VÉRIFICATION DU PROGRAMME DE SÉCURITÉ ET DE SANTÉ AU TRAVAIL

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1 VÉRIFICATION DU PROGRAMME DE SÉCURITÉ ET DE SANTÉ AU TRAVAIL Direction de la vérification interne Version finale août 2006

2 TABLE DES MATIÈRES PAGE SOMMAIRE i 1. INTRODUCTION Contexte Objectifs et portée de la vérification Approche et méthodologie de la vérification 4 2. CONTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA VÉRIFICATION Cadre de gestion Politiques Rôles et responsabilités Ressources Renseignements sur la SST requis pour gérer le programme Composantes requises du Programme de sécurité et de santé au travail Matériel et équipement de sécurité Comités de SST Documents requis Premiers soins, matériel dangereux et inspections Déclaration des situations comportant des risques Formation en matière de sécurité et de santé au travail Formation Promotion d un milieu de travail sain Séances d orientation sur la sécurité Surveillance du Programme de sécurité et de santé au travail Suivi du rapport Surveillance globale CONCLUSIONS PLAN D ACTION DE GESTION 29 Annexe A Objectifs et critères Annexe B Établissements visités

3 SOMMAIRE La vérification du Programme de sécurité et de santé au travail (SST) a été effectuée dans le cadre du calendrier d activités de la direction de la vérification interne du Service correctionnel du Canada (SCC) de La phase de vérification a été réalisée au cours des mois de janvier et de février 2006, période au cours de laquelle l équipe de vérification a visité quinze unités (8 établissements y compris deux établissements pour délinquantes, 4 bureaux de libération conditionnelle et 3 bureaux d administration régionale). Voici les objectifs qui ont été établis pour la vérification. Évaluer la mesure dans laquelle il y a un cadre de gestion adéquat pour appuyer les exigences législatives et les exigences visant les organismes centraux relatives à la gestion du Programme de sécurité et de santé au travail. Vérifier si les composantes obligatoires du Programme de SST sont en place et respectées conformément à la loi et aux politiques. Évaluer la mesure dans laquelle le SCC s acquitte de ses responsabilités en matière de formation et d échange d information pour veiller à la sécurité et à la santé au travail. Évaluer la surveillance générale du Programme de SST et ses résultats. Afin d évaluer les objectifs ci-dessus, l équipe de vérification a examiné les contrôles en place pour répondre aux attentes de la Directive du commissaire 254 portant sur le Programme de santé et de sécurité au travail et des Lignes directrices s y rattachant, lesquelles incorporent certaines des exigences établies dans les documents suivants : le Code canadien du travail, Partie II; le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail; la Politique du Conseil du Trésor sur la Sécurité et la santé au travail. CONCLUSIONS Selon les résultats de la vérification, de nombreuses pratiques exemplaires ont été cernées, et certains établissements ont des programmes de SST relativement solides, notamment l Établissement de Bowden, l Établissement Grand Valley pour femmes et l Établissement Ferndale; il y aurait toutefois lieu d apporter un certain nombre d améliorations au Programme de SST du SCC. Cadre de gestion Malgré que certains éléments du cadre de gestion soient en place, l équipe de vérification en a conclu que certains aspects importants doivent toujours être élaborés i

4 et mis en œuvre. Nous avons constaté que la Directive du commissaire 254 et les Lignes directrices constituent une politique qui satisfait aux exigences législatives et aux exigences des organismes centraux. Il y aurait lieu de clarifier certains points. Les rôles et les responsabilités du Programme de SST à l échelon national et régional sont bien définis, mais bien qu'il y ait un besoin d'établir un processus pour le report de performance du Programme de SST au Comité de direction. Nous avons remarqué que la gamme des fonctions du Programme de SST aux établissements et dans les bureaux de libération conditionnelle n est pas suffisamment définie dans les politiques ou la documentation locales pour assurer que l ensemble des tâches sont attribuées et comprises. Des lacunes sur le plan de l exécution des fonctions reliées à la SST relevées en raison de la non-attribution des tâches pourraient entraîner de graves blessures chez le personnel. Sans connaître l affectation bien précise des fonds utilisés par les unités opérationnelles pour mettre en oeuvre les exigences du Programme de SST et surveiller les dépenses, et sans établir une série d indicateurs du rendement, il est impossible de mesurer efficacement le rendement du Programme de SST. Composantes requises du Programme de sécurité et de santé au travail Nous avons conclu que, même si les diverses composantes du Programme de SST sont opérationnelles au SCC, il n y a pas de documentation permettant de vérifier si l ensemble des exigences de la loi et des politiques est respecté. Exception faite du Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail, on n a décelé aucune constance selon laquelle des éléments du Programme de SST manquaient systématiquement. Nous avons plutôt trouvé une série de différents problèmes de conformité dont la plupart était de taille mineure. Pris ensemble, ils rendent difficile la tâche de démontrer que le SCC fait preuve de diligence raisonnable. Il est essentiel que le SCC reconnaisse davantage la nature conjointe et patronale-syndicale des responsabilités s il veut montrer qu il respecte l esprit du Code canadien du travail, Partie II. Nous nous préoccupons du fait que dans un certain nombre d unités opérationnelles, l élément responsabilité employeur-employé du Programme de SST ne semble pas être respecté. Formation en matière de sécurité et de santé au travail Dans l ensemble, le SCC satisfait à ces exigences en matière de formation. Les travaux présentement en cours pour normaliser la formation sur la SST constituent une étape importante visant à assurer que tous les gestionnaires comprennent leurs obligations en matière de diligence raisonnable et que les membres du comité mixte de la sécurité et de la santé au travail (CMSST) comprennent de façon intégrale leurs fonctions et leurs pouvoirs. ii

