ASG-IIS Système d information de l Intranet de l ASG

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1 1 ASG-IIS Système d information de l Intranet de l ASG Guide d utilisation pour utilisateur d Albatros

2 Préambule: 2 Ce manuel a été rédigé pour tous les clubs, qui sont connectés à l Intranet de l ASG. En raison des performances de l Intranet de l ASG et de votre ordinateur personnel, il est difficile à l utilisateur d avoir une vue d ensemble de toutes les fonctions de l Intranet de l ASG. Pour cette raison, nous avons décidé de proposer ce manuel. Avec ce guide d utilisation ASG-IIS vous pouvez facilement répondre à des questions si souvent posées : «Mes données sont-elles bien parvenues?» et «Quelles données concernant mon club et mes membres sont mémorisées dans l Intranet de l ASG? Conditions techniques préalables Ce manuel a été rédigé pour les utilisateurs d ALBATROS. Si vous avez encore une version plus ancienne, adressez-vous directement à Albatros, afin d installer une mise à jour gratuite dans le cadre de votre contrat de maintenance. C est important que votre club dispose d une connexion Internet en bon état de marche. Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir avec le système d information Intranet de l ASG (IIS). Pour plus d information, adressez-vous à: Association Suisse de Golf: Place de la Croix-Blanche Epalinges Tel Fax Internet: Eléments employés Différents éléments ont été employés, pour rendre ce manuel clair et facilement compréhensible. Les commandes (entrées de touches) dans Albatros et les dialogues sont désignés en gras et soulignés. Les indications à l utilisateur lors de la description d exemples et de textes d exemple sont représentées en italiques et désignées par un point d exclamation rouge (!). Les illustrations suivantes sont des exemples d images provenant du système informatique Intranet DGV et n ont qu une valeur explicative dans ce manuel.

3 3 Tables des matières Page Démarrage de l ASG-IIS en Albatros 4 2. Page de démarrage Personnes de contact dans le club Membres Représentation anonyme des personnes ( N.N. ) Handicaps Réduire la liste de handicap de vos membres Tournois Gestion des tournois Système de rédaction des tournois Statistiques des tournois Communication des résultats des visiteurs News du club/ offres Greenfee 17 Seite 6 8. Parcours Modifier les données du «Golf-guide» Information du club Données du parcours / Valeurs CR Commande des cartes ASG 21 Seite 27

4 1. Démarrage de l ASG-IIS en Albatros 4 Pour démarrer le système d information Intranet de l ASG dans Albatros, allez sur la flèche à côté du logo ASG et sélectionnez Système d information Intranet (menu principal IIS). Vous parvenez ainsi directement dans le système d information Intranet, dans lequel toutes les données que vous avez transmis depuis votre club sont représentées. Les éléments du menu dans le système d information Intranet seront expliqués en détail dans ce qui suit.

5 5 2. Page de démarrage La vue d ensemble du club montre les informations actuelles de votre club. Les données erronées ou incomplètes peuvent être corrigées dans Albatros. Dans la page de démarrage, vous serez aussi informés si vous devez récupérer des jeux de données («ampoules clignotantes»). Actualisation des données du club dans Albatros Pour actualiser vos données de club, allez dans l administration de membre sur l élément de menu Autres Clubs. Sélectionnez votre club ou allez sur Fichier Afficher club standard. Effectuez les modifications/ compléments et allez ensuite dans la zone Clubs sur la flèche à côté du logo ASG. Sélectionnez Envoyer les données du club. Pour pourvoir transmettre les données sur le serveur ASG, donc dans le système d information Intranet, vous devez être connecté via AlbOnline avec l Intranet. Les modifications peuvent être visualisées dans la vue d ensemble du club de l IIS.! Les données du club sont mises à jour automatiquement et instamment dans le site de l ASG et dans le Golfguide.

