Manuel pour la version du logiciel

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1 EZPump Importation de notices Manuel pour la version du logiciel Etat au 6 juillet 2010 (version 2.0) 1. Généralités Origine et objectifs du projet "Importation de notices" dans RERO Quel mode de catalogage pour quelle catégorie de document? L outil EZPump Réservoirs Liste des réservoirs à disposition Mise à jour des réservoirs Types de recherches Accès par Z Options Importation de réservoirs commerciaux Importation par libellés (Web) Formatage des notices et copie dans la base RERO Formatage automatique des notices Contrôle des accès, validation et sauvegarde dans la base RERO Fonction "Remplacer vedette" Autres fonctionnalités Test des connexions Z Fusion et incrémentation de la zone 040 $d code du réservoir source Translittération automatique en ALA-LC (pour le russe) Listes bibliographiques en.pdf Documentation Présentation et fonctionnement général d'ezpump Format et principes d'importation Communication info@rero.ch 1/34

2 1. Généralités 1.1. Origine et objectifs du projet "Importation de notices" dans RERO Le projet "Importation de notices" est issu du plan stratégique avec la volonté de «Développer, de manière extensive, la pratique du catalogage partagé et l importation de données externes au réseau» et d «Etudier et mettre en place des interfaces facilitant l importation de notices bibliographiques extérieures». Cette volonté est reconduite dans le plan stratégique avec un objectif prioritaire: «Pendant les années 2008 à 2012, RERO continuera à développer de nouvelles prestations pour les bibliothécaires, afin de réduire le temps qu'ils doivent consacrer aux traitements techniques, ce qui leur permettra de mieux aider les usagers, et afin de diminuer les coûts de fonctionnement des bibliothèques membres». L'importation de notices bibliographiques dans RERO a pour but: de réduire les coûts et les efforts de catalogage d'enrichir les notices de catalogage (par des tables des matières, des résumés, des liens, etc.) 1.2. Quel mode de catalogage pour quelle catégorie de document? Rappelons que trois modes de catalogage cohabitent dans RERO, répondant chacun à des besoins différents. 1. Le catalogage original se fait "livre en main" et est destiné aux documents faiblement représentés dans les réservoirs bibliographiques (littérature grise, livre ancien, documents patrimoniaux). 2. Le catalogage partagé est la mise en commun des notices créées par l'ensemble du réseau de manière à être exploitée par chacun. 3. L'importation de notices consiste à récupérer des notices de réservoirs extérieurs tels que des catalogues de bibliothèques et des réservoirs commerciaux. Ces trois méthodes sont complémentaires et le choix de l'une ou l'autre dépendra principalement du type de document à cataloguer L outil EZPump EZPump est un logiciel d importation de notices développé par la société Ngscan. Il permet la dérivation des notices avec un reformatage automatique vers le format MARC utilisé par RERO. RERO a acquis des licences EZPump et met l outil à disposition du réseau. Le logiciel permet la configuration des réservoirs et des transformations à appliquer aux notices. Le paramétrage des réservoirs ainsi que la négociation des droits de licence de ceuxci sont effectués par la centrale RERO. Ce manuel décrit l importation de notices dans RERO à l aide de l outil EZPump. info@rero.ch 2/34

3 2. Réservoirs 2.1. Liste des réservoirs à disposition Les réservoirs sources sont classés en trois catégories. A chaque catégorie correspondent un type de recherche et une procédure d'importation spécifiques qui sont détaillés au chapitre 3. a) Réservoirs accessibles Z39.50 Le protocole Z39.50 est une norme de communication qui permet d'interroger simultanément plusieurs catalogues, sur des systèmes informatiques homogènes ou hétérogènes. Alexandria BN BNE BNF HEBIS IDS-BSBE LOC NEBIS NLM OCoLC Réseau des bibliothèques de l'administration fédérale Bibliothèque nationale suisse Biblioteca Nacional de España Bibliothèque nationale de France Das hessische Bibliotheksinformationssystem IDS Bâle-Berne Library of Congress Réseau de bibliothèques et de centres d'information en Suisse National Library of Medicine Online Computer Library Center (WorldCat) b) Réservoirs commerciaux Blackwell Casalini Dawson c) Réservoirs accessibles par libellés (Web) GyFmDB Deutsche National Bibliothek 2.2. Mise à jour des réservoirs La liste des réservoirs n'est pas figée ; les sites peuvent adresser leurs propositions de réservoirs à la centrale RERO. Les mises à jour des réservoirs sont annoncées par mail par la centrale RERO. Afin de bénéficier des nouveaux réservoirs ainsi que des mises à jour et modifications de paramétrage, il est nécessaire, sous la rubrique Outils/Configurer/Paramètres utilisateurs onglet Formatage, que la case Mise à jour automatique des fichiers paramétrés reste cochée, elle l est par défaut. info@rero.ch 3/34

