Bien commencer son activité

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1 Bien commencer son activité Édition 2008 LE GUIDE PRATIQUE D'INSTALLATION DES PROFESSIONS DE SANTÉ Des conseils précieux Médecin, Chirurgien-Dentiste, Vétérinaire, Kinésithérapeute, Orthoptiste, Orthophoniste, Sage-Femme, Biologiste, Infirmière, Vous envisagez de démarrer une activité libérale (création, reprise d'un cabinet ou remplacement) Ce guide pratique va vous aider à identifier les principales options préalables à votre installation, à effectuer vos premières démarches, à mieux cerner la gestion de votre cabinet, à gérer votre protection sociale à éviter des pièges et vous protéger. Puis, comme la plupart de vos confrères ou consœurs, vous ferez très vraisemblablement appel à une Association Agréée qui vous apprendra à tenir une comptabilité et à remplir vos obligations fiscales, tout en bénéficiant d'avantages fiscaux. Achat, rachat Préparer votre projet d'installation et votre budget prévisionnel Vos premières démarches et inscriptions auprès des divers organismes Gérer votre cabinet Gérer votre protection sociale et estimer vos cotisations Vous faire aider par des salariés ou votre conjoint Élaboré avec la collaboration de l'agaps

2 SOMMAIRE 1 - PRÉPARER VOTRE PROJET D'INSTALLATION QU'EST-CE QU'UNE ACTIVITÉ LIBÉRALE?... p 3 DEVENIR REMPLAÇANT, COLLABORATEUR OU S'INSTALLER?... p 3 OÙ S'INSTALLER?... p 3 Quel est le potentiel du lieu d'implantation choisi?... p 3 Zones géographiques particulières... p 3 QUEL MODE D'INSTALLATION CHOISIR?... p 4 Création de cabinet et choix du local... p 4 Reprise d'activité... p 4 Association de moyens... p 4 Exercice en société de forme civile... p 4 Exercice en société de forme commerciale à activité civile : la SEL... p 4 ÊTRE LOCATAIRE OU PROPRIÉTAIRE DE SON LOCAL PROFESSIONNEL?... p 6 COMMENT FINANCER SON INSTALLATION?... p 6 Chiffrer ses investissements... p 6 Les aides... p 7 Les fonds propres et donations... p 7 L'emprunt... p 7 Le crédit-bail ou leasing... p 8 BUDGET PRÉVISIONNEL... p 8 Quelques notions comptables et fiscales pour vous permettre d'établir votre budget prévisionnel... p 8 Analyse des déclarations des revenus libéraux (n 2035) en cas de reprise ou estimations... p 10 Établissement du budget prévisionnel... p 11 EXONÉRATION OU ASSUJETTISSEMENT À LA TAXE PROFESSIONNELLE... p 20 EXONÉRATION OU ASSUJETTISSEMENT À LA TVA... p 20 Professions, actes exonérés ou soumis à la TVA... p 20 TVA due par les redevables... p 21 ÉTABLISSEMENT DE FACTURES... p 21 Quand la facturation est-elle obligatoire?... p 21 Les mentions obligatoires... p 21 ADHÉRER À UNE ASSOCIATION AGRÉÉE... p 22 Rôle d'une Association Agréée... p 22 Avantages fiscaux : moins d'impôt... p 22 Comment adhérer à une Association Agréée?... p 22 Comment choisir son Association Agréée?... p GÉRER VOTRE PROTECTION SOCIALE QUEL RÉGIME SOCIAL OBLIGATOIRE?... p 24 QUELLE EST LA BASE DE CALCUL DES COTISATIONS SOCIALES?.. p 25 QUEL EST LE MONTANT DES COTISATIONS SOCIALES?... p 26 RÉGIMES D'EXONÉRATION DE COTISATIONS SOCIALES... p 26 OPTION OUVERTE AUX TITULAIRES DE MICRO BNC... p 27 BOUCLIER SOCIAL... p 27 RÉGIMES FACULTATIFS... p 27 2 VOS PREMIÈRES DÉMARCHES SCHÉMA CHRONOLOGIQUE... p 12 PRÉCISIONS... p 12 Inscription au Centre de Formalités des Entreprises (CFE)... p 12 Inscription à la Caisse Autonome de Retraite... p 12 En cas d'acquisition de clientèle ou de parts de société... p 13 Obligations relatives au local... p VOUS FAIRE AIDER PAR DES SALARIÉS OU VOTRE CONJOINT EMPLOYER DES SALARIÉS... p 28 LE CONJOINT COLLABORATEUR... p ADRESSES UTILES 3 - GÉRER VOTRE CABINET IMPOSITION DU REVENU LIBÉRAL...p 16 Distinction des revenus professionnels libéraux...p 16 Constatation d'un bénéfice ou déficit lié à l'activité libérale...p 16 Modalités d'imposition du bénéfice...p 17 Sort du déficit...p 19 Obligations comptables...p 19 Intérêts comparés des régimes "Micro BNC" et "Déclaration Contrôlée"...p 19 Option "Recettes-Dépenses" ou "Créances-Dettes"...p 20 2

3 1 - PRÉPARER VOTRE PROJET D'INSTALLATION QU'EST-CE QU'UNE ACTIVITÉ LIBÉRALE? Il n'existe pas de définition juridique de l'activité libérale, mais elle consiste en la pratique personnelle d'une science ou d'un art caractérisée par une activité intellectuelle prépondérante. Le professionnel exerce en toute indépendance, ce qui le distingue du salarié. L'activité est civile et non commerciale, même si des activités non thérapeutiques peuvent être réalisées à titre accessoire (ex : vente de produits, mise à disposition des moyens d'exercice dans le cadre d'un contrat de collaboration ). En pratique, lorsque la profession est organisée par un Ordre, tous les actes réglementés par le code de déontologie sont considérés comme entrant dans le cadre de l'activité libérale, dans la mesure où ils sont réalisés en toute indépendance (exercice non salarié). Les ventes de produits ou recettes provenant d'activités non réglementées sont rattachées à l'activité libérale, lorsqu'elles sont directement liées à l'activité libérale et en constituent le strict prolongement. Ces activités commerciales accessoires ne doivent pas, en outre, représenter une part prépondérante de l'activité, pour pouvoir être rattachées à l'activité libérale. DEVENIR REMPLAÇANT, COLLABORATEUR OU S'INSTALLER? Choisir le remplacement, en attendant de remplir toutes les conditions de diplôme lorsque le code de déontologie l'autorise, ou pour compléter sa formation pratique avec une souplesse dans le choix des périodes d'exercice. Choisir la collaboration, afin de s'installer sans investissement ou engagement lourd, compléter sa formation technique, apprendre à gérer un cabinet et, éventuellement, mieux connaître la clientèle en vue d'une reprise de l'activité. Dans le cadre d'un contrat de collaboration, le titulaire du cabinet met sa clientèle, ses locaux et son matériel à la disposition du collaborateur, moyennant une redevance. Le collaborateur libéral exerce en toute indépendance. Il bénéficie d'un statut qui lui permet de compléter sa formation et de se constituer une clientèle propre. Ce dernier point peut soulever des difficultés pratiques, si le contrat n'a pas suffisamment prévu les conditions de rupture ou d'indemnisation éventuelles auxquelles sont tenus, réciproquement, le titulaire et le collaborateur. Choisir de s'installer immédiatement ou après une période de remplacement ou de collaboration, parce que cela répond à l'aspiration de la plupart des praticiens. OÙ S'INSTALLER? Quel est le potentiel du lieu d'implantation choisi? Le choix du lieu d'exercice est d'abord guidé par des considérations personnelles, mais il est important de confirmer ce choix par une "étude de marché" permettant de définir sa "clientèle" et de se positionner face à la concurrence, en s'interrogeant sur : - La démographie professionnelle (nombre de praticiens exerçant la même profession), - La population locale (selon âge, catégorie socioprofessionnelle, évolution ), - La population animale pour les vétérinaires (animaux de rente ou de compagnie) et le taux de médicalisation, - Le rapport entre la démographie professionnelle et la population, - L'environnement économique (emploi, dynamisme, pôles d'attractivité, accessibilité ), - L'environnement sanitaire selon votre profession (pharmacies, laboratoires, dispensaires, hôpitaux SPA, groupements d'éleveurs ), tout en tenant compte des réglementations en vigueur ou conventions passées antérieurement (clause de nonréinstallation) qui peuvent restreindre le choix de votre lieu d'installation. Ces informations peuvent être recueillies auprès de l'ordre ou de votre syndicat professionnel. Vous pouvez également consulter le site l'insee (www.insee.fr), la Direction des statistiques et des études de CNAMTS ( la mairie, la préfecture ou l'annuaire professionnel. Zones géographiques particulières La création d'une activité, dans certaines zones géographiques, permet de bénéficier d'allègements fiscaux et sociaux. En Zone Franche Urbaine (ZFU) et Zone de Revitalisation Rurale (ZRR) : La création d'une activité permet de bénéficier d'exonérations : exonération d'impôt sur le bénéfice, de taxe professionnelle (5 ans sauf délibération contraire des collectivités territoriales) et de cotisations patronales liées à l'embauche d'un ou plusieurs salariés. Si vous vous implantez en ZFU, en reprenant une activité existante et identique (même en l'absence de reprise d'une clientèle), le calcul de votre exonération d'impôt sur le bénéfice s'effectuera en tenant compte des années déjà acquises par votre prédécesseur. Le remplacement et la collaboration en ZFU peuvent également bénéficier d'une exonération d'impôt, selon des modalités particulières. Les médecins exerçant en zone déficitaire en offre de soins peuvent bénéficier d'une prime à l'installation (p 7) et d'une exonération d'impôt sur les rémunérations d'astreintes limitées à 60 astreintes par an (p 17). Pour plus d'informations sur les modalités d'application, contactez l'agaps. Pour consulter les délimitations géographiques cale/zones_deficitaires.pdf. Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 3

