LOGEDEC. version Logiciel de gestion des déclarations GUIDE UTILISATEUR

Transcription

1 D i r e c t i o n G é n é r a l e d e s F i n a n c e s p u b l i q u e s P ô l e n a t i o n a l d e l a R e d e v a n c e a u d i o v i s u e l l e LOGEDEC version Logiciel de gestion des déclarations GUIDE UTILISATEUR

2 LOGEDEC V Un outil pour faciliter la transmission des déclarations...3 Installation du produit...4 Comment l utiliser?...5 Principes de fonctionnement...5 Un menu, plusieurs fonctions...5 Description rapide des différentes fonctions...6 Paramétrage...6 Saisie des déclarations...7 Consultation/Modification des déclarations...8 Création du fichier à transmettre...9 Éditions...11 Sauvegardes, Restaurations...13 Des incidents, que faire?...16 Messages d anomalie entraînant la sortie de l application...16 Dépannage

3 Un outil pour faciliter la transmission des déclarations L article 41 de la Loi de Finances pour 2005 n du 30 décembre 2004 a maintenu à votre égard l obligation de déclaration à l occasion de toute vente d un appareil récepteur de télévision ou d un dispositif assimilé. Vous transmettiez jusqu à ce jour ces déclarations à l aide de feuillets extraits de carnets à souche. Vous avez choisi d utiliser le logiciel micro-informatique «LOGEDEC» qui est mis gratuitement à votre disposition pour remplir cette obligation avec beaucoup plus de facilité et de confort. LOGEDEC à pour objectifs : de saisir des déclarations, de consulter des déclarations (déjà transmises ou non), de modifier les déclarations qui n ont pas encore été transmises (erreurs de saisie, annulations), de constituer un fichier à destination du Pôle National de la Redevance, d assurer la réémission d un fichier déjà transmis en cas de non réception du fichier initial par le Pôle National de la Redevance, d éditer des listes de déclarations, sur une période ou une date donnée, classées selon différents critères LOGEDEC prévoit également diverses fonctionnalités de gestion (en particulier les sauvegardes) 3

4 LOGEDEC V INSTALLATION DU PRODUIT LOGEDEC est une application fonctionnant dans l environnement Microsoft Windows soit sur un micro-ordinateur seul soit en réseau. En réseau LOGEDEC est installé sur un micro-ordinateur qui fait office de «serveur», les micro-ordinateurs «clients» exécutent l application via un simple «raccourci». CONFIGURATION MINIMALE : matériel : micro Pentium 100Mhz, une imprimante, un écran de résolution minimale 1024*768, système d exploitation : toute version de Windows (95 et postérieures). (L installation sur une station Linux est réalisable à condition d utiliser un logiciel d émulation Windows de type «Wine»). Environnement : l application doit avoir accès au répertoire racine c:\. OÙ TROUVER L APPLICATION? soit par téléchargement à partir du site Espace «professionnels» Rubrique «vos impôts» : Contribution à l'audiovisuel public soit par CD ROM. PROCEDURE D INSTALLATION : Exécuter le fichier LogedecInstall5-0.exe et suivre les instructions. Un répertoire c:\sdecla est créé, il est nécessaire de ne pas altérer son contenu. Un raccourci est créé sur le bureau : il vous permet d exécuter l application installée. 4

5 COMMENT L UTILISER? Principes de fonctionnement L aide contextuelle En cliquant sur le bouton droit de votre souris ou en utilisant la touche de fonction F1, vous obtenez des renseignements sur la zone pointée par le curseur de la souris : zone de saisie ou fenêtre. Quelques consignes générales Les seuls caractères autorisés pour la saisie des informations sont les 26 lettres de l alphabet, les chiffres et l espace. L usage d un signe non valide entraînera un message d anomalie. Si votre application est installée en réseau, certaines fonctions ne seront accessibles qu à partir du serveur (à condition que les postes clients soient déconnectés). L utilisation de l application est expliquée dans les pages qui suivent pour une installation sur un micro-ordinateur seul. Les remarques concernant l utilisation en réseau sont ajoutées en notes de bas de page. Un menu, plusieurs fonctions Une fonction Barre de menu Le menu vous offre 5 fonctions distinctes : Système, Paramètres, Envois, Gestion, Éditions, plus la fonction d aide (? ). 1 1 Sur le poste «serveur», toutes les fonctions sont disponibles. Sur les postes «clients», seules les fonctions Quitter l Application du menu Système, Saisie et Consultation des Déclarations du menu Gestion et le menu Éditions sont accessibles. 5

