Procédure de gestion de l information : le site internet

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1 Procédure de gestion de l information : le site internet Référence de la procédure : CDP/PRO/02 Version 4 Date création procédure : 24/02/2013 Diffusion : Pôles Communication & développement, Publication Rédaction : Marion Nouhaud Pôle Com. & Dév. Date et historique de révision : 06/03/ /10/ /07/2015 Validation : Florian Raoux Vérification: Sandrine Nguyen Chemin d accès : \\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLES COM. & DEV. ET PUBLICATION Objet : Cette procédure a pour objet de définir les modalités inhérentes à la gestion de l information diffusée par l Office de Tourisme auprès de ses visiteurs et concerne le site internet et les applications mobiles. La réactualisation du site internet officiel de l Office de Tourisme est sous la responsabilité du Pôle Communication & Développement. Le site internet reprend la charte graphique des éditions et il est alimenté par 2 bases de données : - la base SPIP, pour les prestataires de loisirs et l agenda, - la base ADMIN, pour les hébergements, restaurants et commerces. L ensemble de ces données se rassemblent dans la base ODMS, base qui alimente ensuite les applications mobiles. 1. Fréquence de mise à jour du site internet 1.1 Mise à jour annuelle Une mise à jour est effectuée annuellement pour les hébergements, prestataires de loisirs, commerces/artisans et restaurants. L insertion des animations se fait quant à elle selon le calendrier de la programmation. La Chargée de développement web récupère une fois par semaine les pochettes «Saisie numérique questionnaires Johanna» et «Saisie numérique questionnaires Séverine» contenant les fiches de partenariat en Insertions Publicitaires et en Formules Premium transmises par la Responsable des Editions et la Chargée de Clientèle. La Chargée de développement web actualise sous 3 semaines à partir de la réception des fiches de partenariat, les informations relatives aux partenaires sur l ensemble des supports numériques (site internet et applications mobiles) : - mise à jour des informations indiquées sur la fiche du partenaire - ajout des visuels d illustration fournis par le partenaire (visuels qui ont au préalable été déposés sur le serveur Tourisme par la Responsable des Editions et la Chargée de Clientèle) - ajout d un texte descriptif pour présenter l activité du partenaire, à créer s il n a pas été fourni par le partenaire 1 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

2 Pour les fiches de partenariat «Loisirs», la Chargée de développement web attend de recevoir le fichier comprenant l ensemble des textes descriptifs des partenaires de loisirs pour faire l actualisation sur les supports numériques. Lorsque la fiche de partenariat est actualisée, la Chargée de développement web envoie un mail type au partenaire comprenant un lien vers sa fiche internet pour l informer de la mise à jour de ses informations sur les supports numériques. S il manque des visuels d illustration, ou si le texte descriptif a été créé par la Chargée de développement web, celle-ci rappelle au partenaire la possibilité d envoyer ses visuels et son texte de présentation par mail à web.redaction@sema83.fr Sur la fiche de partenariat, dans la case «Admin» au verso, la Chargée de développement web indique en rouge ses initiales sur la première ligne puis la date de la mise à jour sur la deuxième ligne. Lorsque les fiches de partenariat sont actualisées, la Chargée de développement web rend les pochettes respectives à la Responsable des Editions et à la Chargée de Clientèle pour archivage. Tout au long de l année, lors de la réception de visuels d illustration ou de texte descriptif de la part d un partenaire, la Chargée de développement web enregistre ces visuels dans un fichier au nom du partenaire, sur le dossier «Visuels partenaires année N» du serveur Tourisme, avant de procéder à l actualisation sur les supports numériques. 1.2 Mise à jour hebdomadaire Un suivi des demandes de modifications est réalisé une fois par semaine pour intégrer les modifications demandées sur les supports numériques, via Admin pour les commerces, restaurants et hébergements, via Spip pour les loisirs et animations. Lorsqu un partenaire ou n importe quelle personne de l Office de Tourisme fait une demande ponctuelle de modifications d informations, celle-ci est reportée sur le Back Office > Demande inter-pôles > Pôle Communication & Développement : modification des outils numériques. La Chargée de développement web est avertie de la demande de modifications par la réception d un mail automatique, traite au plus vite cette demande de modification sur les supports numériques puis reporte son nom et la date de traitement sur le fichier «Modification support numérique» sur Google Drive. 2 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

3 2. Base ADMIN (commerces, restaurants, hébergements) 2.1. Connexion - Aller sur le Back Office du site internet > Liens > Quelques Liens > Les accès aux Back Office > Base de données ou entrer le lien suivant : (de préférence avec Mozilla Firefox) - Entrer les identifiants 2.2. Mise à jour d une fiche existante - Arrivée sur la page d accueil, l ensemble des rubriques s affichent : cliquer sur «Rechercher» - Rechercher le prestataire souhaité puis cliquer sur «Modifier» 3 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

4 La fiche détaillée du prestataire apparaît afin d ajouter ou de mettre à jour : - Les coordonnées (les champs précédés d une * sont obligatoires) - Les pictogrammes situés sur la droite à cocher/décocher - 1 à 4 photos : L image 1 étant celle de présentation du prestataire, les celles dans la fiche 4 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

5 Pour intégrer les visuels à la fiche : - Cliquer sur «Images» puis «Parcourir» : sélectionner l image voulue dans les fichiers de votre ordinateur. Attention : le champ «Image 1» doit obligatoirement contenir une image au format 454x170 pour les fiches hébergements et restaurants, et 292x130 pour les fiches commerces. Les champs «Image 2,3 et 4» contiennent, quant à eux, des photos au format 454x Cliquer sur «Envoyer» - L image est alors automatiquement renommée : «Copier» le nom qui lui est attribué - Coller le nom de l image à l endroit désiré 5 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