4 QUEL MODE D'INSTALLATION CHOISIR? Ce choix dépend de la zone d'implantation et du coût d'une éventuelle reprise. Création de cabinet et choix du local En cas de création, se pose immédiatement le problème du choix du local professionnel et des garanties que vous pouvez avoir quant à la pérennité de votre installation dans ce lieu. Faut-il être propriétaire ou locataire? p 6. Que vous soyez propriétaire ou locataire, le local doit être adapté à l'exercice de la profession, de préférence dans une rue passante, éventuellement proche de places de stationnement, Mais vous devez vous assurer : - Auprès de l'ordre ou de votre syndicat, du respect des règles, notamment déontologiques (ex : non installation dans un certain périmètre après un remplacement d'une certaine durée ). - Que le règlement de copropriété autorise l'exercice de votre profession. - Que vous avez l'autorisation administrative d'exercer dans ce lieu, prévue par l'article L du Code de la construction et de l'habitation. Elle est obligatoire lorsque le local a été construit, à l'origine, pour un usage d'habitation dans une commune de plus de habitants ou dans la petite couronne parisienne. Cette autorisation est personnelle et, lorsqu'elle est nécessaire, doit être demandée auprès de la préfecture, même si un praticien était déjà installé dans ce local auparavant. Elle n'est, en revanche, pas exigée en ZFU. Reprise d'un cabinet Pour en savoir plus sur le changement d'usage des locaux, consulter le site de la Préfecture : À Paris : Outre l'ensemble des moyens matériels nécessaires à l'exploitation (p 8), l'évaluation du droit de présentation à la clientèle constitue le point le plus délicat, la valeur du droit de présentation à la clientèle devant correspondre à sa valeur vénale, c'est à dire au prix auquel le praticien peut le céder, compte tenu du marché. Elle dépend donc de la profession exercée, du lieu d'exercice, de la notoriété du praticien, de la fidélité de la clientèle, de la rentabilité du cabinet c'est-à-dire de nombreux éléments, dont certains sont objectifs et d'autres subjectifs. Les méthodes d'estimation forfaitaire en pourcentage des recettes (honoraires) ou du bénéfice (honoraires moins dépenses) sont obsolètes. Il est vivement recommandé d'établir un budget prévisionnel sur 8 ans, la durée des prêts étant généralement de 7 ans. À cet effet, vous devez impérativement avoir communication des déclarations professionnelles (n 2035) des trois dernières années, afin de procéder à une étude de rentabilité du cabinet. N'hésitez pas à contacter l'ordre, votre syndicat ou un professionnel de l'évaluation des clientèles médicales. La reprise d'un cabinet entraîne, légalement, la reprise des contrats de travail des salariés du cabinet. Reprise d'un cabinet en ZRR ou ZFU : Si vous reprenez, même gratuitement, un cabinet pré-existant : En ZRR, vous ne pouvez pas bénéficier des avantages fiscaux ; ils sont réservés aux créations d'activités. En ZFU, les avantages fiscaux sont limités en fonction de la date de création du cabinet par le prédécesseur. Association de moyens C'est le mode d'association qui correspond le plus à l'aspiration des jeunes médecins. Il permet de mieux organiser son temps (gardes, vacances, formation continue, maternité ), de partager certains coûts et d'être conseillé par un confrère en cas de besoin. La SCM (Société Civile de Moyens) engage les dépenses et les investissements que les praticiens décident de mettre en commun. Il n'y a pas de partage des honoraires. Une indemnité d'intégration peut être demandée en contrepartie d'avantages potentiels (développement facilité de clientèle, par exemple). Exercice en société de forme civile L'activité est exercée en commun. Les décisions sont prises en commun, en vue de partager un bénéfice commun (ou réaliser des économies). Les honoraires sont donc partagés. Ce mode d'exercice permet, notamment, une gestion commune du travail plutôt qu'une situation de concurrence, d'assurer la continuité des soins, de diversifier les activités proposées par la société C'est le mode d'exercice en groupe le plus répandu chez les vétérinaires. Il est également adopté par les autres professionnels de la santé, les anesthésistes par exemple, qui partagent leurs honoraires quel que soit le praticien ayant effectué la consultation pré-anesthésique, l'acte ou l'examen qui suit. Il existe différentes formes de sociétés de personnes avec partage d'honoraires (tableau page suivante). Exercice en société de forme commerciale à activité civile : la Société d'exercice Libéral Les Sociétés d'exercice Libéral (SEL) ont été instituées par la loi n du , pour permettre aux membres des professions libérales d'exercer sous la forme de sociétés commerciales à activité civile, et, donc, de faire appel, dans certains cas, à des capitaux extérieurs. Des décrets d'application, auxquels il convient de se reporter, sont intervenus pour chacune des professions libérales réglementées. La SELARL Unipersonnelle est, de plein droit soumise à l'impôt sur le revenu et, sur option, à l'impôt sur les sociétés. 4

5 Les autres SEL sont, de plein droit, soumises à l'impôt sur les sociétés. Une certaine presse spécialisée, ainsi que certains organismes financiers, se sont largement fait l'écho des développements relatifs au régime de la SEL, la présentant souvent, à tort, comme le régime avantageux à biens des égards. La SEL (SELARL, SELAFA, SELCA et société par actions simplifiée), dans ses principes, a cependant vocation à répondre à des problématiques spécifiques : protection des patrimoines personnels des associés, distinction entre l'associé apporteur de fonds et le gérant qui assure le développement de l'activité, diversification sur le plan fiscal du mode de rémunération. Ces problématiques ne se posent pas nécessairement dans des termes comparables, s'agissant d'activités médicales qui sont des professions réglementées dont les caractéristiques, les objectifs, mais également les contraintes ne sont pas, par essence, de nature commerciale. La SEL peut être recommandée, lorsque l'activité nécessite des investissements lourds à renouveler (plateau technique de pointe, par exemple). Certains praticiens ont choisi de constituer une SEL dans le seul but d'une défiscalisation temporaire, qui n'a de sens que pour des revenus très élevés. Ce montage financier n'est, a priori, pas à envisager dans le cadre d'une création. Avant acquisition de parts sociales de SEL, une grande vigilance est recommandée, notamment sur la valeur estimée de la clientèle. Les différentes sociétés de personnes avec partage d'honoraires Types de société Référence légale ou réglementaire Commentaires La Société De Fait (SDF) La Convention d'exercice Conjoint (CEC) La Société en Participation des Professions Libérales (SPPL ou SEP) La Société Civile Professionnelle (SCP) Elle résulte du simple comportement des associés, avec ou sans contrat écrit (l'écrit est toujours recommandé). Il s'agit d'une SDF particulière. La SPPL est régie par les dispositions de la loi n du , les articles 1871 à du Code Civil, et le décret d'application à la profession. Les SCP sont régies par la loi n du et par le décret d'application propre à la profession. Aucun décret d'application n'étant paru pour les orthophonistes et orthoptistes, ils ne peuvent pas exercer en SCP. Elle présente l'avantage d'une souplesse régie par ses statuts ; elle permet des investissements individuels (en l'absence d'accord sur un investissement, il est possible d'acquérir un bien à titre individuel) et d'avoir un exercice individuel en dehors de la société (il est recommandé d'indiquer dans les statuts, la nature de l'activité commune avec suffisamment de précision pour la distinguer de l'activité individuelle). La SDF n'a pas la personnalité morale (personnalité juridique), mais a une personnalité fiscale. Sur le plan juridique, les biens communs sont régis par les règles de l'indivision. Sur le plan fiscal, sont considérés comme faisant partie de l'actif de la société, tous les biens dont les associés sont convenus de mettre la propriété en commun (biens indivis) et/ou qu'ils ont décidé d'apporter à la SDF et/ou ceux qu'ils ont décidé d'inscrire à l'actif de la SDF. Ces biens sont, sauf pour les immeubles, représentés par des parts sociales. Le contrat de cession doit être précis sur les biens représentés par les parts sociales, notamment le droit de présentation à la clientèle qui, s'il n'est pas inclus dans les parts sociales, doit faire l'objet d'une cession distincte. Les associés adoptent un contrat dont les conséquences fiscales ont été précisées par l'administration, dans une instruction. Ce contrat prévoit un simple apport en industrie (travail, connaissances ) de l'un des associés, l'autre, détenant l'ensemble des moyens d'exercice. Il intéresse plus particulièrement les chirurgiens-dentistes, au lieu d'un contrat de collaboration qui, au-delà d'un certain seuil de redevances, les soumet à la TVA. La SPPL n'a pas la personnalité morale. Son régime fiscal est identique à celui des SDF, sauf option pour l'impôt sur les sociétés. Ces lois et décrets apportent un cadre juridique sécurisant. Les SCP jouissent de la personnalité morale, après leur immatriculation. La société exerce donc elle-même la profession, par l'intermédiaire de ses membres. Elle perçoit, à ce titre, l'intégralité des honoraires réalisés par chaque associé. Les associés, comme la société, sont tenus solidairement responsables des dettes sociales et en matière de responsabilité civile professionnelle. Les associés ne peuvent pas exercer leur activité libérale en dehors de la société. L'ensemble des biens apportés par les associés à la SCP (apports en numéraire ou en nature) constitue le capital social, divisé en parts sociales. Le travail de chaque associé constitue des apports en industrie, divisés en parts d'industrie non cessibles. Le contrat de cession doit tenir compte des règles déontologiques, juridiques et fiscales, ce qui, généralement, suppose de recourir à un professionnel spécialisé. Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 5