5 À l échelon local, l équipe de vérification en est arrivée à la conclusion qu il est probable que la promotion des questions de santé et de sécurité ne sera pas assurée sans l affectation spéciale de ressources à la SST. Surveillance du Programme de sécurité et de santé au travail Les sous-commissaires régionaux doivent s acquitter de leurs responsabilités et de leur obligation de rendre compte en ce qui concerne la surveillance de la conformité des unités opérationnelles à l ensemble des activités de SST, particulièrement dans les secteurs à risque potentiellement plus élevé comme le matériel de protection respiratoire. De plus, le fait d accorder une attention plus minutieuse aux résultats de l application de l Outil de surveillance de la gestion permettrait d assurer que l on donne suite aux éléments auparavant cernés comme étant non conformes, comme le Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail, et qu on les rectifie. En outre, le fait d accroître la participation du directeur d établissement et du directeur de district aux réunions des comités mixtes de la sécurité et de la santé au travail en lui confiant le rôle de coprésident représentant la direction, ou, pour le moins, lui faire signer le procès-verbal pour indiquer qu il a été lu, permettrait d assurer la réalisation des mesures de suivi. Il y aurait lieu de renforcer l importance pour les gestionnaires de respecter leurs obligations afin d assurer la mise en œuvre de tous les éléments du Programme de SST, conformément à la loi et à la politique, et d en être tenus responsables. L équipe de vérification estime qu une plus grande surveillance et suivi des activités de SST au niveau national et régional aideront à atteindre cet objectif. Des recommandations ont été formulées afin d adresser les questions soulevées dans ce rapport. Dans l ensemb.e, la gestion est d'accord avec les constatations et les recommandations. Un plan d action de la gestion a été complété et se retrouve à la section 4. iii

6 1. INTRODUCTION Une vérification du Programme de sécurité et de santé au travail (SST) du Service correctionnel Canada (SCC) a été effectuée dans le cadre du calendrier de la vérification interne de En vertu de son Programme de SST, le SCC a fait la promulgation de la Directive du commissaire 254, Programmes de santé et sécurité au travail et de retour au travail ainsi que les Lignes directrices s y rattachant, lesquelles reflètent les documents suivants : le Code canadien du travail, Partie II; le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail; la Politique du Conseil du Trésor sur la Sécurité et la santé au travail. Comme il est précisé dans la Directive du commissaire 254, la SST a pour objet de favoriser la création et le maintien de conditions de travail saines et sûres afin de prévenir les blessures et les maladies professionnelles chez les employés ou d en réduire la fréquence. 1.1 Contexte D importantes révisions apportées au Code canadien du travail, Partie II, sont entrées en vigueur en septembre 2000 et ont changé de façon fondamentale la manière dont la sécurité et la santé sont gérées dans la fonction publique. Les révisions sont axées sur la responsabilité interne conjointe. Les employés et leurs syndicats ont maintenant un rôle légiféré à jouer dans la détermination des risques pour la santé et la sécurité et dans l élaboration, la mise en œuvre et la surveillance de politiques, de programmes et d initiatives de sensibilisation visant à éliminer ou à atténuer ces risques. Les ministères et chacun des gestionnaires peuvent maintenant être tenus responsables de conditions de travail dangereuses. Parmi les conséquences prévues dans le Code canadien du travail, Partie II, pour les personnes qui contreviennent au Code, il convient de mentionner la possibilité d une amende importante ou d une peine d emprisonnement. Le Programme de SST est composé de plusieurs composantes au SCC : les comités en milieu de travail; les matériels et l équipement de sécurité; les inspections des lieux de travail; les enquêtes sur les accidents et autres événements dangereux; les traitements liés aux premiers soins et le nécessaire de premiers soins; la formation. Tout a long du présent rapport, le Programme de SST s entend de l ensemble de ces composantes. La proposition d entreprendre la vérification du Programme de SST reposait, en partie, sur les secteurs non conformes relevés pendant l application de l Outil de surveillance de la gestion, processus exécuté en avril 2005 et en avril Voici certaines des lacunes relevées, en l occurrence : l inspection des unités opérationnelles n est pas conforme à la loi;

7 la formation en matière de SST et relative au Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) est inadéquate; l absence de trousses de premiers soins ou une faible quantité de fournitures dans celles-ci; les problèmes avec les matières dangereuses utilisées au travail. Responsabilités reliées au Programme de SST (telles que décrites dans la Directive du commissaire 254 et les Lignes directrices s y rattachant) AC (Secteur de la gestion des ressources humaines) Sous-commissaires régionaux Gestionnaires et superviseurs Élaborer des lignes directrices touchant des questions de SST et établir des normes de formation nationale en matière de SST; surveiller les coordonnateurs régionaux de la SST, les gestionnaires et les comités de SST et leur donner de l orientation. Assurer que les politiques régionales et locales pertinentes sont en place afin de permettre au SCR de s acquitter de leurs responsabilités; veiller à ce que des coordonnateurs régionaux soient nommés et se voient déléguer la responsabilité du Programme de SST au sein de la région; veiller à ce que tous les lieux de travail respectent les procédures en matière de rapport; veiller à ce que le personnel des lieux de travail reçoive une formation conforme aux exigences. Veiller à ce que toutes les activités soient entreprises de façon sécuritaire, y compris le fait d informer les employés des risques potentiels; administrer les premiers soins aux employés malades ou blessés; inspecter le matériel et les documents; enquêter sur les accidents et les incidents et en faire état aux autorités compétentes; observer les pratiques des employés et les conditions de travail, puis rectifier les pratiques dangereuses; et appliquer les règles et les procédures de