4 Si un fichier a été modifié ou si un nouveau réservoir est mis à disposition par la centrale RERO, le logiciel affiche un message à l ouverture et demande si l utilisateur souhaite ou non bénéficier de ces modifications : En répondant oui, le nouveau fichier va s installer ou écraser un ancien fichier en y apportant les modifications de paramétrage. ATTENTION : il est absolument nécessaire de répondre OUI à ce message pour bénéficier des mises à jour de version d'ezpump, ainsi que des modifications de paramétrage. info@rero.ch 4/34

5 3. Types de recherches 3.1. Accès par Z39.50 Pour importer des notices de ces réservoirs, il suffit de cocher les réservoirs choisis. Il faut s'assurer préalablement que chaque notice n'est pas présente dans la base RERO. "L annexe K Importation de notices" du manuel de catalogage RERO énonce les principes généraux à appliquer lors d importation de notices. Cocher les réservoirs choisis OU activer le bouton Cocher tous les sites. Définir le critère de recherche dans le menu déroulant: on peut combiner un premier critère de recherche (critère 1) et un second (critère 2) en utilisant les opérateurs booléens et ou sauf. info@rero.ch 5/34

6 Les critères de recherche sont basés sur le protocole Z Chaque critère correspond à une catégorie normalisée selon la norme Z Exemple, l'auteur est classé dans la catégorie "1003", l'isbn dans la catégorie "7". Il est conseillé d'utiliser d'abord la recherche par ISBN et en cas d'échec, la recherche "auteur titre" avec la combinaison des deux critères. Selon les réservoirs sélectionnés, la recherche "Partout" ne donne aucun résultat. Certaines bases n'indexent pas toutes les zones MARC dans cette catégorie contrairement à RERO dont la majorité des zones y figurent. Nous vous recommandons d'utiliser avant tout la recherche par ISBN ou la recherche "auteur-titre", notamment dans OCoLC. Résultat: 3 occurrences trouvées à la LOC. Le code du réservoir source figure à deux endroits dans la fenêtre: dans la barre des outils dans la zone 040 de la notice. Notice extraite d'ids: info@rero.ch 6/34

7 Cliquer sur le bouton pour formater la notice selon le format "MARC-RERO". Au passage du formatage automatique vient s'ajouter l'incrémentation du code de localisation de ma bibliothèque dans les zones 040 $d et 9xx. La notice est ensuite copiée dans la grille Virtua à l'aide du bouton contrôles à effectuer à cette étape est expliqué au point Le détail des Une fois les vérifications effectuées, valider et sauvegarder la notice dans la base RERO. 7/34

8 Options Dans la partie Options de la fenêtre de recherche, divers éléments permettent de préciser l'affichage de la recherche et/ou d'en affiner le résultat. Trier par : le menu déroulant propose de trier le résultat selon plusieurs critères: Max enreg.: indique le nombre d'occurrences maximum affiché dans la page de résultat. Par défaut, la valeur est à "20" mais le nombre d'occurrences peut être restreint ou élargi à souhait. A noter que plus le nombre d'occurrences affichées sera élevé, plus les temps de réponse du logiciel seront longs. Fusionner: si on a lancé une recherche Z39.50, on peut en lancer une deuxième et fusionner le résultat avec la première. ISBN par lecteur barcode: en cochant cette case et en plaçant le curseur dans le dialogue "Mot", une requête sur le code EAN13 avec le crayon optique sera automatiquement transformée en recherche par ISBN. Liste d'autorités (index): permet d'afficher une liste d'autorités si le serveur le permet (LOCNA ne le permet pas, RERO oui). Sauver dans un fichier: cette option permet de sauver les résultats dans un fichier selon différents formats à choix (html/xml, ISO, etc.). Pas d'affichage: les notices ne sont pas affichées mais EZPump signale le nombre de notices trouvées. Filtre et tri : cette option permet d'une part de poser un filtre au moment de lancer la requête et d'autre part d'appliquer un tri dans les résultats. info@rero.ch 8/34

