Formation professionnelle Guide de l organisme de formation

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1 Formation professionnelle Guide de l organisme de formation

2 Les missions du Service régional de contrôle Le Service régional de contrôle (SRC), placé au sein du Pôle Entreprises, emploi et économie de la DIRECCTE, exerce au niveau régional trois séries de missions. Le renseignement du public : Le SRC assure l information du public sur la réglementation en matière de formation professionnelle continue : information des employeurs, des organismes de formation déclarés ou en cours de déclaration, des salariés, des demandeurs d emploi. Les missions administratives : Il enregistre les bilans pédagogiques et financiers renseignés chaque année par les organismes de formation et les centres de bilan de compétences. Le SRC instruit les demandes de déclaration d activité des organismes de formation et les demandes d exonération de TVA. Dans ce cadre, 96 demandes de déclaration ont été instruites en Les missions de controle : La compétence de contrôle du SRC porte, pour l ensemble de la Région Limousin : sur les versements effectués par les employeurs en matière de formation professionnelle ainsi que sur les actions de formation qu ils conduisent lorsqu elles sont financées par l Etat, les collectivités territoriales, Pôle Emploi ou les Organismes paritaires collecteurs agréés, sur les activités conduites par les organismes de formation et leurs sous-traitants, sur les subventions attribuées au titre du Fonds social européen (FSE), sur les établissements bénéficiaires de fonds issus de la taxe d apprentissage, depuis l entrée en vigueur de la loi du 5 mars 2014.

3 Introduction Dans une économie en constante mutation, la formation professionnelle continue demeure un enjeu fondamental pour les entreprises comme pour les salariés. Dans ce cadre, la formation tout au long de la vie constitue un instrument de développement des compétences, de promotion sociale et de sécurisation des parcours professionnels. L investissement dans la formation contribue également à l accompagnement des évolutions technologiques et à l anticipation des mutations économiques, favorisant ainsi la compétitivité des entreprises. Le Code du travail prévoit une législation particulière dans le domaine de la formation professionnelle. Cet ensemble de règles, qui portent autant sur le fonctionnement des organismes de formation que sur la réalisation des actions de formation, fait l objet de modifications régulières. Aussi, la loi du 5 mars 2014 modifie en profondeur le champ d intervention des organismes de formation, en créant un compte personnel de formation en remplacement du droit individuel à la formation et en réaménageant les contributions obligatoires des employeurs au titre de la formation professionnelle. Le tissu des organismes de formation du Limousin se compose en majorité de très petites entreprises, de travailleurs indépendants ou d associations pour lesquels la formation professionnelle constitue une activité complémentaire. Dans le but d informer les acteurs de la réglementation applicable aux prestataires de formation, le Service régional de contrôle de la formation professionnelle de la DIRECCTE du Limousin a rédigé un guide retraçant la réglementation applicable en matière de formation professionnelle. Le présent guide a pour objet de rassembler, au sein d un même document les obligations s imposant aux prestataires de formation professionnelle. Dans ce cadre, il aborde : la notion de formation professionnelle continue, les obligations administratives des organismes de formation, de la déclaration d activité au bilan pédagogique et financier, les modalités de mise en œuvre des actions de formation professionnelle, de l établissement d un programme à la remise d une attestation de fin de formation. La vocation de ce guide juridique, à travers une large diffusion des principes applicables aux organismes de formation, est de permettre aux acteurs de sécuriser la réalisation des actions de formation professionnelle. Le préfet de la région Limousin, Laurent CAYREL

4 1- Le champ de la formation professionnelle La déclaration d activité La convention de formation professionnelle Le contrat de formation professionnelle Intervenir dans une action de formation professionnelle Le règlement intérieur Les obligations comptables La publicité Le bilan pédagogique et financier (BPF) et la caducité La prestation de formation : de sa mise en œuvre à son évaluation Formation ouverte et/ou à distance Facturation des prestations de formation professionnelle et obtention d une exonération de TVA dans ce cadre Le développement professionnel continu pour les professionnels de santé Annexes Modèle de convention de formation professionnelle Modèle de contrat de formation professionnelle Modèle de règlement intérieur...52

5 1Le champ de la formation professionnelle 3/54

6 1 Le champ de la formation professionnelle Sommaire La formation professionnelle tout au long de la vie se compose de la formation initiale (scolarité, apprentissage ) et des formations ultérieures qui constituent la formation professionnelle continue des adultes et des jeunes déjà engagés dans la vie active ou qui s y engagent. Elle vise à permettre à chaque personne, indépendamment de son statut, d acquérir et d actualiser des connaissances et des compétences favorisant son évolution professionnelle, ainsi que de progresser d au moins un niveau de qualification au cours de sa vie professionnelle (1). Définition d une action de formation professionnelle Constitue une prestation de formation professionnelle continue, l action réalisée qui réunit cumulativement deux conditions : Avoir une finalité répondant à l objet de la formation professionnelle continue Pouvoir être rattachée à la typologie des actions de formation Elle peut être réalisée sous différentes formes : En présentiel ou face à face (présence simultanée du formateur et des apprenants dans une même salle) En séquentiel ou à distance (formation organisée en fonction des besoins individuels ou collectifs comportant des apprentissages et l accès à des ressources et compétences locales et à distance, cette formation n est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d un formateur) 4/54 Dans tous les cas de figure, les actions de formation professionnelle mentionnées à l article L du Code du travail doivent être «réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d objectifs déterminés, précise le niveau des connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d en apprécier les résultats» (2). (voir fiche n 10) La finalité d une action de formation professionnelle La formation professionnelle continue a pour objet de favoriser l insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale (3). (1) Article L : objectifs et contenu de la formation professionnelle (2) Article L : réalisation des actions de formation (modifié par la loi du 5 mars 2014) (3) Article L : objet de la formation professionnelle