6 ÊTRE LOCATAIRE OU PROPRIÉTAIRE DE SON LOCAL PROFESSIONNEL? Lorsque les locaux sont exclusivement à usage professionnel, le bail est professionnel (loi "Méhaignerie du modifiée). Lorsque le bail est mixte (pour un usage à la fois professionnel et d'habitation principale), ce sont les dispositions des baux d'habitation qui s'appliquent (loi "Mermaz" du modifiée). Certains bailleurs acceptent de souscrire une extension au bail, pour adopter les dispositions du bail commercial présentant de véritables garanties pour le locataire. Cependant, s'agissant des professions non commerciales, les dispositions législatives d'ordre public relatives aux baux professionnels (ou mixtes) doivent être respectées. Il est possible d'être propriétaire en nom propre ou par le biais d'une société. L'acquisition du local par une Société Civile Immobilière (SCI), qui loue le local au praticien, est une technique privilégiée d'organisation du patrimoine. Durée minimale Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter l'agaps. Principales caractéristiques des baux Bail professionnel 6 ans Bail mixte 3 ans ou 6 ans selon que le bailleur soit une personne physique ou morale Pour une garantie de stabilité, il est recommandé d'être propriétaire de son local professionnel. La situation du locataire est plus précaire du fait de l'absence de protection juridique, lors du renouvellement du bail professionnel. En revanche, en étant propriétaire, le praticien jouit de garanties (garantie de maintien dans les lieux, garantie contre la liberté de réévaluation des loyers en fin de bail ), tout en se constituant une protection patrimoniale (assurance-vie sur l'emprunt, patrimoine à l'échéance de l'emprunt ) et, pourquoi pas, un futur complément de retraite. Loyers Librement fixés Librement fixés Arrivée du bail à son terme Le propriétaire peut résilier le bail après un préavis de 6 mois. Les loyers peuvent librement être réévalués. Le bailleur ne peut donner congé que pour habiter le logement, le vendre ou pour un motif légitime et sérieux, après un préavis de 6 mois. Plafonnement de la révision des loyers En l'absence de congé, le bail est automatiquement renouvelé, sauf abandon de l'usage d'habitation. COMMENT FINANCER SON INSTALLATION? Chiffrer ses investissements BESOINS FINANCEMENTS Nature Montant Aides Fonds propres Emprunts Crédit-bail, leasing Clientèle Local Travaux Matériel Mobilier Parts de société Autres immobilisations : Frais d'établissement (droit d'enregistrement, honoraires avocat ou notaire, ) p 13 Besoin en fonds de roulement (liquidités nécessaires pour le paiement des dépenses, le temps de percevoir les recettes correspondantes) TOTAUX Le total des "Financements" doit correspondre au total des "Besoins". 6

7 Les aides Professions médicales (sauf vétérinaire) : aide à l'installation dans des zones déficitaires en offre de soins. Consulter le site de votre URCAM et cliquer sur votre région. Les fonds propres et donations L'utilisation de fonds propres ou donations peut limiter les charges financières du cabinet. Cependant, il est préférable d'emprunter pour des biens professionnels (intérêts intégralement déductibles sur toute la durée contrat) que pour des biens privés (intérêts non déductibles ou plafonnés dans leur montant et dans le temps). Donations : une exonération des droits de mutation est prévue pour les dons familiaux de sommes d'argent, affectées à la création ou la reprise d'une entreprise, dans la limite de en Le bénéficiaire de dons manuels peut ou doit (notamment s'il est reconnu dans un acte) déposer une déclaration n 2735 à la recette des impôts, dans le mois qui suit, et les droits de donation sont, soit dus, soit exonérés, soit font l'objet d'abattements. En tout état de cause, il est prudent de conserver une photocopie du chèque. L'emprunt, c'est le mode de financement le plus utilisé. Le taux effectif global (TEG) intègre tous les coûts de l'emprunt (frais de dossier, par exemple). Il peut être exprimé hors assurance facultative ou assurance comprise. Lorsqu'elle est facultative, l'assurance du crédit peut être recommandée, afin de bénéficier des garanties décès, invalidité permanente absolue et incapacité de travail. Selon l'alea et la nature du contrat, l'assurance couvre le capital restant dû ou les échéances de l'emprunt. Seule la comparaison du coût total de crédit (intérêts + frais de dossier + autres frais + assurance) permet une comparaison fiable des différents crédits proposés. L'objet de l'emprunt doit être spécifié dans le contrat et correspondre à la véritable destination des fonds, afin de justifier son caractère professionnel. Un contrat par nature privé, tel un "prêt épargne logement" ou un "prêt étudiant", ne peut pas, en principe, être souscrit pour des besoins professionnels ; les intérêts d'un tel prêt ne sont donc pas déductibles. Les prêts aidés Le Prêt à la Création d Entreprise (PCE) s adresse aux praticiens en phase de création (ou de reprise d'une clientèle) qui n ont pas encore bénéficié d un prêt bancaire supérieur ou égal à 2 ans. Il répond essentiellement aux besoins de trésorerie liés aux frais d'installation. Le prêt est sur 5 ans, sans garantie, ni caution personnelle, avec un différé de remboursement de 6 mois (capital et intérêts). Il doit obligatoirement être accompagné d un concours bancaire à plus de 2 ans (financement du matériel, ). Le PCE est généralement demandé auprès de votre banque, en même temps que le prêt finançant vos investissements. En savoir plus : L Encouragement au Développement d Entreprises Nouvelles (EDEN) regroupe un ensemble de mesures, notamment une exonération de charges sociales (ACCRE p 25), l'attribution de chèques conseils pour bénéficier de l assistance de professionnels (avocat, comptable ) ainsi que, dans certains cas très particuliers, une aide financière. Cette aide prend la forme d'un prêt sans intérêt, remboursable dans un délai maximum de 5 ans. La demande d aide financière doit être préalable au début d'activité Contacter la Direction Départementale du Travail, de l Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEPF) Le bénéfice du prêt n est pas de droit. Il n est attribué qu après expertise du projet d'installation par une commission. Il est cumulable avec le PCE. Les prêts entre particuliers, d'un montant supérieur à 760, doivent être déclarés au service des impôts, par le bénéficiaire, sur un imprimé n Les mensualités de remboursement constant d'un crédit classique se décomposent en capital et intérêts. La part des intérêts décroît avec le temps, tandis que la part du capital croît. La part affectée au remboursement du capital emprunté est appelée "amortissement" du capital. Cet amortissement financier ne doit pas être confondu avec l'amortissement comptable qui constate l'usure ou l'obsolescence des biens, indépendamment des modalités de leur financement (p 8). Le crédit "in fine" peut trouver à s'appliquer, lorsqu'il est envisagé d'acquérir un local professionnel, à l'aide d'un montage financier associant une opération d'épargne. Le praticien ne paie, au cours du prêt, que les intérêts de l'emprunt et rembourse l'intégralité du capital emprunté à son échéance. Ce type de crédit doit être compatible avec les possibilités financières de l'emprunteur et ne pas dissimuler une difficulté relative à un financement classique. L'hypothèque conventionnelle rechargeable permet à un emprunteur, personne physique, de garantir de futurs emprunts, à des conditions peu onéreuses. Le remboursement partiel du prêt initial dégage une nouvelle "surface de garantie" qui peut être utilisée pour d'autres prêts (sauf crédit revolving), auprès du même prêteur ou d'un autre. Le rechargement de l'hypothèque est une faculté qui doit être prévue lors de l'inscription de l'hypothèque. L'hypothèque est toujours consentie à hauteur d'une somme déterminée dans un acte notarié. Déclaration d'insaisissabilité de la résidence principale : Sur le plan civil, et contrairement aux règles du droit fiscal, le patrimoine professionnel n'est pas distingué du patrimoine privé. Ainsi, en cas de difficulté de trésorerie, des saisies peuvent être effectuées sur les biens personnels comme professionnels. La résidence principale peut, cependant, être déclarée insaisissable, auprès d'un notaire (tarifs fixes). Cette déclaration est opposable aux créanciers, pour des dettes liées à l'activité professionnelle, nées postérieurement à sa souscription. Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 7

