RÉUNIONS DES ORGANES DIRECTEURS DU COMESA

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1 MARCHÉ COMMUN DE L AFRIQUE ORIENTALE ET AUSTRALE RÉUNIONS DES ORGANES DIRECTEURS DU COMESA Lusaka, Zambie 1 er 8 décembre 2015 GUIDE D INFORMATION ET D ORGANISATION Thème : «Pour une industrialisation inclusive et durable» 13

2 États membres du Marché commun de l Afrique orientale et australe (COMESA) 1. République du Burundi 2. Union des Comores 3. République démocratique du Congo 4. République de Djibouti 5. République arabe d Égypte 6. État d Érythrée 7. République fédérale démocratique d Éthiopie 8. République du Kenya 9. État de Libye 10. République de Madagascar 11. République du Malawi 12. République de Maurice 13. République d Ouganda 14. République du Rwanda 15. République des Seychelles 16. République du Soudan 17. Royaume du Swaziland 18. République de Zambie 19. République du Zimbabwe 2

3 Sommaire DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES 1.0 Introduction Dates des réunions 3.0 Lieu des réunions 4.0 Transport Documents de travail Réceptions 7.0 Hébergement Fonctionnaires de liaison Services de communication Sécurité Procédure d accueil Formalités de visa et de santé Membres de la presse Inscription des délégués Badges Laissez-passer des véhicules Photographes/cameramen Programme provisoire Réservation d hôtel 21.0 Départ Autres informations utiles... 8 LA ZAMBIE EN UN COUP D OEIL Annexe I 11 Annexe II

4 1.0 Introduction Le présent document d information est destiné aux délégués des réunions des Organes directeurs du COMESA qui auront lieu à Lusaka, en Zambie, du 1 er au 8 décembre Dates des réunions Les réunions des Organes directeurs du COMESA sont programmées comme suit: N Dates 1. Mardi 2. Jeudi Début Fin Titre de la réunion 1 er décembre décembre Dimanche 4. Lundi 5. Mardi 6 décembre décembre décembre 2015 Mercredi 2 décembre 2015 Samedi 5 décembre 2015 Dimanche 6 décembre 2015 Mardi 8 décembre 2015 Mardi 8 décembre e réunion du Comité des Affaires administratives et budgétaires 35 e réunion du Comité intergouvernemental Réunion des hauts fonctionnaires de l APE-AfOA 35 e réunion du Conseil des ministres Réunion du Conseil de l APE-AfOA Les programmes détaillés des réunions et d autres événements sociaux seront communiqués aux délégués en temps utile. 3.0 Lieu des réunions Les trois premières réunions, c'est-à-dire celles du Comité des Affaires administratives et budgétaires, du Comité intergouvernemental et des hauts fonctionnaires de l APE-AfOA, se tiendront dans la salle de conférence du Secrétariat du COMESA, au COMESA Centre. La session du Conseil des ministres du COMESA et celle du Conseil de l APE-AfOA se tiendront à l hôtel Taj Pamodzi. 4.0 Transport 4.1 Ministres/Chefs de délégation Le Secrétariat du COMESA mettra une voiture protocolaire à la disposition des Ministres responsables de la Coordination des affaires du COMESA et de tout autre ministre prenant part au Conseil. Tout fonctionnaire officiellement désigné pour représenter un ministre aura également un véhicule pour la durée de la réunion du Conseil des ministres. 4.2 Déplacement des autres délégués 4

5 Une navette sera disponible pour le transport de tous les participants à l arrivée à l aéroport international Kenneth Kaunda et au départ, et entre les hôtels recommandés et le Centre de conférence. Des moyens de déplacement supplémentaires pourront être loués aux frais des délégués. 4.3 Protocole Afin de permettre au Secrétariat du COMESA de faire les préparatifs nécessaires pour l accueil des délégations, plus particulièrement les ministres, il est important que tous les États membres lui communiquent les informations pertinentes aux adresses suivantes : La Directrice de l Administration Secrétariat du COMESA COMESA Centre P.O. Box Lusaka Zambie Tél: ou Télécopie: Courriel: 5. 0 Documents de travail Les documents de travail des réunions seront distribués à l avance par le Secrétariat du COMESA afin de permettre aux participants de se préparer. Il est donc demandé aux délégués de se munir de leurs documents reçus avant le départ de leur pays. Les documents déjà transmis ne seront pas de nouveau distribués à Lusaka. 6.0 Réceptions Toutes réceptions qui pourraient être organisées seront annoncées pendant les réunions. 7.0 Hébergement Alors que tous les délégués seront responsables de leur propre hébergement et des frais connexes, le Secrétariat aidera à faire des réservations d'hôtel pour tous les ministres qui confirment la participation, bien que les frais d hébergements soient à la charge desdits ministres. Les autres délégués sont responsables de leur réservation d hôtel et de toutes les dépenses afférant à leur séjour à Lusaka. La présente brochure contient une liste des hôtels disponibles à Lusaka et leurs tarifs négociés. Il convient de noter que le transport jusqu au Centre de conférence sera assuré à partir des hôtels désignés. Le Secrétariat ne sera pas responsable du transport des délégués qui auront choisi de descendre dans des hôtels ne figurant pas sur la liste officielle. 5