7 L objet de la formation professionnelle est donc : De favoriser l insertion ou la réinsertion des travailleurs. Cet objectif est souvent poursuivi par les politiques publiques d aide à la première embauche ou au retour à l emploi des personnes privées d emploi, De permettre le retour à l emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance, De permettre le maintien dans l emploi. Il s agit d actions préventives conduites par les employeurs pour assurer à leurs salariés un niveau de qualification suffisant pour s adapter rapidement aux mutations technologiques et aux changements dans les organisations et les conditions de travail. Ces actions constituent une catégorie à part entière prévue au 4 de l article L du Code du travail, De favoriser le développement des compétences des travailleurs et l accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, De contribuer au développement économique et culturel et à la promotion sociale des salariés. Cet objectif correspond à la catégorie d actions d acquisition, d entretien et de perfectionnement des connaissances prévue au 6 de l article L du Code du travail, De contribuer à la sécurisation des parcours professionnels. Il s agit d un objectif introduit par la loi n du 24 novembre 2009, dans la perspective d accompagnement de l ensemble des transitions professionnelles, La typologie des actions de formation professionnelle Types d actions rattachables au champ de la formation professionnelle (4) : Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle Les actions d adaptation et de développement des compétences des salariés Les actions de promotion professionnelle Les actions de prévention Les actions de conversion Les actions d acquisition, d entretien et de perfectionnement des connaissances Les actions de formation continue relative à la radioprotection des personnes, prévues à l article L du code de la santé publique Les actions de formation relatives à l économie et à la gestion de l entreprise Les actions de formation relatives à l intéressement, à la participation et aux dispositifs d épargne salariale et d actionnariat salarié Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences Les actions permettant aux travailleurs de faire valider les acquis de leur expérience les actions d accompagnement, d information et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d entreprises agricoles, artisanales, commerciales ou libérales, exerçant ou non une activité Les actions de lutte contre l illettrisme et l apprentissage de la langue française. 5/54 Entre également dans ce champ la participation à un jury d examen ou de validation des acquis de l expérience lorsque ce jury intervient pour délivrer des certifications professionnelles inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles. (Article L du code de l Education). (4) Article L : catégories d actions de formation

8 2La déclaration d activité 6/54

9 2La déclaration d activité Les structures assujetties à la déclaration d activité Toute structure qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l article L du Code du travail dépose auprès de l autorité administrative une déclaration d activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle (1). Est concernée, toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public qui met en œuvre des prestations de formation : société, association, établissement public, travailleur indépendant, auto entrepreneur, collectivité territoriale quelle que soit son activité principale. La situation des dispensateurs en situation de sous-traitance sera évoquée dans la fiche n 5. Ne sont pas concernés par la déclaration d activité : Les services de santé au travail. Les structures qui entendent dispenser de la formation interne à leurs propres salariés. Les organismes de formation dont le siège social est situé sur le territoire d un autre Etat membre de l Union européenne ou de l Espace économique européen et intervenant à titre occasionnel en France. 7/54 La procédure de déclaration et les délais d enregistrement La déclaration de l organisme doit être effectuée au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle auprès de la DIRECCTE compétente à raison soit du lieu de son principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social. L imprimé de déclaration d activité doit être complété à l aide de sa notice explicative et accompagné des pièces justificatives suivantes : (l imprimé et la notice sont disponibles sur le site internet : Une copie du justificatif d attribution du numéro SIREN Le bulletin n 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques. Les personnes ayant fait l objet d une condamnation pénale, en raison de faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs ou à l honneur, ne peuvent exercer une fonction de direction ou d administration dans un organisme de formation. Une copie de la première convention de formation professionnelle (2) ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation, ou, s il y a lieu, du premier contrat de formation professionnelle (3). (1) Article L et R à 6 : Régime juridique de la déclaration d activité (2) Article L : Convention de formation professionnelle (3) Article L : Contrat de formation professionnelle

