Le programme d accréditation du Conseil d accréditation des chambres du Canada

Transcription

1 Les guides pratiques des chambres de commerce Le programme d accréditation du Conseil d accréditation des chambres du Canada Montréal, août

2 Les guides pratiques à l intention des chambres de commerce du Québec Dans la même série : L accréditation des chambres de commerce au Canada Les chambres de commerce régionales Loi sur les chambres de commerce du Canada : les obligations légales des chambres Le regroupement des chambres de commerce La Loi sur les chambres de commerce du Canada Code de déontologie modèle pour les administrateurs des chambres de commerce Les communications et les médias Un modèle de Règlements généraux pour les chambres de commerce Règles de fonctionnement modèle d une chambre de commerce régionale Fédération des chambres de commerce du Québec : mission et fonctionnement FCCQ Formation : La mutuelle de formation des chambres de commerce du Québec D autres sont à venir Ce guide est mis à disposition des chambres de commerce par la Fédération des chambres de commerce du Québec. La reproduction est autorisée à condition d en mentionner la source. 2

3 L accréditation des chambres de commerce au Canada En 2004, des représentants de tous les paliers du réseau des chambres de commerce ont créé le Conseil d accréditation des chambres du Canada (CACC) et ont lancé un programme d accréditation national, conçu pour reconnaître celles qui se conforment à un ensemble de normes et de pratiques rigoureuses, c est-à-dire celles qui veulent se distinguer et se tourner vers l avenir. L accréditation reconnaît officiellement que les chambres de commerce membres ont été évaluées avec succès par le CACC, par rapport à des normes canadiennes rigoureuses en matière de politiques, de services et de performance. Sur le plan technique, on accrédite chaque chambre qui se conforme à tous les critères d admissibilité définis dans la grille d accréditation et le guide d accréditation. En soi, le rigoureux processus d accréditation permet de documenter et de rationaliser les fonctions internes au sein de la chambre et de son conseil d administration, et de clarifier les pratiques au profit des dirigeants, du personnel et des membres. Intégrer le sceau d accréditation à votre papier en-tête, votre site Internet, vos dépliants publicitaires, votre signature et partout ailleurs, c est la déclaration et l engagement de votre chambre de commerce envers notre proposition de devenir le «porte-parole des entreprises», dans les collectivités d un bout à l autre du pays. Les avantages de l accréditation L accréditation de votre chambre procure de nombreux avantages, tant dans l organisation même de la chambre qu auprès des membres, des pouvoirs publics et des partenaires financiers. Les chambres accréditées : sont en mesure d assurer leurs partenaires de la qualité de la gouvernance de la chambre disposent d un outil de marketing auprès de ses membres pour mettre en valeur les réalisations de la chambre de commerce; disposent d une marque distinctive qui est un avantage concurrentiel par rapport à d autres associations d affaires seront en mesure de mieux jouer leur rôle comme porte-parole des entreprises et comme défenseurs du développement économique local et régional pourront uniformiser les processus et les procédures en clarifiant notamment les responsabilités et les documents relatifs aux activités Mettre à jour de la documentation et de l information générées par la chambre de commerce; pourront assurer une continuité ainsi qu une base historique des activités de la chambre de commerce. Ainsi, il sera possible de retrouver toute information advenant le départ ou l absence d un membre de l administration de la chambre. 3

4 Les frais d accréditation Vous devez payer les frais d accréditation, établis au prorata de la taille de votre chambre de commerce, au moment où vous soumettez votre demande. Il n y aura pas d autres frais durant votre période d accréditation, qui s étend sur deux ans, ou jusqu à ce que vous fassiez une demande d accréditation avec distinction. Chambres de petite taille : 100,00 $ Chambres de taille moyenne : 200,00 $ Chambres de grande taille : 300,00 $ Renouvellement/statut supérieur : 75,00 $ Les dates de dépôt des candidatures Les dossiers doivent être déposés au siège social des chambres provinciales à la miavril, pour être analysés à la réunion du conseil de juin, ou à la mi-septembre, afin d être analysés à la réunion de novembre. Les 10 étapes de l accréditation Étape 1 Commencez par cocher les principes de la définition de base d une chambre de commerce qui s appliquent à votre chambre. À noter que toutes les chambres doivent se conformer aux 19 principes fondamentaux avant d entamer le processus de demande. Étape 2 Déterminez la taille de votre chambre selon les catégories définies par le CACC. Étape 3 Choisissez votre statut d accréditation : accréditation (trois secteurs) ou accréditation avec distinction (cinq secteurs). Étape 4 Choisissez le formulaire de demande qui correspond à la catégorie d accréditation que vous poursuivez et à la taille de votre chambre. Étape 5 Imprimez le formulaire de demande et la liste de vérification. Celle-ci indique ce que vous devez inclure dans votre demande. Le format accepté par le CACC est un cartable à onglets organisé selon les sections énumérées dans la liste de vérification. Pour créer vos cartables d accréditation : 4

