit remplir le formulaire Adoption of Government Common Schedule Series, que l on trouvera à l Annexe C du document Government of Ontario Records Schedule Requirements. L organisme doit envoyer le formulaire rempli à : recordkeeping@ontario.ca (on peut consulter une version française du document sur le site Web des Archives publiques de l Ontario, à toutefois, il faut remplir et envoyer la version anglaise du document). Les documents éphémères sont assujettis à la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée et à la divulgation légale Il se peut que des documents éphémères, comme tous les autres documents publics, doivent être examinés et divulgués suite à une demande formelle de renseignements (y compris lorsque les documents qui auraient pu être détruits existent encore). Étant donné que les documents éphémères sont conservés juste le temps qu ils sont activement utilisés ou mentionnés, après quoi ils sont détruits, cette situation peut avoir des implications en ce qui concerne les demandes d accès à l information aux termes de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée, et les poursuites judiciaires. Quand une demande d accès à l information est reçue, les documents éphémères visés par la demande ne doivent pas être détruits tant que la demande n a pas été traitée et que la période d appel éventuelle n est pas écoulée. De même, les documents éphémères visés dans le cadre d une poursuite judiciaire ne doivent pas être détruits pendant la durée du procès. 1.3 Documents exclus des séries de documents éphémères Auparavant, les documents suivants étaient habituellement considérés comme des documents éphémères. Mais en vertu de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des Archives publiques de l Ontario Page 6 de 22

7 documents, ils ne sont pas des documents publics et sont, par conséquent, exclus des séries décrites dans le présent document Œuvres publiées Les présentes séries ne s appliquent pas aux œuvres publiées. Les œuvres publiées ne sont pas des documents publics aux termes de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents. Les publications peuvent provenir de sources extérieures, ou elles peuvent être recueillies et gardées pour référence générale, ou être des publications du gouvernement de l Ontario. Les publications sont des livres, des magazines, des journaux, des bulletins d information, des rapports, des manuels de l utilisateur relatifs à des produits, quels qu en soient la forme ou le support de stockage (matériel imprimé, texte Web, disque optique, bande vidéo ou bande magnétique audio) qui sont, en de nombreux exemplaires ou à différents endroits, mis à la disposition du public ou des abonnés, à titre onéreux ou gratuit, ou qui sont autrement distribués. Les publications du gouvernement de l Ontario sont des documents du gouvernement sous quelque forme que ce soit (papier ou électronique) qui sont destinés à la distribution au public. Ce sont, par exemple, des lois, des règlements, des rapports annuels, des documents publics sur des programmes et des services fournis par les organismes publics, et des rapports exigés par la loi. L organisme public doit s assurer que l original (ou l exemplaire de référence) de toutes les versions des publications du gouvernement est conservée et déposée selon la directive sur les publications du gouvernement intitulée Government Publications Directive. L organisme peut aussi conserver des copies supplémentaires, s il le juge nécessaire. Note : Les documents se rapportant à la production et à l élaboration des publications du gouvernement de l Ontario et à l administration générale, à l impression, à la mise en page, à la conception graphique, à la reliure, à la vente et à la distribution de ces matériels publiés sont des documents publics. Voir le document Séries de documents communs pour les fonctions administratives (gouvernement de l Ontario), série Édition et publications (GOV- ACRONYME-7450) Les publications de sources extérieures au gouvernement de l Ontario sont des œuvres publiées ou des extraits de matériels publiés qui sont conservés seulement pour référence générale. L organisme public peut les conserver et en disposer à son gré Documents privés Les présentes séries ne s appliquent pas aux documents privés. Les documents privés sont des documents qui ne sont pas créés, reçus, utilisés, en circulation ou communiqués dans le cadre des activités gouvernementales. Ce sont des documents de nature personnelle qui appartiennent à une personne et qui ne se rapportent pas au travail. Ce sont, par exemple, Archives publiques de l Ontario Page 7 de 22