10 Une copie du programme de formation relatif à l action de formation conforme à la convention de formation professionnelle, La liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l action de formation avec la mention de leurs titres et qualités (4). Le numéro d activité délivré ne peut être assimilé à un agrément. Il devra figurer sur les conventions ou contrats de formation professionnelle, sous la forme suivante : «Déclaration d activité enregistrée sous le numéro N... auprès du préfet de la région Limousin». A compter de la réception d un dossier complet le service régional de contrôle se prononce dans un délai de 30 jours sur la décision éventuelle d attribution du numéro de déclaration d activité. Le silence gardé par l administration dans les trente jours vaut enregistrement de la déclaration d activité. Les cas de refus d une déclaration d activité Le service régional de contrôle peut refuser l enregistrement d une demande de déclaration d activité dans les cas suivants : les prestations prévues à la première convention ou au premier contrat de formation professionnelle ne correspondent pas aux actions entrant dans le champ de la formation professionnelle. les règles attachées à la réalisation des actions de formation ne sont pas respectées. le dossier est incomplet. La décision de refus (5) d enregistrement doit être notifiée et motivée avec indication des voies de recours au prestataire de formation par le préfet de région. 8/54 La déclaration rectificative Le prestataire de formation a l obligation d informer le service régional de contrôle lorsqu une modification substantielle affecte l un des éléments de la déclaration et lors de la cessation d activité de son organisme dans un délai de trente jours en établissant une déclaration rectificative (6). Les modifications portant sur les éléments suivants de la déclaration sont considérées comme substantielles : la dénomination le statut juridique les dirigeants l adresse Il doit être rappelé, l importance de la communication à l administration de tout changement d adresse. L absence de cette communication entraîne fréquemment la caducité des déclarations. Le changement de département ou de région de l adresse du siège social du déclaré, induit l attribution d un numéro de déclaration d activité propre à la région. Cependant, cette modification substantielle ne nécessite pas une procédure de nouvelle déclaration. L organisme de formation doit donc obligatoirement informer le service régional de contrôle de la formation professionnelle de la DIRECCTE Limousin. (4) Article L : Titre et qualités du personnel d un prestataire de formation (5) Article L et R : Décision de refus d une déclaration d activité (6) Article L et R : Déclaration rectificative d activité

11 Les cas de retrait de la déclaration d activité Le préfet de région peut décider l annulation de l enregistrement de la déclaration (7) si : Les prestations réalisées ne correspondent pas aux actions mentionnées à l article L du Code du travail Une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation n est pas respectée Après mise en demeure du prestataire de se mettre en conformité avec les textes applicables dans un délai fixé par décret, l une des dispositions relatives au fonctionnement des organismes de formation n est pas respectée. La déclaration devient caduque (8) lorsque : Le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation (voir fiche n 9) Lorsque le bilan n a pas été adressé à l autorité administrative. Les sanctions : Toute infraction aux dispositions relatives à la déclaration d activité est passible de sanctions pénales : Une amende de euros est prévue aux articles L et 7 du Code du travail À titre complémentaire, interdiction temporaire ou définitive d exercer l activité de dirigeant d un organisme de formation. Article L du Code du travail. 9/54 (7) Article L et R : Déclaration rectificative d activité (8) Article L : Caducité de la déclaration d activité

12 3La convention de formation professionnelle 10/54

13 La convention de formation professionnelle La mise en place d une action de formation implique, pour l organisme de formation, un formalisme particulier. Ainsi, l organisme se doit de sécuriser la relation contractuelle qui le lie à l acheteur de la formation. La relation contractuelle se matérialise sous deux formes principales, en fonction du public visé : La convention de formation professionnelle (voir fiche 3), Le contrat de formation professionnelle (voir fiche 4). Les conventions de formation professionnelle concernent le plus souvent la réalisation d actions financées par les employeurs ou les OPCA au bénéfice des salariés et la formation des demandeurs d emploi financés par des fonds publics. Ces dernières doivent comporter une série de mentions obligatoires. Sous certaines conditions, un bon de commande ou une facture peut s y substituer. 11/54 Les mentions obligatoires de la convention de formation professionnelle : La convention de formation professionnelle doit contenir les mentions obligatoires suivantes (1) : L intitulé de l action, La nature de la formation (développement des compétences, adaptation au poste de travail ), La durée de l action et les effectifs concernés, Les modalités de déroulement et de sanction de la formation (dates et lieux de déroulement, évaluation ), Le prix et les contributions financières éventuelles des personnes publiques. Par ailleurs, aux termes du Code du travail, la convention doit faire figurer le numéro de déclaration d activité sous la forme «Déclaration d activité enregistrée sous le numéro auprès de la Préfecture de» (2). (1) Article R du Code du travail. (2) Article R du Code du travail

