Fonctions de base. Guide de l'utilisateur des cubes

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1 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

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3 Table des matières 1 Introduction Fonctionnalités simples et performantes Familiarisation Accéder à un cube Virtuo Intelligence d affaires Ouvrir plus d un cube dans une seule fenêtre du navigateur Composants d un cube Éléments d interface absents? Barres d outils La barre d outils principale La barre d outils du tableau Préférences de l utilisateur Consulter la Liste des champs Zones du tableau Affichage des données Aperçu Ajouter des champs Ajouter un groupe de champs Déplacer une colonne Modifier l orientation des champs de total Supprimer une colonne Filtrage des données Aperçu Comment filtrer les données Désactiver les filtres Réactiver les filtres Catégories et requêtes Aperçu Gérer les requêtes Afficher la Liste des requêtes Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes i

4 TABLE DES MATIERES Liste des requêtes absente? Charger une requête Ajouter une catégorie Modifier ou supprimer une catégorie Ajouter une requête En résumé Supprimer une requête Champ de calcul Aperçu Ajouter un champ de calcul Réduire la largeur de la colonne Retirer un champ de calcul Exemples de formules Afficher seulement les données différentes de zéro Arrondir le résultat d un champ calculé Groupe et tri Aperçu Grouper des éléments Supprimer un groupe Trier des éléments Particularités sur les tris Graphique Aperçu Zones du graphique Barre d outils du graphique Afficher le graphique Modifier l apparence du graphique Effectuer une mise à jour automatique Exportation des données Aperçu Exporter vers Excel Ajouter un champ au rapport ii Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

5 TABLE DES MATIERES Imprimer le rapport Exporter vers Excel Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes iii

6 1 Introduction Chapitre 1 Les cubes Virtuo Intelligence d affaires dressent un portrait précis du rendement passé et actuel de l organisation et ils permettent : De vous consacrer à l analyse plutôt qu à la collecte, au regroupement et à l harmonisation des données; D éliminer la perte de temps et d argent qu entraîne l extraction manuelle des indicateurs de rendement clés; De transformer les données en outils qui permettent une analyse pratique; De gérer les risques de façon efficace; De relever les tendances, par exemple chez les employés, et de prendre action immédiatement; D avoir un aperçu précis d un service, d un centre spécialisé, d un centre fonctionnel ou de l organisation dans son ensemble. 1.1 Fonctionnalités simples et performantes Le fonctionnement est simple. Vous glissez-déposez les champs et le tour est joué. De plus, les fonctions comprennent : Une interface graphique conviviale basée sur les tableaux dynamiques croisés de Microsoft MD Excel. L exportation vers Microsoft Excel. Toutes vos analyses sont exportables à l aide d un simple clic. Vous pouvez alors utiliser toutes les fonctions d Excel. De plus, l exportation maintient un lien dynamique entre les données d un cube et celles du fichier Excel, ce qui permet un rafraîchissement automatique des données du fichier. La présentation des données sous forme de tableau, de graphique ou des deux simultanément. L accès par Internet. Peu importe où vous êtes, vous aurez accès aux données. L autonomie d ajouter de nouveaux champs de calcul. L enregistrement de vos requêtes pour suivre facilement l évolution de l analyse. La fonction copier-coller vous permet de reproduire les résultats dans d autres documents, tels un document Microsoft Word ou une présentation PowerPoint. La mise à jour des données s effectue par des tâches planifiées Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 1-2

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8 2 Familiarisation Chapitre Accéder à un cube Virtuo Intelligence d affaires Il y a trois façons d accéder aux cubes : en cliquant sur l icône de démarrage installée par l équipe technique sur votre poste de travail, ou à l aide de l adresse Internet menant directement au cube désiré, ou en cliquant sur le lien du cube de votre choix à partir du portail Virtuo Intelligence d affaires : Selon vos procédures internes, il se peut que vous soyez invité à entrer un nom d utilisateur et un mot de passe. Note : Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de ne pas accepter la proposition de retenir votre mot de passe. À cette étape-ci vous devriez voir la page d accueil du cube : Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-2

9 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.2 Ouvrir plus d un cube dans une seule fenêtre du navigateur Si le message suivant s affiche, cliquez sur le bouton OK. Pour éviter de voir ce message, demandez l assistance du Service informatique de votre organisation. Il suffit d ajouter l adresse Web donnant accès à ce cube dans la liste des sites de confiance (Outils, Options Internet, onglet «Sécurité», puis Sites de confiance et bouton Sites, en prenant soin de décocher Exiger un serveur sécurisé ( pour tous les sites de cette zone). Il faut également activer un paramètre de sécurité (fenêtre «Options Internet», bouton Personnaliser le niveau, sous la section Divers / Accès aux sources de données sur plusieurs domaines, choisir Activé). 2.2 Ouvrir plus d un cube dans une seule fenêtre du navigateur Il est possible d ouvrir plus d un cube dans une seule fenêtre du navigateur Internet Explorer, ce qui vous permet de passer d un cube à un autre en cliquant simplement sur l onglet du cube que vous souhaitez afficher. Pour ce faire, vous devez préalablement avoir sélectionné les paramètres requis en procédant comme suit : 1. Dans le menu Outils d Internet Explorer, sélectionnez Options Internet Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-3

