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1 Bienvenue à Toastmasters Trousse d'information pour les membres Contenu 1. Structure organisationnelle de Toastmasters International 2. Rôles au cours d'une réunion 3. Rôles des dirigeants de club 4. Contenu des manuels de communication 5. Contenu du manuel "Devenir un Leader" 6. Attestations en Communication et en Leadership 7. Se fixer des buts précis 8. Programme du Club remarquable 9. Capsules éducatives 10. Programme Mise en pratique du Leadership

2 1. Structure organisationnelle de Toastmasters Membres [6-50 par Club] Club [3-7 par Secteur] Conseil d'administration du secteur Prés. VP Formation Conseil d'administration du district Prés. VP Formation Secteur [3-7 par Division] Division [3-7 par District] Conseil d'administration de division Comité Exécutif du district (DEC) District [6-10 par Région] Région [14 :10 en Amérique du Nord et 4 ailleurs dans le monde] 20-Membres Conseil d'administration y compris le Directeur Exécutif Toastmasters International Siège social mondial

3 2. Rôles au cours d'une réunion Au cours d'une réunion Toastmasters typique, de nombreux rôles doivent être remplis afin que tout fonctionne bien. À tour de rôle, chacun remplit différents rôle à chaque réunion. De cette façon, chaque membre a l'occasion d'apprendre en jouant un rôle au cours de la réunion. En fait, la plus récente édition du manuel du Leader Compétent (CL) leur permet de recevoir des rétroactions sur leur rôle au cours de la réunion. Les rôles au cours d'une réunion varient de simplement compter les votes à mener la réunion, en passant par présenter un discours préparé. Voici les différents rôles possibles lors d une réunion d'un club Toastmasters. Un club peut varier les rôles selon son goût. Président - Plus souvent le président du club, ou le plus haut responsable du club présent, ouvre et clôt la réunion, et la préside. Maître de cérémonie Le maître de cérémonie ou hôte, anime la réunion et présente les orateurs. Applaudissements - Il y aura beaucoup d'applaudissements. Applaudir démontre notre appréciation de l'orateur. Pensée du jour Un membre propose une pensée du jour à tous les autres membres. Mot du jour - Présente le "Mot du jour", en donnant sa définition et des exemples de son utilisation dans une phrase. Scrutateur - Compte les votes pour le meilleur discours, la meilleure évaluation et la meilleure improvisation. Ce membre a aussi la responsabilité de briser l'égalité, et donc ne vote pas sauf s'il y a égalité. Chronométreur - Gère le temps des discours, improvisations et évaluations. Évaluateur général Anime la session d'évaluation de la réunion. Compteur d'hésitations - Relève les mots et les sons marquant l'hésitation comme ah, hem, heu, donc, etc. Grammairien - Compte les erreurs grammaticales et note lorsque le mot du jour est utilisé correctement. Orateur - Présente un discours, selon un projet d'un manuel. Entre 5 à 7 minutes, en fonction des exigences. Évaluateur de discours - Évalue un discours. Fournit une évaluation écrite à la page indiquée dans le manuel de l'orateur. Fournit une rétroaction sous la forme d'une évaluation orale de 2 à 3 minutes. Meneur des improvisations Anime la partie improvisée de la réunion. Choisit les membres qui participent et leur donne un sujet. Improvisateur Improvise sur le sujet donné par le meneur des improvisations pendant 1 à 2 minutes.

