Toutes les réponses et les rubriques d aide sur Docsafe

Transcription

1 Toutes les réponses et les rubriques d aide sur Docsafe Informations générales Qu est-ce que Docsafe? Qui peut utiliser Docsafe? Comment puis-je commander Docsafe? Combien coûte Docsafe? Docsafe vous permet de sauvegarder et de gérer vos documents personnels ainsi que vos mots de passe. Avec Docsafe, vous pouvez à tout moment accéder à vos documents et vous disposez d une vue d ensemble rapide de ceux-ci. Vous pouvez transférer certains documents, par exemple un courrier, et attribuer des droits d accès. A l avenir, vous pourrez directement recevoir vos documents des entreprises, ex. relevés de comptes, décomptes de salaire, etc. De plus, il est également prévu que les factures puissent être payées directement depuis Docsafe. Toutes les personnes résidant en Suisse peuvent utiliser Docsafe. Si vous êtes déjà client chez Swisscom, vous pouvez utiliser votre login Swisscom pour y accéder. Si vous n étiez pas client chez Swisscom jusqu à présent ou n avez pas utilisé de produit payant, vous pouvez vous inscrire sur Docsafe gratuitement. Pour pouvoir vous inscrire via le login Swisscom, il vous faut un numéro de téléphone mobile en Suisse ou une adresse postale en Suisse. L offre de base de Docsafe est gratuite. A l avenir, certains services payants supplémentaires seront proposés.

2 Combien de documents puis-je sauvegarder dans Docsafe? Il n existe actuellement aucune limite de quantité pour la sauvegarde de documents. Docsafe devrait être suffisamment grand pour sauvegarder les documents d un ménage moyen. Toutefois, Swisscom se réserve le droit de mettre en place une limitation de quantité pour certains clients ou groupes de clients en cas d utilisation excessive (Fair Use Policy). Quelles sociétés peuvent m envoyer des documents directement dans le Docsafe? Comment puis-je payer des factures? Comment mes documents sont-ils protégés? Comment puis-je crypter mes données, et qui peut les consulter? Est-ce que je peux vraiment confier mes données personnelles à Swisscom? Où puis-je trouver une assistance technique en cas de questions et de problèmes? Swisscom est actuellement en négociations avec divers partenaires qui pourront à l avenir envoyer des documents directement dans votre Docsafe. Si vous êtes client chez Swisscom, votre facture Swisscom vous sera envoyée directement dans votre Docsafe. Quand vous utiliserez Docsafe pour la première fois, vous y trouverez vos factures des 6 derniers mois. Le paiement de factures via Docsafe est en cours de préparation. Une fois en place, vous pourrez transmettre vos paiements à la banque de votre choix de manière très simple. Vos documents sont conservés sous forme cryptée dans les centres de traitement de Swisscom en Suisse. Dans ce contexte, nous appliquons les mêmes directives et standards de sécurité que pour les systèmes bancaires. Par ailleurs, chacun de vos documents est crypté individuellement. De plus, la connexion entre votre navigateur et le système Docsafe est également cryptée. Vous pouvez le vérifier (selon les navigateurs) par la présence du symbole du cadenas dans la barre d adresse de votre navigateur. Vos données sont cryptées automatiquement, vous n avez rien à faire. L accès à vos données n est accordé à des tiers que si vous-même leur accordez un droit d accès correspondant ou sur ordre d une autorité. En tant qu entreprise de télécommunication, les revenus de Swisscom proviennent de services payants que vous connaissez déjà: Swisscom TV, la connexion internet, la téléphonie mobile et les raccordements fixes. Docsafe, en revanche, est un service qui vous sera complètement offert. Les revenus de Docsafe seront assurés par les entreprises qui livrent les documents dans Docsafe et qui, de ce fait, peuvent fortement réduire leurs dépenses en papier et autres moyens de communications et de sauvegarde. Docsafe ne sera jamais financé par la publicité. C est pourquoi Swisscom n a aucun intérêt à consulter ou à analyser vos données personnelles. Vous trouverez des réponses à la plupart de vos questions à propos de Docsafe dans la Support Community. Cependant, si la solution à votre problème n y est pas, notre Support est à votre disposition: docsafe.support@swisscom.com du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00.

