Modèle d analyse et d aide à la rédaction d une lettre de motivation

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1 Modèle d analyse et d aide à la rédaction d une lettre de motivation Offre d'emploi : Adjointe administrative (Référence: offre #) Type de poste : Permanent Zone géographique : Québec, Montréal (Région de) Secteur d'emploi : Soutien administratif Fonction principale : o Adjoint o Secrétaire o *Autres fonctions en soutien administratif Spécialisation(s) : o Assurances o *Autres domaines d'activité Description du poste CompagnieD est une division du Groupe ABC, un leader mondial de l'assurance et de la protection financière. Présent dans près de 00 pays sur 0 continents, CompagnieD compte sur l'appui de collaborateurs œuvrant au service de plus de 00 millions de clients dans le monde. Au Canada, CompagnieD compte près de employés. Elle offre à ses clients, par l'entremise de ses sociétés réparties au Québec, en Ontario, dans l'ouest et dans les provinces de l'atlantique, une gamme étendue de produits d'assurances de dommages et d'assurances de personnes. Ses sociétés transigent exclusivement par l'entremise d'un réseau de courtiers d'assurance et de conseillers actifs, et ce, à la grandeur du pays. Responsabilités L'adjointe administrative est responsable d'offrir des services supérieurs en soutien administratif au vice-président exécutif de CompagnieD. Ses principales fonctions seront les suivantes : Planifier et organiser le travail du vice-président exécutif en fonction des échéanciers et d un agenda chargé Analyser les demandes adressées au vice-président exécutif, réunir la documentation pertinente et l'information nécessaire afin de permettre une réponse rapide Gérer l'agenda, tous les courriels et faire le suivi des dossiers en cours Communiquer régulièrement avec les membres de la haute direction, les autres entités de CompagnieD au Canada et les membres du Groupe ABC (France, Mexique, Inde, Grande- Bretagne, Espagne, États-Unis) Planifier et organiser la logistique relative aux rencontres annuelles des employés et aux différentes réunions de planification stratégique de la vice-présidence Filtrer et gérer les appels téléphoniques et effectuer les suivis requis à l'interne et à l'externe Élaborer les présentations visuelles nécessaires aux activités communicationnelles du viceprésident Prendre les minutes des réunions de planification stratégique de la vice-présidence Compléter les relevés de dépenses et effectuer les demandes de paiement Accomplir toutes autres tâches de nature administrative

2 Nous offrons Salaire concurrentiel et autres conditions avantageuses Milieu dynamique et stable Équité en matière d emploi Exigences D.E.C. ou A.E.C. en techniques administratives ou secrétariat, et plus de 10 années d'expérience pertinente Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit. Connaissance de l espagnol, un atout Excellentes grammaires française et anglaise Maîtrise des applications de la Suite MsOffice (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) Très bonne organisation, respect des échéanciers, flexibilité, dynamisme, beaucoup d'initiative et d'autonomie Capacité à prendre des décisions et de travailler selon des échéanciers serrés Gestion des priorités, jugement, souci du détail et de la qualité du travail Débrouillardise, discrétion, sens des responsabilités, capacité de travailler sous pression, rapidité d'exécution, polyvalence Excellentes relations interpersonnelles, esprit d'équipe et de collaboration Description de l'entreprise Présente partout au Canada, CompagnieD accompagne ses clients, particuliers ou entreprises. À chaque étape de leur vie, par l entremise de ses courtiers, elle leur propose des solutions adaptées à leurs besoins. Chez CompagnieD, notre métier, c est la Protection Financière. Pour soumettre votre candidature Par internet : Postuler cet emploi

3 Analyse de l offre d'emploi APPELLATION D EMPLOI Adjointe administrative Niveau : professionnel, intermédiaire/supérieur NOM DE L ENTREPRISE CompagnieD, assurance et protection financière NOM ET TITRES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA SÉLECTION Nom inconnu pour le moment Relèvera du vice-président exécutif POUR SOUMETTRE LA CANDIDATURE Envoyer curriculum vitae et lettre de motivation : AUTRES INFORMATIONS Mission : offrir des services supérieurs en soutien administratif au Viceprésident exécutif de CompagnieD Compagnie installée partout en Amérique du Nord 1 EPÉRIENCE (SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES SPÉCIFIQUES) Questionnez-vous sur votre capacité d accomplir les tâches reliées à la fonction REPRODUISEZ LA LISTE DES TÂCHES ÉVALUEZ CHAQUE TÂCHE Excellent Bon Plus ou moins bon Pas de compétence Planifier et organiser le travail du viceprésident exécutif cf. ses échéanciers et l agenda Gérer l agenda, les courriels. Faire le suivi des dossiers en cours Analyser les demandes adressées au vice-président exécutif, préparer documentation et information permettant de répondre Communiquer avec la haute direction, et autres entités de la compagnie en Amérique du Nord Planifier et organiser la logistique relative aux rencontres annuelles des employés et aux différentes réunions de planification stratégique de la viceprésidence Prendre les minutes des réunions de planification stratégique Filtrer et gérer les appels téléphoniques Effectuer les suivis de messages (courriel, téléphone) à l interne et à l externe Compléter les comptes de dépenses et les soumettre à la comptabilité J ai déjà une bonne expérience dans ce type de fonction et j y excelle. Par contre, la prise de minutes de réunions ainsi que la préparation de comptes de dépenses me plaisent moins. Il faudra que je m informe sur l importance de ces tâches dans l ensemble des responsabilités.