4 3. Rôles des dirigeants de club Président - Veille à ce que tous les dirigeants s'acquittent de leurs responsabilités à chaque réunion et en dehors des réunions. Ouvre et clôt chaque réunion. Assure une ambiance enthousiaste à chaque réunion. Présente les invités au début de la réunion. Consulte les dirigeants du district pour tout ce qui touche le club. Guide les dirigeants du club dans l'atteinte des objectifs du programme du Club remarquable. Vice-président à la formation - Il organise tous les rôles d'une réunion. Organise les réunions spéciales. Fait le suivi du progrès des membres en matière de communication et de leadership. Gère le programme de mentorat du club. Guide les nouveaux membres. Gère les responsabilités du président lorsque nécessaire. Vice-président au recrutement - Salue tous les invités lors d'une réunion. Présente les avantages de Toastmaster aux invités. Informe les invités de la structure des réunions et les présentent au président. Assure un suivi auprès des invités et aide les nouveaux membres à remplir le formulaire d'inscription. Vice-président aux relations publiques Fait la promotion du club de diverses façons afin d'attirer les nouveaux membres. Collabore avec le VP au recrutement pour inscrire les nouveaux membres. Agit comme Webmestre du site Web du club et éditeur d'un bulletin mensuel qui fournit aux membres tous les renseignements nécessaires. Secrétaire - Tient la liste des membres cotisants. Gère la correspondance avec Toastmasters international. Transmet en ligne à Toastmasters la liste des dirigeants du club, ainsi que tout changement à celle-ci. Fait le compte rendu de chaque réunion et le distribue aux membres du club. Fait le compte rendu des réunions des directeurs exécutifs, et le distribue. Rappelle le président de toute affaire du club en suspens. Trésorier - Encaisse les cotisations des membres en règles et des nouveaux membres et les verse à Toastmasters International immédiatement. Prépare et surveille le budget annuel du club. Prépare la vérification annuelle des comptes. Envoie le courriel annuel pour le fisc. Fournit un rapport mensuel au comité exécutif. Commande du matériel si nécessaire. Huissier - Réserve la salle de réunion, veille à ce que la salle soit disponible au moment de la réunion. Veille à ce que le matériel du club soit disponible à chaque réunion. Aménage le local avant chaque réunion. Avise le trésorier lorsqu'il faut commander du matériel. Accueille les invités. Ouvre chaque réunion et présente le président. Président sortant - Forme le président en exercice. Conseille les autres dirigeants si nécessaire. Préside le comité de nomination lors de l'élection de dirigeants du club.

5 4. Manuels de communication 5. Savoir communiquer (FR225) 1. Briser la glace 2. Structurer votre discours 3. Aller à l'essentiel 4. Les mots pour le dire 5. Langage corporel 6. La variété vocale 7. La recherche documentaire 8. Savoir utiliser les supports visuels 9. Être persuasif 10. Inspirer votre auditoire Communiquer à la télévision (FR226-J) 1. Parler franc (l'éditorial) 2. Le débat télévisé 3. Vous êtes l'animateur 4. La conférence de presse 5. La formation sur Internet Comment animer une discussion (FR226-D) 1. Le modérateur d'une table ronde 2. La séance de remue-méninges 3. Discussion pour résoudre un problème 4. Gérer une situation difficile 5. Obtenir le consensus Savoir divertir (FR226-A) 1. Le discours distrayant 2. Adapter ses sources 3. Comment faire rire 4. Le récit dramatique 5. Parler après un repas S'exprimer avec humour (FR226-O) 1. Détendez l'atmosphère 2. Faites les sourire 3. Faites les rire 4. Continuez de les faire rire 5. Le discours humoristique Communication interpersonnelle (FR 226-M) 1. L'art de la conversation 2. Savoir négocier 3. Désamorcer les critiques verbales 4. Aider quelqu'un à progresser 5. Savoir s'affirmer Lecture expressive (FR226-L) 1. L'histoire 2. Le poème 3. Le monologue 4. La pièce de théâtre 5. Le discours célèbre Être persuasif (FR226-I) 1. Le vendeur efficace 2. Comment réussir une vente par la sollicitation au hasard 3. La proposition gagnante 4. Faire face à une opposition 5. Le leader persuasif L'orateur professionnel (FR226-G) 1. Le discours inaugural 2. Parler pour divertir 3. Former des vendeurs 4. Le séminaire professionnel 5. Le discours motivant Relations publiques (FR226-C) 1. Susciter la sympathie 2. L'émission radiophonique 3. Savoir persuader 4. Face à un public hostile 5. Le discours de crise Parler pour informer (FR226-B) 1. Transmettre des informations 2. Effectuer une recherche documentaire 3. Faire une démonstration 4. Présenter un rapport 5. Le concept abstrait Discours pour occasions spéciales (FR226-N) 1. Porter un toast 2. Faire l'éloge de quelqu'un 3. Mettre quelqu'un "en boîte" 4. Remettre une récompense 5. Recevoir une récompense Discours spéciaux (FR226-E) 1. Improviser un discours 2. Galvaniser l'auditoire 3. Vendre un produit 4. Lire à haute voix 5. Présenter un orateur S'exprimer en leader (FR226-F) 1. La réunion d'information 2. La présentation technique 3. Diriger en motivant 4. Le rapport d'activité 5. Faire face à l'opposition L'art de raconter (FR226-K) 1. Le conte populaire 2. L'histoire personnelle 3. La morale de l'histoire 4. L'histoire émouvante 5. Faire revivre l'histoire Présentations techniques (FR226-H) 1. Conduire une réunion d'information technique 2. Faire une proposition 3. S'adresser à un public de non-initiés 4. Présenter une publication technique 5. La présentation technique en équipe

