NOUVEAUTES FONCTIONNELLES KELIO VERSION 15

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1 Réf. 650A39 A NOUVEAUTES FONCTIONNELLES KELIO VERSION 15 Kelio Prima R2 Kelio Integral R2 Kelio Protect Kelio Security www. bo det -softwar e.co m BODET Software CS Boulevard du Cormier CHOLET Cedex FRANCE [email protected]

2 Contenu 1. INTRODUCTION LES NOUVEAUTES MATERIEL Béquilles Premium Badge DESFire LES NOUVEAUTES ACCES Kelio Mobile Accès : Ouverture d accès depuis un Smartphone Module Visiteurs Lien Outlook pour le visité Valeurs par défaut Prévenir le visiteur LES NOUVEAUTES SOFTWARE Evolution de l offre KELIO REPORT : 9 nouveaux tableaux de bord Détail des heures annuelles Synthèse des heures supplémentaires Synthèse des heures spéciales Synthèse des primes Synthèse des retards Synthèse de l absentéisme Synthèse des activités* Synthèse d utilisation des badges Synthèse de la fréquentation de zones Evolution Kelio Mobile Affichage du planning de travail Possibilité de refuser tous badgeages réalisés en dehors des plages d heures standards Evolution fonctionnelle Espace personnel Déclaration de badgeages : Possibilité de faire des modifications et suppression Evolution fonctionnelle Exploitation RH Edition de fin de période : Personnalisation des résultats hebdomadaire CD Dossier salarié : Modification du mode de saisie des RIB au format SEPA Suivi du Facteur de Bradford : possibilité de réaliser un suivi de date à date sur plus de 12 mois 18 2 Introduction

3 1. Introduction Nouveautés fonctionnelles Kelio Version 15 La version 15 apporte de nombreuses évolutions fonctionnelles réparties sur l ensemble du logiciel. Ce document a pour but de vous présenter chaque nouveauté afin que vous puissiez les exploiter le plus rapidement possible. Parmi ces nouveautés, certaines sont disponibles en standard, d autres sont liées à des options commerciales. Nous le préciserons systématiquement dans ce document. 2. Les nouveautés Matériel 2.1 Béquilles Premium Pour compléter la gamme, la nouvelle béquille Aperio est désormais disponible sur Kelio. Cette béquille a la particularité de pouvoir être installée à l extérieur. En effet, elle possède un indice de protection de 54 et résiste à des températures variant entre -25 C à 60 C. 2.2 Badge DESFire Pour compléter la gamme de badge DESFire, Bodet Software a choisi un porte-clés cuir noir gage de qualité témoignant de caractère haute sécurité de cryptage de la technologie DESFire. Outre l aspect esthétique, l avantage de ce badge est de ne pas ressembler à un badge d accès. En cas de perte, les personnes mal-attentionnées ne chercheront pas à l utiliser pour entrer dans votre entreprise. Introduction 3

4 3. Les nouveautés Accès Nouveautés fonctionnelles Kelio Version Kelio Mobile Accès : Ouverture d accès depuis un Smartphone Kelio Mobile propose avec la V15, une fonctionnalité mobile de contrôle d accès : l ouverture de porte à distance. Vous pouvez maintenant grâce à votre Smartphone ouvrir une porte, renseigner la personne concernée et la raison d ouverture. Idéal pour les astreintes ou pour un site étendu, vous pouvez gérer des accès favoris pour une gestion plus rapide des ouvertures à distance. 3.2 Module Visiteurs Quelques nouveautés ont été apportées au module visiteur afin d en faire un module complet et performant Lien Outlook pour le visité Lorsqu une visite est planifiée, le calendrier Outlook du visité peut être automatiquement rempli Valeurs par défaut Dans le modèle de visite, il a été rajouté le service par défaut ainsi que la possibilité de mettre un texte par défaut dans les commentaires. 4 Les nouveautés Accès

