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1 Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 1

2 TABLE DES MATIÈRE 1 INTRODUCTION BUT DU GUIDE ORGANISATION TOASTMASTERS HISTORIQUE LE CLUB DE CHICOUTIMI PRÉSIDENTS DU CLUB MISSION DU CLUB CHARTE DU CLUB ENSEIGNEMENT RECONNU ASPECT JURIDIQUE FORME JURIDIQUE DU CLUB CODE CIVIL DU QUÉBEC ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE ASSURANCE DES MEMBRES DU CA DÉCLARATION LIBÉRATION DE RESPONSABILITÉ PROMESSE DU TOASTMASTERS COUTS COTISATION ANNUELLE FRAIS D ADHÉSION REMBOURSEMENT DES DÉPENSES CONDITIONS DE REMBOURSEMENT ADMINISTRATEURS DU CLUB PRÉSIDENT PRÉSIDENT SORTANT VP FORMATION VP SERVICE AUX MEMBRES VP RELATIONS PUBLIQUES TRÉSORIER SECRÉTAIRE HUISSIER RÉUNION DU CA ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CALENDRIER DES ÉVÈNEMENTS MEMBRE TOASTMASTERS ÉTHIQUE TOASTMASTERS EFFICACE L ÉTIQUETTE TOASTMASTERS SALUTATIONS TENUE VESTIMENTAIRE PARRAINAGE DÉFINITION QUALITÉS D UN PARRAIN BÉNÉFICES POUR LE PARRAIN BÉNÉFICES POUR LE CLUB COMMUNICATION ET LEADERSHIP PROGRAMME DE COMMUNICATION PROGRAMME DE BASE LE PROGRAMME AVANCÉ PROGRAMME DE LEADERSHIP PROGRAMME DE BASE RÉUNIONS DÉROULEMENT D UNE RÉUNION Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 2

3 5.1.1 INTRODUCTION LES IMPROVISATIONS LES DISCOURS LES ÉVALUATIONS CONCLUSION MODIFICATION AUX RÉUNIONS INTRONISATION CAPSULE ÉDUCATIVE FONCTIONS MYSTÈRES JEU QUESTIONNAIRE CONCOURS RÔLES DURANT UNE RÉUNION MEMBRE RESPONSABLE D UN INVITÉ HUISSIER CHRONOMÉTREUR GRAMMAIRIEN COMPTEUR DE EE HUMORISTE TOAST MENEUR DES IMPROVISATIONS IMPROVISATEUR ÉVALUATEUR DES IMPROVISATIONS DISCOURS ÉVALUATEUR DE DISCOURS ANIMATEUR PRÉSIDENT ÉVALUATEUR GÉNÉRAL REMETTRE UNE RÉCOMPENSE FORMULAIRE D ADHÉSION INTRONISATION PAGE POUR INVITÉ Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 3

4 1 INTRODUCTION Guide du membre 2013 Ce guide de référence Toastmasters a été rédigé à l'intention des membres du Club de Chicoutimi. Il a été élaboré à l'aide de documents préparés par Toastmasters International (TI) et d'expériences personnelles des membres de différents clubs Toastmasters. 1.1 BUT DU GUIDE Ce guide a pour objet de : 1. Regrouper l'information courante et essentielle sur les règles, les procédures, les fonctions, les activités administratives et éducatives en vigueur au Club Toastmasters de Chicoutimi. 2. Servir d'aide-mémoire aux membres assignés à jouer un rôle ou à remplir d'autres responsabilités. 3. Encourager les membres à parvenir au niveau d'excellence visé par le Club de Chicoutimi. 4. Faciliter l'intégration des nouveaux membres Toastmasters. Ce guide se veut un résumé et un aide-mémoire facile à consulter. Il n'a donc pas la prétention d'être complet ni exhaustif. Il est basé sur les procédures en vigueur au Club. En aucun temps, ce document ne doit prévaloir sur le fait que le Club appartient aux membres et que les normes et règles propres au Club peuvent être modifiées par le vote majoritaire des membres. D'autre part, le lecteur peut se référer à l'imposante documentation émise par TI. Le catalogue de la documentation Toastmasters est conservé au secrétariat du Club. Certaines brochures peuvent être commandées, au besoin. Celles-ci sont principalement publiées en anglais, toutefois quelques-unes d'usage courant sont traduites en français. NOTE : La forme masculine, qui désigne aussi bien les femmes que les hommes, a été privilégiée pour faciliter la lecture et la compréhension. 1.2 ORGANISATION TOASTMASTERS TI a plus de clubs au Canada, aux États-Unis et dans cinquante autres pays. Ces clubs ont pour origine des municipalités, des sociétés, des bases militaires, etc. Il y a aussi d'autres sortes de clubs, notamment ceux pour les handicapés visuels et même des clubs à vocation bilingue. C'est la responsabilité des conseils d'administration élus de définir les stratégies de l'organisation. À Rancho Santa Margarita, en Californie, tout près du lieu de fondation de Toastmasters, le personnel du siège social, dirigé par le directeur général, surveille au jour le jour les activités de l'organisation. Ceux-ci envoient des fournitures et assistent les clubs et les districts. Les membres et autres visiteurs sont toujours les bienvenus au siège social de TI. Les clubs sont regroupés au sein d'unité administrative nommée Districts. Les activités des districts offrent des possibilités d'avancement dans le domaine du leadership et de la communication. Les districts sont divisés en Divisions et les divisions en Secteurs qui regroupent habituellement de quatre à sept clubs locaux. Les gouverneurs de districts sont élus chaque année pour servir le district. Un gouverneur de secteur est élu pour servir le secteur. Le gouverneur de secteur visite les clubs de son secteur, 2 fois par année. Le Club de Chicoutimi fait parti du District 61 (Nord de l état de New York ; le Québec et le sud-est de l Ontario), Division I (Québec et l est), Secteur 94, Club Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 4

