Gestion collaborative de documents

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1 Gestion collaborative de documents ANT box, le logiciel qui simplifie votre GED Les organisations (entreprises, collectivités, associations...) génèrent chaque jour des millions de documents, s, pages web, vidéos, photos. Ces informations non structurées représentent 80% des données circulant dans les entreprises. Afin de valoriser ces données et ainsi les transformer en actifs numériques, il faut pouvoir les sauvegarder, les indexer et les rendre facilement et instantanément accessibles. Également source de formidables gains de productivité, la gestion de cette masse d informations non-structurées est donc le nouveau défi que doivent relever les entreprises. Dans ce contexte, la société ANT'inno propose une solution puissante et innovante de gestion documentaire et d accès à l information de l entreprise, l'ant'box. Principes simplicité d'utilisation maximale, à l'alimentation et à l'exploitation (recherche d'information), simplicité de mise en exploitation, protection efficace des données, très grande capacité de stockage, personnalisation des affichages. 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 1

2 Vision fonctionnelle globale ANT'box propose essentiellement les fonctions suivantes! Alimenter un contenu informationnel,! Exploiter ce contenu,! Protéger ce contenu. Alimenter un contenu informationnel L'alimentation du contenu peut se faire de plusieurs manières (glisser-déposer, envoi par courriel, dépose dans un répertoire partagé du serveur,..). Dans tous les cas, le Box créé un «mémo» accompagnant le document versé, fiche permettant de l'enrichir de manière facultative de méta-données : droits d'accès, index divers, positionnement dans divers plans de classement, liens avec d'autres informations. Dans le cas de documents bureautiques, la Box les convertit en pdf, en extrait le contenu textuel, en reconnaît la langue et l'indexe intégralement via une analyse linguistique approfondie. Tous les formats de fichier sont acceptés, sans aucun traitement spécifique si leur extension n'est pas connu de l'outil. Le contributeur alimente ainsi ce corpus avec très peu d'efforts et sans connaissances particulières. Les documents versés sont alors accessibles aux ayant droits, via une simple question exprimée en langage courant, dans la même langue que celle du document ou dans une des autres langues mises en œuvre dans la plate forme. 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 2

3 Exploiter le contenu Différents moyens sont mis à la disposition de l'utilisateur pour exploiter le contenu :! Consulter «à la découverte» : il peut visualiser le contenu, par exemple suivant un acce s chronologique, ou par navigation dans les «reṕertoires» (plans de classement multiples) ou encore en s'appuyant sur chacune des proprie teś des documents exploiteé comme filtre de navigation.! Consulter de manière ciblée : il peut aussi demander tous les documents d'un projet, d'un certain type ou toute autre méta-donnée spécifiée,! Rechercher de manière «ouverte» : il peut poser une question, en langage courant, à laquelle l'outil répond de manière structurée. Les documents «réponses» sont organisés par niveau de pertinence. Cette pertinence est «expliquée» simplement afin que l'utilisateur sache avant de les ouvrir quel est leur intérêt potentiel par rapport à la question posée. Cette pertinence s'appuie à la fois sur les mots «significatifs» de la question, mais aussi sur leurs liens syntaxiques et leurs synonymes courants. Cette possibilité assure l'accessibilité des documents sans aucune connaissance particulière de l'éventuelle organisation du contenu,! Rechercher de manière filtrée : l'utilisateur peut aussi interroger le contenu via une requête combinant différentes méta-données. Ce même type de requête peut aussi filtrer une recherche en langage courant,! Visualiser le déroulement d'un processus : les liens entre mémos, positionnés par les contributeurs, sont visualisables graphiquement, donnant à voir différents types d'enchaînements : processus de réflexion collective, déroulement d'un projet, enchaînement d'évènements, etc,! Visualiser une partie du contenu : les méta-données valorisées par les contributeurs permettent de calculer, et de visualiser, des «cartographies» d'informations. Ces cartographies, sous la forme de tableaux à deux dimensions, éventuellement filtrées par d'autres méta-données (dates, etc..), sont autant de tableaux de bord focalisés sur certaines informations (croisement de préoccupations de veille, avancement de différents projets, etc.). 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 3

4 Protéger le contenu Les droits d'accès aux informations sont définis au niveau de chaque mémo :! en lecture, via les notions combinées de liste d'accès (utilisateurs ou groupes) et de niveau d'habilitation. Cette combinaison assure une réponse simple et souple à des besoins organisationnels très variés,! en écriture, via la notion supplémentaire de co-rédacteur. Sans co-rédacteur, un mémo et le document associé, n'est modifiable que par son rédacteur (le contributeur qui a versé le document dans la base), ce qui garantit, et protège, l'auteur du mémo. De plus, le lecteur d'un mémo associe la crédibilité de ce qu'il lit à sa connaissance de l'auteur indiqué dans le mémo, ce qui, dans un contexte d'expertise nous semble tout à fait indispensable. ANT inno SAS Capital de Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 4 Contact : pascal.sei@antinno.fr

