André Guindon Technicien en formation Téléphone : 4815 Courriel : andre.guindon@umontreal.ca. Kathleen Abbott Courriel : abbottk@courrier.umontreal.

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1 Université de Montréal Direction des ressources humaines Développement individuel et organisationnel Excel 2000 Intermédiaire André Guindon Technicien en formation Téléphone : 4815 Courriel : andre.guindon@umontreal.ca Kathleen Abbott Courriel : abbottk@courrier.umontreal.ca Le 26août 2002

2 Table des matières FONCTION DE RECHERCHE... 1 CONCATENER... 4 Syntaxe...4 GRAPHIQUE... 5 Sélectionner les données... 5 Créer un graphique... 5 Composantes d'un graphique... 7 Type de graphique... 8 Choix de types de graphique et exemples...8 Sélection d'un type de graphique différent Mise en forme des graphiques Modifier les options du grapique Modifier la sélection des séries Couleurs, textures et dégradés, traits Mises en forme numériques, échelle d'axe et marques de graduation Modification de l échelle de l axe des ordonnées...14 LISTE ET BASE DE DONNÉES Saisie des données sur la feuille de calcul Saisie semi-automatique Liste de choix Formulaire de données...18 Formuler des critères de recherche Correspondance de chaîne de caractères...19 Opérateurs de comparaison...19 LE TRI DANS UN TABLEAU OU UNE LISTE Le tri avec un seul critère Le tri avec deux ou trois critères AJOUT DE SOUS-TOTAUX Pour supprimer la fonction Sous-totaux...22 Ajout d une seconde fonction au sous-total FILTRES AUTOMATIQUES Filtre automatique...24 Afficher l intégralité de la liste...25 Désactiver la fonction Filtre...25 Université de Montréal Table des matières page i

3 Listes déroulantes premiers...25 (Personnalisé ) 1 critère...26 (Personnalisé ) 2 critères...26 Filtre automatique avec sous-total créé Sous-totaux sur des données filtrées...28 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES Quand utiliser un rapport de tableau croisé dynamique?...30 Termes relatifs aux données sources...31 L Assistant Tableau croisé dynamique Déterminer la source de données à utiliser...32 Emplacement des données source...33 Emplacement du tableau croisé dynamique...33 Agencer les champs d un tableau croisé dynamique...33 Barre d outils Tableau croisé dynamique Calculs multiples sur un champ Pour retirer un champ...40 Masquer / Afficher les valeurs d un champ Mise à jour des données Mise à jour manuelle...42 Mise à jour automatique...42 Supprimer un tableau croisé dynamique Mise en forme du tableau croisé dynamique Pour mettre en forme les nombres du tableau croisé dynamique...43 Grouper et dissocier des enregistrements Grouper dates et heures Grouper les nombres Dissocier les groupes Création de champs calculés Graphique Tableau croisé dynamique Créer un graphique croisé dynamique à partir d un tableau croisé dynamique Créer simultanément un graphique croisé dynamique et un tableau croisé dynamique MISE EN FORME CONDITIONNELLE Mise en évidence des cellules remplissant des conditions spécifiques...53 Modification, ajout ou suppression de mises en forme conditionnelles CRÉATION D'UNE SÉRIE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE CRÉATION DE ZONE DE LISTE DÉROULANTE Propriétés de contrôle pour les zones de liste...58 Université de Montréal Table des matières page ii

4 CRÉATION DE MODÈLE DE CLASSEUR Création d un modèle de document Modifier un modèle Utiliser un modèle que vous avez créé Protection de données Protection de cellule(s) Protection de feuille(s) Protection de classeur MANIPULATION DES BARRES D OUTILS Personnaliser une barre d outils Rétablir une barre d outils personnalisée MACROS : AUTOMATISATION DES TÂCHES DE ROUTINE Enregistrement d'une macro Procédure de création de la macro...70 Exécution rapide d'une macro...71 Affecter une macro à un bouton de barre d'outils...72 Lier une macro à un bouton...73 Affecter une macro à un objet graphique...73 Supprimer une macro Niveau de sécurité des macros BIBLIOGRAPHIE / RÉFÉRENCE Université de Montréal Table des matières page iii

5 Module 1 Fonctions Recherche, Concatener, Graphique Fonction de RECHERCHE Fonction CONCATENER Graphique Sélectionner les données Créer un graphique Composantes d'un graphique Type de graphique Mise en forme des graphiques PRATIQUE 1. RECHERCHEV : RECHERCHE1.XLS / RECHERCHE2.XLS / RECHERCHE3.XLS 2. CONCATENER : LIBRAIRIE.XLS 3. GRAPHIQUE : GRAPH1.XLS / GRAPH2.XLS

6 Fonction de RECHERCHE Les fonctions de recherche permettent de consulter un tableau pour localiser une donnée inscrite dans une table de consultation. Plus particulièrement, la fonction «RECHERCHEV», permet de localiser une information contenue dans une plage spécifique d un classeur afin de l utiliser dans différents calculs. Elle recherche une valeur dans la colonne la plus à gauche d une matrice et renvoie une valeur de la même ligne, en fonction de la colonne spécifiée comme argument. Les valeurs de la première colonne peuvent être du texte, des nombres ou des valeurs logiques. S il s agit de texte, il n est pas tenu compte de la casse. Pour être en mesure d effectuer une recherche, la feuille de calcul doit comporter deux zones distinctes : Zone contenant les données servant à la recherche; Zone contenant les formules servant aux calculs. PRENDRE NOTE : La zone des données peut être créée sur la même feuille que la zone des calculs ou sur une autre feuille du même classeur que les informations à obtenir. Dans une table de recherche, les données servant de critères de recherche doivent obligatoirement être triées en ordre alphabétique ou numérique croissant. Le tableau doit être construit verticalement pour la consultation. La syntaxe de la fonction «RECHERCHEV» est la suivante : RECHERCHEV(valeur_cherchée_(indice);table_matrice;no_index_colonne; valeur_proche) Université de Montréal Formules et Graphiques page 1

