Trousse de collecte de fonds

Transcription

1 Trousse de collecte de fonds

2 Trousse pour la collecte de fonds

3 Bienvenue au monde merveilleux de la collecte de fonds! Chers coéquipiers, Vous faites partie d un chapitre d anciens de Katimavik et vous croyez en la valeur de Katimavik et de ses programmes. Afin de garder les programmes actifs, Katimavik, une organisation caritative et à but non lucratif repose sur les donations et de la levée de fonds. Nous avons besoin de votre aide pour collecter des fonds! N ayez crainte, même s il n y a pas d experts en collecte de fonds parmi vous ce guide vous fournira de bons conseils et vous donnera des tuyaux pour le succès de toutes vos initiatives de collecte de fonds. Gardez vos yeux fixés sur l atteinte de l objectif. Nous suggérons de fixer votre objectif à 1500$ pour la première année par chapitre. La règle de trois! Il y a trois grandes catégories de méthodes de collectes de fonds : I. Sollicitation de dons, commandites et partenariats II. Corvées et événements (emballages, lave autos, souper/lunch spaghetti, etc..) III. Vente (porte à porte, par internet, à un marché, etc.) Qui est qui? Chapitre des anciens C est la section locale des anciens dont vous êtes membre. Les membres de chaque chapitre connaissent leur communauté et la comprennent, et c est pour cela qu ils sont les mieux placés pour recueillir des fonds pour Katimavik. Ancien/bénévole À titre d ancien ou de bénévole, vous jouez un rôle essentiel dans le succès de Katimavik. Vous êtes le visage du programme dans la communauté et vous réaliserez certaines tâches liées à la collecte de fonds. Donateurs Des membres de votre communauté susceptibles de verser des fonds à la section des anciens ou à l organisme Katimavik. Comité de collecte de fonds Un groupe de bénévoles ayant de l expérience en collecte de fonds, qui s est engagé à offrir du temps et à soutenir le travail de collecte des fonds des sections des anciens. Le comité pourra aider à réviser des lettres et appuyer des idées et projets afin d optimiser leur succès.

4 La demande Le processus qui consiste à demander du soutien à une personne susceptible de faire un don. Cette tâche sera réalisée par des anciens de votre section locale. Sollicitation pour obtenir des dons, commandites ou partenariats Il y a trois facteurs de succès pour aller chercher un don, une commandite ou un partenariat : 1. La situation financière de l entreprise ou du donateur potentiel 2. Sa compréhension de la valeur de notre programme et son attachement à celui ci 3. Son degré de connaissance et son appréciation de la personne qui lui demande le don ou la commandite. Pour obtenir des dons, vous pouvez vous y prendre de différentes façons: 1. En personne (méthode qui obtient le plus grand succès) 2. Par téléphone 3. Par courriel 4. Par lettre à la poste ou par télécopieur PREMIÈRE ÉTAPE : FAITES LA LISTE DE VOS DONATEURS POTENTIELS N OUBLIEZ PAS À PEU PRÈS N IMPORTE QUI EST UN DONATEUR POTENTIEL. Très souvent, des solliciteurs chevronnés nous ont dit que la plus grande partie des fonds qu ils avaient recueillis avaient été donnés par les personnes dont ils s attendaient qu elles contribueraient le moins! Les donateurs donnent rarement à une cause. Ils donnent à une personne. Si vous connaissez quelqu un personnellement, vous êtes le mieux placé pour demander leur soutien. Votre comité de financement pourra faire un inventaire auprès des membres du chapitre pour identifier les contacts que vous pourriez avoir. Connaissez vous un gérant de magasin? Connaissez vous le Président ou Vice président d une entreprise de la région? Vos parents et ou amis connaissent une personne qui siège sur le conseil d administration d un club Rotary, Optimiste, Lions de notre région? Nous avons besoin de le savoir!

5 Voici une liste de départ qui pourrait stimuler le processus de remue méninges : Famille immédiate Instructeur de vos activités parascolaires Les avocats / notaires de votre famille Club Kiwanis, Club Rotary, Club Moose, Club Lions, Club Optimiste. Entreprise d entretien de la pelouse chez vous Banque et banquier Prêtre / paroissiens Magasins ou vous et votre famille magasinez Entreprises du quartier Commerces que vous fréquentez souvent Concessionnaire / garagiste Amis de vos parents Personnes à qui vous écrivez à Noël Médecin Parents des coéquipiers Pharmacien Comptable agréé des parents Dentiste Épicier Gérant du supermarché Coiffeur Député fédéral, provincial Maire Conseil Régional MRC Compagnie d assurances Une fois votre liste complétée, choisissez la personne, ou le contact dans l'entreprise, qui d'après vous peut vous commanditer et qui sera possiblement intéressée à le faire. Renseignez vous le plus possible à leur sujet et au sujet de l entreprise que vous ciblez. Le cas échéant, trouvez qui est responsable des commandites au sein de cette organisation, ainsi que son titre officiel. Élaborez une proposition écrite de commandite, et assurez vous qu'elle est adressée à la bonne personne. Si cela s'applique, il faut adapter votre proposition de telle manière qu'elle cadre avec l'image ou avec la stature de l'entreprise. Utilisez les gabarits de lettres proposés par le siège social de Katimavik et adaptez les. Utilisez le formulaire de commandite si applicable. Utilisez les formulaires que votre commanditaire potentiel

