CHUBB INSURANCE COMPANY OF EUROPE SE

Transcription

1 CHUBB INSURANCE COMPANY OF EUROPE SE Direktion für die Schweiz Zollikerstrasse 141 Postfach CH-8034 Zürich Schweiz Telefon +41 (0) Fax +41 (0) QUESTIONNAIRE - PROPOSITION RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE BANQUE Le questionnaire d'assurance doit être obligatoirement accompagné des deux derniers rapports annuels. Les informations, objet du présent questionnaire, sont communiquées par le proposant à l'usage confidentiel de l'assureur. A PRESENTATION DU PROPOSANT A.1. Le proposant : Raison sociale : Siège social : Date de création : A.2. Actionnariat et ventilation du capital : A.3. Nombre de succursales et d'agences dans le monde entier sauf USA/CANADA : - Suisse - Etranger A.4. Liste des entités à garantir (suisses et/ou étrangères telles que filiales, et autres entités telles que Joint Venture, etc.) Au cours des 5 dernières années, le proposant a-t-il fait l'objet d'une acquisition, d'une fusion ou d'une restructuration? Oui No si oui, laquelle : B CHIFFRES CLES ET PRINCIPAUX RATIOS Total de bilan PNB (1) RATIO COOKE 1 / 7

2 C. VENTILATION DES COMMISSIONS ET DES ENCOURS DU PROPOSANT Chiffres fournis sur la base de l'exercice comptable arrêté au 1. Activités de banque commerciale Montant des crédits Immobiliers : MLT Autres crédits ENTREPRISES 2. Activités de salle des marchés : Montant hors bilan des opérations de marché Nombre de transactions annuelles réalisées 3. Activités de banque d'affaires Nombre de mandats placement de capitaux fusions /acquisitions commissions générées 4. Private banking : Nombre de clients Montant des fonds gérés commissions générées 5. Autres activités D RESSOURCES HUMAINES Direction : joindre l'organigramme du siège social Existe-t-il un règlement intérieur formalisé? Oui No Dans l'affirmative, le joindre au présent questionnaire. Répartition des salariés Siège social Succursales, agences Filiales et autres entités Montant total annuel des rémunérations 2 / 7

3 Ventilation de l'effectif et taux de rotation par métiers Ventilation de l'effectif Nombre entrées * sorties* Ancienneté moyenne Exploitation Salle des marchés Banque d Affaires Informatique Administratif * Au cours des 12 derniers mois 3. Gestion du personnel Les instructions décrivant les tâches de chaque salarié sont-elles écrites? Oui No Formation du personnel : nombre d'heures par an Ratio dépenses de formation / masse salariale E. PROCEDURES de CONTROLE 1. Comptabilité Quelle est la fréquence d'apurement et vérification des comptes effectués par les comptables pour le proposant. Les commissaires aux comptes ont-ils fait des remarques sur le(s) rapport(s) relatif(s) au "contrôle interne"? Oui No Dans l'affirmative, lesquelles? Les commissaires aux comptes ont-ils fait des recommandations à l'occasion de leur deux dernières vérifications? Oui No Si oui, mentionnez les recommandations qui ont été faites. Ont-elles été adoptées par le proposant? Oui No Si elles n'ont pas été adoptées, veuillez en préciser les raisons. Avez-vous changé de commissaires aux comptes au cours des cinq dernières années? Oui No Si oui, pourquoi? 2. Inspection et contrôles internes Existe-t-il un service chargé de l'inspection de la banque? Oui No Si oui : A qui ce service est-il hiérarchiquement rattaché? Nombre d inspecteurs? Selon quel(s) critère(s) sont décidées les missions? Quelle est la fréquence des inspections? Chaque inspection donne-t-elle lieu à un rapport écrit? Oui No 3 / 7

4 Dans l'affirmative, à qui sont-ils diffusés? 3. Audits et contrôles externes Fait-on appel à des sociétés extérieures d'audit ou de contrôle? Oui No Si oui : lesquelles? Qui décide d'y recourir? Dans quels domaines? Selon quelle fréquence? A qui sont remis (ou présentés) les rapports d'audit? Les rapports d'audit sont-ils remis aux commissaires aux comptes? Oui No F. PROCEDURES DE SECURITE 1. Quel est le dispositif déontologique mis en place par l Assuré et quelles sont à cet égard : Les prescriptions applicables au personnel? Les prescriptions applicables à l'organisation et aux structures? Existe-t-il en particulier un code de déontologie formalisé? Oui No Dans l'affirmative le joindre au présent questionnaire. Comment est contrôlé le respect du dispositif déontologique créé par le proposant? 2. Organisation et rôle du service juridique interne? Combien de juristes comporte-t-il? Les documents émis par le proposant sont-ils soumis normalement au service juridique interne / à des conseils juridiques externes avant d'être communiqués aux clients / tiers intéressés? Oui No Un cahier des charges est-il rédigé et signé par les parties lorsque le proposant recourt aux services d'un prestataire juridique / fiscal / financier extérieur? Oui No 3. Octroi de crédits : Quelle est la procédure d octroi des crédits? Combien y a-t-il de personnes habilitées à décider seules de l'octroi d'un crédit? A partir de quel(s) critère(s) la décision d'octroyer un crédit relève-t-elle d'un comité de crédit ou d'engagement? Comment sont gérées les entreprises qui connaissent des difficultés financières? 4 / 7

