Guide pour l`organisation d`un tournoi

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1 Guide pour l`organisation d`un tournoi 1

2 Bienvenue au Club de Golf Atlantide! Ceci est votre première étape à la tenue d'un événement à Atlantide. Ce guide a été créé pour aider votre processus de planification. En suivant nos directives, vous êtes sûr de tenir un événement inoubliable. Au plaisir de vous rencontrer. 2

3 Table des Matières Planification de l événement (4-6) Services (7) Restaurant (8-12) Politiques (12-13) 3

4 Événements À l'atlantide nous offrons différents formats d'événements. Choisir quel type d'événement que vous souhaitez organiser est une étape importante dans la planification de votre groupe. Notre coordinateur de tournoi vous aidera dans ce processus. Golf- Forfait Souper (2-36 personnes) Jouez une ronde soit sur le parcours Atlantide ou Don Quichotte après 13h30 et dégustez un souper de 3 services sur notre terrasse. Ce forfait est idéal pour organiser un tournoi amical ou une sortie corporative. Forfait Golf- Affaires (2-36 personnes) Profitez d'un dìner 3 services dans une salle de réunion isolée pour vous et vos employés. Poursuivez avec 9 trous de golf incluant voiturette sur le parcours Don Quichotte. Nous offrons également la possibilité de jouer 9 trous de golf voiturette incluse et tenir votre rencontre avec un souper de 3 services. Tournoi Corporatif ( personnes) Réservez votre tournoi soit sur le parcours Atlantide ou bien sûr le parcours Don Quichotte. Vous pouvez choisir de commencer avec l'un de nos brunchs avant de profiter d'une ronde sur l'un de nos magnifiques terrains de golf et finissez la journée avec un cocktail sur la terrasse suivi par un menu personnalisé, buffet ou barbecue dans notre salle de réception. Forfait Brunch de Dimanche (2-25 personnes) Jouer de 7:00-8:30h sur notre parcours Don Quichotte et venez profiter de notre fameux brunch du dimanche. Ou profitez de notre brunch de 11:30-13 heures et jouer votre ronde en suite. 4

5 Formats suggérés pour tournoi Tournoi format ``Shotgun`` Un départ Shotgun se réfère à un procédé dans lequel chaque golfeur commence au même moment mais sur différents trous. Un format idéal pour les groupes de 60 joueurs ou plus. Chaque joueur commence et termine sa ronde en même temps, le rendant idéal pour un coordonner un repas après la partie. Temps Régulier En temps régulier vous commencer votre ronde en temps de départs consécutif sur le trou #1. Ceci est idéal pour les petits groupe de 50 joueurs ou moins. Évènements # de personnes Format Suggéré Forfait Souper 2-36 Temps Régulier Forfait Brunch 2-36 Temps Régulier Évènements Corporatif Temps Régulier Évènements Corporatif 60+ Shotgun 5

6 Choix de parcours Situé à seulement 35 minutes du centre-ville de Montréal, nous vous invitons à venir visiter nos installations, on vous donnera une estimation du coût en plus de 4 droits de jeu qui peuvent être utilisé pour la saison de golf Don Quichotte Le parcours Don Quichotte est le plus récent des deux. Depuis sa conception en 2005, plusieurs modifications ont été apportées afin d améliorer le défi, tout en gardant le plaisir. Il s agit du parcours idéal pour une partie en famille ou entre amis. Atlantide Vous aimeriez mesurer votre talent? Vous êtes prêt pour un défi diversifié, comme on en voit peu au Québec? Confortablement installé aux abords du Lac St-Louis, le parcours Atlantide est un parcours de Championnat où le vent et les ondulations des verts sont les principales difficultés. *certaines restrictions appliquent 6