14 La possibilité de substituer un bon de commande ou une facture à une convention de formation professionnelle Il est possible de substituer un bon de commande ou une facture à la convention de formation professionnelle. Toutefois, les mentions obligatoires pour les conventions devront aussi figurer sur ces documents. Il convient de noter que certaines actions de formation nécessitent la conclusion d une convention de formation. Il s agit notamment : des bilans de compétences, de la validation des acquis de l expérience (VAE), des actions réalisées dans le cadre d un contrat de professionnalisation, des actions de formation à l initiative du salarié, ainsi que les formations à l initiative de l employeur se déroulant en dehors du temps de travail, lorsque la formation vise l obtention d un diplôme, d un CQP ou d un titre à finalité professionnelle. L obligation d information à l égard des stagiaires : Dans le cas des conventions de formation professionnelle, chaque organisme de formation est tenu de remettre au stagiaire les informations suivantes (3), avant son inscription définitive : le programme et les objectifs de la formation, la liste des formateurs avec mention de leurs titres et qualités, les horaires et les modalités d évaluation de la formation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l entité commanditaire de la formation, le règlement intérieur applicable à la formation. 12/54 Dans le cas où les stagiaires sont salariés, l employeur peut assurer la transmission des informations relatives au stage, sous réserve de l accord de l organisme de formation. Les sanctions applicables Une sanction administrative : le non-respect des dispositions relatives à la convention de formation professionnelle est susceptible d entrainer l annulation de la déclaration d activité. Des sanctions financières : en cas d inexécution totale ou partielle d une prestation de formation, l organisme prestataire rembourse au cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait (articles L du Code du travail). (3) Article L du Code du travail

15 4Le contrat de formation professionnelle 13/54

16 Le contrat de formation professionnelle La mise en place d une action de formation implique, pour l organisme de formation, un formalisme particulier. L organisme se doit également de sécuriser la relation contractuelle qui le lie à l acheteur de la formation. La relation contractuelle se matérialise sous deux formes principales, en fonction du public visé : la convention de formation professionnelle (voir fiche 3), le contrat de formation professionnelle (voir fiche 4). Dans le cas où une personne physique entreprend de participer à une action de formation à titre individuel et à ses frais, cette dernière doit conclure un contrat de formation professionnelle avec l organisme de formation (1). Les mentions obligatoires du contrat de formation professionnelle Le contrat de formation professionnelle conclu entre la personne qui entreprend la formation et l organisme doit comporter les stipulations suivantes (2) : La nature, la durée, le programme et l objet des actions de formation qu il prévoit ainsi que les effectifs qu elles concernent ; Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ; Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ; Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ; Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d abandon en cours de stage. 14/54 Le contrat de formation est individuel, il doit donc être nominatif. Aux termes de l article R du Code du travail, le contrat doit mentionner le numéro de déclaration d activité sous la forme «Déclaration d activité enregistrée sous le numéro auprès de la Préfecture de». En tout état de cause, le contrat doit être conclu avant inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais. IMPORTANT : Le contrat de formation doit également prévoir un délai de rétractation et prendre en compte les modalités particulières concernant le versement du prix de la formation. (1) Article L du Code du travail (2) Article L du Code du travail

17 L exigence d un délai de retractation au bénéfice du stagiaire : Dans le but de protéger l acheteur individuel de formation, le Code du travail prévoit que les contrats de formation doivent prévoir un délai de rétractation au bénéficie du stagiaire. En effet, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat (3). Les modalites particulières du paiement du prix de la formation : Aucun paiement ne peut être exigé du stagiaire avant l expiration du délai de rétractation (4). A l issue du délai, il ne peut être demandé le paiement d une somme supérieure à 30 % du prix convenu. Le solde donne lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de la formation. La rupture du contrat de formation professionnelle La rupture du contrat de formation est possible. Les conséquences financières sont conditionnées à l existence d un évènement de force majeure, défini comme l événement imprévisible, insurmontable et étranger qui rend impossible la poursuite de la relation contractuelle. Dans le cadre d un événement de force majeure dûment reconnu, le stagiaire dispose de la possibilité de rompre le contrat et seules les prestations effectivement dispensées peuvent faire l objet d un paiement. En l absence de force majeure, les clauses prévues par le contrat en cas de rupture anticipée s appliquent. Ces clauses particulières restent subordonnées aux dispositions du Code civil et, le cas échéant, du code de la consommation. L obligation d information à l égard des stagiaires 15/54 Dans le cas des contrats de formation professionnelle, chaque organisme de formation est tenu de remettre au stagiaire les informations suivantes (5), avant son inscription définitive et tout règlement de frais : le programme et les objectifs de la formation, la liste des formateurs avec mention de leurs titres et qualités, les horaires et les modalités d évaluation de la formation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l entité commanditaire de la formation, le règlement intérieur applicable à la formation, une information complémentaire sur les tarifs et les modalités de règlement, les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d abandon en cours de stage. Les sanctions applicables La sanction administrative : le non-respect des dispositions relatives au contrat de formation professionnelle est susceptible d entrainer l annulation de la déclaration d activité. Les sanctions pénales : le non-respect des articles L à L du Code du travail est puni d une amende de (3) Article L du Code du travail (4) Article L du Code du travail (5) Article L du Code du travail

