CE. GE. VI. Cercle Généalogique de Villepreux Transcription d'un acte dans Généatique PREMIERE PARTIE :

Transcription

1 CE. GE. VI. Cercle Généalogique de Villepreux Transcription d'un acte dans Généatique PREMIERE PARTIE : l'acte à transcrire est un fichier image (format ".jpg" ou ".tif") Ce type de format sera rencontré notamment quand la reproduction de l'acte a été obtenue à partir d'un scanner, d'une copie d'écran, ou d'un appareil photo numérique. Nous tenons à remercier tout particulièrement Alain REVERET qui a testé cette procédure et nous a révélé une astuce permettant de contourner la difficulté majeure apparaissant avec les fichiers ".pdf". ETAPE 1 Quand, dans la partie inférieure de l'écran de saisie, dans l'onglet "Fiche simple", un ou plusieurs évènements (naissance, mariage, décès... ) figurent en caractères gras soulignés, des informations complémentaires à celles visibles à l'écran ont été enregistrées. Figure 1 : La bulle d'information des données complémentaires. Amener le pointeur de la souris sur cet évènement pour qu'une bulle apparaisse affichant le détail des informations disponibles pour cet évènement (Fig. 1). Ici nous voyons que les informations concernant cet évènement sont issues de deux sources : la base de données RECIF du CGF (Cercle Généalogique du Finistère) et les archives en ligne de la ville de Brest et qu'une illustration est présente, certainement la reproduction de l'acte de décès. 05/10/2012 1/8

2 ETAPE 2 Il suffit maintenant de cliquer sur le nom de l'évènement pour qu'apparaissent, au centre de la fenêtre, les onglets donnant accès aux différentes informations disponibles, et dans le champ de droite la (ou les) miniatures des documents annexés (Fig. 2 ci-dessous). Figure 2 : Le détail des sources et, à droite, la miniature de l'acte. Pour être sûr de visualiser la totalité de la largeur de l'acte pendant l'opération de transcription, Il est recommandé de tourner l'affichage par le bouton. Si celui-ci n'est pas visible, cliquer sur puis dans le menu contextuel qui apparaît, cliquer sur "Tourner l'affichage" pour le faire apparaître. 05/10/2012 2/8

3 ETAPE 3 Le résultat de cette manipulation est représenté sur la Fig. 3 ci-dessous. Figure 3 : Tourner l'affichage fait passer la miniature de l'acte sous le texte. Le champ de droite dans lequel se trouvait la miniature de l'acte a disparu et la miniature apparaît maintenant sous la zone de texte. Sauf agrandissement de la fenêtre inférieure, il sera maintenant difficile d'insérer une source ou une note. Noter que le bouton "Tourner l'affichage" se trouve maintenant à droite du nouveau champ élargi. Placer maintenant le pointeur de la souris sur le bouton qui se trouve en haut et à droite de la fenêtre inférieure. Une bulle "Mode saisie acte" apparaît. Cliquer sur ce bouton pour faire apparaître la seconde fenêtre. 05/10/2012 3/8

4 ETAPE 4 Figure 4 : Prêt pour la transcription dans le traitement de texte de Généatique. Une fois la double fenêtre de l'acte, en bas, et des commentaires, en haut, présente sur tout l'écran, cliquer sur l'onglet "Note". Il ne vous reste plus qu'a taper la transcription. Si elle a déjà été enregistrée sur un traitement de texte il vous suffira de l'ouvrir puis de faire un "copier coller" dans le traitement de texte de Généatique. Une mention marginale écrite verticalement sera lue sans difficulté grâce au bouton "Retoucher" qui ouvre un utilitaire de retouche d'image disposant des traditionnelles fonctions de rotation, mais aussi d'un fonction "miroir" qui vous permettra de lire normalement les indications d'un ancêtre facétieux qui aurait décrit dans son testament l'endroit où il a dissimulé le magot familial... en écrivant de droite à gauche! 05/10/2012 4/8

