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1 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL Objectif : Préparer des étiquettes comprenant le nom et l adresse de chaque responsable afin de les coller sur des enveloppes pour les élections. Exemple : 1 étiquette pour chaque responsable Il faut procéder à l extraction des données des responsables dans le module directeur. Reportez-vous aux pages 5 et Préparer le ficher source sous EXCEL a) Supprimez les colonnes inutiles pour ne conserver que celles nécessaires à l édition des étiquettes. b) En cas de fratrie, la ligne de coordonnées de chaque responsable apparaîtra pour chaque enfant, vous pouvez les supprimer pour ne pas créer d étiquettes superflues. Pour ces deux opérations, reportez-vous à la page 11. c) Enregistrer le document en le nommant par exemple «liste-type parents.xls» sur le bureau ou dans un dossier. Exemple de fratrie INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

2 2. Préparer le modèle-type d étiquettes sous WORD a) Ouvrez une page de WORD OUTILS Publipostage Une fenêtre d aide au publipostage apparaît. Trois étapes sont nécessaires. CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL. 1 ère étape : créer le document principal Cliquez sur Créer Puis Étiquettes de publipostage Puis sur Fenêtre active 2 ème étape : Ouvrir la source de données Cliquez sur Obtenir les données Puis Ouvrir la source de données Une fenêtre de navigation apparaît dans laquelle vous devez chercher et ouvrir le fichier «liste-type parents.xls». Attention, vous devrez sélectionner dans type de fichiers : «tous fichiers» sinon vous ne le trouveriez pas. Dans la fenêtre suivante «Nom ou plage de cellules», validez «Feuille de calcul entière». Cliquez sur OK. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

3 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL Dans la fenêtre suivante, cliquez sur «Préparer le document principal». La fenêtre «Options pour les étiquettes», apparaît. Dans la zone «Numéro de référence», sélectionnez le type d étiquettes conforme à votre modèle. Ce type est indiqué sur la boîte d étiquettes. Vous pouvez également vérifier les dimensions des étiquettes dans la zone «Description». Cliquez sur OK. Si vous ne trouvez pas un modèle correspondant à vos étiquettes, vous pouvez créer un modèle à leurs dimensions. Cliquez sur Nouvelle étiquette Renseignez tous les paramètres Nommez ce nouveau modèle dans la zone «Référence de l étiquette» Exemple : Étiquettes 8x2 Cliquez sur OK. Le nouveau modèle d étiquettes personnalisées apparaît dans la liste des modèles d étiquettes dans la zone «Numéro de référence» Cliquez sur OK pour utiliser ce modèle. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

4 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL Dans la fenêtre «Étiquettes», cliquez sur «Insérer champ de fusion». La liste des entêtes de colonne du fichier Excel apparaît. Sélectionnez chaque champ l un après l autre pour constituer l étiquette-type. Insérez un espace entre chaque champ. Vous pouvez également aller à la ligne avec la touche ENTRÉE. Cliquez sur OK. 3 ème étape : la fusion des données Le document principal et la source de données sont prêts pour la fusion. Cliquez sur «Fusionner». INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

5 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL Dans la fenêtre «Publipostage», cliquez une nouvelle fois sur «Fusionner». Un nouveau document WORD s ouvre contenant les étiquettes personnalisées. Veillez à enregistrer ce document. Vous pouvez faire toutes sortes d étiquettes Étiquettes prénoms en maternelle, noms etc.. Il suffit de sélectionner les colonnes de sources de données. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