8 des curriculum vitae, des courriers électroniques envoyés à des amis ou à des membres de la famille, de l information sur des voyages non reliés au travail, des copies de matériels ou de certificats de formation appartenant à une personne, des copies personnelles d évaluations du rendement ou de relevés de paie ou d avantages sociaux, et des documents d autres organisations dans lesquelles un employé investit de son temps, mais non dans le cadre des activités du gouvernement (p. ex. : associations ou organismes communautaires). Ces documents sont la propriété exclusive d une personne, qui peut en disposer à son gré et de la manière qu elle choisit. Les documents non reliés au travail doivent être conservés séparément des documents gouvernementaux et les documents électroniques doivent être gérés conformément aux procédures opérationnelles visant l utilisation des ressources en information et technologie de l information document intitulé Operating Procedures for Use of I&IT Resources. Les dossiers de circonscription d un ministre c est-à-dire les dossiers d un ministre conservés par ce dernier dans le cadre de son rôle en tant que membre élu d une Assemblée législative provinciale (député provincial) et qui se rapportent aux affaires de son parti et à ses électeurs. Ces dossiers de circonscription ne sont pas des documents gouvernementaux. Ils sont la propriété exclusive du ministre, qui peut en disposer à son gré. Note : Le Commissaire à l information et à la vie privée a statué que les documents personnels, politiques et de circonscription d un ministre peuvent tomber sous le coup de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée si ces documents sont intégrés à d autres documents détenus par l organisme public (Ordonnance P-267). Il faut donc s assurer que ces documents sont organisés, conservés et rangés séparément des documents publics du Bureau du ministre Formulaires vierges Les présentes séries ne s appliquent aux formulaires vierges les formulaires non remplis. Un formulaire est un document ou une interface de collecte, d enregistrement ou de transmission de données, comportant généralement des champs ou des espaces vides où l on entre des renseignements. La Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, dans la définition du mot «document», au paragraphe 2 (1), exclut de la définition tout «mécanisme ou système permettant de traiter des renseignements, notamment en vue de les constituer, de les transmettre, de les recevoir ou de les mettre en mémoire». Les formulaires vierges peuvent se présenter sous différentes formes et supports, notamment sous une forme papier, électronique, numérique, ou peuvent être des articles de papeterie ou du papier à en-tête. Pour les formulaires vierges obsolètes et les articles de papeterie qui ne sont plus utilisables, l organisme public peut décider à son gré de leur sort final. Note : Sont des documents publics les documents qui se rapportent à la prestation d un programme de gestion des formulaires du gouvernement de l Ontario ou qui documentent l analyse, la conception, l identification, l utilisation et le contrôle des formulaires gouvernementaux notamment les demandes de formulaires, les dossiers sur l historique des Archives publiques de l Ontario Page 8 de 22

9 formulaires, les inventaires des formulaires, les autorisations, les illustrations et les révisions visant les formulaires. Voir le document Séries de documents communs pour les fonctions administratives (gouvernement de l Ontario), série Gestion des formulaires Dossiers individuels (GOV-ACRONYME ) 2. POUR COMPRENDRE ET UTILISER LES SÉRIES DE DOCUMENTS 2.1 Description des documents Les présentes séries couvrent les documents éphémères que l on trouve couramment dans tous les bureaux gouvernementaux de l Ontario. Les séries et les sous-séries qui s y rapportent sont chacune assorties d un numéro propre, qui comporte l acronyme de l organisme public. Ce numéro est utilisé comme numéro de référence dans le calendrier de conservation de l organisme. Dans les descriptions des sous-séries, on donne des exemples de types de documents éphémères. Les exemples fournis ne sont pas exhaustifs et les types de documents peuvent se recouper. Le but est plutôt d identifier et d illustrer des documents éphémères typiques et d indiquer dans quel but ils sont utilisés. Si c est nécessaire, la description indique aussi les documents qui sont spécifiquement exclus, et fournit des notes sur les limitations particulières visant les documents. 2.2 Délais de conservation Le délai de conservation indique combien de temps les documents doivent être conservés au sein de l organisme public après qu un événement déclencheur donné survient (p. ex. : après le remplacement du document ou après que le document devient obsolète). Étant donné que les documents couverts par ces séries sont éphémères, aucune période d entreposage hors site ne s applique. 2.3 Traitement final Le traitement final indique ce qu il faut faire d un document éphémère une fois que le délai de conservation expire. Tous les documents, quelle qu en soit la forme, qui sont couverts par ces séries communes peuvent automatiquement être détruits dans l immédiat par le personnel qui les crée, les reçoit ou qui en est responsable d une manière ou d une autre. Autrement dit, le personnel a l autorisation d effacer un document éphémère après l avoir lu, de le détruire en toute sécurité, ou de le recycler. Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes qui sont appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère renferme des renseignements personnels sur une Archives publiques de l Ontario Page 9 de 22