9 Les filtres et tris sont réinitialisés soit par le bouton Supprimer le filtre, soit par le bouton réinitialiser de la barre d'outils Importation de réservoirs commerciaux L'importation de notices à partir de réservoirs commerciaux passe par un pré-requis: un lot de notices du fournisseur doit être stocké dans un répertoire de votre ordinateur ou dans un répertoire partagé. La mise à disposition de ces notices ainsi que les modalités d utilisation nécessitent un accord préalable entre le fournisseur et la bibliothèque concernée. Pour importer des notices de réservoirs commerciaux, aller sous Edition / Importer. info@rero.ch 9/34

10 Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner le réservoir commercial (dans l'exemple ci-dessous: DAWSON). On ne peut en sélectionner qu'un à la fois. Par défaut, le format d'échange est "ISO UTF-8". On ne modifie pas cette valeur. 10/34

11 Dans la rubrique File, cliquer sur le bouton les notices sont enregistrées sur votre PC. afin d'aller chercher le répertoire dans lequel Il faut veiller à choisir l'option Tout fichier dans la rubrique Fichiers de type pour que les notices apparaissent. Cliquer sur un des fichiers. Selon les réservoirs, le fichier correspond à une seule notice ou à un lot de notices. Cliquer ensuite sur le bouton Importer. La notice a basculé dans EZPump. info@rero.ch 11/34

12 La procédure est ensuite identique à celle décrite au point 3.1. Cliquer sur le bouton pour formater la notice selon les règles RERO. Puis, copier la notice dans la base Virtua 12/34

13 Il arrive que certaines notices en provenance de Dawson ne contiennent pas de zone 040. Il faut par conséquent ajouter la zone 040 $a avec le code de localisation de votre bibliothèque manuellement dans la notice en grille. Valider et sauvegarder Importation par libellés (Web) L'importation de notices par libellés s'effectue directement depuis le site Web du réservoir. On accède au site Web du réservoir par l'onglet Recherche Web dans EZPump. La DNB (Deutsche National Bibliothek) est la seule source pour laquelle l importation se fait par libellés et non pas par Z Dans ce cas de figure, le nom du réservoir dans la liste d EZPump correspond au code qui doit apparaître dans la 040 : GyFmDB, code défini dans la liste de la Library of Congress. Double-cliquer sur l'url pour accéder à la Deutsche National Bibliothek et lancer une recherche. info@rero.ch 13/34

14 Afficher la notice qui nous intéresse et cliquer sur le bouton Record Select. La notice est copiée dans le logiciel EZPump et formatée automatiquement 14/34

15 Une fois les vérifications faites, la notice peut être transférée dans la base. ATTENTION : dans la version d'ezpump, un point virgule vient s'ajouter par erreur dans la zone 020 $a lors du formatage dans EZPump. Il faut le supprimer dans la grille Virtua sinon l'isbn est considéré comme invalide par le logiciel. Copier/coller depuis la DNB Pour contourner le problème du point virgule incrémenté dans la zone 020 $a de la version d'ezpump, on peut aussi utiliser la méthode du copier/coller de la notice directement à partir du site de la DNB. info@rero.ch 15/34

16 Procédure Sélectionner la notice à importer de la DNB, bouton droit de souris et option Copier. Aller dans la fenêtre EZPump, cliquer sur le bouton Coller. Affichage de la notice en provenance de la DNB. Cliquer sur le bouton MARC. La notice est formatée selon le format "MARC-RERO". Le bouton copie la notice formatée dans la base RERO. 16/34

17 Valider et sauvegarder la notice. 17/34

18 4. Formatage des notices et copie dans la base RERO 4.1. Formatage automatique des notices Le bouton formate la notice initiale selon le format "MARC-RERO". La transformation de la notice en format RERO est générée par les fichiers de paramétrage définis dans EZPump pour chaque réservoir par la centrale RERO. L'opération de formatage agit sur : les étiquettes et indicateurs MARC les champs à rajouter/à remplacer/à supprimer les sous-champs à supprimer les mots à supprimer/à changer/à traduire dans tous les champs le GMD (= $h Indication générale du type de document). info@rero.ch 18/34

19 4.2. Contrôle des accès, validation et sauvegarde dans la base RERO Le bouton copie la notice formatée dans la base RERO. Une fois copiée dans la base, la notice s'affiche dans la grille Virtua. On procède alors aux corrections encore nécessaires et à l'ajout des zones locales. Lors de la copie dans Virtua, on contrôle systématiquement si les zones d'accès (1xx, 7xx et 8xx) sont conformes aux vedettes déjà présentes dans RERO. Si la vedette importée n'est pas encore dans RERO, on la copie dans Virtua en veillant à ce qu'elle soit conforme à nos règles de catalogage (qualificatif en français par exemple). Si la vedette est déjà présente dans RERO (sous forme d'autorité permanente ou temporaire), la vedette importée doit être conforme à cette vedette existante dans la base. Si ça n'est pas le cas, il faut remplacer la vedette importée avec celle déjà présente dans RERO. La fonction Remplacer Vedette de Virtua est très utile dans ce cas de figure. 19/34