6 LOGEDEC V DESCRIPTION RAPIDE DES DIFFÉRENTES FONCTIONS 1. Système permet d accéder aux opérations de maintenance sur l'application. 2. La fonction Paramètres permet d enregistrer les paramètres de l établissement. 3. La fonction Envoi : permet la réalisation et le suivi des échanges avec le Pôle National de la Redevance. 4. La fonction Gestion permet de suivre et modifier les déclarations effectuées. 5. La fonction Éditions permet d éditer des listes de déclarations. Cette liste peut porter sur l ensemble des déclarations présentes en mémoire (aucune sélection de période), soit sur une partie seulement en fonctions des critères de sélection retenus. Elle peut être classée différemment selon les choix effectués. Paramétrage Le paramétrage du logiciel se fait à l installation du produit ou via la fonction Paramètres. Le numéro de Radio Electricien Informatisé vous est communiqué par le Pôle National de la Redevance. Cliquez ici pour valider votre saisie Cliquez ici pour fermer la fenêtre 6

7 Saisie des déclarations Accessible via la fonction Gestion. DESCRIPTION DES ZONES DE SAISIE A préciser pour une personne physique, sinon choisir «société» Informations concernant l acheteur Complément du numéro (bis, ter, etc) Informations concernant l appareil Limite : 20 caractères en chiffres ou lettres Sous la forme JJ/MM/AAAA et antérieure à la date du jour de la saisie Nombre de déclarations déjà saisies depuis le dernier envoi Abréviation normalisée du type de voie (si inconnue, une liste s affiche lors de l'enregistrement pour proposer un choix) Nom, Prénom ou raison sociale 32 caractères maximum Nom de la voie ou du lieu-dit Sélectionné par défaut, choisir l'autre option si l'utilisation est à l'étranger Ne peut être saisie que si une information est présente dans la zone Nom Nombre d appareils d un même type et d un même usage signalés dans la facture Afficher la liste des déclarations déjà saisies Enregistrer la déclaration que vous venez de saisir Effacer les zones de saisie sur la page entière Fermer cette fenêtre Informations de naissance concernant l acheteur Uniquement présentes pour une personne physique et facultatives (un message de confirmation apparaît si les informations sont absentes) 7

8 LOGEDEC V Consultation/Modification des déclarations 2 Consultation au cours de la saisie Pour consulter les déclarations saisies mais non encore transmises, cliquer sur le bouton Déclarations Saisies dans la fenêtre de saisie des déclarations (cf. page précédente). Détail des déclarations sous forme de fiche Consultation complète Sélectionnez une ligne pour visualiser le détail dans la partie gauche Liste des déclarations Pour consulter l'ensemble des déclarations (transmises ou non), sélectionner la fonction Consultation des Déclarations dans le menu Gestion. La fenêtre est similaire à celles de la saisie de déclarations (exceptée la partie basse présentée ci-dessous). La barre de titre indique également le nombre de déclarations non encore transmises. Modifier ou annuler la fiche en cours d'affichage (les zones sont alors accessibles). Il faut ensuite enregistrer. Rechercher une fiche sur un nom ou un numéro de facture (affichage des résultats sous forme de liste) Visualiser les fiches sous forme de liste (cf. consultation au cours de la saisie) Boutons de navigation dans les fiches première fiche, fiche précédente, fiche suivante, dernière fiche 2 La Consultation permettant de modifier les déclarations non transmises, cette fonction est accessible en réseau uniquement si aucune opération «sensible» est en cours sur le poste «serveur» 8