5 1.3 HISTORIQUE Guide du membre 2013 Plus de deux millions de personnes ont bénéficié des programmes Toastmasters, depuis la création de l organisation. Le premier club fut fondé en octobre 1924 : un groupe d'hommes rassemblés par le docteur Ralph C. Smedley commença à tenir des réunions dans le sous-sol du local YMCA à Santa Ana en Californie pour acquérir de l'expérience et de la formation dans les domaines de l'art oratoire et de la présidence d'assemblée et ainsi favoriser la sociabilité et l'esprit de camaraderie parmi ses membres. Le groupe prit le nom de Toastmasters. Un an plus tard, toujours en Californie, un deuxième club fut fondé à Anaheim, puis un troisième à Los Angeles. En 1930, il était manifeste que la création d'une fédération s'imposait afin de coordonner les activités des clubs et de faire appliquer partout les mêmes méthodes. Après la fondation d'un club à Victoria en Colombie-Britannique, la fédération prit le nom de Toastmasters International (TI). L'expansion fut lente au début, mais le nombre de clubs continua d'augmenter. L'ancêtre des actuels programmes de communication et de leadership, nommé Formation de base, fut instauré en 1942 et a été, depuis lors, plusieurs fois enrichi et révisé afin qu'il reste adapté à son temps et aux besoins des membres. Le nombre d'adeptes augmenta rapidement après la Deuxième Guerre Mondiale et, en 1954, le nombre de clubs Toastmasters atteignait presque En 1958, on a dû mettre sur pied des clubs autonomes, pour répondre aux demandes de groupes désirant recevoir la formation Toastmasters, mais ne pouvant, pour diverses raisons, adhérer à l'organisation. Ces clubs forment des gens dans les établissements de détention, les hôpitaux et les écoles. En 1966, TI ajoutait, au programme de services à la collectivité, l'atelier Jeunes Leaders destiné aux jeunes fréquentant les écoles secondaires. En 1962, le siège social emménageait dans un nouvel édifice à Santa Ana, en Californie, non loin de l'endroit où le premier club fut formé. En 1973, TI ouvrait ses portes aux femmes, leur permettant ainsi de bénéficier, elles aussi, d'un plan de croissance personnelle axé sur la communication et le leadership. La même année, on fit un vaste sondage dans le but d'aider davantage les membres à développer leurs aptitudes en communication. L'année suivante, c'était le cinquantième anniversaire de l'organisation et le début d'un autre demi-siècle qui se voulait encore plus prometteur. Depuis lors, le programme de formation en communication et en leadership a été considérablement enrichi : y a été ajouté l'ensemble des manuels du programme de communication et de leadership de niveau avancé, les collections Le Succès par la Communication et Le Succès par le Leadership, de même que les cassettes d'auto apprentissage. La fondation de clubs, surtout dans les entreprises, a atteint de nouveaux sommets, au début des années 1990, alors que leur nombre atteignait En 1990, le siège social déménageait à nouveau ses bureaux, cette fois, à Rancho Santa Margarita, en Californie. TI est donc un leader mondial incontesté dans le domaine de la formation en art oratoire. À l'aube d'un nouveau siècle, un nombre toujours croissant de personnes bénéficiera des programmes Toastmasters. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 5

6 2 LE CLUB DE CHICOUTIMI Le Club Toastmasters de Chicoutimi fut formé en 1986 par madame Diane Bolduc. 2.1 PRÉSIDENTS DU CLUB Présidents du Club Diane Bolduc Ginette Deschenes Jean-Roger Brodeur Brigitte Poirier Sylvia Antinozzi Rénaté Spieglehalter Gary Tweddell Yvon Ménard Sylvie Patoine Martin Lamontagne Céline Bouchard Claire Bouchard Line Grenon Luc Tremblay Louise Desjardins Jacques Chateauneuf Luc Tremblay Raymonde Vachon Ronald Gaucher Pierre Simard 2.2 MISSION DU CLUB La mission du club est de fournir à ses membres un milieu d apprentissage qui soit positif et aidant dans lequel les membres peuvent en toute confiance développer leurs connaissances en communication et en leadership, ce qui a pour effet d accroître la confiance en soi et la croissance personnelle. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 6

7 2.3 CHARTE DU CLUB Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 7

8 2.4 ENSEIGNEMENT RECONNU Guide du membre 2013 Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 8

9 2.5 ASPECT JURIDIQUE FORME JURIDIQUE DU CLUB Guide du membre 2013 Le Club Toastmasters de Chicoutimi a la forme juridique d Association. L association n est pas tenue par la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales de s immatriculer au Registre des Entreprises du Québec. req@req.gouv.qc.ca Il y a actuellement au Québec quelques Club qui sont enregistré au Registraire des Entreprises du Québec en tant qu association. La raison de cet enregistrement c est que c était une exigence de la Caisse Populaire pour ouvrir un compte pour le nouveau Club CODE CIVIL DU QUÉBEC Article 336 : Les décisions du CA sont prises à la majorité des voix des administrateurs Article 337 : Tout administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil d administration, à mois qu il n ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu. Toutefois, un administrateur absent à une réunion du conseil est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE Les activités du Club qui se tiennent à l endroit habituel de réunion du Club sont couvertes par une assurance responsabilité civile (UXCPC70320) défrayée par Toastmasters International ASSURANCE DES MEMBRES DU CA Il n y a pas d assurance pour les membres du CA et ce n est pas requis d en avoir pour les raisons suivantes : Les administrateurs gèrent un budget d environ 1000$ par année. Le Club n a pas d employé et ne reçois pas de subvention. Le membre qui adhère au Club, remplit le formulaire d adhésion et signe une déclaration d indemnisation et de libération. Cette déclaration protège les membres du CA en cas de poursuite. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 9