4 2. CONNAISSANCE ET EPERTISE (SAVOIR) Quel est le degré de conformité entre vos compétences et les exigences objectives de l employeur? REPRODUISEZ LA LISTE DES EIGENCES ÉVALUEZ CHAQUE EIGENCE Plus élevé que Conforme à Moins élevé que Pas du tout DEC en techniques administratives ou secrétariat Plus de 10 ans d expérience Bilinguisme oral et écrit Excellentes grammaires française et anglaise Très bonne connaissance de la Suite Office Outlook, Word, Powerpoint, Excel Ici, je suis dans une zone de confort. J ai d ailleurs plusieurs belles réalisations à mon actif sur le plan technique. J ai de bonnes notions d espagnol. Je suis tout à fait la personne qu ils recherchent. 3 - CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES, RELATIONNELLES ET SOCIALES (SAVOIR-ÊTRE) Est-ce que vous possédez les qualités personnelles et les attitudes recherchées par l employeur? REPRODUISEZ LA LISTE DES QUALITÉS EIGÉES Excellent Bon Plus ou moins bon Ne possède pas cette caractéristique Sens de l organisation Respect des échéanciers Sens des priorités Sens des responsabilités Souci du détail et de la qualité du travail Rapidité d exécution Initiative et autonomie Bonne prise de décision Discrétion Excellentes relations interpersonnelles Esprit d équipe et de collaboration Les exigences sont élevées sur le plan personnel. Qu à cela ne tienne, j ai envie de relever le défi. D autant plus que j ai reçu l appréciation autant de mes patrons que de mes collègues par le passé et je suis persuadée d obtenir de bonnes références à propos de ma personnalité et mes communications au travail. Conclusion de mon analyse : CompagnieD est installée en Amérique du Nord depuis plus de 20 ans. Elle a su développer des produits compétitifs sur le marché et s est assuré la fidélité de sa clientèle. Elle est reconnue pour ses politiques d équité en matière d emploi. Par contre, je devrai conduire 45 minutes pour me rendre au siège social. Mais je ne peux pas laisser passer cette occasion. Je postule.

5 Lettre de motivation Ce poste comporte des exigences dans plusieurs champs de compétences : l organisation du travail, la gestion de l information, les communications, l administration, et un peu de travail de bureau. La candidate devra mette l accent sur son expérience en organisation du travail, en gestion de l information et en communications. La lettre s adresse directement à CompagnieD. Objet : Poste d adjointe administrative En réponse à l offre d emploi publiée sur Jobboom le 1 er mois 0000, il me fait plaisir de vous présenter ma candidature pour le poste d adjointe administrative chez CompagnieD. Au cours des 13 dernières années, chez CompagnieY et ensuite chez CompagnieYZ, j ai développé mon habileté à travailler dans un environnement complexe, semblable à celui qui apparaît à la description du poste que vous désirez combler. L organisation du travail, la gestion de l information, les communications et l administration sont en effet des champs de compétences que je maîtrise bien. J ai le talent de mettre en place des systèmes de planification et de gestion de l information qui conviennent aux situations de travail dont j ai la responsabilité. Dans différents contextes, je sais mettre à contribution mon sens des priorités dans l établissement et la gestion des échéanciers. Empreint de tact et de diplomatie, mon style de communication s adapte aux situations et aux personnes à tous les niveaux. Que ce soit dans la direction de projets d envergure ou plus modestes, j ai su obtenir la collaboration de mes collègues et de mes supérieurs. J ai également de l expérience dans la sélection et l encadrement du travail des fournisseurs pour des besoins variés. Mes précédents gestionnaires me reconnaissent comme une collaboratrice de confiance, discrète et dotée d une autonomie exceptionnelle. Je sais prendre les décisions qui s imposent à l intérieur de mes champs de compétences. Étant sensible à la portée des documents que je prépare, je fais preuve de minutie autant que de prévoyance en ce domaine. Je serai heureuse de me joindre à CompagnieD. Je crois sincèrement que mes compétences et mon expérience conviennent au poste d adjointe administrative que vous offrez, et j ajouterai que le niveau de responsabilité de ce poste représente un défi très motivant pour moi. Je vous remercie de l attention que vous portez à ma candidature et je vous prie d accepter l expression de mes sentiments les meilleurs. Signature Prénom Nom p.j. curriculum vitae

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