10 personne, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Comme nous l avons indiqué plus haut au paragraphe 1.2 (Adoption et portée), il se peut que des documents éphémères, comme tous les autres documents publics, doivent être examinés et divulgués suite à une demande formelle de renseignements. Quand une demande d accès à l information est reçue, ou lorsqu une poursuite judiciaire ou une enquête est en cours, le traitement final de tout document éphémère visé par la demande est suspendu, et les documents ainsi visés ne doivent pas être détruits tant que la demande n a pas été traitée ou que le procès n est pas terminé, ou que la période d appel éventuelle n est pas écoulée. Lorsqu une telle demande de renseignements est reçue, le coordonnateur de l accès à l information ou l avocat de l organisme public fournit les avis et les instructions nécessaires. 3. SÉRIES DE DOCUMENTS 3.1 Sommaire des séries N o de série Titre des séries Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] TR- [ACRONYME] TR- [ACRONYME] TR- [ACRONYME] TR- [ACRONYME] Matériel publicitaire et promotionnel Doubles superflus Documents dont la production a avorté Documents d utilité à court terme Documents intermédiaires Détruire immédiatement dès réception lorsque le matériel n est pas requis, ou quand il a été remplacé par une nouvelle version ou qu il n est plus activement mentionné ou consulté. Détruire immédiatement lorsque le double n est plus activement utilisé ou mentionné. Détruire immédiatement dès la production avortée. Détruire immédiatement lorsque le document n est plus requis. Détruire immédiatement dès que le document est remplacé ou qu il a été incorporé dans le document ultérieur ou final. Archives publiques de l Ontario Page 10 de 22

11 N o de série Titre des séries Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] Ébauches de documents et documents de travail Détruire immédiatement lorsque le document final est terminé et classé. 3.2 Documents éphémères Ce sont des documents, quels qu en soient la forme ou le support, présentant une utilité temporaire, qui ont été créés ou reçus par un organisme public dans le cadre de ses activités, et qui n ont d autre utilité que de consigner une opération mineure immédiate ou de préparer un document subséquent. Du fait que les documents éphémères n ont qu une valeur à court terme, ils ne sont pas nécessaires pour remplir des obligations légales ou fiscales ou pour susciter, soutenir, évaluer ou prouver des décisions ou des activités administratives ou opérationnelles. Ce sont des documents que l on retrouve dans les sous-séries suivantes : Matériel publicitaire et promotionnel Doubles superflus Documents dont la production a avorté Document d utilité à court terme Documents intermédiaires Ébauches de documents et documents de travail Archives publiques de l Ontario Page 11 de 22

12 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] MATÉRIEL PUBLICITAIRE ET PROMOTIONNEL Ce matériel comprend l information sollicitée et non sollicitée envoyée par des entreprises, ou des personnes physiques agissant dans le cadre de leur entreprise ou en leur qualité professionnelle, qui font la publicité et la promotion de leurs produits ou de leurs services. Exemples de matériel publicitaire et promotionnel : bulletins sur les produits, annonces de cours et de séminaires, profils d entreprise, lettres de prospection, dépliants, courriers électroniques diffusés par le gestionnaire de liste, brochures, bulletins électroniques, menus, catalogues, CD ou DVD d essai gratuit, listes de prix, publipostage par courrier ou par voie électronique (aussi appelé courrier-déchet et pourriel), télécopies en multidiffusion. Exclu : le matériel publicitaire ou promotionnel requis pour documenter et appuyer une transaction ou un achat, tel que les offres de prix, les comparaisons de prix et de produits. Voir le document Séries de documents communs pour les fonctions administratives (gouvernement de l Ontario), série Achats : Matériels, fournitures et services (2000 à 2999). Détruire immédiatement dès réception lorsque le matériel n est pas requis, ou quand il a été remplacé par une nouvelle version ou qu il n est plus activement mentionné ou consulté. Archives publiques de l Ontario Page 12 de 22

