MISE EN OEUVRE DU COURRIER POSTRÉPONSE

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1 SPÉCIFICATION GENERALE MISE EN OEUVRE DU COURRIER POSTRÉPONSE SP 7286 Version 1.4 X Diffusion libre Diffusion restreinte Diffusion contrôlée

2 SUIVI DES EDITIONS Version Paragraphes Modifiés Rédigé par Vérifié par 1.3 Intégration mention poids 3kgs pour Expression Réponse. Avénement Postréponse Suivi Patrick CAVALEC Décembre 2008 Février Continuum de gamme A.GAZEAU Fabrice LEPINE Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 2 sur 18

3 SOMMAIRE 1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE OBJET DU DOCUMENT PRINCIPE DE MISE EN ŒUVRE CONDITIONNEMENT DU PLI FORMAT DU PLI POUR LIBRE REPONSE FORMAT DU PLI POUR OPTIMA REPONSE FORMAT DU PLI POUR EXPRESSION REPONSE SIGNALÉTIQUE DU PLI LES ZONES D INFORMATION SUR UN COURRIER LES INFORMATIONS SUR UN COURRIER POSTREPONSE LES MENTIONS D AFFRANCHISSEMENT LA MARQUE D AFFRANCHISSEMENT LA MENTION PRODUIT LA TRANCHE DE POIDS LA DUREE D'AUTORISATION DONNEES DIMENSIONNELLES DES MENTIONS D'AFFRANCHISSEMENT L ADRESSE DE RETOUR MENTIONS POUR LE SUIVI DE DISTRIBUTION DONNEES DE L'IDENTIFIANT TRACE (IDT) CODIFICATION DE L'IDENTIFIANT TRACE (IDT) LOGO "COURRIER SUIVI" EDITION DES MENTIONS DE SUIVI SUR LE PLI RETOUR D INFORMATIONS POUR LE CLIENT SUIVI DE DISTRIBUTION ASSISTANCE ET VALIDATION OPTIMA REPONSE OPTION SUIVI Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 3 sur 18

4 1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE 1.1 Objet du document La présente spécification a pour objet de définir les caractéristiques techniques que doivent respecter les plis retours dans le cadre de la gamme de produits Postréponse. Elle décrit également le processus de validation qui sera déroulé par La Poste. La gamme de produits Postréponse permet aux clients émetteurs de courrier d'offrir à leurs destinataires la possibilité de rendre réponse gratuitement à l'envoi. Le retour est prépayé par le client émetteur. Cette gamme permet le retour de documents ou le retour de marchandises. La gamme Postréponse est composée de 4 produits : Prêt-à-Poster : Le produit Prêt-à-Poster (PAP) est basé sur un support pré-imprimé, pré-timbré, personnalisable (logos, publicités, visuels, ) fourni par La Poste. Il est destiné aux clients qui souhaitent se différencier par ce produit et qui veulent créer une relation privilégiée avec le destinataire. Le PAP fait l objet d une spécification particulière (SP 7522). Expression Réponse : En offrant une certaine liberté de présentation (format et poids des supports) le produit Expression Réponse permet aux clients de développer leur créativité de communication envers les destinataires. Organisé en plusieurs tranches de poids tarifaires allant du 20g à 3 kg avec une certaine liberté du format choisi. Libre Réponse : La simplicité de mise en œuvre du produit Libre Réponse permet un retour par courrier à une communication qui s'appuie sur n'importe quel média. Ainsi seul un numéro spécifique est à indiquer dans l'adresse et il n'est pas nécessaire d'utiliser un support pré-imprimé. Optima Réponse : Le produit Optima Réponse offre l'avantage de combiner un moindre coût du service Postréponse pour le client, avec une optimisation du traitement des courriers par La Poste. Ces courriers restent des supports de communication souples malgré la nécessité de respecter des règles d'automatisation. Une option de suivi est possible pour les produits Optima Réponse et Expression Réponse qui permet de connaître la date d'arrivée du courrier Postréponse dans l'établissement destinataire, via une connexion au réseau internet de La Poste. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 4 sur 18