8 Le crédit-bail ou leasing Une opération de crédit-bail consiste à faire acquérir un bien par une société financière et en être locataire en bénéficiant d une option d achat, à une date et à un prix convenus (le locataire met fin au contrat en choisissant de rendre le bien ou d'en devenir propriétaire). Attention aux contrats de crédit-bail proposant des premiers versements disproportionnés dont la déduction peut être remise en cause. Certains confrères, même assurés, ont déjà eu des difficultés avec ces contrats, suite à la destruction accidentelle du bien. Par ailleurs, voir mise en garde fiscale, p 9. BUDGET PRÉVISIONNEL Quelques notions comptables et fiscales pour vous permettre d'établir votre budget prévisionnel 1 Distinction entre les immobilisations et les frais Parmi les biens acquis pour les besoins de l'activité libérale, une distinction est faite entre : - Les biens consommables, qui ne peuvent plus être utilisés après avoir servi (ex : produits pharmaceutiques) ce sont des frais déductibles. - Et les biens qui ont un usage durable (ex : matériel médical) ce sont des immobilisations. 2 Exercice individuel Distinction par nature des immobilisations Sociétés Distinction entre les immobilisations de la société et celles des associés Parmi les immobilisations dont le praticien est propriétaire et qui sont utilisées pour les besoins de l'activité libérale, on distingue : Les immobilisations par nature privées : biens qui ne peuvent avoir qu'un usage privé (sont considérés ainsi, les actions ou placements, même associés au compte bancaire à usage professionnel). Elles ne peuvent pas faire partie de l'actif professionnel. Les immobilisations par nature professionnelles : biens qui ne peuvent être utilisés que dans le cadre d'une activité professionnelle et non pour un autre usage (ex : matériel médical) Elles sont nécessairement dans l'actif professionnel. Les immobilisations non affectées par nature : biens aptes aux deux usages (privé et professionnel) ; ils sont utilisés à titre professionnel, mais pourraient aussi l'être à titre privé (ex : local, véhicule). L'affectation à l'actif professionnel est laissée à l'initiative du praticien. C'est une décision de gestion. Les immobilisations utilisées et acquises par la société font partie de l'actif de la société. Ces immobilisations peuvent avoir été directement acquises par la société ou avoir été apportées par les associés. Les parts sociales font partie de l'actif de l'associé. Les SDF et SEP n'ont pas de personnalité juridique (personnalité morale), mais ont une personnalité fiscale. Les associés conviennent des biens qu'ils mettent en commun et ces biens constituent l'actif de la société. En dehors des parts sociales, l'actif des associés est constitué des biens dont ils ont conservé la propriété et qui ne sont pas volontairement inscrits à l'actif de la société. L'associé qui exerce en SCP n'a pas, en principe, d'autre immobilisation dans son actif professionnel individuel que ses parts sociales. ACTIF PROFESSIONNEL = Immobilisations utilisées à titre professionnel et qui sont : - Soit, par nature professionnelles - Soit, affectées sur décision du praticien ACTIF SOCIÉTÉ = Immobilisations utilisées et acquises par la société (En SDF, ensemble des biens communs) ACTIF ASSOCIÉ = Parts sociales (En SDF s'ajoutent les immobilisations individuelles) Les immobilisations composant l'actif professionnel sont recensées dans un registre des immobilisations (document obligatoire). Pour les biens affectés sur décision du praticien, c'est l'inscription dans ce registre qui matérialise l'option d'affectation. C'est la société qui tient le registre de ses immobilisations. Les associés d'une SDF tiennent un registre des immobilisations individuelles distinct de celui de la société. 3 Distinction, au sein de l'actif professionnel, des immobilisations amortissables ou non amortissables L amortissement constate l'usure ou l'obsolescence d'un bien dont le praticien est propriétaire et qui est inscrit dans son actif professionnel. Les immobilisations qui ne se déprécient pas ne peuvent donc pas faire l'objet d'un amortissement. Immobilisations non amortissables : droit de présentation à la clientèle, droit au bail, droit d'intégration, parts sociales, terrains, antiquités (meubles de plus de 100 ans) Immobilisations amortissables : locaux affectés à l'actif professionnel sur décision de gestion (mais non les locaux appartenant à une SCI), les travaux et agencements relatifs à ces locaux, matériels, mobilier Calcul de l'amortissement : l'amortissement consiste à répartir le coût d une immobilisation sur sa durée de vie probable, compte tenu des usages de la profession. Pour un bien d'occasion, la durée d'amortissement peut être réduite en fonction de son âge ou de sa vétusté, selon sa durée de vie probable. L amortissement est en principe "linéaire". Exemple pour un matériel acquis 1.000, le 1 er juillet, amortissable sur 5 ans (soit un taux de 20 %). L'amortissement est, l'année d'acquisition, de x 20 % x 6 mois / 12 = 100 ; les années suivantes x 20 % = 200 et la dernière année, 100 (reliquat). Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 8

9 Conséquences fiscales de l'affectation à l'actif professionnel L inscription d'une immobilisation à l actif autorise la déduction de l'ensemble des charges afférentes à ce bien, qu'elles soient liées à l'usage (entretien courant) ou la propriété (ex : frais d actes, droits d enregistrement, intérêts d emprunt, amortissement ). C'est le rôle de votre Association Agréée de vous aider à établir votre registre des immobilisations et de vous apporter toute l'information sur les conséquences fiscales de vos choix de gestion. Matériel médical et de bureau d'une valeur unitaire n'excédant pas 500 hors taxes Une mesure de simplification permet, pour ces immobilisations, de choisir : - Soit, d'inscrire le bien à l'actif et déduire un amortissement, - Soit, de déduire le bien immédiatement, en frais, dans la rubrique "Petit outillage". L'état des immobilisations cédées, annexé au contrat de reprise d'un cabinet, doit détailler chaque immobilisation. Pour le petit matériel médical et de bureau, une présentation par "lots" inférieurs à 500 HT, permet, de les déduire immédiatement en frais. Les droits de mutation pour l'acquisition de biens inscrits à l'actif et frais de rédaction d'actes sont déductibles l année de leur paiement. Cependant, la déduction des frais de 1 er établissement (recherches, études, publicité) et des frais de constitution d'une société (droits d enregistrement, frais d actes et honoraires) peut, sur demande expresse, être étalée, par fractions égales, sur une période maximale de 5 ans (année de paiement et 4 années suivantes). Le stock de fournitures et produits consommables est déductible l'année de son paiement en "Achats". Dépenses engagées avant l'installation : - Pour les immobilisations, l'amortissement (déduction échelonnée) débute à la date de mise en service des biens, et est donc reporté au début de l'activité libérale. - En revanche, les autres dépenses ne sont déductibles que l'année civile de leur paiement. Les dépenses autres que les immobilisations (ex : intérêts d'emprunt) qui ont été engagées avant l'installation, sont déductibles selon les modalités suivantes : - Si elles ont été payées au cours de l'année civile d'installation, elles sont rattachées aux dépenses payées dès l'ouverture du cabinet. - Si elles ont été payées au cours de l'année civile qui précède l'installation, il faut impérativement, pour les déduire, déposer une déclaration professionnelle n 2035 avec recettes "0". Cette déclaration conduit à un déficit imputable sur les autres revenus de l'année ou des années suivantes (p 19). Pour les intérêts d'emprunt une mention expresse doit être, le cas échéant, annexée à cette déclaration, afin de prendre l'engagement d'affecter le bien objet de l'emprunt à l'actif professionnel. Les intérêts des emprunts contractés pour l'acquisition, la construction, la réparation ou l'amélioration des divers éléments d'actif sont déductibles, mais non la part de l'échéance correspondant au remboursement du capital emprunté. Sont également déductibles, l'assurance liée à l'emprunt si le praticien a été obligé de la contracter, les frais de dossier et de caution. En revanche, les cautions et dépôts de garantie ne sont pas déductibles. Les immobilisations prises en location ou crédit-bail ne doivent pas être inscrites au registre des immobilisations, ni faire l'objet d'un amortissement. Les loyers versés sont intégralement déductibles, au prorata de l'utilisation professionnelle, sous réserve, pour les véhicules de tourisme, d'une limitation spécifique et de l'option pour les frais réels (voir ci-dessous). Les sommes versées au titre du dépôt de garantie ne sont pas déductibles. L'existence d'un premier loyer majoré disproportionné peut être assimilée à un dépôt de garantie et remettre en cause la nature réelle du contrat. Frais de véhicules : seuls les frais relatifs aux trajets professionnels peuvent être pris en compte (trajets domicile-cabinet, visites, fournisseurs, congrès ). Vous devez donc, pour établir votre budget, estimer le kilométrage professionnel annuel, par exemple, sur les bases de votre prédécesseur, sans omettre de corriger la distance domicile-cabinet. Il existe essentiellement deux options pour la déduction des frais de véhicules : Option "Frais réels" Déduction de toutes les dépenses nécessitées par l'utilisation professionnelle de votre véhicule (amortissement, assurance, carburant, entretien ). L'amortissement d'un véhicule neuf est généralement effectué sur 5 ans. Fiscalement, les véhicules de tourisme (mention VP sur la carte grise) font l'objet d'un plafonnement : ou (entre autres conditions, si le taux d'émission de CO2 est supérieur à 200g/km). Il s'applique aussi bien pour les véhicules acquis en nom propre que ceux pris en crédit bail ou location longue durée. L'ensemble de ces frais doit, chaque année, être ajusté au prorata de l'utilisation professionnelle du véhicule (kilométrage professionnel divisé par le kilométrage total). Option "Forfait kilométrique" Cette option ne peut être retenue que pour les véhicules de tourisme (mention VP sur la carte grise) et les deux roues. Il suffit de déterminer votre kilométrage professionnel et de le multiplier par le coefficient annuel établi par l'administration. Ce forfait comprend toutes les dépenses de véhicule, à l'exception des frais de péages et de stationnement. L'option pour le forfait kilométrique est couramment retenue par vos confrères. Dans l'élaboration de votre budget prévisionnel, il apparaît plus simple de se baser sur le forfait kilométrique qui vous donnera une idée de vos frais de véhicules à venir. Dépenses qui peuvent être évaluées forfaitairement, outre le forfait kilométrique : - Les praticiens peuvent évaluer forfaitairement, les frais liés au blanchissage du linge professionnel au domicile, en se référant aux tarifs pratiqués dans le commerce. - Par ailleurs, les médecins installés, conventionnés du secteur 1, peuvent opter pour une déduction forfaitaire de 2 % du montant de leurs recettes brutes, au lieu des frais réels de représentation, réception, prospection, cadeaux professionnels, travaux de recherche, blanchissage et petits déplacements (taxis, transport en commun, parcmètres ). Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 9