9 Création du fichier à transmettre 3 La transmission des déclarations doit se faire chaque mois. Choisir l option Envoi au Pôle Redevance du menu Envois. Une fenêtre s affiche indiquant le nombre de déclarations à transmettre. Choisir le support pour l'export ; ensuite cliquer sur le bouton Exécuter le transfert et suivre les indications des messages qui s affichent au fur et à mesure de l avancement de l opération de copie. La sélection de la première option du menu «Envois» ouvre la fenêtre suivante : L'export des données se fait alors sur support libre (CDRom, clé USB ou disquette), il est nécessaire d'indiquer la destination en cliquant sur le bouton Choix d'un support. Attention, dans le cas d'un support optique (CDRom, DVDRom), il est nécessaire d'utiliser un logiciel de gravure. 3 Cette fonction appartient à l une des «opérations sensibles» et n est donc accessible, en réseau, qu à partir du poste «serveur». Tant en «envoi au Pôle Redevance» qu en «Copie d un Envoi déjà effectué» 9

10 LOGEDEC V Une fois ce choix effectué, cliquer sur le bouton Exécuter le transfert Le nom du fichier est constitué de la date du jour (JJMMAA) et du numéro d ordre de l envoi dans l année, suffixé.dec. Par exemple, 4 ème envoi de l année 2012 effectué le 18/5/2012 donne dec. RÉSOLUTION D'INCIDENTS Si avant l édition du bordereau une feuille est éditée portant la mention ANNULÉ, le support n'est pas à envoyer, celui-ci ne peut être traité par le Pôle Redevance. La procédure de création du fichier est à reprendre totalement. Si un envoi ne parvient pas au Pôle Redevance ou si le fichier est détérioré à l arrivée et ne peut être traité, le Pôle peut demander un nouvel envoi via un autre support. Dans ce cas, sélectionner l option Copie d un Envoi déjà Effectué. La procédure est alors identique et il faut préciser la destination de l'export. Une fois ce choix effectué, il est nécessaire de sélectionner la date d envoi à renouveler grâce à une liste déroulante. Puis cliquer sur le bouton Exécuter la Copie. Le terme CC est alors ajouté en fin du nom du fichier Avec l'exemple précédent, le nom sera CC.dec. 10

11 Éditions Les éditions peuvent être automatiquement réalisées lors de certaines opérations ou être effectuées à la demande, à partir du menu Éditions. Éditions automatiques Lors de la constitution du support, un bordereau d accompagnement est édité (que ce soit lors du premier envoi ou suite à une réémission où la mention COPIE est alors présente). L'imprimante doit être connectée, sous tension et être alimentée en papier. Date d'édition Mention présente si réenvoi Références du radio-électricien Nom et emplacement du fichier stocké sur l'ordinateur Date d'envoi Nombre de déclarations transmises Nombre de postes déclarés Éditions à la demande 4 L'imprimante doit être connectée, sous tension et être alimentée en papier Deux éditions vous sont proposées par la fonction Éditions 4 En réseau cette fonction reste accessible en toute circonstance sur les postes «clients» ou «serveur». Ces éditions se faisant à la demande, si elles présentent une anomalie en raison de leur réalisation au moment d un apurement ou de la constitution d une disquette d envoi, il est toujours possible de les refaire. 11

12 LOGEDEC V Édition des déclarations Cette option ouvre une fenêtre qui propose des choix sur la sélection et sur le classement de la liste des déclarations. Pour filtrer une partie des déclarations suivant le type de date. Si rien n'est spécifié, la totalité est éditée Choix du classement pour la présentation de la liste Édition du Récapitulatif Accès par l option Récapitulatif des envois. Une fenêtre s'affiche qui permet soit un aperçu avant impression, soit une impression directe de l état. Pour faire l'aperçu avant impression (non obligatoire) Pour imprimer directement L'édition 12

13 Sauvegardes, Restaurations 5 Sauvegardes Une opération de sauvegarde consiste à réaliser une copie de la totalité du fichier des déclarations. L'objectif est de pouvoir récupérer le stock existant après un incident ayant rendu l'application inutilisable (comme la détérioration de fichiers) : dans ce cas, la récupération s'effectue par une restauration et il est ensuite nécessaire de reprendre toutes les opérations effectuées après la date de sauvegarde. Il est conseillé de procéder à cette opération régulièrement en fonction du volume d'information saisie (l'idéal étant de la réaliser avant la constitution d'un envoi au Pôle National de la Redevance). Pour la réaliser : cliquer sur Système, puis Sauvegardes/Restaurations, et Sauvegarde. La fonction Formater une disquette reste disponible si vous utilisez ce type de support. Une fenêtre de rappel s'ouvre pour préciser que la sauvegarde n'est pas à envoyer au Pôle Redevance. Après clic sur OK, suivre les indications dans la fenêtre suivante : 5 Ces opérations ne sont accessibles en réseau que sur le poste «serveur». Si l application est utilisée (saisie ou consultation) par un poste «client», un message vous en informe et vous demande de refaire une tentative ultérieurement. 13