10 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.2 Ouvrir plus d un cube dans une seule fenêtre du navigateur 2. Dans la zone Onglets, cliquez sur le bouton Paramètres. 3. Activez l option «Toujours ouvrir les fenêtres publicitaires intempestives dans un nouvel onglet». 2-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

11 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.3 Composants d un cube 2.3 Composants d un cube Un cube comporte divers composants : 1. Barre d outils principale (consultez la rubrique suivante, page 2-7) 2. Liste des requêtes (consultez le chapitre Catégories et requêtes à la page 5-1) 3. Tableau (consultez la rubrique «Zones du tableau» à la page 2-11) 4. Liste des champs (consultez la rubrique «Consulter la Liste des champs» à la page 2-10) Note : Pour des détails sur le composant graphique, consultez le chapitre commençant à la page Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-5

12 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.3 Composants d un cube Éléments d interface absents? 1. Si des éléments d interface sont absents, il est possible de les installer en cliquant sur l icône À propos (située dans le coin supérieur droit) 2. Cliquez sur le lien Installation des composantes requises. (Habituellement, vous devez avoir recours à l équipe technique qui détient les droits d installation.) 3. Cliquez sur l application requise. Les composantes doivent être installées sur le poste de travail utilisé pour accéder aux cubes. 2-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

13 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.4 Barres d outils 2.4 Barres d outils Deux barres d outils sont offertes : Principale : consultez la rubrique suivante. Tableau : consultez la page La barre d outils principale La barre d outils principale permet d accéder aux fonctions de base d un cube. Icône Fonction Afficher/Masquer la liste des requêtes Afficher/Masquer le tableau Afficher/ Masquer le graphique Charger un cube (utilisateurs ayant accès à plusieurs cubes) Nouvelle requête Copier la requête Enregistrer la requête Supprimer la requête Préférences de l utilisateur Droits d accès (utilisateurs ayant les droits requis) À propos du cube Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-7

14 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.4 Barres d outils Astuce : Placez le pointeur de la souris sur une icône pour afficher le nom de cette fonction. Si l info-bulle n apparaît pas, la Liste des champs est probablement active, cliquez à l extérieur de cette fenêtre pour afficher l info-bulle La barre d outils du tableau La barre d outils du tableau permet d accéder rapidement à plusieurs fonctions. Icône Fonction Copier Trier dans l ordre croissant / décroissant Filtre automatique Afficher les éléments les plus hauts / les plus bas Calcul automatique Masquer / Afficher les sous-totaux et les totaux Champs et totaux calculés Afficher comme des pourcentages ou des entiers Réduire / Développer un élément Actualiser Exporter vers Microsoft Office Excel Commandes et options Liste des champs Aide du composant Tableau croisé dynamique de Microsoft Office 2-8 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

15 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.5 Préférences de l utilisateur 2.5 Préférences de l utilisateur Il est possible de personnaliser certains aspects d affichage. 1. De la barre d outils principale, cliquez sur l icône Préférences de l utilisateur. 2. Cube par défaut : Pour les personnes ayant accès à plusieurs cubes, choisissez le cube le plus utilisé. Il sera chargé à chacun des accès. 3. Langue : Français devrait être choisi pour une interface en français. Note : Quant à la Liste des champs, elle s affiche toujours dans la langue d installation du cube. 4. Afficher seulement les requêtes du cube chargé : Cochez cette case afin de diminuer le nombre de requêtes offertes. Lorsque cette case est cochée, seules les requêtes associées au cube chargé et permises à l utilisateur sont affichées dans la Liste des requêtes. De plus, lorsqu une requête est enregistrée, le choix des catégories est limité à celles du cube chargé et auxquelles a droit l utilisateur (les siennes et les catégories publiques). Lorsque cette case est décochée, toutes les requêtes auxquelles l utilisateur a droit et qui sont reliées au cube permis sont affichées. 5. Afficher la barre d outils du tableau / graphique : Cochez ces cases pour que les barres d outils correspondantes soient toujours présentes. 6. Cliquez sur OK pour enregistrer ces choix Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-9

16 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.6 Consulter la Liste des champs 7. Pour visualiser les changements apportés, cliquez sur l icône Actualiser de Microsoft Internet Explorer 2.6 Consulter la Liste des champs. La Liste des champs est composée de différents types de données. Les champs de total (montant, quantité, nombre ), communément appelés mesures, paraissent au début de la liste, sous «Totaux». Les champs administratifs et temporels, communément appelés dimensions, sont ensuite présentés. La liste des champs varie d un cube à un autre. Veuillez consulter le guide «Champs et mesures» du cube qui vous intéresse afin d obtenir des renseignements sur chacun des champs que l on retrouve dans ce cube Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

