Cahier Technique La Feuille de Soins Electronique en mode Visite

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1 Cahier Technique La Feuille de Soins Electronique en mode Visite Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 1 / 12

2 Sommaire Introduction... 3 Le Dossier Patient... 3 Les Séances... 6 La Facture... 6 Réalisation de la FSE... 7 Elaboration de la Feuille de soins Electronique... 8 Fonctions Ambulatoires... 9 Chargement des FSE... 9 Utilisation du lecteur en ambulatoire (à domicile) Déchargement des données Informations complémentaires Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 2 / 12

3 Dans ce cahier technique nous allons aborder la réalisation d une Feuille de Soins Electronique en mode Visite et les fonctions ambulatoires. Pour illustrer ce document, nous prendrons l exemple d un dossier sans part complémentaire. Les notions relatives à la part complémentaire seront abordées dans un autre cahier technique. Introduction Une Feuille de Soins Electronique (FSE) en mode visite est relative au cas d utilisation suivant : Au cabinet, votre carte CPS insérée dans le lecteur, vous créez et chargez une FSE sur votre lecteur TLA. Au domicile du patient vous sécurisez la FSE en lisant la carte Vitale de l assuré. De retour au cabinet vous déchargez les données. L utilisation d un lecteur TLA (Terminal Lecteur Applicatif) est obligatoire, ce type de lecteur est aussi appelé lecteur ambulatoire. Les fonctions ambulatoires vous permettent aussi : D enregistrer les informations des cartes vitales sur le lecteur ambulatoire pour pouvoir ensuite les décharger sur votre logiciel et mettre à jour les dossiers patients et/ou en créer de nouveaux. De créer, si votre lecteur de carte le permet, des FSE directement sur votre lecteur de carte, puis de les décharger sur votre logiciel dans le but de les télétransmettre uniquement. Les FSE créées dans ce cas de figure sont communément appelées Actes Isolés. Pour les actes isolés, le fait de décharger les informations sur votre logiciel n implique pas la création de la prescription et des séances. Les informations sont directement passées en télétransmission. Le Dossier Patient Dans les logiciels Apisanté, plusieurs possibilités sont présentes pour créer les dossiers patients : Création manuelle Création par lecture de carte vitale Création par déchargement de données patients issues d un TLA (lecteur ambulatoire) Nous prendrons l exemple d un dossier créé par déchargement de données patients issues d un TLA (lecteur ambulatoire). Lors d un déplacement au domicile d un patient, vous enregistrez les données de sa carte vitale sur votre lecteur de carte. De retour au cabinet, vous rebranchez votre lecteur à votre ordinateur. Dans votre logiciel, menu Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [TLA] en prenant soin de vérifier au préalable que votre carte CPS est bien insérée dans le lecteur. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 3 / 12

4 Cliquez ensuite sur l onglet Déchargement FSE et Bénéficiaires. Sur cet onglet sont affichées les informations qui sont en attente sur votre TLA. Dans notre exemple, les données d une carte vitale. Pour décharger les informations, cliquez sur le bouton [Déchargement]. Une fois l opération terminée, un mes de confirmation s affiche : Enfin, cliquez sur le bouton [Quitter]. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 4 / 12

5 Deux cas se présentent : Le dossier pour ce patient n existe pas et le logiciel vous propose de le créer. Le dossier pour ce patient existe déjà et le logiciel vous propose de le mettre à jour avec les données que vous venez de décharger. Ouvrez ensuite le dossier patient en cliquant sur le bouton [Dossier]. Dans le dossier, certaines informations sont obligatoires pour pouvoir ensuite créer une facture et une FSE. Les informations obligatoires de la rubrique Administratif sont : Nom, Prénom et Civilité La date de naissance Le numéro de sécurité social La qualité du patient (Assuré ou autres cas) Les informations obligatoires de l onglet Nature Assurance sont : La nature d assurance Pour un Accident de Travail ou Accident, la Date d Accident Pour une Maternité, la Date Maternité. Les informations obligatoires de l onglet Caisse sont : Justificatif des droits Informations sur le Centre Payeur (AMO) Les informations obligatoires de l onglet Complémentaire sont : La période Présentation d une attestation Type de Gestion appliqué au dossier : Gestion Unique ou Gestion Séparée Les informations de la rubrique Historique ne sont pas obligatoires pour établir une facturation. La rubrique Prescription est la plus importante. Voici un exemple de saisi de cette rubrique : Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 5 / 12