6 5. Contenu du manuel Devenir un Leader Le manuel du Devenir un Leader permet au membre d'obtenir des rétroactions sur sa performance lorsqu'il joue différents rôles au cours des réunions afin d'améliorer ses compétences de leadership. Un membre ne peut atteindre qu'un seul objectif d'un seul projet du manuel Devenir un Leader par réunion, peu importe le nombre de rôles qu'il joue au cours de la réunion. Projet 1 : Écoute et Leadership Savoir écouter est primordial pour un leader. Pratiquez vos capacités d'écoute en tenant plusieurs rôles pendant une réunion du Club. Tenez trois rôles parmi les quatre suivants : Compteur d'hésitations, Grammairien, Évaluateur ou Improvisateur. Projet 2 : La pensée critique La pensée critique est essentielle à l'exercice efficace du leadership et à la prise de décision éclairée. Tenez deux rôles parmi les trois suivants : Grammairien, Évaluateur ou Évaluateur général. Projet 3 : Évaluer une prestation Une rétroaction pertinente est essentielle pour aider les autres à améliorer leur performance. Tenez deux rôles parmi les trois suivants : Grammairien, Évaluateur ou Évaluateur général. Projet 4 : Gestion du temps Être capable de bien gérer son temps est une qualité recherchée chez un leader. Tenez le rôle de Chronométreur et un des quatre rôles suivants dans les réunions du club : Grammairien, Orateur, Maître de cérémonie, Meneur des improvisations. Projet 5 : Planifier et mettre en œuvre Le leader oriente et planifie les activités de son équipe. Tenez trois rôles parmi les suivants : Maître de cérémonie, Évaluateur général, Orateur ou Meneur des improvisations. Projet 6 : Organiser et déléguer organisée, capable de réaliser les tâches qui lui incombent et d'atteindre les objectifs fixés. Tenez un des six rôles suivants : Responsable de concours de discours, Responsable d'événement spécial, Responsable de concours de recrutement, Responsable de campagne de relations publiques, Responsable de l'édition du bulletin du club ou Assistant du webmestre du club. Projet 7 : Faciliter le travail Le leader établit la structure efficace dont l'équipe a besoin. Tenez deux des rôles suivants : Meneur des improvisations, Maître de cérémonie, Évaluateur général ou hôte pour un invité à une réunion. Projet 8 : Motiver les autres Savoir motiver les autres à un haut niveau est la compétence la plus prisée d'un leader efficace. Organisez un concours de recrutement ou une campagne de relations publiques et tenez deux des trois rôles suivants : Maître de cérémonie, Évaluateur général ou Évaluateur. Projet 9 : Être un bon mentor Parmi les compétences nécessaires au leader afin de relever les défis, il faut être capable de développer les talents nécessaires chez les autres. Tenez un des trois rôles suivants au cours d'une réunion : Mentor d'un nouveau membre, mentor d'un membre plus ancien, membre du comité conseil d'un membre qui participe au programme "Mise en pratique du leadership" Projet 10 : Former une équipe Un leader efficace doit être en mesure de créer une équipe talentueuse et efficace. Tenez le rôle d'animateur de réunion ou d'évaluateur générale, ou tenez un des cinq rôles suivants au cours d'une réunion : Président de concours de discours, Président d'événement spécial, Président de campagne de relations publiques, Président d'un concours de recrutement ou Éditeur du bulletin du club. Le leader doit s'assurer que son équipe est bien