18 5Intervenir dans une action de formation professionnelle 16/54

19 Intervenir dans une action de formation professionnelle L organisme de formation doit, pour la mise en œuvre de l action de formation, justifier des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement. S agissant des moyens d encadrement, l organisme de formation se doit, lorsqu il recourt à des personnels formateurs de respecter la réglementation édictée par le Code du travail. L intervention d un formateur au sein de l organisme est susceptible de revêtir des formes multiples. Si dans le cadre de cette fiche, le salariat et la sous-traitance seront plus particulièrement développés, il convient de souligner qu un formateur peut exercer ses fonctions sous le statut de travailleur non salarié (gérant, associé ) ou de bénévole, lorsque l organisme est une association, une fondation ou un syndicat. Le formateur salarié L organisme de formation peut être l employeur direct du formateur. Dans ce cadre, il est soumis aux règles définies par le Code du travail. Ainsi, la relation contractuelle entre le formateur et l organisme employeur ne pourra prendre la forme que d un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou d un contrat à durée déterminée (CDD) justifié par un motif de recours reconnu par le Code du travail. La qualification de formateur occasionnel pourra être accordée sous certaines conditions aux formateurs en CDD. 17/54 Le recours au CDD : Le recours aux contrats de travail à durée déterminée est courant en matière de formation professionnelle continue et donne parfois lieu à des abus de langage. Aussi, il convient de rappeler que les termes de «vacations» et «d interventions» ne correspondent à aucun régime juridique applicable aux organismes de formation de droit privé. Le recours direct à un salarié pour une mission précise et d ordre temporaire doit donc prendre la forme d un CDD. Quel que soit son motif, le CDD ne peut avoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l activité normale et permanente de l entreprise (1). Il ne peut être conclu que dans les cas suivants (2) : pour le remplacement d un salarié, en cas d accroissement temporaire de l activité de l entreprise, pour les emplois à caractère saisonnier ou pour lesquels il est d usage de recourir au CDD. Pour ce qui concerne les activités d enseignement, il est possible de recourir au CDD d usage, en raison du caractère par nature temporaire de ces emplois (3) à la condition que les activités d enseignement ou de formation correspondent à l activité principale de l organisme. Ainsi, les entreprises dont l activité de formation est une activité accessoire sont exclues de la possibilité de recours au CDD d usage. (1) Article L du Code du travail (2) Article L du Code du travail

20 Pour les organismes dont la formation est l activité principale et qui appliquent en conséquence la convention collective nationale des organismes de formation, le recours au CDD d usage est restreint : aux actions limitées dans le temps qui nécessitent des intervenants dont les qualifications ne sont pas normalement mises en œuvre dans les activités de formation de l organisme, aux missions de nature temporaire pour lesquelles le recours au CDD est justifié par la dispersion géographique des stages, leur caractère occasionnel ou une accumulation d actions sur une même période pour lesquelles l effectif permanent de l organisme est insuffisant. Le statut de formateur occasionnel salarié : Le statut de formateur occasionnel salarié ne concerne pas la relation contractuelle avec le formateur salarié mais est lié au mode de calcul des cotisations sociales. Il s agit d une possibilité laissée aux parties qui le souhaitent, de calculer une partie des cotisations sociales de façon forfaitaire. Cette option est réservée aux formateurs en CDD dont l activité ne dépasse pas le seuil de 30 jours civils par an et par organisme de formation (4). Le recours à la sous-traitance / la prestation de services Lorsqu un organisme de formation ne dispose pas de l ensemble des moyens lui permettant d assurer l intégralité de l action prévue, ce dernier dispose de la faculté de recourir à un second dispensateur de formation, dans le cadre de la sous-traitance ou de la prestation de services. En tout état de cause, le sous-traitant doit disposer d une existence juridique propre et disposer d un numéro SIRET. Déclaration d activité et sous-traitance : Le sous-traitant a vocation à intervenir dans la réalisation des actions de formation, sous la responsabilité du donneur d ordre. Aussi, l obligation de déclaration d activité des organismes de formation ne s applique pas au sous-traitant. Toutefois, une convention de sous-traitance fournie dans le cadre d une demande de déclaration d activité (voir Fiche n 2) est recevable, ce qui permet aux sous-traitants qui le souhaitent d obtenir un numéro d enregistrement. 18/54 Les relations donneur d ordre et sous-traitant : La relation du donneur d ordre et du sous-traitant doit se formaliser dans le cadre d une convention de sous-traitance signée par chacune des parties. L organisme donneur d ordre conserve la responsabilité de la mise en œuvre de l action, en particulier en ce qui concerne l application du règlement intérieur, l information des stagiaires et la remise des attestations de fin de formation. Au terme de la prestation, le paiement du sous-traitant s effectue sous la forme d honoraires et donne lieu à l établissement d une facture. Sous-traitance et infractions en matière de travail dissimulé : Si la sous-traitance est un moyen reconnu pour la mise en œuvre d une formation, elle ne doit toutefois pas conduire à éluder le régime du salariat. Aussi, le sous-traitant doit conserver une indépendance dans l exercice de ses activités et ne pas se placer dans une relation contractuelle exclusive avec le donneur d ordre. Le constat d un sous-traitant exerçant l ensemble de son activité au profit d un unique donneur d ordre pourra donner lieu à l identification d un lien de subordination entre le donneur d ordre et le sous-traitant, à la requalification de la convention de sous-traitance en contrat de travail. Ces faits sont également constitutifs de l infraction pénale de travail dissimulé. (3) Article D du Code du travail (4) Lettre-circulaire ACOSS n du 12 février 1988