17 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.7 Zones du tableau 2.7 Zones du tableau Voici une brève explication des principales zones du tableau : Zone de ligne : Située dans la portion gauche du tableau, cette zone permet d afficher les éléments verticalement sur des lignes. Zone de colonne : Située dans la partie supérieure, cette zone permet d afficher les éléments horizontalement dans des colonnes. Zone de données : La zone centrale permet d ajouter des champs de total afin de fournir les valeurs à analyser. Par exemple, en combinant le champ de total Montant commandé et le champ Fournisseur, il est possible d analyser les montants commandés par fournisseur. Zone de filtre : Située au-dessus de la zone de colonne, elle permet de consulter une certaine partie des données disponibles. Note : Les champs de total, répertoriés sous Totaux, ne peuvent être ajoutés qu à la zone de données. Les autres champs peuvent être ajoutés aux zones de ligne, de colonne ou de filtre Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 2-11

18 CHAPITRE 2 FAMILIARISATION 2.7 Zones du tableau Attention! Afin d aviser, s il y a lieu, les utilisateurs du retard d une mise à jour des données, la date et l heure de dernière mise à jour pourrait être indiquée sous la barre d outils du tableau. Note : La date du dernier traitement peut être consultée à l aide de l icône À propos Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

19 3 Affichage des données Chapitre Aperçu Utilisez les procédures suivantes pour afficher et masquer des données. 3.2 Ajouter des champs 1. Si le graphique est affiché, de la barre titre du graphique, de la barre d outils principale, cliquez sur Afficher/Masquer la liste des requêtes. Ce composant est maintenant absent. 2. Vous devriez maintenant voir seulement le tableau. Si des données sont présentes dans le tableau, de la barre d outils principale, cliquez sur Nouvelle requête Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 3-1

20 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.2 Ajouter des champs 3. Cliquez sur Liste des champs.. 4. Utilisez la barre de défilement verticale pour consulter les champs offerts. 5. Positionnez le curseur sur un champ qui n est pas un champ de total, puis cliquez sur pour développer un choix. 3-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

21 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.2 Ajouter des champs 6. Glissez-déposez un à un les champs désirés dans le tableau. Relâchez le bouton de la souris lorsque vous voyez la ligne bleue. Celle-ci vous indique l endroit d insertion des données. Astuces : Vous pouvez simplement glisser-déposer un champ sur le tableau (sans avoir à cliquer sur pour développer les choix). Vous pouvez aussi double-cliquer sur un champ parmi la liste pour qu il s insère automatiquement dans la zone des champs de ligne. 7. Vous avez le choix d ajouter les champs qui ne sont pas des totaux, soit dans la zone : pour que les données s affichent en lignes ou dans pour que les données s affichent en colonnes. Les champs insérés apparaissent alors en gras dans la Liste de champs Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 3-3

22 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.3 Ajouter un groupe de champs 8. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs à l aide de la touche [Ctrl] et de la souris. Choisissez ensuite la zone où vous voulez insérer les données, puis cliquez sur le bouton Ajouter à. Attention! Déposez d abord des champs correspondant à des données d ordre général (par exemple les sous-services) plutôt que des données pointues (par exemple les codes d employé) sous la zone de colonnes, de ligne ou de filtre. Cela permettra de maintenir une performance optimale. 3.3 Ajouter un groupe de champs 1. Vous pouvez ajouter plusieurs champs en même temps lorsqu ils sont sous le même groupe. De la Liste des champs, développez Exercice financier Structure. 3-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

23 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.3 Ajouter un groupe de champs 2. Enfoncez la touche [Ctrl], puis cliquez sur Exercice financier et Période financière. 3. Pour insérer les deux champs sélectionnés, cliquez sur Zone de colonne et Ajouter à. Les champs sont ajoutés au tableau dans la zone choisie et ils ne sont plus disponibles dans la Liste des champs car ils sont en gras. 4. Tentez de glisser Période financière devant Exercice financier. L ordre original, tel qu il est présenté dans la Liste des champs, est conservé puisqu un groupe est un ensemble de champs hiérarchisés; par conséquent, Exercice financier se place toujours devant Période financière. (Ceci ne s applique qu aux champs temporels.) Astuces : Si vous glissez-déposez un groupe de champs sur le tableau sans développer les choix, c est le premier champ du groupe qui est inséré. Par exemple, avec le groupe Exercice financier, seuls les exercices, sans période, s ajouteront Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 3-5

24 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.4 Déplacer une colonne 3.4 Déplacer une colonne Mis à part les groupes de champs temporels, il est possible de déplacer des colonnes. 1. Cliquez sur un en-tête de colonne. La colonne apparaît alors en bleu pâle. 2. Glissez la colonne à l endroit désiré. Par exemple, glissez la colonne Mt commandé à la droite de la colonne Mt facturé. Une ligne bleue indique le point d insertion. 3. Relâchez le bouton de la souris pour confirmer le nouvel emplacement. 3-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

25 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.5 Modifier l orientation des champs de total 3.5 Modifier l orientation des champs de total Lorsque l affichage nécessite une utilisation excessive de la barre de défilement, il est possible de modifier l orientation des champs de total. 1. Pour retirer tous les champs du tableau, de la barre d outils principale, cliquez sur Nouvelle requête. 2. De la Liste des champs, développez Année financière, puis glissez-déposez le champ Exercice financier dans la zone de colonne. 3. Ajoutez les champs de total suivants : - Congé parentalheures - Ass Sal Heures - Temps régulier Heures Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 3-7