10 2.5.5 DÉCLARATION LIBÉRATION DE RESPONSABILITÉ En accord avec ma volonté d assurer mes responsabilités personnelles en tant que membre d un club Toastmasters, je consens à me conformer aux principes définis dans la promesse du Toastmaster, dans les directives et politiques de Toastmasters International et de mon club. Je m abstiendrai de toute discrimination, de harcèlement, de toute attitude de dénigrement et de toute conduite contraire à l éthique et aux lois. Je consens à défendre, à indemniser et à innocenter Toastmasters International, ses Clubs, ses dirigeants et représentants et représentants de toute responsabilité, coût ou dépenses générés par mes actes, omissions d agir ou toute conduite intentionnelle ou négligente de ma part. Compte tenu que les programmes Toastmasters sont gérés par des bénévoles qui ne peuvent faire l objet d une sélection, ni d une supervision de la part de Toastmasters International, ni de ses clubs, je dégage et libère de toute responsabilité Toastmasters International, ses clubs, ses dirigeants et ses représentants, à l égard des actes, omissions d agir, conduite intentionnelle ou négligente de tout membre, dirigeant de mon club ou d autres clubs ou tout dirigeant de Toastmasters International PROMESSE DU TOASTMASTERS En tant que membre de Toastmasters International et de mon Club, je promets de Assister régulièrement aux réunions du club. Préparer de mon mieux tous mes discours et mes projets de leadership selon les projets des manuels de base avancé du Programme de communication ainsi que du manuel de leadership. Me préparer à mes tâches et de m en acquitter. Offrir à mes camarades des évaluations constructives et utiles. Contribuer au sein du club, au maintien d un environnement positif et amical nécessaire à l apprentissage et au développement de tous ses membres. Servir mon club en tant que dirigeant si on me demande de le faire. Traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invités. Amener des invités aux réunions du club pour leur montrer quels avantages ils pourraient retirer en adhérant. Me conformer aux directives et aux règles de tous les programmes de formation et de reconnaissance des mérites de Toastmasters. Maintenir dans toutes les activités Toastmasters un niveau d excellence fondé sur l honnêteté. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 10

11 2.6 COUTS COTISATION ANNUELLE Guide du membre 2013 La cotisation est payable en 1 ou 2 versements, au choix du membre, soit en septembre et en janvier. Pour un nouveau membre qui arrive en cours de session (après le 15 octobre ou le 15 février), la cotisation est calculée au prorata des rencontres restantes de la session (minimum coût de redevance à TI) FRAIS D ADHÉSION Des frais d'adhésion sont requis, pour couvrir le coût des manuels de formation : Pochette, Toastmasters et vous Programme de communication Devenir un leader La voix de l orateur Le langage corporel Évaluation efficace d un discours REMBOURSEMENT DES DÉPENSES Cette politique permet de soutenir les membres du Club qui participent à des activités Toastmasters tenues en dehors des réunions ordinaires du Club. Ces activités spéciales existent pour inciter les membres à se faire ambassadeurs et explorateurs. Elles permettent également au Club de profiter de l'expérience de d'autres clubs soit, de la division, du district, voire de l'international! Ceci, bien sûr, dans une optique de maintien et d'évolution de la qualité des rencontres hebdomadaires du Club de Chicoutimi. Selon cette politique, chaque remboursement fait à un membre du Club devrait rapporter à l'ensemble des membres CONDITIONS DE REMBOURSEMENT Le remboursement, pour des frais encourus lors d une activité extérieure, devra être en accord avec la planification financière annuelle du Club en accord avec les décisions du CA. Les pièces justificatives sont requises (reçus, etc.) Activité Remboursement Conditions obligatoires Visite du Gouverneur Coût du repas Aucune Concours district Maximum 60$ par membre Participer à un concours Présenter un atelier Concours secteur et division Atelier formation des officiers Remboursement frais d inscriptions 1 frais de déplacement par voiture (1 véhicule pour 4 membres) Frais d inscription 1 frais de déplacement par voiture (1 véhicule pour 4 membres) Un membre représente le Club par concours Membre du Club Transmettre l information Capsule éducative hors Club Proposition de dépenses Autorisé au préalable par le CA Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 11

12 2.7 ADMINISTRATEURS DU CLUB Tous les administrateurs participent aux réunions du CA PRÉSIDENT Chargé de la supervision du Club et de son bon fonctionnement : Général Fixer des objectifs précis (programme Club Remarquable et autres). Planifier la façon d atteindre les objectifs. Évaluer constamment les résultats. Reconnaître les réalisations. Analyser les forces et faiblesses. Hors des réunions Inscrire les administrateurs à TI. Superviser les administrateurs et déléguer des tâches. Rédiger l ordre du jour, convoquer et présider les réunions du CA. S assurer que les dirigeants sont bien formés. S assurer que le recrutement s effectue tout au long de l année. S assurer que le travail administratif est efficace. Participer et voter aux réunions du district Convoquer une assemblée générale annuelle et y tenir des élections Former son successeur. Pendant les réunions Prend le temps de converser avec les invités avant ou après les réunions Lire occasionnellement la mission du Club Parler de la progression du programme Club Remarquable Reconnaître les réalisations et réussite des membres S assurer que les réunions commencent et terminent à l heure. S assurer que l accueil des invités est chaleureux S assurer de l intégration des nouveaux membres. S assurer de l attribution d un parrain aux nouveaux membres S assurer que l atmosphère du Club est positive et agréable S assurer que les membres suivent le programme de formation et leadership PRÉSIDENT SORTANT Offre ses conseils et son assistance aux responsables et aux membres du Club Présider les élections. Supporter les efforts pour devenir Club Remarquable Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 12

