DUCLOT Florian et TELLEY Ludovic

Transcription

1 UE DE CULTURE GENERALE INITIATION A LA CONDUITE DE PROJET DUCLOT Florian et TELLEY Ludovic fduclot@univ-montp2.fr ltelley@univ-montp2.fr

2 PLAN GENERAL DU COURS Introduction - Qu est qu un projet étudiant? I- Comment monter son projet étudiant? De l idée à la réalisation I-1 En association non enregistrée I-2 En association de loi 1901 II- Conception du projet II-1 Définir les porteurs du projet II-2 Brainstorming sur le projet II-3 Planning du projet II-4 Dossier de présentation - Objectifs du projet - Descriptif du projet - Plan de communication - Intérêts pour les partenaires - Recherche de devis - Budget prévisionnel II-5 Démarcher les partenaires II-6 Réalisation du projet - J-X Mise en place de la communication - J-2 Mise en place logistique - Jour J réalisation du projet III- Bilan du projet et suivi dans le temps

3 INTRODUCTION QU EST CE QU UN PROJET ETUDIANT? C est un projet mené par les étudiants pour les étudiants C est un projet qui a vocation d améliorer les conditions d étude et de vie de l étudiant. Dans le cadre de cette UE le projet devra avoir un rapport avec les étudiants du campus de l UNIVERSITE MONTPELLIER II Les bases qui permettent la réalisation d un projet étudiant seront les mêmes que celles qui vous permettront de développer vos capacités de management, essentielles pour votre projet professionnel.

4 LES DIFFERENTES CATEGORIES DE PROJETS ETUDIANTS Pédagogique et professionnel Humanitaire Social Ludique Culturel Animation Ex: Rencontre Étudiants/Entreprises Ex: Organisation d une journée pour le Téléthon Ex: Journée d entraide aux étudiants en difficulté Ex: Gala Sciences Ex: Festival Ex: Radio, Journal

5 COMMENT MONTER SON PROJET ETUDIANT? De l idée à la réalisation. 1- Avoir une idée 2- Faire mûrir l idée 3- Faire aboutir l idée Comment?

6 IDEE Réflexion et conception Réalisation Individuellement Associations Réalisable mais difficile Protocole identique aux associations Déclarée en préfecture Non déclarée en préfecture

7 ASSOCIATIONS Nous n allons qu introduire les associations, un cours complet demanderait beaucoup plus de temps. Définitions : D après la loi 1901, 3 éléments caractérisent une association Une convention: L'association est un contrat entre, au minimum, deux personnes : personnes physiques ou personnes morales (sociétés commerciales, commune, région, département etc.) Une durée: L'association se caractérise par sa permanence. Elle est donc formée pour une certaine durée fixée par les membres. Elle existe même quand ceux-ci ne sont pas collectivement réunis Un But: Les membres mettent en commun leurs compétences dans un même but L'association n'a pas pour objet de partager des bénéfices entre ses membres. Si elle réalise des excédents, ceux-ci doivent être utilisés pour réaliser l'objet désintéressé de l'association.

8 Les associations non déclarées en préfecture Les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association et son décret d'application du 16 août 1901 Loi 1901 La loi 1901 est assez lâche et a été créée pour faciliter et inciter à la création d association.

9 Les associations non déclarées en préfecture L association de fait, ou non déclarée est constituée au minimum de deux personnes, qui se regroupent de manière informelle autour d une idée, d'un projet commun. Aucune formalité n est nécessaire pour la création d une association de fait. La rédaction de statuts n est pas obligatoire. A défaut de déclaration à la Préfecture et de publication au journal Officiel, l'association non déclarée jouit d'une capacité juridique extrêmement réduite puisqu'elle ne dispose pas de la personnalité morale. Elle ne peut donc, par exemple: protéger le nom qu elle porte; mener des actions en justice; contracter en son nom; recevoir un don ou recueillir un legs; recevoir une subvention publique

10 Les associations déclarées en préfecture Ce sont les associations le plus souvent rencontrées, elles sont fondées sur la base de la loi de Il existe un régime particulier pour les associations du bas-rhin et hauts-rhin et de la Moselle qui sont régie pas la loi de Il existe : Fondation Association d'utilité publique Fédération Régies de quartier Association intermédiaire Association de services aux personnes Associations agréées ONG Association "de famille" Associations étrangères

11 CRÉER UNE ASSOCIATION DECLAREE EN PREFECTURE - Il vous faut avoir recours à une Assemblée Générale Constitutive (AGC) - Celle-ci doit aboutir à la mise en place de statuts et d un Bureau -Le procès verbal de la réunion devra être tenu par un secrétaire de séance. Les décisions devront être retranscrites dans un cahier de registre.

