CHARTE pour la vie associative étudiante

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1 CHARTE pour la vie associative étudiante

2 Préambule : Article 1 - Définition des associations étudiantes Article 2 - Reconnaissance des associations étudiantes par l université 1. Enregistrement des associations 2. Domiciliation des associations Article 3 - Accompagnement des associations par l université 1. L organisation d événements ou projets dans l université 2. Financement des associations 3. Formation 4. Hébergement des associations étudiantes 5. Comité des associations étudiantes Article 4 - Cadre d exercice des activités associatives étudiantes 1. Activités associatives et manifestations autorisées 2. Activités exclues 3. Obligations des associations 4. Engagement de l université Article 5 - dispositions générales 1. Principes de conduite 2. Communication et diffusion de l information ANNEXES Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 2

3 Vu le code de l éducation et notamment ses articles L , et L ; Vu la loi du 1 er juillet 1901 relative au contrat d association ; Vu les statuts de l université ; Vu le règlement intérieur de l université ; Vu la décision de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire en date du 25 septembre 2015 approuvant la présente charte, Préambule : Le Président de l université et ses représentants sont garants du bon fonctionnement de l établissement et des actions qui s y déroulent. Ils doivent nécessairement avoir connaissance de l ensemble des associations que l établissement héberge, à la fois pour s assurer de la qualité de ces associations et de l égalité de traitement qui leur est accordée, pour mieux favoriser la vie étudiante. La charte pour la vie associative étudiante participe de la politique générale de l université Paris-Sorbonne en faveur de l amélioration de la vie de campus. Elle vise à encourager l implication des étudiants dans la vie associative de l université, tout en clarifiant et en précisant les cadres, les moyens et les modalités de cette implication. Elle s inscrit dans la volonté d accompagner les démarches des étudiants souhaitant porter des projets associatifs tournés vers les étudiants et la vie de l établissement. Elle contribue ainsi à promouvoir l animation des sites et des campus, ainsi que l initiative et l engagement étudiant à l université. La charte pour la vie associative étudiante définit les relations et les bonnes pratiques entre les associations étudiantes et l université et a pour but d informer leurs dirigeants sur les modalités de participation à la vie étudiante. Article 1- Définition des associations étudiantes Une association étudiante est un groupement de plusieurs personnes s engageant sans but lucratif, à mettre en commun leurs connaissances ou leurs activités et dont les actions sont tournées vers les étudiants et la vie étudiante, dans les domaines de la culture, du sport, de la communication et de l information, de l engagement solidaire et de la citoyenneté. Il peut exister différents types d associations étudiantes, notamment : - des associations ayant pour visée l accueil, l orientation, la mise en réseau d une catégorie particulière d étudiants, - des associations de filière ayant pour visée l entraide et la mise en réseau d étudiants issus d un parcours particulier, - des associations ayant pour visée l animation d un ou plusieurs site(s) de l université, dans le contexte de «campus éclaté» propre à Paris-Sorbonne, Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 3

4 - des associations dites «BDE» qui se donnent pour mission spécifique de jouer un rôle d animation et de fédération au sein de l université. Il n y a pas un unique BDE englobant, mais des associations BDE correspondant à la structure ramifiée et complexe de l université, et répondant à des besoins spécifiques. - des associations à but syndical. Article 2 Reconnaissance des associations étudiantes par l université Contribuant au dynamisme de l université, la vie associative est le moyen privilégié de la rencontre entre étudiants. Dans ce contexte, l université Paris-Sorbonne souhaite accompagner les associations étudiantes et favoriser les initiatives étudiantes. Les associations étudiantes exerçant leur activité ou souhaitant l exercer dans l établissement doivent s enregistrer auprès du Pôle de la Vie Etudiante (PVE), au bureau des initiatives étudiantes qui assure le suivi des associations et sert de relais entre ces dernières et les autres services de l université. Les associations étudiantes déjà créées qu elles soient domiciliées ou non, hébergées ou non, au sein de l université Paris-Sorbonne ainsi que les associations étudiantes en cours de création doivent, pour bénéficier de l accompagnement de l université, s enregistrer auprès du bureau des initiatives étudiantes et signer la présente charte. Cet enregistrement est valable pour un an et doit être renouvelé chaque année. 1. Enregistrement des associations Le Président de l association adressera, au bureau des initiatives étudiantes (PVE), les pièces suivantes : - les statuts, - la composition actuelle du bureau - la publication au Journal Officiel de l Association - la fiche de présentation de l'association dûment complétée indiquant aussi les objectifs poursuivis, les projets envisagés pour l année universitaire (voir annexe 2) - une attestation en responsabilité civile pour les événements organisés par l association - un rapport d'activité et le bilan financier du dernier exercice clos pour les associations subventionnées. L association est tenue de faire connaître dans le délai de 2 mois après la déclaration en Préfecture toutes les modifications apportées à ses statuts. La modification de la liste des membres statutaires du bureau, de l objet de l association ou de son titre donne lieu à la délivrance d un récépissé par la préfecture. Une copie de ce récépissé sera transmise au bureau des initiatives étudiantes (PVE). 2. Domiciliation des associations Nulle association ne peut tenir son domicile à l université sans autorisation formelle et préalable du Président ou de son représentant. La liste des associations domiciliées à Paris- Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 4