7 Services Inclus Plongez dans le monde de l`atlantide. Grâce à notre expérience dans la gestion des événements, nous ferons notre mieux pour répondre à toutes vos demandes afin de rendre votre journée très mémorable. Voici une liste des éléments inclus dans votre événement, avec une liste des ajouts. Contactez-nous pour les prix. Inclus avec votre évènements Coordonnateur de tournoi Installation des affiches de commanditaires sur le parcours. Personnel dynamique pour vous accueillir Voiturettes de courtoisie pour les bénévoles. Vestiaires (serviette,16 douches) Concours (trou d`un coup, Balles la plus longue et proche du trou) Livret de parcours Tables+Chaises+Équipements 2 Casse-Croute Champs de pratique Ajouts Beat the pro et Clinique du golf Titleist et cadeaux FJ (balles, soulier, polos) Balles de pratique Collations sur le parcours Boìtes à lunch Projecteur et écran 7

8 Le Restaurant Choisir le bon menu est un élément clé à la tenue d'un grand événement. Notre coordonnateur de Tournoi et le chef Benoit Périard vous aidera dans le processus de sélection du menu afin de décombrer vos inviter. Nous avons différentes sélections pour les tournois,comprenant; brunchs, nos buffets populaires, un cocktail-dinatoire. Si vous souhaitez offrir un menu personnalisé, vous pouvez composer avec l'aide de notre chef. 8

9 Menus Brunch Le Continental Brunch Allégé Brunch Santé Deux viennoiseries par personne Rôties et confiture Muffins Bar à jus Café, thé et infusion Salade de fruits Bar à jus Croissants, chocolatines Œufs brouillés Bacon, saucisses Pommes de terre rissolées Fèves au lard Salade de fruits Rôties Café, thé et infusion Assortiment de jus Miroir de fruits frais Bar à yogourt Céréales (3) Noix assorties Petits fruits Miroir de fromage Fromage crème et cottage Saumon fumé Oeufs brouillés Oeufs pochés à la Florentine Muffins, bagels et rôties Confiture Bar à crêpes et à omelettes extra* 9

10 Menus BBQ Dîner B.B.Q. B.B.Q Du Soir Hot Dog Hamburger Pommes de terre frites Salade verte Condiments Miroir de dessert Boissons gazeuses Salades assorties (4) ******* Steak 10 oz Riz pilaf Jardinière de légumes Pommes de terre Sauce aux poivres ********** Table à dessert 10

11 Menus Buffet Buffet Atlantide Potage du jour Crudités & trempette Nos salades fraîches(4) Miroir de fromages Suprême de volaille Les pâtes du chef Jardinière de légumes frais Riz Pilaf Pomme de terre Côte de bœuf au jus (tranché en salle) Miroir de fruits frais La tablée du pâtissier Café, thé ou infusion Buffet Don Quichotte Potage du jour Crudités & trempette Nos salades fraîches(4) Miroir de charcuteries Miroir de saumon fumé Miroir de fromages Suprême de volaille Les pâtes du chef Sauté de légumes et crevettes Jardinière de légumes frais Riz Pilaf Pomme de terre Côte de bœuf au jus (tranché en salle) Miroir de fruits frais La tablée du pâtissier Café, thé ou infusion The Gourmet Buffet Potage du jour Crudités et trempette Nos salades fraîches(4) Miroir de charcuteries Miroir de saumon Miroir de saumon fumé Cocktail de crevettes Miroir de fromages Les pâtes du chef Suprême de volaille Prise du jour Pommes de terre Jardinière de légumes frais Riz Pilaf Côte de bœuf au jus (tranché en salle) Miroir de fruits frais La tablée du pâtissier Café, thé ou infusion 11