12 CRÉER UNE ASSOCIATION DECLAREE EN PREFECTURE Pour acquérir la personnalité juridique, une association doit procéder à sa déclaration à la préfecture et à une insertion au Journal Officiel d'un extrait de cette déclaration, sur production de ce récépissé (art. L 5). Lieu de la déclaration La déclaration doit être effectuée : à la préfecture, lorsque l'association a son siège dans l'arrondissement du chef-lieu du département; à la préfecture de police, lorsque l'association a son siège à Paris; à la préfecture du département où est situé son principal établissement (article L 5, alinéa 3 de la loi) lorsque l'association a son siège à l'étranger, à la sous-préfecture de l'arrondissement du siège social, dans tous les autres cas. Contenu de la déclaration La déclaration doit mentionner: le titre exact de l'association; l'objet de l'association; l'adresse de son siège et de ses établissements secondaires; les nom, prénom, profession, domicile et nationalité des dirigeants. Le coût de cette publication est de 39,06

13 STATUTS - L association doit présenter, lors de sa déclaration, des statuts qui auront été constitués lors de l AGC. - Ces statuts sont la base juridique de l association. - Ils expliquent le fonctionnement et le déroulement de l association - Nom (et sigle éventuel) - Adresse - Objet - Fonctionnement - Mode d élection du bureau - Ressources - Les statuts sont la référence pour toutes intentassions en justice. - Ils doivent être fournis à toute personne qui en fait la demande.

14 STATUTS - Il existe des statuts type qui sont fournis en préfecture. - De nombreux sites Internet expliquent comment rédiger des statuts - Les statuts doivent être simples et a la fois précis pour ne pas bloquer le fonctionnement de l association. - La loi 1901 donne une grande liberté quand à la rédaction des statuts, mais il faut faire attention à ne pas sortir du cadre légal imposé par le droit français. REGLEMENT INTERIEUR Il peut exister un éventuel règlement intérieur en annexe aux statuts ne nécessitant aucune déclaration en préfecture. Ceci permet ainsi une modification plus facile du fonctionnement courant de l association.

15 Fonctionnement d une association Bureau Fonctionnement/ Pouvoir Mode de scrutin définis par statuts Fonctionnement/Pouvoirs Quorum Mode de scrutin définis par statuts Conseil d administration (CA) Assemblée générale Fonctionnement/ Pouvoirs Quorum Mode de scrutin définis par statuts Membres de l association (adhérents + membres particuliers)

16 Autres groupements L'association se distingue d'autres groupements. Syndicats Un syndicat a pour objet exclusif la défense d'intérêts professionnels et il ne peut être fondé que par des personnes exerçant la même profession, des métiers similaires ou des métiers connexes. Les formalités d'acquisition de la personnalité juridique sont plus simples : dépôt des statuts et de la liste nominative des dirigeants à la mairie. Les ressources ne sont pas limitées. Un syndicat peut notamment recevoir des libéralités ou acquérir des immeubles sans autorisation ni restriction. Sociétés Une société est constituée dans le but de partager des bénéfices ou de profiter de l'économie pouvant résulter de l'entreprise commune. En cas de dissolution, les membres d'une société peuvent se partager le boni de liquidation.

17 Ceci correspond aux bases d une association, il existe de nombreux sites Internet expliquant beaucoup plus en détail comment fonctionne une association : (Un très très bon site à consulter)

18 II- CONCEPTION DU PROJET II-1 1 Définir D les porteurs du projet - Les porteurs du projet : ce sont les protagonistes du projet. Ce sont ceux qui ont vu naître l idée et qui l ont porté. - Dans notre cas c est vous! 5 dans chaque groupe, vous allez avoir une idée et vous allez la porter et la présenter à un jury. (et pourquoi pas la réaliser!) - Les porteurs de projet pourront faire appel à des «ressources humaines» qui ne seront pas intéressées par la conception du projet mais qui par contre aideront à sa réalisation. -Dans un groupe il faut savoir : - Écouter l autre - Respecter l autre - Déléguer : partager les tâches (très important) - Il faut savoir aussi parfois donner des responsabilités à chacun et hiérarchiser le pouvoir (dans un groupe il y a souvent quelqu un qui sera plus à l aise que d'autres) - Il faut dans tous les cas savoir rester humble. (Vous remarquerez que beaucoup de ces valeurs semblent abandonnées dans notre civilisation )