10 10 Analyse des déclarations des revenus libéraux (n 2035) en cas de reprise ou estimations. Recettes Débours Honoraires rétrocédés Produits financiers Gains divers RECETTES NETTES Achats (pharmacie et autres consommables) Salaires (nets versés) Charges sur salaires (part patronale et ouvrière) TVA (pour les assujettis, si la déclaration est établie TTC) Montants communiqués par le futur cédant 200_ 200_ 200_ Montants représentatifs Taxe professionnelle p 20 Autres impôts CSG déductible Loyer et charges locatives Location de matériel et de mobilier (dont leasing) Entretien et réparations (produits d'entretien, blanchissage des blouses, contrats de maintenance ) Personnel intérimaire (service standard téléphonique) Petit outillage (matériel médical ou de bureau 500 unitaire hors taxes) Chauffage, eau, gaz, électricité Honoraires divers (comptable, avocat ) Primes d'assurances (Responsabilité Civile Professionnelle, Multirisque ) Frais de véhicules Autres frais de déplacements (train, avion, ) Estimations Commentaires Il est prudent de prévoir une baisse de 15% lors de la reprise d'une activité individuelle. Uniquement si vous envisagez de faire appel à un remplaçant. Baisse de 5% corrélative à la baisse des recettes. Vétérinaires : le colis d'installation permet de baisser les achats de première année. Uniquement si vous employez des salariés. Vétérinaires : si la déclaration est Toutes Taxes Comprises. Voir estimation globale avec les charges sociales p 25 Indiquer le loyer selon les dispositions du nouveau bail En cas de propriété, charges locatives seulement. Selon votre activité et la distance domicilecabinet. Charges sociales personnelles Voir estimation globale avec la CSG p 25 Frais de réception, représentation, congrès Médecin secteur 1 : correction / 2%, p 9 Fournitures de bureau, documentation, PT (poste et téléphone ) Frais d'actes et de contentieux Cotisations syndicales et professionnelles (ordre, syndicat, AGAPS) Autres frais divers de gestion Frais financiers (intérêts des emprunts et frais de banque, mais non la part des échéances correspondant au remboursement du capital emprunté) Pertes diverses TOTAL DES DEPENSES Divers à réintégrer Frais d'établissement (droits d'enregistrement, frais de notaire ou de rédaction des actes) Dotation aux amortissements Divers à déduire RESULTAT Exceptionnel À calculer en fonction de vos échéanciers. Exceptionnel RÉSULTAT représentatif Doit toujours être analysé et retraité. À corriger selon vos acquisitions, p 13 A calculer sur vos immobilisations. Doit toujours être analysé et retraité.

11 Établissement du budget prévisionnel L'objet de ce budget prévisionnel est de vérifier la rentabilité du cabinet en estimant la trésorerie disponible susceptible d'être prélevée pour les besoins privés et le règlement de l'impôt sur le revenu. RÉSULTAT Variation en + ou - + Dotation aux amortissements + Exonérations, abattements + Forfaits déduits - Frais réels correspondant aux forfaits déduits - Remboursement du capital emprunté (amortissement annuel du prêt) - Investissements nouveaux financés par des apports personnels = DISPONIBLE avant impôt sur le revenu 200_ 200_ 200_ 200_ 200_ 200_ 200_ 200_ Le "RÉSULTAT" de la première année est le "RÉSULTAT REPRÉSENTATIF" estimé à la page précédente. Selon les perspectives d'avenir, il est tenu compte d'une évolution sur les années suivantes (variation des recettes, des intérêts d'emprunt ). Ce résultat n'est pas ce lui qui servira de base à l'impôt sur le revenu puisqu'il ne tient pas compte de la CSG / CRDS non déductible et de l'appartenance ou non à une Association Agréée. Pour obtenir la trésorerie disponible, des corrections doivent être opérées, en plus ou en moins, concernant : - La "Dotation aux amortissements" et les "Exonérations, Abattements" sont également indiqués dans ce même tableau d'analyse. Il s'agit de sommes déductibles du résultat, mais ne correspondant pas à un décaissement. Exemples d'exonération et abattements : bénéfice exonéré pour implantation en ZFU (Zone Franche Urbaine) ou ZRR (Zone de Revitalisation Rurale) ou abattements et exonérations spécifiques des médecins installés en secteur 1 (abattement 3% des recettes conventionnelles et frais du groupe III, exonération des rémunérations d'astreintes pour exercice en zone rurale ou déficitaire en offre de soin). Les corrections relatives aux forfaits sont facultatives dès lors que ces forfaits correspondent approximativement aux frais réels. - Le "Remboursement du capital emprunté" dû au titre de l'activité libérale, correspond, a contrario, à une sortie de trésorerie qui n'est pas défalquée lors de la détermination du résultat fiscal. - Il en est de même des investissements nouveaux pour la part financée, le cas échéant, par des apports personnels. Le "DISPONIBLE" correspond à une estimation de la trésorerie dégagée par l'activité du cabinet. Il doit être à la hauteur de vos besoins pour assurer votre train de vie et régler l'impôt sur le revenu. Il peut être intéressant de comparer ce disponible au montant du salaire annuel auquel vous pourriez prétendre.

12 2 VOS PREMIÈRES DÉMARCHES Vous avez finalisé votre projet d'installation ; les démarches suivantes vont vous permettre de le concrétiser. SCHÉMA CHRONOLOGIQUE Vos démarches sont présentées pages 14 et 15, dans l ordre chronologique. Certaines formalités sont communes à tous les professionnels de la santé, quel que soit leur mode d'exercice et ont peut-être déjà été réalisées, tandis que d autres sont spécifiques à l installation libérale. Au moins 90 jours avant l'installation...p 14 Inscription à l'ordre, si la profession relève d'un ordre Inscription à la DDASS ou, pour les vétérinaires, à la DDSV Contacter la CPAM (sauf vétérinaires) Contacter les organismes d'aide au financement Rédiger l'acte de cession Contacter les banques et les fournisseurs Contacter un opérateur téléphonique Contacter les compagnies d'assurance Autres démarches Environ 30 jours avant l'installation...p 15 Achat et pose de la plaque professionnelle Impression des ordonnances, tampons, factures Contacter les sociétés de distribution des produits vétérinaires Se faire connaître Contacter les journaux Au plus tard dès le début de l'activité...p 15 Immatriculation au CFE Inscription à la Caisse Autonome de Retraite Contacter une Association Agréée Contacter la DSNR concernant les appareils de radiologie Il vous est demandé de choisir votre organisme d'assurance maladie : Les praticiens relevant du RSI doivent choisir un organisme d'assurance maladie. Ceux relevant du régime PAM relèvent de la CPAM. (Régime RSI ou PAM, p 23). Il vous est demandé de prendre certaines options fiscales : - Régime d'imposition à l'impôt sur le revenu : choix entre le régime "Micro-BNC" (appelé aussi spécial BNC) ou la "Déclaration Contrôlée", voir p Option pour la tenue de la comptabilité en "Recettes- Dépenses" ou "Créances-Dettes" : p Régime d'imposition à la TVA : "Franchise de base" ou un régime réel, p 21. Votre choix pourra être modifié ultérieurement. Vous consulterez alors votre Association Agréée. Si votre conjoint participe régulièrement à l'activité du cabinet, le statut choisi (p 27) doit être indiqué sur la déclaration au CFE. Inscription à la Caisse Autonome de Retraite Dans le cadre du régime de retraite obligatoire, vous devez être affilié à une caisse autonome de retraite, qui dépend de votre profession. Médecins Principales caisses de retraite CARMF 44 bis rue St-Ferdinand PARIS PRÉCISIONS Inscription au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) Vous devez remplir un dossier de début d'activité, composé d un formulaire PO ou MO pour les personnes morales (sociétés civiles ), comprenant divers feuillets destinés à différentes administrations et organismes (Caisse Nationale d assurance vieillesse, Caisse maladie régionale, Centre des impôts, INSEE ) ainsi que la déclaration sociale transmise aux organismes de sécurité sociale des travailleurs non salariés. Vous pouvez télécharger ce formulaire sur http//reseaucfe.inpi.fr. La demande d immatriculation peut être déposée sur place, envoyée par courrier ou effectuée par Internet Une fois que vous aurez déposé votre dossier de début d'activité, le CFE se chargera de transmettre toutes ces informations aux différents organismes. Vétérinaires Chirurgiens Dentistes Kinésithérapeutes, Orthoptistes et Orthophonistes Sages-femmes CARPV 64 avenue Poincaré PARIS CARCD 50 avenue Hoche PARIS CARPIMKO 6 place Charles De Gaulle ST QUENTIN EN YVELINES CARSAF 2 avenue Hoche PARIS 12

