GUIDE D UTILISATION DE L APPLICATION CLEVACANCES ENRICHIE

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1 GUIDE D UTILISATION DE L APPLICATION CLEVACANCES ENRICHIE L application web Clévacances est utilisable en mode connecté ou déconnecté à Internet. Elle repose sur la technologie HTML5/Javascript et les capacités du navigateur à stocker des données localement. Lors de la première utilisation de l'application, le navigateur est susceptible de prévenir l'utilisateur que le site souhaite conserver des données localement : il faut l'autoriser. Les données suivantes sont sauvegardées localement : Les données «Interlocuteurs» Les données «Locations» La liste des visites Les questionnaires de visites Les données des locations Les données des propriétaires Les données locales sont créées à partir de la base nationale, au moment de la connexion à l'application. Elles sont ensuite automatiquement synchronisées pendant toute la durée du travail lorsque le réseau est disponible. Lorsque le réseau devient indisponible, les modifications sont stockées localement, dans l'attente du retour du réseau. 1) Première utilisation et avant toute visite * La connexion à Internet est nécessaire : avant de partir en visite, connectez-vous sur votre compte Extranet à l'aide de vos identifiant et mot de passe habituels à partir de l'ordinateur (portable ou tablette) avec lequel vous effectuerez la visite : Créez, si ce n'est déjà fait, l'hébergement et le propriétaire que vous souhaitez visiter Archivez ces fiches, sans quoi leur contenu sera publié sur le site clevacances.com Cliquez sur "Base enrichie + Visites" : - 1 -

2 Une synchronisation de données intervient, illustrée par l apparition d un «sablier» : l'application web récupère l'ensemble de vos hébergements Vous pouvez partir en visite. Avant une visite de labellisation située en zone non couverte par Internet, ne vous déconnectez pas avant de partir (bouton "Déconnexion" de l'extranet) : votre session sera alors conservée pendant une semaine. Vous pourrez accéder à gestion.clevacances.com (URL directe de l application de la base enrichie) uniquement si votre session est active (donc, si vous ne vous êtes pas délogué avant de partir). 1) ACCES : - Connectez-vous à l'extranet : - Cliquez sur Base enrichie + Visites - L'ensemble de vos données y est visible

3 2) PRISE EN MAIN DE L OUTIL : 2.1. Tableau de bord Découvrez le tableau de bord, qui présente des informations utiles, dont les visites à faire dans les prochains mois 2.2. Saisie des informations : Saisissez vos informations dans l'ordre suivant : Gestion des interlocuteurs : environnement bleu : Interlocuteur : cette notion recouvre les propriétaires et les mandataires. Désormais, chaque fiche d hébergement pourra être liée à un propriétaire et / ou à un mandataire. Créez Modifiez Dupliquez Supprimez Activez (= ancien "Publier" / Désactiver (= ancien "Archiver) Triez par colonnes - 3 -

4 Création d'une fiche «Interlocuteur» : Nouveauté : préciser le type d'interlocuteur (propriétaire ou / et mandataire = propriétaire ou agence ou Office de Tourisme ou centrale de réservation ou Département si l antenne fait partie des Interlocuteurs, notamment pour la saisie des plannings) La notion de «code propriétaire» liant l interlocuteur à son ou ses hébergements n est plus visible sur les fiches, dans la mesure où le «code» est inhérent au nouveau système de navigation : chaque «interlocuteur» est lié à sa ou ses fiches, et inversement Gestion des hébergements : environnement rouge Créez Création d un hébergement : Bouton «Nouvelle location» à partir de la fiche «Interlocuteur» : - 4 -

5 Plusieurs onglets s'ouvrent à vous. Renseignez-les tous! On retrouve ici le nom du propriétaire et le nom du mandataire. Liste d hébergements : Modifiez Dupliquez Supprimez Activez (= ancien "Publier" / Désactiver (= ancien "Archiver) Triez par colonnes Visualisez la fiche sur le site SI vous souhaitez saisir plusieurs chambres d une même structure, procédez à des duplications de fiches afin d éviter toute double saisie fastidieuse. Notez bien le numéro TourinFrance de chaque fiche afin de le reporter dans le formulaire de création de grilles de labellisation issues du procédé de «Duplication de grille»

6 Création d'une grille de labellisation à partir de la fiche d'hébergement : environnement jaune * Créez une grille à partir de sa fiche Location en cliquant sur «Nouvelle visite» : * Remplissez la grille : - elle est composée de plusieurs sections à renseigner dans l'ordre qui vous convient - le niveau de confort s'affiche à côté de chaque section au fur et à mesure de la visite * si aucune clé n'apparaît, cela signifie qu'il manque au moins un critère obligatoire dans cette section * le premier critère permettant d'accéder au niveau supérieur est surligné de rouge - 6 -