21 6Le règlement intérieur 19/54

22 Le règlement intérieur Tous les organismes de formation quel que soit leur statut, doivent obligatoirement établir dans les trois mois qui suivent le début de leur activité, un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Ce règlement est distinct de celui qui s impose aux salariés de l organisme (1). Il s impose à l ensemble des stagiaires accueillis, même lorsque l action de formation se déroule dans les locaux extérieurs mis à disposition. L organisme de formation est tenu de remettre au stagiaire le règlement intérieur de l établissement avant son inscription définitive (2). (voir fiches n 3 et n 4) Le contenu du règlement intérieur le règlement intérieur est un document écrit par lequel l organisme de formation détermine (3) : Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l établissement. - Lorsque l organisme comporte plusieurs établissements, le règlement intérieur peut faire l objet des adaptations nécessaires, notamment en matière de santé et de sécurité. - Lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d un règlement intérieur, les mesures de santé et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles prévues par l entreprise ou l établissement. Les règles applicables en matière de discipline, (4) notamment la nature et l échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanction. Une sanction prévue par le règlement intérieur ne peut être prononcée qu à l issue de la procédure disciplinaire engagée par le directeur de l organisme de formation. Le stagiaire doit être convoqué par écrit, par lettre recommandée ou lettre remise contre décharge. La lettre doit contenir l objet de la convocation, préciser la date, l heure et le lieu de l entretien. Elle doit également énoncer que le stagiaire peut se faire assister pour l entretien par une personne de son choix. Au cours de l entretien, le directeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire. La sanction ne peut intervenir moins d un jour franc ni plus de quinze jours après l entretien. Lorsque l agissement du stagiaire a rendu indispensable une mesure conservatoire d exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive ne peut être prise sans que la procédure prévue en cas d exclusion ait été observée. Par ailleurs, les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites. Les modalités de représentation des stagiaires pour les actions de formation d une durée totale supérieure à 500 heures. (5) Toute action de formation à caractère collectif et dont la durée totale dépasse 500 heures doit donner lieu simultanément à l élection d un délégué titulaire et d un suppléant en scrutin uninominal à deux tours. Tous les stagiaires sont électeurs et éligibles, sauf les détenus admis à une action de formation 20/54 (1) Articles L et R et 2 : Règlement intérieur (2) Article L : Obligations vis-à-vis du stagiaire (3) Article L : Règlement intérieur (4) Article R & 8 : Droit disciplinaire (5) Article R & 14 : Représentation des stagiaires (Election et mandat)

23 professionnelle. L élection doit être organisée pendant les heures de formation, au plus tôt 20 heures et au plus tard 40 heures après le début de stage. Les délégués sont élus pour la durée du stage et font toute suggestion pour améliorer le déroulement des stages et les conditions de vie des stagiaires dans l organisme de formation. Ils présentent toutes les réclamations individuelles ou collectives relatives à ces matières, aux conditions d hygiène et de sécurité et à l application du règlement intérieur. Lorsque le délégué titulaire et le suppléant ont cessé leurs fonctions avant la fin du stage, il est procédé à une nouvelle élection. Les sanctions Toute infraction aux dispositions relatives à la déclaration d activité est passible de sanctions pénales : Une amende de euros est prévue aux articles L et 9 du Code du travail À titre complémentaire, interdiction temporaire ou définitive d exercer l activité de dirigeant d un organisme de formation. Article L du Code du travail. 21/54

24 7Les obligations comptables 22/54

25 Les obligations comptables La comptabilité des organismes de formation obéit à certains principes légaux et réglementaires s imposant à chaque dispensateur selon son statut. Obligations pour les dispensateurs de formation de droit privé Les dispositions réglementaires relatives à la comptabilité des organismes de formation sont applicables depuis le premier exercice ouvert après le 25 octobre (1) Élément d un bilan, compte de résultat et annexe : Les dispensateurs de formation de droit privé doivent établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe dans des conditions fixées par décret. Les comptes annuels sont établis selon les principes et méthodes comptables définis au code de commerce. (2) Plan comptable adapte pour certains dispensateurs de formation : Les dispensateurs de formation de droit privé établissent des comptes annuels selon les principes et méthodes comptables définis au code de commerce. Dans le triple objectif d améliorer l appréhension par les partenaires concernés, de l activité économique «formation», de permettre une harmonisation des règles comptables et d accroître la transparence de la circulation des flux financiers, le plan comptable général a été adapté aux organismes de formation de droit privé. Le plan comptable applicable à ces dispensateurs de formation est approuvé par arrêté des ministres de la justice, de l économie, des finances et du budget et de la formation professionnelle, après avis du conseil national de la comptabilité (devenu depuis l autorité des normes comptables). (3) Les adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation de droit privé sont applicables depuis le premier exercice ouvert après le 31 décembre Les dispensateurs de formation de droit privé sont tenus de désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsque à la fin de l année civile ou à la clôture de l exercice, ils dépassent deux des trois seuils suivants : trois salariés : les salariés pris en compte sont titulaires de cdi, : montant hors taxes du chiffre d affaires ou des ressources, pour le total du bilan : montants nets des éléments d actif. (4) Mais ils ne sont pas tenus de désigner un commissaire aux comptes lorsque pendant deux exercices successifs, ils ne dépassent pas les chiffres fixés pour deux des trois seuils définis ci-dessus. (5) 23/54 Dispensateurs de formation concernés : Les dispensateurs de droit privé, quelle que soit leur forme juridique, sont tenus d observer les dispositions du plan comptable adapté, dès lors qu ils remplissent certaines conditions liées notamment à (1) Décret 91/1107 du 23 octobre 1991 (2) Articles L et D du Code du travail (3) Article D du Code du travail Arrêté du Avis CNC du (4) Article L et R du Code du travail (5) Article R du Code du travail