12 Politique du Club Un dépôt au montant de $ est remis au Club de Golf sur signature de la présente. Sur préavis écrit d au moins trente (30) jours avant la date de l événement, les parties acceptent de résilier la présente entente, le dépôt est NON-REMBOURSABLE même en cas de résiliation. A défaut de préavis dans le délai ci-haut mentionné, la somme totale prévue à la présente entente deviendra due. L événement comprend le golf et la restauration qui ne peuvent être dissociées et ne peuvent être résiliés indépendamment l un de l autre. L organisateur s engage à confirmer, au moins quatorze (14) jours à l avance, le nombre de participants exacts au tournoi et au souper. Le plus élevé du total des nombres minimum garanti ou du nombre confirmé quatorze (14) jours à l avance sera facturé. Le nombre de participants réel en sus du plus élevé du total des nombres minimum garanti ou du nombre confirmé quatorze (14) jours à l avance, seront chargés à part selon les prix ci-haut. L organisateur, le client et les responsables de l événement sont conjointement responsables des incidents et des accidents pouvant survenir au cours de l événement. Tous bris aux équipements, incluant les voiturettes motorisées, aux installations et à la salle de réception seront chargés à ces derniers. La température n est pas un facteur pour annuler un événement. Départ simultané pour un groupe de 60 personnes minimum. Temps de jeu maximum accordé de 4 hres 30 min. Les groupes devront se plier aux exigences des personnes affectées au déroulement du jeu. Toute boisson et nourriture non autorisées par le Club de golf seront immédiatement saisissables. Toutes commandites et promotions doivent être préalablement approuvées par le Club de golf. Toute boisson alcoolisée doit porter le timbre de la Société des Alcools. Les sommes dues en vertu de la présente entente sont payable intégralement au plus tard dans les trente (30) jours suivant l événement. 12

13 Cancellation et Politique de pluie Sous réserve de ce qui est prévu ci-après, le Club de Golf Atlantide ne peut être tenu responsable des mauvaises conditions climatiques en vigueur le jour du tournoi et le principe demeure à l'effet que l'activité doit avoir lieu et se dérouler selon l'horaire prévu "BEAU TEMPS - MAUVAIS TEMPS". Toutefois, à sa seule et entière discrétion, la direction du club pourrait décider de fermer le parcours pou toute raison jugée par elle valable et, sans restreindre la généralité de ce qui précède, notamment si la sécurité des participants et/ou la condition du parcours était en cause. Advenant la fermeture du parcours par le club, les conditions suivantes s'appliqueront: 1) Si les joueurs n'ont pu accéder au terrain, les sommes prévues à l'entente contractuelle en ce qui a trait aux droits de jeu seront remises au participant dans une proportion de 90%. 2) Si les joueurs ont eu accès au parcours mais n'ont pu compléter un parcours de neuf (9) trous, les sommes prévues à l'entente contractuelle en ce qui a trait aux droits de jeu et voiturettes électriques seront remises au participant dans une proportion de 50%. 3) Si les joueurs ont eu accès au parcours et ont été en mesure de compléter neuf (9) trous, le participant n'aura alors droit à aucun remboursement. 4) Dans toutes ces éventualités, et sous réserve que le personnel du club soit en mesure de le faire et que le participant y consente, le cocktail et le repas pourraient être devancés. 13

14 Check List Veuillez utiliser la liste suivante comme guide pour s`assurer que votre journée se déroule sans aucun probleme. Si vous avez des questions, n`hésitez pas à contacter le Club De Golf Atlantide Jours avant Determiner le type de tournoi Determiner la date Discuter le formule Organizer les concours Choisir un menu donner le dépot de 1000$ Jours avant Commander les affiches des commanditaires Sélectionner vos bénévoles Envoyer les détails aux participants. (direction, règles, déroulement de la journée) Commander les prix pour la soirée 14 Jours Avant Préparer une liste d inscription Finaliser l agenda et règles pour votre tournoi Confirmer nombre de location de batons Confirmer nombre de golfeurs et choix de menu au club Confirmer les concours avec le club Confirmer le déroulement du enregistrement avec le club Confirmer les livraisons avec le club 7 Jours Avant Reviser les temps de départs Finaliser les arrengements sur le parcours 14

15 48 Heures avant Finaliser les détails avec le coordonnateur de tournoi Faxer ou envoyer par courriel les temps de départs Livraison de toutes les affiches de commanditaires et cadeaux Journée de l évènement Organiser votre table d inscription Organiser la salle pour le cocktail et souper Coordination des bénévoles 15

16 Pour plus de renseignements et pour réservez votre tournoi, contacter Tristan Wild au ext. 7 ou twild@golfatlantide.com. Au plaisir de vous rencontrer! 16

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