7 SIGNIFICATION DES ARGUMENTS VALEUR_CHERCHÉE_(INDICE) TABLE_MATRICE NO_INDEX_COLONNE VALEUR_PROCHE Valeur à rechercher dans la 1 ère colonne de la table de consultation. Cette valeur peut être un nombre, une référence ou une chaîne de caractères. Plage de cellules contenant les données à traiter. Numéro de colonne, dans la table de consultation, dont la valeur doit être renvoyée en guise de résultat de la fonction. Valeur logique indiquant si la fonction doit rechercher une correspondance exacte ou approximative. VRAI ou omis Approximatif. La valeur supérieure la + proche du critère est renvoyée. FAUX Correspondance exacte. Si aucune correspondance exacte n est trouvée, elle renvoie la valeur d erreur #N/A. Procédure : 1. Créer la table de consultation; 2. Sélectionner la table de consultation et lui attribuer un nom en cliquant dans la Zone de nom; 3. Touche ENTRÉE pour valider le nom de la table; 4. Dans la zone de calcul, inscrire les formules suivantes (référer à l exemple ci-contre). Université de Montréal Formules et Graphiques page 2

8 1 =RECHERCHEV(A12;employe;2;FAUX) 2 =RECHERCHEV(A12;employe;3;FAUX) 3 =RECHERCHEV(A12;employe;4;FAUX) A12;employe;4;FAUX valeur cherchée table_matrice no_index_colonne vérification 5. Résultat Université de Montréal Formules et Graphiques page 3

9 CONCATENER La fonction CONCATENER permet d assembler plusieurs chaînes de caractères de façon à n'en former qu'une seule. Exemple Adapter une base de données contenant les colonnes «Prénom / Nom». Pour une production de type «Facturation», nous pourrions vouloir insérer une colonne qui permettrait d insérer le prénom suivi du nom sous forme de formule. Ainsi, si les données des colonnes «Prénom / Nom» sont modifiées, la formule de concaténation est directement reliée aux données liées. Les exemples suivants démontrent les étapes et résultats à atteindre. Syntaxe Des éléments de texte peuvent être intégrés à la formule. Ces éléments seront considérés invariables et seront positionnés entre guillemets anglais " ". Les autres éléments, de l exemple décrit, seront des références à des cellules uniques. Note : L'opérateur «&» sera utilisé à la place de la fonction CONCATENER pour assembler les éléments de texte. «&» Assembler les données " " Texte ou données invariables entre guillemets Procédure pour notre exemple à partir de la base de données : 1. Afficher la base de données; 2. Insérer une colonne après la colonne «Nom»; 3. Inscrire la formule suivante : =cellule C2 (cellule du nom) ","&cellule B2 (cellule du prénom) Voir la référence ci-dessous pour la syntaxe de concaténation. La colonne D affiche la formule, la colonne E affiche le résultat de concaténation. Exemple 1 Exemple 2 Université de Montréal Formules et Graphiques page 4

10 Graphique Excel permet de créer et d'insérer des graphiques dans une feuille de calcul. En faisant appel à l «Assistant Graphique», la création s effectue en 4 étapes. Le secret de la création de graphique est la sélection. Cette technique permet de créer un graphique adéquat en tout temps. SÉLECTIONNER LES DONNÉES La sélection efficace s effectue par l intermédiaire de la touche CTRL. Technique de sélection : 1. Sélectionner la première plage de cellule(s) consécutive(s) (colonne 1); 2. Enfoncer et maintenir la touche CTRL pour la sélection des colonnes suivantes. Sélection Haut vers bas, de gauche vers la droit. CRÉER UN GRAPHIQUE Lorsque les données sont sélectionnées, il suffit d appeler l Assistant graphique. Procédure : 1. Menu Insertion / Graphique ou le bouton Assistant graphique. La boîte de dialogue suivante s affiche : 2. Suivre les étapes en cliquant sur le bouton Suivant. 3. À chaque nouvelle étape, insérer les informations requises dans les différents onglets. La première étape consiste à décider du type de graphique Université de Montréal Formules et Graphiques page 5

11 La seconde étape consiste à déterminer comment la série devra s afficher La troisième étape consiste à insérer les différentes informations qui seront inclues à la présentation. La dernière étape détermine l emplacement du graphique dans le classeur : Nouvelle feuille Feuille de calcul active. Université de Montréal Formules et Graphiques page 6

12 Composantes d'un graphique Échelle des valeurs Titre du graphique Panneaux Ventes 2001 Série de données 1 Série de données 2 Série de données 3 Zone du graphique Quadrillage principal de l'axe des ordonnées Quadrillage principal de l'axe des abscisses Zone de traçage Axe des ordonnées Plancher 0 Axe des abscisses Légende Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3

13 TYPE DE GRAPHIQUE Excel offre plusieurs types de graphiques. Il est possible de modifier le type de graphique en utilisant le menu contextuel de la Zone de graphique, le menu ci-dessous est affiché. Choix de types de graphique et exemples HISTOGRAMMES HISTOGRAMMES EMPILÉS Affiche les changements de données pendant une période déterminée ou effectue des comparaisons entre des éléments. Les catégories sont organisées horizontalement, les valeurs verticalement, ce qui permet de mettre en évidence les variations dans le temps. Affiche la relation qui existe entre un tout et ses éléments individuels. L'histogramme 3D compare des points de données sur deux axes. BARRES BARRES EMPILÉES Permet de comparer des éléments individuels. Les catégories sont organisées verticalement et les valeurs horizontalement, ce qui permet d'attirer l'attention sur la comparaison de valeurs plutôt que sur le temps. Affiche la relation qui existe entre un tout et ses éléments individuels. COURBES Représente les tendances des données à intervalles égaux. SECTEURS Affiche la taille relative d'éléments dont la somme compose une série de données. Ce type de graphique représente toujours une seule série de données et est utile pour mettre en valeur un élément important. Université de Montréal Formules et Graphiques page 8

