Pack Création. Auteur(s) : Jessica FRUCTUOSO. Relecture : Hachem TAHRI ASSANI Responsable Intégration

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1 Confédération Nationale des Junior -Entreprises 6, r u e d e s I m m e u b l e s Industriels P a r i s Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) contact@cnje.org Auteur(s) : Jessica FRUCTUOSO Relecture : Hachem TAHRI ASSANI Responsable Intégration Alexis TUTINO Chargé de mission Intégration Diffusion : Externe N SIRET : Code APE : 9499Z Page 1 sur 19

2 SOMMAIRE 1. Les Statuts Préambule Rédaction des statuts L assemblée générale constitutive Le Règlement Intérieur Préambule Rédaction La déclaration en préfecture Contenu du dossier de déclaration Déposer la déclaration Délivrance et conservation du récépissé Publication au J.O.A.F.E (Journal Officiel des Associations et Fondations d Entreprises) Le coût Suite de la déclaration Compléments Le Cahier d Association Le Dossier de Suivi Administratif L immatriculation de l association Cas n 1 : Vous n avez aucun des 4 numéros (SIREN, APE, TVA, URSSAF) Cas n 2 : Vous n avez pas tous les numéros Page 2 sur 19

3 Cher futur Junior-Entrepreneur, Dans ce dossier tu trouveras toutes les informations nécessaires pour la création d une association. Si des questions subsistent, le Pôle Intégration de la CNJE se fera un plaisir de t aider (à l adresse rejoindre@cnje.org). Page 3 sur 19

4 1. Les Statuts 1.1. Préambule Les Statuts sont obligatoires et nécessaires juridiquement. Ce sont eux qui fixent les règles d organisation qui s appliqueront durant toute la vie de l association. En cas de litige, ils servent de référence. Il faut donc apporter un soin particulier à leur rédaction. Si le projet et les objectifs de l association ont bien été définis par les membres fondateurs, cette étape ne vous posera pas de problème particulier. Les statuts pourront être modifiés ultérieurement. Mais ses modifications devront être officialisées par une déclaration à la préfecture ou sous-préfecture Rédaction des statuts Voir le modèle de statuts type dans le pack administratif Choix du nom Règlementation Le choix du nom ou du sigle d'une association doivent répondre à diverses exigences : ne pas inclure le nom d'une personne physique sans son accord explicite (sauf exceptions) ; ne pas dépasser 250 caractères, espaces compris ; ne pas comporter des termes dont l'usage est réservé à des organisations disposant de prérogatives ou d'avantages particuliers, tels que fondations, mutuelles ou associations communales de chasse ; ne pas prêter à confusion avec le nom d'une entreprise, d'une collectivité, d'une autre association ou de tout autre organisme ; ne pas faire d abus de marque en citant dans le nom les termes suivants : o Junior-Entreprise ; o Pépinière Junior-Entreprise ; o Junior-Création ; o Junior-Initiative ; o Leurs abréviations respectives : J.E., PJ.E., J.C., J.I. Attention : le fait qu'un nom et un sigle aient été acceptés lors de la déclaration initiale d'une association ne démontre en rien qu'ils respectent les exigences légales. Les dirigeants d'une association doivent vérifier lors du choix d'un nom ou d'un sigle s'ils sont disponibles, c'est-à-dire s'ils ne génèrent aucune confusion. Page 4 sur 19

5 Recherche sur une appellation Les dirigeants peuvent faire une recherche sur le service de consultation des annonces officielles des associations à l adresse suivante : La recherche peut être effectuée de deux manières différentes : Recherche sur une appellation précise : taper le nom, le sigle ou l'acronyme entre guillemets à la ligne "rechercher" (en ne remplissant aucune autre rubrique) ; Recherche élargie : taper le nom, le sigle ou l'acronyme sans guillemets à la ligne "rechercher" (en ne remplissant aucune autre rubrique). Le service indique alors l'ensemble des annonces où l'expression ou une expression proche est utilisée, dans le titre ou dans l'objet. Si le service indique "résultat de la recherche : 0 annonce", le nom est inutilisé. Utilisation par une structure non associative Pour mesurer la proximité éventuelle avec des noms de sociétés ou d'autres organismes, il convient d'utiliser les possibilités de : recherche des entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés : consultation de la base de données des établissements SIRENE : Marque déposée Les dénominations interdites en raison d'un dépôt de marque peuvent être trouvées par consultation de la base de données des marques de l Institut National de la Propriété Intellectuelle. ( Les membres entreprennent, s ils le jugent utile, des démarches pour protéger le nom décidé. Une fois connus ou déclarés, le nom et le sigle d'une association sont protégés contre la création ultérieure de dénominations semblables prêtant à confusion. Page 5 sur 19