5 ETAPE 5 Figure 5 : La transcription est presque achevée. La transcription est terminée. Pour revenir à l'écran de saisie, cliquer sur le bouton situé en haut et à droite de la fenêtre (voir Fig. 5 ci-dessus). La transcription réalisée sera enregistrée à la fermeture de Généatique et sera sauvegardée ou dupliquée lorsque vous ferez une sauvegarde de la généalogie avec les utilitaires "Sauvegarder ou synchroniser votre généalogie". 05/10/2012 5/8

6 SECONDE PARTIE : l'acte à transcrire est au format ".pdf" C'est le format du fichier qui sera le plus souvent obtenu par la fonction "impression" ou "importation" d'un site d'archives en ligne. Il peut aussi être obtenu par un scanner. Son principal avantage est que le fichier ne peut pas être modifié (sauf à posséder la version professionnelle du logiciel Adobe), son principal inconvénient découle de l'avantage : contraste et luminosité ne peuvent pas être corrigés. ETAPES 1 à 3 Ces trois premières étapes sont identiques à celles de la première partie. C'est à partir de la quatrième étape que commencent les difficultés. Cliquer sur le bouton d'agrandir suffisamment la miniature pour la rendre lisible. ne permet pas Figure 6 : Le fichier "pdf" zoomé au maximum. Cliquer sur le bouton de la fenêtre inférieure ouvre le fichier dans Adobe Reader ce qui recouvre la fenêtre de Généatique. La solution consiste à placer les deux fenêtres de Généatique et Adobe Reader côte à côte et à les dimensionner correctement pour qu'elles utilisent la totalité de la surface de l'écran sans pour autant se chevaucher. Le plus pratique est d'utiliser une fonction peu connue de Windows que nous a révélée Alain REVERET. C'est ce que nous allons voir à partir de l'étape suivante. 05/10/2012 6/8

7 ETAPE 4. La Fig. 7 ci-dessous montre le chevauchement des fenêtres après action sur le bouton Figure 7 : Le chevauchement des 2 fenêtres à l'ouverture du document. Sous Windows XP (service pack 3) fermer ou réduire toutes les autres fenêtres qui peuvent être ouvertes ; sous Windows Vista (Service Pack2) elles doivent être obligatoirement fermées ; puis placer le pointeur de la souris sur la barre de tâches, à droite de l'horloge, dans l'angle inférieur droit de l'écran, et faire un clic droit. Dans le menu qui s'ouvre alors sélectionner l'option "Mosaïque verticale" (XP) ou "Afficher les fenêtres côte à côte" (Vista). Les deux fenêtres se placent côte à côte sans se chevaucher. Les redimensionner pour qu'elles couvrent toute la surface de l'écran Pour quitter ce mode, ramener le pointeur à droite de l'horloge, faire un clic droit puis sélectionner l'option "Annuler mosaïque" (XP) ou "Annuler Afficher côte à côte" (Vista). 05/10/2012 7/8

8 ETAPE 5 Les deux fenêtres sont maintenant côte à côte et les touches zoom d'adobe Reader permettent d'agrandir le texte autant que le permet la qualité de numérisation. La transcription peut commencer dans la fenêtre supérieure de Généatique, comme le montre la Fig. 8. Noter dans la fenêtre inférieure la miniature de l'acte agrandie au maximum. Figure 8 : Le travail avec double fenêtre. Si une mention marginale écrite verticalement de bas en haut ou de haut en bas figure sur l'acte, aller sur l'option "Affichage" de la barre de menu de la fenêtre Adobe, puis sur "Rotation" et enfin sur "Sens horaire" ou "Sens antihoraire" pour que le texte soit visible normalement. Le format ".pdf" est intéressant dans le cas d'un document très long (contrat de mariage, acte notarié) puisqu'il peut être contenu sur un seul fichier ce qui contourne l'obstacle de la limitation du nombre de fichiers insérables dans Généatique pour une même personne. Votre travail terminé n'oubliez pas de désélectionner l'option "Mosaïque". 05/10/2012 8/8