Dynamics Portage Salarial

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1 Dynamics Portage Salarial Version Fonctionnalités SAAS Premium ENVIRONNEMENT Installation sur site Installation dans le Cloud Mode SAAS (Logiciel en tant que service) Interface WEB Interface Windows - Bureau à distance Interface Windows - Remote Desktop Web Access Environnement mutualisé Environnement individuel Single Sign On - Authentification unifiée ERP / Active directory / Messagerie / Apps Langues pour l'interface Homme/Machine : Français et Anglais Langues pour les documents : Français Langues pour les documents : Français, Anglais, Allemand, Italien, Espagnol Langues supplémentaires en Gestion des devises et des taux de change Personnalisation de l'environnement Intégration et extractions vers Microsoft Office Liaison naturelle avec Outlook - Contacts - Agendas partagés - Tâches Base documentaire intégrée - documents liés aux entités Archivage de logos et photos liés aux entités Business Intelligence (Décisionnel) intégrée Concepteur d'états intégré (Possibilité de modifier ou de créer vos propres états) Query intégré (Extraction analyse des données) XMLports paramétrables pour intégration de données externes Web services pour des développements externes Développement complémentaires spécifiques Nombre d'axes analytiques 2 8 FACILE ET ERGONOMIQUE Application ergonomique - manipulations intuitives Assistants intelligents - saisie guidée et facile Contrôle de cohérence avancé (Avertissements - Erreurs bloquantes) ADMINISTRATION DE L'ERP Héritage de toutes les fonctions de Microsoft Dynamics NAV 2015 Gestion multi-entités (groupe, société, filiale, agence, équipe...) Sécurité applicative avancée (utilisateurs, privilèges...) Gestion des équipes, des rôles Gestion des licences utilisateurs Paramétrage applicatif avancé Workflows multi-niveaux paramétrables par entité et par rôle Traçabilité, logs applicatifs, logs de connexion PERSONNALISATION DE L'UTILISATEUR Règles de numérotation personnalisées (avec ou sans contraintes) Tableau de bord personnalisable Choix des colonnes affichables et de l'ordre sur chaque écran Filtres personnalisés sur chaque écran Recherche avancée multicritères sur chaque écran Factbox paramétrables sur chaque écran (informations liées)

2 PILOTAGE DE L'ERP (TABLEAU DE BORD) Liste des tâches individuelles - informations personnelles Workflows à traiter Alertes commerciales et opérationnelles des tous types Demandes en cours Graphiques paramétrables pertinents pour chaque rôle Base de connaissances Suivi des traitements par lots Suivi des tâches programmées COLLABORATIF Une gestion par rôle Tableau de bord différent pour chaque niveau de responsabilité Paramétrage du niveau d'implication du consultant Le consultant peut accèder à toutes les informations le concernant (s'ils a les droits) Le consultant peut aussi saisir ses notes de frais en ligne Le consultant peut charger ses notes de frais et ses factures Le consultant peut faire des demandes de formulaires et les remplir Le consultant peut gérer sa propre prospection commerciale (s'il a les droits) Le consultant peut modifier les informations personnelles (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses contacts (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses clients (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses devis (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses contrats commerciaux (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses contrats de service (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses conventions de formations (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses CRAs (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier sa déclaration d'activité (s'il a les droits) Le consultant peut valider ou modifier sa préparation de paie (s'il a les droits) Le consultant peut créer ou modifier ses documents joints (s'il a les droits) LES PROCESSUS COMMERCIAUX La base consultants évolutive : suspect - prospect - porté ings newsletter Etape suspect Référentiel pour les environnements de compétences Base des ressources opérationnelles Origine canal : cooptation salon marketing numérique partenaire APEC Qualification : typologie secteur de prédilection domaine d'expertise Inscription aux réunions d information Inscription aux entretiens individuels Maturité de leur projet. Actions commerciales Etape prospect Référencement de toutes ses compétences Référencement de ses leads Référencement de ses actions pour détecter des missions Référencement de ses formations internes Référencement des outils mis à sa disposition (carte de visite, plaquette, , etc ) Sauvegarder son CV et documents annexes dans le système Etape porté Calcul régulier de ratios de rentabilité Actions de motivation des troupes Outils d'aide aux consultants Gestion de leur propre prospection commerciale Création de CV d'entreprise à partir de modèles personnalisables Gestion de listes de diffusion, et ing