20 Fonction "Remplacer vedette" Lorsque la vedette d'une notice importée est déjà présente dans RERO mais sous une autre forme, on utilise la fonction Remplacer vedette de Virtua pour corriger la vedette importée. Exemple: on veut importer une notice du réalisateur "Martin Schaub" extraite de NEBIS. Dans ce réservoir, l'auteur se présente sous la forme "Schaub, Martin, $c Publizist, $c Filmschaffender, $d ". Le réalisateur Martin Schaub est présent dans RERO sous "Schaub, Martin". 20/34

21 Après copie de la notice dans Virtua, on place le curseur dans la vedette concernée, bouton droit de souris et cliquer sur Parcourir l'index - Auteur. Virtua lance une recherche auteur en reprenant la forme de la vedette telle qu'elle a été copiée dans la grille. Dans l'index des auteurs, sélectionner l'auteur déjà présent dans RERO, bouton droit de souris et cliquer sur Remplacer vedette. info@rero.ch 21/34

22 Résultat: la vedette de la notice importée dans Virtua est corrigée automatiquement selon la vedette déjà présente dans RERO. Il est vivement conseillé d'utiliser la fonction Remplacer vedette pour le contrôle de toutes les zones d'accès lors de l'importation. Les zones 1xx, 7xx et 8xx sont concernées, zones de titres en 830 comprises (collections). 22/34

23 5. Autres fonctionnalités Les fonctionnalités décrites ci-dessous concernent essentiellement l'importation de notices dans RERO. EZPump propose toutefois d'autres fonctionnalités en relation avec l'importation telles que l'établissement de listes bibliographiques, les possibilités de tri et d'affichage des résultats, le dédoublonnage de notices, etc. Ces possibilités sont présentées dans l'outil EZPump sous la rubrique Infos de version Il est vivement conseillé de consulter cette rubrique qui propose tout l'éventail, versions antérieures comprises, des possibilités de ce logiciel Test des connexions Z39.50 Il arrive parfois que la connexion à un réservoir affiche par exemple un message signalant qu'il n'y a pas de connexion avec cette base (par exemple "Init rejected"). La nouvelle option Z39.50 connection test permet de s'assurer que les connexions Z39.50 sont bien activées dans toutes les bases. Pour y accéder, aller sous Outils / Z39.50 connection test. Cliquer sur le bouton Test: info@rero.ch 23/34

24 Une fenêtre s'ouvre avec analyse de la situation. Dans l'exemple ci-dessous, toutes les connexions sont actives Fusion et incrémentation de la zone 040 $d code du réservoir source EZPump permet de fusionner des notices importées de réservoirs extérieurs avec des notices déjà présentes dans la base RERO. Cette option est particulièrement intéressante pour compléter les notices sommaires d'acquisition (SOMACQ) une fois l'ouvrage en main. Procédure Rechercher la notice sommaire dans Virtua (SOMACQ), l'éditer en grille (ne pas fermer la grille) et mémoriser le numéro unique RERO qui figure dans la zone 035 (touches Ctrl+c). 24/34

25 Rechercher la notice complète dans les réservoirs source. Sélectionner la notice dans EZPump puis, dans la barre générale, cliquer sur Edition / Fusion ou sur le bouton info@rero.ch 25/34

26 La fenêtre de fusion apparaît. 1. Dans la rubrique 035 de la notice à récupérer, coller le numéro 035 précédemment mémorisé (Crtl+v) 2. Cliquer sur Chercher pour lancer le processus de fusion. Résultat: les zones non présentes ou différentes de la notice partielle s'affichent en rouge. Les zones grisées proviennent de la notice sommaire déjà présente dans la base RERO. 26/34

27 On ne peut pas sélectionner ou désélectionner les zones grisées déjà présentes dans la notice RERO. Seuls les champs en rouge peuvent être sélectionnés ou non. Les critères de sélection sont: - pour les zones d'accès (1xx, 7xx, 8xx): on garde la vedette déjà présente dans la base - pour les autres zones ne générant pas d'accès dans les index (0xx, 3xx, 490 et 5xx, etc.), on choisit la zone la plus complète - pour rappel, on garde par défaut toutes les zones importées qui ne posent pas de problèmes d'accès, en particulier les zones de notes et d'indexation matières (cf. Annexe K). info@rero.ch 27/34