5 Sorbonne fera l objet d une information annuelle devant la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU) du Conseil académique. La domiciliation concerne exclusivement des associations dont le président ou le trésorier est étudiant de Paris-Sorbonne et ayant pour objet l animation et/ou les intérêts collectifs des étudiants de Paris-Sorbonne. Elle soumet l association aux pouvoirs du Président de l université notamment pour ce qui concerne le maintien de l ordre à l université et la régularité des comptes financiers. La domiciliation ne saurait être accordée à une association qui discriminerait les étudiants, notamment selon leur religion, leur origine ethnique, leur orientation sexuelle ou qui méconnaîtrait le principe d égalité des genres. La domiciliation administrative n implique aucunement la délivrance automatique de moyens de quelque nature que ce soit, sinon d une boîte aux lettres pour la réception du courrier. Les modalités d organisation sont décrites en annexe 1 article 1. Article 3 Accompagnement des associations par l université Cet accompagnement est réservé aux associations ayant signé la présente charte. Le bureau des initiatives étudiantes, le service culturel, le SUAPS sont les interlocuteurs privilégiés des associations étudiantes. Ils conseillent, apportent leur expertise tout au long de l année aux associations et les soutiennent dans l organisation des projets ou manifestations qui se déroulent au sein de l université ou en lien direct avec l université. L université Paris-Sorbonne met à disposition un certain nombre de dispositifs ou moyens afin d appuyer les associations dans ce cadre : - Communication (Panneaux d Affichage, présentoirs, réseaux sociaux, ENT étudiant, site officiel) - Droit de reprographie des associations syndicales élues aux conseils centraux - Mise à disposition temporaire de salle - Mise à disposition temporaire de matériel, Stands - Aide à la demande de financement - Formations (gestion d un budget, conduite de projet ) - Une boîte sous la forme nom.asso@paris-sorbonne.fr qui peut être utilisée comme compte mail indépendant ou redirigée vers un autre compte mail 1. L organisation d événements dans l université Les associations étudiantes sont encouragées à développer leurs activités et à mettre en œuvre leurs projets au sein de l université Paris-Sorbonne. Pour une réunion interne en lien avec le fonctionnement de l association, la demande doit être effectuée dans les meilleurs délais directement auprès de l administrateur du site. Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 5