6 1.2.2 Détermination du siège social Il est nécessaire de déterminer le siège social, sachant que celui-ci peut être : le domicile d'un des membres, ou un bâtiment communal, ou un local ayant vocation à être loué ou acheté par l'association dès que l'association aura été déclarée. À savoir : un siège social en Alsace-Moselle entraîne des droits et des obligations particuliers ( L assemblée générale constitutive L assemblée générale constitutive est convoquée par les personnes qui ont pris l initiative de la création de l association : on les appelle les fondateurs. Cette convocation est adressée à toutes les personnes susceptibles de participer à la constitution et au fonctionnement de l association. Les fondateurs présentent alors aux éventuels adhérents les statuts qu ils ont élaborés. Ils recueillent leurs observations et, le cas échéant, modifient leur projet de statuts. L assemblée générale constitutive doit aussi élire le conseil d'administration (et/ou le bureau), mais seuls les adhérents procéderons au vote sur la rédaction finale des statuts. L association sera constituée entre tous les membres qui auront adopté les statuts. Un procès-verbal de l Assemblée Générale Constitutive doit être rédigé. (Voir PV d AG type dans le pack administratif). N oubliez pas de faire valider vos statuts par la CNJE en contactant le Pôle Intégration et n hésitez pas à demander conseil. Page 6 sur 19

7 2. Le Règlement Intérieur 2.1. Préambule Le Règlement Intérieur précise les règles de fonctionnement de l'association. Il permet d'éviter de modifier les Statuts trop régulièrement (et donc d éviter les lourdeurs de convocation d une Assemblée Générale et de déclaration des modifications en préfecture). Par exemple, le règlement intérieur peut indiquer : le montant des cotisations, la fréquence des réunions, les règles d'accès aux locaux, et tout autre article venant compléter ceux des Statuts. Le Règlement Intérieur a pour objet de préciser les règles de fonctionnement de l'association. Le Règlement Intérieur d une association a un double rôle : éviter d'alourdir les Statuts avec des détails trop précis, conserver la confidentialité des règles de fonctionnement interne à l'association. Contrairement aux Statuts qui ont une valeur légale (car déposés à la Préfecture), le Règlement Intérieur d une association peut être modifié facilement, notamment en ce qui concerne les éléments souvent modifiables, comme le montant des cotisations, les modalités de vote et de réunion...etc Rédaction Voir le modèle de statuts type dans le pack administratif. Il y a deux possibilités pour la rédaction du Règlement Intérieur : l Assemblée Générale, le Conseil d Administration. Pour la souplesse de modification, il est conseillé de faire rédiger le Règlement Intérieur par le Conseil d Administration. Page 7 sur 19

8 3. La déclaration en préfecture Pour acquérir une personnalité juridique, l'association doit se déclarer à la préfecture ou sous-préfecture du département dans lequel se situe son siège social Contenu du dossier de déclaration Informations obligatoires La déclaration contient nécessairement : le titre de l association tel qu il figure dans ses statuts, éventuellement suivi de son sigle ; l objet de l association ; l'adresse du siège social ; les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes en charge de l'administration ; un exemplaire des statuts signés par au moins 2 personnes en charge de l administration ; un procès-verbal de l'assemblée générale constitutive, signé par au moins 1 personne en charge de l'administration ; la liste des associations membres (en cas d'union ou de fédération d'associations) comprenant le titre, l'objet et le siège de chacune d'entre elles (ainsi que le numéro de Siret, s'il leur a été attribué) ; l'adresse de gestion (si les bureaux de l'association sont installés dans un autre endroit que le siège social), ainsi que les adresses des autres implantations géographiques éventuelles (établissements, antennes ou sections) Informations facultatives La déclaration peut être complétée par les indications suivantes : courriel de l'association ; adresse du site internet de l'association (publiable au Journal Officiel). Page 8 sur 19