14 NUAGES DE POINTS AIRES ANNEAUX RADAR SURFACE BULLES Représente les relations entre les valeurs numériques de plusieurs séries de données ou trace deux groupes de valeurs sous forme de série unique de coordonnées XY. Le graphique montre des intervalles irréguliers (ou groupes) de données et est couramment utilisé pour exploiter des données scientifiques. Lorsque vous organisez vos données, placez les valeurs x dans une ligne ou colonne, puis les valeurs y complémentaires dans les lignes ou colonnes adjacentes. Remarque Il est impossible d'utiliser un graphique de type nuages de points pour un rapport de graphique croisé dynamique. Souligne l'importance des changements au fil du temps. Ce type de graphique, qui affiche la somme des valeurs tracées, indique également la relation qui existe entre un tout et ses différentes parties. Similaire aux graphiques en secteurs, mais il peut contenir plusieurs séries de données. Chaque anneau du graphique représente une série de données. Ce type de graphique Max-Min-Clôture est souvent utilisé pour illustrer les cours de la Bourse, la représentation de données scientifiques (changements de température). Chaque catégorie a son propre axe des ordonnées émanant du point central. Les lignes relient toutes les valeurs de la même série. Un graphique en radar compare les valeurs cumulées d'un certain nombre de séries de données. Exemple : Une série de données couvrant la zone la plus étendue représente la marque ayant la plus forte teneur en vitamines. Permet d'obtenir une association optimale de deux séries de données. De la même manière que dans une carte topographique, les couleurs et les motifs indiquent les zones appartenant à la même plage de valeurs. Exemple : Démontrer les différentes combinaisons température-heure aboutissant à la même mesure de résistance à la traction. Type de graphique en nuages de points (XY). La taille de la marque de données indique la valeur d'une troisième variable. Pour organiser les données, placez les valeurs X sur une ligne ou une colonne, puis entrez les valeurs Y et les tailles de bulles correspondantes sur les lignes ou colonnes adjacentes. Exemple : Démontrer qu une société A possède le plus grand nombre de produits et contrôle la part de marché la plus importante. Remarque Il est impossible d'utiliser un graphique de type bulles de points pour un rapport de graphique croisé dynamique. Université de Montréal Formules et Graphiques page 9

15 BOURSIER CONIQUES, CYLINDRIQUES ET PYRAMIDAUX Mesure le volume, comporte deux axes des ordonnées : l'un pour les colonnes représentant le volume, l'autre pour les cours des valeurs boursières. Remarque Il est impossible d'utiliser un graphique de type boursier pour un rapport de graphique croisé dynamique. Les marques de données permettent de modifier l aspect graphique des histogrammes et des graphiques en barres 3D. HISTOGRAMME HISTOGRAMME 3D Ventes 2001 Ventes $ $ $ $ $ $ $ 0 $ Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre $ $ $ $ 0 $ Trois-Rivières Montréal Québec Laval Laval Québec Montréal Trois-Rivières Laval Québec Montréal Trois-Rivières COURBES SECTEURS 3D Ventes 2001 Ventes % $ 17% $ $ $ $ $ $ $ 39% 25% 0 $ Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Laval Québec Montréal Trois-Rivières Laval Montréal Québec Trois-Rivières Université de Montréal Formules et Graphiques page 10

16 AIRE ANNEAUX TYPE PERSONNALISÉ COURBE - HISTOGRAMME Université de Montréal Formules et Graphiques page 11

17 SÉLECTION D'UN TYPE DE GRAPHIQUE DIFFÉRENT Pour la plupart des graphiques 2D, Excel offre la possibilité de changer le type de graphique d'une série de données ou du graphique entier. Pour la plupart des graphiques 3D, le changement du type de graphique affecte le graphique dans son intégralité. Dans les graphiques 3D barres et histogrammes, une série de données peut être modifier en lui attribuant le type de graphique en cône, cylindre ou pyramide. Pour modifier le type de graphique : 1. Pour modifier l'intégralité du graphique, cliquer sur le graphique; Pour modifier une série de données, cliquer sur la série; 2. Menu Graphique / Type de graphique; 3. Sous l'onglet Types standard ou Types personnalisés, cliquer sur le type de graphique souhaité. Pour appliquer le type de graphique en cône, en cylindre ou en pyramide à une série de données en barres ou en histogrammes 3D, sous l'onglet Types standard / liste Type de graphique, sélectionner Cylindre, Cône ou Pyramide, puis activer la case à cocher Appliquer à la sélection. REMARQUES : Si la case à cocher Appliquer à la sélection est désactivée, Microsoft Excel change le type du graphique dans son intégralité, même si une seule série de données est sélectionnée. Mise en forme des graphiques La mise en forme des graphiques permet de mettre en évidence les différentes séries, de les adapter en fonction des différents types d imprimante, de personnaliser les nombres, etc. Cette section démontre également comment modifier les options du graphique ainsi que de la sélection des données. MODIFIER LES OPTIONS DU GRAPIQUE Les options du graphique permettent d insérer la légende, afficher les différents quadrillages, titres, etc. La fenêtre de dialogue est similaire à la fenêtre affichée lors de l élaboration initiale du graphique. Pour modifier les options du graphique : 1. Sélectionner la Zone de graphique; 2. Cliquer avec le bouton droit de la souris; Le menu contextuel s affiche. 3. Commande Options des graphiques ; Les différents onglets sont alors disponibles pour ajout et modification de l information. Université de Montréal Formules et Graphiques page 12

18 MODIFIER LA SÉLECTION DES SÉRIES Pour modifier la sélection des séries affichées : 1. Sélectionner la Zone de graphique; 2. Cliquer avec le bouton droit de la souris; Le menu contextuel s affiche. 3. Commande Donnée source ; 4. Cliquer sur le bouton Plage de données; 5. Dans la feuille de calcul, sélectionner les séries à afficher; 6. Touche ENTRÉE; 7. Valider., bouton OK Le graphique est mis à jour selon la nouvelle sélection. COULEURS, TEXTURES ET DÉGRADÉS, TRAITS Vous pouvez appliquer des couleurs, des bordures et des dégradés, modifier l'épaisseur d'un trait ou le style d'une bordure appliqué aux marques de données, à la zone du graphique (intégralité du graphique et des éléments qui le composent), à la zone de traçage (zone délimitée par les axes et contenant toutes les séries de données) ainsi qu'à d'autres éléments du graphique. 1. Double-cliquer sur l'élément graphique à modifier; 2. Sélectionner l'onglet requis (Motifs, Police, etc.); 3. Sélectionner les options souhaitées. Pour spécifier un effet de remplissage, cliquer sur Remplissage, puis sélectionner les options sous les onglets Dégradés, Texture ou Motif. MISES EN FORME NUMÉRIQUES, ÉCHELLE D'AXE ET MARQUES DE GRADUATION Vous pouvez spécifier la plage des valeurs affichées sur l'axe des ordonnées et modifier l'intervalle entre les ordonnées le long de l'axe, spécifier si un axe possède des marques de graduation. Vous pouvez également mettre en forme les nombres d'un graphique, de la même manière que ceux d'une feuille de calcul. Pour appliquer les mises en forme numériques les plus courantes, cliquer sur l'axe ou sur l'étiquette de données contenant le nombre à mettre en forme, puis appliquer le format monétaire, pourcentage ou décimal en cliquant sur les boutons de la barre d'outils Mise en forme. Université de Montréal Formules et Graphiques page 13