8 l organisation. Sous-commissaires régionaux, directeurs d établissement, directeurs de district et chefs de secteur Veiller à l'élaboration et au maintien d'un programme visant l'observation intégrale des lois et des politiques; mettre sur pied et appuyer des comités mixtes de la sécurité et de la santé au travail; s'assurer que les membres du personnel reçoivent l'équipement, les vêtements, les renseignements, les instructions, la formation et la surveillance voulus en matière de sécurité et de santé et les mettent à profit, et que les mesures d'urgence nécessaires soient prévues dans tous les établissements; veiller à ce que des coordonnateurs de la SST soient nommés au niveau de l'établissement, du district, de la région et de l'administration centrale. À des fins de l établissement du contexte, les tableaux ci-dessous présentent un sommaire des situations comportant des risques au SCC. Rapport d enquête de situation comportant des risques Accident invalidant (1) Décès Blessures légères Autres situations dangereuses Total (1) Un accident invalidant empêche un employé de se présenter au travail ou d'accomplir efficacement toutes les tâches liées à son travail habituel. Les données reposent sur des renseignements signalés par les régions. Congés pour accident du travail Congés pris en raison d un accident ou d une blessure survenu(e) au travail une fois que l autorité responsable de l indemnisation des travailleurs a approuvé la demande. Données établies selon une journée de travail de 7,5 heures Du au Du au Total Renseignements tirés du SGRH

9 1.2 Objectifs et portée de la vérification Voici les objectifs bien précis qui ont été établis pour la vérification. 1. Évaluer la mesure dans laquelle il y a un cadre de gestion adéquat pour appuyer les exigences législatives et les exigences des organismes centraux relatives à la gestion du Programme de la sécurité et de santé au travail. 2. Vérifier si les composantes obligatoires du Programme de SST sont en place et respectées conformément à la loi et aux politiques. 3. Évaluer la mesure dans laquelle le SCC s acquitte de ses responsabilités en matière de formation et d échange d information afin d assurer un milieu de travail sain et sécure. 4. Évaluer la surveillance générale du Programme de SST et ses résultats. Les critères bien précis associés à chacun de ces objectifs figurent à l Annexe A. La vérification était de portée nationale et comprenait 15 (quinze) unités opérationnelles au sein des cinq régions. Un agencement d établissements à sécurité maximale, à sécurité moyenne et à sécurité minimale (y compris deux établissements pour femmes) ont été visités, ainsi que deux bureaux de libération conditionnelle et des bureaux d administration régionale (voir la liste des régions et unités visitées à l Annexe B). La phase de vérification a été effectuée au cours des mois de janvier et de février Le choix des unités a été effectué en fonction d un certain nombre de facteurs, comme un nombre approprié de niveaux de sécurité et un nombre égal d unités par région; il faillait tenir compte également des unités opérationnelles faisaient l objet d autres vérification au même moment que la vérification du Programme de SST. La portée de la vérification excluait un examen des pratiques dans la collectivité qui ont été amorcées par le truchement d une série de bulletins sur la gestion des cas en octobre 2004 à la suite du meurtre d un agent de libération conditionnelle cette année-là. 1.3 Approche et méthodologie de vérification La vérification consistait en l examen de dossiers, et en des entrevues et l observation directe par le truchement d inspections au cours des unités opérationnels. Parmi les documents examinés au cours de la vérification, il convient de mentionner les suivants : les rapports sur les accidents et les situations comportant des risques; les Ordres permanents reliés à la SST; les plans d urgence; le procès-verbaux des réunions sur la SST de 2005; les dossiers sur la formation; les dossiers sur les premiers soins;

10 les rapports d inspection du matériel de l année antérieure; les descriptions de postes; les examens du rendement; les dossiers sur l orientation en matière de sécurité du personnel et des détenus. Chaque équipe de vérification est composée de membres de la direction de la vérification, ainsi que de membres du personnel du SCC ayant une vaste connaissance de la SST. Les spécialistes en SST ont été choisis d une façon qui permettait d assurer qu ils ne participeraient pas à l examen intégral effectué dans leur propre région. Une fois la vérification terminée à chacune des unités, les constatations préliminaires ont fait l objet d une discussion par la haute direction. Des séances d information ont également été tenues avec les sous-commissaires régionaux ou leurs représentants désignés. De plus, les constatations préliminaires ont été abordées avec la haute direction du Secteur de la gestion des ressources humaines de l AC. D autres réunions ont été tenues avec le Comité de la sécurité et de la santé au travail, et les représentants de la direction et des syndicats y ont participé. 2. CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA VÉRIFICATION 2.1 Cadre de gestion Objectif 1 : Évaluer la mesure dans laquelle il y a un cadre de gestion adéquat pour appuyer les exigences législatives et les exigences visant les organismes centraux relatives à la gestion du Programme de sécurité et de santé au travail. L équipe de vérification s attendait à trouver en place et en état de fonctionnement, comme il se doit, un cadre de gestion qui comprenait les éléments suivants : une politique du SCC pour guider le personnel aux échelons national, régional et local dans la mise en oeuvre de la SST; des rôles et des responsabilités clairement définis et compris pour la gestion de la SST; et des ressources consacrées au Programme de la SST Politiques Constatation : Même si le SCC a en place une politique nationale globale décrivant les exigences du Programme de SST, il y a des secteurs où il y aurait lieu d apporter des améliorations.

