Compte rendu de la réunion du 18 mars 2016

Transcription

1 Comité des Fêtes Mairie TALLER Taller, le 22 mars 2016 Compte rendu de la réunion du 18 mars 2016 ETAIENT PRESENTS Comité des Fêtes - Pascale MONRIBOT-DELAS, Présidente, - Camille PUYO, Secrétaire, - Océane MORA, Secrétaire Adjointe, - Sandrine AEBERLI, Trésorière, - Hélène RUBAT du MERAC, - Americo SEBASTIAO, - Liliane SEBASTIAO, - Bruno BERNIER, ETAIENT CONVOQUÉS ABSENTS EXCUSÉS - Sylvain MORA, Vice-Président, - Marie DUBREUIL, Trésorière Adjointe, - Olivier RUBAT du MERAC, - Philippe AEBERLI, - Laurent ALVAREZ, - Sylvie ALVAREZ. Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 1/6

2 LIEU DE LA REUNION La réunion s'est tenue dans la salle de réunion à la Mairie, le 18 mars 2016 à 19h. MODE DE CONVOCATION L assemblée a été convoquée par écrit par la Secrétaire. L'ORDRE DU JOUR Les points suivants étaient à l'ordre du jour : - bilan du Carnaval, - choix des derniers prestataires, - établissement des prix de vente pour les activités payantes, - mise au point du programme des fêtes, DEROULEMENT DE LA SEANCE Surprise! En préambule, suite aux contacts de Camille, deux brasseurs landais, basés à Cauneille (40), sont venus nous présenter leur production de bière artisanale AGUIANA. La dégustation a porté sur deux types de produits : une bière blonde et une ambrée. Au terme de cet exercice fort sympathique, nous avons décidé de proposer cette bière pour les fêtes. Les conditions d'achat sont les suivantes : Fournitures Prix en (T.T.C.) Quantités retenues 1 fût de 30 l (blonde) 95 6 fûts 1 fût de 30 l (ambrée) fûts Il sera fourni parallèlement : 2 tireuses (1 grosse et 1 petite), 1 buvette, 1 comptoir, L'ensemble du matériel et de la fourniture sera livré le vendredi 29 avril en début d'après-midi. Tout fût non percuté sera repris. Le règlement se fera à la remise du matériel et des fûts non percutés. L'ensemble de ces éléments doit être confirmé à LS ARTISANAL par Pascale. Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 2/6

3 Bilan du Carnaval Chacun a présenté son point de vue : Remarques Le vin rosé n'était pas bon Pascale qui devait servir, n'a pas assuré sa mission Organisation déficiente sur quelques points : 1 ) la cafetière n'a pas fonctionnée, 2 ) le nombre de couverts étaient insuffisants, 3 ) pas de fond de caisse prévu au bar Faible taux de participation de nos concitoyens tallésiens (environ 2% de la population, si on se base sur les chiffres INSEE habitants et les 70 repas). Défaut de communication? Actions correctives - Pascale doit essayer de faire reprendre par LAPIQUE deux cubitainers de rosé et deux cubitainers de rouge. Elle se renseigne également sur le prix du Domaine de Régusse, vin rosé de Pierrevert (Alpes de Haute-Provence 04), - Bruno doit se renseigner sur le prix de cubitainer de vin du Val de Loire (Saint Nicolas de Bourgueil), - Sandrine se renseigne auprès de Dourthe pour le vin en cubitainers rouge et rosé ainsi que pour le prix de bouteilles de vin rouge en vue du concours de belote Attention! La prochaine fois, se concentrer sur ce qui était prévu!!! 1 ) pour la cafetière demander à Francis MAGNES de nous montrer voire de nous aider à faire le café puisqu'il connaît bien son matériel, 2 ) vérifier chaque point de détail, 3 ) prévoir les fonds de caisse Recherche d'un mode plus adapté pour faire la publicité et mobiliser la population Dans l'ensemble, les critiques ont été positives ; l'ambiance était bonne, les omelettes délicieuses, les parts généreuses. Nous avons fait 70 repas sur les 80 prévus. D'un point de vue financier, si l'on ramène les dépenses exactes aux recettes (bar seulement), le bilan fait ressortir une perte de l'ordre de 190. Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 3/6