26 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.5 Modifier l orientation des champs de total 4. Pour changer l orientation des champs de total, cliquez le bouton droit de la souris sur un des nombres, puis sur Commandes et options. 5. De l onglet «Rapport», sélectionnez En-têtes de lignes pour déplacer les entêtes des champs de total du côté gauche du tableau et les afficher verticalement. 3-8 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

27 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.5 Modifier l orientation des champs de total 6. Fermez la fenêtre «Commandes et options». Note : Pour de plus amples détails sur les différentes options de la fenêtre «Commandes et options», veuillez consulter l aide en ligne du composant Tableau croisé dynamique de Microsoft Office. Pour ce faire, cliquez sur l icône Aide Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 3-9

28 CHAPITRE 3 AFFICHAGE DES DONNÉES 3.6 Supprimer une colonne 3.6 Supprimer une colonne Lorsqu une colonne est supprimée du tableau, elle devient de nouveau disponible dans la Liste des champs. Le fait de retirer une colonne ne supprime pas les données elles-mêmes. 1. Pour supprimer une colonne, cliquez sur l en-tête de colonne. 2. Glissez-déposez le champ à l extérieur du tableau, jusqu à ce que le pointeur se transforme en, puis relâchez le bouton de la souris. 3. Vous pouvez aussi supprimer en cliquant le bouton droit de la souris sur un champ. Du menu contextuel, choisissez Supprimer. Note : Si un filtre avait été appliqué sur la colonne que vous supprimez, celui-ci sera conservé dans une mémoire temporaire. Ainsi, advenant le cas où la colonne serait réintégrée dans la requête, le filtre pourrait être réactivé Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

29 4 Filtrage des données Chapitre Aperçu Le filtrage d'un champ est particulièrement utile lorsque vous avez accès à des données volumineuses et que vous désirez vous concentrer sur des zones spécifiques. Contrairement au tri, l'application d'un filtre ne retourne qu'une partie des données et non la totalité de la liste comme c est le cas pour les tris. Les filtres ont donc pour rôle de vous permettre d'étudier une partie (sous-ensemble) des données. Supposons par exemple que vous ayez besoin d un rapport détaillé sur un sous-service en particulier il n'y a aucun intérêt à s'encombrer des données concernant les autres sousservices. En appliquant un filtre sur le sous-service en question, les données affichées et calculées concerneront uniquement ce sous-service. 4.2 Comment filtrer les données Voici un exemple (basé sur le module PMO) qui vous permettra de bien comprendre comment procéder pour filtrer des données. 1. Ajoutez le champ Titres d emploi PMO dans la zone de ligne. 2. Par défaut tous les titres d emploi sont inclus. Pour établir vos critères de sélection (votre filtre), cliquez sur la liste déroulante du champ. 3. Cochez Tous pour décocher tous les éléments, puis cochez les éléments voulus, 1230, 2471 et 3455 par exemple. Cliquez ensuite sur OK Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 4-1

30 CHAPITRE 4 FILTRAGE DES DONNÉES 4.2 Comment filtrer les données 4. La flèche située dans l étiquette du champ est maintenant bleue, signifiant qu un filtre est utilisé sur ce champ. 5. Ajoutez le champ Numéro du poste dans la zone de ligne, à la droite de Titres d emploi PMO. 6. Développez les éléments de la première ligne des titres d emploi (1230) en cliquant sur. Vous voyez alors la liste des numéros de poste pour ce titre d emploi. 7. Pour développer les numéros de poste des trois titres d emploi, cliquez sur l entête de colonne Titres d emploi PMO et ensuite sur. 8. Pour réduire tous les éléments; cliquez sur. 4-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

31 CHAPITRE 4 FILTRAGE DES DONNÉES 4.2 Comment filtrer les données Désactiver les filtres Pour désactiver les filtres, cliquez sur l icône Filtre automatique. Attention! L icône Filtre automatique désactive tous les filtres actuels, c està-dire : si vous aviez établi un filtre sur plus d un champ, ils seront tous ignorés. Toutes les données des champs figurant dans le tableau seront affichées sans restriction, ce qui peut augmenter considérablement le volume de données à afficher Réactiver les filtres Lorsque vous désactivez des filtres, ceux-ci sont conservés dans une mémoire temporaire, ce qui vous permet de les réappliquer rapidement en cliquant à nouveau sur l icône Filtre automatique Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 4-3

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33 5 Catégories et requêtes Chapitre Aperçu À l aide de requêtes, il est possible d enregistrer les analyses effectuées dans un tableau et de les récupérer lors d un prochain accès. Les catégories permettent de classifier ses différentes requêtes. 5.2 Gérer les requêtes Les requêtes peuvent être gérées de différentes façons : En affichant seulement les requêtes du cube chargé (consultez la rubrique «Préférences de l utilisateur» à la page 2-9); En affichant toutes les requêtes auxquelles a droit l utilisateur; Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-1

34 CHAPITRE 5 CATÉGORIES ET REQUÊTES 5.2 Gérer les requêtes En associant un cube à une catégorie pour créer une ou plusieurs catégories exclusives à un cube (consultez la rubrique «Ajouter une catégorie» à la page 5-5). Exemple : Vous pourriez ajouter une catégorie portant le nom Cube Achats et associer ce cube à la catégorie nouvellement créée. 5-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