13 2.7.3 VP FORMATION Guide du membre 2013 Chargée d organiser des réunions répondant aux objectifs de formation des membres : Tenir à jour la liste des membres Planifier des réunions dynamiques, fixer le calendrier des rôles et des discours Signer les manuels de communication et de leadership Promouvoir le programme de formation Toastmasters Informer le personnel du siège social dès qu'un membre a terminé un programme de formation et coordonner la cérémonie en l'honneur du membre Expliquer aux nouveaux membres le fonctionnement du club et les programmes de formation S'assurer que tous les membres savent formuler des évaluations constructives Organiser les concours oratoires Encourager tous les membres à participer à toutes les activités Toastmasters Présider le club en l'absence du président Assister et voter aux réunions des conseils du secteur et du district VP SERVICE AUX MEMBRES Assurer une participation maximale lors des réunions en recherchant les points d amélioration du club. S assurer de la satisfaction et du cheminement des membres Discuter avec tout nouveau membre le principe de parrainage et à lui assigner un parrain Introniser tout nouveau membre Sonder, une fois par année, la satisfaction des membres VP RELATIONS PUBLIQUES Élabore, met en œuvre et administre un plan qui présente une image positive du Club : Élaborer un programme de relations publiques Préparer le matériel publicitaire pour les invités et le public Rédiger et publier un bulletin de liaison pour le club incluant la traduction d'articles provenant du bulletin Toastmasters, la promotion des événements spéciaux, etc. Rédiger des articles ou communiqués de presse pour la diffusion dans différents journaux locaux afin de promouvoir les activités et événements spéciaux Toastmasters Élaborer des entrevues à la radio pour faire connaître Toastmasters et le club TRÉSORIER Responsable des politiques financières du club, des procédures, des vérifications et des contrôles : Préparer le budget annuel Fournir à la Caisse Populaire les nouvelles signatures pour les chèques Aviser, chaque membre du montant de sa cotisation Faire remplir le formulaire d adhésion et en conserver une copie Percevoir les cotisations et frais d adhésion Effectuer les paiements à TI avant le 10 octobre et le 10 avril Acquitter promptement les factures Consigner toutes les transactions dans un livre comptable Présenter à chaque réunion du CA un rapport Collaborer avec les vérificateurs des livres comptables Répondre aux requêtes des services gouvernementaux (si requis) Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 13

14 2.7.7 SECRÉTAIRE Guide du membre 2013 Chargé des dossiers et de la correspondance du club : Rédiger le Procès Verbal de réunion du CA Prendre les commandes de matériel et les expédier au siège social Être dépositaire du livre Statuts et règlements du club Tenir la correspondance du club HUISSIER Agit en qualité d hôte et s occupe du matériel nécessaire au bon déroulement des réunions : Préparer le local et disposer le matériel à chaque réunion Accueillir les invités et les membres à chaque réunion S'assurer que le service est adéquat lorsque des repas sont pris lors des réunions Recueillir les bulletins de vote et en faire le décompte Veiller à la garde et à l'entretien de l'équipement et du matériel du club 2.8 RÉUNION DU CA 1. Ouverture de la réunion par le président et vérification du quorum (50% + 1 membres présents). 2. Lecture de l ordre du jour par le président. Le président demande s'il y a des changements à apporter. Le président demande l adoption (tel que lu, ou modifié). 3. Lecture du procès verbal de la réunion précédente par le secrétaire. Le président demande s'il y a des modifications à apporter. Le président demande l adoption (tel que lu, ou modifié). 4. Lecture du point à l ordre du jour par le président. Explication brève par le membre du CA concerné. Discussion, tour de table, commentaire, Synthèse par le président. Lorsqu'un membre veut prendre la parole, il doit attendre que le président la lui cède. Si un membre désire faire une proposition : Le proposeur dépose sa proposition lentement et d'une voix forte (le secrétaire en prend note). La proposition doit être appuyée par un autre membre. Le proposeur a 2 minutes pour expliquer les raisons et le bien-fondé de sa proposition. Un court débat peut avoir lieu (membres s'expriment en faveur ou en défaveur de la proposition). S'il n'y a plus d'intervention, on peut immédiatement passer au vote à main levée Pour qu'une proposition soit adoptée, il faut que 50% + 1 des membres se prononcent en faveur. Si un membre propose de modifier la proposition, il y a amendement. Il faut donc d'abord y avoir un débat et un vote sur l'amendement avant de débattre et de voter sur la proposition principale. Et le vote aura lieu sur la proposition principale telle qu'amendée. Si l'amendement est rejeté, il y a vote sur la proposition telle que proposée. Si le débat se déroule depuis un bon moment et que les intervenants semblent se répéter, un membre peut proposer le vote. La proposition de vote n'a pas besoin d'être appuyée. Le président demande à l'assemblée si elle désire passer au vote immédiatement. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 14

15 2.9 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Guide du membre 2013 Une fois par année, au début du mois de mai, le club tient une assemblée générale où on procède à l élection des administrateurs. Cette réunion a pour but d informer tous les membres du fonctionnement du club, des objectifs et de la situation financière du club. Pendant cette réunion, tous les membres du conseil d administration présentent ce qu ils ont accomplis CALENDRIER DES ÉVÈNEMENTS Le calendrier ci-dessous est basé sur une année typique de Toastmasters International. 1 er juillet Début du nouveau concours Club remarquable Juillet Août Rapport final du concours Club remarquable est envoyé au président de chacun des clubs Congrès international de l'organisation TI 10 Octobre Échéance pour remise des cotisations au siège social (points concours Club remarquable) Novembre Janvier Congrès de District. Formation des officiers organisée par le district 10 avril Échéance pour remise des cotisations au siège social. (points concours Club remarquable) Avril Mai Juin Juin Congrès de District Tenue d'élections à la première réunion du mois Congrès régional Formation des officiers organisée par le district 30 juin Échéance pour l'envoi de la liste des nouveaux dirigeants du Club au siège social 30 juin Fin du concours Club remarquable (demandes certificats de CC, CL, etc.) Ce qui est pris en considération dans le concours Club remarquable doit être posté Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 15