6 mettra à votre disposition. Demandez au comité du financement d approuver votre demande. Le comité vous donnera des conseils et vous aidera à formuler une demande efficace! Déposez votre proposition, si possible en personne. Il se peut que vous la remettiez à un(e) secrétaire ou à un(e) adjoint(e), mais assurez vous d'être habillé(e) correctement, avec un t shirt Katimavik si possible. Vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression. Assurez le suivi de votre proposition par téléphone (voir script de suivi en annexe), et essayez de prendre un rendez vous en personne. Cela vous permettra de les rencontrer et d'avoir réellement l'occasion de les impressionner et de les inciter à vous commanditer. Parvenez à un accord avec eux, négociez en personne un soutien par le biais de produits ou services, ou d un financement, qui convienne aux deux parties. La campagne de lettres Que votre lettre soit acheminée par courriel, par la poste ou par télécopieur, une lettre bien écrite est un outil très efficace pour obtenir un soutien de votre entourage et celui de vos parents et amis. Par ailleurs, le fait d écrire à vos parents, amis et connaissances à l occasion de fêtes et autres occasions spéciales vous fournira un excellent prétexte pour solliciter de nouveau leur soutien ultérieurement. Conclusion prévoyez plus d une campagne de lettres pendant votre collecte de fonds. Non seulement les rappels sont parfaitement adéquats, mais ils sont aussi nécessaires!! De fait, l expérience a montré qu une deuxième campagne de lettres ou l envoi d un rappel peut faire augmenter considérablement les dons. Pour faciliter votre campagne de lettres, nous pouvons vous fournir un certain nombre de lettres types (gabarits). Envoyez nous en courriel. N hésitez pas à vous en servir ou à les adapter pour votre campagne. N oubliez pas qu une des clés du succès est le suivi téléphonique. Quelques semaines après votre envoi de lettre, il est primordial de faire un suivi téléphonique.

7 Échéancier proposé pour une campagne de lettre visant l obtention de dons ou un soutien pour votre participation à la Katimasemaine ou tout autre événement de collecte de fonds que vous organiserez. Semaine 1 (Réunion 6 mois avant l événement pour un élément d envergure comme La Katimasemaine) Examiner la trousse d information sur la collecte de fonds. Fixer vos objectifs Semaine 2 Commencer à parler à vos amis, à votre famille et à vos collègues de votre participation au projet de collecte de fonds et/ou à La Katimasemaine leur demander si vous pouvez compter sur leur appui. Établir une liste de donateurs potentiels. Entrez-leur nom et adresse dans le fichier informatique. Envoyez-la liste au comité qui s assurera d éviter les dédoublements. Créer un document principal à partir de votre lettre de sollicitation initiale. Rédiger votre lettre de sollicitation initiale à l aide du gabarit. Semaine 3 Rendre visite aux personnes ou poster les lettres et courriels aux personnes figurant sur votre liste de donateurs potentiels. Semaine 4 Téléphoner aux personnes à qui vous avez remis une lettre de sollicitation afin de discuter avec elles de votre collecte et de les inciter à vous encourager. Faire la liste des articles ou produits dont vous aurez besoin pour les activités spéciales et réfléchir aux personnes à qui vous pourriez demander des dons en nature. Semaine 5 Communiquer avec les entreprises de votre localité pour demander leur appui. Communiquer avec les sociétés de bienfaisance pour vous renseigner au sujet des recettes de leurs activités; organiser des rencontres avec ces groupes. Semaine 7 Rédiger des lettres au sujet de vos propres réalisations lors de votre expérience Katimavik pour faire un suivi et l envoyer à ceux qui ont déjà été contactés, mais n ont pas encore effectué de dons.