14 LOGEDEC V La sauvegarde des données s'effectue sur un support libre (CDRom/DVDRom, clé USB, disquette, etc.). Le clic sur le bouton Choix d'un Support permet de déterminer l'emplacement vers lequel la sauvegarde sera effectuée. Attention, dans le cas d'un support optique (CDRom, DVDRom), il est nécessaire d'utiliser un logiciel de gravure.. Une fois ce choix effectué, cliquer sur le bouton Exécution de la Sauvegarde. Le fichier est alors nommé RRRRRDECLA.DBF, avec RRRRR le numéro de radio électricien informatisé (5 chiffres) donné par le Pôle Redevance et saisi lors du paramétrage de l'application (voir notice page 6). Restaurations La restauration permet la remise en état (à la date de la sauvegarde) des fichiers de l application. Si le fichier des déclarations est détérioré, et qu une opération de reconstruction des index est insuffisante, il est alors nécessaire de reprendre les opérations à partir d une date où la situation des fichiers était correcte. Pour cela, reprendre le fichier de sauvegarde portant la date la plus proche et antérieure à l incident et procéder à la restauration. Attention : les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date du jour sont perdues et donc à réaliser à nouveau : saisies, envois, apurements. S il est important pour l état des fichiers de l'application d effectuer ces opérations, il ne faut pas envoyer les fichiers correspondant aux envois déjà effectués avant la restauration! 14

15 Accès à la fonction via Système, puis Sauvegardes/Restaurations, et Restauration (cf. Sauvegardes). Suivre les indications demandées : Le répertoire où est stocké le fichier de restauration RRRRRDECLA.DBF est à préciser en cliquant sur le bouton Choix du Support de Restauration. Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur le bouton Exécution de la Restauration. 15

16 LOGEDEC V Des incidents, que faire? Certaines erreurs dans la réalisation des opérations peuvent provoquer une sortie non voulue de l application. MESSAGES D ANOMALIE ENTRAÎNANT LA SORTIE DE L APPLICATION L'ouverture de la fenêtre Paramétrage de l application au lancement de l'application signifie soit que le paramétrage n'a pas été réalisé lors de l installation, soit que le fichier des paramètres est détérioré ou perdu. La fermeture de cette fenêtre sans renseigner les informations provoque l'affichage du message suivant : La saisie des paramètres est obligatoire pour pouvoir exécuter l application. Ce message entraîne une sortie de l application (Voir page 6). Une fermeture anormale de l application peut provoquer des dysfonctionnements de l'application (suite à une panne matérielle ou coupure de courant, des fermetures sans passer par la fonction Système, etc.). Des messages d anomalie incohérents peuvent apparaître et provoquent la sortie de l application. Il faut réexécuter l application (sur le serveur si l application est en réseau), commencer une opération (comme Envoi, sauvegarde, restauration, sauf saisie, consultation ou édition) et ne pas la terminer (utiliser le bouton de sortie). Après cela l'application doit fonctionner à nouveau normalement. La consultation des déclarations est incorrecte (certaines déclarations n apparaissent pas ou leur contenu est incohérent) : utilisez l'option Reconstruire les index de la fonction Système. L'application aura alors une base de données reconstituée des liens corrects entre informations. Option à sélectionner 16

17 DÉPANNAGE Dans la mesure où les préconisations précédentes se sont avérées insuffisantes et si les vérifications nécessaires ont été effectuées (imprimante correctement connectée et sous tension, cartouche d encre, toner ou ruban encreur en bon état, provision de papier suffisante), vous pouvez prendre contact avec le Pôle Redevance pour assistance : Pôle National de la Redevance Audiovisuelle - service vendeurs 19, Place des Carmes TOULOUSE cedex 9 Téléphone : Courriel : Fax : NB : Les informations figurant sur les illustrations de ce manuel ne sont fournies qu à titre d exemple. 17