3 Utilisation Comment puis-je ajouter mes propres documents à mon Docsafe? Puis-je ajouter plusieurs documents simultanément à mon Docsafe? Est-il possible d importer des listes de mots de passe dans Docsafe? Puis-je utiliser Docsafe sans connexion internet? Si je vais sur Docsafe en même temps sur mon téléphone et sur ma tablette, est-ce que je ne vois pas les mêmes listes de documents au même moment selon les changements que j effectue? Comment puis-je partager des documents ou des contenus? Comment puis-je trouver d autres utilisateurs Docsafe si je veux leur transmettre ou partager des documents avec eux? Dans votre navigateur: vous pouvez ajouter vos documents à l aide de la fonction «nouveaux documents». Vous pouvez ensuite sélectionner le dossier-cible de votre choix dans la fenêtre de dialogue qui s affiche. Autrement vous pouvez également glisser des documents stockés sur votre ordinateur et les déposer directement dans la fenêtre de dialogue de votre navigateur (IE: ab Version 10). Applications mobiles: Vous pouvez «scanner» des documents à l aide de l appareil photo de votre téléphone, cela convient également pour des documents de plusieurs pages. L application reconnaît automatiquement les formats et les divers filtres, ce qui permet d optimiser la lisibilité des scans. En outre, il est également possible d envoyer des documents à votre Docsafe par . Vous recevez pour cela une adresse Vous trouverez cette adresse dans les réglages de votre Docsafe, dès que vous aurez confirmé votre adresse personnelle. Dans la version pour navigateur, ceci est déjà possible; dans la version mobile, cette option sera bientôt disponible. Pas encore. Cette fonction est en cours de construction. Cette fonction est en cours de construction. De manière générale, vous pouvez accéder à vos documents depuis plusieurs appareils de manière simultanée. Cependant, Docsafe gère les modifications de documents lors d une session sur l appareil depuis lequel vous les effectuez. Si vous ajoutez un document sur un appareil, il vous faudra éventuellement mettre à jour la liste de documents sur l autre appareil afin de l y voir apparaître aussi. Vous disposez à cet effet de deux possibilités: Si vous souhaitez transférer des documents isolés, le mieux est d utiliser la fonction «Transférer» pour les envoyer à un autre utilisateur de Docsafe. Cette procédure présente un avantage de sécurité par rapport à une transmission par en effet, votre document ne quitte pas la plate-forme Docsafe et reste protégé par cryptage. Si vous souhaitez partager plusieurs documents avec une autre personne sur le long terme, nous vous recommandons de lui accorder des droits d accès à une partie (un classeur ou une étiquette) de votre Docsafe. L autre utilisateur peut ainsi disposer d un accès permanent à cette partie, ainsi qu aux documents nouvellement ajoutés. Dans les réglages, tout utilisateur peut définir de quelle manière il (respectivement son Docsafe) souhaite être retrouvé (par ex. adresse , Docsafe-ID, numéro de téléphone mobile, nom d utilisateur du login Swisscom). Il faut par conséquent entrer cette information lors d un transfert ou d un partage de documents.