9 3.2. Déposer la déclaration Le signataire du dépôt de la déclaration doit être l une des personnes en charge de l administration de l association ou le mandataire qu elle aura désigné Par internet La déclaration peut être établie en utilisant le téléservice e-création (sauf en Alsace- Moselle et sauf en cas d'union d'associations) accessible à l adresse suivante : Par courrier La déclaration de l'association peut aussi être adressée par courrier au greffe des associations du siège social de l association. Le déposant peut adresser un courrier librement rédigé ou employer les formulaires suivants : Cerfa n 13973*03 (pour fournir les éléments d'information généraux) ; Cerfa n 13971*03 (pour fournir la liste des dirigeants). Le dossier de déclaration doit être accompagné d'une enveloppe affranchie pour 20g, portant l'adresse du siège social (ou l'adresse de gestion) de l'association Délivrance et conservation du récépissé L'administration adresse un récépissé suite à la remise du dossier complet. Suivant le mode de dépôt choisi pour la déclaration (par internet ou par courrier), le récépissé est adressé par courrier électronique ou par courrier postal. L'obtention du récépissé est un droit : l'administration ne peut pas opposer à l'association un refus de délivrance (sauf en Alsace-Moselle : ). Ce document est utile à l association dans toutes les démarches qu elle effectuera en son nom. Il doit impérativement être conservé et il vous sera demandé de le présenter à chaque Visite Qualité/Audit-Conseil! Page 9 sur 19

10 3.4. Publication au J.O.A.F.E (Journal Officiel des Associations et Fondations d Entreprises) L'association doit nécessairement demander la publication de sa déclaration, de son objet social et de son siège social. La préfecture (ou sous-préfecture) ayant reçu la déclaration se charge de transmettre la demande de publication d un extrait de la déclaration au Journal Officiel des Associations. Après publication, l'association reçoit, comme témoin de parution de l'annonce, un exemplaire du «Journal Officiel des Associations et Fondations d Entreprises» (JOAFE) concerné. Je vérifie sur internet la bonne publication de la déclaration au Journal Officiel des Associations et j'y télécharge une copie de l'insertion de la déclaration de création (appelée «témoin de parution») à l adresse suivante : À noter : en Alsace et en Moselle, la publication paraît dans un journal d'annonces légales local Le coût Le coût forfaitaire de la déclaration correspond à celui de la publication au Journal Officiel : si l'objet ne dépasse pas caractères : 44 ; si l'objet dépasse caractères : 90. Le paiement s'effectue après la publication au Journal Officiel, sur présentation de la facture par la direction de l'information légale et administrative (services du Premier ministre) Suite de la déclaration Une fois l'association déclarée, elle se voit attribuer un numéro RNA (appelé parfois "numéro de dossier" par l'administration). Il est mentionné sur le récépissé et signifie l'inscription dans le Répertoire National des Associations. L'association est alors reconnue comme personne morale! Il faut vérifier la bonne publication de la déclaration au Journal Officiel des Associations à l adresse suivante : Page 10 sur 19

11 3.7. Compléments Par la suite, l'association doit régulièrement actualiser elle-même son dossier de déclaration et signaler à l'administration tous les changements affectant sa gestion ou ses activités, sous peine de sanctions. Page 11 sur 19

12 4. Le Cahier d Association Le Conseil d Administration de votre association doit se réunir de façon régulière. Ces réunions doivent avoir un ordre du jour où sont présentés les points qui vont être discutés et votés (Voir le modèle de CA ODJ type dans le pack administratif). Un compte rendu de chaque réunion doit être fait et consigné de préférence dans un classeur nommé Cahier d association. Chaque compte-rendu est signé par le Président et le Secrétaire Général. Ce classeur doit être le plus authentique possible afin de pouvoir retrouver toutes les décisions qui ont été prises. Concernant la forme du Cahier d'association, nous préconisons le format classeur, plus simple d utilisation. Il reprend l'ensemble des Procès-verbaux marquant la vie de l'association, comme les comptes rendus de Conseil d'administration, d'assemblée Générale, les procurations pour les Assemblées Générales, la déclaration CNIL, etc... La CNJE impose la présence de ce classeur dans une Junior, bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale, car c'est un bon outil pour juger de l'évolution de la Junior et pour faciliter les passations puisqu'on y retrouve un historique des évolutions et des décisions qu'a connues l'association depuis sa création. Cela peut également servir de preuve en cas de litige. Page 12 sur 19