19 MODIFICATION DE L ÉCHELLE DE L AXE DES ORDONNÉES Chaque abscisse est identifiée par une étiquette et séparée des autres abscisses par des marques de graduation. Les intervalles entre les étiquettes et les marques de graduation peuvent être modifiés. Pour les graphiques 2D, vous pouvez spécifier le point d'intersection entre l'axe des abscisses (X) et celui des ordonnées (Y). 1. Cliquer (menu contextuel) sur l'axe des abscisses à modifier; 2. Commande Format de l axe / onglet Échelle; 3. Modifier les paramètres Minimums / Maximum / Unité principale (valeur de pas). CONSEILS Pour inverser le sens des barres ou des colonnes dans un graphique en barres ou en histogrammes, activer la case à cocher Valeurs en ordre inverse. Si les valeurs du graphique sont élevées, vous pouvez réduire la taille du texte de l'axe et le rendre plus lisible en modifiant l'unité d'affichage. Si les valeurs du graphique sont comprises entre et , par exemple, vous pouvez afficher les nombres 1 à 50 sur l'axe et faire apparaître une étiquette indiquant qu'ils constituent les unités et que celles-ci expriment des millions. Université de Montréal Formules et Graphiques page 14

20 Module 2 Liste et Base de données Liste et base de données Saisie des données sur la feuille de calcul Formulaire de données Formuler des critères de recherche Le tri dans un tableau ou une liste Ajout de sous-totaux Ajout d une seconde fonction au sous-total Filtres automatiques PRATIQUE 1. Professeur.xls 2. Librairie.xls

21 Liste et base de données Du fait de sa structure, Excel permet de gérer des données sous forme de listes, par exemple des adresses ou des stocks. Une grille facilite ainsi la saisie, la modification et la recherche des données. Un ensemble de données est automatiquement reconnu comme étant une liste lorsque des opérations telles que la recherche et le tri des données ou le calcul de sous-totaux lui sont appliquées. Pour ce faire, la première ligne de la liste doit contenir des titres de colonnes pouvant être reconnues comme noms de champs. Une liste est une série étiquetée de lignes contenant des données similaires. Par exemple, nous pourrions considérer une liste d employés avec la date d entrée en fonction, leur date de naissance et le département dans lequel il travaille. Ainsi, les colonnes représentent des champs et les lignes des enregistrements. Critères à respecter pour la création et gestion de liste : Les étiquettes représentent les noms de champs; Les cellules d une colonne contiennent les données du même type; Utiliser le même format de mise en forme pour toutes les cellules d une colonne; Un enregistrement est une ligne unique de la liste; Ne pas insérer d espace en début de cellule; Ne pas laisser de ligne vide entre les enregistrements de la liste; Ne pas laisser de colonne vide entre les champs de la liste; Éviter de créer plus d une liste sur une même feuille de calcul; S il y a d autres données dans la feuille de calcul, insérer une ligne et une colonne vide entre la liste et les autres données; La liste peut contenir jusqu à 32 champs (colonnes). Champs Opérations possibles sur une base de données : Tri de données; Filtrage de données; Ajout de sous-totaux; Statistiques; Tableaux croisés dynamiques. Enregistrements Université de Montréal Liste et Base de données page 16

22 Saisie et mise à jour des données à l aide de la grille Suite à la création de la base de données (création des champs, structure de la liste, etc.), une liste peut être exploitée avec ou sans l aide de la grille. Trois méthodes de saisie sont possibles : Importation des données d une autre application; Saisie des données sur la feuille de calcul; Utilisation du formulaire de données Excel. Saisie des données sur la feuille de calcul Il est possible de saisir des données directement dans la feuille de calcul. Certaines fonctionnalités d Excel permettent d accélérer la saisie des informations. SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE La saisie semi-automatique permet d accélérer et de fiabiliser la saisie des données. La complétion automatique permet à Excel de proposer automatiquement un mot complet pouvant correspondre à une saisie antérieure. Une info-bulle s affiche à l écran. La touche TAB permet d accepter le mot proposé et déplace le curseur à la cellule suivante. Pour refuser la proposition, poursuivre la saisie de données. LISTE DE CHOIX La liste de choix permet de garder l intégralité de l entrée de données dans la grille. Par exemple, les termes «Techn.» et «Technicien» seront considérés comme des enregistrements de groupes différents. Ainsi, une problématique de recherche, de tri et de filtre sera créé dans la liste. Pour maintenir l intégrité des données, vous pouvez utiliser les listes de choix. Procédure : 1. Utiliser le menu contextuel (bouton droit de la souris) sur la cellule dans laquelle vous souhaitez entrer la valeur; 2. Sélectionner l option «Liste de choix»; 3. Sélectionner la valeur requise à insérer. Université de Montréal Liste et Base de données page 17