4 Comment ai-je accès au contenu d un autre Docsafe? Où puis-je voir dans quel Docsafe je me trouve? Quels types de documents peuvent être sauvegardés dans Docsafe? Comment puis-je recevoir des documents directement dans mon Docsafe? Où vais-je recevoir ma facture Swisscom? Combien de temps mes documents sont-ils conservés? Si le propriétaire de l autre Docsafe partage son contenu avec vous, vous pouvez bouger d un Docsafe à l autre sans problème. Il vous suffit de cliquer sur «Docsafe» en haut à gauche, puis cliquez sur «personnes» et choisissez le Docsafe auquel vous souhaitez accéder. Si le propriétaire du Docsafe en question, requiert une authentification par code SMS ou un mot de passe personnel pour accéder à son Docsafe, vous serez prié de procurer cette information. Le nom du propriétaire du Docsafe sera indiqué dans le coin supérieur gauche. Docsafe peut sauvegarder les formats de documents et d images courants et peut les afficher directement dans le navigateur. Ces formats sont par ex. pdf, txt, jpg, png, et gif. Vous pouvez également sauvegarder tous les autres formats de documents dans Docsafe, comme par ex. des documents Office. Cependant, dans la plupart des cas ceux-ci ne seront pas affichables directement dans le navigateur et seront par conséquent téléchargés. Les documents que vous recevez proviennent soit d autres Docsafe ou d entreprises. Les autres utilisateurs peuvent vous envoyer des documents à l aide de la fonction «transférer». Les entreprises présentes sur Docsafe vous enverrons des documents dès lors que vous vous serez «abonné» à celles-ci dans votre Docsafe. Vous recevrez la facture Swisscom directement dans votre Docsafe, en plus du mode d envoi actuel (courrier, , etc.). Ces modes d envoi ne changent donc pas. Il n y a pas de durée limite. Vos documents sont conservés jusqu à ce que vous donniez l ordre de les supprimer. Vous trouverez cette fonction dans la vue détaillée d un document. Sécurité Comment mes documents sont-ils protégés par Swisscom? Votre Docsafe hautement sécurisé: 1. Avec le Login, nous contrôlons que seulement les personnes pouvant nous fournir les informations requises correctes puissent avoir accès au Docsafe. En plus du login, vous pouvez utiliser l option du code SMS, afin de sécuriser votre Docsafe davantage. 2. Avec le contrôle d accès à un autre Docsafe, nous nous assurons à chaque demande de transfert que seulement les personnes ayant le droit d accéder aux documents en question puissent les extraire ou les sauvegarder. 3. Le cryptage du transfert de données empêche que des personnes sans autorisation d accès puissent observer vos gestes et accéder à vos documents de manière malintentionnée lorsque vous travaillez dans votre Docsafe (que vous soyez connecté sur votre mobile ou votre PC).

5 4. Dans le cas peu probable d un vol de données, le cryptage de vos documents empêche que vos documents puissent être lus. Le butin du voleur ne serait qu une salade de signes incompréhensibles. Vous pouvez doter votre cryptage d un mot de passe personnel du plus haut niveau de sécurité. Où mes documents sont-ils stockés? Qu est-ce qu une clé personnelle? Où dans Docsafe ces cryptages ont-ils lieu? Où et comment les documents sont-ils cryptés? Vos documents sont stockés sur des serveurs de Swisscom en Suisse. Ces serveurs sont soumis aux mêmes règlements et standards de sécurité que le système bancaire: > Contrôle d accès strict aux bâtiments concernés. > Surveillance et contrôle de toutes activités sur les systèmes en question. > Les mesures les plus fortes sont prises pour protéger le système contre toute intrusion venant de l extérieur. Une clé électronique est en principe une chaîne de signes, aussi longue que possible, qui n est connue que par son propriétaire et qui est aussi difficile que possible à deviner (donc de préférence pas votre date d anniversaire ou le prénom de votre mère). L on appelle «cryptage» le fait de modifier le matériel à protéger (par ex. un document) de telle manière que le résultat est une suite aléatoire et confuse de Bits. Afin de rendre à ce matériel sa forme initiale (le décryptage), il faut impérativement être en possession de la clé correspondante. Tout d abord sur le chemin de vos documents entre l appareil que vous utilisez (PC, Mac, téléphone portable, tablette) et les serveurs Docsafe. Le processus utilisé à cet effet s appelle SSL et est appliqué à tous les sites internet requérant une sécurité élevée. Votre banque ou votre assurance ne partagera jamais des données sensibles avec vous sans qu elles ne soient dotées de ce «cryptage de transport». Dans le cadre du processus SSL, il sera également garanti que vous (respectivement votre appareil) communiquez avec le partenaire souhaité. Votre appareil le montre le plus souvent sous la forme d une signe de sécurité, par ex. un cadenas sur fond vert. Après que les documents ont été transportés et déposés sur le serveur Docsafe de manière cryptée, une clé est créée au hasard pour chaque document. C est avec cette clé que le document est crypté sur le serveur. La clé créée au hasard est cryptée par la clé de votre Docsafe. Le processus qui consiste à mélanger une clé créée aléatoirement avec votre clé personnelle s appelle «cryptage asymétrique». Ceci permet à tout le monde de crypter un document avec une clé créée au hasard, mais ne permet qu au détenteur de la clé personnelle de le décrypter. C est le même principe que les portes de chambres d hôtels: tout le monde peut fermer la porte, mais seulement le détenteur de la clé de la chambre peut la rouvrir.