26 leur chiffre d affaires. Pour les dispensateurs de formation, ces dispositions s appliquent : En cas d activité unique, lorsque le chiffre d affaires annuel hors taxes réalisé est égal ou supérieur à ,90, En cas d activités multiples, quel que soit le chiffre d affaires hors taxes annuel généré par l activité de formation. Suivi distinct en comptabilité en cas d activites multiples : Les organismes à activités multiples, activité de formation professionnelle continue et autres activités de production de biens ou de services, doivent suivre d une façon distincte en comptabilité l activité qu ils exercent au titre de la formation professionnelle. (6) Jurisprudence Il a été jugé qu un organisme à activités multiples dispensant tant la formation professionnelle continue que la formation initiale était tenu de retracer en comptabilité de façon distincte son activité de formation professionnelle continue. L organisme a été sanctionné dès lors que sa comptabilité ne permettait pas de distinguer parmi l ensemble de ses dépenses celles qui se rattachent à son activité de formation continue. (7) De même lorsque les organismes prestataires de bilan de compétences exercent une ou plusieurs autres activités ceux-ci sont tenus de suivre en comptabilité de façon distincte ces activités. (8) Enfin, les organismes qui assistent des candidats à une validation des acquis de l expérience en intervenant en vue de cette validation et qui exercent par ailleurs une ou plusieurs autres activités, sont tenus de suivre en comptabilité de façon distincte ces activités. (9) En cas de contrôle, l organisme de formation ayant plusieurs activités doit pouvoir préciser les critères de choix des clés de répartition des charges et des produits entre l action de formation continue et ses autres activités. 24/54 Sanction Sanction administrative Depuis la loi du 24 novembre 2009, le non-respect des obligations prévues par le Code du travail en matière de comptabilité malgré une mise en demeure, peut entraîner l annulation de la déclaration d activité. Sanctions pénales En cas d infraction aux dispositions comptables, le dispensateur de formation, public ou privé, encourt une amende de La condamnation peut être assortie à titre de peine complémentaire, d une interdiction d exercer temporairement ou définitivement l activité de dirigeant d un organisme de formation professionnelle. Toute infraction à cette interdiction est punie d une amende de et d un emprisonnement de deux ans ou de l une des deux peines seulement. En outre, en cas de récidive, la juridiction peut ordonner l insertion du jugement aux frais du contrevenant, dans un ou plusieurs journaux pour l application des peines prévues en cas de manquement à l interdiction d exercice d une fonction de dirigeant. (10) (6) Article L du Code du travail (7) CAA Versailles du , n 04VE01236 (8) Article R du Code du travail (9) Article D du Code du travail (10) Articles L à L et L du Code du travail

27 8La publicité 25/54

28 La publicité En matière de formation, la publicité n est pas interdite, mais simplement encadrée sur certains points essentiels Un formalisme attaché à la mention de la déclaration d activité (1) La mention de la déclaration d activité n est pas obligatoire dans une publicité réalisée par un organisme de formation. Toutefois, lorsque ce dernier décide de faire mention de la déclaration d activité sur un support publicitaire (annonce de presse, affichage, site internet, marketing direct par courrier ou courriel ) elle doit l être sous la seule forme : «Enregistré sous le numéro... Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l Etat». Cette mention permet d éviter d induire en erreur l acheteur de formation potentiel, qui pourrait assimiler ce qui n est pourtant qu un enregistrement administratif, à un critère de qualité potentiel de l organisme de formation. Le fait qu une action de formation soit susceptible d être financée par un organisme de financeur ne peut constituer un argument publicitaire pour l organisme de formation, sous peine de sanction pénale (2). 26/54 Le respect du principe de bonne foi dans les informations données au client Obligation de bonne foi et de transparence : La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur : Les conditions d accès aux formations proposées (conditions financières, de niveau), Les contenus des formations, Les sanctions (les titres, diplômes ou attestations auxquels donnent droit la formation et l accès à la qualification), Les modalités de financement de la formation (facilités de paiement, prises en charge financières par un organisme, rémunération ) Il s agit d une obligation de bonne foi et de transparence de la part de l organisme de formation dans la manière de proposer les actions de formation au sein d une publicité. Cette obligation s articule avec les règles du code de la consommation relatives aux pratiques commerciales trompeuses. Pratiques commerciales trompeuses sanctionnées : Une pratique commerciale est trompeuse lorsqu elle repose sur des allégations, indications ou présentations fausses ou de nature à induire en erreur. Elles peuvent porter sur l existence, la disponibilité ou la nature de prestation de formation, les caractéristiques essentielles de celle-ci, le prix ou le mode de calcul du prix, le caractère promotionnel du prix et les conditions de ventes, de paiement et (1) Article L : Publicité (2) Article L : Publicité