3 Gestion des fiches de références réutilisables pour répondre aux opportunités Indicateurs - actions commerciales - suivis Campagnes d' ing, SMS,... Campagnes de publipostage Conservation des mails, notes, échanges divers La communication vers les entreprises La base entreprises (clients, fournisseurs, sous-traitants...) Une gestion fine des secteurs d'activité Une gestion fine des profils des collaborateurs recherchés Un suivi de la communication externe des entreprises (module feedcrawler) Gestion de la communication vers les entreprises (réseaux sociaux, ing ) Les opportunités Base des ressources opérationnelles Suivi commercial assisté par des rappels et des alertes actions commerciales Gestion des Leads et prospects Gestion des campagnes marketing ACCELERATEURS DE BUSINESS Dynamisation des consultants Notation des consultants actifs pour détectecter les carences Propostion d'actions pour dynamiser les troupes et suivi des effets Détecteur d'opportunités - Matching Consultants compétent et disponible / Missions Gestion de ces opportunités et actions à mener pour arriver au closing LES PROCESSUS OPERATIONNELS Gestion des consultants / Ressources Humaines Gestion des informations administratives et sociales Demandes d'absence et leur suivi Registre du personnel électronique Dossiers complets des collaborateurs Gestion du pack de bienvenue : livret d'accueil, fiches informatives, mode d'emploi Gestion de tous les types de contrats et rémunérations Gestion des avantages (transports, indemnités repas...) Gestion de la mutuelle et de la prévoyance Gestion des formations et des certifications Gestion des prêts de matériel Gestion des véhicules personnels Gestion des entretiens annuels, ou exceptionnels Gestion des visites médicales et des arrêts maladie Gestion des particularités convention collective Gestion des échelons, coefficients et positions (avec minimas de revenu) Gestion de profils types (ou grades) Gestion des objectifs de CA et de salaire Gestion des compétences et de l'expérience professionnelle Demandes d'absences (CP, RTT, etc.) Gestions des compteurs CP, RTT et récupération Gestions du Droit Individuel à la Formation (DIF) Indicateurs RH (entrées, sorties, taux de renouvellement, kms...) Contrôle des connexions à l'interface collaborative Gestion de la boite mail (@societedeportage.fr) Documents attachés (carte vitale, pièce d'identité, permis de conduire, carte grise ) La convention de portage Création automatisée de la convention Stockage du document dans la GED Le client du consultant Contacts client

4 Identification des rôle chez le client (signataire, destinataire facture, payeur) Gestion des produits (matériel / bien) Gestion des ressources (immatériel / service) Référentiel des prestations, des produits, des unités d'œuvre Les propositions commerciales du consultant ou devis Archivage des documents signés dans la GED. Planification des activités de vos ressources avec simulation de rentabilité Le contrat commercial Gestion du contrat commercial Gestion du contrat de prestation de service Gestion de la convention de formation Gestion des partenaires du contrat commercial Gestion de projet et modèle de projet Gestion du temps Gestion des commandes de matériel Gestion des livraisons de matériel Le contrat de travail Outil de simulation du Contrat de Travail multi critères Enregistrement, édition, archivage dans la GED Avenants au contrat de travail Reconduction des contrats de travail La planification et le suivi Calendrier des activités Gestion opérationnelle des affaires : affectations, échéanciers et pilotage des projets Gestion et transmission des ordres de missions Gestion et diffusion des suivis de missions Gestion et édition des Procès Verbaux de réceptions Gestion des Indicateurs Le compte rendu d'activité (CRA) (ou time sheet) Déclaration des astreintes, des heures non ouvrées ou de tickets traités Saisie contrôlée de l'activité en jours, heures ou autres unités d'oeuvre Edition, signature, archivé dans la GED Constitue la base de la facture. Les frais professionnels Gestion des frais kilométriques (taux base DGI par palliers) Gestion des frais de déplacement Gestion des frais téléphonique et internet (remboursés partiellements taux) Gestion des cartes affaires ou entreprises Gestion des forfaits de frais Gestion des acomptes de frais Multi-TVA, multi devises Téléchargement des justificatifs scannés ou pris en photo. Avances sur frais Remboursements des frais Remboursement par virement séparé ou inclus à la paie Gestion de la refacturation des frais au client Les fournisseurs Gestion de la Relation Fournisseur Gestion des comptes fournisseurs Contrats fournisseurs Les achats Demande de prix - demande de proposition Gestion des négociations et le suivi des achats Génération des bons de commande fournisseurs Factures fournisseurs Avoirs fournisseurs Liens avec entre les factures fournisseurs et les factures clients en cas de relation