13 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] DOUBLES SUPERFLUS Ces documents sont des doubles ou des copies supplémentaires d un document original où rien n a été ajouté, noté, modifié ou effacé, les copies ayant été créées, distribuées et utilisées uniquement pour faciliter le renvoi ou la consultation. Exemples de doubles superflus : Photocopies de documents papier; Copies électroniques supplémentaires de documents électroniques; Sorties d imprimante inaltérées de documents électroniques lorsque la version électronique est le document original; Copies électroniques inaltérées de documents papiers lorsque la version papier est le document original; Copies de lecture ou de diffusion; Copies excédentaires d un document dans un même dossier; Copies de matériels distribués à grande échelle, comme les manuels, les directives, les bulletins, les instructions, les lignes directrices; les rapports, les ordres du jour ou les procèsverbaux de réunions. Épreuves d une image de microfilm ou d une image sur microfiche. Exclus : les doubles qui se présentent sous des supports différents et qui continuent d être conservés parce qu ils ajoutent une fonctionnalité importante par rapport aux autres formats disponibles (p. ex. : documents de bases de données; tableurs liés ou macrocommandés; négatifs). Exclus : les doubles de documents que l on conserve parce que, suite à une décision Détruire immédiatement lorsque le double n est plus activement utilisé ou mentionné. Archives publiques de l Ontario Page 13 de 22

14 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final administrative, ils doivent être conservés pendant une période prolongée pour l exécution d activités administratives, opérationnelles ou décisionnelles. Note : Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère porte des renseignements personnels, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Archives publiques de l Ontario Page 14 de 22

15 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] DOCUMENTS DONT LA PRODUCTION A AVORTÉ Ce sont des documents qui sont inutilisables en raison d une impression, d une reproduction ou d une production qui a avorté. Exemples de tels documents : sorties d imprimante avortées ou défectueuses (sur ordinateur, photocopieur, télécopieur) ou tirages photographiques ratés; reproductions audio et vidéo avortées; résultats de travaux incorrectement interrompus, de critères de sélection inappropriés et d erreurs de programmation. Note : Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère porte des renseignements personnels, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Détruire immédiatement dès la production avortée. Archives publiques de l Ontario Page 15 de 22

16 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] DOCUMENTS D UTILITÉ À COURT TERME Ce sont des documents créés ou reçus pour fournir une information de peu d importance ou une information présentant une valeur à court terme. Exemples de tels documents : Détruire immédiatement lorsque le document n est plus requis. Les notes de service et les messages adressés à tout le personnel concernant les congés, les événements de bienfaisance, les fêtes de bureau, les événements spéciaux, les retraites, les avis du service d assistance TI, les avis d exercices d incendie qui proviennent d un autre bureau; Les messages «À titre d information» ou communiqués en c.c. (copie conforme) qui ne se rapportent pas directement aux activités de son bureau et qui n entraînent pas ou n exigent pas de mesures. Les listes de téléphone internes issues de l annuaire principal; Les messages téléphoniques anodins, du genre «Veuillez retourner mon appel» ou «Je suis en route, j arrive»; Information d accompagnement, telle que les courriers électroniques, les notes d accompagnement et les bordereaux de télécopie qui sont joints à un document, mais qui n ajoutent aucune information substantielle, comme la date de l envoi ou la liste de distribution, aux documents transmis; Enveloppes ouvertes qui ne fournissent aucune information supplémentaire nécessaire, comme l adresse de l expéditeur ou la date de réception tamponnée; Messages administratifs mineurs, comme les confirmations des heures des réunions; Photographies éliminées immédiatement après leur création en raison de leur qualité médiocre ou Archives publiques de l Ontario Page 16 de 22

17 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final de leur répétitivité. Note : Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère porte des renseignements personnels, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Archives publiques de l Ontario Page 17 de 22