23 Formulaire de données La grille ou formulaire permet de visualiser, modifier et supprimer des enregistrements. Une grille est une boîte de dialogue représentant la totalité d une fiche à l écran. Lorsque vous utilisez la grille pour saisir des données, le nouvel enregistrement est ajouté à la fin de la liste de données. Pour accéder à la grille : 1. Sélectionner une cellule dans la liste à laquelle vous désirez apporter une modification ou visualiser les informations; 2. Menu Données / Grille ; 3. La grille suivante s affiche. La boîte de dialogue affiche le premier enregistrement de la liste. La «Barre de titre» de la grille affiche le nom de la feuille de calcul contenant la liste La section de gauche de la grille affiche la liste des noms de champs. Les champs constituant une fiche appartiennent tous à une même ligne. Les champs sont affichés dans l ordre où ils apparaissent dans la feuille de calcul. Les noms sont créés à partir des étiquettes de colonnes. Pour modifier le nom d un champ, vous devez le modifier directement dans la feuille de calcul. La «Barre de défilement» permet de vous déplacer dans la base de données et d accéder à tous les enregistrements. Les boutons de la grille Nouvelle : Supprimer : Rétablir : Précédente / Suivante : Critères : Fermer : Permet d insérer une nouvelle fiche. Excel se positionne directement à la fin de la liste et affiche la mention «Nouvel enregistrement». Supprime l enregistrement courant. Rétablit l enregistrement (en cours) modifié dans la grille. Affiche l enregistrement précédent ou suivant. Affiche la boîte de dialogue pour la saisie des critères de recherche. Ferme la grille. Université de Montréal Liste et Base de données page 18

24 FORMULER DES CRITÈRES DE RECHERCHE Il est possible d effectuer des recherches en utilisant une comparaison directe. Il arrive cependant que l on soit obligé d effectuer des recherches dans de grands ensembles de données sans qu il ne s agisse toujours d une comparaison directe. Vous pouvez combiner plusieurs critères ou utiliser des critères de comparaison tels «plus grand que», «plus petit que». Correspondance de chaîne de caractères Procédure : 1. Sélectionner une cellule dans la liste; 2. Menu Données / Grille / bouton Critères; Une grille vierge s affiche. 3. Taper les critères de recherche dans les zones de saisie correspondantes; 4. Cliquer sur Précédente / Suivante pour afficher l occurrence suivante ou précédente remplissant les critères spécifiés. Opérateurs de comparaison Procédure : 1. Sélectionner une cellule dans la liste; 2. Menu Données / Grille / bouton Critères; Une grille vierge s affiche. 3. Taper les critères de recherche dans les zones de saisie correspondantes en utilisant les opérateurs suivants : < plus grand > plus petit (*) remplace un nombre quelconque de caractères (?) remplace n importe quel caractère 4. Cliquer sur Précédente / Suivante pour afficher l occurrence suivante ou précédente remplissant les critères spécifiés. Université de Montréal Liste et Base de données page 19

25 Le tri dans un tableau ou une liste LE TRI AVEC UN SEUL CRITÈRE Excel offre la possibilité de trier les données d un classeur selon une ou plusieurs clés de tri spécifiques. Vous pouvez trier une liste rapidement en sélectionnant une cellule dans la colonne choisie comme référence et en cliquant sur le bouton «Trier dans l'ordre croissant» ou «Trier dans l'ordre décroissant». Dans l'exemple suivant, la liste sera triée par Ordre croissant de Ventes. LE TRI AVEC DEUX OU TROIS CRITÈRES Pour trier les données d'une liste selon deux ou trois critères : 1. Sélectionner les lignes de données à trier; 2. Menu Données / Trier; 3. En ouvrant la liste de chaque clé de tri, sélectionner les champs à trier; 4. Indiquer l ordre de tri (croissant / décroissant); La section «Trier par» a priorité sur la section «Puis par». 5. Valider. Dans l'exemple suivant, la liste est triée par ordre croissant d EMPLOYÉ et VENTES. Université de Montréal Liste et Base de données page 20

26 . EXCEL 2000 INTERMÉDIAIRE Ajout de sous-totaux Les sous-totaux sont des calculs de nature statistique (somme, moyenne, minimum, maximum, etc.). La fonction «Sous-totaux» permet d ajouter des sommes intermédiaires dans la feuille de calcul. Pour ajouter des «Sous-totaux», la base de données doit être triée en utilisant la colonne sur laquelle porte le calcul. Par exemple, si l on désire obtenir la SOMME des Ventes et Commission par employé, la base de données doit avant tout être triée par référence d employé (ajouter une clé de tri : «Mois» croissant pour efficacité d analyse). Procédure : 1. Trier la base de données selon la colonne où portera le calcul; 2. Sélectionner une cellule quelconque dans la plage de données; 3. Menu Données / Sous-totaux; 4. Dans la zone «À chaque changement de», sélectionner la colonne de référence; 5. Dans la zone «Utiliser la fonction», sélectionner la fonction requise; 6. Dans la zone «Ajouter un sous-total à», sélectionner les colonnes où les sous-totaux doivent être calculés. Dans l exemple suivant : Tri des colonnes : À chaque changement de : Utiliser la fonction : Employé / Mois Employé Somme Ajouter un sous-total à : Ventes / Commission Résultat Université de Montréal Liste et Base de données page 21

27 Pour supprimer la fonction Sous-totaux 1. Sélectionner une cellule quelconque dans la plage de données; 2. Menu Données / Sous-totaux; 3. Activer le bouton «Supprimer tout». AJOUT D UNE SECONDE FONCTION AU SOUS-TOTAL Il est possible d ajouter plusieurs fonctions de type «Sous-totaux» à un tableur. Dans ce cas, il est important de désactiver la case à cocher «Remplacer les sous-totaux existants» Dans l exemple suivant, un sous-total «Employé» a été généré pour le total des Ventes / Commission. La seconde fonction statistique utilisée sera la MOYENNE des Ventes et Commission de chaque employé. Pour fin d analyse, les données sont triées selon les clés suivantes : Clé 1 : Employé, Clé 2 : Mois, Premier SOUS-TOTAL effectué : SOMME des Ventes et Commission par employé Université de Montréal Liste et Base de données page 22

28 Pour ce faire : 1. Positionner le curseur dans une plage de la base de données; 2. Menu Données / Sous-totaux; 3. Dans la liste «Utiliser la fonction», sélectionner la fonction Moyenne; 4. Vérifier que, dans la section «Ajouter un sous-total à :, Ventes et Commission sont cochés; 5. Désactiver la case à cocher «Remplacer les sous-totaux existants»; 6. Valider. Résultat Université de Montréal Liste et Base de données page 23