6 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO 1. Préparer le ficher source sous Classeur de OO a) Supprimez les colonnes inutiles pour ne conserver que celles nécessaires à l édition des étiquettes. b) En cas de fratrie, la ligne de coordonnées de chaque responsable apparaîtra pour chaque enfant, vous pouvez les supprimer pour ne pas créer d étiquettes superflues. Pour ces deux opérations, reportez-vous à la page 11. c) Enregistrer le document en le nommant par exemple «Parents.sxc» sur le bureau ou dans un dossier. 2. Préparer le modèle-type d étiquettes sous Open Office a) Ouvrez le traitement de texte de Open Office b) Créez une nouvelle source de données - OUTILS Source de données - Cliquez sur Nouvelle source de données - Renommez «Source de données 1» par Parents - Dans la zone «Type de BD», sélectionnez Classeur - Cliquez sur le bouton à droite de la zone «URL de la source de données» - Sélectionnez le fichier Parent.sxc sur le bureau ou dans le dossier dans lequel il a été sauvegardé puis cliquez sur Ouvrir. - Le chemin et le nom du fichier s inscrivent dans la zone «URL de la source de données» - Cliquez sur OK. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

7 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO c) Sélectionnez la source de données et le format d étiquettes FICHIER Nouveau Étiquettes La fenêtre «Étiquettes» va permettre de sélectionner la source de données, les champs à insérer, le format d étiquettes etc Onglet Étiquettes - Dans la zone «Base de données», sélectionnez la source de données Parents - Dans la zone «Table», sélectionnez Feuille 1 Vous devez à présent sélectionner les champs de la base de données que vous souhaitez voir figurer sur l étiquette : - Dans la zone «Champ de BD», sélectionnez un champ (ex : Nom responsable) et faites-le passer dans l encadré à gauche en cliquant sur le bouton avec la flèche. - Répéter cette opération pour chaque champ en laissant des espaces entre le nom et le prénom du responsable et en allant à la ligne après le prénom et l adresse. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

8 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO Onglet Format À régler selon le format de vos étiquettes. - Vérifiez tous les paramètres (Exemple : planches de 2 colonnes sur 4 lignes) - Cliquez sur Enregistrer - Dans la zone «Type», donnez le nom du format de vos étiquettes (Exemple : planche 2X4) Onglet Options Terminez le paramétrage sur l onglet Options. - Cochez «Page entière» - Cochez «Synchroniser le contenu» - Cliquez sur «Nouveau document» INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

9 CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO L écran ci-dessous apparaît alors ainsi que la fenêtre «Synchroniser les étiquettes». Si vous changez la forme d un champ : exemple «Nom Responsable» en gras, le fait de cliquer sur Synchroniser les étiquettes apporte la modification à toutes les étiquettes. 3. Fusionner les données - AFFICHAGE Source de données : une fenêtre comportant la source de données s ouvre au-dessus de la fenêtre existante. - Sélectionnez une ligne de la source de données en cliquant sur le bouton à gauche de celleci : une flèche y apparaît. - Cliquez sur l icône «Données dans les champs» - La première étiquette apparaît complétée par les champs indiqués - Cliquez sur «Synchroniser les étiquettes» - Toutes les étiquettes apparaissent complétées du même nom pas d inquiétude! - Cliquez sur la touche F4 pour masquer la source de données. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

10 4. Générer les étiquettes CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO - OUTILS mailing : la fenêtre «Mailing» apparaît - Cochez «À partir de ce document» - Cliquez sur OK. - Une seconde fenêtre «Mailing» apparaît - Si vous souhaitez conservez les planches d étiquettes créées, cochez «Fichier» - Cliquez sur le bouton à droite de la zone «Chemin» - Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez sauvegarder les étiquettes puis cliquez sur OK. - Le chemin s inscrit dans la zone. - Cochez «Saisie manuelle» et indiquer en face un nom de fichier (Exemple : étiquettes) - Cliquez sur OK. - La fenêtre «Enregistrer sous» apparaît : enregistrez le modèle-type d étiquettes Le CLASSEUR de OO a créé autant de fichiers qu il y a de planches d étiquettes à imprimer. Ces planches sont nommées «etiquettes0», «etiquettes1», «etiquettes2», «etiquettes3» etc Il faut ensuite ouvrir chacun des documents générés pour les imprimer. A l ouverture de ces documents la boîte de dialogue ci contre apparaît. Il faut cliquer sur NON pour obtenir le résultat voulu. Vous obtenez alors les étiquettes désirées que vous pouvez imprimer. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS

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