6 La saisie du Dossier Patient est terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton [Valider]. Les Séances Une fois le Dossier Patient paramétré, vous pouvez établir les séances/visites. Pour cela, plusieurs possibilités depuis les Dossiers en Cours : Le bouton [Pointer] qui permet de créer une séance/visite à la date du logiciel. (Vous pouvez aussi utiliser la barre espace de votre clavier). Le bouton [Séances] (ou Planning/Visite sur Infirmière) qui permet une gestion plus poussée des séances/visites. La fonction de [Planification], disponible depuis le Dossier Patient, sur la fenêtre d établissement de la prescription. Nous allons prendre pour exemple une séance à la date du jour. La Facture L établissement de la facture est identique pour tous les modes de FSE. Une fois les séances/visites pointées, vous pouvez vous rendre sur les Dossiers en Cours, bouton Facturer / Enc. Dans le cas d une FSE visite créée de manière prévisionnelle, il sera obligatoire de changer la date du logiciel afin de la positionner à la date de la dernière séance/visite à facturer. Cliquez sur le bouton [Facturer] pour créer votre facture. Note : Cliquer sur la liste déroulante à droite du bouton [Facturer] vous donne accès à différentes sélections des séances/visites. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 6 / 12

7 Valider cette fenêtre crée la facture. Réalisation de la FSE La facture déjà réalisée (menu Facturer/Encaisser le Patient), le logiciel vous demande quel mode de traitement vous voulez appliquer : Dans le cas d une FSE visite, la carte vitale du patient doit obligatoirement avoir été lue au moins une fois avant de facturer, soit au cabinet, soit par déchargement du TLA. Cliquez sur le bouton :. S ouvre ensuite une nouvelle fenêtre : Sélectionnez dans cette liste l exonération relative à la situation du patient. Pour plus d informations, nous vous invitons à prendre connaissance du cahier technique La Feuille de Soin en mode Dégradéqui détaille ce point de fonctionnement commun aux deux modes. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 7 / 12

8 Elaboration de la Feuille de soins Electronique Une fois votre choix validé, cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de préparation de la Feuille de Soin Electronique s affiche : Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons par exemple paramétrer un Tiers Payant sur la part obligatoire ou TP (AMO), et choisir un mode de règlement du patient par chèque. Si le médecin prescripteur n apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les paramètres du médecin (menu Annexes \Liste des Médecins) que le nom, le numéro Adeli et la spécialité sont bien renseignées. Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n est pas présente sur la FSE (par exemple ), cliquez sur ce bouton. Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et cliquez sur le bouton [Ok]. Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient comme vu précédemment, l information est automatiquement récupérée sur la FSE. Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d Accident de droit commun. La vérification est terminée, vous pouvez valider. La fenêtre suivante apparait, elle permet de vérifier les montants. Si ceux-ci sont corrects validez. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 8 / 12

9 La FSE est terminée, vous pouvez cliquer sur [Continuer]. Attention, à l étape de chiffrement de la FSE, c'est-à-dire lorsque le lecteur de carte sécurise la FSE, le code porteur de votre carte CPS peut vous être demandé directement sur votre lecteur de carte. Enfin, un mes de confirmation vous informe que la FSE est créée : La réalisation de la FSEvisite s est correctement déroulée. La FSE Visite est prête à être chargée sur votre lecteur ambulatoire. Fonctions Ambulatoires Comme indiqué précédemment, l utilisation d un lecteur TLA implique le fonctionnement suivant : - Enregistrer les informations des cartes vitales sur le lecteur ambulatoire pour pouvoir ensuite les décharger sur votre logiciel et mettre à jour ou créer les dossiers patients. - Créer une FSE visite sur votre logiciel qui pourra ensuite être chargée sur votre lecteur, et sécurisée à domicile. - Créer, si votre lecteur de carte le permet, des FSE directement sur votre lecteur de carte, puis les décharger sur votre logiciel dans le but de les télétransmettre uniquement. Les FSE créées dans ce cas de figure sont communément appelées Actes Isolés. Pour les actes isolés, le fait de décharger les informations sur votre logiciel n implique pas la création de la prescription et des séances. Les informations sont directement passées en télétransmission. On peut résumer les Fonctions Ambulatoires à trois étapes : Chargement des FSE L étape de chargement concerne uniquement les FSE Visite que vous créez avec votre logiciel. La FSE Visite créée, vous pourrez la charger sur votre lecteur. Pour cela, cliquez depuis les Dossiers en Cours sur le bouton [TLA], puis rendez-vous sur l onglet Chargement. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 9 / 12