4 Programme des fêtes 2016 Vendredi soir, 29 avril 2016 : - 18h30 : le mot du Maire, - 18h45 : le Comité des Fêtes vous souhaite la bienvenue, - 19h00 : divertissement musical avec le LION DO RE, - 19h30 : grignotage chez DUJOL, - 20h00 : la belote, organisée avec l'asac 6 /personne pour l'inscription soit 12 /équipe, - 23h00 : le tourin de LOU CRAMPOUNS Samedi, 30 avril 2016 : 9h00/13h00 : marché local devant la mairie, 10h00/17h00 : point de maquillage pour les enfants, 10h00/17h00 : balltrap de l'acca, 12h00 : grillades du Comité (ventrêche, chipolatas, merguez accompagnées de frites avec fromage et tarte aux pommes) 8 le plateau pour les adultes et 5 pour les enfants, 13h30/17h30 : concours de pétanque de TALLER BOULES, 15h00 : match de football du FC MARENSIN, 17h30 : toroball de la GANADERIA DE LA MECQUE, 19h00 : paëlla + brebis + gâteau basque + café = 13 /adulte et repas enfant :6 /enfant. A partir de 23h : bal. Dimanche, 1 er mai 2016 : 9h00/11h30 : la rando ludique des Caminayres, 10h00/12h00 : pêche à la truite au lavoir, réservée aux plus petits, 10h30/12h30 : messe dominicale avec la participation de notre chorale paroissiale et DADSON, 12h30 : moules/frites avec bandas chez Cathy et Michel, 14h00 : concours de pétanque 4 /personne pour l'inscription, 15h00 : l'incontournable course cycliste, 19h00 : discours du Comité des Fêtes 19h15 : discours de clôture du Maire. Pour terminer l'édition complète du programme par Pascale, prévue le vendredi 25 mars 2016 : Camille et Pascale poursuivent la démarche entamée auprès des sponsors, il est impératif que tout le monde soit présent (les 14 membres du CA) pour la photo à mettre sur le programme vendredi 25 mars à 19h30/19h45. Pascale lancera un appel à la main d'œuvre dans le courant du week-end et de la semaine qui suivra (semaine n 13) pour plier, agrafer et distribuer les programmes dans Taller. A titre d'information, on rappellera que : sont considérés comme enfants, les bambins 12 ans. pour les repas du samedi soir les réservations sont recommandées. Elles pourront se faire soit sur le mail : rdmh19@hotmail.fr soit au Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 4/6

5 Choix des fournisseurs Pascale doit établir un tableau récapitulatif de tous les prix et de tous les fournisseurs pour la fin de la semaine 12, pour : les lots de la belote (hors boisson), les repas (grillades, paëlla, fromage, tarte aux pommes et gâteau basque), Divers Pour le toro-ball : la demande d'autorisation pour le toro-ball a été faite auprès du Maire et a été validée par ce dernier, le contrat a été signé entre le Comité des fêtes et la Ganaderia de la Mecque, Pour le chapiteau, Marie a obtenu l'extrait du registre de sécurité n valable jusqu'au 23 juillet 2016 Les contrats d'assurances concernant le C.F.T. ont été signés et une demande de vérification auprès de la SMACL a été demandée pour valider l'adéquation des activités du Comité avec les risques couverts par les contrats d'assurance signés, La participation des DADSON a été validée par mail, Le dossier pour la demande de sponsorisation des Fêtes par le Crédit Agricole a été déposé la semaine dernière par Pascale. Décisions prises - LS artisanal est retenu comme fournisseur de bière pour les fêtes, - les "Hérons des Lacs", initiation aux échasses pour 300, ne sont pas retenus cette année pour limiter les dépenses, - l'animation pour les enfants pour un coût de l'ordre de 300 n'est pas retenue pour les même raisons, - les prix des activités et repas ont été arrêtés à : Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 5/6

6 Activités Belote Repas de samedi midi Repas de samedi soir Inscription tournoi de boules du dimanche Coût 6 /inscription (12 /équipe) 8 /adulte et 5 /enfant ( 12 ans) 13 /adulte et 6 /enfant 4 /personne (8 /équipe) Pour le repas du samedi soir, les réservations sont souhaitées. Elles seront à passer soit par mail à rdmh19@hotmail.fr soit par téléphone au DADSON sont réservés pour les chants de messe et/ou fin de messe. - les sponsors seront invités au toro-ball avec une invitation pour deux personnes à la buvette. Qui fait quoi pour la prochaine réunion Pascale doit : contacter Frédéric DUPRAT ou Coco BIERE pour l'organisation du balltrap (assurances, panneaux,..), affiner avec Yves SAINT MARTIN l'organisation de la fin des fêtes, demander l'autorisation au Maire pour l'ouverture de la buvette sur le temps de la manifestation, se faire préciser par Eric AUZMERY les deux équipes qui se rencontreront le samedi à 30 avril 15h, contacter radio France landes pour faire de la publicité sur les ondes. demander les prix des cubitainers en rosé en Provence. Sandrine doit demander les prix des cubitainers en rouge et rosé à Dourthe et des bouteilles pour les lots de la belote et du tournoi de boules, Bruno doit se renseigner sur le prix des cubitainers de rouge en Saint Nicolas de Bourgueil, Hélène et Camille doivent valider la liste des personnes qui seront sur le marché, Chacun doit apporter pour la prochaine réunion, une liste de personnes bénévoles prêtes à nous aider pour les fêtes. Prochaine réunion Elle est fixée au vendredi 1 er avril 2016 à 19h. Camille vous enverra une convocation. Compte rendu de la réunion du 26 février 2016 page 6/6