35 CHAPITRE 5 CATEGORIES ET REQUÊTES 5.3 Afficher la Liste des requêtes 5.3 Afficher la Liste des requêtes Tout d abord, la Liste des requêtes doit être présente pour pouvoir l utiliser. 1. Si la Liste des requêtes n est pas affichée à la gauche du tableau, de la barre d outils principale, cliquez sur Afficher/Masquer la liste des requêtes. Ce composant est maintenant présent. 2. Si cette liste était déjà présente, le fait de cliquer sur l a retiré de l interface-utilisateur. S il y a lieu, affichez la Liste des requêtes en cliquant de nouveau sur. Note : Vous pouvez également masquer la Liste des requêtes à l aide de l icône Masquer dans la barre titre de cette composante Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-3

36 CHAPITRE 5 CATÉGORIES ET REQUÊTES 5.3 Afficher la Liste des requêtes Liste des requêtes absente? Si vous utilisez Internet Explorer 8 et que la Liste des requêtes n est pas affichée, cliquez sur Outils, puis activez l option Affichage de compatibilité. 5-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

37 CHAPITRE 5 CATEGORIES ET REQUÊTES 5.4 Charger une requête 5.4 Charger une requête De la Liste des requêtes, cliquez sur une catégorie pour afficher les requêtes, puis cliquez sur la requête à charger. Les noms de requête et de catégorie apparaissent dans la barre titre du tableau, suivi du nom du cube entre parenthèses. 5.5 Ajouter une catégorie Pour permettre une meilleure classification, les requêtes sont enregistrées sous des catégories. La première étape consiste donc à créer une catégorie pour y ajouter des requêtes. Astuce : Si vous avez accès à plus d un cube, toutes les requêtes publiques ainsi que vos requêtes privées sont visibles à partir des différents cubes. Il est donc recommandé d associer un cube à une catégorie pour créer une ou plusieurs catégories exclusives à un cube. 1. De la barre titre de la Liste des requêtes, cliquez sur Gérer les catégories. Note : Si l icône Gérer les catégories n est pas affichée, la Liste des requêtes est probablement masquée. Consultez la procédure «Afficher la Liste des requêtes» à la page 5-3 pour que ce composant apparaisse à la gauche du tableau Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-5

38 CHAPITRE 5 CATÉGORIES ET REQUÊTES 5.5 Ajouter une catégorie 2. De la fenêtre «Gestion des catégories», cliquez sur Nouvelle catégorie. 3. Entrez le nom de catégorie, PMO par exemple. De la liste Cube associé, choisissez Cube PMO. Entrez la description Planification de la main-d'œuvre. (Cette description n est pas obligatoire; elle fait office d info-bulle dans la Liste des requêtes.) Cochez Privé pour définir une catégorie visible seulement par l utilisateur qui l a créée. 5-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

39 CHAPITRE 5 CATEGORIES ET REQUÊTES 5.5 Ajouter une catégorie 4. Cliquez sur OK. La catégorie créée est ajoutée à la fenêtre «Gestion des catégorie». Les données d estampillage dans la section inférieure de la fenêtre sont ajoutées à l enregistrement de la catégorie. Elles permettent de consulter l information de création et de modification. 5. Vous pouvez modifier les catégories sous Vos requêtes publiques et Vos requêtes privés. Vous pouvez utiliser celles qui sont définies sous la colonne Requêtes publiques sans toutefois pouvoir les modifier, à moins d avoir les droits d accès requis. Pour quitter cette boîte de dialogue, cliquez sur Fermer. Note : La catégorie créée ne s affichera dans la Liste des requêtes qu après avoir été utilisée dans l enregistrement d une requête Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-7

40 CHAPITRE 5 CATÉGORIES ET REQUÊTES 5.6 Modifier ou supprimer une catégorie 5.6 Modifier ou supprimer une catégorie Dans la fenêtre «Gestion des catégories», ces icônes indiquent qu il est possible de modifier et de supprimer les catégories définies sous les colonnes Vos requêtes publiques et Vos requêtes privées. 1. De la barre titre de la Liste des requêtes, cliquez sur Gérer les catégories. 2. Pour modifier une catégorie, cliquez sur. Pour supprimer une catégorie ainsi que toutes les requêtes s y rattachant, cliquez sur. Astuce : Si les icônes de modification et de suppression ne sont pas offertes, cette catégorie n a pas été créé par vous et elle n est pas incluse sous la colonne Vos requêtes publiques ou Vos requêtes privées. (Seuls les administrateurs de système ont le droit de modifier des requêtes publiques qu ils n ont pas créées.) 3. Cliquez sur OK pour confirmer l action. 4. Pour quitter cette boîte de dialogue, cliquez sur Fermer. 5-8 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