5 3.2.3 Prévenir le visiteur Au moment de la création de la visite, vous pouvez à présent envoyer un au visiteur avec un récapitulatif de sa visite et même la possibilité de joindre la fiche de visite qui contient toutes les informations liées au rendez-vous. Par exemple pour une livraison, l intérêt est de pouvoir envoyer une fiche de visite avec le code d accès au site valable uniquement pendant les heures programmées. Un de rappel peut être envoyé la veille du rendez-vous. Les nouveautés Accès 5

6 4. Nouveautés fonctionnelles Kelio Version Evolution de l offre KELIO REPORT : 9 nouveaux tableaux de bord L offre Kelio Report s enrichie en version 15 de 9 nouveaux tableaux de bord décisionnels. En voici des exemples : Détail des heures annuelles Ce rapport propose une synthèse annuelle des principaux compteurs de suivi des temps de travail, d absences et d activités par salarié. Ce tableau de bord est personnalisable. L utilisateur définit les compteurs visualisés et l ordre de leur affichage. Les résultats sont détaillés mensuellement et totalisé sur l année. Exemple : 6

7 4.1.2 Synthèse des heures supplémentaires Ce «report» propose une synthèse graphique des heures supplémentaires réalisées dans l entreprise. Ce tableau de bord est personnalisable. L utilisateur définit les compteurs visualisés et l ordre de leur affichage. Les résultats sont détaillés de date à date pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 7

8 4.1.3 Synthèse des heures spéciales Ce «report» propose une synthèse graphique des heures spéciale calculées par le système. Ce tableau de bord est personnalisable. L utilisateur définit les compteurs visualisés et l ordre de leur affichage. Les résultats sont détaillés de date à date pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 8

9 4.1.4 Synthèse des primes Ce «report» propose une synthèse graphique des primes calculées par le système. Ce tableau de bord est personnalisable. L utilisateur définit les compteurs visualisés et l ordre de leur affichage. Les résultats sont détaillés de date à date pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 9

10 4.1.5 Synthèse des retards Ce «report» propose une synthèse des retards détectés au sein de votre entreprise. Les retards mineurs et graves sont distingués graphiquement et comparés au nombre de journées sans retard. Vous disposez ainsi d un indicateur d assiduité global de votre personnel. Les résultats sont détaillés sur une période de dates souhaitées pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 10

11 4.1.6 Synthèse de l absentéisme Ce «report» propose une synthèse mensuelle et globale de l absentéisme de votre entreprise. Vous disposez ici des indicateurs d absentéismes globaux de votre personnel et un tableau traduisant l évolution mois par mois de l absentéisme service par service de votre entreprise. Les résultats sont détaillés sur une période de dates souhaitées pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 11

12 4.1.7 Synthèse des activités* Ce «report» propose une synthèse de la répartition analytique des temps travaillés par activité dans votre entreprise. Ce rapport est disponible si la fonctionnalité «Kelio Analytics» est activée sur votre système. Ce tableau de bord représente votre répartition d activités en heures ou en jours. Les résultats sont détaillés sur une période de dates à dates pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. *Disponible avec l option Kelio Analytics et Analytics + 12

13 4.1.8 Synthèse d utilisation des badges Ce «report» propose de retrouver parmi une liste de badges en service, ceux qui sont ou non utilisés. Ainsi en un clic, il est facile de retrouver un n de badge non utilisé depuis un certain temps qu il serait éventuellement possible de réattribuer à un autre salarié. Dans l exemple ci-dessous, le rapport nous affiche la liste de tous les badges non utilisés sur la période du 01/01/2014 à au 30/06/2014. On connaît à qui appartient chaque badge et l on peut vérifier le nombre de jours d utilisation. Les résultats sont détaillés sur une période de dates à dates pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats de votre organisation. Exemple : 13

