Excel Perfectionnement

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2 SOMMAIRE Excel Perfectionnement Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Pages 3 à 17 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur Pages 18 à 22 Savoir créer et gérer une base de données Pages 23 à 43 Savoir faire des statistiques Pages 44 à 52 sur les bases de données Automatisation des tâches répétitives Pages 53 à 55 Prévision de valeurs à l'aide Page 56 des analyses de simulation Testez vos connaissances Page 57 à 59 2

3 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Les fonctions prédéfinies L Assistant fonction Nommer une cellule Saisissez dans un nouveau classeur les données ci-dessous, il s agit d un relevé de notes d élèves. Après avoir saisi entièrement la feuille de calcul, enregistrez le classeur sous le nom Cas13.xls. Faites une mise en forme simple ressemblant à ce que vous avez ci-dessus. Enregistrez de nouveau à la fin de la mise en forme. Vous connaissez la fonction Somme Automatique qui permet de faire la somme d une plage de cellules. Cette fonction prédéfinie n est pas la seule dans Excel. Il existe toute une série de fonctions regroupées en catégories. Il y a des fonctions mathématiques, statistiques, financières, dates et heures... Afin de vous aider dans la construction d une formule faisant appel à ces fonctions prédéfinies, vous allez utiliser ce que l on nomme l Assistant fonction et qui se trouve dans la barre d Outils Standard. 3

4 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Cliquez sur la cellule K2. Cliquez ensuite sur l Assistant fonction : Choisissez la catégorie Statistiques. Choisissez la fonction MOYENNE. Cliquez sur OK. Apparaît à l écran une fenêtre vous indiquant le rôle de cette fonction ainsi que les différents paramètres à indiquer. Pour faire une moyenne, il faut indiquer à Excel à partir de quelle plage vous désirez faire le calcul. Cliquez sur l icône plage : La fenêtre va se réduire en une simple ligne qui vous permet de sélectionner la plage B2:J2. En principe la zone est déjà déterminée. Une fois la plage sélectionnée, recliquez sur l icône plage, pour revenir à la fenêtre Assistant Fonction 4

5 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Cliquez sur OK pour terminer, le résultat s affiche dans la cellule. Recopiez la formule de calcul vers le bas. Cliquez ensuite sur la cellule L2. Vous allez faire en sorte qu Excel indique si l élève est reçu ou non. Cliquez sur l Assistant Fonction : Choisissez la catégorie Logique. Cliquez sur la fonction SI. Puis sur OK. Pour cette fonction, il faut 3 paramètres : - la condition à vérifier, - la valeur si la condition est bonne, -la valeur si la condition est fausse. -Dans la zone Test_Logique, -Tapez K2>10 ; K2 étant la moyenne de l élève. 5

6 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Dans la zone Valeur_Si_Vrai, tapez Oui. Dans la zone Valeur_Si_Faux, tapez Non. Excel ajoute automatiquement les guillemets autour de Oui et de Non parce que c est du texte. On peut traduire cette fonction par : Si la moyenne de l élève est supérieure à 10 alors inscrire dans la cellule L2 : Oui, sinon inscrire dans la cellule L2 : Non. Cliquez sur OK de cette case de dialogue pour accepter la fonction. Recopiez la formule vers le bas jusqu à la cellule L6. Vous pouvez vérifier l exactitude de ces fonctions en changeant certaines valeurs. Par exemple, essayez de modifier les notes d un élève pour voir si sa moyenne change et si il passe de Oui à Non. Sélectionnez la plage de cellules K2 : K6. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Nombre. Renseignez la case de dialogue Format de cellule comme cicontre afin d obtenir des nombres à deux décimales. Cliquez sur le bouton OK. Cliquez sur l icône Enregistrer Saisissez en A9 le texte suivant : Nombre de participants. 6

7 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Cliquez en B9 puis sur l Assistant fonction : Choisissez dans la catégorie Statistiques la fonction NBVAL (Nombre de valeur). Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Choisissez comme plage de Valeur 1 : A2:A6 qui correspond aux noms des élèves en effectuant un cliquer-glisser. Cliquez ensuite sur cette icône afin de revenir à la case de dialogue NBVAL. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Allez en A10, tapez le texte : Nombre de reçus. Sélectionnez la cellule B10 et cliquez sur l Assistant Fonction : Choisissez dans la catégorie Statistiques la fonction NB.SI. Cette fonction compte un nombre de cellule selon un critère. Cliquez sur OK. Pour indiquer les paramètres dans la fenêtre de la fonction NB.SI, cliquez ici. 7