6 Ajouter ou modifier : - Le lien vers le site Internet du partenaire, commençant obligatoirement par - L du partenaire - Les dates d ouverture - Plan Google Maps : vérifier qu il soit activé, cliquer sur le lien d outil de recherche (si besoin, s aider de afin de trouver latitude et longitude en fonction de l adresse postale). - Tarifs et texte descriptif fournis par le partenaire (si pas de texte en rédigé un). Attention : Pour un retour à la ligne utiliser la balise <br> (peut être également utilisé pour centrer le texte face à l image). Pour mettre en gras : entourer le mot de <b> et </b> - Enregistrer en cliquant sur «Modifier» 6 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

7 2.2 Créer une nouvelle fiche - De retour sur la page principale : cliquer sur la catégorie souhaitée. Ex : "Beauté et soins" puis "Esthétique" - Une nouvelle fiche prestataire vide s ouvre, à remplir en prenant l exemple d une fiche existante - Attention : celle-ci ne peut pas contenir les caractères «/», dans le titre sinon bug 2.3 Supprimer une fiche - Voir en bas de la fiche vide «Suppression d enregistrement» : choisir dans le dérouler la fiche à supprimer puis «Supprimer» - La modification de fiche est également possible ici 7 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

8 2.4 Exemple de fiche prestataire hébergement 8 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

9 2.5 Exemple de fiche prestataire commerce 9 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

10 3. Base SPIP (prestataires de loisirs et agenda) 3.1. Connexion - Aller sur le Back Office du site internet > Liens > Quelques Liens > Les accès aux Back Office > SPIP ou entrer le lien suivant : (de préférence avec Google Chrome) - Entrer les identifiants 3.2. Mise à jour et création de fiche - Modifier les informations nécessaires depuis le tableau de bord. Attention : n effectuer des modifications que dans l onglet «Accueil» - Choisir la rubrique et la sous-rubrique souhaitée : «Que faire?» pour les loisirs et «Agenda» > «Tous les événements» pour l agenda 10 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

11 - Pour mettre à jour : cliquer sur la fiche existante > ex : Cheval de Mer - Pour insérer un nouveau prestataire OU un nouvel événement : cliquer sur «Ecrire un nouvel article» et prendre l exemple d une fiche existante - Cliquer sur «Modifier cet article» 11 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

12 - Ajouter le nom et texte tirés de la brochure «Destination» (pour les loisirs) et le «FestiMag» (pour les événements). Insérer le tout dans «Titre», «Sur-titre», «Descriptif rapide», «Texte» et «Post-scriptum» de manière à ce que cela ressorte esthétiquement sur le site internet. Prendre exemple sur fiches déjà existantes. - Balises stylistiques : <b> et </b> ou <span> et </span> pour un style gras (entourer le mot) <br> pour un retour à la ligne <h1> et </h1> pour un grand titre Attention : Ne pas ajouter de tiret du 6 (-) en début de phrase, y ajouter par exemple une étoile(*) - Insérer un visuel en choisissant un fichier dans l ordinateur (format 454x280), cliquer sur «Téléverser». - L image apparaît, cliquer sur «Retirer du portfolio», qui devient «Déposer dans le portfolio» - Copier le nom de l image et le coller dans «Chapeau» - Insérer la vcard du prestataire de loisirs/organisateur de l événement comprenant les coordonnées (voir page suivante) - Cliquer sur «Enregistrer» pour terminer 12 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

13 3.3. La vcard La vcard permet d insérer les coordonnées du prestataire dans l application mobile. Elle permet à l utilisateur de l application d entrer en contact direct avec le prestataire par téléphone, d accéder à son site internet ou encore de le géolocaliser. La vcard doit être réalisée ainsi (voir le résultat en ligne page suivante) : <div class="vcard"> <span class="fn org">cheval DE MER</span> <div class="adr"> <span class="street-address">26, avenue du Général Touzet du Vigier</span><br> <span class="postcode">83120</span> <span class="locality">sainte-maxime</span> </div> Tél. : (+33) <span class="tel"> </span> <a class=" " href="mailto:contact@jets-ski-ste-maxime.com">contact@jets-ski-stemaxime.com</a> <a class="url" href=" target="_blank"> <span class="geo"><span class="latitude"><span class="value-title" title=" "></span></span><span class="longitude"><span class="value-title" title=" "></span></span></span> </div> 3.4. Mots-clés ODMS et publication - Une fois la fiche enregistrée : insérer le visuel principal (454x170) - Ajouter le mot-clé ODMS correspondant (ici «loisirs_mer») : les mots-clés sont indispensables à l apparition de la fiche dans l application mobile - Si le prestataire est labellisé Famille Plus, ajouter le mot-clé «label_familleplus» - Publier l article et voir l article en ligne : Si les modifications effectuées ne sont pas visibles en ligne : cliquer sur «Recalculer cette page» qui doit s afficher en haut à droite de la page. Si celui-ci ne s affiche pas, entrer «?var_mode=calcul» à la fin de l url OU aller dans le tableau de bord SPIP, cliquer sur «Maintenance» > «Vider le cache» > «Désactiver temporairement le cache». Retourner sur l article en ligne et actualiser la page pour apercevoir les changements. 13 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4

14 3.5. Exemple de fiche prestataire loisirs vcard 3.6. Exemple de fiche agenda 14 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v4