28 Une fois ce choix effectué, cliquer sur le bouton Fusionner. Les zones que l'on aura activées ( ) seront copiées dans la grille Virtua. ATTENTION : à ce stade, il faut veiller à ne pas conserver deux zones 1xx, 245, 300 et à sélectionner celles que l'on gardera. Effectuer un dernier pointage afin de repérer les éventuelles zones restantes à double. Dans l'exemple ci-dessous, la zone 260 est à double. On choisit de garder celle qui est la plus complète. On vide la zone à détruire OU on supprime la zone (se positionner dans la zone à supprimer et cliquer le bouton droit de la souris Supprimer un champ). info@rero.ch 28/34

29 Valider la notice avant la sauvegarde 29/34

30 Puis sauvegarder la notice dans Virtua 5.3. Translittération automatique en ALA-LC (pour le russe) Il est possible de translittérer le contenu de zones en russe directement selon la norme de translittération ALA-LC. Cette transformation automatique d'iso en ALA-LC est générée par un fichier (russian.trl), intégré dans EZPump. Procédure Lancer une recherche dans un catalogue qui translittère en ISO. L'exemple ci-dessous provient de NEBIS. 30/34

31 Sélectionner toute la zone ou la partie de la zone à translittérer en ALA-LC, puis cliquer sur le bouton droit de la souris. Choisir l'option Translitterate et cliquer sur le fichier russian.trl. Le contenu a été converti selon la norme ALA-LC: Répéter l'opération pour d'autres zones ou parties de zones si nécessaire. info@rero.ch 31/34

32 ATTENTION : on n'applique la transformation automatique des zones d'accès (1xx, 7xx et 8xx) que pour les vedettes qui ne sont pas encore présentes dans le catalogue RERO. Si l'auteur est déjà présent dans le catalogue (comme c'est le cas ici pour "Tchekhov"), on suit les règles d'importation en vigueur dans RERO qui consistent à pomper la vedette présente dans RERO. Ces principes sont expliqués dans l'annexe K du manuel de catalogage RERO. A noter également que la configuration dans EZPump de l'onglet Virtua voit apparaître l option Double ligature U+0361 qui doit permettre à l'avenir d'encoder la double ligature (un seul caractère) - selon l option envisagée pour le futur par la LOC - alors qu'à l'heure actuelle, la saisie se fait avec deux caractères. Pour le moment, on ne coche pas cette option Listes bibliographiques en.pdf Possibilité de créer en quelques clics de souris, suite à une recherche ou une importation, des listes bibliographiques en PDF avec un "look pro". Cette fonctionnalité permet de personnaliser de manière très fine l'apparence de ces listes: pagination automatique, possibilité de création d'index automatique, et toujours imbrication des notices dans une table des matières dynamiquement etc... Cette fonctionnalité utilise les possibilités offertes par les feuilles de style FO (FOP d'apache). Java 2 Runtime Environment (J2SE v1.4.2 ou supérieur) doit être installé sur le poste. Fonctionnalité disponible uniquement sur une installation de FOP et Java en local. info@rero.ch 32/34

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34 6. Documentation Une documentation très complète est mise à disposition des catalogueurs. Voici un tour d'horizon classé par type de besoin avec un petit descriptif du contenu Présentation et fonctionnement général d'ezpump Le site de la société Ngscan qui a développé EZPump propose une présentation générale du logiciel et de ses fonctionnalités. On y trouve: des démos (flash) les nouveautés de la version utilisée ainsi que tout l'historique des modifications apportées depuis la création du logiciel un journal des connexions (par code de localisation, par date) Format et principes d'importation Le format MARC utilisé dans RERO est toujours d'actualité même si on parle d'importation. Les principes d'importation sont expliqués dans le manuel de catalogage RERO à l'annexe K. On y trouve: les consignes propres à l'importation de notices (contrôles et corrections à faire) les particularités de certains réservoirs La mise à jour des paramètres d'ezpump est décrite à l'adresse: pdf 6.3. Communication Les éventuels problèmes liés au logiciel doivent être communiqués via l outil RTS (RERO Tracking System) par les chefs de projet des sites RERO. Une rubrique EZPump a été créée à cette intention. Copyright 2010, RERO info@rero.ch 34/34