DEMANDE D'ORGANISATION DE MANIFESTATION

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1 DEMANDE D'ORGANISATION DE MANIFESTATION Ce document est une fiche technique à compléter par le service municipal, ou l'organisme extérieur sollicitant l'accord de la Ville, pour l'organisation d'une manifestation sur le territoire de la Commune. Il doit être envoyé au moins un mois à l avance si la manifestation se déroule en plein air et 2 mois si elle occupe un bâtiment à l adresse ci-dessous : Demande de matériel : Centre Technique Municipal Direction des services techniques 7, rue de l Industrie VERNON Sauf disposition particulière, le transport aller et retour doit être assuré par l emprunteur. Intitulé de la manifestation : Date de la manifestation : Cadre réservé à l administration, ne pas remplir Numéro de dossier Date de réception du dossier Date de la commission «Manifestations» Avis de la commission «Manifestations» 1/4

2 1. Demandeur Raison sociale :... Responsable de l'opération :... Tél. :... /... Fax :... Adresse mail :... Adresse : Description de la manifestation Intitulé de la manifestation :... Nature (kermesse, parcours sportif, brocante ) :... Présentation de la manifestation/action : Date :... Horaires :... Nombre de personnes attendues :... Lieu :... 2/4

3 Si le lieu est un bâtiment : Propriétaire des locaux :... Nature et superficie des locaux utilisés : Assureur et n de police d assurance : Si le lieu est un espace de plein air privé : Propriétaire du terrain :... Si le lieu est un espace de plein air public, compléter l annexe Organisation matérielle Descriptif de l organisation mise en œuvre : Nombre de personnes affectées et détail de leurs fonctions :... Estrades, tribunes, tentes, chapiteaux, constructions en hauteur (détail) : Niveau et impact des volumes sonores produits : Services municipaux sollicités (propreté, entretien, ) : 3/4

4 Contingences techniques : Alimentation électrique spécifique (détail) : Descriptif des appareils à brancher (mentionner la puissance et l ampérage de chaque appareil) : Branchements : monophasés triphasés Nombres de prises 16 A : A : A :... Pour l utilisation des bornes électriques situées places de Gaulle, du Vieux René, de l Ancienne Halle, de la République et contre-allée Pierre Mendès France, vous devez solliciter l autorisation du délégataire du marché (vous pouvez utiliser le modèle situé à l annexe 6). La SOMAREP vous adressera alors une facture de 20 TTC, correspondant au montant forfaitaire de la location d une borne (chaque borne comporte entre 8 et 12 prises, sauf place de la République dont la borne est dotée de 5 prises). Pour brancher des appareils sur ces prises, il est nécessaire d avoir un ou plusieurs adaptateurs. Le Centre Technique Municipal pourra vous en prêter si besoin, sous réserve d une caution de 24 par adaptateur. Courriers ou formulaires à fournir La présente déclaration (obligatoire) Copie du courrier autorisant l occupation des locaux le cas échéant (obligatoire) Le plan de la manifestation Courrier aux habitants (facultatif) Courrier à l Hôpital (si > personnes) M. le Directeur - Centre hospitalier - 5, rue du Dr Burnet - BP VERNON CEDEX Formulaire demande de matériel (annexe 1) Demande d occupation du domaine public ou d arrêté municipal de voirie (annexe 2) Assurance à fournir le jour de la réunion du Groupe «Manifestations» Formulaire communication (annexe 3) Formulaire demande de distribution de denrées alimentaires (annexe 4) Dérogation horaires et de débit temporaire de boissons en cas de vente (annexe 5) Copie du courrier adressé à la SOMAREP pour l utilisation des bornes électriques (annexe 6) 4. OBSERVATIONS DU DEMANDEUR... Le descriptif ci-dessus complété engage le demandeur à en respecter le contenu dans la mise en œuvre de la manifestation, sauf modifications demandées par la Ville à l'issue de l'examen du dossier. Fait à Vernon, le... Nom, prénom et signature :... 4/4

5 Annexe 1 DEMANDE DE PRÊT DE MATÉRIEL Toute manifestation, de votre association ou de votre établissement, organisée sur le territoire de la ville de Vernon, ou dans l un de ses équipements publics, doit faire l objet de cette demande. Le but étant bien entendu de saisir les services municipaux le plus tôt possible pour vos besoins en équipement et matériel. DÉSIGNATION (dimensions en mètres) Abri minute 3,00 m x 3,00 m (une convention particulière sera à signer) Banc(s) Barrière(s) manifestations longueur 2,50 m Chaise(s) pliante(s) en fer Conteneur(s) à déchets Estrade(s) modulable(s) maxi 69 m 2 Grille(s) d exposition intérieure(s) et extérieure(s) Praticable(s) réglable(s) en hauteur 2,00 m x 1,00 m Table(s) pliante(s) en bois 2,00 m x 0,75 m Table(s) pliante(s) en PVC 1,80 m x 0,75 m Table(s) pliante(s) en PVC 2,44 m x 0,75 m Table(s) stratifiée(s) modulables 1,20 m x 0,80 m Urne(s) en bois ou en fer (fournies sans cadenas) QUANTITÉ Sauf disposition particulière, le transport aller et retour du matériel doit être assuré par l emprunteur. Date d enlèvement du matériel :... De son retour :... AUTRES PRESTATIONS :.. Je m engage : à rembourser la ville de Vernon en cas de vol, disparition ou dégradation du matériel mis à ma disposition, selon la valeur de remplacement ; à ne rechercher aucune responsabilité de la ville de Vernon en cas de sinistre lié à la manifestation ; à prévoir toutes assurances nécessaires à la manifestation.