5 Suivi des paiements fournisseurs La sous-traitance Sous-traitance de tout ou partie d'une mission Facture de sous-traitance peut être prise en charge par un consultant ou un client Possibilité de marge sur une sous traitance La facturation Gestion automatique des factures sur la base des CRAs Gestion de la facturation récurrente Gestion des encours Dématérialisation des factures : envoi automatique des factures Refacturation automatique des frais professionnels concernés Refacturation de la sous-traitance à son client. Facturation forfait, régie, vente de produits, apport d'affaire, abonnement Gestion des bons de validation ou bon de livraison Annotation et comptabilisation des factures Gestion des remboursements et des avoirs Modèles d'édition personnalisables pour les factures et avoirs Suivi des envois aux clients et courrier Les frais de gestion Frais de gestion au pourcentage Frais de gestion au pourcentage plafonné Frais de gestion au pourcentage par palier de CA Frais de gestion au forfait Frais de gestion au au nombre d'actes Assiette des frais de gestion : la facturation ou la paie La déclaration d activité salarié Préparer les reconductions de contrats. Gestion des dépenses pour le compte des consultants Gestion de managers (responsables d'une équipe de consultant) La préparation de la paie Simulation de la paie en fonction des préférences du consultant et des contraintes Mémorisation des charges acumulées les mois sans salaire Arrêté possible pour le suivi des écarts d'un mois sur l'autre Validation par le consultant qui peut apporter certaines modifications (contrôlées) Gestion des avances de paie Export vers le logiciel de paie Gestion des interfaces de paie (import de la paie) Les opérations diverses au crédit du consultant : Apport d affaires, Parrainages, au débit du consultant : Investissements, achats pour le compte du consultant. Charges et produits externes et complémentaires FLUX COMPTABLES ET FINANCIERS Gestion des flux comptables totalement automatisés depuis la gestion opérationnelle Toutes les écritures sont générées avec l'analytique Comptabilité générale Comptabilité auxiliaire banques Comptabilité auxiliaire clients Comptabilité auxiliaire fournisseurs / sous-traitants Comptabilité TVA - déclaration de TVA, Comptabilité articles - déclaration d'échanges de biens Comptabilité ressources - déclaration d'échanges de services Gestion budgétaire globale ou par axe analytique Compte d'activité portage salarial Gestion des contrats d'abonnements Gestion des paiements - encaissements, échéanciers Règlements clients (enregistrement par lots, règlements partiels, historique...)

6 Gestion des relances clients multi niveaux entièrement paramétrables Relance des clients : édition des comptes clients et assistant de relance Facturation automatique d'intérêts de retard. Indicateurs (encours, délais...) Gestion financière Rapprochement bancaire Devise avec gain ou perte de change lettrage de tiers avancé : automatique, manuel, partiel Lettrage bancaire Gestion de trésorerie effets, Lettre de change Gestion des immoblisations Suivi d'exploitation mensuel Solde intermédiaire de gestion Toutes opérations comptables jusqu'au Bilan / Compte d'exploitation QUELQUES EDITIONS L analyse du Chiffre d affaires prévisionnel Gestion budgétaire L analyse du Chiffre d affaires réalisé global / par axe analytique Suivi de l activité commerciale Contrôle des opérations Enquêtes sociales Enquêtes Syntec Bilan pédagogique Analyses et tableaux de bord de pilotage Ventilation des activités et rentabilité des collaborateurs Indicateurs opérationnels Rentabilité des contrats / mission / projet Suivi Ressources humaines et du recrutement (indicateurs, masse salariale, frais...) Rapports et graphiques personnalisables