11 i. Directives du commissaire Le SCC a promulgué une politique sur la sécurité et la santé au travail, la Directive du commissaire 254, et les lignes directrices s y rattachant, en juin Un examen des documents, et les observations sur les unités opérationnelles visitées, indiquent que la politique du SCC reflète adéquatement les exigences de la loi. Au cours de la vérification, nous avons cerné quelques ajouts et révisions potentiels à apporter à la Directive du commissaire, lesquelles sont abordées tout au long du présent rapport, y compris : la détermination du personnel devant recevoir de la formation sur le SIMDUT; la fréquence requise des inspections des lieux de travail; les exigences bien précises du SCC en ce qui concerne les évaluations de l état de santé; la nécessité de prévoir des programmes de SST écrits (p. ex., la sécurité en espace clos et les dispositifs de protection contre les chutes) indiquant que le CMSST a participé à l élaboration des programmes en question; la nomination du directeur d établissement ou du directeur de district, ou un remplaçant, à titre de coprésident représentant la direction du Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail ou, comme solution de rechange, une exigence selon laquelle les procès-verbaux doivent être signés pour indiquer s ils ont été lus. Nous avons été informés que la politique sur la SST est en voie de révision. Cette révision pourrait fournir l occasion de clarifier les secteurs, comme il est souligné ci-dessus. ii. Ordre permanents La politique sur la SST du SCC stipule que les sous-commissaires régionaux doivent veiller à ce que des instructions régionales et des ordres permanents appropriés permettent d'assumer les responsabilités attribuées dans la présente politique et les lignes directrices et normes connexes. On entend par ordres permanents des politiques de niveau local propres à un établissement et approuvées par le directeur d établissement. Les ordres permanents en vigueur dans les établissements que nous avons visités n étaient pas uniformes sur le plan du contenu et ne reflétaient pas le Programme de SST intégral ni ses exigences. Trois des quatre bureaux dans la collectivité visités n avaient pas de documents décrivant les diverses responsabilités du Programme de SST sur place. Après les visites, l équipe de vérification s est vue remettre un exemplaire de la version révisée des lignes directrices du Commissaire L exigence de prévoir un ordre permanent a été retirée et remplacée par une phrase indiquant qu il faut prévoir des instructions pour le respect des responsabilités. Le libellé proposé est suffisamment

12 général pour exiger que les établissements et les bureaux de libération conditionnelle prévoient des documents décrivant les responsabilités bien précises du Programme de SST Rôles et responsabilités Constatation : Les rôles et les responsabilités sont bien définis et compris à l échelon national; cependant, il n y a aucun processus en place à rendre compte sur la performance du Programme de SST au Comité de direction. i. À l échelon national Le Bureau de la première responsabilité (BPR) en ce qui concerne la SST correspond à la fonction de directeur du Bien-être de la main-d œuvre, qui fait partie de la Direction des relations de travail du Secteur de la gestion des ressources humaines à l AC. Il y a une division distincte entre l aspect humain de la SST (c.-à-d., les comités de SST, les Rapports d enquête de situation comportant des risques, les refus de travailler (article 128), les premiers soins, les inspections des lieux de travail, etc.) et l aspect équipement. Ces deux aspects se rangent dans des secteurs différents à l AC. Le chef de la Sécurité-incendie opérationnelle, un membre du Secteur des services corporatifs à l AC, est le spécialiste du domaine du matériel de sécurité. Selon les points de vue exprimés dans les bureaux régionaux et les établissements locaux, le personnel était fort satisfait du service et des conseils fournis par les deux personnes qui sont responsables de ces deux secteurs. Il est très clair, sur le terrain, quelle personne est spécialiste des différents éléments de la SST. La Directive du commissaire exige du comité de direction du SCC d'assurer la totale conformité à la Partie II du Code Canadien du Travail aussi bien que des règlements et des politiques sur la SST. Cependant, la vérification a constaté qu'il n'y avait aucun processus en place à rendre compte sur la performance du Programme de SST au Comité de direction. ii. À l échelon régional Constatation : À l échelon régional, le Programme de SST est géré différemment d une région à l autre. La Directive du commissaire sur la SST confie le gros de la responsabilité de la mise en oeuvre du Programme de SST aux sous-commissaires régionaux. La Directive du commissaire ne précise pas quelle direction ou quel service bien précis de l administration régionale sera responsable du Programme de SST. Nous avons constaté que toutes les régions sont dotées d un coordonnateur régional de la SST