29 Filtres automatiques Précédemment, nous avons vu comment rechercher des enregistrements à l aide de la grille. Vous pouvez ainsi saisir des critères dans les différents champs et, ensuite, afficher un à un les enregistrements correspondant à ces critères. Cette méthode convient parfaitement pour de petites listes. Cette section démontrera comment filtrer des enregistrements dans les listes importantes et afficher ces enregistrements au même moment. La commande «Filtre automatique» permet de définir un critère pour chaque colonne et limiter l affichage aux enregistrements qui correspondent à ces critères. Filtre automatique Lors de l application de filtre automatique, la sélection déterminera sur quelle(s) champs sera appliquée la commande. Si une cellule est sélectionnée, tous les champs de la liste afficheront la commande de «Filtre». Pour appliquer un «Filtre» sur une plage de cellules distinctes, sélectionner les champs concernés. Procédure pour filtre automatique : 1. Sélectionner une cellule ou une plage dans la liste; 2. Menu Données / Filtre / Filtre automatique. Une zone de liste s affiche à la droite de chaque titre de colonne. 3. Cliquer sur la flèche de la colonne pour laquelle vous voulez définir un critère; 4. Sélectionner, dans la liste, les entrées qui doivent être affichées. En sélectionnant un critère, vous masquez instantanément les lignes ne répondant pas à la valeur sélectionnée. NOTE : Les flèches situées à la droite des noms de champs sont de couleur lorsqu un filtre a été appliqué sur ce champ. Cette indication permet d indiquer que les données affichées ne représentent pas la totalité de la liste. Les numéros de ligne sont également de couleur accentuée. Filtre appliqué sur août-01 Université de Montréal Liste et Base de données page 24

30 Afficher l intégralité de la liste Pour retrouver l intégralité de la liste : 1. Menu Données / Filtre / Afficher tout. Désactiver la fonction Filtre Pour désactiver la commande «Filtre automatique», il suffit de rappeler la commande. 1. Menu Données / Filtre / Filtre automatique. LISTES DÉROULANTES Les listes déroulantes, outre les valeurs enregistrées dans les colonnes de la liste, présentent les options suivantes : (Tous), (10 premiers ), (Personnalisé ), (Vides), (Non vides) 10 premiers Cette option permet d extraire de la liste un certain nombre de valeurs numériques à filtrer selon les critères spécifiés dans ce filtre. NOTE : Ce filtre ne peut être appliqué qu à des champs contenant des valeurs numériques. 1. Dans la liste de choix Haut / Bas, sélectionner l'option selon que vous souhaitez obtenir les valeurs les plus élevées ou les moins élevées; 2. Dans la seconde liste, indiquer le nombre de valeurs à afficher. 3. Dans la troisième liste déroulante, vous pouvez choisir les options Éléments ou les x % des meilleures valeurs par rapport au nombre total de valeurs. Si vous sélectionnez «Pourcentage», vous affichez 10 % des valeurs les plus fortes ou les plus faibles de la liste. Université de Montréal Liste et Base de données page 25

31 (Personnalisé ) 1 critère Il est possible de définir des filtres personnalisés lorsque la commande «Filtre automatique» est activée. Les filtres personnalisés permettent d effectuer des recherches plus complexes en utilisant des opérateurs de comparaison et en spécifiant des plages de valeurs en guise de critères. Procédure : 1. Sélectionner une cellule dans la liste; 2. Menu Données / Filtre / Filtre automatique; 3. Activer la flèche située à la droite du champ à filtrer afin d accéder à la liste; 4. Sélectionner l option (Personnalisé ). La boîte de dialogue suivante s affiche. 5. Sélectionner l opérateur de comparaison dans la première liste déroulante; 6. Dans la zone de liste de droite, entrer la valeur de référence; 7. Valider avec la touche ENTRÉE. VENTES inférieures ou égales à (Personnalisé ) 2 critères La boîte de dialogue (Personnalisé ) permet de combiner jusqu à 2 critères par colonne. Procédure : 1. Sélectionner une cellule dans la liste; 2. Menu Données / Filtre / Filtre automatique; 3. Activer la flèche située à la droite du champ à filtrer afin d accéder à la liste; 4. Sélectionner l option (Personnalisé ). La boîte de dialogue suivante s affiche. 5. Sélectionner l opérateur de comparaison dans la première liste déroulante; 6. Dans la zone de liste de droite, entrer la valeur de référence; 7. Activer l option ET / OU afin de définir le second critère; Université de Montréal Liste et Base de données page 26

32 8. Définir le second critère; 9. Valider avec la touche ENTRÉE. NOTE : Il est possible d utiliser des caractères génériques (* ou?) pour rechercher des valeurs approximatives. VENTES: Supérieur à et Inférieur ou égal FILTRE AUTOMATIQUE AVEC SOUS-TOTAL CRÉÉ Les filtres automatiques peuvent également être appliqués à des listes de données pour lesquelles un soustotal a été créé. Les sous-totaux s adaptent automatiquement aux données filtrées. À l inverse, des soustotaux peuvent être créés à partir de listes de données filtrées. La fonction «Sous-total» permet de préciser différentes méthodes de somme à utiliser parmi onze méthodes différentes comme, par exemple, moyenne, nombre d éléments, produit, etc. Dans l exemple suivant, un filtre automatique a été appliqué sur-le-champ «Employé» afin de n afficher que les données de «Lavigne, Diane». Dans l exemple suivant : Tri des colonnes : Filtre : À chaque changement de : Utiliser la fonction : Ajouter un sous-total à : Employé / Mois Lavigne, Diane Employé Moyenne Ventes / Commission Université de Montréal Liste et Base de données page 27

33 Sous-totaux sur des données filtrées Si vous désirez faire apparaître rapidement un TOTAL sur des données filtrées, positionner le curseur dans la cellule où doit apparaître le résultat et cliquer sur le bouton «Somme automatique» de la barre d outils Standard. Excel insère la fonction «Sous-totaux» plutôt que la fonction «Somme automatique». Excel détecte la présence de données filtrées. La fonction «Sous-total» calculera la somme en n utilisant que les cellules visibles. Lorsque la fonction «Sous-total» est utilisée avec une base de données, ne pas ajouter le mot «TOTAL» à côté de la formule de somme car Excel pourrait interpréter cette ligne comme un enregistrement de la base de données. Université de Montréal Liste et Base de données page 28

