La gestion intégrée à l ONEM. Sandra Van Neyen

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1 La gestion intégrée à l ONEM Sandra Van Neyen

2 Missions de l ONEM Procurer un revenu de remplacement & gérer l assurance chômage Chômage Prépension Interruption de carrière et crédit temps Activation des allocations Activation du comportement de recherche Contrôle Indemnisation des travailleurs licenciés en cas de fermeture d entreprises

3 Moyens de l ONEM (2010) Budget des missions 11,57 milliards EUR pour les allocations sociales 1,7 millions d allocataires sur base annuelle Budget de gestion 277 millions EUR dont 85% coûts du personnel (5270 collaborateurs)

4 Structure de l ONEM. Gent Administration centrale (Bruxelles) + Fonds de Fermeture des Entreprises 30 bureaux du chômage 560 agences locales pour l emploi

5 Une évolution continue Fin des années 80 : tableaux de pilotage et chiffres-clés 1990 : Zero Based Budgetting, radioscopie 1992 : étude et développement des tableaux de bord 1995 : mission - Change management team 1995 : calcul du prix de revient 1995 : Data Warehouse 1996 : planning stratégique formel 1997 : management cockpit 2000 : 1ère application du Common Assessment Framework 2002 : 1er contrat d administration 2002 : analyse des risques 2003 : gestion des connaissances 2009 : application du modèle EFQM

6 Le modèle de gestion intégrée MISSION - VISION Scanning de l'environnement - SWOT - Gestion des risques - EFQM Terrain - Benchmarking STRATÉGIE GESTION QUOTIDIENNE Tableaux de bord Calcul du prix de revient GESTION DU CHANGEMENT Projets stratégiques Plans d action annuels Reporting Feedback Comparaison contrat d administration

7 Mission ( ?) Une description idéalisée de la raison d être de l ONEM et de ses missions Nous voulons... Nous le faisons... Nous optons pour...

8 Mission volet 1 En Belgique, en tant que service public, assurer un revenu de remplacement en faveur des chômeurs involontaires et assimilés, en mettant en oeuvre les principes d'assurance et de solidarité, et ce dans un contexte européen. Nous voulons aussi préserver le lien contractuel entre l'employeur et le travailleur, notamment via le système de chômage temporaire et d interruption de carrière et, le cas échéant, le créer par l activation des allocations.

9 Mission volet 2 en statuant, à temps et correctement, sur le droit de l intéressé en activant le comportement de recherche d emploi en organisant et en promouvant les différentes formules d activation des allocations en vérifiant, à temps et correctement, les dépenses en prévenant et en combattant l'usage impropre et la fraude, en particulier la fraude organisée en conseillant les responsables de la gestion à propos de l'efficacité de la politique suivie ou prévue en informant, toutes les personnes concernées sur leurs droits et devoirs, le cas échéant en collaboration avec les organismes de paiement en optimalisant le service interne

10 Mission volet 3 Orientation client Transparence Valeurs Esprit d'équipe Responsabilité Equité Dynamisme

11 Le modèle de gestion intégrée MISSION - VISION Scanning de l'environnement - SWOT - Gestion des risques - EFQM Terrain - Benchmarking STRATÉGIE GESTION QUOTIDIENNE Tableaux de bord Calcul du prix de revient Reporting Feedback Comparaison contrat d administration

12 Tableaux de bord Instrument de suivi et de gestion des activités principales: Points de mesure définis pour chaque activité de base: indicateurs Suivi journalier des résultats dans les services Rapport mensuel sur les résultats atteints Confrontation mensuelle aux normes Ex. en décembre au moins 95% des dossiers admissibilité doivent être traités dans les 23 jours calendriers Evaluation et adaptation annuelle des indicateurs et des normes

13 Reporting Trois niveaux: niveau de l institution ONEM: situation des 30 bureaux chaque mois aperçu historique sur 25 mois rapport d exception: comparaison avec les normes niveau des bureaux: aperçu historique situation dans les services de support

14 Récolte des données tableaux de bord Automatisée Manuelle 3486 PC (1 LAN par B.C.) Encodage 99 % 1 % B u r e a u x d e c h ô m a g e Mainframe Serveurs bureautiques DATAWAREHOUSE MISUS LAN Output A d m i n i s t r a t i o n c e n t r a l e

15 Suivi des résultats Tableaux de bord Datawarehouse MISUS Management Information System for Unemployment Services Management Cockpit

16 Management Information System for Unemployment Services Disponible le 5e jour ouvrable du mois suivant

17 Management Cockpit Mur bleu Mur noir Mur rouge Balanced Scorecard Mur Blanc

18 Lay-out du cockpit MUR BLEU Résultats auprès des clients internes MUR NOIR Résultats auprès des clients externes MUR ROUGE Indicateurs d environnement MUR BLANC Planning et suivi stratégique

19 Management Cockpit Objectif: mettre à la disposition du management les informations stratégiques pour pouvoir prendre des décisions d une manière efficace Eléments clés: lieu unique, espace de réunion indicateurs et données clé(e)s informations sélectionnées et classées information détaillée à disposition accès direct au datawarehouse

20 Le modèle de gestion intégrée MISSION - VISION Scanning de l'environnement - SWOT - Gestion des risques - EFQM Terrain - Benchmarking STRATÉGIE GESTION QUOTIDIENNE Tableaux de bord Calcul du prix de revient Reporting Feedback Comparaison contrat d administration