5 1.2 Principe de mise en œuvre La mise en œuvre du courrier Postréponse implique : Le conditionnement du pli L'édition de la signalétique de pli : - Mentions d affranchissement - Adresse retour - Pour l option Suivi : identifiant sous forme de code à barres Pour l option Suivi : Le retour d informations pour le client Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 5 sur 18

6 2 CONDITIONNEMENT DU PLI 2.1 Format du pli pour Libre Réponse Les caractéristiques dimensionnelles pour un courrier Libre Réponse doivent être comprises dans les valeurs suivantes : Poids maximum : 250 g Epaisseur du pli maximum : 3 cm 2.2 Format du pli pour Optima Réponse Les caractéristiques physiques devront être en conformité avec les exigences de mécanisabilité définies dans la première partie du document «Guide pratique courrier». Pour les cartes le grammage minimum du papier est de 250g/m Format du pli pour Expression Réponse Les caractéristiques dimensionnelles pour un courrier Expression Réponse doivent être comprises dans les valeurs suivantes : Poids maximum : 3 kg Epaisseur maximum : 30 mm Les dimensions o Minimum : 90 x 140 o Maximum : 370 x 600 mm pour un pli rectangulaire 370 x 370 mm pour un pli carré Conditionnement des marchandises : Enveloppe cartonnée ou à bulles, Boîte cartonnée Enveloppe matelassée de type Tyvek ou en papier Kraft. Un papier d'un grammage minimum de 100 g/m² peut être accepté. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 6 sur 18

7 3 SIGNALÉTIQUE DU PLI 3.1 Les zones d information sur un courrier Les mentions de tout courrier traité par La Poste doivent respecter les préconisations générales d'organisation de l'information sur les courriers. Ces mentions sont organisées en zones : - la zone d affranchissement et d oblitération, - la zone d adressage du destinataire, - la zone d indexation, - les zones de détection de l adresse. Voici les zones dans un courrier type : Zone flamme Zone d'affranchissement 74 mm Adresse de l'expéditeur ou adresse retour de pli Mention Produit Mentions d'affranchissement 40 mm Zone laissée à disposition de l'expéditeur 160 mm 20 mm 2 mm 15 mm 5 mm Mention adresse du destinataire 2 mm 120 mm 2 mm Zone réservée à La Poste 20 mm 140 mm Bord fenêtre physique Zone adresse Espace Ligne 0 Le bon positionnement de la zone adresse est nécessaire pour rechercher rapidement l'adresse en lecture optique. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 7 sur 18

8 3.2 Les informations sur un courrier Postréponse Les mentions de la signalétique se placent sur l'enveloppe en respectant les règles de positionnement de l'information décrites dans le précédent paragraphe. Zone flamme Zone d'affranchissement 74 mm maxi Seconde adresse de retour en cas d'enveloppe à fenêtre Ou Adresse du client Mentions d'affranchissement 40 mm maxi Zone laissée à disposition de l'expéditeur OU Mentions de suivi Mentions de suivi Mention adresse de retour avec n autorisation Zone réservée à La Poste 140 mm mini 20 mm mini 20 mm 15 mm Zone adresse Zone Indentification Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 8 sur 18