10 Cet onglet vous permet de visualiser les FSE Visite en attente de chargement. Pour charger les informations sur votre TLA, cliquez sur [Chargement FSE Pdt dans le TLA]. Pdt signifie Poste de travail Une fois le chargement terminé, un mes vous informe : Utilisation du lecteur en ambulatoire (à domicile) Les FSE chargées sur votre lecteur TLA, vous pouvez débrancher celui-ci et vous rendre au domicile de vos patients. En visite, après avoir inséré la carte vitale du patient dans le lecteur, vous pouvez : - Sécuriser les FSE préalablement créées avec votre logiciel et chargées sur le lecteur. - Enregistrer les données des cartes vitales de vos patients sur votre lecteur. - Créer une FSE directement sur votre lecteur de carte, si votre matériel le permet. Pour plus d information sur les différentes manipulations à effectuer avec votre lecteur de carte, nous vous invitons à en consulter le manuel ou à faire appel au constructeur de celui-ci. Déchargement des données De retour à votre cabinet, rebranchez votre lecteur de carte à votre ordinateur, puis sur votre logiciel, rendez-vous dans les Dossiers en Cours. Cliquez sur le bouton [TLA], puis sur l onglet Déchargement FSE et Bénéficiaires. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 10 / 12

11 Dans l exemple ci-dessus, on constate une information de chaque type : Décharg. Informations Bénéficiaires (1) : Informations issues de carte vitale. Décharg. Facture Pdt (1FSE) : FSE visite créée avec le logiciel et sécurisée chez le patient. Décharg. Facture TLA (1) : FSE en Acte Isolé créée avec le lecteur de carte directement. Pour décharger les informations contenues dans votre lecteur TLA, cliquez sur [Déchargement]. Un mes vous informe que le traitement est terminé : Le déchargement est terminé, cliquez sur le bouton [Quitter]. Pour les informations liées à la carte vitale du patient, deux cas se présentent : Le dossier pour ce patient n existe pas et le logiciel vous propose de le créer Le dossier pour ce patient existe déjà et le logiciel vous propose de le mettre à jour avec les données que vous venez de décharger. Pour les informations liées à une FSE créée avec le logiciel (FSE Visite) : L état de la FSE est mis à jour dans le menu Visualisation des Flux et l icône d état est aussi mis à jour dans le menufacturer/ Enc. La FSE est maintenant en attente de mise en lot. Pour les informations liées à un Acte isolé (Fse créée directement depuis le TLA) : La FSE est directement transférée en attente de mise en lot et ses informations sont uniquement consultables par le menu Visualisation des Flux. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 11 / 12

12 CT_FSE_TLA_0411 Informations complémentaires Rendez-vous dans les Dossiers en Cours, et cliquez sur le bouton [TLA]. L onglet qui se présente à l ouverture vous permet : De visualiser les situations des praticiens qui sont actuellement enregistrées sur le lecteur de carte. De visualiser et de changer le cas échéant l entête des FSE visite par le bouton [Init plage N Facture]. Afin d utiliser correctement votre lecteur de carte, nous vous invitons à vous rendre dans ce menu avant la première utilisation de celui-ci afin que votre logiciel puisse l identifier. Pour vérifier si le lecteur de carte est bien identifié, il vous suffit de vérifier les informations de l onglet Identification. Télévitale cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite Page 12 / 12