7 6. Attestations en Communication et en Leadership LES ATTESTATIONS POUR LA COMMUNICATION Communicateur compétent (CC) *Avoir terminé le manuel du programme de base de communication (Savoir Communiquer). Ce manuel contient dix projets de discours qui couvrent les compétences de base. Communicateur accompli Bronze (ACB) *Avoir obtenu le titre de Communicateur compétent (CC). *Avoir terminé deux manuels avancés du programme de communication. Communicateur accompli Argent (ACS) *Avoir obtenu le titre de Communicateur accompli Bronze (ACB) *Avoir terminé deux manuels supplémentaires de la série des manuels avancés, différents de ceux utilisés pour le titre précédent. *Avoir animé deux sessions éducatives issues de la série Le parfait orateur et/ou Le club gagnant. Communicateur accompli Or (ACG) *Avoir obtenu le titre de Communicateur accompli Argent (ACS). *Avoir terminé deux manuels supplémentaires de la série des manuels avancés, différents de ceux utilisés pour les titres précédents. *Avoir animé une session éducative issue des collections "Succès par la communication" et "Succès par le leadership" ou un atelier de "Jeunes leaders". *Avoir été le mentor d'un nouveau membre pour la préparation de ses trois premiers discours. LES ATTESTATIONS POUR LE LEADERSHIP Leader compétent (CL) * Avoir terminé le manuel de base "Devenir un leader" Ce manuel contient dix projets qui permettent au membre d'obtenir une rétroaction sur ses différents rôles dans les réunions. Leader accompli Bronze (ALB) *Avoir obtenu le titre de Leader compétent. *Avoir obtenu le titre de Communicateur compétent. *Avoir servi comme officier dans un club pendant au moins six mois. *Avoir participé à la formation d'officier de club offerte par le district. *Avoir collaboré avec les autres officiers dans le cadre du Programme du Club remarquable (Distinguished Club Program). *Avoir effectué deux (2) ateliers de la série Le club gagant, volet communication ou leadership. Leader accompli Argent (ALS) *Avoir obtenu le titre de Leader accompli Bronze (ALB) *Avoir servi comme officier de district pendant une année. *Avoir terminé le programme Mise en pratique du leadership *Avoir servi comme commanditaire, parrain ou coach d'un club. Toastmaster distingué (DTM) *Avoir obtenu le titre de Leader accompli Argent (ALS). *Avoir obtenu le titre de Communicateur accompli Or (ACG).