29 de livraison de la prestation de service, l identité, les qualités les aptitudes et les droits de l organisme de formation (Article L121-1 du code de la consommation). Les prestataires de formation ne doivent pas induire en erreur le client, dans le support publicitaire ou contractuel, sur les prestations réellement garanties au titre de la formation. Les sanctions Toute infraction aux dispositions relatives à la déclaration d activité est passible de sanctions pénales : Une amende de euros est prévue aux articles L et 9 du Code du travail À titre complémentaire, interdiction temporaire ou définitive d exercer l activité de dirigeant d un organisme de formation. (Article L du Code du travail). Dès lors qu il est constaté ou démontré que la publicité est de nature à induire en erreur, les dépenses de publicité peuvent être rejetées par l autorité de contrôle de la formation professionnelle. (Article L du Code du travail) 27/54

30 9Le bilan pédagogique et financier et la caducité 28/54

31 Le bilan pédagogique et financier et la caducité Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue doit fournir, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier. Ce bilan porte sur le dernier exercice comptable clos de l organisme de formation (1). Les informations inscrites dans le bilan pédagogique et financier Le bilan pédagogique et financier indique (2) : les activités de formation conduites au cours de l exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, l e nombre d heures-stagiaires et d heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation continue, la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire, les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue, les produits financiers tirés du placement des fonds reçus. 29/54 La procédure à suivre Au cours du mois de mars de chaque année, le service régional de contrôle de la DIRECCTE avertit l organisme de formation de son obligation de lui transmettre son bilan pédagogique et financier pour le 30 avril au plus tard (3). Le formulaire, ainsi que sa notice explicative, peuvent-être téléchargés via le site internet : www. declarationof.travail.gouv.fr. Les organismes peuvent compléter leur bilan pédagogique et financier soit par TELEDECLARATION via le site internet ou le compléter de façon manuscrite. Dans tous les cas, un exemplaire de ce document doit être renvoyé à la DIRECCTE dûment complété et signé. Les documents qui doivent être joints au bilan Les organismes dont l activité unique est la formation et dont le chiffre d affaires est supérieur à euros hors taxes doivent joindre au bilan pédagogique et financier, un bilan comptable, un compte de résultat ainsi que l annexe du dernier exercice clos. Les organismes à activités multiples, quel que soit le montant de leur chiffre d affaires, doivent joindre un compte de résultat spécifique à l activité de formation. (1) Article L : Le bilan pédagogique (2) Article R : Informations contenues dans le bilan pédagogique et financier (3) Article R : Délais de transmission

32 Quelles sont les conséquences en cas d absence d envoi du BPF auprès de l administration? La déclaration d activité devient caduque : Lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation Lorsque le bilan n a pas été adressé à l autorité administrative Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus dispenser d actions de formation professionnelle, sauf à procéder à une nouvelle demande auprès des services de l administration. Les sanctions Toute infraction aux dispositions relatives à la déclaration d activité est passible de sanctions pénales : Une amende de euros est prévue à l article L du Code du travail. À titre complémentaire, interdiction temporaire ou définitive d exercer l activité de dirigeant d un organisme de formation. (Article L du Code du travail). 30/54

33 10 La prestation de formation : de sa mise en œuvre à son évaluation Sommaire 31/54

34 La prestation de formation : de sa mise en œuvre à son évaluation La caractérisation juridique d une action de formation professionnelle repose sur la combinaison de dispositions relatives : aux objectifs généraux de la formation à la typologie de l action aux modalités de déroulement de ces actions. avec les facteurs de contexte intimement liés à la formation telles que la nature du public, la durée de la formation et les connaissances transmises. (1) Ainsi, pour être qualifiée d action de formation au titre de la formation professionnelle continue, la prestation doit normalement respecter quatre conditions au titre de sa réalisation. Elle doit avoir, 1- un programme préétabli, 2- le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, 3- des objectifs déterminés, 4- des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement mis en œuvre, 5- des moyens permettant de suivre son exécution et d en apprécier les résultats. 32/54 Programme de l action : un document écrit L action de formation doit se dérouler selon un programme préalablement établi en cohérence avec son objectif. Il se présente sous la forme d un document écrit qui retrace les différentes étapes intermédiaires à parcourir par le stagiaire en vue d atteindre l objectif visé ainsi que les modalités de déroulement de ces phases d apprentissage. Il peut notamment s agir d acquisition de connaissances théoriques, de leur mise en pratique, des gestes techniques et professionnels. Ce programme précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d encadrement ainsi que les moyens permettant de suivre l exécution de l action et d en apprécier les résultats. La réglementation n impose pas de durées minimales ou maximales de l action de formation, mais elles constituent un élément d analyse d adéquation et de cohérence entre les différentes composantes définissant l action de formation notamment l évaluation que les objectifs ont bien été atteints. (1) Articles L , L , L et D du Code du travail