6 Pour tous les autres événements, les associations doivent recueillir l autorisation du Président avant d organiser la manifestation. La demande d autorisation doit être présentée, sauf cas particuliers, au moins 1 mois avant l événement auprès du bureau des initiatives étudiantes en remplissant un formulaire (voir annexe 4). L administrateur du site concerné est sollicité afin de garantir la sécurité de tous. A cet effet, il doit émettre un avis favorable concernant la tenue de l événement. Si l événement le nécessite, les associations étudiantes peuvent souscrire une police d assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter de leurs activités exercées au sein de l établissement. Communication L affichage s effectue sur les panneaux prévus à cet effet. L affichage sous vitrine est géré par le Pôle Vie Etudiante. L affichage sous-vitrine est réservé en priorité aux associations de Paris-Sorbonne et se rapporte exclusivement à l activité de l association. Lorsque les associations étudiantes souhaitent communiquer sur leurs événements, elles peuvent transmettre les informations au bureau des initiatives étudiantes qui se charge, en collaboration avec le service communication, de les diffuser et de les mettre en ligne sur les sites internet de l université Paris-Sorbonne (Réseaux sociaux, ENT étudiant, site officiel). Droit de reprographie des associations syndicales élues aux conseils centraux Les associations étudiantes représentées par des élus parmi les conseils centraux de l'université bénéficient d un droit à reprographie (nombre limité de copies) auprès du service central de l université, autorisé annuellement par le Président de l université au regard des impératifs budgétaires de l établissement. Les copies supplémentaires sont facturées à ces dernières. Mise à disposition temporaire de salles Toute réservation de salles doit faire l'objet d'une demande. Pour l organisation d un événement nécessitant la mise à disposition d un espace, d une salle ou d un amphithéâtre, la demande doit être formulée un mois avant la manifestation, sauf cas particuliers, auprès du bureau des initiatives étudiantes en lien avec le service culturel (le cas échéant), qui assurent le relais auprès des services concernés. Dans ce cas précis, les associations devront remplir une fiche de réservation indiquant l objet de l événement, les dates, le nombre de participants, le matériel requis, et fournir l attestation annuelle en responsabilité civile de l association, si un événement est organisé dans la salle ou l espace réservé. (Cf. fiche de demande d organisation d événement). Les mises à disposition de salles peuvent faire l'objet, dans le cadre de la politique de grille tarifaire de l établissement, exceptionnellement en fonction de l événement organisé, d'une facturation. Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 6

7 Mise à disposition de matériel, stands Les demandes d installation de stands, tables, chaises, panneaux doivent être transmises au bureau des initiatives étudiantes ou au service culturel (le cas échéant) parallèlement à la demande d autorisation de la tenue de l événement. La demande est transmise à l administration du site concerné dont le soutien technique est requis. 2. Financement des associations Dans le cadre de l accompagnement des Initiatives Etudiantes, les associations étudiantes peuvent bénéficier de subventions via le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE), outil de développement et de soutien pour les initiatives étudiantes de l Université Paris-Sorbonne. Par ailleurs, les associations peuvent bénéficier d aides de la part d autres composantes ou organismes extérieurs concernant les projets qu elles souhaiteraient mener. Cette aide ponctuelle n est pas systématique et reste à la discrétion de chaque composante, selon les critères d attribution propres à chacune d elle. Les associations syndicales qui disposent d élus aux conseils centraux bénéficient d une subvention votée annuellement en fonction de leur représentativité. Les modalités d organisation sont décrites en annexe 1 article Formation Les associations peuvent bénéficier de formations (gestion d un budget, conduite de projet ), de conseils et de soutien dans leurs démarches via les partenaires institutionnels de l université Paris-Sorbonne (CROUS, MIE, ANIMAFAC ). 4. Hébergement des associations étudiantes Les associations syndicales qui disposent d élus aux conseils centraux bénéficient d un local, qui peut être partagé en fonction des disponibilités. Les Associations étudiantes (hors syndicats) peuvent, à titre exceptionnel, demander à accéder à un local partagé au sein de l'université. Le prêt d un local n est ni systématique ni une obligation pour l université. L accès à un local a un caractère révocable. L autorisation est accordée par le Président de l université ou son représentant. La demande de prêt doit être présentée par le Président de l association auprès du bureau des initiatives étudiantes qui la soumet aux personnes concernées. Les modalités d organisation sont décrites en annexe 1 article 3. Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 7