8 7. Se fixer des buts précis Les personnes qui réussissent se concentrent sur les objectifs qu'elles veulent atteindre. Elles savent ce qu'elles veulent et elles prennent les moyens pour y arriver. Le secret de leur réussite réside dans leur capacité à établir des objectifs clairs et à les atteindre. La capacité de définir des buts précis et d'établir des plans pour les atteindre est essentielle à l'amélioration des habiletés de communication et de leadership. Un but est un objectif spécifique que vous souhaitez atteindre. Un plan est une carte détaillée du parcours vers un but. Les buts ne doivent pas être trop ambitieux ni trop complexes. Chacun de vos buts doit être SMART. Spécifique Il indique clairement ce qui doit arriver. Mesurable Les résultats atteints doivent être facilement identifiables. Axé sur l'action Il s'énonce en commençant par un verbe d'action. Réaliste Le défi doit être réalisable avec les moyens dont vous disposez. Temporel Il s'inscrit dans un calendrier précis et réaliste. Un nouveau membre pourrait avoir comme but de compléter le manuel de Communicateur compétent. Cela demande de présenter dix discours. La fréquence des réunions du club déterminera combien d'occasions s'offrent au membre pour atteindre son but. Le nouveau membre devra communiquer avec le vice-président à la formation pour prévoir ses discours à l'agenda des réunions et à son mentor pour établir son but. Exemple : Faits : Le club se réunit à toutes les semaines et l'ordre du jour accommode trois discours à chaque réunion. Avec un minimum de 45 réunions par année, cela offre 135 occasions de présenter un discours. Le nouveau membre souhaite faire un discours par mois. But : Obtenir le titre de Communicateur compétent (présentation de 10 discours) en dix mois, de mars 2012 à décembre Informez votre mentor et le vice-président à la formation du club de votre but. 2. Établissez un calendrier d'une présentation d'un discours par mois pendant 10 mois (attention aux congés fériés). 3. Utilisez votre cahier "Savoir communiquer" pour commencer à dresser la liste des sujets qui pourraient servir pour vos discours. Des sujets que vous aimez ou que vous voulez découvrir. 4. Préparez le premier projet - Le brise-glace (4-6 minutes pour parler de vous). 5. Continuez en préparant et en présentant les projets de discours 2 à 10 jusqu'à ce que votre but soit atteint. 6. Fixez votre prochain but.

9 8. Programme Le club remarquable

10 9. Capsules éducatives Collection Le club gagnant #289DCD Collection Club remarquable Permet de tenir des réunions de qualité. Chaque module dure 8 à 15 minutes. Compte pour les projets ALB ou ACS. Les projets : #FR290 Instants de vérité #FR291 À la recherche de nouveaux membres pour votre club #FR292 L'évaluation motivante #FR293 Conclure la vente #FR294 Comment créer un bon climat au sein de votre club #FR295 Une mise en scène réussie : Rôles et responsabilités au cours d'une réunion #FR296 Le mentorat #FR297 Respecter ses engagements #FR298 Au-delà de votre club #FR299 Comment devenir un club remarquable #FR300 Le programme éducatif de Toastmasters Collection Le parfait orateur #269DCD Fournit des techniques afin de préparer et répéter un discours Chaque module dure 8 à 15 minutes. Compte pour le projet ACS. Les projets : #FR270 Commencer votre discours #FR271 Conclure votre discours #FR272 Prendre la parole en toute confiance #FR273 Réussir une improvisation #FR274 Choisir son sujet #FR275 Connaître votre auditoire #FR276 Organiser votre discours #FR277 Présenter un orateur #FR278 Préparation et pratique #FR279 Utiliser le langage corporel Nota : Les collections Le club gagnant, Le parfait orateur et Leadership par excellence sont toutes disponibles gratuitement en format numérique téléchargeable à partir du magasin en ligne sur le site Web de Toastmasters International (en anglais seulement). Collection Leadership par excellence #310DCD Fournit les compétences nécessaires pour un leader efficace. Chaque module dure 8 à 12 minutes. Compte pour les projets ALB ou ACS. Les projets : #FR311 Le leader visionnaire #FR312 Élaborer une mission #FR313 Valeurs et leadership #FR314 Fixer des objectifs et planifier #FR315 Déléguer et donner du pouvoir #FR316 Former une équipe #FR317 Faire des commentaires utiles #FR318 Le leader-coach #FR319 Motiver une équipe #FR320 Le leadership au service des autres #FR321 Résoudre les conflits Collection Le succès par la communication Permet aux participants de développer leurs talents. Chaque module dure de 1 à 3 heures. Compte pour le projet ACG. Les projets : #FR205 Speechcraft - Séminaire d'expression orale #FR242 L'écoute active #FR251 L'évaluation constructive #FR253 Augmentez votre capacité de réflexion, 1 re partie : la souplesse mentale #FR254 Augmentez votre capacité de réflexion, 2 e partie : le pouvoir des idées #FR257 D'orateur à formateur #FR236 Comment mener des réunions productives #FR237 La procédure des assemblées délibérantes #FR255 Leadership, 1 re partie : les qualités des leaders efficaces #FR256 Leadership, 2 e partie : Devenez un bon leader #258 Leadership Part III: Working in the Team Environment #FR259 Devenez un bon administrateur