7 - le calcul des points est automatique, et apparaît par section, avec en plus le total audessus - vous pouvez naviguer facilement d'une section à l'autre à l'aide du menu dynamique à gauche de l'écran, réduire et agrandir à loisir chacune des sections - sur la grille des Locations, vous pouvez ajouter et supprimer des "Chambres", "Salles de bains" et "WC" au fur et à mesure de votre visite - les critères bénéficiant d'une dérogation / tolérance, lorsqu'ils sont cochés, génèrent le masquage de critères liés - lorsque la visite est terminée et qu'aucune modification n'y sera apportée, vous pouvez la sceller : la grille ne pourra alors plus être modifiée Dès qu une visite est scellée, toute modification / suppression est impossible. L'enregistrement est automatique et immédiat : vous n'avez pas à "sauver" votre saisie. Duplication de grille Si vous souhaitez dupliquer une grille, cliquez sur le bouton Dupliquer de la grille concernée. Surgit alors le formulaire ci-dessous : - s il s agit d une revisite, maintenez le numéro HLO qui s affiche : il s agira alors d une nouvelle grille pour cet hébergement-là. - s il doit s agir d une grille de visite relative à une deuxième chambre d une même structure, alors reportez le numéro HLO de la deuxième fiche «Location» créée dans l onglet Location dans le champ «Location (TourinFrance)»

8 2.2. Principes d utilisation du mode «déconnecté d Internet» Guide d utilisation application Clévacances Pour pouvoir utiliser l'application sans connexion, il faut donc au préalable s'être identifié avec une connexion Internet opérationnelle Ne pas se déconnecter du compte Après s'être identifié et être entré dans l'application (en mode connecté à Internet), si on se déconnecte du compte (bouton "déconnexion") : - sans Internet, les données locales seraient supprimées Afin d'éviter toute perte de données, lorsque l'application fonctionne sans connexion, on ne peut pas se déconnecter du compte. L'application empêche la déconnexion en affichant une boite d'erreur similaire à la boite ci dessous : - sans Internet, il n'est pas possible d entrer de nouveau dans l'application. L'utilisateur est prévenu de ce principe en cas de demande de déconnexion - 8 -

9 Fermeture du navigateur / Extinction du terminal En cas de nécessité de fermeture du navigateur ou de redémarrage du terminal, il ne faut pas se déconnecter du compte, sous peine de perdre les données saisies hors connexion Témoin de détection d Internet Lorsque l'application est en mode "connecté", l'indicateur en haut à gauche de l'écran est vert : Lorsque l'application détecte la perte de connexion, l'indicateur passe au rouge : Après une coupure réseau, lorsque l'application "retrouve" le réseau, les données saisies localement sont automatiquement envoyées vers la base nationale, et ce, à condition de ne pas se déconnecter du compte Retour au bureau après visite hors Internet Au retour au bureau, reconnectez-vous sur gestion.clevacances.com avec le terminal sur lequel vous avez effectué votre saisie, en vous assurant que votre terminal est bien connecté à Internet (wifi ou câble réseau). Une fois connecté à l application, attendez au moins une minute. Vous pouvez ensuite fermer la session via «déconnexion» (partie Base enrichie, et non pas partie Extranet). Vous pouvez alors visualiser votre saisie à partir de votre ordinateur fixe

10 3) Passage en mode connecté Dès que votre terminal sera en zone couverte par Internet, et que l'application web sera ouverte, la synchronisation sera automatique : votre saisie sera envoyée vers la base nationale Clévacances. Vous pourrez à tout moment, tant que la visite n est pas scellée, modifier votre saisie si besoin. Mises à jour de versions Lorsqu'une nouvelle version est disponible, lors de la connexion à l'application, un popup surgit, indiquant la disponibilité de la nouvelle version et incitant l'utilisateur à appliquer la mise à jour. Message "Une mise à jour de l'application nomade est disponible. Vous devriez l'appliquer. Voulez-vous l'appliquer maintenant?" Pour prendre en compte la nouvelle version de l'application, cliquez sur OK. NB : Procédez à une Déconnexion / Connexion quotidiennement, de façon à récupérer l ensemble des mises à jour de l application (certaines étant conditionnées par une déconnexion de session totale). Optimisé pour le navigateur Chrome NB : ces écrans sont adaptés pour une utilisation sur ordinateurs de bureau et tablettes