COMMENT CA MARCHE? Les inscriptions en groupe. DAFCO-Septembre 2009 C.CLERY

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1 COMMENT CA MARCHE? Les inscriptions en groupe DAFCO-Septembre 2009 C.CLERY

2 Préambule Dans le cadre de la mise en œuvre du logiciel PROGRE, les efforts ont portés depuis un an sur l harmonisation afin de guider au mieux les équipes de GRETA à appréhender la saisie dans PROGRE. Nul besoin de rappeler l importance que revêt un logiciel de gestion d activités surtout pour notre réseau pauvre en la matière. Nul besoin de rappeler aussi les péripéties qui accompagnent l histoire déjà longue de ce logiciel. Mais indépendamment des difficultés rencontrées et de celles qu il faudra encore surmonter, tous nos efforts porteront sur la mise en place de PROGRE dans notre académie. Les différentes harmonisations de codification, de nomenclature, de procédures n engagent que notre académie. En effet, PROGRE offrant un éventail très large de possibilités, il nous a paru incontournable de préciser un certain nombre de points afin d éviter de se perdre dans les méandres des possibilités. A force de trop laisser faire, on aurait pu laisser faire n importe quoi. L ordre des saisies qui est pertinent est le suivant : 1. Planification 2. Action et parcours modèle ou parcours type 3. Conventions 4. Inscriptions 5. Saisie des absences La convention peut être saisie avant même la planification ou après l inscription (méthode de convention par inscription). La rigueur impose que tous les pré requis de chaque étape soient renseignés en amont. En effet, le principe des tiroirs s impose à la saisie : on ne peut accéder à une étape qu après avoir terminé la précédente. Ce présent livret s adresse aux utilisateurs de PROGRE. Il décrit les opérations relevant de l inscription d individuels sur des actions de formation. Nous entendons par inscription individuelle, toute inscription qui conduit à un financement à l heure stagiaire réalisée par opposition à l inscription d un groupe financé. De fait, 2 cas sont à étudier : l inscription individuelle pure et l inscription d un groupe individualisé. Mais avant d inscrire les stagiaires, encore faut-il qu ils soient intégrés dans la base de données stagiaires. C est la première étape à réaliser : saisir chacun des stagiaires. 1

3 Ces exemples sont visibles sur la base école à l adresse suivante : ETUDIANT ETUDIANT Cliquer sur Connexion Ce guide a été construit sur le modèle d un livret pédagogique. Sa facilité d utilisation vous apportera toute l aide dont vous avez besoin. Mais attention à ne pas négliger la lecture complémentaire (et certes fastidieuse) des documentations techniques. Bon courage à toutes et à tous. Les référents académiques Jean-François NOEL Christophe CLERY 2

4 Sommaire Sommaire... 3 Présentation du cas d étude... 4 Saisie des stagiaires... 6 Planification :... 6 Création de l action... 6 Création de la convention... 6 Création du client... 6 Inscription groupe... 7 Inscription des stagiaires sur le groupe Définition du parcours de groupe Définition du parcours de groupe Financement du groupe Annexes Nota bene : Toutes les saisies dans PROGRE doivent être effectuées en majuscule. 3

5 Présentation du cas d étude La société MACROSOFT a demandé l inscription de 5 salariés sur une formation bureautique tous les mardis. L accord a porté sur des modalités de paiement au groupe à raison de 112 de l heure. Chaque stagiaire aura un parcours identique intégrant : 18 heures Word initiation 6 heures Internet explorer 6 heures Outlook express Fiche d aide à la saisie : planification Lettre et Centre de production : V_CENTERT Code Section : VTS_MODBUR Séquence (désignation : 20XXintitulé) : 2009-MODULES BUREAUTIQUES 1 Date début planification : 13/01/09 Date fin planification : 10/02/09 8h 9h 9h 10h 10h 11h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 15h 15h 16h 16h 17h 17h 18h 18h 19h LUNDI Matière prof MARDI Matière Bureautique Bureautique prof Christophe Cléry Christophe Cléry Plages type N Jour (L,M,Me,J,V,S) H début H fin Durée Intervenant Nom de la plage Enseignement-duréeH 1 M CLERY BUREAUTIQUE-3H 5 1 M CLERY BUREAUTIQUE-3H 5 Nb total de plages 4

6 Fiche d aide à la saisie : production Code Produit : Date début action : TS8N_MOBUI Code Action (année20xx-nom action) : 13/01/09 Date fin action : Code NSF 324 Code section (si parcours modèle) VTS_MODBUR 2009-MODULE BUREAUTIQUE INITIATION 10/02/09 Module (donnée non obligatoire) Parcours type du produit : Éléments de parcours Durée totale sur Action Exercice 1 Durée totale sur Action Exercice 2 Jour Si parcours modèle (L,M,Me,J,V) H début WORD INITIATION 18 M 9 3 INTERNET EXPLORER 6 M 13 3 OUTLOOK EXPRESS 6 M 13 3 Durée Fiche d aide à la saisie : convention inscriptions Les données suivantes sont renseignées après affectation par le logiciel : n inscription, n convention Inscription en Groupe N inscription N convention Article Tarif 5 4 1H 112 Inscriptions (G : groupe, IG : individuelle groupée, I : individuelle) NOM N inscription N convention Article Tarif G IG I STGR1 5/5 4 1H 112 X STGR2 5/4 4 1H X STGR3 5/3 4 1H X STGR4 5/2 4 1H X STGR5 5/1 4 1H X 5