13 5. Le Dossier de Suivi Administratif Les récépissés de la préfecture sont à archiver de préférence dans un classeur appelé «Dossier de Suivi Administratif» l'ensemble de ces documents administratifs en format papier, à savoir : Récépissés préfectoraux ; Parutions au Journal Officiel ; Statuts et Règlements Intérieurs anciens et actuels. Ce dossier de suivi est une obligation CNJE et permet de diluer l archivage des documents plutôt que de tout inclure dans le Cahier d Association. Page 13 sur 19

14 6. L immatriculation de l association 6.1. Cas n 1 : Vous n avez aucun des 4 numéros (SIREN, APE, TVA, URSSAF) Pour obtenir ses numéros Siren et Siret, ainsi que son code APE (ou code Naf), il faut s enregistrer auprès de l Urssaf comme association envisageant de devenir employeur. Il s agit d une démarche purement administrative (sachant que les Juniors ne recrutent pas de salariés). Le Formulaire M0 est disponible en ligne sur Une fois sur le lien, cliquer dans la colonne de gauche sur "Déclarer une formalité". Puis sur "Association employeur" et "Création". Page 14 sur 19

15 Remplir le formulaire de déclaration en ligne : Important : dans le cadre 9, indiquez obligatoirement que vous avez un salarié, sinon les URSSAF ne vont pas générer de N URSSAF! Une fois votre déclaration d association employeur de personnel envoyée, le CFE se charge de contacter l Insee, le centre des impôts et les URSSAF de votre région qui vous attribueront un numéro SIREN et SIRET, un code APE, un numéro de TVA et un numéro URSSAF. Page 15 sur 19

16 Pensez à relancer au bout d un mois le CFE si vous n avez pas obtenu vos numéros (l activation n est pas automatique dans toutes les régions de France il faut parfois leur demander directement) Cas n 2 : Vous n avez pas tous les numéros Si vous avez au moins un numéro sur le 4 demandés, il va falloir chercher les numéros dans chaque centre, veuillez ainsi suivre les consignes suivantes : Il me manque le numéro URSSAF : Une fois votre première étude trouvée, il faudra faire une déclaration préalable à l embauche (D.P.A.E) ce qui veut dire que vous n aurez un numéro URSSAF qu à la condition de trouver une étude. La DPAE doit être obligatoirement effectuée dans les 8 jours qui précèdent tout recrutement d un intervenant pour une étude! (soir 8 jours avant la signature du Récapitulatif de Mission). La DPAE peut être effectuée sur par saisie en ligne d'un formulaire. Indiquer votre numéro de SIRET : Page 16 sur 19

17 Remplir le formulaire de déclaration d embauche : Il faut cocher «Contrat de travail temporaire», et sélectionner la date prévisible d embauche. Votre accusé de réception vous est délivré immédiatement après la validation de votre déclaration. Page 17 sur 19

18 Vos déclarations et accusés de réception sont archivés pendant 14 mois. Un numéro URSSAF en régime normal sera alors généré par les URSSAF. Vous pourrez dès lors utiliser les Bulletins de Versement pour rémunérer vos intervenants et remplir les Bordereaux de Cotisations Il me manque le numéro de TVA Il s'agit d'un numéro individuel attribué par l'administration fiscale aux personnes assujetties à la TVA. La mention de cet " identifiant " a pour objet de garantir les échanges entre les assujettis à la TVA au sein de l'union européenne. Il comporte 2 lettres et 11 chiffres se composant de la façon suivante : FR XX XXX XXX XXX code pays clé informatique numéro SIREN Il doit figurer obligatoirement sur toutes les factures établies par l'entreprise quel que soit le lieu de la vente ou de la prestation concernée. Enfin, il figure de manière pré-imprimée sur les déclarations de TVA. Pour obtenir le numéro de TVA, il faut contacter le Centre des Impôts le plus proche. Il se peut que le centre ne veuille pas attribuer de numéro de TVA dans ce cas, précisez dans votre demande que votre association a une activité économique qui intervient sur un secteur concurrentiel et qu elle doit être fiscalisée. Te voici maintenant au fait des principales règles du mouvement Nous espérons que ce dossier aura répondu à tes attentes et qu il pourra faciliter tes premières démarches. Le pôle intégration de la CNJE se tient à ta disposition pour répondre aux questions pour lesquelles tu n aurais pas trouvé de réponse dans ce document ou pour tout conseil/information que tu souhaiterais. Page 18 sur 19

19 Bonne continuation! Page 19 sur 19