16 3 MEMBRE TOASTMASTERS 3.1 ÉTHIQUE TOASTMASTERS EFFICACE 1. Assister régulièrement aux rencontres Toastmasters. Quand vous n'assistez pas aux réunions hebdomadaires, vous vous privez des connaissances et des expériences qui aident à progresser. 2. Donnez régulièrement des discours. Plusieurs membres partent après quelques discours, dès qu'ils se sentent à l'aise. Pour devenir un virtuose, continuez de pratiquer sans vous lasser. 3. Portez l'épinglette Toastmasters. Soyez fier d'être membre et montrez ce que vous avez appris. 4. Offrez votre aide comme bénévole pour diverses tâches. Apprenez à remplir tous les rôles. Le Club est un laboratoire. Vous ignorez quand vous aurez l'obligation de parler en public. 5. Participez aux rencontres régionales et internationales. Les membres Toastmasters les plus compétents sont ceux qui vont aux réunions de tous les niveaux L ÉTIQUETTE TOASTMASTERS Si vous arrivez en retard, entrez lors d'une transition ou d une pause entre orateurs ou intervenants. Si vous devez quitter avant la fin, assoyez-vous près de la porte ; votre sortie sera alors discrète. Si possible, quittez la salle après un discours ou entre deux discours. Si vous prévoyez prendre des notes, ayez votre matériel prêt avant le début du discours. Assurez-vous que votre téléphone cellulaire est fermé. Éviter de parler, de distribuer des feuilles pendant les improvisations, un discours ou une évaluation. Si vous avez à prendre des notes pendant un discours, faites-le discrètement. Regardez l orateur, souriez-lui, écoutez avec intérêt ce qu'il dit. Éviter de faire des commentaires pendant un discours ; cela peut distraire l'orateur. Donner des commentaires positifs et des pistes d'amélioration et signez vos commentaires. À la fin de la soirée, allez voir l'orateur pour lui exprimer votre appréciation SALUTATIONS Il est de mise de faire des salutations appropriées lorsque l'on prend la parole. D'abord saluer la personne qui vous a cédé la parole (Monsieur l animateur) la personne qui vous a cédé la parole attendra vos salutations avant de s'asseoir. Ensuite saluer les gens qui composent votre auditoire (membres et invités). S'il y a un invité de marque, comme le gouverneur de secteur, il est important de le saluer en premier. Lorsque vous aurez fini de parler, remettez la parole à la personne qui vous l'a cédé, en la saluant de nouveau (Monsieur l animateur). Lorsque vous cédez la parole, remettez le maillet qui est le symbole de la cession de parole. Évitez de dire «Merci» à la fin de votre exposé ; vous n'avez pas à remercier votre auditoire, car en fait, c'est plutôt votre auditoire qui vous est reconnaissant d'avoir pris la parole. Vous constaterez qu'une personne qui fait de belles salutations lorsqu'elle prend la parole se distingue, attire l'attention, et gagne le respect de son auditoire. De plus, pendant que vous faites vos salutations, vous gagnez de l'assurance, vous prenez votre souffle et vous pensez à votre introduction qui sera ainsi plus percutante. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 16

17 3.1.4 TENUE VESTIMENTAIRE La tenue vestimentaire au club Toastmasters est un élément qui compte au même titre que la gestuelle. Il est dit que le message silencieux qu elle transmet à l auditoire a une influence déterminante sur l efficacité du travail de communication. Voici quelques conseils qui ont pour objectif de vous aider à choisir la tenue vestimentaire gagnante pour vos activités au sein du Club. Le but n est pas d établir un code vestimentaire strict, ni de dénigrer quiconque. Il s agit d être en harmonie avec les rôles que l on prend au club. Il y a un proverbe qui dit : L habit ne fait pas le moine, mais l on reconnaît le moine par son habit. Voici quelques conseils : Choisir un habillement qui renforce votre discours. Vous pouvez porter un accessoire qui aide à mettre l auditoire en contexte (par exemples : chapeau, bottes, etc.). Choisir un habillement en fonction de votre auditoire ou du thème de la rencontre. S habiller selon le contexte de la présentation. Par exemple, s habiller en lien avec le thème de la rencontre lorsque proposé par l animateur. Si le thème est les couleurs, vous pouvez vous habiller avec plusieurs couleurs. Cela pour pratiquer le réflexe de s habiller de manière conséquente. Pensez aux colloques auxquels vous pourriez être convié de participer. Si l auditoire est habillé de manière sobre, vous présenterez-vous en T-shirt et jeans pour faire votre conférence? Choisir un vêtement en fonction du rôle à jouer. Si vous êtes à la table d honneur (animateur, président ou meneur des improvisations), il est de mise de porter un habillement plus solennel. Cela a plus d impact et influence votre manière de parler devant public. Il est dit qu une personne qui porte un ensemble décontracté parlera de manière plus relâchée qu une personne qui porte des habits plus solennels. Par exemple, chemise, blouse, pantalon propre, etc. Se vêtir de manière soignée. L auditoire est sensible à l habillement que l on le veuille ou non. Nul besoin de se vêtir à la dernière mode ou de porter un complet veston cravate ou un tailleur et une jupe. Cela signifie, par exemple, d avoir son collet de chemise (ou blouse) droit, de ne pas avoir les poches des pantalons remplies de monnaies ou de clés, qui à leur bruit peut déranger l auditoire. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 17