7 Saisie des stagiaires Procédure détaillée dans le livret 7 : inscriptions_individuelles. Planification : Procédure détaillée dans le livret 3 : planifauto Création de l action Procédure détaillée dans le livret 5 : action Création de la convention Procédure détaillée dans le livret 6 : convention Création du client Procédure détaillée dans le livret 6 : convention 6

8 Inscription groupe Il s agit ici de définir un groupe de stagiaires dont le parcours sera porté par une seule et même convention et dont le financement sera assuré au forfait (ici à l heure stagiaire). La méthode employée est celle du caddy ou du charriot : on place tous les éléments constitutifs de l inscription dans une «boite» commune et on traite les informations. Cliquez sur le menu Gestion pédagogique Puis sur Inscriptions Une nouvelle fenêtre apparaît (par défaut, le liste déroulante est sur Actions) : Indiquer l argument de recherche Cliquer sur l ampoule pour activation 7

9 On sélectionne alors l action à placer dans le caddy : 1. Sélectionner l action 2. Cliquer sur Sélectionner L action est dans le caddy On va maintenant sélectionner le client : 1. Sélectionner Client dans la liste déroulante 2. Cliquer sur l ampoule pour validation 8

10 Après avoir validé les arguments de recherche, sélectionner le client à placer dans le caddy : Dans le caddy, il y a l action et le client 1. Cliquer sur la flèche pour préciser la relation entre les éléments sélectionnés On précise alors le type d inscription : 1. Financement d un groupe 2. Nombre de places sur le groupe 3. Cliquer sur OK pour validation 9

11 Inscription des stagiaires sur le groupe L écran de départ permet l inscription des stagiaires sur le groupe : 1. Sélectionner Inscriptions dans la liste déroulante 2. Noter les critères de recherche si nécessaire (ampoule pour validation) 3. Sélectionner l inscription groupe concernée 4. Cliquer sur Modifier Dans la fiche d inscription du groupe, cliquer sur individuelles (les onglets du haut ont changé) : pour avoir accès aux inscriptions 1. Cliquer sur Inscriptions Individuelles 10

12 L écran des inscrits sur ce groupe financé apparaît : 1. Cliquer sur Inscrire Aucun stagiaire n est inscrit On revient à l écran d inscriptions : 1. Cliquer l ampoule pour sélectionner les stagiaires 11

13 On affiche alors la liste des stagiaires qui sont rattachés au client concerné : 1. Sélectionner le stagiaire 2. Cliquer sur Sélectionner On revient à l écran d inscription : 2. Cliquer sur OK pour validation Reproduire la procédure pour tous les stagiaires concernés par cette inscription groupée. 12

14 On arrive à l écran de synthèse suivant : Inscription du groupe Inscriptions des stagiaires sur le groupe Remarque : Ne pas oublier de cocher : 13

15 Définition du parcours de groupe Chaque stagiaire a le même emploi du temps. On va donc crée un parcours pour le groupe. Ainsi tous les stagiaires se verront affecter le même parcours. Dans la fiche principale d inscription : 1. Sélectionner l inscription groupée 2. Cliquer sur Modifier On affiche la page descriptive de l inscription groupée : 1. Cliquer sur Parcours 14

16 La fenêtre suivante apparaît : 1. Cliquer sur Mode Copie Remarque : Le reste de la procédure est identique à celle indiquée dans le livret 7 : inscriptions_individuelles. Remarque : On crée ainsi le parcours du groupe mais Attention : Il faut affecter un parcours individuel à chacun des stagiaires! 15

17 Définition du parcours de groupe Dans l écran d inscription : 1. Sélectionner le stagiaire 2. Cliquer sur Modifier La fiche d inscription du stagiaire apparaît : 1. Cliquer sur Parcours Remarque : Le stagiaire n a pas d onglet puisqu il est financé par le groupe. 16

18 La fenêtre du parcours individuel s ouvre : 1. Cliquer sur Mode Copie On va pouvoir alors ajouter le parcours de groupe : 1. Cliquer sur Ajouter au Parcours 2. Cliquer sur Fin du mode Copie 17

19 On visualise alors le parcours du stagiaire : 1. Cliquer sur la porte pour sortir Dans la fenêtre suivante, valider en cliquant sur. Reproduire la même opération pour tous les stagiaires du groupe. 18

20 Financement du groupe La convention est déjà saisie : Méthode de couverture automatique Type générale On ne finance pas chacun des parcours de stagiaires mais l inscription du groupe en sa qualité d entité. De fait, par la suite, l absence d un ou plusieurs stagiaires ne modifiera pas les recettes. Dans le module Inscriptions : 1. Sélectionner l inscription 2. Cliquer sur Modifier On peut alors activer le financement : 1. Cliquer sur Financement 19

21 On se retrouve alors sur les mêmes écrans que dans le livret 7 (inscriptions_individuelles). 1. Cliquer sur Tarif.Parcours On valorise alors le parcours du groupe : Cliquer sur pour valider cette tarification. Ensuite, cliquer sur pour financer le parcours du groupe : 2. Cliquer sur la feuille pour affectation de la convention 1. Cliquer sur Modifier le financement On se retrouve alors dans l écran de recherche vu dans le livret 7. On affecte la convention dont on aura noté les éléments sur la fiche d aide à la saisie en A3. 20

22 Ressource documentaire : Annexes Documentation technique de l éditeur : livret 03_Gestion_des_interlocuteurs. Documentation technique de l éditeur : livret 07_Inscriptions_et_parcours. Définition des inscriptions : Inscription de Groupe financé : Ou Inscription groupée individualisée : Inscription individuelle : 21