RESERVER UNE CHAMBRE D HOTEL EN FRANCE METROPLOITAINE SYNTHESE DU PROCESSUS

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1 RESERVER UNE CHAMBRE D HOTEL EN FRANCE METROPLOITAINE SYNTHESE DU PROCESSUS

2 3. Sélection du département, de la date d arrivée, de la date de départ, du nombre de personnes dans la chambre (1 ou 2), de la ville Aucun hôtel référencé dans la ville Contacter l agence de réservation offline Aucun hôtel disponible à cette date Page de recherche Un ou plusieurs hôtels sont référencés dans la ville Page de résultats Faire connaître un nouvel hôtel Choix de l hôtel : préréservation sous 48H 2. Connexion - identifiant - mot de passe Choix de l hôtel : préréservation immédiate 4. Lancement de la phase de réservation (nom, prénom du voyageur, motif du voyage, n de convocation (le cas échéant), choix du valideur) Voyageur Chargé de voyages Prestations validées dans les délais oui Valideur Connexion - identifiant - mot de passe page de validation non 1. Lancement de la phase de préréservation Prestations refusées Disponibilité infirmée : nouvelle proposition à confirmer Proposition refusée Agent de réservation Disponibilité confirmée : préréservation à confirmer Voyageur ou Chargé de voyages Proposition confirmée 5. Insertion n d engagement (code division et n de commande Xlab) Prestations réservées 6. Envoi d une attestation de réservation Pré-réservation annulée

3 Observations La réservation de nuitées en France métropolitaine respecte les procédures de validation interne au CNRS. Les circuits de pré-réservation, validation et les rôles des agents sont identiques à ceux mis en œuvre pour l achat de titres de transport. 1) L outil de réservation on-line ( prévoit deux étapes : une pré-réservation et une réservation. La pré-réservation est accessible à tous les agents (elle n engage pas juridiquement le CNRS, la commande n étant ferme qu après validation). La réservation correspond à la validation des pré-réservations. 2) Soit le voyageur effectue lui-même sa pré-réservation de nuitées d hôtel en France métropolitaine, soit son chargé de voyages s acquitte de cette tâche pour lui ; dans ce dernier cas, le chargé de voyages se connecte avec ses propres identifiant et mot de passe. La connexion à l outil de réservation est protégée par un identifiant et un mot de passe. Le jour de la date de prise d effet du marché, les voyageurs recevront directement par mèl un identifiant et un mot de passe leur permettant de se connecter à l outil de réservation on-line. La réception de l identifiant et du mot de passe est conditionnée par un enregistrement complet dans LABINTEL (les informations obligatoires sont les suivantes : nom ; prénom ; adresse mèl valide et unique ; adresse postale ; code laboratoire ; délégation ; n de téléphone). S agissant des agents enregistrés dans LABINTEL après cette date, ils recevront directement par mèl dans un délai de 24H00 à compter dudit enregistrement - un identifiant et un mot de passe leur permettant de se connecter à l outil de réservation on-line. 3) Les utilisateurs ne peuvent réserver qu une seule chambre à la fois. La chambre peut être réservée pour une personne (si l utilisateur est un voyageur) ou deux personnes (si l utilisateur est un chargé de voyages). La recherche s effectue en complétant certains critères : date d arrivée, date de départ, sélection du département, puis sélection de la ville (sélection de l arrondissement le cas échant). - Si la ville dans laquelle le voyageur souhaite séjourner n apparaît pas dans la liste proposée à l écran, la société La Centrale Des Salles doit être contactée (cnrs@centraledeshotels.com ; fax : ; tél. : ) afin qu elle puisse proposer une solution alternative ou référencer un nouvel hôtel dans l outil de réservation en ligne. A défaut de proposition, la société produit un justificatif attestant de son incapacité à satisfaire le besoin.