6 Annexe 2 DEMANDE D OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC TEMPORAIRE OU D ÉTABLISSEMENT D ARRÊTÉ MUNICIPAL TEMPORAIRE DE VOIRIE Référent à la Ville : Monsieur Laurent GARNIER [email protected] Période : Date et heure de début :... Date et heure de fin :... Nature des interventions : Lieu (descriptif exact) :

7 Annexe 3 DEMANDES LIÉES À LA COMMUNICATION Utilisation du logo de la Ville (téléchargeable sur le site Internet Un bon à tirer des documents comportant le logo de la Ville devra être soumis pour validation par le service communication. Insertion d une information dans le journal municipal (VERNON MAGAZINE) sous réserve de place disponible. Les informations devront être communiquées au moins 3 mois avant la date de la manifestation. Insertion sur le site Internet de la Ville Merci de fournir : TEXTE (le service communication se réserve la possibilité de modifier le texte fourni) : - Un titre court - Un texte d accroche (environ 5 lignes sous traitement de texte) ; - Un texte descriptif (environ une dizaine de lignes sous traitement de texte) ; IMAGE : - Un visuel de la manifestation (format JPG, PDF, EPS) : affiche, logo, etc. ; - Une ou plusieurs photographies (exposition, artiste, œuvre ). DOCUMENT : - Une plaquette ou un programme en format PDF ou traitement de texte pour permettre son téléchargement sur le site. RENSEIGNEMENTS : - Si la manifestation est payante, indiquer les différents prix d entrée ; - Un numéro de téléphone pour les renseignements éventuels ; - Une adresse de site Internet si existant. L organisateur atteste que tous les documents fournis sont libres de droits. Dans le cas contraire, indiquer clairement les mentions obligatoires. Demandes de pose de calicot(s) et/ou de banderoles (préciser le ou les lieux souhaités) : Demandes particulières : Pour tout renseignement, vous pouvez contacter La direction de la communication par téléphone au ou par courriel à [email protected]

8 Annexe 4 Organisation de manifestation avec distribution de denrées alimentaires Traiteur : OUI NON Si oui : Nom :... Adresse : N agrément ou de dispense :... Si non, nom des fournisseurs et liste détaillée des aliments distribués : Dispositions générales : Si vous faites appel à un établissement qui n a pas d agrément, vous devrez lui demander de se rapprocher de la DDSV de l Eure, afin d obtenir la dispense d agrément. Il vous sera demandé de respecter : - Les prescriptions du 9 mai 1995, réglementant l hygiène des aliments remis directement aux consommateurs ; - Les règles d hygiène du personnel distribuant les denrées alimentaires ; - La chaîne du froid ; - Les activités d'élaboration d'aliments dans les classes, notamment dans le premier degré de l'enseignement scolaire, ainsi que les goûters ou repas organisés par les parents d'élèves pour les anniversaires des enfants ou les fêtes de fin d'année scolaire, y compris les kermesses, lotos et autres réunions de convivialité ou d'entraide en milieu scolaire, qui sont des moments importants de la vie scolaire, n étant pas couvertes par les dispositions de l'arrêté du 9 mai 1995 relatif à l'hygiène des aliments remis directement aux consommateurs, bien que ces activités conduisent stricto sensu à la remise directe d'aliments au consommateur se référer à la circulaire du n du Dans la mesure du possible, il est conseillé de conserver pendant cinq (5) jours un échantillon témoin des repas servis (dans une boite hermétique et propre).

9 Annexe 5 DEMANDE D AUTORISATION DE DÉBIT TEMPORAIRE DE BOISSONS ET DÉROGATION HORAIRES Vente de boissons : 2 ème catégorie selon l Article L du Code de la santé publique (Boissons fermentées non distillées : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vins, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d alcool) Dérogation horaires (au-delà de 1h00 du matin) : OUI NON Titre de la manifestation :... Date :... Horaires :... Adresse précise :... Nom de l organisateur :... Tél. :... /... Fax :... Adresse mail :... Adresse : Date de la commission du groupe «Manifestations» :... Cadre réservé à l administration, ne pas remplir Demande enregistrée au CTM le :... Envoyée au service des Affaires Générales le :...

10 Annexe SOMAREP Madame Virginie MANDON 3, rue Bassano PARIS CEDEX Vernon, le... Madame, J organise une manifestation intitulée :... à Vernon, le.... À cet effet, l association aurait besoin d électricité et donc d utiliser la ou les bornes électriques situées :.... Dès réception de la facture correspondant à cette utilisation (20 TTC par borne), je m engage à vous adresser le règlement dans les plus brefs délais. Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire dont vous pourriez avoir besoin. Je vous prie d agréer, Madame, l expression de mes salutations respectueuses. Signature