6 8.0 Fonctionnaires de liaison Les missions diplomatiques des États membres du COMESA accréditées en République de Zambie sont priées de désigner un cadre de liaison pour faciliter la communication entre le Secrétariat du COMESA et la délégation de leur État membre. 9.0 Services de communication Le téléphone, la télécopie et l internet seront disponibles aux frais des délégués. Des services payants de téléphonie mobile seront disponibles au Centre de conférence Sécurité Le gouvernement de Zambie s engage à assurer la protection des délégués et à prendre des précautions pour prévenir des accidents, des dommages et des pertes de biens pendant les réunions, étant entendu que le pays hôte ne sera pas responsable en cas de réclamations résultant de tels accidents, dommages et pertes. Il est recommandé aux délégués de souscrire une assurance couvrant de tels risques Procédure d accueil À l arrivée à l aéroport international Kenneth Kaunda, les ministres sont accueillis par de hauts cadres du COMESA. Des agents du protocole assistent les délégués pour les formalités d'usage Accès à l aéroport pour les diplomates et les membres de la communauté nationale Un maximum de 3 diplomates des missions respectives et membres de la communauté nationale en Zambie auront accès à l aéroport pour accueillir les ministres à l arrivée. À cet égard, les États membres sont invités à communiquer à l avance au Secrétariat du COMESA les noms des diplomates et des membres de la communauté nationale désignés pour accueillir leurs ministres à l arrivée Formalités de visa et de santé Tous les participants aux réunions des Organes directeurs bénéficient d une assistance pour obtenir à l aéroport leur visa d entrée, en cas de besoin. Cependant, les délégués sont encouragés à demander leur visa auprès des ambassades de la Zambie dans leurs pays respectifs, là où elles existent. Les visas d entrée pendant les réunions des Organes directeurs sont délivrés gratuitement. Les délégués souhaitant obtenir un visa à l'aéroport international Kenneth Kaunda doivent avoir une lettre officielle indiquant qu'ils sont en Zambie pour participer aux réunions du COMESA. Le Secrétariat du COMESA prend des dispositions pour mettre en place un service médical 24 heures sur 24 dans un lieu qui est communiqué aux délégués. 6

7 14.0 Membres des médias Les membres des médias sont les bienvenus pour la couverture des réunions du COMESA. La liste du personnel et des équipements professionnels venant de l extérieur doit être communiquée le plus tôt possible à l Unité Communication institutionnelle du Secrétariat du COMESA à Un centre média sera ouvert au Centre de conférence à l intention des journalistes qui couvriront les réunions. Pour les questions de médias et autres aspects connexes, les membres de la presse sont invités à contacter l Unité Communication institutionnelle au COMESA Inscription des délégués Le Secrétariat du COMESA inscrit tous les participants aux réunions des Organes directeurs conformément à la lettre d accréditation officielle lui transmise par les États membres respectifs. L inscription et l accréditation des experts auront lieu au Secrétariat du COMESA, le lieu des réunions ; celle des ministres aura lieu à l hôtel Taj Pamodzi, où se tiendra la session du Conseil des ministres. Tous les délégués sont invités à envoyer leurs formulaires d inscription dûment remplis au Secrétariat du COMESA le plus tôt possible. Le formulaire d inscription figure en annexe I Badges a. Accès général Tous les délégués et membres des médias recevront des badges de sécurité leur donnant accès au Centre de conférence, aux hôtels et autres endroits désignés. b. Sessions plénières Les délégués et les membres des médias munis de badges requis auront accès au Centre de conférence pour participer aux séances plénières. c. Séances à huis clos Chaque État membre reçoit 4 badges spéciaux pour les séances à huis clos. Les places disponibles pour les délégués lors des réunions à huis clos sont réparties comme suit : Une place pour le chef de délégation ; Quatre places pour les membres de chaque délégation Laissez-passer des véhicules Tous les véhicules doivent avoir un laissez-passer pour avoir accès aux différents lieux tels que le Centre de conférence. Les véhicules de location doivent également obtenir un laissez-passer pour avoir accès à l aéroport international Kenneth Kaunda et aux autres lieux désignés. 7