13 mais le temps consacré à la fonction et le niveau de connaissances sur la matière varie d une région à l autre. iii. À l échelon local (établissements et bureaux de libération conditionnelle) Constatation : La gamme des responsabilités en matière de SST dans les établissements et les bureaux de libération conditionnelle n est pas toujours parfaitement comprise. Comme nous l avons indiqué auparavant, les responsabilités des directeurs d établissement, des directeurs de district et des gestionnaires en ce qui concerne le Programme de SST sont définies dans la Directive du commissaire sur la SST. Cependant, dans bon nombre d unités opérationnelles locales, la vaste gamme des responsabilités reliées au Programme de SST ne semblait pas toujours attribuée de façon intégrale, voire même comprise. Dans de nombreuses unités, l emphase était placée sur la tenue de réunions mensuelles du Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail. Selon les descriptions de tâches que nous avons passé en revue, la responsabilité globale du Programme de SST aux établissements relève du directeur adjoint des Services de gestion. Les fonctions de SST de la description de tâches en question sont générales et décrites à l aide de mots comme les suivants : responsable de la gestion globale du Programme de SST. Nous n avons pas trouvé de documents qui attribuent les responsabilités reliées aux composantes variées et aux composantes et bien précises de la SST qui suivent : le coordonnateur du matériel de protection respiratoire; le programme de sécurité en espace clos; le programme de protection contre les chutes; les fiches signalétiques (FS); la surveillance de l approvisionnement des trousses de premiers soins; le prélèvement et l examen des Rapports d enquête de situation comportant des risques (formulaire 1070); l introduction des données des formulaires 1070 dans le Module sur la santé et la sécurité au travail du système PeopleSoft; la surveillance de la mise en oeuvre et de la documentation de l orientation en matière de SST du nouveau personnel des différentes unités opérationnelles; la surveillance de la réalisation de travaux visant à éliminer les risques cernés au cours des inspections des lieux de travail; la surveillance de la réalisation des évaluations de la santé; la garantie de la mise à jour de la formation reliée à la SST. En raison de changements organisationnels survenus au SCC, le personnel responsable des fonctions liées au personnel ne se trouve plus à chacunes des unités. Certaines fonctions reliées à la SST auparavant assurées par le personnel n ont pas été

14 réattribuées. La responsabilité de la surveillance de la formation du personnel relève de l agent de formation du personnel qui, souvent, travaille dans un établissement ou un bureau différent. L équipe de vérification a constaté qu à un établissement, un coordonnateur de la SST à temps plein affecté exclusivement à la SST ne savait pas de façon précise qui, à l établissement, était responsable du matériel de protection respiratoire et de l inspection d autre matériel de protection. En Ontario en particulier, on nous a signalé que de nombreuses tâches n étaient pas entreprises, déléguées ou surveillées. On nous a précisé que le roulement continu enregistré pour le poste de directeur adjoint, Services de gestion, en était la cause. La responsabilité du Programme de SST dans les bureaux communautaires n était pas attribuée à un poste précis. L équipe de vérification a constaté qu elle était gérée de façon différente, soit par un gestionnaire, Services corporatifs, soit par un agent principal de libération conditionnelle ou par un directeur de district. Les conséquences liées à l omission de remplir certaines fonctions associées à la SST, particulièrement en ce qui concerne le matériel et les programmes de sécurité, pourraient entraîner des blessures et un décès possible chez le personnel. iv. Structure du Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail Constatation : Le coprésident représentant la direction des comités mixtes de sécurité et de santé au travail en établissement n exerce aucune autorité hiérarchique sur l ensemble des services de l établissement. La politique sur la SST du SCC renferme un mandat global pour le Comité national mixte de la sécurité et de la santé au travail, les comités régionaux mixtes de la sécurité et de la santé au travail, et les comités locaux mixtes de la sécurité et de la santé au travail. Nous avons constaté que selon la politique prévue pour les échelons national et régional, le coprésident représentant la direction est le chef de compétences ou son représentant. Au niveau de l établissement ou de la collectivité, les Lignes directrices suggèrent de nommer un directeur adjoint, Services de gestion, ou une personne dans un poste équivalent, pour faire fonction de coprésident représentant la direction. Le fait de plutôt nommer le directeur d établissement ou le directeur de district, ou leur représentant, à titre de coprésident représentant la direction serait conforme à la structure du Comité aux échelons national et régional et confierait l obligation de rendre compte au titulaire d un poste qui exerce une autorité hiérarchique sur toutes les directions d un établissement.

15 2.1.3 Ressources La DC 254 précise qu il incombe aux sous-commissaires régionaux de veiller à l'affectation des ressources nécessaires pour la gestion du Programme de sécurité et de santé au travail. Constatation : Le SCC ne prévoit pas de budget précis pour la SST aux échelons national, régional ou local, et il n existe aucune façon d assurer le suivi des dépenses au titre de la SST. i. Équivalent temps plein (ETP) Dans deux des huit établissements visités (Établissement de l Atlantique et Établissement Archambault), on relève un poste à temps plein consacré exclusivement à la SST. Dans d autres établissements, nombre des responsabilités liées à la SST incombent à l agent de protection de l environnement et de sécurité qui est responsable des questions d ordre environnemental, de la sécurité-incendie, ainsi que de la SST. En Ontario, les agents de protection de l environnement et de sécurité ont souvent deux établissements à desservir, de sorte que seulement environ 25 % de leur temps peut être affecté aux fonctions de SST. Dans les établissements n ayant ni coordonnateur de la SST, ni agent de protection de l environnement et de sécurité, les fonctions liées à la SST relèvent directement du directeur adjoint, Services de gestion. Dans les bureaux situés dans la collectivité, aucun ETP n est prévu pour un poste relié à la SST. Les responsabilités liées à la SST viennent s ajouter aux autres fonctions. Il est difficile pour la direction de faire preuve de diligence raisonnable sans qu une portion d un ETP soit affectée aux fonctions liées à la SST. ii. Dépenses de fonctionnement et d entretien (F et E) liées à la SST L équipe de vérification a été informée du fait que le SCC n a pas de budget affecté spécifiquement à la SST aux échelons national, régional ou local. Il est difficile de mesurer le niveau de responsabilisation et les résultats en raison de cette situation. Dans l ensemble, il semble que les fonds requis pour les articles reliés à la SST sont tirés des dépenses de F et E. Les ressources requises pour couvrir la formation permanente en matière de SST, laquelle relève des Normes nationales de formation du SCC, font partie des budgets prévus pour la formation du personnel. Les fonds requis pour couvrir le matériel ergonomique proviennent des budgets de chacun des gestionnaires Renseignements sur la SST requis pour gérer le Programme Constatation : Le SCC ne possède pas de série d indicateurs du rendement pour le Programme de SST.