8 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Choisissez comme plage de Cellules : L2:L6 en effectuant un cliquer-glisser. Tapez Oui, dans la zone Critère. Cliquez sur OK. Excel vous inscrit dans la cellule B10 le nombre de reçus, c est à dire 3. Vous pourriez avec la même méthode caluler le nombre de refusés, mais vous allez procéder différemment. Elaborer des formules de calcul avec des plages est très efficace, mais très fastidieux lorsqu il faut se relire des semaines plus tard. Une solution consiste à ne pas toujours utiliser des coordonnées de cellule mais plutôt des noms. Par exemple au lieu d écrire la fonction =MOYENNE(B2:B7) vous pourriez écrire =MOYENNE(FRANCAIS). FRANCAIS étant le nom de la plage B2 : B7. Attention à ce que l écriture d une fonction ne s allonge pas exagérément. Cliquez sur la cellule B9. Cliquez à gauche de la barre de formule afin de sélectionner la coordonnée B9. 8

9 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Remplacez B9 par le nom NBELEVES. Validez avec la touche Entrée de votre clavier. Cliquez ensuite sur B10 et à la place de sa coordonnée, tapez NBRECUS puis validez avec la touche Entrée du clavier. Vous venez de nommer 2 cellules. Désormais B9 c est NBELEVES et B10 NBRECUS. Afin de vérifier si les cellules sont bien nommées, cliquez par exemple sur B9. Excel doit vous afficher le nom de la cellule dans la zone Nom. Saisissez en A11 le texte suivant : Nombre de refusés. Pour calculer maintenant le nombre de refusés : cliquez sur la cellule B11. Tapez = Tapez au clavier : NBELEVES-NBRECUS. Validez avec la touche Entrée du clavier. Excel calcule la différence entre les deux cellules et vous affiche le résultat : 2. Enregistrez les modifications. Fermez ce fichier et quittez Excel. 9

10 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes FICHE DE SYNTHESE Les fonctions prédéfinies L Assistant fonction Nommer une cellule Calcul des valeurs par les formules : Une formule est une équation qui analyse les données d'une feuille de calcul. Les formules effectuent des opérations telles que l'addition, la multiplication et la comparaison de valeurs de feuilles de calcul; elles peuvent aussi combiner des valeurs. L'exemple ci-contre ajoute 25 à la valeur de la cellule B4 puis divise le résultat par la somme des cellules D5, E5 et F5. Syntaxe d'une formule : La syntaxe d'une formule décrit la méthode de calcul. Toute formule de Microsoft Excel commence par le signe égal (=) suivi par l'objet du calcul. Par exemple, la formule suivante soustrait 1 de 5. Références de cellules : =5-1 Une formule peut faire référence à une cellule. La cellule contenant la formule est dite cellule dépendante car sa valeur dépend de la valeur d'une autre cellule. A chaque modification de la cellule à laquelle la formule fait référence, la cellule contenant cette formule est également modifiée. La formule suivante multiplie la valeur de la cellule B15 par 5. La formule renouvelle le calcul à chaque modification de la valeur contenue dans la cellule B15. Fonctions de feuille de calcul : =B15*5 Microsoft Excel contient de nombreuses formules prédéfinies appelées fonctions. Cellesci effectuent des calculs simples ou complexes. La fonction de feuille de calcul la plus connue est la fonction SOMME, qui permet d'additionner des plages de cellules. Bien qu'il soit possible de créer une formule qui calcule la valeur totale de quelques cellules, la fonction de feuille de calcul SOMME peut calculer le total de plusieurs plages de cellules. 10

11 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Fonctions prédéfinies Références relatives/absolues Nommer une cellule Modifier/supprimer un nom Afficher les formules Cliquez en E6. Créez un nouveau classeur, nommez-le Cas14.xls Au lieu d utiliser l assistant fonction, vous pouvez également saisir la formule. C est parfois beaucoup plus rapide. Calculez la somme des 2 semestres pour les Boissons, puis recopiez la formule de calcul vers le bas. Enregistrez les modifications au fur et à mesure que vous avancez dans le Cas. Tapez =MOYENNE( puis sélectionnez la plage de cellules B6:C6 et fermez la parenthèse ). Cliquez sur l icône de Validation de la Barre de formule. Recopiez ensuite la formule de calcul vers le bas. Pour calculer le CA HT : Cliquez en F6. Tapez = Cliquez sur la cellule D6. Tapez * Cliquez en C3. Cliquez sur l icône de Validation de la Barre de formule. 11