8 Les laissez-passer sont délivrés par le Secrétariat du COMESA, Division de l'administration. À cet égard, le type, le numéro d immatriculation et le nom du chauffeur doivent être communiqués à l avance au COMESA Photographes/cameramen Les photographes et cameramen accrédités aux réunions sont autorisés à entrer dans les salles de conférence pendant les cérémonies d ouverture et de clôture des réunions Programme provisoire Les ordres du jour et programme provisoires détaillés des réunions du COMESA seront disponibles avant la tenue des réunions Réservation d hôtel Une liste des principaux hôtels de Lusaka est jointe en annexe II Départ Le Secrétariat du COMESA prend toutes les dispositions nécessaires pour assurer le bon déroulement des arrangements de départ du pays pour les délégations. Afin d éviter tout désagrément, chaque délégation est invitée à fournir à temps au Chef des Services de conférence du COMESA les informations relatives à la date et l heure de départ des délégués Autres informations utiles Heure de Lusaka : Conditions climatiques: GMT+2 À Lusaka, les températures varient entre 18 C et 35ºC. Le mois de décembre marque le début de la saison des pluies. Indicatif international : +260 Monnaie La monnaie nationale est le kwacha zambien (ZMW). Il est important de noter que la monnaie zambienne a été rebasée en 2013, avec la suppression de trois zéros. Il est donc essentiel que les délégués qui ne sont pas très sûrs de la nouvelle monnaie demandent l'aide du personnel du COMESA. Un dollar des Etats-Unis équivaut à environ 12 ZMW. Heures d ouverture des banques Les heures d ouverture des banques en Zambie sont principalement entre 08h15 et 15h00 ; toutefois, certaines banques ouvrent plus longtemps. Les délégués sont priés de vérifier auprès du personnel du COMESA pour les banques spécifiques. Les distributeurs automatiques de monnaie sont disponibles 24/7. 8

9 Services médicaux Les soins courants seront assurés au centre médical désigné. Le personnel du Secrétariat du COMESA sera disponible pour aider les délégués ayant besoin d'assistance médicale. Heures d ouverture des bureaux et des magasins Les bureaux sont généralement ouverts du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00, et de 8h30 à 12h30 le samedi, tandis que la plupart des centres commerciaux sont ouverts jusqu'à 18h00 tous les jours. Toutefois, les grands supermarchés sont ouverts jusqu'à environ 20 heures tous les jours. Tension électrique La tension électrique en Zambie est de 220 volts AC. Il est conseillé aux délégués de se munir d un adaptateur et d un transformateur si nécessaire. 9

10 LA ZAMBIE EN UN COUP D OEIL INFORMATIONS MAJEURES Chef d État : S.E.M. Edgar Chagwa Lungu Capitale: Lusaka Indépendance: Le 24 octobre 1964 Population totale : 13 millions d habitants Monnaie: Kwacha zambien (ZMW) Langues: Anglais (langue officielle) 10

11 Annexe I Réunions des Organes directeurs du COMESA Zambie - Décembre 2015 Liste des délégués Fiche à remplir pour chaque pays Veuillez compléter et retourner le plus tôt possible. Pays. Veuillez remplir dans l ordre de préséance en précisant le prénom, le nom de famille et le titre officiel, et indiquer par un astérisque si la personne est accompagnée de son conjoint. Veuillez compléter la liste des noms sur une feuille séparée si nécessaire. Prière d écrire en lettres majuscules. Titre Prénom Nom de famille Fonction Chef de délégation.... Conjoint (le cas échéant) Délégués Courriel.. Télécopie.. Téléphone... 11

12 Réunions des Organes directeurs du COMESA Zambie - Décembre 2015 Formulaire d'inscription Pays PP N (Réservé à l'usage officiel) 1. Nom.. (Nom de famille et prénom (lettres majuscules) 2. Sexe : Masculin Féminin (prière cocher) 3. Réunions (prière de cocher) : N Dates 1. Mardi 2. Jeudi Début Fin Titre de la réunion 1 er décembre décembre Dimanche 4. Lundi 5. Mardi 6 décembre décembre décembre 2015 Mercredi 2 décembre 2015 Samedi 5 décembre 2015 Dimanche 6 décembre 2015 Mardi 8 décembre 2015 Mardi 8 décembre e réunion du Comité des affaires administratives et budgétaires 35 e réunion du Comité intergouvernemental Réunion des hauts fonctionnaires de l APE-AfOA 35 e réunion du Conseil des ministres Réunion du Conseil de l APE-AfOA 4. Numéro de passeport :.. 5. Désignation:.. 6. Délégué.. Cadre technique.. Agent de sécurité (prière de cocher) Date de naissance. Lieu de naissance.. Pays de naissance. Nationalité. Lieu de délivrance et date d expiration du passeport.. 12

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