16 Nous avons constaté que le SCC ne possède pas de série d indicateurs du rendement pour aider à signaler et à déterminer s il atteint ou non l objectif du Programme de SST. Les régions font parvenir à l AC sur une base annuelle de l information sur le nombre de décès, de blessures invalidantes, de blessures mineures et d autres situations comportant des risques reliés à des accidents du travail. Les renseignements sur les congés pris relativement aux blessures survenues au travail sont tirés du Système de gestion des ressources humaines. Ces deux systèmes fournissent des données brutes. L équipe de vérification fait remarquer que l information serait plus utile si elle pouvait être présentée sous forme d indicateurs et, à des fins de gestion, fixée comme point de référence selon des normes ou des niveaux de rendement attendus afin de déterminer si les niveaux enregistrés par le SCC sont acceptables ou non. Conclusion Même si une certaine partie du cadre de gestion est en place, nous en sommes arrivés à la conclusion que certains aspects doivent toujours être mis au point et mis en œuvre. Nous avons trouvé que la Directive du commissaire 254 et les Lignes directrices s y rattachant constituaient une politique globale qui satisfait aux exigences du Code canadien du travail, partie II, au Règlement s y rattachant et à la Politique du Conseil du Trésor en matière de SST. Il existe des zones d ambiguïté qu il y aurait lieu de clarifier lors de la révision en cours de la politique. Les rôles et les responsabilités du Programme de SST aux échelons national et régional sont bien définis, quoiqu il y aurait un besoin d établir un processus afin de rendre compte sur la performance du Programme de SST au Comité de direction. La vérification a permis de constater que la gamme des fonctions prévues pour le Programme de SST aux établissements et dans les bureaux de libération conditionnelle n est pas suffisamment décrite dans la politique ou la documentation locale pour assurer que toutes les tâches sont attribuées et comprises. Les lacunes sur le plan du rendement concernant les fonctions reliées à la SST pourraient donner lieu à une non-attribution qui pourrait se solder par de graves blessures chez le personnel. Sans affectation bien précise des fonds utilisés par les unités opérationnelles pour mettre en œuvre les exigences du Programme de SST, et pour surveiller les dépenses, et sans l établissement d une série d indicateurs du rendement, il est impossible de mesurer efficacement le rendement du Programme de SST. Recommandation 1. Que le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines : i. révise la Directive du commissaire 254 afin qu elle comprenne les questions discutées dans ce rapport et énumérées dans la section 2.1.1, ii. établisse un processus afin de rendre compte sur la performance du Programme de SST au Comité de direction.

17 Recommandation 2. Que les sous-commissaires régionaux : i. veillent à ce que des mesures soient prises dans les établissements et les bureaux de libération conditionnelle afin d inclure toutes les tâches et les responsabilités dans les documents stratégiques, les documents d orientation locaux et les descriptions de tâches, et à ce qu elles soient toutes attribuées; ii. conformément à la Directive du commissaire 254, veillent à ce qu un financement adéquat soit affecté au Programme de SST et à ce qu un processus soit en place pour rendre compte de ses activités liées à la SST et de ses résultats. Recommandation 3. Que le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, en collaboration avec le commissaire adjoint, Évaluation du rendement, établissent des indicateurs du rendement pour l évaluation du rendement du Programme de SST, lesquels pourraient faire partie des rapports sur l obligation de rendre compte à l AC. 2.2 Composantes requises du Programme de SST Objectif 2 : Vérifier si les composantes obligatoires du Programme de SST sont en place et respectées conformément à la loi et aux politiques. Le Code canadien du travail, Partie II, le Règlement s y rattachant et la Politique du Conseil du Trésor établissent des exigences bien précises pour la vaste gamme d activités qui composent le Programme de SST : le matériel de sécurité; l équipement; les comités de SST; la documentation; les inspections et l établissement de rapports Matériels de sécurité et équipement L équipe de vérification s attendait à ce que le matériel de sécurité et l équipement soient accessibles et utilisés conformément à la politique. Elle s attendait à trouver des programmes de sécurité en exploitation, notamment le programme de sécurité en espace clos et le programme de protection contre les chutes, et à constater qu ils avaient été bien documentés, qu ils décrivaient leurs divers éléments et qu ils avaient été élaborés conjointement avec les comités mixtes de SST. Selon le Code canadien du travail, Partie II, le comité d orientation «participe à l élaboration et au contrôle d application du programme de fourniture de matériel, d équipement, de dispositifs et de vêtements de protection personnelle et [ ] participe à l élaboration du programme». Constatation : Les éléments des programmes de protection respiratoire, de sécurité en espace clos et de protection contre les chutes ne sont pas tous en place dans les établissements.