13 En cas d'acquisition de clientèle ou de parts de société (SCM, SCP, SDF) Rédiger et signer un acte de cession L'acte peut être établi sous seing privé (sans passer devant notaire), sauf si la cession porte également sur un immeuble ( "Obligations relatives au local"). Attention en cas d'acquisition de parts d'une Société Civile Professionnelle (SCP) ou d'une Société De Fait (SDF) en cours d'année. En principe, le bénéfice annuel d'une société est, fiscalement, réparti entre les seuls associés présents au 31 décembre, en fonction des parts qu'ils détiennent à cette date. Si l'acquisition des parts sociales a lieu en cours d'année, l'acquéreur est donc redevable de l'impôt sur le revenu, sur une quote-part du bénéfice déterminée comme s'il avait exercé toute l'année au sein de la société (alors que la quote-part de bénéfice de l'associé qui a quitté la société sera réputée nulle pour cette année). Le prix d'acquisition des parts doit donc tenir compte des modalités d'imposition du résultat. Cependant, une convention entre le cédant et l'acquéreur leur permet de se répartir, au regard de l'impôt, la quote-part du bénéfice de la société à laquelle les parts cédées donnent droit (option pour les dispositions de l'article 93 B du Code Général des Impôts). La société doit alors, dans les 60 jours, établir un arrêté des comptes à la date de cession et le cédant est immédiatement imposable sur sa quote-part. Pour plus d'information, contacter votre Association Agréée Enregistrer l'acte dans le mois qui suit, à la recette des impôts. Les droits d'enregistrement sont dus par l'acquéreur : Acquisition d'un droit de présentation à la clientèle : 5 % x (prix de cession ) Ces droits peuvent être réduits dans certaines zones géographiques particulières (ZFU, ZRU, TRDP). Lorsque la présentation à la clientèle est assortie d'une cession de parts d'une Société Civile de Moyens (SCM), le prix de cession de ces parts est inclus dans la base de calcul des droits d'enregistrement. Acquisition de parts d'une SCP ou d'une SDF : Abattement = 5 % x (prix de cession abattement) x nombre de parts cédées nombre total des parts de la société Il en est autrement lorsque la société est à prépondérance immobilière. Exemple : un praticien cède 40 parts pour L'ensemble des associés détient 100 parts sociales. L'abattement est de : x 40/100 = Les droits d'enregistrement sont de : ( ) x 5 % = 500. Constitution d'une société Les étapes suivantes doivent être respectées, sous peine de nullité : - rédaction des statuts qui doivent comprendre des mentions obligatoires (nom des associés, lieu du siège, objet de la société, durée de la société, montant du capital social ), - enregistrement des statuts à la recette des impôts du lieu du siège, dans le mois qui suit, - ouverture d un compte bancaire, au nom de la société en formation, et dépôt du capital social, - publication d une annonce dans un journal d annonces légales, - immatriculation auprès du CFE compétent : le greffe du tribunal de commerce du lieu du siège (www.infogreffe.fr). Il est recommandé de faire appel à un avocat qui vous conseillera et accomplira pour vous toutes les formalités. Obligations relatives au local Le lieu d'installation est choisi et toutes les précautions préalables ont été prises : - le règlement de copropriété autorise l exercice de la profession, - les renseignements ont été pris, auprès du Conseil de l Ordre ou de votre syndicat, - en cas d'installation à Paris, en petite couronne ou dans une ville de plus de habitants, l'autorisation préfectorale permettant d exercer la profession a été demandée ou n'est pas nécessaire, - et, d'une manière générale, la réglementation inhérente à votre profession est respectée. En cas de location, les baux ne font pas l'objet de formalités particulières, mais doivent être constatés par écrit, s'ils sont à usage exclusivement professionnel. Pour l acquisition du local en nom propre, il est obligatoire de passer devant un notaire qui accomplira les formalités nécessaires. Une provision vous est réclamée pour le paiement des droits d'enregistrement et publicité foncière ainsi que ses émoluments. L'acquisition de parts d'une SCI déjà constituée peut, au choix, être effectuée sous seing privé (sans passer devant un notaire) ou par acte authentique (devant notaire). L agrément des autres associés est nécessaire selon les modalités prévues dans les statuts. Pour la constitution d une SCI, les formalités sont celles qui s'appliquent à toutes les sociétés. Une fois la société immatriculée, vous recevrez un extrait K Bis, preuve de l existence de la société. La SCI peut alors acquérir le local dans les mêmes conditions qu'une personne physique. Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 13

14 Au moins 90 jours avant l'installation, contacter : L'Ordre Régional pour les vétérinaires, Départemental pour les autres professions Enregistrement du diplôme. Inscription au tableau de l'ordre. Renseignements. Le cas échéant, licence de remplacement pour les médecins non thésés. puis VÉTÉRINAIRES SAUF VÉTÉRINAIRES Le cas échéant La DDSV (Direction Départementale des Services Vétérinaires) Demander un mandat sanitaire. Si vous avez un local d'hospitalisation (chenil) de plus de 10 cages, effectuer une déclaration spécifique ou demande d'autorisation (pour plus de 50 cages). AUTRES PROFESSIONS puis La CPAM service des professions de santé Immatriculation (vous recevrez des feuilles de soins pré-identifiées). Détermination de votre secteur conventionnel. Équipement et formation Sesam Vitale Les organismes d'aides au financement Constituez les dossiers nécessaires Les praticiens déjà inscrits, qui changent de département, ne doivent pas oublier de s'inscrire, dès que possible, auprès de leur nouveau conseil de l'ordre et leur nouvelle DDASS ou DDSV. Contacter la DDASS (Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales) Pour obtenir une carte du professionnel de santé et un numéro ADELI, une fiche de renseignements reflétant votre situation actuelle et le cas échéant, votre agrément pour une installation radiologique. Rédiger l'acte de cession En cas de rachat de clientèle, de parts de société ou d'un local. Rédiger et signer les actes. Enregistrer ces actes dans le mois qui suit à la recette des impôts ( Précisions, p 13). Les compagnies d'assurance Les banques Les fournisseurs Opérateurs téléphoniques et gestionnaires d'annuaires - Opérateurs Internet - Autres démarches Contracter une assurance responsabilité civile professionnelle. Elle est obligatoire, même pour les remplaçants. Veillez à ce que le contrat souscrit soit adapté à votre activité et au montant des risques encourus (vétérinaire équin par exemple). Adapter ses contrats d'assurance pour les biens utilisés à titre professionnel (voiture, local ). L'ouverture d'un compte bancaire distinct du compte privé n'est pas obligatoire pour les praticiens exerçant à titre individuel, mais est vivement recommandée. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte professionnel au sens du droit bancaire (avec frais de tenue de compte négociables) : vous pouvez simplement ouvrir un compte de particulier (sans frais de tenue de compte) que vous réserverez à votre activité libérale. Ouverture d'une ligne téléphonique et inscription dans l'annuaire pages blanches et pages jaunes (attention aux annuaires professionnels dont les formulaires se présentent comme un simple questionnaire mais qui en réalité est un abonnement ferme). Attention aux règles déontologiques : prendre contact avec le Conseil de l'ordre qui précisera les règles locales en vigueur. Choisir une adresse mail que vous n'aurez pas à modifier si vous changez de fournisseur d'accès. Soit retenir une adresse gratuite, soit acheter un nom de domaine (pour environ 12 par an, l'adresse ne fait pas mention du fournisseur d'accès - ex : Création d'un cabinet VETERINAIRE : consulter la mairie ou la Direction Départementale de l'equipement (DDE) pour la fixation de l'enseigne lumineuse sur le domaine public. TOUTE PROFESSION, le cas échéant : contacter des imprimeurs pour les ordonnances sécurisées (médicaments classés stupéfiants). Liste des imprimeurs spécialisés : editeurs.htm.