6 3. Personnes de contact dans le club 6 Dans «Vue d ensemble des contacts des clubs» vous pouvez lister toutes les personnes détenteurs de fonctions de votre club. Gestion des personnes de contact Les personnes du club peuvent être enregistrées dans l administration de membres sur le menu principal Autres Clubs. Sélectionnez votre club ou allez sur Fichier Afficher club standard. Allez sur l onglet Personnes du club et effectuez vos modifications ou ajoutez des personnes. Allez ensuite dans la zone Clubs sur la flèche à côté du logo ASG. Sélectionnez ici Envoyer les données individuelles de votre propre club. Pour transmettre les données sur le serveur de l ASG et dans le système d information Intranet, vous devez vous connecter via AlbOnline à l Intranet. Les modifications entreprises peuvent être visualisées dans la vue d ensemble du club de l IIS.3.! Vous pouvez enregistrer dans Albatros d autres informations, comme l adresse des personnes de votre club. Celles-ci ne seront pas publiées mais pourront être utilisées par l ASG pour expédier des informations.

7 7 4. Membres Dans cette zone vous trouvez la liste des membres actuels de votre club, divisé en nombre total, membres masculins et membres féminins. Dans les parenthèses derrière le nombre de membres est indiqué le nombre de membres de votre club enregistrés sur En cas de données erronées concernant vos membres, vous serez averti par les «ampoules clignotantes». Une fonction de recherche vous permet de rechercher vos données de membres dans l Intranet selon les critères nom, prénom et numéro de membres ainsi que sexe, âge et handicap individuellement ou en combinaison. En cliquant sur le résultat de recherche, vous obtenez d autres informations détaillées. 4.

8 4. 1 Représentation anonyme des personnes ( N.N. ) 8 Il est possible de choisir de représenter une personne de façon anonyme. Dans le cas qu un joueur ne souhaite pas apparaître sur la liste de résultats publiée dans l Intranet de l`asg, vous devez cliquer sur la case à côté de la représentation de résultat anonyme et Enregistrer. Dans la liste des résultats, a la place du nom il apparaitra un «N.N.». Un joueur qui veut rester anonyme pourra quand même être reconnu par le club, dans le système de gestion.! Veuillez noter que le joueur, qui souhaite cette représentation, est indiqué dans toutes les listes de résultats par N.N. Quand un résultat doit être inséré ou non n est plus une option sélectionnable! 5. Handicaps Dans cette zone, vous avez d abord une vue d ensemble du nombre de vos membres et de leurs handicaps. Ici vous pouvez contrôler si le nombre des handicaps saisis correspond au nombre de membres; si le nombre est différent, vous recevez un du Webmaster de l Intranet ASG, vous demandant de contrôler vos données du club et d effectuer un ajustement complet de tous les membres.

9 9 Sous Afficher les échanges de résultats des joueurs visiteurs se trouvent les communications de résultats qui ont été transmises aux Home-Clubs des visiteurs qui ont joué un tournois dans votre club. Il est possible de rechercher des joueurs selon les critères nom, prénom ou numéro de membre. Après, en cliquant sur la personne souhaitée, vous obtenez des informations détaillées au sujet des tournois joués et les modifications de l handicap. Votre membre peut consulter les informations détaillées sur Internet sous ou Pour le golfeur, cela signifie que sa fiche individuelle peut être consultée et imprimée partout dans le monde via Internet. Le texte de déclaration bilingue permet l identification partout dans le monde et décharge le secrétariat du club. Ajustement des membres dans Albatros Allez dans l administration de membre d Albatros sur la flèche à côté du logo ASG et sélectionnez ici ASG Intranet Journal. Dans le journal Intranet allez sur Support Actualiser la liste de membres dans l Intranet ASG (données et fiches individuelles). A la connexion suivante à l Intranet ASG, toutes les données de membres sont transmises en totalité. Les modifications peuvent être visualisées dans le système d information Intranet.