8 5. Comité des associations étudiantes Le comité des associations étudiantes est destiné à soutenir l action des associations étudiantes et contribue au développement et au rayonnement de la vie étudiante. Le comité se réunit au moins une fois par an, pour examiner les demandes et les besoins des associations de l Université Paris-Sorbonne. Il est présidé par le Vice-Président Etudiant et coordonné par le Pôle de la Vie Étudiante. Article 4 Cadre d exercice des activités associatives étudiantes Les activités des associations doivent respecter l ordre public, les principes de laïcité, d égalité et se conformer au règlement intérieur de l université. 1. Activités associatives et manifestations autorisées Les associations étudiantes exprimant un courant de pensée à caractère politique, syndical ou culturel peuvent organiser les manifestations qui participent de leur objet statutaire dans le cadre de la réglementation relative à l exercice des libertés politiques et syndicales à l université. Elles peuvent organiser des événements de soutien ou de bienfaisance au profit exclusif de leurs projets (fête, réunion sportive, cause humanitaire ), ou des opérations organisées au bénéfice exclusif de leurs membres (voyage, soirée, etc.). Dans ce cadre, la vente de gâteaux ou de produits à cet effet peut être autorisée dans l enceinte de l université sous réserve d avoir obtenu l autorisation du directeur et de l administrateur du site concerné, et enfin, de respecter la clause de non concurrence avec d autres services de restauration (ex : CROUS). 2. Activités exclues Les activités ou manifestations ne doivent pas porter atteinte à l ordre public ou à la sécurité des personnes et des biens dans l université, ni au libre accès aux locaux pour les personnels que l université a habilités (responsables de sites, responsables administratifs, chargés de l accompagnement des initiatives étudiantes) sous peine d être interdites par le Président de l université. Sont exclues les activités suivantes pour les associations et syndicats étudiants au sein de l université : - Activité cultuelle : les locaux étudiants de l université ne sont pas des lieux de culte. - Activité festive entraînant des nuisances ou des comportements contraires au règlement intérieur de l université. - Activité commerciale lucrative (vente d ouvrages, de polycopiés, de produits divers, de nourriture, de service hormis les cas précités dans l article 4-1 paragraphe 2). Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 8

9 3. Obligations des associations Les associations étudiantes souhaitant disposer du soutien de l université s engagent à respecter la présente charte. Elles s'engagent également à respecter la législation en vigueur et le règlement intérieur de l'université Paris-Sorbonne, ainsi que l'ordre public. Les associations étudiantes ont une obligation générale de sécurité. Elles sont responsables de tout matériel ou mobilier leur appartenant ou mis à disposition par l'université. La responsabilité contractuelle de l association peut être engagée dans le cas où celle-ci ne respecteraient pas ses obligations statutaires. La responsabilité délictuelle des associations étudiantes pourra être engagée si elles causent un dommage. La distribution de documents liés à l objet de l association qui s exerce dans les parcelles du domaine public dont l université est affectataire se réalise sous réserve des pouvoirs confiés au Président de l université dans le domaine du maintien de l ordre. 4. Engagement de l Université L université Paris-Sorbonne s engage à appliquer et à faire respecter la Charte pour la vie associative étudiante et à promouvoir les initiatives étudiantes. Elle s engage via ses structures internes à soutenir et à accompagner l engagement étudiant en mettant à disposition les moyens pour assurer la mise en œuvre des projets et garantir le dynamisme associatif étudiant. Article 5 - Dispositions générales 1. Principes de conduite Il est interdit d introduire et de consommer tout produit illicite ou alcoolisé, d introduire des armes ou des objets dangereux et de fumer dans l enceinte de l université (tous sites compris). Ces interdictions s'appliquent à tous les locaux et espaces à l'intérieur des bâtiments, qu'il s'agisse de bâtiments recevant du public ou non, et aux lieux affectés à un usage collectif et dans les locaux universitaires. S agissant des produits alcoolisés, des dérogations peuvent être accordées par le Président, sur demandes dûment justifiées, pour les événements organisés dans le cadre d une promotion ou d une animation. Les associations sont tenues de signaler tout événement pouvant avoir une incidence sur la sécurité. Le cas échéant, les associations s'engagent dans l'utilisation du local : - à avertir préalablement le pôle des systèmes d information de toute installation informatique sur le réseau de l'université. - à respecter les conditions d'utilisation des locaux définies par l'administration. - à disposer de toute police d'assurance nécessaire (assurance dommages aux biens et aux personnes). Tout manquement peut éventuellement engendrer la poursuite de leurs membres devant la commission de discipline. Adoptée par la CFVU du 25/09/2015 9