5 Placez le nombre d onglets correspondant au nombre de secteurs, c est-àdire l onglet 1 correspond au secteur 1, etc. Entre les onglets, placez des sections clairement marquées. Par exemple, secteur 1, section 1 serait P.1.1. Les codes se trouvent dans la colonne de gauche de votre liste de vérification. N oubliez pas de remplir votre liste de vérification et de l inclure dans votre relieur. Étape 6 Soumettez le formulaire de demande dûment rempli, la liste de vérification et les documents requis à votre chambre provinciale, territoriale ou régionale en respectant les délais prescrits par le CACC, fixés aux deuxièmes mercredis d avril et de septembre. Les délais sont précisés dans le formulaire de demande. Étape 7 Au besoin, le représentant provincial, territorial ou régional fournira ses impressions à la chambre à ce moment. Étape 8 Le CACC se réunit en juin et en novembre pour examiner toutes les nouvelles accréditations (il effectue également les renouvellements à la réunion de novembre) et il accorde les accréditations aux chambres qui ont respecté les exigences de l accréditation ou de l accréditation avec distinction et qui se sont conformées à la définition de base d une chambre de commerce. Étape 9 Nous communiquerons avec vous immédiatement après la réunion du CACC pour vous faire connaître l état de votre demande. Les chambres accréditées seront reconnues devant leurs pairs au cours du congrès annuel de la Chambre de commerce du Canada. Les chambres accréditées pourront utiliser l appellation «chambre de commerce accréditée» et le logo d accréditation dans tout leur matériel. Étape 10 Les chambres qui obtiennent leur accréditation verront celle-ci revue périodiquement. Il pourrait s agir, dans ces cas, d une vérification de conformité ou d une progression vers un niveau supérieur d accréditation. Le processus de révision est sujet à des frais d accréditation. 5

6 Les 10 étapes de la du renouvelement de l accréditation réaccréditation Étape 1 Commencez par cocher les principes de la définition de base d une chambre de commerce qui s appliquent à votre chambre. À noter que toutes les chambres doivent se conformer aux 19 principes fondamentaux avant d entamer le processus de demande. Étape 2 Déterminez la taille de votre chambre selon les catégories définies par le CACC. Étape 3 Choisissez votre statut d accréditation : accréditation (trois secteurs) ou accréditation avec distinction (cinq secteurs). Étape 4 Choisissez le formulaire de demande qui correspond à la catégorie d accréditation que vous poursuivez et à la taille de votre chambre. Étape 5 Imprimez le formulaire de demande et la liste de vérification. Celle-ci indique ce que vous devez inclure dans votre demande. Veuillez noter que les parties grises n ont pas besoin d être incluses dans votre demande veuillez inclure des documents mis à jour s il y a des changements. Le CACC accepte une trousse de documents en PDF organisé selon les sections énumérées dans la liste de vérification. Pour créer votre trousse de documents en PDF Créez des pages titres en Word et sauvegardez-les en PDF. Organisez tous les documents sur votre liste de vérification, marquez clairement les documents et sauvegardez-les individuellement en PDF. Ouvrez le PDF de votre demande de réaccréditation et insérez tous les fichiers individuels que vous avez créés. Sauvegardez le fichier en utilisant le format suivant : NomdelaChambre_Reaccreditation. Étape 6 Soumettez le formulaire de demande dûment rempli, la liste de vérification et les documents requis à votre chambre provinciale, territoriale ou régionale en respectant les délais prescrits par le CACC, fixés aux deuxièmes mercredis d avril et de septembre. Les délais sont précisés dans le formulaire de demande. 6

7 Étape 7 Au besoin, le représentant provincial, territorial ou régional fournira ses impressions à la chambre à ce moment. Étape 8 Le CACC se réunit en juin et en novembre pour examiner toutes les nouvelles accréditations (il effectue également les renouvellements à la réunion de novembre) et il accorde les accréditations aux chambres qui ont respecté les exigences de l accréditation ou de l accréditation avec distinction et qui se sont conformées à la définition de base d une chambre de commerce. Étape 9 Nous communiquerons avec vous immédiatement après la réunion du CACC pour vous faire connaître l état de votre demande. Les chambres accréditées seront reconnues devant leurs pairs au cours du congrès annuel de la Chambre de commerce du Canada. Les chambres accréditées pourront utiliser l appellation «chambre de commerce accréditée» et le logo d accréditation dans tout leur matériel. Étape 10 Les chambres qui obtiennent leur accréditation verront celle-ci revue périodiquement. Il pourrait s agir, dans ces cas, d une vérification de conformité ou d une progression vers un niveau supérieur d accréditation. Le processus de révision est sujet à des frais d accréditation. 7