6 Et comment fonctionne le décryptage? Quel est l avantage de la gestion de clé automatique? Comment fonctionne la gestion de clé manuelle? Peut-on choisir le degré de complexité de la clé personnelle? Est-ce que le cryptage dépend du navigateur ou du client? Pourquoi Docsafe ne crypte et ne décrypte pas mes documents déjà sur mon appareil? La clé personnelle est utilisée pour le décryptage. Mais cette clé est aussi sécurisée par une autre clé que l on pourrait appeler «mot de passe». D où le système extrait-il la clé personnelle? Il y a pour cela deux possibilités. L une pratique, mais pas parfaitement sûre: la «gestion de clé automatique». L autre, un peu plus difficile à utiliser, mais parfaitement sûre: la «gestion de clé manuelle». Dans le cas de la gestion automatique, le système crée automatiquement une clé par utilisateur et l enregistre dans un endroit séparé (donc pas au même endroit que vos documents). L utilisateur ne doit pas se rappeler de cette clé car celle-ci est extraite automatiquement lorsqu il faut décrypter un document. Ceci est pratique parce que l utilisateur peut l oublier sans que ses documents deviennent illisibles pour toujours. Cependant, théoriquement Swisscom pourrait avoir accès à cette clé personnelle et décrypter des documents sans que l utilisateur ne le sache. Les raisons pour lesquelles Swisscom ne ferait jamais une telle chose sont décrites plus haut. Swisscom gère votre clé personnelle de manière sécurisée dans un endroit séparé, afin que vous ne deviez pas la rentrer à chaque fois. Vous bénéficiez ainsi d une sécurité élevée et facile à utiliser. Pour cette option, l utilisateur doit rentrer lui-même la suite de signes qui forment la clé pour pouvoir accéder à sa clé personnelle et enfin pour permettre le décryptage du document. Avec ce système, personne ne peut décrypter les documents de ce Docsafe sans connaître cette suite de signes. Cette solution est extrêmement sûre, cependant elle présente également un grand risque. En effet, s il vous arrive de perdre ou d oublier votre clé personnelle, vos documents cryptés sont perdus pour toujours. Le Safe lui-même peut être récupéré avec l aide du Support Swisscom, mais les documents eux resteront illisibles. C est pourquoi Swisscom laisse la possibilité aux clients de choisir quel type de gestion de clé ils préfèrent utiliser. Les règles pour les clés dépendent des attentes de chacun. Pour certains, le degré de complexité minimal est déjà trop compliqué, pour d autres c est le minimum requis et pour d autres encore il faut un degré de complexité maximal, ce qui peut justement engendrer le risque de perdre à tout jamais le contenu de ses documents en cas de perte ou d oubli. Toute la communication sur le serveur Docsafe est cryptée sous forme «https». Par ailleurs, chaque document sur le serveur est individuellement stocké de façon cryptée. La gestion des clés se fait soit de manière automatique ou manuelle par l utilisateur. Le concept de cryptage choisi garantit une sécurité optimale et une facilité d usage pour tous utilisateurs.