21 Calcul du prix de revient Coûts répartis par Type (personnel, informatique, ) Lieu (administration centrale, bureaux du chômage, )! Enquête temps mensuelle Mission de base (missions financières, attribution du droit, contrôles, développement et gestion du système informatique, information, stratégie et gestion, missions spécifiques)

22 Calcul du prix de revient Lien avec les tableaux de bord input output (suivi du budget) (tableaux de bord) Frais de fonctionnement par mission Nombre d unités produites full-cost attestations = EURO nombre d attestations = Frais de fonctionnement par unité produite full-cost par attestation = / = 7,74 EURO input / output : = mesure d efficience = liaison entre information financière et opérationnelle

23 Le modèle de gestion intégrée MISSION - VISION Scanning de l'environnement - SWOT - Gestion des risques - EFQM Terrain - Benchmarking STRATÉGIE GESTION DU CHANGEMENT Projets stratégiques Plans d action annuels Reporting Feedback Comparaison contrat d administration

24 Projets stratégiques Des projets d amélioration nationaux pour l ONEM Projets annuels ou pluriannuels Gestion de projet Désignation des chefs de projet et du groupe de projet Rédaction de la charte + timing Validation par l administrateur général Rapport mensuel + suivi Change management team Evaluation intermédiaire et finale Communication Interne et externe

25 Charte de projet 1. Objectifs du projet 2. Documents et données à utiliser 3. Résultats attendus 4. Limitations internes (restrictions, limites) 5. Limitations externes 6. Liens avec d autres projets 7. Exigences auxquelles le résultat doit satisfaire 8. Planning et phases du projet 9. Moyens nécessaires 10. Plan de communication 11. Plan de formation 12. Gestion des risques liés au projet

26 Gantt-chart - exemple activiteit / activité 01/10 02/10 03/07 04/10 05/10 06/10 07/10 08/10 09/10 10/10 11/10 12/10 Approbation de la charte et du planning par le groupe Préanalyse des 5 formulaires (étude,sondage dans les services BC,test observation) synthese en analyse van de bevindingen Opmaak van een eerste aangepaste versie Mise en forme des formulaires Interne evaluatie van de nieuwe formulieren (test observation,avis des services concernés) Evaluation externe des nouveaux formulaires (avis cellule lisibilité IFA) Adaptation des formulaires+check-list Goedkeuring van de herziene formulieren door de Directie+ aanpassingen Validatie van de formulieren door RVA-top en het Beheer-comité Validation ministérielle Choix des formulaires à revoir en 2010 Communication des nouveaux formulaires/website Formula (art 49 BO/CA) Guido Van Oost en Annick Holderbeke Het verhogen van de leesbaarheid van formulieren/augmenter la lisibilité des formulaires timing vertraging zonder impact op einddatum retard sans impact sur la date finale vertraging met impact op einddatum retard avec impact sur la date finale gerealiseerd / réalisé geblokkeerd/bloqué

27 Rapportage Rapport mensuel: pour 25e jour du mois one sheet: état des lieux sur une page Gantt-chart: actualisation du planning initial Rapport oral périodique Evaluation intermédiaire Evaluation finale

28 Plans d action annuels (PAA) Projets d amélioration locaux (BC et directions) Objectifs annuels Volets obligatoires & libres Moyens propres Méthodologie SO SMART! Validation par le Change management team Evaluation intermédiaire et finale Communication Bonnes pratiques

29 Définition de la stratégie Respect du calendrier stratégique: Cycle stratégique Cycle budgétaire Cycle lié à l autonomie d administration Utilisation des différents instruments: Scanning de l environnement Gestion des risques: stratégiques et opérationnels Analyse SWOT EFQM Terrain (consultation du personnel et visites de travail) Benchmarking et benchlearning

30 Calendrier stratégique Contrôle budgétaire de l'année en cours Evaluation du contrat d'administration de l'année passée Vérification du plan d'administration avec les décisions du contrôle budgétaire Détermination des risques stratégiques les plus importants Grands projets pour l'année prochaine Introduction de la prévision pour l'année prochaine Evaluation intermédiaire pour les projets et les PAA Budget définitif pour l'année prochaine Evaluation des tableaux de bord de l'année en cours Nouveau profil générique de risques opérationnels 1/09 2/09 3/09 4/09 5/09 6/09 7/09 8/09 9/09 10/09 11/09 12/09 1/10 2/ Normes pour l'année prochaine 10 Plan stratégique pour l'année prochaine Plan d'administration pour l'année prochaine Evaluation finale des projets et des PAA Séminaire du printemps 10 Séminaire d'automne /10 4/10 5/10 6/10 7/10 8/10 9/10 10/10 11/10 12/10 1/11 2/ / Séminaire du printemps Séminaire d'automne 4/11 5/ /11 7/11 8/ / /11 11/ Séminaire du printemps Séminaire d'automne 12/11 09 cycle cycle cycle 2011

31 Séminaire stratégique de printemps Scanning de l environnement Evaluation annuelle du contrat d administration Grands projets des directions de support pour l année suivante Analyse des rsiques stratégiques Contexte budgétaire Choix des grands projets avec impact budgétaire + introduction de la préfiguration

32 Séminaire stratégique d automne Scanning de l environnement Résultats du contrôle budgétaire Evaluation des plans d action annuels et des projets Evaluation des résultats du contrat d administration et des tableaux de bord Planning des directions de support Résultats de la procédure de consultation Choix définitif des projets stratégiques

33 ???????? Questions