Import des emprunteurs

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1 Import des emprunteurs V 1.0

2 Version du document V 2.0 Date Editeur Pôle TICE - Rectorat de l'académie d'aix-marseille Rédacteurs Auteur(s) Extrait du document d'alain SOULIER Extrait du document d'anne WIX Modifié et adapté par Romaric PONCIN Licence Copyleft sous double licence GNU FDL & CCBYSA 2

3 Sommaire Sommaire Introduction...4 I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...)...5 II Effacer les prêts...6 III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice...9 IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel...14 V Importer les lecteurs dans PMB la première fois...23 VI Import des lecteurs : mise à jour...26 Conclusion

4 Introduction Introduction Avant propos Ce guide vous permettra d'importer les lecteurs en début d'année. Durée : 15 minutes Ce qu'il faut savoir avant de commencer : Utiliser un tableur (Office ou Libreoffice) Copier-coller Ce que nous allons apprendre à faire : Demander d'exporter le fichier des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE) Effacer les données de prêt Créer une liste d'emprunteurs au format.csv Importer les lecteurs dans PMB Attention Les copies d'écran peuvent varier en fonction de votre choix de style PMB, les fonctions et outils restent les mêmes. Tout au long de ce tutoriel, des copies et des vidéos d'écran agrémenteront les explications. Les animations et les illustrations ne sont actives que dans la version interactive. 4

5 Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...) I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...) Remarque Vous pouvez récupérer n'importe quel fichier à jour contenant les informations que vous désirez à condition que le format du fichier soit.csv ou.xls (tableur). Il est possible aussi de récupérer les informations de différents fichiers (Identifiant et mot de passe IACA, adresse dans SIECLE) l'essentiel étant d'obtenir le fichier final tel qu'il est décrit dans ce guide. Concernant IACA le document suivant présente la procédure de récupération de la base emprunteurs. Vous pouvez télécharger le fichier.pdf (FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA) et le transmettre à la personne en charge de IACA dans votre établissement afin qu'il vous fournisse les fichiers nécessaires à l'import des utilisateurs dans PMB. Attention Si vous souhaitez des informations complémentaires : adresse, téléphone, date de naissance..etc. Il est nécessaire de les demander car elles ne figurent pas dans le document ci-dessous! FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA 5

6 Effacer les prêts II Effacer les prêts Attention Ceci n'est pas nécessaire si vous avez laisser PMB gérer les numéros d'emprunteurs lors de l'import précédent. Pensez à imprimer les prêts restants avant toute manipulation! Deux possibilités s'offrent à vous : Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants Effacer uniquement les prêts en cours et conserver les emprunteurs. La deuxième solution peux poser problème si vous n'avez pas laisser PMB gérer les numéros d'emprunteurs lors de l'import précédent. Attention Si les actions à réaliser ne sont pas incluses dans votre PMB vous pouvez vous rapprocher de votre point ac@r ou solliciter le groupe PMB. Vous les trouverez en téléchargement sur l'espace d'accompagnement en cliquant sur le lien suivant : Télécharger les procédures prêts et emprunteurs 1/ Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables 6

7 Effacer les prêts Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Remise du prêt à zéro > Exécuter 2/ Effacer les prêts en cours (en conservant les emprunteurs) Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables 7

8 Effacer les prêts Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Effacer les prêts uniquement (sans effacer les emprunteurs) > Exécuter 8

9 Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB Ouvrir le fichier.csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes : - Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche 9

10 Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice Modèle de tableau emprunteurs Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sousgroupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique sans caractères spéciaux (de type /). 10

11 Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice 11

12 Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante : (respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!) Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données. Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister. Attention Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc... Enregistrer le fichier : Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les paramètres du filtre" Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte. 12

13 Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice 13

14 Modifier le fichier emprunteurs avec excel IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB Ouvrir le fichier.csv contenant les emprunteurs avec Excel 2007 comme présenté dans les images suivantes : 14

15 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Choisissez bien le séparateur (ici la virgule) afin d'obtenir des colonnes dans l'aperçu. 15

16 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Modèle de tableau emprunteurs Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez à cette adresse : modèle) de la même manière et de préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sousgroupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique sans caractères spéciaux (de type /). 16

17 Modifier le fichier emprunteurs avec excel 17

18 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante : (respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!) Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données. Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister. Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB L'animation ci-dessous explique comment procéder : Ouvrir le fichier.csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes : - Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche 18

19 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Modèle de tableau emprunteurs Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sousgroupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique sans caractères spéciaux (de type /). 19

20 Modifier le fichier emprunteurs avec excel 20

21 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante : (respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!) Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données. Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister. Attention Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc... Enregistrer le fichier : Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les paramètres du filtre" Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte. 21

22 Modifier le fichier emprunteurs avec excel Attention Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc... Enregistrer le fichier : Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : CSV (séparateur : point virgule) (*.csv). 22

23 Importer les lecteurs dans PMB la première fois V Importer les lecteurs dans PMB la première fois Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en haut Import lecteurs. Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment! Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils sont contenus dans le tableau!) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs". 23

24 Importer les lecteurs dans PMB la première fois Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a pas eu d'anomalie! 24

25 Importer les lecteurs dans PMB la première fois 25

26 Import des lecteurs : mise à jour VI Import des lecteurs : mise à jour Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en haut Import lecteurs. Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment! Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils sont contenus dans le tableau!) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs". 26

27 Import des lecteurs : mise à jour Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a pas eu d'anomalie! 27

28 Import des lecteurs : mise à jour 28

29 Import des lecteurs : mise à jour Conservation des prêts de l'année précédente Si vous choisissez de conserver les prêts avant la mise à jour, les emprunteurs concernés seront affectés dans 2 groupes. La classe de l'année précédente et celle de l'année en cours. Après régularisation des retours vous pourrez leur attribuer le bon groupe. 29

30 Conclusion Conclusion Ce que nous avons appris à faire : Effacer les prêts et les emprunteurs de l'année précédente Editer un fichier.csv Importer les élèves et les enseignants dans la base Complément Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous solliciter via le forum du cours "Accompagnement des usages pédagogiques de PMB"1 dans la rubrique "Poser une question"