9 3.3 Les mentions d affranchissement Ce paragraphe ne concerne pas l offre Libre Réponse La marque d affranchissement Le T classique pour Optima Réponse et Expression Réponse La marque d'affranchissement T permet l'identification du courrier Postréponse par rapport aux autres courriers, de façon à apporter le traitement spécifique lié aux enveloppes retour, en particulier en termes d'affranchissement. Cette marque est caractérisée par des dimensions précises de façon à pouvoir différencier et séparer automatiquement les courriers Postréponse des autres courriers dans les machines de préparation au tri du courrier. Le T de couleur réservé à Expression Réponse Sur un fond blanc, on peut utiliser toutes les couleurs foncées sans trop de difficultés. En effet, pour toutes les couleurs foncées, le calcul du contraste (RCI) sur un fond blanc sera supérieur à 40 %. Par exemple, voici quelques T de couleur pour lesquels le contraste est bon. Les nombres associés correspondent au code Pantone. T 2602 fond blanc T 2425 fond blanc T 662 fond blanc T fond blanc T 7496 fond blanc Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 9 sur 18

10 3.3.2 La mention produit Produit Postréponse Délai d acheminement Mention produit Optima Réponse Expression Réponse J+1 LETTRE PRIORITAIRE PAP Réponse Optima Réponse J+4 ECOPLI Expression Réponse La tranche de poids La tranche de poids mécanisable spécifique à Optima Réponse M xx g Cette mention est composée de la lettre M pour Mécanisable, suivi de la tranche de poids tarifaire choisie par le client. Cette tranche de poids tarifaire peut prendre deux valeurs : 20 g 35 g La tranche de poids pour les autres produits xx g Cette mention est composée de la tranche de poids tarifaire choisie par le client. (Le M du produit Optima disparaît ici). xx correspond à la borne maximum de la tranche de poids. Organisation des tranches de poids tarifaires: Jusqu à 20g, de 21 à 50g de 51 à 100g, de 101 à 250g, de 251 à 500g de 501g à 1000g de 1001g à 3000g Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 10 sur 18

11 3.3.4 La durée d'autorisation Cette mention définit la durée de validité de l'autorisation d'émettre des courriers Postréponse dans le cadre du contrat signé par le client. Cette mention peut être composée des manières suivantes, selon le type de contrat sélectionné par le client : Validité Permanente Validité Permanente Valable jusqu'au jj/mm/aa Valable jusqu'au jj/mm/aa Valable du jj/mm/aa au jj/mm/aa Données dimensionnelles des mentions d'affranchissement LETTRE PRIORITAIRE 5 max 5 M 35 g Valable jusqu au JJ/MM/AA ,5 25 ECOPLI g Valable jusqu au JJ/MM/AA 74mm (dépassement possible de la zone) axe de symétrie du T parallèle au petit bord à + 3 Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 11 sur 18

12 Critères d appréciations Unités et Normes Niveau exigé par La Poste Tolérances du T mm ± 1 Tolérances du positionnement du T et du type d'affranchissement mm ± 1 Tolérance : La cote 74 mm de la zone affranchissement peut être dépassée lors de l'impression de la mention produit pour permettre de respecter la zone de silence de 38 mm autour de la marque d'affranchissement T. Police de caractère : Mention Police de caractère Taille Style et couleur Mention produit LUCIDA CONSOLE ou Gras, majuscule, OCRB noir (LETTRE PRIORITAIRE ou ECOPLI) Tranche de poids et Durée d autorisation LUCIDA CONSOLE ou OCRB Hauteur des caractères égale à la hauteur de la barre horizontale du T (5 mm) Police 18 ou 20 Police 10 Noir 3.4 L adresse de retour Pour l offre Postréponse l adresse a la particularité par rapport à une adresse traditionnelle d'être composée en plus : o Du n d'autorisation pour l'utilisation de l offre Postréponse. LIGNE 1 LIGNE 2 (FACULTATIVE) LIGNE 3 LIGNE 4 <RAISON SOCIALE OU DENOMINATION COMMERCIALE> <IDENTITE DU DESTINATAIRE, DIRECTION, SERVICE> AUTORISATION <N D AUTORISATION> OU LIBRE REPONSE <N D AUTORISATION> (Réservé au produ it Libre Réponse) <CODE CEDEX> <LIBELLE CEDEX> OU <CODE POSTAL> <LOCALITE DE DESTINATION> Exemple : SOCIETE DUPOND AUTORISATION LILLE CEDEX 9 Les règles d'édition de l'adresse sont décrites dans la spécification SP7886 jointe à ce document. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 12 sur 18