5 Traits caractéristiques généraux Alimentation! Tout actif numérique : texte, image, plan, audio, vidéo,...! Glisser-déposer de documents! Sélection d'un fichier par un explorateur! Alimentation par envoi de courriel! Écriture de mémo par un éditeur! Collecte automatique de documents! Coffre-fort à documents et connaissances! Analyse syntaxique du texte et indexation automatique! Extraction du texte des images par OCR! Génération automatique de PDF pour les documents "texte"! Génération automatique de JPEG et de vignette pour les documents "image"! Ajout optionnel de texte et méta-données (e ventuellement regroupeés par! «mode le» de meḿo) Recherche et consultation! Recherche en langage naturel, crosslingue! Recherche par méta-données! Recherche combinant langage naturel et méta-données! Filtrages par méta-données, par langue, etc! Résultat ordonné par pertinence! Prévisualisation des mémos et documents trouvés! Navigation dans le résultat des recherches! Navigation graphique par les graphes d'informations liées Publication! Format original pour tous les documents! PDF pour les formats texte! JPEG pour les formats image! HTML ou XML pour les mémos 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 5

6 Utilisateurs et droits! Contributeurs identifiés pour l'alimentation et la consultation,! Lecteurs identifiés pour la consultation,! Lecteurs anonymes (invités) pour la consultation des documents publics,! Annuaire des utilisateurs (contributeurs et lecteurs identifiés),! Niveaux d'habilitation pour chaque utilisateur,! Liste de contrôle d'accès (ACL) pour chaque mémo,! Groupes d'utilisateurs et niveaux d'habilitation associés, Partage, collaboration! Espace personnel! Annotation par mémos,! Cycle de vie des documents, brouillons, révisions, nouvelles versions,! Notification par courriel d'un dépôt à l'initiative du déposant,! Discussion instantaneé de type «clavardage» entre les utilisateurs. 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 6

7 Modules optionnels ANT'web ANT'box web est une application spécifique dédiée à la consultation du contenu, s'appuyant sur une interface Web directement intégrée au navigateur utilisé. Les mécanismes de recherche et de consultation sont les mêmes que ceux offerts par l'application principale : question en langage naturel, filtrage sur les méta-données. L'IHM est personnalisable, en termes de charte graphique, et est susceptible d'être intégrée à un portail de type site Intranet ou Internet (extranet). ANT'connector Cette application permet d'élargir le corpus à des sources d'informations externes. Ces sources seront soit inteǵreés et automatiquement indexeés et susceptibles d'e tre preśenteés en tant que reṕonses a une recherche de l'utilisateur, soit encore inteǵreés «en masse», et automatiquement qualifieés sur la base de proprie teś qui leur sont associeés. Ces associations peuvent e tre de diffeŕentes formes : position dans un reṕertoire ou ensemble de proprie teś attacheés aux fichiers que l'on souhaite importer, par exemple via des fichiers de type tableur dećrivant pour chaque fichier importe les proprie teś que l'on souhaite lui voir attacheés dans la Box. Ces applications sont parame trables a fac on, par le biais de prestations spećifiques proposeés par ANT'inno. NB : l'association de connecteurs (indexation de sources externes inteǵreés ou no) et d'un portail de consultation (via le module Web) permet d'offrir un acce s fe deŕateur a plusieurs sources d'informations, de manie re transparente pour l'utilisateur et profitant des qualiteś du moteur linguistique sur l'ensemble des sources ainsi fe deŕeés. 31 Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 7

8 ANT'ocr La reconnaissance automatique de caracte res permet d'inte grer des documents issus d'une scane risation (photo nume rique). Ces documents peuvent initialement e tre des textes (en ge ne ral au format pdf image ) ou des photos, des plans, et autres: de s lors qu ils contiennent du texte, la fonction OCR permet d adjoindre automatiquement au fichier au format natif (pdf image, tif, jpg, etc.) un fichier texte identifiant les mots (caracte res) qu'ils contiennent (format pdf texte ), et dont le contenu est indexe. Autrement dit, le contenu textuel de ces actifs est alors accessible a la recherche au me me titre que les autres actifs. ANT inno SAS Capital de Avenue Chanzy Vitry sur Seine - France 8 Contact : pascal.sei@antinno.fr

9 Caractéristiques techniques Machine serveur! PC sous Windows Server 2008 R2 64 bits! Base documentaire compressée, espace disque (hors données) : environ 100 Mo,! RAM : 8 Go, ou plus,! Accès réseau à 2 Mo/s ou plus, Adresse mail et Adresse HTTP, Réception messagerie POP3 de préférence, ou IMAP,! Applications installées pour le Serveur : base de données SQL, Apache, serveur ANT'box, moteur d indexation et de recherche, logiciel Open Office de conversion au format PDF, Serveur de nom CORBA.! Si le serveur est en intranet (sur une machine du Client), la base de données est fournie et installée par le Client. ANT'inno peut fournir et installer la version gratuite de SQL Server de Microsoft! La base de données doit être une base SQL, les versions supportées sont:! SQL Server 2008,! MySQl 5.1. Poste client Les types de machines et de logiciels requis pour le poste client sont :! PC sous Windows XP/Vista/Seven, Unix, Linux Machine Apple MAC OS X,! RAM : 2 Go, ou plus,! Navigateur IE 6.0 +, FireFox 5.0 +, Chrome, et VM Java et Acrobat Reader. Il n'y a pas d'installation à faire sur le poste client, une simple connexion au serveur sur lequel l'application est installée suffit Volumétrie ANT'box gère un document donné selon les quatre formats suivants : 1. le document dans son format natif (Word, Excel, ) compressé, environ 30% de la taille au format natif, 2. le document dans son format PDF compressé, environ 30% de la taille du format natif, 3. le texte extrait non compressé, environ 20% de la taille du format natif, 4. l'index généré par le moteur de recherche ANT'search, environ 2 fois la taille du format natif La volumétrie totale est donc égale à environ 3 fois la taille des fichiers natifs. ANT'inno 29 rue de la Beaune Montreuil antinno@antinno.fr (33)