8 Semaine 8 Faire le point sur vos résultats et votre stratégie de collecte de fonds. Avezvous l intention d organiser une ou plusieurs activités en plus de votre campagne de lettres pour amasser des fonds? Semaine 11 Appeler les donateurs potentiels qui restent à rejoindre. Semaines 14 et 15 Faire les derniers appels téléphoniques aux donateurs. Idées d événements de collecte de fonds et de trucs à vendre Avant de choisir de mettre sur pied une collecte de fonds considérez toujours le ratio temps / bénéfice d une activité. Une activité qui vous demande un grand investissement de temps ou d argent par rapport au bénéfice que vous en tirez ne devrait pas faire partie de votre liste! Vendez des trucs : o fleurs pour la St-Valentin, la fête des mères o citrouilles à l'halloween (automne) o agrumes (hiver) o boîtes à compost «fabrication maison» o billets de tirage (exemple de prix : ménage de printemps, laver voitures, ramassage de feuilles, déneigement ou trouver un commanditaire pour tirer un produit) o brosses à dents, sucres d orge, pain o produits équitables (épices, chocolat, café ) o grillades en été Faites-vous commanditer les pains, les saucisses et les boissons gazeuses par votre épicier ou le magasin de grande surface où vous magasinez. o Vente de garage Demandez-à vos amis de vous apporter tout ce qui traine et organisez une grande vente de garage au profit de Katimavik o Préparez et vendez du pain, des biscuits et des gâteaux Vendez du pain Katimavik! Cherchez les meilleures recettes de pâtisseries et de biscuits de votre famille et de vos amis et organisez une vente. Vous pouvez aussi les vendre au bureau, à l école ou même le faire en même temps que votre vente de garage ou lors de votre atelier. o Fabrication et vente de paniers de Noël et de Pâques o Vendre des bas de Noël

9 o Vendre des photos en compagnie du père Noël o Créer et vendre des calendriers o Vendre des cartes de Noël Donnez (vendez) des ateliers o boulangerie et vente de pains (gâteaux, muffins ) o comment fabriquer un bac de compostage Souper spaghetti Louez une salle communautaire et vendez des billets pour un souper spaghetti. Demandez à vos amis de vous aider pour le service. Souper-bénéfice à votre restaurant ou bar préféré. Demandez à votre resto préféré d organiser un souper-bénéfice pour vous. Ils offrent un bon prix pour la nourriture et la boisson et vous fournissez les formulaires de don. Concours à travers le bureau ou au CEGEP ou université Parlez à tout le monde et essayez de créer une compétition à savoir qui vous donnera le plus gros montant. Offrez un «prix» pour le gagnant comme par exemple des billets de cinéma ou un certificat-cadeau dans un restaurant. Lave-auto Demandez à une station-service ou à un autre commerçant ayant un grand stationnement de vous offrir l espace et les produits nettoyants. Installez des pancartes et des ballons et lavez pour Katimavik. Boîte à sous Sollicitez le propriétaire de votre restaurant favori, votre dépanneur du coin, votre bibliothécaire pour qu il place une boîte à sous près de la caisse ou au comptoir de service. Party d Halloween Enfilez votre plus beau costume et invitez les enfants du quartier à venir s amuser lors d un party d Halloween ou à la maison hantée. Salon de coiffure, dentiste, esthéticienne Demandez à votre coiffeur(se) ou barbier de vous donner 2 $ sur chaque service qu il (elle) fera au cours d une fin de semaine. Ou bien, demandez-lui de poser une boîte à sous à sa station avec une petite affiche. Promesse de cadeau de fête et de Noël C est une façon vraiment simple de collecter des fonds et ce sera beaucoup plus facile pour vos amis et votre famille de vous faire des chèques que de magasiner des heures pour trouver le cadeau parfait. Et en plus ils pourront recevoir un reçu aux fins de l impôt! Spectacle Demandez à un cinéma ou à une troupe de théâtre de vous donner une paire de billets pour une prochaine représentation et vendez-les. Organisez un spectacle et vendez des billets! Présentation d un film ou d un évènement sportif dans un gymnase d école (avec vente de maïs soufflé) Bingo Berco-thon, Piscino-thon, marcho-thon etc - envoyez-nous un courriel et on pourra vous fournir un formulaire de promesse de dons qui vous sera utile. Raclage de feuilles à l automne Service d emballage de cadeaux de Noël Allez au super marché pour faire de l emballage d épicerie

10 Collecte de bouteilles consignées (meilleur moment est tout de suite après le jour de l an!) Faire une fête d enfants pour dépanner les parents pendant la période des fêtes pour qu ils puissent magasiner sans les enfants Organiser une danse Organiser un défilé de mode avec une boutique que vous aimez bien. Organisez un tournoi de fléchettes, de billard, de??? Organisez une épluchette de blé d indes Organisez un méchoui Soirée de quilles Planifiez une soirée de quilles en demandant au propriétaire du salon de vous offrir un nombre d allées, conviez vos collègues de bureau à une soirée de quilles et vous pourrez ainsi collecter l équivalent des frais d utilisation pour votre campagne. Offrez à ceux qui ne peuvent participer, la possibilité de faire un don. Suivez nous sur Twitter et Facebook et n hésitez pas à communiquer avec nous par courriel si vous avez des questions or des suggestions : info@katimavik.org