19 II- CONCEPTION DU PROJET II-2 2 Brainstorming sur le projet : - A réaliser ce jeudi (23 Fev) sur votre projet II-3 3 Réalisation R d un d planning du projet - A réaliser ce jeudi (23 Fev) si vous avez déjà abouti et trouver l idée du projet. Il existe plusieurs méthodes pour élaborer un projet (PERT, GANTT) nous avons décidé de vous présenter celle du diagramme de GANTT

20 Diagramme de GANTT Qu est ce qu un «Diagramme de GANTT»? Présentation de GANTTProject Exemple d utilisation Les alternatives Conclusion

21 Qu est ce qu un «Diagramme de GANTT»? GANTT Henry Laurence ( ) Le diagramme de GANTT est un planning : Liste des tâches et des ressources en colonnes Échelle de temps en abscisses Rend plus simple le suivi du fonctionnement du projet Avantage : offrir une vision directe de la durée et des dates réelles de réalisation des tâches

22 La mise en œuvre de technique de planification nécessite que : - les tâches soient identifiées préalablement - les tâches soient quantifiées en terme de délais, de charges ou de ressources - La logique de l ensemble des tâches ait été analysée

23 Méthodologie Déterminer et structurer la liste des tâches : WBS (Work Breakdown structure) Estimer les durées et les ressources Réaliser le réseau logique Élaborer le diagramme de GANTT

24 Autres méthodes de planification P.E.R.T : Program Evaluation Research Task C.P.M : Critical Path Méthod M.P.M : Méthode des Potentiels METRA Calcul des marges et du chemin critique

25 Présentation de GANTTProject Développé par THOMAS Alexandre avec 13 développeurs Regroupe les fonctionnalités minimales

26 Présentation de GANTTProject Gestion des tâches Déplacement des tâches dans le planning Gestion d affichage du calendrier Liste des tâches et des ressources Calendrier

27 Exemple d utilisation (construction simplifiée d une voiture) Définition des tâches Détermination des contraintes Recensement des ressources disponibles Élaboration du diagramme de GANTT

28 Définition des tâches et des contraintes ID A Tâches Construction du moteur Durées (jours) Contraintes 4 - B Construction du châssis 10 - C Montage moteur-châssis 2 suit A et B D Finition 3 suit C

29 Définition du diagramme de GANTT

30 Données générales

31 Définition des prédécesseurs

32 Type de relations entre les tâches Fin à Début Tâche 1 Tâche 2 Fin à début (FD): La tâche 2 ne peut débuter avant la fin d'une autre tâche 1 Fin à Fin Tâche 1 Tâche 2 Fin à fin (FF): La tâche 2 ne peut finir avant la fin d'une autre tâche 1 Début à Fin Tâche 1 Tâche 2 Début à fin (DF): La tâche 2 ne peut finir avant le début d'une autre tâche 1. Début à Début Tâche 1 Tâche 2 Début à début (DD): La tâche 2 ne peut débuter avant le début d'une autre tâche 1

33 Gestion des ressources Possibilité d importer des ressources à partir d autres projets Fonction spécifique au développement de logiciel

34 Affectation des ressources

35 Sur-utilisation des ressources Équipe 2 affectée à la construction du châssis Équipe 1 affectée à la construction du châssis

36 Correction de la sur-utilisation 2 méthodes Nivellement ou «Lissage à marges bloquées» Lissage ou «Lissage à délais bloqués»

37 Le Nivellement Objectif : supprimer tous les dépassements de disponibilité des ressources. «lissage à moyens bloqués» Il faut donc placer les activités de manière à ce qu'elles ne produisent pas un besoin supérieur à la disponibilité de chacune des ressources considérées. Cette augmentation de la durée du projet doit être minimale.

38 Le Lissage Objectif : répartir la charge de travail de chaque ressource dans le temps sans jamais rallonger la durée du projet. «lissage à délais bloqués» Les activités vont être déplacées dans leurs marges totales, c'est à dire en respectant leurs dates de début au plus tôt et de fin au plus tard dans l'objectif de réduire ces écarts par rapport à la disponibilité définie.

39 Autres fonctionnalités Exportation des diagrammes dans différents formats : html Png PDF Sauvegarde des ressources en XML Outils multilingues et multi-aspects

40 Les alternatives D autres programmes gratuits MrProject (mrproject.codefactory.se) JXProject ( Et les payants MS Project (Microsoft) TurboProject (IMSI) Project Planner (Computer Associates)

41 Conclusion Visualisation rapide de l avancement Facilitation des actions à mener Gestion des conflits des ressources Outil de communication entre les membres du projet Limité dans la gestion précise du projet