5 4. Opérations de salles des marchés : Des directives imposant des règles strictes aux collaborateurs opérateurs de marché ont-elles été diffusées? Oui No Ces collaborateurs sont-ils soumis à contrôle particulier? Oui No Si oui, lequel? Les ordres donnés par téléphone sont-ils systématiquement enregistrés? Oui No L établissement traite-t-il des opérations pour son propre compte? Oui No Comment les éventuels conflits d'intérêts entre les opérations des clients et celles de l établissement sont-ils évités? En matière de produits dérivés et de futures, l établissement est-il : - un market maker, Oui No - un intermédiaire, Oui No - un utilisateur. Oui No Dans l affirmative, lister les principaux produits commercialisés. Dans quels buts l établissement utilise-t-il ces produits? - de couverture, Oui No - de reconstitution synthétique d un produit à un coût inférieur, Oui No - pour accéder à de nouveaux marchés financiers, Oui No - autres. Selon quelle fréquence sont valorisées les positions de l établissement? Ces valorisations sont-elles contrôlées par des tiers? Oui No Selon quelle méthode sont évaluées les positions d actifs non liquides? Comment contrôlez-vous le risque de contrepartie et par qui est fait ce contrôle? Comment contrôlez-vous les risques de marchés et par qui est fait ce contrôle? Selon quelle fréquence la direction de l établissement est-elle informée des positions? 5. Ingénierie financière (Banque d affaires) : Le département d'ingénierie financière est-il nettement distinct du point de vue fonctionnel et matériel des autres départements, Oui No Le proposant fait-il signer à chaque client un mandat de prestation de services? Oui No Dans l'affirmative, joindre un exemplaire du mandat type. Les opérations ou travaux réalisés par l Assuré avec l'aide de sous-traitants (avocats, experts extérieurs, etc...) comportent-ils des clauses de renonciation à recours à leur encontre en cas de litige? Oui No 5 / 7

6 Comment la confidentialité des opérations et des travaux est-elle assurée de façon concrète par l Assuré (quelques exemples)? Comment les éventuels conflits d'intérêts "inter-département" sont-ils gérés sur le plan interne? Le proposant dispose-t-il de filiales spécialisées dans la prise de participations pour compte propre dans des sociétés industrielles ou de services? Oui No Dans l'affirmative, lesquelles? 6. Traitement des opérations : Les procédures renforcées ou différentes s'appliquent-elles pour les opérations effectuées par le personnel pour son compte propre? Oui No Dans l'affirmative lesquelles? Virements de fonds / ordres donnés par téléphone Le proposant utilise-t-il ou est-il abonné à un réseau qui permet aux clients : - d'accéder à une banque de données du proposant? Oui No Citer chaque réseau : Oui No - d'effectuer des ordres directement? Oui No Indiquer chaque réseau utilisé. Oui No Préciser si la liste des bénéficiaires des virements est préétablie? Oui No Le proposant autorise-t-il ses clients à donner des ordres de toutes natures par téléphone? Oui No Dans l'affirmative, lesquels? Existe-t-il dans ce cas un contrat cadre qui précise les responsabilités juridiques, le montant maximum et la nature des transactions autorisées, et les paramètres de contrôle? Oui No Si oui, en joindre un exemplaire et donner les paramètres de contrôle. Oui No Les ordres transmis par téléphone sont-ils systématiquement confirmés par écrit? Oui No G. SYSTEME DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION 1. Le proposant a-t-il développé une réflexion sur la sécurité des systèmes d'information : - Sécurité physique? Oui No - Sécurité logistique y compris internet? Oui No Dans l'affirmative, quelles en ont été les conclusions? Oui No 2. Est-ce que le proposant dispose de systèmes de backup pour l'ensemble de ses activités? Oui No Si non, quelles sont les activités non protégées? 3. Le proposant a-t-il souscrit une police couvrant les dommages qui atteindraient le système de traitement de l'information? Oui No Dans l'affirmative, pour quels capitaux assurés? 6 / 7

7 4. Le proposant a-t-il souscrit une police perte d'activité bancaire? Oui No Dans l'affirmative, pour quels capitaux assurés? H. ANTECEDENTS DU RISQUE Au cours des 5 derniers exercices quel est le nombre de réclamations et/ou événements susceptibles de générer des réclamations (circonstances). Indiquez et décrivez brièvement les réclamations, les dates et les montants réglés ou estimés des réclamations dont vous avez eu connaissance depuis 5 ans à ce jour. Par ailleurs indiquez et décrivez brièvement les circonstances dont le montant est supérieur à francs suisses. Le proposant est-il ou a-t-il été assuré en Responsabilité Civile Professionnelle? Oui No Par quel assureur? Pour quel montant de garantie? Avec quelle franchise? Est-il assuré en "Globale de Banque"? Oui No Par quel assureur? Pour quel montant de garantie? Avec quelle franchise? I. DECLARATION DU RISQUE Le proposant pense-t-il utile de compléter le présent questionnaire par des informations susceptibles renseigner les assureurs? Oui No Dans l'affirmative joindre les informations complémentaires en annexe. Toute réticence, omission et/ou déclaration fausse ou inexacte pourra entraîner la nullité du contrat. Le représentant de la société proposante s engage à informer l assureur de toute modification des déclarations du présent questionnaire qui pourrait survenir entre la date de signature de celui-ci et la date d effet du contrat d assurance. Fait à le LE PROPOSANT, (cachet et signature) FONCTION DU SIGNATAIRE 7 / 7