10 Les associations veilleront à limiter les nuisances sonores de façon à ne pas gêner le fonctionnement normal de l'université. A défaut, les agents de sûreté ou de sécurité pourront prendre toute mesure susceptible de faire cesser la cause génératrice de trouble, voire faire évacuer les locaux. 2. Communication et diffusion de l information Le Pôle de la Vie Etudiante assurera la mise à jour sur le site WEB de l université des coordonnées des associations déclarées, selon la procédure énoncée dans la présente Charte. Les associations peuvent transmettre au Pôle de la Vie Etudiante leurs documents de communication pour diffusion sur les supports de communication de l université. Le droit d affichage est strictement limité aux panneaux prévus à cet effet suivant les dispositions en vigueur. Tout support de communication, qui comporterait un caractère discriminatoire, racial ou sexiste, ou une incitation à la consommation d'alcool est interdit. Le support incriminé est retiré sur décision du Président de l'université. Le président de l association est responsable des affichages et des distributions réalisées par son association. Les affiches et les documents distribués doivent être directement liés à l objet. Le logo et autres sigles distinctifs de l'université sont la propriété exclusive de celle-ci. Leur utilisation par toute autre personne, notamment une association étudiante, est interdite sauf autorisation expresse du Président de l université. A Paris, le Le Président de l université Paris-Sorbonne Le Président de l association étudiante ou du syndicat étudiant Barthélémy JOBERT Adoptée par la CFVU du 25/09/

11 ANNEXES 1/ Modalités d organisation 2/ Fiche de renseignement Association Étudiante 3/ Demande de mise à disposition d un local associatif partagé (annuel) 4/ Demande d organisation d événements 5/ Demande de domiciliation (document type) Adoptée par la CFVU du 25/09/

12 Annexe 1 : Modalités d organisation Article 1 - La demande de domiciliation des associations étudiantes a) La demande Afin d effectuer cette demande de domiciliation, le Président de l association déposera, au bureau des initiatives étudiantes (PVE) qui en accusera réception, un dossier constitué des pièces suivantes dans un délai d un mois avant la déclaration en préfecture : - la fiche de demande de domiciliation complétée - une lettre de motivation de la demande de domiciliation adressée au Président de l université, - les statuts - la copie de déclaration en Préfecture - les copies des cartes d étudiants de l année en cours des membres du bureau Le bureau des initiatives étudiantes (PVE) informera le Président de l association de la décision de l université concernant sa demande. b) Modalités d accès au courrier Dans le cas où une association est autorisée à se domicilier à l université Paris-Sorbonne, son Président devra, après les démarches officielles (Préfecture, INSEE), transmettre au bureau des initiatives étudiantes (PVE), les pièces suivantes : - Récépissé de la déclaration en préfecture ou copie de la publication au Journal Officiel de l Association, le numéro de SIRET - la fiche de présentation de l'association dûment complétée indiquant aussi les objectifs poursuivis, les projets pour l année universitaire (voir annexe 2). L'Association, si elle est d ordre non-syndical, pourra disposer d'un accès à un casier servant de boîte aux lettres (au bureau des initiatives étudiantes et / ou aux permanences Vie Étudiante sur les sites concernés). Un arrêté de domiciliation sera établi par le Service des Affaires Juridiques et Institutionnelles (SAJI) et dûment notifié. Le bureau des initiatives étudiantes se chargera d en informer le service courrier de l'université et le site concerné. Adoptée par la CFVU du 25/09/