15 Environ 30 jours avant l'installation Achat et pose de la plaque professionnelle Impression des ordonnances, cartes de visite, tampons et, le cas échéant, factures VÉTÉRINAIRES Contact avec les laboratoires vétérinaires ou sociétés de distribution de produits vétérinaires Se faire connaître Contact avec les journaux (facultatif) Préalablement, contacter le Conseil de l'ordre pour le respect des mentions et des dimensions. Préalablement, contacter le Conseil de l'ordre. Pour les colis d'installation et contact avec les délégués commerciaux. La publicité est interdite pour les professions de santé, notamment par les codes de déontologie. L'apposition d'une plaque, l'insertion d'annonces, sont réglementées et des dispositions spécifiques sont prévues en cas d'installation. Dans un souci de confraternité, il est recommandé, au moment de son installation de se présenter à ses confrères voisins et de nouer des relations avec les établissements de santé de la région. Les rencontres entre confrères, dans les réunions scientifiques, syndicales ou amicales sont toujours bénéfiques. Préalablement, contacter le Conseil de l'ordre pour connaître le mode opératoire local. Dépôt du texte auprès du Conseil de l'ordre, avant la première parution de l'annonce légale d'installation. Au plus tard dès le début d'activité et dans les délais indiqués Immatriculation au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) L'existence de ces centres évite aux entreprises la multiplication des démarches auprès d'organismes distincts (greffe du tribunal de commerce, organismes sociaux, INSEE, services fiscaux...). Les CFE assurent le contrôle formel et la transmission des déclarations et pièces justificatives aux destinataires des formalités. CFE compétent : Il s'agit de l'urssaf pour les praticiens exerçant à titre individuel ou du greffe du Tribunal de Commerce pour les sociétés. Dans les 8 jours du début d'activité. Précisions, p 12. Contacter la Caisse de retraite Contacter une Association Agréée si ce n'est pas déjà fait Les caisses demandent que vous les contactiez personnellement, même si cette démarche est en principe réalisée lors de l'immatriculation au CFE. Dans les 8 jours du début d'activité. Précisions, p 12. L'adhésion à une Association Agréée permet de bénéficier d'avantages fiscaux ainsi que de toute l'information comptable et fiscale liée à votre activité libérale. Au plus tôt. Dans les 5 mois du début d'activité au plus tard. Précisions, p 22. Contacter la DSNR (division sûreté nucléaire et de radioprotection) Pour tous les praticiens utilisant des sources radioactives ou des générateurs électriques des rayonnants-ionisants. Déclaration de détention de ces appareils. Disponible sur le site

16 3 - GÉRER VOTRE CABINET Vous avez accompli les démarches administratives. Votre activité a débuté ou va débuter et va générer des revenus qui seront soumis à l'impôt, à certaines taxes et, dans certains, cas à la TVA. IMPOSITION DU REVENU LIBÉRAL Distinction des revenus professionnels libéraux En matière fiscale, les différentes sources de revenus susceptibles d'être perçus par une personne physique sont classées par catégories, chacune étant soumise à des règles spécifiques. Pour la plupart, au-delà d'un certain seuil d'activité, des déclarations particulières doivent être établies, afin de déterminer un résultat catégoriel (bénéfice ou déficit catégoriel) distinct selon la source de revenu. La déclaration d'ensemble des revenus (n 2042) récapitule tous les revenus du foyer selon leurs sources et permet à l'administration de calculer l'impôt. Les praticiens libéraux établissent une déclaration particulière : la déclaration des revenus non commerciaux (n 2035). Cette déclaration fait ressortir un résultat catégoriel (bénéfice ou déficit non commercial) qui doit être reporté sur la déclaration d'ensemble des revenus (n 2042). CATÉGORIES DE REVENUS Traitements et Salaires Bénéfices non commerciaux Activité libérale Revenus fonciers Revenus des Capitaux Mobiliers Plus-values privées Bénéfices Industriels et Commerciaux. DÉCLARATIONS PARTICULIÈRES Néant N 2035 N 2044 En N 2074 N 2031 principe, N 2048M ou néant N 2048IMM (valeurs mobilières ou immobilières). REPORT SUR LA DECLARATION D'ENSEMBLE DES REVENUS (N 2042) sauf exception (sommes déjà imposées à un taux proportionnel telles les plus-values immobilières, prélèvements libératoires sur les revenus de capitaux mobiliers, ) Constatation d'un bénéfice ou déficit lié à l'activité libérale L'activité libérale génère un bénéfice ou déficit non commercial. Ce résultat est déterminé, chaque année, pour la période du 1 er janvier au 31 décembre. Moins Recettes (honoraires) Charges liées à l'activité libérale = Résultat Si le résultat est positif, l'activité libérale génère un bénéfice. Si le résultat est négatif, l'activité libérale génère un déficit. Lorsque les recettes (ajustées, le cas échéant, à 12 mois d'activité) sont inférieures à , les praticiens peuvent opter pour une évaluation forfaitaire de leurs charges à 34 % des recettes. Ils sont alors dispensés d'établir la déclaration n 2035 des revenus non commerciaux et les recettes sont directement reportées sur la déclaration d'ensemble des revenus (n 2042). Lorsque le résultat est déterminé en appliquant une déduction forfaitaire pour charges au montant des recettes, le praticien est soumis au régime dit "Régime Micro BNC" (possible seulement si les recettes annuelles sont inférieures à ). Lorsque le résultat est déterminé en défalquant des recettes le montant des charges réelles, le praticien est soumis au régime dit "Régime de la déclaration contrôlée". 16

17 Modalités d'imposition du bénéfice Avant imposition, le bénéfice peut faire l'objet d'abattements, exonérations ou d'une majoration de 25 % : - Exonération en Zone Franche Urbaine (ZFU) ou Zone de Revitalisation Rurale (ZRR) - Exonération au titre de la permanence des soins seulement si vous êtes médecin, inscrit à un tableau de permanence comportant une zone déficitaire en offre de soins. - Abattements conventionnels (3% des recettes conventionnelles + frais du groupe III) seulement si vous êtes médecin conventionné du secteur 1. - Majoration de 25 % de votre bénéfice automatique si vous n'êtes pas adhérent d'une Association Agréée. Ces corrections ne s'appliquent que si vous êtes sous le régime de la déduction des frais réels ("Déclaration contrôlée"). D'UNE MANIERE GENERALE, SI VOS RECETTES SONT SUPERIEURES A NON ADHÉRENT d'une Association Agréée MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE ADHÉRENT d'une Association Agréée ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Exemple pour un bénéfice de Bénéfice imposable = (Majoration de 25 % : x 1,25) Exemple pour un bénéfice de Bénéfice imposable = (Absence de majoration de 25 %) Des précisions doivent être apportées si vos recettes sont inférieures à ou pour les médecins du secteur 1. Calculez votre avantage fiscal sur le site public de l'agaps 1 VOUS N'ETES PAS MEDECIN ET VOS RECETTES SONT INFERIEURES A Que vous soyez adhérent ou non d'une Association Agréée, vous avez le choix entre le régime de la déduction forfaitaire des charges (Micro BNC) ou celui de la déduction des frais réels (Déclaration contrôlée). La majoration de 25 % du bénéfice ne s'applique pas en cas d'option pour le régime de la déduction forfaitaire des charges, mais cette déduction couvre généralement à peine les charges sociales personnelles. Si vous êtes adhérent d'une Association Agréée, vous pouvez, lors de l'établissement de votre déclaration, opter pour le régime le plus favorable (déduction des charges réelles ou déduction forfaitaire), sans subir la majoration de 25 % du bénéfice. En outre, si vous êtes imposable, votre cotisation vous est "restituée" par l'état sous la forme d'une réduction d'impôt. Vétérinaire : l'option pour le régime micro BNC implique obligatoirement le régime de la franchise de TVA et exclut donc toute récupération de TVA sur les dépenses. En revanche, l option pour le paiement de la TVA vous place de plein droit sous le régime de la déclaration contrôlée. NON ADHÉRENT d'une Association Agréée ADHÉRENT d'une Association Agréée DÉCLARATION CONTRÔLÉE (charges réelle) MICRO BNC (charges forfaitaires) MICRO BNC (charges forfaitaires) DÉCLARATION CONTRÔLÉE (charges réelles) MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE + Cotisation Association Agréée "restituée" (réduction d'impôt) Majoration de 25% x 1,25 Bénéfice imposable : Exemple : Recettes = Bénéfice = après déduction des frais réels. Charges forfaitaires x 34 % Bénéfice imposable : Charges forfaitaires x 34 %. Bénéfice imposable : Bénéfice imposable : Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 17

18 2 VOUS ETES MEDECIN DU SECTEUR 1 Les médecins installés, conventionnés du secteur 1, ont la possibilité de déduire des abattements conventionnels (3 % des recettes conventionnelles + frais du groupe III), mais le bénéfice est alors automatiquement majoré de 25 %. L'adhésion à une Association Agréée vous permet de choisir, lors de l'établissement de votre déclaration, le régime le plus favorable : - Soit, déduction des abattements conventionnels et majoration du bénéfice de 25 %. - Soit, absence de déduction des abattements conventionnels et non majoration de 25 % du bénéfice. La première année d'adhésion, l'abattement conventionnel de 3 % peut, exceptionnellement, être déduit sans majoration de 25 % du bénéfice. Si vos recettes sont inférieures à , vous pouvez retenir l'une des deux options précédentes et votre cotisation vous est restituée sous la forme d'une réduction d'impôt (si vous êtes imposable), ou opter pour la déduction forfaitaire des charges (régime "Micro BNC") Calculez votre avantage fiscal sur le site public de l'agaps NON ADHÉRENT d'une Association Agréée Déduction des et Et vos recettes sont supérieures à ADHÉRENT d'une Association Agréée Vous avez le choix entre ABATTEMENTS CONVENTIONNELS (3 % + groupe III) MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Déduction des et ABATTEMENTS CONVENTIONNELS (3 % + groupe III) MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Non déduction des abattements conventionnels et ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE 1 ère année d'adhésion : déduction exceptionnelle de l'abattement de 3 % SANS LA MAJORATION DE 25 % Exemple pour un bénéfice de et des recettes conventionnelles de Abattements conventionnels : [ x 3 % + groupe III] Et majoration de 25 % du bénéfice [( ) x 1,25] Bénéfice imposable : NON ADHERENT d'une Association Agréée La 1 ère année d'adhésion : déduction de ( x 3 %) Bénéfice imposable : Autre année : Bénéfice imposable : Et vos recettes sont inférieures à ADHERENT d'une Association Agréée DÉCLARATION CONTRÔLÉE (charges réelles) MICRO BNC (charges forfaitaires) MICRO BNC (charges forfaitaires) DÉCLARATION CONTROLÉE (charges réelles) ABATTEMENTS CONVENTIONNELS (3 % + groupe III) Et MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Abattements conventionnels : Et majoration de 25 % : ( ) x 1,25 Bénéfice imposable : Abattements conventionnels non déductibles ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Abattements conventionnels non déductibles ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE ABATTEMENTS CONVENTIONNELS (3 % + groupe III) Et DÉCLARATION CONTRÔLÉE (charges réelles) Non déduction des abattements conventionnels sauf 1 ère année d'adhésion : déduction exceptionnelle de l'abattement de 3 % MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE Et ABSENCE DE MAJORATION DE 25% DU BÉNÉFICE + Exemple : Recettes = , Bénéfice = après déduction des frais réels. Salaires = (utile au calcul des frais du groupe III) Charges forfaitaires x 34% Bénéfice imposable : Cotisation Association Agréée "restituée" (réduction d'impôt) Abattements conventionnels : Et majoration de 25 % : ( ) x 1,25 Bénéfice imposable : ère année d'adhésion : Abattement exceptionnel de 3% (750 ) Bénéfice imposable : Autres années : Bénéfice imposable :