18 3.2 PARRAINAGE DÉFINITION Un parrain est un membre qui aide un nouveau membre à accomplir le programme Toastmasters. Le parrainage a pour but de faciliter l'intégration d'un nouveau membre dans le club. Répondre aux questions du membre : Être un conseiller Partager ses expériences et ses connaissances Être un exemple en s'impliquant soi-même Assister le membre pour : Préparer son brise-glace Préparer 3 discours subséquents Aider à trouver des sujets qui le touchent Expliquer comment structurer ses discours Encourager le membre à s'impliquer dans les fonctions éducatives et administratives du club : Expliquer les fonctions des administrateurs Encourager à s'impliquer comme bénévole Aider à atteindre les objectifs du programme : Mettre au courant des ressources Fournir une évaluation positive et lui faire part de ses progrès personnels Expliquer ses responsabilités (ex : assiduité, préparation des rôles, etc.) Fournir au membre des renseignements sur l'organisation du Club : Décrire l'organisation Toastmasters, Parler des concours de discours, et Inviter à des événements (congrès, formation, etc.) Initier le membre aux procédures : Expliquer les différents rôles et qui contacter Informer des procédures et des particularités du club QUALITÉS D UN PARRAIN Le parrain doit posséder certaines qualités afin que le nouveau membre atteigne un niveau avancé plus rapidement et puisse participer efficacement dans les rôles et les fonctions du club. Quelques qualités nécessaires du parrain : disponibilité, patience, sensibilité, respect, flexibilité BÉNÉFICES POUR LE PARRAIN Il a été prouvé que nous apprenons beaucoup plus en enseignant. Comme parrain, vous : Apprenez de votre filleul. Demeurez productif. Faites quelque chose pour le Club, pour les autres et pour vous-même. Recevez des reconnaissances du filleul et du Club BÉNÉFICES POUR LE CLUB Votre participation comme parrain profite au club, particulièrement à titre de club efficace. Attraction de nouveaux membres par la publicité faite par les membres, nouveaux ou anciens. Membres sont davantage satisfaits de leur expérience. Meilleure rétention des membres en raison de cette satisfaction. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 18

19 4 COMMUNICATION ET LEADERSHIP Programme de communication Communicateur compétent CC Compléter le manuel du programme de communicateur compétent (10 projets de discours) Communicateur accompli Bronze ACB Obtenir le CC Compléter deux manuels du programme avancés de communication Communicateur accompli Argent ACS Obtenir l ACB Compléter deux autres manuels du programme avancés de communication Présenter deux programmes au choix dans les séries, The Better Speaker Series ou The Successful Club Series Communicateur accompli Or ACG Obtenir l ACS Compléter deux autres manuels du programme avancés de communication Présenter un programme Success/Leadership ou Success/Communication ou Jeunes chefs de file Guider un nouveau membre dans la préparation de ses trois premiers discours Programme de leadership Leader compétent CL Compléter le manuel du programme de leadership compétent (10 projets de leadership) Leader accompli Bronze ALB Être CC et CL Servir au moins six mois à titre d'administrateur du club À titre d administrateur, participer à la préparation et l'accomplissement d'un plan de succès pour le club (Club Success Plan) À titre d administrateur, participer à une session de formation des administrateurs de club, organisée par le district Présenter deux programmes au choix dans les séries The Successful Club Series et/ou The Leadership Excellence Series Leader accompli Argent ALS Obtenir le ALB Occuper, pendant un mandat, un poste d'administrateur du district DTM Compléter le programme de communication et de leadership Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 19

20 4.1 PROGRAMME DE COMMUNICATION PROGRAMME DE BASE 1 - Briser la glace Parler devant un auditoire Évaluer qualité et besoins en tant qu'orateur Se présenter aux autres membres du club 2 - Structurer son discours Faire un plan de discours qui facilite l écoute et la compréhension Clarifier le message et sélectionner les arguments Faire transitions harmonieuses entre 2 idée Préparer introduction/conclusion qui frappe 3 - Aller à l essentiel Décider à quelles fins, vous souhaitez prononcer votre discours Adopter la structure de discours qui servira au plus près ces objectifs Faire preuve de sincérité et de conviction Tâcher de maîtriser sa nervosité éventuelle Essayer de se passer de ses notes 4 - Les mots pour le dire Exprimer ses idées avec clarté, précision et de façon imagée grâce au choix des mots et une bonne structure de phrases Utiliser des figures de rhétorique pour mettre ses idées en valeur et les développer Éliminer le jargon et les mots superflus 5 - Langage corporel S aider de son attitude, mouvements, gestes, expressions du visage, contact visuel S efforcer d avoir un langage corporel naturel et sans à-coups Faire des gestes naturels et au bon moment 6 - La variété vocale Utiliser sa voix en s'exerçant à varier le volume, le ton, le débit pour mieux exprimer son message Ménager des pauses pour renforcer son message Faire varier sa voix avec naturel 7 - La recherche documentaire Rassembler des informations en provenance de plusieurs sources Étayer solidement les points et les opinions que l on souhaite développer sur des faits précis, des exemples et des illustrations issus de ses recherches 8 - Savoir utiliser les supports visuels Augmenter l'impact du discours en utilisant des accessoires pour mettre en valeur les points les plus importants Choisir les supports visuels les mieux adaptés à son message et à son auditoire, S entraîner à utiliser des supports visuels avec aisance et assurance 9 - Être persuasif Aborder un sujet qui intéresse l auditoire Persuader ses auditeurs d adopter son point de vue ou ses idées, ou de faire quelque chose Soutenir sa position avec une argumentation à la fois logique et émouvante Parler sans notes 10 - Stimuler son auditoire Inspirer son auditoire en faisant appel à de nobles motivations et l inciter à élever son niveau de pensée et à se dépasser Cibler les besoins et la sensibilité de son auditoire, utiliser des histoires vraies, des anecdotes et des citations pour augmenter l impact émotionnel de son discours Parler sans notes Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 20

