Utiliser Access. Micro-ordinateurs, informations, idées, trucs et astuces

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1 Micro-ordinateurs, informations, idées, trucs et astuces Utiliser Access Auteur : François CHAUSSON Date : 8 février 2008 Référence : utiliser Access.doc

2 Préambule Voici quelques informations utiles réunies ici initialement pour un usage personnel en espérant qu elles puissent aider d autres utilisateurs de micro-informatique. Ces informations sont présentées sans démarche pédagogique ; si un niveau de détail était nécessaire sur un sujet particulier, ne pas hésiter à me demander. Ce document Il fait partie de l ensemble documentaire Micro-ordinateurs, informations, idées, trucs et astuces qui couvre ces sujets : 1. La micro-informatique, en 2 tomes 2. L Internet, en 2 tomes La micro informatique Stratégies La micro informatique Initiation La micro informatique Avancé La micro informatique Réseaux L'Internet Utiliser L'Internet Construire doc 1 3. Des Trucs HTML et Javascript 4. Des notices d utilisation de divers logiciels 1 Tout commentaire à propos de ce document pourrait être adressé à : pcinfosmicro@francois.chausson.name Ce document est régulièrement mis à jour sur : 2 Ce document est protégé par un Copyright ; sa propriété n'est pas transmissible et son utilisation autre que la lecture simple doit être précédée d'un accord explicite de son auteur. 1 ZoneAlarm, AVG, 2 Site à accès contrôlé Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 2

3 Table des matières PREAMBULE 2 Ce document 2 ACCESS 4 Base de données, tables, 4 INSTALLATION 5 UTILISATION 6 Lancement 6 Créer une Table 7 Conversion Excel-Access 7 Pre-requisites 12 Faire une requête 13 L existant 13 Exprimer la requête 13 ANNEXES 17 Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 3

4 Access Access est le logiciel de gestion de bases de données relationnel livré avec le package Office. Base de données, tables, Une Base de données contient une / plusieurs Tables Remarques : Une seule Base de données peut parfaitement suffire à une utilisation simple Une Table est créée à chaque fois qu un ensemble cohérent de données est nécessaire, comme fait avec une feuille Excel Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 4

5 Installation Access est installé, à la demande, lors de l installation de Office. Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 5

6 Utilisation Lancement Faire Démarrer / Programmes / Microsoft Access Sélectionner : Fichier / Nouvelle base de données, pour en créer une Fichier / Ouvrir une base existante, en la sélectionnant dans la liste suivant le besoin. La Base est ouverte, celle-ci contient une Table. Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 6

7 Créer une Table Plusieures solutions : Saisir les données Convertir des données existantes, par exemple depuis Excel Créer depuis une table vide Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 7

8 Créer des lignes dans une table Saisir la première ligne, la seconde, faire Ctrl-S de temps en temps : Etablir une relation Les deux champs reliés doivent avoir un contenu identique. Pour relier : Fermer les tables concernées Clic sur l icône Relations Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 8

9 Drag sur le champ d une des deux tables Drop dans le champ correspondant de l autre table Au besoin clic droit sur le lien pour modifier ses propriétés Créer un formulaire Faire : Clic sur le bouton Formulaires Sélectionner Créer un formulaire avec l Assistant Clic sur >> pour sélectionner tous les champs Recommencer avec l autre table suivant Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 9

10 sélectionner Tabulaire sélectionner Standard Donner un nom au formulaire : Conversion Excel-Access Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 10

11 Bouton Nouveau Mode Feuille de données + bouton OK Faire Fichier / Données externes / Importer Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 11

12 Sélectionner Type de fichier = Microsoft Excel Rechercher la feuille Excel contenant les données à importer Bouton Importer Pre-requisites Il faut que dans les données Excel, avant conversion : Chaque colonne ait un libellé en-tête Que ces libellés soient sur une seule ligne Pas de ligne blanche Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 12

13 Faire une requête L existant Il y a deux fenêtres : La Table La Base Exprimer la requête Dans la fenêtre Base de données : Bouton Nouveau Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 13

14 Sélectionner Mode Création + bouton OK Sélectionner la Table + bouton Ajouter+ bouton Fermer Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 14

15 Sélectionner une / plusieurs colonnes nécessaires à l expression de la requête Saisir les critères de valeur pour les colonnes spécifiées clic sur le bouton Exécuter 3 3 le point d exclamation Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 15

16 Le résultat apparaît, nul pour cette requête ; il y a maintenant trois fenêtres, le résultat s ajoutant aux deux autres faire Fichier / Enregistrer pour conserver le résultat de la requête Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 16

17 Annexes Bibliographie «Utiliser» Ces différents documents constituent l ensemble documentaire Utiliser. La liste complète est disponible sur François CHAUSSON 09/03/08 16:03 W:\Fran\micro\notices utilisation\avance\utiliser Access.doc Infos, idées, trucs et astuces Copyright 2003, François Chausson 17