19 Sort du déficit Obligations comptables Intérêts comparés des régimes "Déclaration contrôlée" et "Micro BNC "DECLARATION CONTROLEE" - Obligatoire si les recettes sont supérieures à Déduction des charges réelles. Le déficit "libéral" pourra être imputé sur le revenu net global de la même année, c'est à dire sur les autres revenus du foyer. Si le revenu global, n est pas suffisant pour couvrir ce déficit, il y aura déficit du revenu global. Celui-ci sera imputé sur les revenus du foyer de l année suivante et ainsi de suite, jusqu'à ce que le déficit soit totalement absorbé (dans la limite de six années). - Tenue d'une comptabilité des recettes. - Tenue d'une comptabilité des dépenses. - Tenue d'un registre des immobilisations et amortissements (concerne les investissements). Le régime de la déclaration contrôlée permet de : - Déduire les frais engagés l'année civile précédant l'installation. - Déduire le montant des frais réels, au lieu d'un pourcentage forfaitaire sous le régime Micro BNC. Ce pourcentage ayant été abaissé à 34 % des recettes, la déduction des frais réels est, dans la grande majorité des cas, plus avantageuse. - Constater les déficits imputables sur le revenu global. - Bénéficier de crédits et réductions d'impôt pour frais de tenue de comptabilité, dons, investissements en Corse, apprentissage, - Bénéficier d'une exonération d'impôt sur le bénéfice en ZFU et ZRR. Sans majoration du bénéfice imposable de 25 %, si cette option s'accompagne d'une adhésion à une Association Agréée. Vétérinaires : si les recettes sont inférieures à , il est possible de bénéficier de la franchise de TVA (régime qui dispense de collecter la TVA sur les honoraires, mais exclut toute récupération de TVA sur les dépenses) tout en étant sous le régime de la déclaration contrôlée. "MICRO-BNC" - Recettes annuelles inférieures à Déduction forfaitaire des charges (34 % des recettes). Vous ne pourrez pas constater de déficit "libéral" puisque les charges sont évaluées en pourcentage des recettes. Une exception cependant : certaines moins-values réalisées sur des investissements peuvent générer un déficit qui peut être imputé sur le revenu global du foyer. - Tenue d'une comptabilité des recettes. - Dispense de tenue d'une comptabilité des dépenses. Les professions soumises à TVA (vétérinaires), doivent cependant tenir un journal des achats, même s'ils bénéficient de la franchise de TVA. - Tenue d'un registre des immobilisations et amortissements (concerne les investissements) Le régime du "Micro-BNC" permet : - D'être dispensé de tenir une comptabilité des dépenses. Mais, en pratique, l'absence de comptabilité des dépenses présente souvent un inconvénient, car elle ne permet pas au praticien d'apprécier ses intérêts ni de gérer son cabinet. - D'être dispensé d'établir une déclaration professionnelle spécifique Mais, pour les professions soumises à la TVA (vétérinaires) il n'est pas possible de récupérer la TVA et la tenue d'une comptabilité des achats est obligatoire. L'option pour la déclaration contrôlée résulte de la simple souscription de la déclaration n 2035 des revenus non commerciaux. Elle est valable 2 ans et reconduite tacitement par période de 2 ans. La renonciation à cette option doit être expressément formulée avant le 1 er février de l'année qui suit la période de l'option. Si vous avez déposé une déclaration professionnelle, n 2035, pour déduire les frais engagés avant l'installation, vous serez tenu de rester au régime de la déclaration contrôlée. Les médecins conventionnés du secteur 1, non adhérents d'une Association Agréée sont dispensés de la tenue de comptabilité pour les actes ayant fait l'objet de la délivrance d'une feuille de soins, quel que soit le régime d'imposition (déclaration contrôlée ou micro BNC). Pour ces actes, c'est le montant figurant sur le SNIR (relevé de la sécurité sociale) qui doit être déclaré. Cette dispense n'exclut cependant pas que, dans le cadre d'un contrôle fiscal, l'administration remette en cause le montant des recettes déclaré selon le relevé du SNIR, si les sommes encaissées s'avèrent supérieures. Le guide pratique d'installation des Professions de Santé 19

20 Option "Recettes-Dépenses" ou "Créances-Dettes" Cette option concerne la date de comptabilisation des recettes et des dépenses et vous est demandée lors de votre inscription auprès du CFE. L'option pour l'un ou l'autre de ces régimes n'entraîne pas d'avantage fiscal particulier. Option "Recettes-Dépenses" Enregistrement comptable : - à la date d'encais-sement pour les honoraires. - à la date de paiement pour les dépenses. En corrélation avec le suivi de la trésorerie. Option "Créances-Dettes" Enregistrement comptable : - à la date de l'acte pour les honoraires. - à la date de naissance de la dette pour les dépenses. Implique des inventaires et régularisations pour que seules les charges dues au titre de l'année soient déduites. EXONÉRATION OU ASSUJETTISSEMENT À LA TVA Professions, actes exonérés ou soumis à la TVA Médecin, Chirurgien - Dentiste, Kinésithérapeute, Orthoptiste, Orthophoniste, Sage-femme, Infirmière En principe, exonérés de TVA Mais certaines opérations sont soumises à la TVA, comme par exemple : - Mise à disposition des moyens d'exercice dans le cadre d'un contrat de collaboration avec un confrère. - Conseils sur des produits non médicamenteux (hygiène, cosmétique...). - Animation de tables rondes, de séminaires, rédaction de textes, enseignement rémunéré directement par les élèves. - Droits d'auteur des oeuvres de l'esprit au-delà de HT, si les conditions sont requises pour les déclarer en BNC. - Analyses vétérinaires, analyses d'eau. - Vente de médicaments par les médecins propharmaciens. En règle générale, les praticiens optent pour les principes "Recettes-Dépenses", pour des raisons de simplification comptable. Vétérinaire En principe, soumis à la TVA EXONÉRATION OU ASSUJETTISSEMENT À LA TAXE PROFESSIONNELLE Les professions de santé sont assujetties à la taxe professionnelle, à l exception des sages-femmes qui bénéficient d'une exonération permanente. La taxe professionnelle est due par les assujettis qui exercent, au 1 er janvier et à titre habituel, une activité professionnelle non salariée. Dans la pratique, les remplaçants sont soumis à la taxe professionnelle, sauf si les remplacements sont occasionnels et ne procurent que de faibles revenus. Si vous créez votre activité, sans reprendre l activité d un confrère, la taxe professionnelle n'est pas due l'année de la création. L'année suivante, la base de calcul est réduite de moitié. Si vous reprenez l'activité d'un confrère, la taxe professionnelle de l'année de reprise de l'activité est due par celui qui exerce au 1 er janvier. Si la reprise s'effectue en cours d'année, les conventions de cession peuvent, cependant, prévoir un remboursement protrata temporis par l'acquéreur. Autres exonérations : selon le lieu d'activité et/ou la profession (contacter votre Association Agréée). Les vétérinaires sont soumis à la TVA pour l'ensemble de leurs prestations. Cependant, certaines sommes peuvent être perçues sans TVA, telles que : remboursements d'assurance, certaines indemnités (dans des fonctions syndicales ou ordinales, organismes d'assurance ou de prévoyance en exécution de contrat à adhésion facultative) et certaines ristournes obtenues auprès de centrales d'achat. Si les recettes soumises à la TVA sont inférieures à , le praticien peut opter pour le régime de la franchise de TVA. Le seuil de s'apprécie seulement sur les recettes provenant d'opérations soumises à TVA. La franchise exonère les praticiens de collecter et reverser la TVA au trésor. Corrélativement, la TVA sur les frais et immobilisations n'est pas récupérable. Les vétérinaires sont exceptionnellement concernés par la franchise, l'ensemble de leurs actes étant soumis à la TVA. Les autres praticiens bénéficient généralement de la franchise, les actes soumis à la TVA étant le plus souvent réalisés à titre accessoire. 20

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