4 - Si la ville dans laquelle le voyageur souhaite séjourner apparaît dans la liste proposée à l écran, trois hypothèses sont envisageables, notamment selon le degré d équipement informatique des hôtels référencés : * Le nom de l hôtel souhaité est suivi de la mention «Pré-réservation immédiate» : cela signifie que la pré-réservation en cours peut être satisfaite immédiatement par l hôtel concerné (liaison informatique existante). La préréservation est dite «en attente de validation» : les prestations seront définitivement commandées sous réserve de validation interne. * Le nom de l hôtel souhaité est suivi de la mention «Pré-réservation sous 48H» : cela signifie que la pré-réservation en cours peut être satisfaite par l hôtel concerné sous réserve de confirmation sous 48H ou dans la journée en cas d urgence (liaison informatique inexistante). La pré-réservation est dite «en attente de disponibilité». Dans ce cas, dans le délai précité, l utilisateur recevra un mèl envoyé par la société La Centrale Des Salles : - soit la disponibilité est confirmée : l utilisateur confirme sa pré-réservation qui est immédiatement envoyée au valideur ; - soit la disponibilité est infirmée : l utilisateur bénéficie d une nouvelle proposition ; en cas d acception, la pré-réservation est immédiatement envoyée au valideur. * Le nom de l hôtel souhaité est suivi de la mention «Indisponible à cette date» : l utilisateur dispose d une alternative : - procéder à une réservation off-line ; - cliquer sur l option «Nous faire connaître un hôtel» : l utilisateur sera informé par mèl dans un délai de 48H ou dans la journée en cas d urgence si l hôtel propose des chambres disponibles dans la période souhaitée ; la confirmation ou l infirmation de la disponibilité entraîne la procédure précitée. Dans tous les cas : Si la société La Centrale Des Salles est dans l incapacité de satisfaire au besoin, elle l atteste par un justificatif qui permettra au voyageur de bénéficier d un remboursement sur la base du montant réel des frais engagés dans la limite d un plafond de 90 euros par nuitée (petit déjeuner et taxes compris). L outil peut afficher prioritairement les hôtels adaptés aux personnes à mobilité réduite.

5 4) Le voyageur (ou le chargé de voyages) choisit le valideur en fonction de l autorité compétente pour autoriser les prestations pré-réservées (cf. validation de l achat de titre de transport) : * s agissant des pré-réservations nécessitant une validation au niveau de l unité, le voyageur (ou le chargé de voyages) choisit un valideur parmi ceux désignés par le directeur d unité dans l outil de réservation on-line dédié au transport : les nom et prénom des valideurs, classés par ordre alphabétique, figurent dans une liste déroulante. Un message aux fins de validation est immédiatement envoyé à l adresse mèl du valideur sélectionné. Celui-ci se connectera à l outil avec son identifiant et son mot de passe afin de valider, le cas échéant annuler, la pré-réservation ; OU * s agissant uniquement des pré-réservations nécessitant une validation au niveau de la délégation (convocations), le voyageur choisit le valideur ad hoc (type : «_VALIDCAC/DR4» 1 ou «_VALIDFP/DR4» 2 ou «_VALIDDIVERS/DR4» 3 ). Un message aux fins de validation est immédiatement envoyé à l adresse mèl générique du valideur sélectionné. Dans ce cas, le valideur se connectera à l outil avec un identifiant (type «validcacdr04») et un mot de passe qui seront communiqués dans un message envoyé à l adresse mèl générique précitée. Le valideur a trois options : - valider les prestations ; - refuser la validation des prestations ; - transférer la demande de validation à un autre valideur. Par souci de sécurisation du système, un valideur ne peut pas valider lui-même des prestations qui le concernent. En cas d absence de réaction du valideur Afin que la pré-réservation ne soit pas annulée, un mèl de relance est automatiquement adressé au valideur, puis une relance téléphonique est assurée par la société La Centrale Des Salles en direction de l agent qui a effectué la pré-réservation. 1 S agissant des convocations de l administration centrale. 2 S agissant des convocations qui relèvent de la formation permanente. 3 S agissant des autres convocations.

6 5) La réservation on-line ne prévoit pas l envoi d un bon de commande à la société La Centrale Des Salles : lui est substitué une procédure électronique combinant validation on-line de la commande et insertion on-line du numéro d engagement (ce qui suppose un engagement préalable de la commande pour un montant correspondant au prix des prestations commandées auquel s ajoute les frais d agence). Le numéro d'engagement est composé : - du code division : 4 positions numériques (exemple 0045) ; - du numéro de commande XLAB : L puis 5 positions numériques (ex : L00345). Ainsi, dans cet exemple, le numéro d engagement est : 0045L Il est à noter que tous les caractères doivent être renseignés, même les zéros. 6) L attestation de réservation (document à présenter à l hôtel) est transmise par mèl au voyageur et le cas échéant au chargé de voyage.