18 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] DOCUMENTS INTERMÉDIAIRES Ce sont des documents qui sont uniquement utilisés pour la préparation d autres documents et qui ne sont plus utiles une fois la préparation terminée. Exemples de tels documents : Fichiers de détail (fichiers mouvements) électroniques utilisés pour mettre à jour un fichier principal qui deviennent obsolètes une fois que la mise à jour est validée et/ou qu une copie de sauvegarde a été constituée; Fichiers d accompagnement électroniques qui sont utilisés pour envoyer de l information à un autre bureau et qui deviendront obsolètes au lieu de transmission une fois que l envoi sera terminé; Documents sources de saisie qui sont utilisés pour l entrée de données dans un fichier principal et qui deviennent obsolètes une fois que l entrée des données est validée et/ou qu une copie de sécurité a été constituée (si les documents sources ne sont pas requis à des fins financières, juridiques ou réglementaires); Enregistrements audio ou messages vocaux qui ont été transcrits (p. ex. : enregistrements audio de la correspondance dictée, de conférences et de réunions qui sont utilisés pour préparer de la correspondance, des papiers, des procès-verbaux de réunions et des transcriptions); Négatifs créés uniquement en tant qu étape intermédiaire dans les opérations d impression (comme les négatifs utilisés pour créer des plaques offset). Exclus : les documents intermédiaires ou les documents sources qui sont couverts par les séries existantes de documents communs du gouvernement de l Ontario ou par les séries de documents existantes de l organisme public parce que l organisme public en a besoin pour contrôler, Détruire immédiatement dès que le document est remplacé ou qu il a été incorporé dans le document ultérieur ou final. Archives publiques de l Ontario Page 18 de 22

19 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, prendre des décisions ou rendre compte d activités du gouvernement. Note : Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère porte des renseignements personnels, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Archives publiques de l Ontario Page 19 de 22

20 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final TR- [ACRONYME] ÉBAUCHES DE DOCUMENTS ET DOCUMENTS DE TRAVAIL Ce sont les versions préliminaires de documents, notamment de correspondance, de rapports, de procès-verbaux de réunions, les notes, les matériels de recherche et les calculs qui sont recueillis et utilisés dans la préparation d un document final, mais qui ne sont plus utiles une fois que le document est achevé, distribué et mis en fichier ou classé comme document original, c est-à-dire les brouillons et les documents de travail qui ne traitent pas de nouvelles décisions, d approbations formelles, ou qui ne contiennent pas de modifications substantielles ou de commentaires donnant une idée de l évolution de la version finale. Exemples de tels documents : Détruire immédiatement lorsque le document final est terminé et classé. Doubles accompagnés de notes de révision et de formatage; Ébauches qui constituent des corrections stylistiques, orthograhiques ou grammaticales; Commentaires sur des brouillons de notes de service internes, de correspondance de routine, et de rapports incorporés dans l ébauche finale; Notes, descriptions et calculs provisoires; Listes de points à considérer ou à inclure; Idées ou suggestions reçues de collègues de travail; Enregistrements audio de la correspondance dictée, de conférences et de réunions qui sont utilisés pour préparer la correspondance, des papiers, des procès-verbaux de réunions et des transcriptions; Ébauches de peu d importance non distribuées pour commentaires. Archives publiques de l Ontario Page 20 de 22

21 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final Exclus : les documents intermédiaires ou les documents sources qui sont couverts par les séries existantes de documents communs du gouvernement de l Ontario ou par les séries de documents existantes de l organisme public parce que l organisme public en a besoin pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, prendre des décisions ou rendre compte d activités du gouvernement. Exclus : les ébauches de documents et les documents de travail dont l organisme public a besoin pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, prendre des décisions ou rendre compte d activités du gouvernement, comme les documents produits et utilisés dans la préparation : de lois (y compris règlements et décrets); de documents juridiques (contrats, ententes); de rapports de vérification; de politiques, normes, lignes directrices, pratiques exemplaires et procédures; aux différentes étapes, de recommandations, d avis ou de séances d information à l intention de la haute direction et des membres du Conseil exécutif; d études scientifiques (notes de laboratoire, calculs); de notes d enquêtes. Note : Les documents éphémères doivent être détruits selon les méthodes appropriées à leur niveau de sensibilité et/ou à leur classification de sécurité. Par exemple, si un document éphémère porte des renseignements personnels, il doit être éliminé d une manière qui rende impossible la reconstitution de ces renseignements. Pour savoir comment identifier et Archives publiques de l Ontario Page 21 de 22

22 N o de série TITRE ET DESCRIPTION DES SÉRIES Conservation et traitement final classifier une information sensible, prière de consulter les procédures d exploitation pour la classification de la sécurité et de confidentialité de l information document intitulé Information and Information Technology Security: Information Security and Privacy Classification Operating Procedures. Archives publiques de l Ontario Page 22 de 22