Visa Issuing System And Boarding Control System

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1 Visa Issuing System And Boarding Control System SOLUTION Biotatoo-ISCS / GEBCARDMANAGER SYSTEME D EMISSION DE VISA ET DE CONTROLE DES ENTREES ET DES SORTIES A L AEROPORT

2 SOLUTION GEBCARDMANAGER Présentation générale GEBCARDMANAGER est un pack qui comprend deux logiciels à savoir : VISA : logiciel permettant de gérer efficacement le système de délivrance de visa depuis l enregistrement des demandes jusqu à l impression des visas en passant par différents niveaux d approbation. CHECKPOINT : logiciel permettant de gérer efficacement les mouvements des populations aux frontières (entrées, sorties et contrôles des différents documents de voyage). Ce pack consiste en un ensemble de deux outils sont qui totalement coopératifs, évolutifs et paramétrables de sorte à s adapter aux besoins spécifiques de chaque client. Architecture de la solution La recherche de la facilité de déploiement et d administration, notamment pour les sites distants éloignés du site central, a orienté le choix vers une architecture de type Client/Serveur. Les postes clients, grâce à une interface alimentent et consultent la base de données sur le serveur du site central. Afin d assurer la pérennité de la solution ainsi que la maîtrise des évolutions, nos choix reposent sur l utilisation des outils de développement et de gestion de bases de données de la firme Microsoft.

3 Détails sur la solution VISA 1. De la saisie des données Le logiciel présente des écrans qui permettent aux différents utilisateurs de saisir les données. Les périphériques pris en charge pour la saisie sont : Le clavier : l utilisateur peut naviguer dans les différentes zones de texte grâce à la touche «Tab». Le logiciel contrôle directement la validité de l information saisie dans une zone avant de passer à la suivante. Un message d erreur est renvoyé automatiquement en cas d anomalie dans une donnée saisie. La souris : utilisée dans plusieurs situations notamment, le passage du curseur d une zone de saisie à une autre, la sélection d un élément dans une liste déroulante, la sélection d une partie d une image numérisée depuis un scanneur ou un appareil photo numérique, exécuter une commande en cliquant sur le bouton correspondant. Le scanneur : pris en charge par le logiciel, il permet de numériser une photo d identité, une signature ou l image d une empreinte digitale en vue d être stockée dans la base de données centrale. La caméra numérique : prise aussi en charge par le logiciel, il permet de prendre une photo d identité du demandeur. Cette photo sera ensuite récupérée et stockée dans la base de données centrale par le logiciel. Le lecteur optique : le modèle RTE6701 est totalement pris en charge par le logiciel permet de lire les lignes MRZ.

4 2. Du paramétrage du logiciel en général Le logiciel permet le paramétrage de certains éléments afin de s adapter aux besoins spécifiques de chaque client. Parmi ces éléments, on peut citer : Paramétrages des différents sites d émission de visa par pays Paramétrage des différents types de visa (durée de validité, prix en monnaie locale du pays du site, etc.). Paramétrage des types de documents à imprimer et des imprimantes correspondantes de sorte que sur un seul poste client on puisse utiliser plusieurs imprimantes. 3. De la gestion des listes d opposition Le logiciel permet de distinguer deux types d opposition : Documents recherchés Personnes recherchées Cette liste est centralisée et peut être renseignée depuis n importe quel site distant de sorte qu elle soit toujours à jour. 4. De l enregistrement des nouveaux dossiers de demande de visa A chaque nouvelle demande, le logiciel effectue un certain nombres d opérations notamment : Recherche préalable du demandeur dans la liste d opposition personne. Recherche préalable du document présenté (passeport à l occurrence) dans la liste d opposition document. Recherche si le demande possède déjà un visa en cours de validité ou déjà expiré afin de créer un lien d historique. Attribution d un numéro unique au dossier. C est à ce niveau que l utilisateur sélectionnera le type de visa demandé et le système affichera automatiquement le prix ainsi que la durée. Mise à jour automatique de la comptabilité Emission d un recépissé portant mention du type de visa demandé, le numéro attribué au dossier ainsi que le montant payé. 5. De la comptabilité Le logiciel permet de gérer la comptabilité des visas émis et des montants encaissées de deux manières : Comptabilité journalière : des visas émis et des montants encaissés par site et par caissier avec édition d un rapport de caisse détaillé. Possibilité d annulation d un encaissement par un utilisateur possédant ce privilège et possibilité de consultation des rapports de caisses des sites distants depuis le site principal. Comptabilité mensuelle : le logiciel peut faire des arrêtés mensuelles qui consiste à faire le cumul de tous les documents émis ainsi que les montants encaissés au niveau de tous les sites distants et le site central. Cela permet de connaître avec exactitude le nombre total de visa émis ainsi que le montant total encaissé sur l ensemble du réseau.

5 6. De la saisie des informations personnelles des demandeurs de visa Cette saisie est réalisée grâce au clavier, la capture des photos depuis un scanneur ou appareil photo numérique, capture des signatures ou empreintes digitales depuis un scanneur avec possibilité d améliorer la qualité des images (luminosité, définition, etc.,fonction des TWAINS du matériel en place) (Formulaire de saisie des informations du demandeur de visa) 7. De la gestion du circuit d approbation Après l enregistrement d une demande visa et la saisie des informations sur le demandeur le dossier doit par un circuit d approbation à deux niveaux. A chaque niveau d approbation, une décision quant à l avenir du dossier est à prendre. En cas de décision négative, l utilisateur est obligé par le logiciel d en indiquer la raison. En cas de décision positive, le logiciel bascule le dossier au niveau d approbation suivant ou envoie le dossier en impression si on se trouve déjà au niveau 2 d approbation. 8. De la gestion du stock des supports d impression et des alertes Le logiciel comprend un puissant module de gestion de stock des supports d impression des documents (visa). Ce module gère tous les types de mouvements de stock à savoir : entrées, sorties et retours. Cette gestion de supports est faite par numéro de série, c est à dire chaque numéro de support est enregistré dan le système dès son entrée en stock jusqu à son utilisation pour impression. Le site central gère le stock principal et doit faire des sorties en direction des autres sites afin que ceux-ci puissent utiliser les supports.