13 Précisions dans le cas des enveloppes à fenêtre : Une seconde mention de l'adresse de retour doit être présente sur le recto de l'enveloppe. A défaut l'adresse est identique à l'adresse de retour mais elle peut correspondre à l'adresse géographique du client. 3.5 Mentions pour le suivi de distribution L Optima Réponse et l'expression Réponse peuvent bénéficier du suivi de distribution qui permet de connaître la date d arrivée à l établissement retour des plis Postréponse. Pour ce faire des mentions de suivi doivent être apposées sur le pli. Les mentions de suivi sont : l'identifiant de courrier tracé (IDT) en clair et codé au sein d'un CAB. le logo Courrier Suivi. Exemple : LP : 2S Données de l'identifiant tracé (IDT) Les données de l'identifiant tracé sont décrites dans la spécification technique «Édition du code à barres de suivi» : Cf. SP 7662 "Édition du code à barres de suivi" chapitre 2 Nota : La structure de l'identifiant tracé (IDT), décrite dans la spécification "Édition du code à barres de suivi", est composée d'un code produit "Tracé". Pour l Optima Réponse, la valeur de ce code est 2S. Pour l Expression Réponse, la valeur de ce code est 2T Codification de l'identifiant tracé (IDT) Le code à barres IDT est de typologie 128. Il doit respecter des caractéristiques dimensionnelles particulières afin qu'il puisse être correctement saisi dans le Réseau Postal. La codification de l'identifiant tracé est décrit dans la spécification technique «Édition du code à barres de suivi» : cf. SP 7662 " Édition du code à barres de suivi " chapitre 4 Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 13 sur 18

14 3.5.3 Logo "courrier suivi" Le logo permet d'indiquer que le pli bénéficie du service de suivi. Caractéristique du logo Le logo doit respecter des caractéristiques dimensionnelles particulières afin qu'il puisse être correctement identifié dans le Réseau Postal. Attribut Limite dimensionnelle ( L en mm) Limite dimensionnelle ( H en mm) Marges entre le code à barres et le logo (mm) Résolution d'impression (dpi) Couleur Valeur / Contrainte 12 mm 12 mm entre 5 et 8 mm entre 200 et 300 dpi Noire Positionnement du logo Le logo doit être positionné à 5 mm minimum du code à barres. Il doit être de préférence positionné à droite du code à barres. Il peut être positionné sur l'enveloppe tant qu'il respecte la distance requise avec le code à barres. Positionnement nominal : LP : 2S Il est également toléré un positionnement différent du cas nominal. Ces différents cas sont décrits ci-dessous. Positionnements tolérés : Logo au-dessus du code à barres : Logo sous le code à barres : LP : 2S LP : 2T Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 14 sur 18

15 3.5.4 Edition des mentions de suivi sur le pli La mention "Identifiant tracé" est composée de : - L'identifiant tracé codé au sein d'un code à barres Le numéro en clair au-dessus du CAB précédé de "LP : " - Le logo suivi 5 mm mini 12 mm 2 mm 3 mm 2 mm 7 mm 2 mm 12 mm 16 mm 125 mm maxi Voici des visuels qui présentent le positionnement possible des mentions de suivi au-dessus de l'adresse : 1. sur l'enveloppe à gauche de l'adresse destinataire 2. sur une étiquette collée sur l'enveloppe à gauche de l'adresse destinataire. Si l étiquette est porte-adresse, les mentions de suivi peuvent être placées au-dessus de l adresse destinataire comme dans le cas d'une fenêtre. 3. sur le document sous fenêtre de l'enveloppe, au-dessus de l'adresse destinataire, comme le montre l'exemple ci-dessous. SOCIETE DUPOND AUTORISATION LILLE CEDEX 9 LETTRE PRIORITAIRE M xx g Validité Permanente LP : 2S SOCIETE DUPOND AUTORISATION LILLE CEDEX 9 Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 15 sur 18