11 10. Le programme Mise en pratique du leadership (HPL) Le programme Mise en pratique du leadership (HPL) est conçu pour offrir l'opportunité de mettre en pratique toutes les habiletés nécessaires à l'exercice du leadership. Il permet au leader de mesurer le spectre de ses habiletés en leadership. La réalisation d'un projet (HPL) permet d'identifier ses forces et ses faiblesses. Il peut s'agir de n'importe quel projet que le leader choisit. Le choix doit porter sur un projet qui a des objectifs ou des résultats mesurables et dont l'atteinte est évidente pour tous. Le projet doit également permettre au leader de diriger d'autres personnes. Voilà comment se démarque un vrai leader; les autres suivent ses ordres et ses conseils car ils le veulent et car ils croient en ce que vous voulez accomplir avec leur aide. Le leader s'appuie sur un Comité conseil pour le soutenir pendant tout le projet. L'équipe de projet peut être un groupe de bénévoles dans une école, dans paroisse, une communauté, une entreprise ou à l'intérieur de Toastmasters. La tâche à réaliser ou la mission à accomplir peuvent consister à recueillir des fonds pour l'acquisition d'un équipement pour l'école, l'église ou la communauté, ou encore pour réaliser une activité spécifique et tenir un événement spécial. La réalisation d'un projet du programme Mise en pratique du leadership (HPL) est nécessaire pour l'obtention du titre de Leader accompli Argent (ALS). Les principales étapes du projet incluent : Démarrer le projet : Acquérir le manuel #FR262 Mise en pratique du leadership. Prendre connaissance de la Section 1 du manuel. Choisir les membres du Comité conseil et fixer la première réunion. Présenter le contenu de la Section du manuel au Comité conseil et choisir le projet qui servira au développement de vos habiletés de leader. Finaliser les objectifs pour votre projet de leadership : S'engager sérieusement dans votre projet Écrire votre énoncé de mission et la liste des valeurs associées à votre projet. Présenter le contenu de la section 2 du manuel à votre Comité conseil et réviser les éléments de votre première présentation. Présenter votre projet spécifique à votre club dans un discours de 5 à 7 minutes. Démarrer votre projet : Recruter les membres de votre équipe de projet, les personnes que vous dirigerez pour réaliser le projet. Établir un plan d'action pour réaliser votre mission. Déterminer les rôles, les objectifs et le calendrier des tâches de votre projet. Présenter la section 3 du manuel à votre Comité conseil. Réaliser votre projet : Réaliser les tâches prévues et aider les membres de votre équipe à réaliser leurs tâches. Prendre les décisions et faire les ajustements nécessaires en fonction des difficultés rencontrées. Compléter toutes les tâches jusqu'à l'atteinte de votre but ou de votre mission. Présenter le contenu de la Section 4 du manuel à votre Comité conseil, Analyser les résultats atteints : Analyser les résultats finaux de votre projet. Présenter le contenu de la Section 5 du manuel à votre Comité conseil. Présenter les résultats de votre projet à votre club dans un discours de 5 à 7 minutes. Il est important de mettre l'emphase sur ce que vous avez appris sur vos capacités de leadership en réalisant ce projet. Demander à votre Comité conseil de compléter et de signer la documentation nécessaire à l'obtention de l'attestation du projet de Mise en pratique du leadership. Transmettre la documentation à Toastmasters International : La demande d'attestation HPL ne peut pas être soumise électroniquement. Les documents doivent être télécopiés ou expédiés par la poste. Lorsque la demande est acceptée par Toastmasters International, la mention "LDREXC" (Leadership Excellence) est inscrite sur le tableau des "Educational Achievements".

12 Notez vos buts personnels - Notez des sujets futurs

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