6 9. Du processus d impression des visas Après qu un dossier ait été enregistré, saisie et accepté, le visa doit être imprimé sur un support sécurisé. L opérateur doit saisir le numéro de série du support dans le logiciel, celui-ci vérifie si ce support existe bel et bien qu il a été sorti pour le site sur lequel se déroule l impression. Le visa imprimé est aux normes de l OACI (présence des lignes MRZ) donc lisible à la machine. Après l impression, un module permet de tester la lisibilité du visa via le lecteur optique RTE6701 de Roch Ford Thompson. 10. Des utilitaires disponibles Le logiciel propose un certain nombres d utilitaires destinés à faciliter l usage du logiciel, notamment : Moteur de recherche multicritères sur les données concernant les visas délivrés, annulés ou refusés ainsi que sur les récipiendaires. Possibilité de rechercher et d afficher des images (photos, signatures) à partir d une clé de recherche (ex : numéro visa, noms, prénoms etc.). Gestion des groupes d utilisateurs, utilisateurs et différents niveaux d accès au logiciel (privilèges). Traçabilité des actions effectuées par les utilisateurs dans le logiciel.

7 CHECKPOINT 11. Architecture générale Ce système est destiné a être installé au niveau des postes de frontières, plus précisément au niveau des aéroports. Il a pour but essentiel d aider au contrôle des documents de voyage présentés par les passagers. Il nécessite l installation d une base de données SQL Server au niveau de chaque aéroport afin de conserver les informations des passagers embarqués dans les différents vols. Le système peut se connecter, via VPN, au système VISA afin de vérifier l authenticité d un visa présenté par un passager en cas de doute. Cette connexion est aussi utilisée dans les routines de mise à jour des listes d opposition du système VISA vers le système CHECKPOINT. 12. Du paramétrage du logiciel Le logiciel permet le paramétrage de certains éléments afin de s adapter aux besoins spécifiques de chaque client. Parmi ces éléments, on peut citer : Paramétrages des différents postes de contrôle en fonction des types de vols (départs, arrivés ou transits). Paramétrage des différents accords inter états en matière de visa et autres documents de voyage.

8 13. De la gestion des vols Le système autorise, à un utilisateur doté de privilège de superviseur, la création des vols quotidiens. Pour un vol les informations essentielles sont : la date, l heure et le type de vol (départ, arrivée et ou transit). Avant de démarrer les opérations d enregistrement pour un vol, cet utilisateur devra ouvrir le vol afin que les opérateurs puissent travailler sur ledit vol. Le vol est fermé par le superviseur dès que les opérations de contrôle sont terminés ou fermé automatiquement six heures après l heure d ouverture. 14. Du contrôle des documents Les opérations de contrôle de documents au départ ou à l arrivée des vols se regroupent en deux catégories : Les documents lisibles à la machine : le logiciel prend en charge un lecteur optique (RTE6701) qui lit directement les informations contenues sur les lignes MRZ et les affiche à l écran. Une série de contrôle de validité du document est effectuée automatiquement après lecture. Ces contrôles concernent notamment la durée de validité du document présenté, vérification des accords inter états, etc. Le cas échéant, un message d anomalie ainsi qu une procédure à suivre sont affichés à l utilisateur. Autrement le passage du récipiendaire est enregistré dans le système. Les documents non lisibles à la machine : pour ce type de document, l utilisateur est obligé de saisir via le clavier les informations relatifs au document présenté. Apres avoir saisi ces données, la série de contrôle de validité cité ci haut est effectuée automatiquement. L issue de ces contrôles est la même que pour les documents lisibles à la machine. A ce niveau, le système CHECKPOINT peut, si un doute existe sur l authenticité d un visa présenté, se connecter au système VISA afin de faire une recherche. (Fenêtre de contrôle des documents)

9 15. De la régularisation des documents En cas d irrégularités constatés lors de l opération de contrôle de document, un module est dédié à la régularisation des documents. Cette régularisation se déroule de deux manières et ce en fonction du type de document : Visa : si le passager s est présenté à la frontière sans visa ou avec un visa expiré, celui-ci est obligé d en acquérir un directement. Le logiciel permet d émettre directement un visa pour le demandeur. Autres documents : s il s agit d un autre document autre que le visa, un utilisateur ayant le profil superviseur décidera de l acte à poser tout en y indiquant le motif. Une trace de cette opération est conservée dans le système. 16. Du module des statistiques Un module de statistique existe dans le logiciel qui permet d éditer des rapports sur le flux des voyageurs sur une période donnée et sur divers critères (nationalité des voyageurs, visas valides, passeports périmés, etc.). 17. De la gestion de stock de visa Comme le système permet d émettre directement des visas à la frontière, un module de gestion de stock de support visa est intégré. Ce module fonctionne exactement comme le module de gestion de stock du système VISA. 18. Des utilitaires disponibles Le logiciel propose un certain nombres d utilitaires destinés à faciliter l usage du logiciel, notamment : Gestion des groupes d utilisateurs, utilisateurs et différents niveaux d accès au logiciel (privilèges).

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