13 Article 2 - Financement des associations Le volet «Aide aux projets étudiants» du FSDIE, destiné à soutenir des projets qui contribuent au développement et au rayonnement de la vie étudiante, fait l objet d une procédure d attribution en commission FSDIE. Celle-ci se réunit au moins trois fois par an, suite à un appel à projet diffusé sur le site internet de l université ainsi que par voie d affichage. Les activités proposées doivent être conformes au règlement intérieur du FSDIE. En cas d obtention d une subvention, celle-ci est enregistrée dans les comptes de l association au titre de ses ressources. Les auteurs de projet s engagent à fournir un compte rendu de leur action et un bilan financier dans les six mois qui suivent la réalisation du projet. En cas d utilisation frauduleuse de la subvention, une demande de remboursement de la somme versée sera adressée à l association. Par ailleurs, il est interdit pour toute association bénéficiaire de reverser tout ou partie d une subvention à d autres associations, sociétés, collectivités privées ou œuvres, sauf accord formel préalable de l université. Article 3 - Hébergement des associations étudiantes a) Mise à disposition d un local partagé Dans l hypothèse où l association étudiante obtient une réponse favorable à sa demande, une convention spéciale d accès aux locaux est signée entre le Président de l'université et l'association, qui précise les modalités et les conditions d hébergement dans les locaux de l université. Un état des lieux et un inventaire du mobilier et du matériel mis à disposition de l association seront effectués lors de l attribution et de la restitution des locaux. Ils seront signés du président de l association et de l administrateur du site. Les modalités de remise des clés des locaux seront précisées lors de l état des lieux d attribution. Les associations étudiantes qui disposent d un local peuvent avoir, sous réserve de la disponibilité du matériel, accès aux moyens informatiques proposés par le Pôle Informatique. L association devra au préalable avoir signé la charte Informatique de l'université Paris- Sorbonne. A la fin de chaque année universitaire, une vérification de l état des locaux mis à disposition sera effectuée par le Pôle patrimoine de l'université. Si des travaux de remise aux normes s'avèrent nécessaires, ils devront être réalisés. Dans ce cas et si nécessaire, l'université Paris- Sorbonne se réserve le droit de fermer le local pour y effectuer les travaux. Les associations étudiantes doivent souscrire une assurance couvrant les risques en responsabilité civile, et contre le vol et l incendie, l université déclinant toute responsabilité en la matière. Les modalités d accès aux locaux associatifs relèvent du règlement du site concerné. Les utilisateurs des locaux associatifs doivent se plier aux mêmes règles que les personnels du site pour ce qui concerne les jours et heures d ouvertures. Adoptée par la CFVU du 25/09/

14 Toute utilisation contrevenant au règlement intérieur de l université Paris-Sorbonne ou au respect de l ordre public peut donner lieu à la déchéance de la domiciliation administrative ainsi qu à la fin d accès au local mis à disposition. Les associations étudiantes sont tenues de maintenir les locaux qui leur sont prêtés en état de salubrité. Les occupants des locaux associatifs doivent respecter et faire respecter les règles d hygiène et de sécurité de l université. Ils sont tous responsables de leur application (ex : fermeture des portes et fenêtres, consignes d évacuation du bâtiment, maintien en place des extincteurs). L'association étudiante, soumise au contrôle de ses comptes du fait de sa domiciliation, ne peut avoir, au profit des tiers, des activités purement commerciales. Nulle association domiciliée à l université ne peut héberger une autre association, sauf autorisation. b) Conditions du maintien de la mise à disposition d un local Les associations étudiantes bénéficiant d'un local partagé répondent de leur activité et engagement au sein de l'université auprès du bureau des initiatives étudiantes. La mise à disposition est revue annuellement. L'engagement de chaque association étudiante est apprécié, notamment, selon différents critères : - Si elle dispose d élus : sur le nombre d'élus qu'elle compte parmi les conseils d'ufr ou d'institut, ou parmi les conseils centraux de l'université. - Si elle ne compte pas d'élus parmi ses membres : l'activité de l'association est appréciée sur son compte rendu annuel. Toute dégradation des locaux ou du mobilier entraînera d office la restitution du local mis à disposition et le coût des réparations sera à la charge de l association. Le remplacement du mobilier endommagé sera supporté par l association. c) Équipement du local partagé attribué Les locaux sont équipés par l université. Cet équipement comprend : - le mobilier, - un ou plusieurs postes de travail informatique avec un accès Wi-Fi peut être mis à disposition des associations, dans la mesure des équipements existants. Les locaux et le matériel restent la propriété de l université et ne doivent subir aucune dégradation ni transformation. Le président de l association s engage en signant la «Charte informatique» à garantir le bon usage du matériel prêté. Adoptée par la CFVU du 25/09/