14 4.1.9 Synthèse de la fréquentation de zones Ce «report» propose une synthèse de la fréquentation par zone de votre personnel, au sein de vos bâtiments. Ce rapport n est disponible que si votre système Kelio gère l ensemble des accès de votre entreprise grâce aux modules «Kelio Protect» «Kelio Security». Ce tableau de bord représente votre répartition en % du nombre d accès sur une zone par rapport à l ensemble des personnes présentes sur le site. Les résultats sont détaillés sur une période de dates à dates pour la population de votre choix. Des repères visuels de couleurs permettent de mettre en avant les résultats normaux ou anormaux dans le tableau des résultats. 14

15 4.2 Evolution Kelio Mobile Kelio Mobile est certifié à partir d Android 2.3 Gingerbread, BlackBerry OS 5, Apple ios4 et Windows Phone Affichage du planning de travail Avec Kelio V15 et l option Kelio Mobile, les salariés et les managers de votre entreprise peuvent directement consulter le planning depuis leur Smartphone. Le salarié a accès aux informations de son planning jour par jour. Les managers ont accès au planning jour par jour de leur salarié. Cet écran permet de choisir les salariés affichés pour la date souhaitée. Ces écrans indiquent pour chaque salarié les informations de planification suivante : L horaire qu il doit effectuer et le temps théorique Les activités planifiées à réaliser Les congés planifiés Les astreintes planifiées Possibilité de refuser tous badgeages réalisés en dehors des plages d heures standards Afin d éviter toute prise en compte de badgeage anormale, il est désormais possible avec Kelio Mobile de limiter les périodes de la journée pendant lesquelles les badgeage sont autorisés. En dehors de ces bornes dites standards, les badgeages sont tout simplement non pris en compte et rejetés par le système. 15

16 4.3 Evolution fonctionnelle Espace personnel Déclaration de badgeages : Possibilité de faire des modifications et suppression Il est désormais possible en version 15, de faire des demandes de modification/suppression de badgeages à partir de l écran de déclaration de badgeage. Ainsi, un salarié qui aurait oublié de badger ou badgé en retard, peut faire une saisie pour modification et la soumettre pour validation. Il peut également faire une demande de suppression s il a par exemple badgé deux fois par erreur sur les terminaux. L écran permet donc la supression et la modification. Cette possibilité est activable depuis le module les profils Salarié Espace personnel du module des droits. 16

17 4.4 Evolution fonctionnelle Exploitation RH Edition de fin de période : Personnalisation des résultats hebdomadaire CD Une nouvelle option de personnalisation permet d ajuster le résultat hebdomadaire du crédit/débit sur votre édition de fin de période. En activant cette option, la valeur du crédit/débit hebdomadaire affichée dans la grille de badgeages correspond à la somme des crédits/débits des journées de la semaine. Si l option est décochée, alors la valeur correspond au crédit/débit hebdomadaire calculé et intègre en plus tous les traitements exécutés en fin de semaine tels que les fiches de transfert hebdo, les écrêtages hebdo et le traitement des règles de calculs spécifiques Dossier salarié : Modification du mode de saisie des RIB au format SEPA La normalisation SEPA a été prise en compte pour décomposer le format de saisie des coordonnées bancaires de vos salariés. Le RIB intègre à présent donc le code BIC/SWIFT. 17

18 4.4.3 Suivi du Facteur de Bradford : possibilité de réaliser un suivi de date à date sur plus de 12 mois La solution Kelio propose en standard une édition de suivi d absentéisme appelée «Facteur de Bradford». Le principe est de calculer pour chaque salarié une valeur d assiduité. Elle est calculée en fonction de son nombre d absences et de leur fréquence. Plus le facteur calculé est élevé moins l assiduité du salarié est bonne et vice versa. Cette édition était réalisable uniquement sur les 12 dernier mois. En V15, il est désormais possible de demander un calcul de date à date sur l ensemble de l historique géré par Kelio. 18