34 Module 3 Tableau croisé dynamique Tableaux croisés dynamiques L Assistant Tableau croisé dynamique Barre d outils Tableau croisé dynamique Calculs multiples sur un champ Masquer / Afficher les valeurs d un champ Mise en forme du tableau croisé dynamique Grouper et dissocier des enregistrements Création de champs calculés Graphique Tableau croisé dynamique PRATIQUE Librairie.xls

35 Tableaux croisés dynamiques Un rapport de tableau croisé dynamique est un tableau interactif permettant de synthétiser et d analyser rapidement de grandes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et colonnes pour afficher diverses synthèses des données source, filtrer les données en affichant différentes pages ou afficher les détails des zones intéressantes. Un tableau croisé dynamique est une table créée à partir d une feuille de calcul Excel et permettant de considérer, sous différents points de vue, des ensembles importants de données. Une fois créé, un tableau croisé dynamique peut être réorganisé simplement en déplaçant les champs. Il s agit d un tableau qui représente, de manière synthétique, des informations issues des champs d une liste ou d une base de données et dans lequel vous pouvez décider vous-même sous quel angle vous désirez considérer les données. Il est possible de créer plusieurs tableaux croisés dynamiques à partir d une même feuille de calcul ou de plusieurs feuilles de calcul ou classeurs. Quand utiliser un rapport de tableau croisé dynamique? Utilisez un rapport de tableau croisé dynamique afin de comparer des totaux, en particulier lorsque vous avez une longue liste de chiffres à synthétiser et que vous souhaitez comparer plusieurs faits à propos de chaque chiffre. Utilisez des rapports de tableau croisé dynamique lorsque vous désirez que Microsoft Excel effectue pour vous une opération de tri, de sous-total ou de total. Un rapport de tableau croisé dynamique étant interactif, vous pouvez, ainsi que d'autres utilisateurs, afficher les données de manière à voir davantage de détails ou calculer d'autres synthèses. Avant de créer le rapport, il est nécessaire d identifier et de préparer les données source. Les données sources sont constituées d une liste ou d une base de données qui fournit les données au rapport de tableau croisé dynamique. NOTE : Dans un tableau croisé dynamique, il est impossible d entrer des données, ni de les modifier directement. Le tableau croisé dynamique est lié à la source de données, les sommes qui y figurent sont en réalité préétablies. Cependant, il est possible de modifier le format et de choisir parmi un certain nombre d options de calcul. ATTENTION: Avant d appeler l Assistant Tableau croisé dynamique, retirer tous les sous-totaux et filtres afin d utiliser la liste entière. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 30

36 Les exemples feront référence à la liste (base de données) suivante (LIBRAIRIE.XLS). Termes relatifs aux données sources Champs : Items : Catégorie d information. Par exemple, le champ EMPLOYÉ regroupe les informations relatives aux employés Lavigne, Diane / Rémi, Georges / etc. Désigne les valeurs à l intérieur d un champ. Par exemple, le champ PRODUIT contient les items Papeterie, Bureau. Champs de dimension : Les rapports de tableau croisé dynamique ont 3 dimensions, qui sont : champs de colonnes, champs de lignes, champs de page. Zone de données : Zone contenant toutes les informations du rapport. Chaque cellule de la zone de données, à l intersection de critères définis dans les colonnes et lignes du tableau, résume les informations répondant à ces critères dans la zone de données source. Lorsque des champs sont ajoutés à ces zones, un nouveau nom leur est attribué et ils héritent de certains comportements. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 31

37 L Assistant Tableau croisé dynamique Pour créer un rapport de tableau croisé dynamique, utiliser la fonction «Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques» comme guide pour repérer et spécifier les données source à analyser et créer la structure du rapport. Vous pouvez ensuite utiliser la barre d'outils Tableau croisé dynamique pour organiser les données à l'intérieur de cette structure. L «Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques» vous guide en 3 étapes lors de la création et le résultat est directement fonctionnel. NOTE : Avant d appeler l Assistant Tableau croisé dynamique, retirer tous les sous-totaux et filtres afin d utiliser la liste entière. Procédure initiale : 1. Menu Données / Rapport de tableau croisé dynamique Le dialogue suivant s affiche. Déterminer la source de données à utiliser Liste ou base de données Microsoft Excel Données stockées dans une feuille de calcul Excel. Il peut s agir de la feuille courante ou d un classeur enregistré sur le disque. Source de données externe Données stockées dans une base de données de type MS ACCESS. Lors de l activation de cette option, MS Query est utilisé afin d accéder à la base de données. Plages de feuilles de calcul avec étiquettes : Données stockées dans des plages de cellules, sur une ou plusieurs feuilles de calcul. Les rapports de tableau croisé dynamique peuvent collecter des données issues de plusieurs plages de cellules et consolider les données au sein d un seul rapport. Vous devez, à cette étape, sélectionner le type de rapport. L option Tableau croisé dynamique est l option par défaut. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 32

38 Emplacement des données source À la seconde étape l utilisateur doit préciser l emplacement des données source en utilisant la boîte de dialogue suivante. Si une cellule est sélectionnée avant le lancement de la procédure, Excel sélectionnera automatiquement cette plage de cellules, incluant les en-têtes de colonnes. Pour identifier un autre classeur, cliquer sur le bouton Parcourir afin de sélectionner le classeur à ouvrir. Emplacement du tableau croisé dynamique À la troisième étape, l utilisateur doit préciser l emplacement du rapport. Cette étape permet également de définir des options de table ainsi que la mise en page des champs du rapport de tableau croisé dynamique. La définition des options est facultative et peut donc être faite ultérieurement. Dans cet exemple, la définition des options sera faite ultérieurement. Nouvelle feuille : Feuille existante : Nouvelle feuille de travail au sein du classeur en cours. Sélectionner une cellule du classeur en cours. La cellule sélectionnée correspond au coin supérieur gauche du rapport. Agencer les champs d un tableau croisé dynamique Voici l étape décisive, celle déterminant l organisation des données dans le rapport. Les différents champs sont représentés. L étape 3 de l Assistant Tableau croisé dynamique permet de définir la disposition des champs. L agencement peut également se faire directement dans le classeur. Nous présenterons l étape 3 afin de définir les différentes sections du tableau croisé dynamique. Par contre, lors de la clinique, nous définirons les champs directement dans le classeur. Cette technique est plus visuelle. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 33