21 4.1.2 LE PROGRAMME AVANCÉ A Savoir divertir Comment présenter un discours divertissant ou dramatique, où trouver des sujets, comment faire rire un public, que faire si l'on vous demande de parler à la fin d'un dîner. B Parler pour informer Comment faire une démonstration, un rapport basé sur des faits, présenter un concept abstrait, appuyer l'information sur des recherches. C Relations publiques Comment gagner des clients grâce à un discours, comment persuader un public, s'adresser à un public hostile, parler avec les media. D Animateur Donne des indications sur les quatre différentes méthodes de conduite d'une discussion de groupe. Un manuel parfait pour les managers. E Discours spécialisés Discours improvisé, présentation commerciale, présentation de quelqu'un, discours motivant et interprétation orale. F Discours au niveau de la direction Comment faire face à toutes sortes de situations professionnelles au cours desquelles un manager doit s'exprimer : donner des instructions, faire une présentation technique, motiver ses collaborateurs, faire le point sur la situation. G Orateur professionnel Un guide pour préparer et présenter les cinq types de discours professionnels les plus courants : le discours - programme, le discours distrayant, l'entraînement à la vente, le séminaire et le discours motivant. H Présentation technique Un guide complet pour préparer et présenter des instructions techniques, une proposition, une étude technique et une présentation en équipe. I Professionnel de la vente Des techniques pour mieux vendre, diriger des réunions de vendeurs, et former d'autres vendeurs. J Communiquer à la télévision Les présentations télévisées diffèrent des autres types de présentations et méritent qu'on s'y arrête. Grâce à ce manuel, vous apprendrez à présenter un éditorial, à répondre à une interview en qualité d'invité, à mener une conférence de presse et à utiliser la télévision comme outil de formation. K Art de raconter Les types d'histoires abordés dans ce manuel comprennent le conte populaire, l'histoire personnelle, l'histoire qui a une morale, l'histoire émouvante et le récit historique. L Lecture expressive Comment améliorer vos talents de lecteur : comment lire une histoire, un poème, un monologue, une pièce de théâtre ou un discours célèbre. M Communication interpersonnelle La conversation sans peine, la négociation, comment faire face aux critiques, aider quelqu'un à s'améliorer ou encore exprimer son mécontentement de manière efficace. N Discours aux occasions spéciales Comment porter un toast, faire un éloge, mettre quelqu'un en boîte, remettre et recevoir une récompense. O S exprimer avec humour Les gens adorent rire. Ce manuel montre comment ajouter ici et là une histoire drôle à vos discours pour capter et retenir l'attention du public ou pour illustrer ce que vous dites. Vous apprendrez aussi à présenter un discours entièrement voué à l'humour. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 21

22 4.2 PROGRAMME DE LEADERSHIP PROGRAMME DE BASE 1- Écoute et leadership Évaluateur Improvisateur Compteur d'hésitation Grammairien 2- La pensée critique Évaluateur Grammairien Évaluateur général 3- Évaluer une prestation Chronométreur Maître de cérémonie Orateur Grammairien Meneur des improvisations 4- Gérer le temps Chronométreur Maître de cérémonie Orateur Grammairien Meneur des improvisations 5- Planifier et mettre en œuvre Orateur Évaluateur général Maître de cérémonie Meneur des improvisations 6- Organiser et déléguer Aide à l'organisation d'un concours de discours Aide à l'organisation d'un évènement spécial Aide à l'organisation d'une campagne de recrutement Aide à l'organisation d'une campagne de relation publique Aide à la création d'un Bulletin du Club Assistant-webmestre 7- Faciliter les choses Maître de cérémonie Évaluateur général Meneur des improvisations Accueil des invités 8- Motiver les autres Organisation d'une campagne de recrutement Organisation d'une campagne de relation publique Maître de cérémonie Évaluateur Évaluateur général 9- Être un bon mentor Mentor d'un nouveau membre Mentor d'un membre expérimenté Membre du comité de soutien à un projet "High Performance Leadership" 10- Former une équipe Maître de cérémonie Évaluateur général Organisation d'une campagne de recrutement Organisation d'une campagne de relation publique Organisation d'un concours de discours Organisation d'un évènement spécial Éditeur du bulletin du Club ou webmestre Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 22

23 5 RÉUNIONS Guide du membre DÉROULEMENT D UNE RÉUNION INTRODUCTION À 18 h, l huissier ouvre la réunion et présente l animateur. L animateur introduit le thème de la réunion et présente le président. Le président demande aux membres de se présenter et de répondre à une question. L animateur demande au chronométreur de décrire son rôle. L animateur présente l évaluateur. L évaluateur général explique son rôle et demande aux évaluateurs d expliquer leurs rôles : Grammairien ; Compteur d hésitations ; Évaluateur des improvisations. L évaluateur général mentionne le nom des évaluateurs de discours L animateur cède la parole à l humoriste et au porteur de toast LES IMPROVISATIONS Le meneur explique le but des improvisations, la durée de la période des improvisations ainsi que la durée pour chaque improvisation. Ensuite, le meneur énonce sa première question et choisit une personne au hasard, pour répondre à la question. Le meneur choisit les personnes qui ont un petit rôle ou pas de rôle. Ensuite s il reste du temps, il peut demander aux à ceux qui un rôle important. Cependant, le meneur des improvisations ne choisit aucun invité LES DISCOURS La période des discours permet au membre de faire des discours afin d avancer dans leur programme de perfectionnement. Pour chaque discours, l animateur demande à l évaluateur du discours de présenter l orateur. L évaluateur de discours introduit le but du discours et présente quelques caractéristiques personnelles de l orateur. Une fois terminé, il annonce le titre du discours et, en nommant l orateur, il demande à tous de se joindre à lui pour l accueillir LES ÉVALUATIONS L animateur demande à chaque évaluateur de discours de partager leur évaluation. Par la suite, l animateur demande au grammairien, compteur de ee, évaluateur des improvisations, évaluateur général de faire leurs rapports CONCLUSION L animateur remet la parole au président pour le mot de la fin et celui-ci sera normalement suivi du viceprésident à la formation pour la préparation de la prochaine réunion. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 23