16 LETTRE PRIORITAIRE M xx g Validité Permanente LP : 2S SOCIETE DUPOND AUTORISATION LILLE CEDEX 9 Etiquette à usage unique 4 RETOUR D INFORMATIONS POUR LE CLIENT Suivi de distribution L option de suivi permet la réception automatique du retour d'informations de Suivi de distribution. Ce suivi est accessible sur le site csuivi.fr. Il est possible de faire une interrogation par pli ou par groupe de plis. Pour un groupe de plis il est nécessaire de réaliser un abonnement au site csuivi.fr. Les modalités d'utilisation de ce fichier envoyé par csuivi.fr sont décrites dans le document SP Il est aussi possible d'utiliser l'outil Module de Suivi téléchargeable à partir du site laposte.fr. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 16 sur 18

17 5 ASSISTANCE ET VALIDATION Pour toute question sur la compréhension ou la mise en œuvre des préconisations de cette spécification, vous pouvez contacter le support technique de la Direction Technique Branche Services Courrier Colis à l adresse suivante : [email protected] Selon l'option du produit Postréponse choisi par le client, le projet de réalisation de plis retour sera apprécié: - par le correspondant Postréponse local pour l'optima Réponse dans le cas de plis standard* - par l'expert technique de la Direction Technique (DT), pour l Optima Réponse dans le cas de plis non standard*, et le Postréponse Suivi. Les produits Expression Réponse et Libre Réponse ne nécessitent pas de validation préalable. *Plis Standard = formats proposés par l'outil en ligne de La Poste ( 5.1 Optima Réponse - Validation de la maquette La validation d une maquette au format.pdf sera systématiquement réalisée par La Poste pour vérifier la conformité des impressions aux présentes spécifications techniques. (Correspondant local et au besoin, l'expert technique de la DT). - Validation en cas de réalisation d un pli Optima non standard. Le client devra soumettre sa proposition au commercial lorsqu il souhaite : o une enveloppe spécifique (dont la couleur, la confection, la composition papier, le format ne sont pas standard, c'est à dire faisant l'objet d'une fabrication spécifique ou hors outil de maquette d'aide en ligne), o utiliser une carte, un pli "Tout en Un". Un visuel des plis au format.pdf sera demandé pour une validation par la Direction Technique, qui pourra également demander des échantillons de plis si nécessaire. La validation sera donnée via un retour par mail aux correspondants locaux. 5.2 Option suivi Dans le cadre de l option de suivi, la Direction Technique réalise systématiquement une validation de l identifiant de suivi, et de la présentation globale visuelle du pli. La validation se déroule en 2 étapes : 1. Validation du visuel des maquettes : Cette étape consiste à valider une maquette au format.pdf envoyé par courriel à [email protected] 2. Validation des échantillons : Cette étape consiste à valider la qualité d impression avec des échantillons réels de 10 plis portant un code à barres choisi dans la série réservée aux tests préalables. Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 17 sur 18

18 - Plage de test (Expression): 2T à 2T Plage de test (Optima): 2S à 2S Un rapport de la DT sera alors émis vers le client, attestant de la conformité des plis et du code à barres de suivi. A l'issue du processus concluant, l'attribution d'une plage de codes-barres est assurée par la DT, après que le client ait été invité à remplir un formulaire Web CSuivi. Les éléments physiques à valider devront être adressés à l adresse suivante : LA POSTE Direction Technique ProjeC / INOER / DESS 10 RUE DE L ILE MABON BP NANTES CEDEX 2 Direction Technique SP 7286 V1.4 : Mise en œuvre du courrier Postréponse Page 18 sur 18