18 i. Programme de protection respiratoire Le matériel respiratoire comprend les appareils respiratoires autonomes utilisés par les agents de correction et les infirmières désignées dans les établissements lorsqu ils interviennent en situation d urgence comme des incendies ou en cas d utilisation d agents chimiques. Le Règlement sur la SST exige que les dispositifs de protection respiratoire soient choisis, ajustés et entretenus selon les normes de la CSA. Dans plus d un des établissements visités, le Programme de protection respiratoire n est pas mis en œuvre selon les exigences établies. ii. Programme de sécurité en espace clos Les exigences minimales régissant un système en espace clos pour assurer la sécurité du personnel sont définies dans le Règlement et dans la Politique du Conseil du Trésor. Le système consiste en une série d éléments, y compris une évaluation des risques, des procédures pour entrer dans un espace clos, y séjourner et en sortir; de l équipement et des outils de protection, du matériel de sauvetage, un signal d avertissement pour les espaces clos, de la formation à jour, et un système de tenue de dossiers. De plus, il doit y avoir dans les unités une description écrite du programme selon laquelle le CMSST a participé à l élaboration du programme. Dans plusieurs des unités opérationnelles, il n y avait pas d indication selon laquelle le Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail avait participé à l élaboration du programme. Il y aurait lieu de prévoir de la formation dans trois unités où le personnel du SCC est tenu d entrer dans des espaces clos. Depuis la vérification, une initiative de formation du formateur a été entreprise en Ontario afin d assurer que la formation sur les espaces clos est offerte à chacun des établissements de la région. L Établissement de Bowden dans la région des Prairies avait en place tous les éléments du Programme de la sécurité en espace clos. iii Programme de protection contre les chutes Un système de protection contre les chutes constitue une exigence visant à protéger contre les blessures attribuables aux chutes les employés qui doivent travailler sur des toits, des échafaudages ou des échelles dans certaines conditions. Un système de protection contre les chutes comprend des dispositifs protecteurs de soutien, de la formation, et un système de tenue de dossiers. Dans deux unités, la formation sur la protection contre les chutes doit être achevée ou mise à jour. À d autres endroits, la description du programme en était au stade d ébauche, attendant l approbation du ministère des Ressources humaines et du Développement social, l examen des sous-commissaires régionaux ou encore une indication que le Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail avait participé à l élaboration du programme en question. La tenue des dossiers ne constituait un

19 problème que dans une des unités examinées. Le matériel était disponible dans toutes les unités visitées. iv. Verrouillage et étiquetage d interdiction Un système de verrouillage et d étiquetage d interdiction assure le contrôle sécuritaire de l électricité par le truchement du verrouillage et de l étiquetage d interdiction du matériel et des appareils pendant les réparations ou l entretien. C est-à-dire qu un système ou un appareil est rendu inopérant et ainsi étiqueté jusqu à ce que la personne effectuant le travail ait terminé. Cette pratique est rigoureusement réglementée par le Code canadien du travail, Partie II. Les vérificateurs ont constaté que le programme de verrouillage et d étiquetage d interdiction fonctionnait conformément aux exigences établies dans toutes les unités examinées Comités de SST L équipe de vérification s attendait à ce qu il y ait en place des comités de SST comme l exige le Code canadien du travail, Partie II. Là où il y a 20 employés ou plus, il est obligatoire d établir un comité de santé et de sécurité au travail. Le Code canadien du travail prévoit des exigences bien précises en ce qui concerne la composition du comité, le nombre de présidents, la fréquence des réunions et les responsabilités. Constatation : Il y a des comités de SST aux trois échelons et à presque toutes les unités opérationnelles visitées, quoiqu ils ne respectent pas toujours les exigences du Code et de la politique. Exception faite du bureau satellite à l administration régionale de la région de l Atlantique, les quinze unités visitées avaient un comité de SST, et tous ces comités étaient composés de l agencement approprié de représentants de la direction et des employés. Dans les bureaux situés dans la collectivité où il faut tenir neuf réunions par année, la moitié des quatre unités visitées ne s étaient pas conformées à cette exigence. Pour ce qui est des réunions du Comité régional mixte de la sécurité et de la santé au travail, la DC exige la tenue de réunions trimestrielles. Seulement deux des cinq régions respectaient cette exigence Documents requis L équipe de vérification s attendait à ce que tous les employés aient accès au Code canadien du travail, Partie II, et à la Politique sur la SST. Constatation : Les documents requis sur la SST sont mis à la disposition du personnel.

20 L équipe de vérification a constaté que le Code canadien du travail, Partie II, et la DC 254 du SCC étaient affichés sur un babillard ou mis à la disposition du personnel par le truchement de l Intranet du SCC. Dans ce dernier cas, une note avait été affichée sur le babillard indiquant aux employés où trouver les documents sur l Intranet Premiers soins, matériel dangereux et inspections Les vérificateurs s attendaient à constater que les exigences de la politique ayant trait aux premiers soins, aux matériels dangereux et aux inspections étaient respectées. i. Premiers soins Constatation : La responsabilité de l approvisionnement des trousses de premiers soins doit être attribuée, et la consignation des premiers soins prodigués doit être améliorée. Le Règlement précise le type de trousses de premiers soins en fonction du nombre d employés et donne une liste de ce que les diverses trousses doivent contenir. Les vérificateurs ont constaté que les trousses de premiers soins étaient accessibles, comme il se doit, mais elles ne contenaient pas toutes les fournitures requises et il y a avait des cas où le contenu de certaines des fournitures était venu à échéance. La question de la responsabilité de l approvisionnement des trousses de premiers soins aux établissements constitue un point de litige dans un certain nombre d unités. Le Règlement exige aussi que si des premiers soins soient prodigués avec des fournitures de la trousse, il faut consigner dans un registre tenu dans la trousse la date et une courte description des soins. La personne qui utilise les fournitures est tenue de signer l entrée. À neuf des quinze unités visitées, il n y avait pas de documentation sur l administration de premiers soins avec des fournitures de la trousse. Advenant une cause en responsabilité, il est essentiel de prévoir un moyen de retracer l incident. ii. Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) Constatation : Le SIMDUT continue de constituer un point de non-conformité. Les fournisseurs de matières dangereuses sont tenus de donner de l information sur le contenu des matières en utilisant des critères normalisés, et ce, par le truchement des fiches signalétiques. Les fiches doivent être aisément accessibles par les employés et doivent contenir des données à jour (remontant à au plus trois ans). La tenue à jour des fiches constituait un point de non-conformité au SCC, comme il avait auparavant été mis en évidence par l application de l Outil de surveillance de la gestion en 2004 et en L équipe de vérification a remarqué qu il continue de s agir d un secteur de non-conformité. La moitié des établissements ne tiennent pas de fiches