7 MODULE GESTION DES CONTRATS Création de contrats de tous types Personnalisation des clauses des contrats Gestion des variables des contrats Stockage des contrats dans la GED Les contrats sont directement rattachés aux différentes entités MODULE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) Nombre illimité de documents Attachement aisé de plusieurs fichiers par glisser-déposer Contient les documents générés par l'erp : contrats, CRA,factures Contient les documents scannés associés à une entité de l'erp : fact. fournisseurs Contient les documents scannés non associés à une entité de l'erp Contient les documents bureautiques associés ou non à une entité de l'erp Un OCR intégré permet d'extraire le texte à partir d'un document scanné Les documents sont indexés et peuvent faire l'objet de recherches avancées Les documents peuvent être signés numériquement (certificat) Les documents peuvent être convertis à la volée en PDF (au téléchargement) Les documents peuvent être assemblés (ex: Facture + conditions générales de vente) Les documents bénéficient d'un versioning paramétrable Les documents sont protégés (gestion de permissions) Le stockage des documents peut générer des notifications automatiques La notion de lien naturel et de lien hérité Un principe de raccourci permet ouverture de document en 1 clic La notion de documents obligatoires et de documents facultatifs ou nels MODULE QUALITE (ISO) Gérer les informations qualité Gestion des méthodes de contrôle totalement libre Gestion très fine des plans de contrôle qualité Enregistrement du contrôle Qualité Traquer les non-conformités Enregistrer les non-conformités client, fournisseur et interne, Qualifier la non-conformité (description, motif, document concerné ) Suivre les actions correctives et notifier les acteurs, Piloter et évaluer les non-conformités sur différents critères. Suivi d indicateurs (paramétrables) permettant de mesurer la progression MODULE DICTIONNAIRE Ajouter à toute entité de l'application tous les champs personnalisés souhaités MODULE FORMULAIRES Interroger les consultants ou les clients via un formulaire web. Template entièrement paramétrable est envoyé au destinataire avec le lien vers le formulaire Notification est renvoyée au service administratif Enclencher automatiquement des traitements d'intégration Demande de formulaire écran de demande de formulaire (liste déroulante) MODULE NOTIFICATIONS Entièrement paramétrable et configurable pour chaque process Sous la forme d'un envoyé automatiquement au destinataire Sous la forme d'un SMS envoyé automatiquement au destinataire Sous forme d'affichage sur le tableau de bord du destinataire concerné. MODULE ENVOI POSTAL Envoi postal automatisée depuis la GED

8 Dématérialisation complète du courrier Choix paramétrable des enveloppes en fonction du nombre de feuilles Contrôle et historisation des envois MODULE TRESEORERIE ET BANQUE Liaison bancaire Trésorerie prévisionnelle Assistant d'intégration des règlements de factures clients Assistant d'intégration des factures d'achat et des règlements correspondants Assistant d'intégration des opérations diverses Assistant virement bancaire (SEPA) MODULE MESSAGERIE Enregistrement des s entrants et sortants Envoi d s depuis le système CRM Recherche de contacts depuis Outlook MODULE COUPLAGE TELEPHONIE INFORMATIQUE (CTI) Synchronisation annuaire du PBX avec les contacts de l'erp Click to Dial Remontée de fiche MODULE SYSTEME Gestion des comptes Active Directory depuis l'erp (création, modif, sup. et contraintes) Gestion des comptes Microsoft Exchange et Microsoft Lync Gestion des comptes Google Apps MODULE SCHEDULER Programmer des tâches mensuelles, hebdomadaires, journalières et périodiques Lancements de traitements batchs, de rapports, d'analyses Historisation des événements et des logs d'execution MODULE «LA PLACE DU MARCHE» Collecte d'informations portés et entreprises Publier les profils des portés Publier les missions disponibles Vente en ligne (abonnements frais de gestion, produits dérivés, outils marketing) MODULE INTEGRATION SITE WEB Intégration formulaires natifs (Wordpress, Joomla, Drupal, ou autre) Intégration de formulaires avancés MODULE RESEAUX SOCIAUX Capter et traiter les demandes issues des réseaux sociaux Enregistrer les informations enregistrer dans la CRM. Matching des utilisateurs de réseaux sociaux et de la base CRM MODULE LEADSCOLLECTOR Permet d identifier une grande partie des visiteurs de votre site Internet MODULE FEEDCRAWLER FeedCrawler est un module de veille stratégique automatisée

9 LA MOBILITE L'application sera complètement personnée L'application est cross-platform Androïd - ios - Windows Phone L'application est nativement multilingue. L'application est prise directe avec Dynamics portage salarial les informations sont échangées en temps réel. Un système de cache permet toutefois une saisie hors connexion. FONCTIONS MARKETING (pour tout le monde) Présentation de la structure de portage salarial Les news (depuis une table de Dynamics portage salarial) Un calculateur Chiffre d'affaire --> Salaire Brut --> Salaire Net Mode inversé Salaire Net > Salaire Brut > Chiffre d affaire nécessaire FONCTIONS OPERATIONNELLES (Pour les consultants) Notification de chaque événement directement affichée sur le mobile. Saisie des notes de frais professionnels Prise de vue des fiches de frais et des factures et envoi vers l'erp Visualisation des informations consultants Visualisations de la convention de portage Création du client du consultant et les contacts chez le client Saisie des propositions commerciales ou devis et envoi par une fois validé Pré-saisie du contrat commercial / de prestation de service / convention de formation Visualisation du contrat de travail Création compte rendu d'activité (ou time sheet) et envoi par une fois validé Visualisation de la sous-traitance Visualisation de la facturation Création de la déclaration d activité salariée Validation de la préparation de la paie Visualisation des opérations diverses Visualisation du compte d'activité et des pièces justificatives