10 5! L actualisation de toutes les données de membre et la transmission de toutes les historiques de handicap dure avec une connexion ISDN pour 600 membres environ 5-7 minutes. Pendant cette phase, l ordinateur doit être au repos et les ressources du système ne doivent pas être surchargées avec d autres programmes logiciels Réduire la liste de handicap de vos membres Dans la catégorie «handicaps» en Liste de handicaps du club sur mygolfsuisse.ch vous pouvez restreindre la liste de handicaps de vos membres, qui s affiche normalement en totalité sous à l affichage des 20 premières places. Veuillez seulement en faire usage quand des désaccords surviennent entre les membres concernant la représentation de la liste de handicap sur Au besoin, cochez le champ prescrit et mémorisez cette procédure. 6. Tournois Sur cette page, vous voyez toutes les informations de tournoi, que votre club a déposées dans le système d administration de club et transmises à l Intranet ASG. Vous pouvez afficher tous les tournois de votre club pour une période déterminée ou mensuellement. Vous pouvez ainsi voir quelles informations relatives au tournoi sont visualisables dans Albatros. Les lettres dans la légende signifient ce qui suit: I = Informations de tournoi A = Inscription par Intranet ASG (liste complète) S = Liste de départ (liste de départ complète) E = Liste des résultats et carte de score de chaque joueur M = Transfer et des données et des résultats à d autres clubs B = Rapport du tournoi Quand vous cliquez sur un des symboles, les détails correspondants s affichent! 10

11 11 Tous les tournois qui apparaissent en vert s affichent aussi automatiquement dans le calendrier des tournois de Les tournois en noir ne s affichent pas et sont visualisables seulement par le club dans l IIS. Ils indiquent seulement une clôture de tournoi et l envoi des résultats. La même chose vaut pour [A] devant les noms de tournois! 6.! Un tournoi peut être effacé dans Albatros seulement quand aucune information détaillée comme la liste des inscrits, liste de départ n a encore été enregistrée. Quand vous souhaitez effacer un tournoi dont les informations ont déjà été enregistrées dans l Intranet ASG, veuillez vous mettre en rapport avec Albatros. 6.1 Gestion des tournois Quand vous sélectionnez un tournoi, plusieurs options s offrent à vous. Vous visualisez d abord les informations générales du tournoi, qui ont été enregistrées dans le logiciel d administration du club.

12 Vous avez la possibilité de joindre la liste d inscrits, la liste de participants et la liste de départ ainsi que la liste de résultats comme fichier PDF dans le calendrier des tournois. 12! Pour des raisons de protection des données, les listes d inscrits et de départ ne peuvent être publiées que dans des cas particuliers (par ex. tournois sponsorisés)! D autre part, vous pouvez Ajouter un compte rendu du tournoi, c'est-à-dire un article sur le tournoi, qui pourra ensuite s afficher dans le calendrier des tournois. L article contient un titre, une introduction, un corps de texte ainsi que deux images, le cas échéant. Un lien vers une page Web peut aussi être placé. 6.2 Système de compte rendu du tournoi Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un petit compte rendu du tournoi, c est-à-dire écrire un article sur le tournoi qui peut ensuite apparaître dans le calendrier du club. L article contient un titre, une introduction, un texte principal et deux images. On peut aussi y ajouter un lien vers une page internet.

13 13! Veillez à respecter la taille maximale possible des images (100 KB, 300 x 250 Pixel)! Le cas échéant, les images doivent être traitées (rétrécies).

14 6.3 Statistiques des tournois 14 Via Statistiques des tournois, vous pouvez afficher les statistiques de vos tournois dans l année en cours. Les valeurs de l année précédente s affichent entre parenthèses.

15 Guide d utilisation ASG-IIS pour utilisateur d Albatros Windows 6.4 Communication des résultats de joueurs invités Cliquez sur, pour afficher les communications de résultats de tous les joueurs nonmembres du tournoi sélectionné. Communication des résultats : 15 Quand vous choisissez un joueur (en cliquant sur son nom) vous verrez les détails des ses résultats. Il est facile de voir quand et quelle information a été envoyé au Home-Club du joueur.