41 CHAPITRE 5 CATEGORIES ET REQUÊTES 5.7 Ajouter une requête 5.7 Ajouter une requête 1. Insérez quelques champs dans le tableau. 2. De la barre d outils principale, cliquez sur Enregistrer la requête. 3. Entrez le nom de requête Achats par période. Choisissez la catégorie Cube Achats. Note : Si Afficher seulement les requêtes du cube chargé est coché dans la fenêtre «Préférences de l utilisateur», le choix est limité aux catégories du cube chargé et à celles auxquelles a droit l utilisateur (les siennes et toutes les catégories publiques) Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-9

42 CHAPITRE 5 CATÉGORIES ET REQUÊTES 5.7 Ajouter une requête 4. Cliquez sur OK. Le nom de la requête est ajouté dans la Liste des requêtes, sous la catégorie choisie. Note : Si une description est entrée, elle fait office d info-bulle dans la Liste des requêtes. La catégorie apparaît dans la section «Liste des requêtes» seulement lorsqu une requête est associée à cette catégorie En résumé Voici les différentes méthodes pour ajouter une requête : Pour retirer tous les champs avant de créer la requête, partir d une requête existante, Cliquez sur Nouvelle requête. La catégorie et la requête requises, puis sur Enregistrer la requête et entrer un autre nom pour l enregistrer une première fois. utiliser les champs affichés présentement, Copier la requête et entrer un autre nom pour l enregistrer une première fois Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

43 CHAPITRE 5 CATEGORIES ET REQUÊTES 5.8 Supprimer une requête 5.8 Supprimer une requête 1. Utilisez la Liste des requêtes pour afficher la requête à supprimer. 2. De la barre d outils principale, cliquez sur Supprimer la requête. 3. Les noms de requête et de catégorie sont indiqués. Cliquez sur OK (ou sur Annuler si vous ne désirez pas supprimer cette requête) Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 5-11

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45 6 Champ de calcul Chapitre Aperçu Si les champs de total disponibles ne fournissent pas les synthèses souhaitées, vous pouvez créer de nouveaux champs de total. 6.2 Ajouter un champ de calcul 1. De la barre d outil du tableau, cliquez sur l icône, puis sur Créer un total calculé. 2. Pour identifier ce champ de calcul, entrez Montant moyen par commande dans le champ Nom. 3. Inscrivez une formule en insérant les champs requis Pour ce faire, choisissez les champs dans le menu déroulant (zone inférieure de la fenêtre) de l onglet «Calcul», puis cliquez sur Insérer un renvoi à. Pour calculer le montant moyen par commande : Mt commandé / (pour représenter la division) Nbre commandes Note : Vous pouvez utiliser les opérations d addition (+), de soustraction (-), de multiplication (*) et de division (/) Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 6-1

46 CHAPITRE 6 CHAMP DE CALCUL 6.3 Réduire la largeur de la colonne 4. Cliquez sur le bouton Modifier. Ce champ calculé s insère dans le tableau. Il s ajoute également à la Liste des champs sous «Totaux». 6.3 Réduire la largeur de la colonne 1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la nouvelle colonne et choisissez Commandes et options. 6-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

47 CHAPITRE 6 CHAMP DE CALCUL 6.3 Réduire la largeur de la colonne 2. Cliquez sur l onglet Format et modifiez la largeur de la colonne à 86. Le nom de la colonne est tronqué. Astuce Vous pouvez également redimensionner les colonnes dans le tableau, à l aide de la souris Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 6-3

48 CHAPITRE 6 CHAMP DE CALCUL 6.4 Retirer un champ de calcul Note : Pour de plus amples détails sur les différentes options de la fenêtre «Commandes et options», veuillez consulter l aide en ligne du composant Tableau croisé dynamique de Microsoft Office. Pour ce faire, cliquez sur l icône Aide 6.4 Retirer un champ de calcul. Contrairement aux champs provenant des données sources, lorsqu un champ de calcul est supprimé à l aide du menu contextuel, il est supprimé des données du tableau; cependant vous pouvez enregistrer ses champs dans une requête. 1. Pour retirer un champ de calcul créé manuellement, cliquez sur l en-tête de colonne. 2. Glissez-déposez ce champ à l extérieur du tableau, jusqu à ce que le pointeur se transforme en, puis relâchez le bouton de la souris. 6.5 Exemples de formules Afficher seulement les données différentes de zéro Prenons une requête ayant pour objectif de présenter seulement les employés qui ont un taux d absentéisme par direction. Il faut ajouter dans la formule iif ( nom de la mesure =0,null,round (le même nom de mesure Et terminer avec *100,2)) 6-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

49 CHAPITRE 6 CHAMP DE CALCUL 6.5 Exemples de formules Arrondir le résultat d un champ calculé Afin d arrondir le résultat d un champ calcul, il faut ajouter au début de la formule la fonction d arrondissement, puis indiquer le nombre de décimales voulu. Par exemple, pour arrondir à 2 décimales près, on débute la formule ainsi : ROUND ( et on termine en spécifiant le nombre de décimales : *100, 2) Dans cet exemple, la mesure totale heures est un champ calculé. Donc les champs calculés que vous ajoutez à votre requête peuvent servir pour d autres champ calculés. Note : Pour obtenir un nombre entier (sans décimales), il faut terminer la formule en indiquant zéro décimale : *100, 0: Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 6-5