39 OPTION 1 Procédure : 1. Sélectionner le bouton Disposition ; La boîte de dialogue suivante s affiche. Les zones destinées à recevoir les différents types de champs sont identifiées dans le dialogue. 2. L utilisateur construit le tableau croisé dynamique en faisant glisser les boutons de champs localisés à la droite de la boîte de dialogue vers la zone de montage. 3. Valider (bouton OK). DÉFINITION DES CHAMPS Champs de page Lorsqu une valeur pour un champ de page est sélectionnée, le rapport de tableau croisé dynamique se modifie pour ne faire apparaître que les données associées à cette valeur. Les éléments d un champ de page sont affichés un par un dans le tableau croisé dynamique. Exemple : EMPLOYÉ Champs de données Champs de ligne Ces champs contiennent les synthèses des données des éléments des champs de colonne et de ligne. Exemple : VENTES Les éléments associés à un champ de ligne s affichent sous la forme d étiquettes de lignes. Exemple : PRODUIT Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 34

40 Champs de colonne : Les éléments associés à un champ de colonne s affichent sous la forme d étiquettes de colonnes. Exemple : MOIS Pour supprimer des champs, glisser les champs hors de la zone représentant le rapport de tableau croisé dynamique. OPTION 2 Afin de définir les différents champs directement dans le classeur, l utilisateur doit omettre d utiliser le bouton Disposition et terminer le tableau croisé dynamique à l étape de sélection de la destination du rapport. Procédure : 1. Bouton Terminer. En validant avec le bouton Terminer, l Assistant crée la structure d un tableau croisé dynamique vide. Zones destinées à recevoir les différents types de champs La barre d outils Tableau croisé dynamique s affiche en incluant les différents champs de la feuille de calcul. L utilisateur doit glisser, par l intermédiaire de la barre d outils Tableau croisé dynamique, les champs de données à représenter. Les zones destinées à recevoir les différents types de champs sont marquées par des bordures bleues dans la structure du tableau croisé dynamique. Chacune porte une inscription permettant de l identifier. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 35

41 Pour notre exemple : Champs de page : EMPLOYÉ Champs de données : VENTES Champs de ligne : PRODUIT Champs de colonne : MOIS Fonction SOMME Lorsque des champs sont ajoutés à la section de données, une fonction de regroupement leur est associée. S il s agit d un champ numérique, la fonction SOMME est associée. Pour tout autre type de données, la fonction attribuée par défaut est la fonction NB. 1. La fonction associée peut être modifiée en cliquant sur le champ dynamique (Champ Données) avec le bouton droit de la souris. 2. Sélectionner l option Champ Vous pouvez également modifier la fonction associée en double cliquant sur «SOMME» du tableau croisé dynamique. 3. Le dialogue «Champ Pivot Table» s affiche, permettant de sélectionner une fonction spécifique. 4. Sélectionner la nouvelle fonction de synthèse. 5. Valider, bouton OK. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 36

42 FONCTIONS DISPONBLES EN MODE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE FONCTION SOMME NBVAL MOYENNE MAX MIN PRODUIT NB ECARTYPE ECARTYPEP VAR VARP RÉSULTAT Somme des valeurs. Fonction de synthèse par défaut pour les champs de données de valeurs numériques. Nombre d enregistrements. Fonction de synthèse par défaut pour les champs de données de valeurs non numériques. Moyenne des valeurs Donnée la plus élevée. Donnée la moins élevée. Multiplication des valeurs. Nombre d enregistrements contenant des données de valeurs numériques. Estimation de l écart type d un échantillon d une population, les données sousjacentes étant l échantillon. Estimation de l écart type d une population entière, les données sous-jacentes étant la population entière. Évaluation de la variance (manière dont un échantillon dévie de la moyenne) d un échantillon de population. Évaluation de la variance (manière dont un échantillon dévie de la moyenne) d une population entière. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 37

43 BARRE D OUTILS TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE OUTILS CHAMPS La barre d outils Tableau croisé dynamique se divise en deux zones distinctes : zone «OUTILS» et zone «CHAMPS». La seconde zone, zone «CHAMPS», regroupe les noms de champs utilisés dans la source de données. OUTIL NOM DESCRIPTION Menu Tableau croisé dynamique Mettre en forme le rapport Assistant graphique Assistant Tableau croisé dynamique Masquer Afficher Actualiser les données Paramètres de champs Masquer / Afficher les champs Liste des commandes de menu Tableau croisé dynamique les plus fréquemment utilisées. Format automatique : permet de sélectionner des formats prédéfinis de mise en forme. Permet de créer un graphique croisé dynamique relié au rapport en cours. Permet d accéder à la boîte de dialogue Assistant tableau croisé dynamique. Masque les informations relatives à un champ. Affiche les informations relatives à un champ. Mise à jour des modifications apportées aux données sources. Permet d accéder à la boîte de dialogue «Champ de tableau croisé dynamique» pour le champ sélectionné. Permet d Afficher / Masquer la zone Noms de champs de la barre d outils Tableau croisé dynamique. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 38

44 CALCULS MULTIPLES SUR UN CHAMP Le tableau croisé dynamique permet de synthétiser plus d un calcul pour fin d étude. Pour ajouter une fonction : 1. Positionner le curseur à l intérieur de la zone de données; La barre d outils Assistant tableau croisé dynamique s affiche. 2. Glisser une seconde copie du champ de données vers la zone de données; 3. Avec le bouton droit de la souris, cliquer sur une cellule de la seconde synthèse et sélectionner la commande Champs... ou Sélectionner le bouton Champs de la barre d outils Tableau croisé dynamique; Le dialogue Champs Pivot Table s affiche. 4. Sélectionner une fonction; 5. Pour faciliter la lecture, renommer le nom du champ dans la zone Nom. Université de Montréal Tableau croisé dynamique page 39