16 Détails de la communication de résultats : 16

17 17 7. Informations du club/ offres Greenfee Chaque club a la possibilité de publier sur Internet des informations actuelles, celles-ci peuvent être enregistrées dans le système d information Intranet. Un club peut au maximum émettre trois informations de club et une offre Greenfee avec un texte d une longueur au choix. Les informations actuelles du club sont affichées sur ww.golfsuisse.ch dans la zone associative de l ASG et sous mygolfsuisse.ch, ainsi que dans le guide du golf. Chaque club peut visualiser ses informations actuelles dans le système d information Intranet. Ajouter des informations actuelles du club Pour ajouter des informations, allez soit sur Réglages ==> connecter à l intranet soit sur le logo ASG dans le menu. Choisissez ensuite Informations actuelles du club dans IIS. Dans le système d information intranet (IIS) vous pouvez en tout temps ajouter des informations actuelles, modifier et/ou supprimer des offres spéciales. Vous pouvez télécharger jusqu à trois images pour accompagner une communication.

18 18 8. Parcours Sous parcours vous pouvez gérer les informations de votre parcours et infrastructures. A cette fin, vous insérez une nouvelle information ou vous en sélectionnez une existante, en cliquant sur le nom. Les informations sur le parcours contiennent par exemple les Greenfee, la limite de handicap, les jours réservés aux dames, les spécificités du parcours, etc Association Suisse de Golf

19 Modifier les données du «Golf-guide» Ici vous pouvez publier les informations de base de votre club et ajouter une image du parcours et votre logo. L URL situé en haut vous dirige directement sur la page du «Golf-guide» sur de votre club Association Suisse de Golf

20 Information du club Vous pouvez entrer toutes les informations sur votre club et si nécessaire, vous pouvez ajouter ou modifier les informations (Green Fee, Ladies Day, conditions du parcours, etc.) 2011 Association Suisse de Golf

21 Données du parcours / Valeurs CR Dans données du parcours sont saisies les données exactes du parcours avec la longueur, le nombre de trous, le CR, le Slope, etc. Les parcours, pour lesquels un rating est enregistré dans le logiciel CR de l ASG sont consultés sous Données CR.! GOLF TIMER et le Golfguide Albrecht ont accès à ces informations, afin de représenter au mieux votre club de golf. 9. Commande des cartes ASG Sur la page commande des cartes ASG, vous visualisez les informations relatives à la commande de carte ASG actuelle pour votre club ainsi qu aux commandes de cartes des années passées. Il est possible de cliquer sur les informations en vert pour obtenir plus d informations. Le déroulement de votre commande de carte peut être suivi dans IIS. On obtient des informations précises concernant: 9. Commande parvenue au serveur de l ASG Commandes qui peuvent être annulées Cartes ASG en production Cartes ASG envoyé aux clubs Cartes ASG qui n ont pas été produits Cartes ASG commande en substitution, déjà envoyé 2011 Association Suisse de Golf

22 22 Les commandes de cartes ASG seront élaborées et produites par Intercard, deux fois par mois (le 10 et 25 du mois).! Quand les cartes ASG sont en production chez Intercard, elles ne peuvent plus être annulées Association Suisse de Golf

23 23 Il est possible d indiquer une adresse de livraison différente pour les cartes ASG dans le cas où le secrétariat du club serait fermé ou autres. Au même endroit, un modèle peut être créé pour les cartes ASG. Ce faisant, les champs sur la carte peuvent être remplis individuellement. Ce modèle peut être intégré dans vos publications. Les membres inscrits dans mygolfsuisse.ch pourront recevoir un message par dès que la carte ASG aura été envoyée au club. Les indications d envoi pour le message automatique de notification peuvent être modifiées par le club dans «envoi du message seulement en cas de carte supplémentaire» ou «aucun message de notification». D autres particularités sur la commande des cartes ASG sont contenues dans le manuel du système de gestion de club. Précision : Pour des questions sur la commandes des cartes ASG, adressez-vous directement à: Intercard AG Centre de production M T. Zelenika ou M. S. Baumann Schützenstrasse Urdorf Tel: Fax: Association Suisse de Golf

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