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51 7 Groupe et tri Chapitre Aperçu Utilisez les procédures suivantes pour grouper et trier des données. 7.2 Grouper des éléments 1. Ajoutez le champ Famille - Code dans la zone de ligne, puis le champ de total Mt commandé. 2. Sélectionnez un premier élément, soit le code (café et thé). 3. Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée, puis cliquez sur les éléments (eau embouteillée) (tisanes) Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 7-1

52 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.2 Grouper des éléments 4. Cliquez le bouton droit sur un élément sélectionné, puis cliquez sur Grouper les éléments. 5. La colonne Famille Code 1 est ajoutée pour identifier les groupes. Les trois éléments choisis sont affichés en premier. Les autres éléments sont regroupés sous Autre. 6. Pour changer le nom de ce groupe, cliquez le bouton droit de la souris sur Grouper 1, puis sur Commandes et options. Note : Vous pouvez également modifier l en-tête de colonne. 7-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

53 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.2 Grouper des éléments 7. De l onglet «Légendes», entrez Boissons chaudes dans le champ Légende, puis fermez la fenêtre «Commandes et options». Note : Si vous enregistrez une requête, les groupes créés sont conservés Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 7-3

54 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.3 Supprimer un groupe 7.3 Supprimer un groupe Pour supprimer le groupe Boissons chaudes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de ce groupe, puis choisissez Dissocier les éléments. Puisqu il n y avait qu un groupe de créé, la colonne Famille Code 1 est retirée du tableau. 7-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

55 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.4 Trier des éléments 7.4 Trier des éléments 1. Ajoutez le champ Acheteur - Code dans la zone de ligne, puis le champ de total Nbre retours. 2. Pour trier par ordre croissant, cliquez sur la colonne Nbre de retours. 3. De la barre d outils du tableau, cliquez sur l icône Trier dans l ordre croissant Note : Vous pouvez également trier en ordre décroissant Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 7-5

56 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.4 Trier des éléments Particularités sur les tris Le tri d une colonne de résultats s applique toujours à la dimension qui la précède. Par exemple, nous avons une requête montrant le nombre d employés actifs par directorat : Nous appliquons un tri décroissant sur le nombre d employés actifs : 7-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

57 CHAPITRE 7 GROUPE ET TRI 7.4 Trier des éléments Nous ajoutons une dimension Service : Nous appliquons ensuite un tri croissant : Le résultat du dernier tri semble incohérent à prime abord parce que la dimension Service n est pas développée et c est en fonction de cette dernière dimension que le tri s applique. Vous pouvez constater le résultat du tri en développant les détails. Par exemple, si on développe le directorat 19, ses services sont présentés selon le dernier tri demandé, (ordre croissant dans ce cas-ci) Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 7-7

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59 8 Graphique Chapitre Aperçu À l'aide du composant graphique, vous pouvez interagir avec un graphique dynamique qui met à jour et reflète les dernières modifications que vous avez apportées aux données sur lesquelles votre graphique est basé. 8.2 Zones du graphique La plupart des fonctions du tableau sont également offertes dans le graphique. Vous pouvez donc ajouter, filtrer et déplacer des champs dans le graphique. Voici la terminologie propre à ce composant. 1. Les champs de colonne du tableau s'affichent dans le graphique sous forme de séries de données; 2. Les champs de ligne s'affichent sous forme de catégories; 3. Les noms de séries ou de catégories sont affichés dans la légende; 4. Quand aux champs de données, ils sont déposés au-dessus du graphique Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 8-1

60 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.2 Zones du graphique Voici un exemple de données provenant du tableau et de la représentation graphique correspondante : Nombre d employés actifs : Affiche le nombre d infirmiers / infirmières pour les services choisis; Titres d emploi PMO : Ce champ de ligne s affiche sous forme de catégorie et «2471 Infirmier/ère» est affiché sous le graphique; Service : Ce champ de colonne s affiche sous forme de séries de données et les services sélectionnés sont affichés dans la légende. De plus, la flèche bleue signale qu un filtre a été appliqué. 8-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

61 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.3 Barre d outils du graphique 8.3 Barre d outils du graphique Cette barre d outils comporte quelques tâches propres aux graphiques. Voici les fonctions offertes : Icône Nom Type de graphique Supprimer la sélection Afficher / masquer la légende Par ligne / colonne Filtre automatique Réduire / Développer un élément Actualiser Commandes et options Liste des champs Assistant graphique Aide du composant Graphique de Microsoft Office Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 8-3

62 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.4 Afficher le graphique 8.4 Afficher le graphique 1. Ajoutez le champ Sexe dans la zone de ligne du tableau et le champ Nombre d employés actifs dans la zone centrale puisque c est un champ de total. 2. Ajoutez Directorat dans la zone de colonne et filtrez pour n afficher que trois directorats. 3. Pour afficher le graphique, de la barre d outils principale cliquez sur Afficher/Masquer le graphique. 8-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

63 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.4 Afficher le graphique 4. Pour que le graphique occupe toute l espace, dans le coin supérieur droit de la barre titre du graphique, cliquez sur Réduire/Agrandir. Note : Pour fermer un composant (par exemple la Liste des requêtes), dans le coin supérieur d un composant, cliquez sur. 5. Si la barre d outils du graphique est absente de la barre d outils principale cliquez sur l icône Préférences de l utilisateur 6. Cochez Afficher la barre d outils du graphique, puis cliquez sur OK Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 8-5