7 Pourquoi n y a- t-il pas de de cryptage End-to-End? Quels algorithmes de cryptage sont utilisés par Docsafe? D abord parce que le niveau de sécurité que l on aurait tendance à attribuer à cette solution est trompeur: les données et les algorithmes utilisés proviennent du fournisseur de service (son site internet, son Plug-In ou son software), et ce également pour les solutions qui cryptent les données sur le terminal lui-même. Si le fournisseur souhaite lire les documents, il lui suffit de s emparer des données juste avant le processus de cryptage. C est pourquoi, dans ce cas, il faut avoir confiance que le fournisseur ne le fera pas. Deuxièmement, le cryptage sur le terminal lui-même requiert que la clé de décryptage soit enregistrée sur le terminal en question, au moins pour la durée de chaque séance d utilisation, si l on ne souhaite pas devoir rentrer la clé pour chaque décryptage. Selon Swisscom, l enregistrement provisoire de cette clé sur les serveurs centraux est à privilégier par rapport à l enregistrement sur le terminal, car dans le deuxième cas, la clé est plus facile à voler. Afin de garantir un cryptage End-to-End réellement fiable (aussi avec d autres fournisseurs d espace d enregistrement de données), il faudrait que le cryptage ait lieu en dehors de la portée du fournisseur avec l aide d un outil que l utilisateur peut choisir de manière indépendante et séparée du fournisseur. Seulement dans ce cas-là, le fournisseur du stockage de données n a aucun accès aux données non-cryptées, peu importe que cet accès soit volontaire ou non. Symétriquement: 256-Bit AES, OID Asymétriquement: 2048-Bit RSA OID Clé de Passphrase: OID Questions techniques Quelles interfaces sont proposées par Docsafe? Y a-t-il davantage de processus d authentification des utilisateurs prévus? Docsafe possède un large RESTful-API conçu pour des interactions avec des systèmes externes (émetteur de documents, 3rd-Party-Portals) ainsi qu avec les applications mobiles. Il existe de la documentation sur les interfaces pour les divers groupes d intéressés et peut être commandée chez nous avec une description de l utilisation souhaitée. D un autre côté, Docsafe n est pas un système de dossiers versionnisant et ne chercher pas à en émuler un. Docsafe sauvegarde des documents (pas des dossiers) avec une composition de métadonnées, commentaires, événements de cycles de vies riche et élargissable. Ceci, ainsi qu une cryptographie spéciale qui crypte chaque document individuellement, nous a poussé à ne pas employer l approche WebDAV. Nous avons plusieurs autres processus dans le pipeline, mais souhaitons avant tout nous servir du Login Swisscom, car il sera également utilisé par Docsafe comme Single Sign On Plattform. C est pourquoi le Mobile ID viendra sûrement avant la fonction SMS.

8 Existe-t-il une application Docsafe pour tablettes? Quelles sont les configurations de système nécessaire pour Docsafe? Avec quels navigateurs peut-on utiliser Docsafe? Les utilisateurs de tablettes peuvent accéder à Docsafe via leur navigateur. La version navigateur s adapte automatiquement au petit format de l écran de la tablette. Les applications mobiles sont conçues pour des écrans encore plus petits et peuvent scanner des documents avec l appareil photo. Pour utiliser Docsafe, il vous faut une connexion internet. Docsafe utilise les fonctions de navigateurs modernes. Pour cette raison, Docsafe fonctionne avec les versions actuelles de Firefox, Safari et Chrome, ainsi qu avec les versions 9 et suivantes d Internet Explorer. Si vous utilisez Internet Explorer 9 et ne pouvez tout de même pas accéder à Docsafe, une raison possible est que figure dans la liste des sites qui requièrent un mode de compatibilité. L application Docsafe ios nécessite ios 7 ou plus. L application Docsafe Android nécessite Gingerbread Android v2.3 ou plus. Est-ce possible d effacer mon Docsafe? Un Docsafe entier ne peut être supprimé que par le Support en respectant certaines mesures spéciales de précautions. Lors de l enregistrement, je suis toujours redirigé vers la page d accueil, que puis-je faire? Dans la première phase, des problèmes survenaient lors de l ouverture de certains Docsafe. Ceux-ci devraient à présent être réglés. Si ces problèmes venaient à subsister, veuillez contacter notre Support Team. Pourquoi puis-je réellement faire confiance à Docsafe Les garanties de Swisscom: > Garantie de confidentialité: Les données dans le Safe appartiennent aux clients et ne seront transmises à des tiers, modifiées ou analysées que si nous en recevons l ordre explicite du client concerné > Garantie de conservation: Les données sont conservées pour le client toute sa vie. Elles sont stockées en Suisse et lui sont accessibles à tout moment > Garantie d accès: Docsafe offre à toutes personnes privées et toutes entreprises la possibilité d échanger des documents et de maintenir une relation > Garantie d identification: L accès à Docsafe n est possible qu avec une identification validée suffisante > Garantie de droit: Docsafe obéit au droit suisse et est conforme à toutes les réglementations concernées > Garantie du prix: Une version basique de Docsafe gratuite est garantie à toute personne privée en Suisse