21 signalétiques de la façon requise, c est-à-dire que des données périmées se trouvent toujours dans les cartables et que, dans plusieurs unités, les cartables ne sont pas gardés près des produits utilisés. Il s agit d une condition nécessaire afin d assurer que l information sur la nature du produit peut-être aisément consultée et peut être transmise au personnel médical en cas de situation d urgence. Trois des huit établissements n avaient pas de signalisation adéquate pour prévenir de la présence d une substance dangereuse, comme l exige le Code canadien du travail, Partie II. De plus, les vérificateurs ont observé à de nombreux endroits que des matières dangereuses, qui avaient été transférées dans des récipients plus petits afin d en faciliter l utilisation, ne portaient pas les étiquettes requises. Dans la plupart des cas, le nom du produit figurait sur la bouteille, mais le contenu et les renseignements sur les dangers n étaient pas indiqués. Sur une note plus positive, les vérificateurs ont remarqué que les contenants en vrac de matières dangereuses étaient entreposés dans des conteneurs qui portaient les marques requises dans six des huit établissements visités. iii. Inspections Constatation : Des inspections sont effectivement tenues; cependant, il règne une certaine confusion dans les unités opérationnelles en raison de l ambiguïté dans la DC concernant la fréquence des inspections. i. Inspections du matériel Le matériel comme les chaudières, les appareils à pression et les appareils élévateurs dans les établissements est inspecté par un personnel compétent, selon la fréquence établie dans le Règlement. ii. Inspections des lieux de travail Les inspections des lieux de travail permettent de relever les dangers potentiels comme des boîtes empilées trop haut, des unités d étagères non fixées aux murs, des rampes d escalier manquantes, des allées obstruées, du matériel insalubre (c.-à-d., éviers et salles de bain), des sorties de secours obstruées, des évents obstrués, etc. Selon le Code canadien du travail, Partie II, un comité local «inspecte chaque mois tout ou partie du lieu de travail, de façon que celui-ci soit inspecté au complet au moins une fois par année». Les vérificateurs ont remarqué que cet article du Code canadien du travail, Partie II, est assujetti à diverses interprétations. Toutes les unités visitées effectuaient certaines inspections des lieux de travail, mais dans environ la moitié des cas, les inspections ne se faisaient pas sur une base

22 mensuelle ou ne couvraient pas tous les secteurs des bureaux ou des établissements au cours de l année. Dans certaines unités, les inspections étaient regroupées et l on y faisait des inspections massives quelque fois par année. Une part de cette incertitude ou de cette confusion tient au libellé de la DC 254-1, à savoir : «Les CMSST doivent effectuer chaque année une inspection complète de chaque lieu de travail. Des inspections mensuelles d'endroits différents sont recommandées afin de répartir la tâche». Les révisions à la DC 254, comme elles sont abordées dans la section 2.1.1, devraient permettre de clarifier les divergences. Les inspections des lieux de travail aux établissements doivent aussi comprendre le secteur de CORCAN. On ne procédait pas ainsi à l une des unités opérationnelles Déclaration des situations comportant des risques Les vérificateurs s attendaient à constater que les accidents font l objet d une enquête, qu ils sont consignés et qu ils font l objet d un suivi, comme l exige le Règlement et la politique. Constatation : On utilise le formulaire pertinent pour consigner les situations comportant des risques, mais certaines sections de ce formulaire sont incomplètes. Conformément aux exigences du Code canadien du travail, Partie II, dans tous les cas, quand survient un accident mettant en cause du personnel, les unités utilisaient le formulaire (1070) du ministère des Ressources humaines et du développement social. Cependant, l examen des rapports à cinq des quinze unités a révélé que l information fournie était incomplète. Parmi les types de renseignements manquants, il convient de mentionner les suivants : aucune date de l accident; aucune mesure corrective à prendre; et, à trois des endroits, l équipe de vérification a constaté que rien n indiquait si le rapport avait été transmis au Comité mixte de la sécurité et de la À l Établissement de l Atlantique, les fiches d inspection du lieu de travail font état de lacunes antérieures. Ces fiches permettent de vérifier si les travaux de suivi sont terminés. L Établissement de Collins Bay tenait dans les bureaux des gardiens des trousses d information renfermant l ensemble des formulaires et des instructions requis pour remplir les Rapports d accidents et d autres situations comportant des risques. santé au travail à des fins d observations, comme il se doit. Cette section n étant pas remplie, il est impossible de déterminer si on a suivi le processus pertinent qui consiste à avoir recours à un membre du Comité mixte de la sécurité et de la santé au travail au cours de l enquête. Comme nous en avons discuté plus tôt, la saisie de l information des formulaires 1070 dans le Système de gestion des ressources humaines est assurée, mais des lacunes ont cependant été relevées quand la tâche n a pas été attribuée à un poste bien précis.