24 5.2 MODIFICATION AUX RÉUNIONS INTRONISATION L intronisation est une cérémonie pendant laquelle un nouveau membre est officiellement reconnu comme membre du club. Pour être intronisé, un candidat doit avoir assisté à au moins une réunion, avoir été accepté par les membres et avoir payé sa cotisation CAPSULE ÉDUCATIVE Une capsule éducative sert à améliorer la connaissance des membres sur un sujet précis. Pendant la réunion, la capsule éducative remplace la période de discours. La durée habituelle d une capsule éducative est entre 12 et 15 minutes. Une capsule éducative ne compte pas pour un discours étant donné que ce n est pas le matériel original de l orateur. Vous pouvez prévoir une période de questions FONCTIONS MYSTÈRES Une réunion «fonctions mystères» est une réunion régulière, dont tous les rôles sont déterminés au hasard quelques minutes avant l'ouverture de la réunion. Le but de cette activité est de favoriser la diversité des réunions. Seul le président et les orateurs qui ont préparé un discours savent à l'avance ce qu'ils font JEU QUESTIONNAIRE Tout au long de la soirée, votre rôle consistera à écouter attentivement chacune des personnes qui prendront la parole pour ensuite poser des questions à l auditoire en fin de soirée afin de vérifier leur degré d écoute ou d attention. Par exemple, si M. X mentionne qu il a voyagé dans un certain pays. Vous pourriez demander dans quel pays M. X a-t-il voyagé? Ou bien : Qui a voyagé dans ce pays? Le but étant de faire ressortir certains faits ou dires qui ont attiré votre attention et qui selon vous sont dignes d être mentionnés à nouveau à l auditoire sous forme de question. Ce rôle, en plus de mesurer le degré d écoute de l auditoire vous permettra à vous aussi d améliorer votre écoute puisque vous serez attentif à tout ce qui se dira tout au long de la soirée. S améliorer à mieux s exprimer, c est bien ; mais, s il n y a personne pour écouter, à quoi bon Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 24

25 5.2.5 CONCOURS Guide du membre 2013 Le concours vise à sélectionner le membre qui représente le Club au concours de la division Concours de discours Pour participer au concours de discours vous devez avoir fait au moins les 6 premiers discours du manuel de base. À tour de rôle, chacun des orateurs inscrits au concours prononce son discours. Les volontaires au poste de juge du concours de discours, jugeront du meilleur discours prononcé, selon les critères du concours de discours. Même si vous n'avez pas prononcé 6 discours du manuel de base, il est avantageux de participer au concours de discours du Club. En plus de l'évaluation faite par votre évaluateur de discours et inscrite dans votre manuel de base, vous bénéficiez d'une évaluation différente comparée à la performance d'autres orateurs Concours d'évaluation Pour participer au concours d'évaluation, il suffit d'être un membre en règle. Les personnes inscrites à ce concours font individuellement l'évaluation d'un discours cible. Il n'y a pas de critères spécifiques à utiliser. Les commentaires peuvent porter sur l'ensemble des aspects du discours, ce qui inclut : la structure, la voix, les gestes, le regard circulaire, le langage, le contrôle de la nervosité, la sincérité. L évaluation orale du discours cible est faite, en présence des juges et en l'absence des autres évaluateurs participant au concours. Les juges du concours d'évaluation sélectionnent, la meilleure évaluation selon les critères du concours d évaluation. NOTE : La documentation, pour les concours, est disponible sur le site Toastmasters, District 61. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 25

26 6 RÔLES DURANT UNE RÉUNION Le concept Toastmasters est d apprendre en participant. Les réunions vous donnent l occasion d occuper des rôles différents. Animateur L animateur est celui qui crée l ambiance et dirige la réunion. Il présente les différents intervenants. Il donne le rythme de la réunion et s assure que la réunion se déroule dans les temps. Chronométreur Le chronométreur mesure le temps de parole de chaque intervenant. Il l aide à gérer son temps de parole en lui signalant combien de temps il a utilisé. Dans son rapport, le chronométreur présente la durée précise de chaque intervention. Grammairien Le grammairien présente un mot du jour. Dans son rapport, il nomme ceux qui ont utilisé le mot du jour, mentionne les défauts de langage et les belles expressions. Compteur de «ee» Le compteur de «ee» compte tous les «ee» et toutes sortes d hésitations, répétitions et bafouillages employées par les personnes qui prennent la parole pendant la réunion. Dans son rapport, il présente la caractéristique et le nombre total de «ee» prononcé. Meneur des improvisations Le but de la période d improvisations est de permettre aux membres de parler à brûle-pourpoint sur un sujet déterminé. Le meneur des improvisations prépare des questions en rapport avec le thème de la réunion. Il pose une question et choisit une personne pour répondre à la question. Il fait le lien entre chaque improvisation. Évaluateur des improvisations L évaluateur des improvisations donne ses critères d évaluation et effectue son évaluation en fonction de ces critères. Il donne les points forts et des suggestions d améliorations d une façon constructive et motivante. Discours Chaque discours doit rencontrer des critères spécifiques le niveau du projet de discours. L orateur présente son discours en fonctions de ces critères. Évaluateur de discours Chaque discours est évalué selon les objectifs du projet. L évaluateur donne des suggestions d amélioration précises et nomme quelques points forts pour motiver. Évaluateur général L évaluateur général observe tous ce qui se passe dans la réunion et prend des notes. À la fin de la réunion donne son rapport. Il mentionne les points forts et donne des suggestions d améliorations. Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94 26