64 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.5 Modifier l apparence du graphique 8.5 Modifier l apparence du graphique 1. Si la légende du champ Directorat n est pas présente, de la barre d outils du graphique, cliquer sur Afficher/Masquer la légende. 2. Pour consulter un autre type de graphique, de la barre d outils du graphique, cliquez sur Type de graphique. 8-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

65 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.5 Modifier l apparence du graphique 3. L histogramme groupé est actuellement choisi. (Le carré gris indique la sélection courante.) Pour obtenir un graphique à barres, de la liste, cliquez sur Barre. 4. Cliquez sur la dernière image pour afficher un graphique de type «Barre empilé».. Barre empilé 100% 3D est indiquée dans la section inférieure. 5. Pour obtenir à nouveau un histogramme groupé, cliquez sur Histogramme, puis sur la première image, soit : 6. Fermez la boîte de dialogue des types de graphique Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 8-7

66 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.5 Modifier l apparence du graphique 7. Pour inverser la disposition des champs de série (directorat) et de catégorie (sexe) sans affecter le tableau, cliquez sur Par ligne/colonne. 8. Pour masquer la légende, cliquez sur. 9. Pour l afficher à nouveau, cliquez sur Note : L icône est enfoncée lorsque la légende est affichée, donc activée. 8-8 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

67 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.6 Effectuer une mise à jour automatique 8.6 Effectuer une mise à jour automatique Lorsque des champs sont ajoutés ou déplacés dans le graphique, le tableau se met à jour automatiquement pour refléter les modifications et vice versa. 1. Du graphique, glissez-déposez le champ Directorat à l extérieur du graphique et relâchez le bouton de la souris lorsque le pointeur prend la forme d un «X» rouge. 2. De la Liste des champs, déposez Groupe d âge dans la zone de catégorie, c est-à-dire sous le graphique. Le graphique est mis à jour Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 8-9

68 CHAPITRE 8 GRAPHIQUE 8.6 Effectuer une mise à jour automatique 3. Placez le pointeur de la souris sur une colonne de l histogramme pour afficher le nombre précis d employés masculins ou féminins dans un groupe d âge Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

69 9 Exportation des données Chapitre Aperçu Toutes vos analyses sont exportables vers Microsoft Excel à l aide d un simple clic. Cela vous permet d utiliser toute la puissance d Excel. En outre, l exportation maintient un lien dynamique entre les données du cube et le classeur Excel afin de rafraîchir automatiquement les données du classeur. 9.2 Exporter vers Excel 2007 Si Excel 2003 est installé, consultez plutôt la page De la barre d outils du tableau, cliquez sur Exporter vers Microsoft Office Excel. 2. Cliquez sur Options. 3. Afin d activer la connexion aux données du cube, choisissez Activer ce contenu, puis cliquez sur OK Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 9-1

70 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.2 Exporter vers Excel Les données exportées sont présentées dans un rapport de tableau dynamique croisé. 9-2 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

71 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.2 Exporter vers Excel Ajouter un champ au rapport 1. De la Liste des champs, située du côté droit, cochez Fournisseur Code pour l ajouter au rapport. Astuce : Si vous cliquez à l extérieur de la zone du rapport, la Liste des champs disparaît. Pour la faire réapparaître, cliquez à l'intérieur de la zone du rapport, soit la dans la section où sont affichées les données. 2. Pour enregistrer ce classeur, cliquez sur le bouton Office Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 9-3

72 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.2 Exporter vers Excel Cliquez sur Enregistrer sous et Classeur Excel. 4. Choisissez le dossier requis, puis entrez un nom. 9-4 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

73 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.3 Exporter vers Excel Imprimer le rapport 1. De la Liste des champs, décochez Fournisseur Code pour retirer ce champ du rapport. Astuce : Vous pourriez également cliquer sur l en-tête de colonne de ce champ et le glisser-déposer à l extérieur de la zone du rapport. 2. Cliquez sur le bouton Office, puis sur Imprimer, Aperçu avant impression. 3. Cliquez sur Fermer l aperçu avant impression. 4. Quittez Excel Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 9-5

74 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.3 Exporter vers Excel Exporter vers Excel De la barre d outils du tableau, cliquez sur Exporter vers Microsoft Office Excel. 2. De la fenêtre affichée, cliquez sur Activer l actualisation automatique pour mettre à jour les données du rapport de tableau croisé dynamique. Les données exportées s affichent. 9-6 Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes

75 CHAPITRE 9 EXPORTATION DES DONNÉES 9.3 Exporter vers Excel Pour ajouter le champ Numéro Employé directement dans le rapport, sélectionnez-le dans la Liste des champs, puis glissez et déposez-le à la droite de la colonne Statut. 4. Cliquez sur Fichier, Enregistrer sous. 5. Entrez le nom du fichier et l enregistrer en type Classeur Microsoft Office Excel. 6. Quittez Excel Fonctions de base Guide de l'utilisateur des cubes 9-7