12 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Cliquez en F7 et saisissez le signe = dans la barre de formule. Cliquez sur D7 Tapez * et cliquez sur le prix unitaire des légumes, c est à dire : F3 La formule doit être =D7*F3 Concevez suivant la même démarche la formule suivante pour la cellule F8. Vous devez obtenir la formule et le résultat ci-dessous. 12

13 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Vous devez à présent calculer le montant des taxes dont le taux est indiqué en B1. Vous devez multiplier le CA HT par le montant des taxes -Cliquez sur G6 -Votre barre des formules doit afficher : =F6*B1 -Recopiez cette cellule cers le bas Que se passe-t-il? Le chiffre 0 apparaît dans la cellule G8. Vérifier à quelles formules correspondent les cellules G7 et G8. La formule souhaitée pour G7 est : F7*B1 Cliquez sur G7, la formule inscrite est : F7*B2. En recopiant la formule, Excel a prit en compte la cellule B2 qui correspond à la remise et non au montant de la taxe; Il a prit la valeur qui se trouvait sur la ligne suivante. Tout ceci est possible parce que les coordonnées ont des références relatives. C est à dire qu elles changeront automatiquement lors de leur copie ou déplacement. C est souvent très intéressant, mais pas dans ce cas ou les coordonnées des taxes ne doivent pas bouger lors de la recopie. Il faut donc rendre Absolue la référence que l on veut fixer : ici B1. 13

14 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Vous allez tout d abord supprimer le contenu des cellules G6, G7 et G8. Cliquez ensuite sur la cellule G6. Tapez =, puis cliquez sur F6, tapez * et cliquez sur B1. Appuyez sur la touche de fonction F4. Excel insère un signe $ devant la colonne C et devant la ligne 3 pour figer la cellule B1. Cliquez sur l icône de validation de la barre des formules. Recopiez ensuite cette formule de calcul vers le bas. Il s agit maintenant de nommer la cellule B2 : Remise. Ouvrez le menu Insertion. Cliquez sur la commande Nom du menu Insertion. Puis sur le sous-menu Définir... La case de dialogue Définir un nom apparaît. Cliquez sur cette icône afin d avoir accès à la feuille de calcul. Cliquez sur la cellule B2. Puis cliquez le même icône afin de revenir à la case de dialogue Définir un nom. 14

15 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Les coordonnées de la cellule apparaissent dans la zone : Fait référence à. Cliquez dans la zone Noms dans le classeur et tapez Remise. Cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK Cliquez sur H6 et tapez =, puis cliquez en F6 et tapez *, puis tapez Remise. Cliquez sur l icône de Validation de la Barre de formule. Recopiez la formule de calcul vers le bas. Une cellule nommée a automatiquement ses références Absolues. Cliquez sur I6 puis constituez la formule suivante : =F6+G6-H6 Cliquez sur l icône de Validation de la Barre de formule. Recopiez la formule vers le bas. 15

16 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes Vous avez la possibilité d afficher cette feuille de calcul avec les formules à la place des résultats. Ceci permet une vérification du document. Cliquez sur la commande Options... du menu Outils. Cliquez sur l onglet Affichage de la case de dialogue Options. Cochez la case Formules. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Les formules sont affichées à la place des résultats. Cliquez à nouveau sur la commande Options... du menu Outils. Cliquez sur l onglet Affichage de la case de dialogue Options. Décochez la case Formules. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Enregistrez et fermez ce classeur. Quittez Excel. 16

17 Savoir faire un tableau avec des calculs complexes FICHE DE SYNTHESE Fonctions prédéfinies Références relatives/absolues Nommer une cellule Modifier/supprimer un nom Afficher les formules Différence entre les références relatives et les références absolues : Lorsque vous créez une formule, les références de cellules ou de plages de cellules sont généralement basées sur leur position par rapport à la cellule qui contient la formule. Dans l'exemple ci-contre, la cellule B6 contient la formule =A5 ; Microsoft Excel recherche la valeur située une cellule au-dessus et une cellule à gauche de la cellule B6. Il s'agit là d'une référence relative. Lorsque vous copiez une référence utilisant des références relatives, les références contenues dans la formule collée sont mises à jour et font référence aux différentes cellules par rapport à la position de la formule. Dans l'exemple ci-contre, la formule de la cellule B6 a été copiée dans la cellule B7.La formule de la cellule B7 est devenue =A6 c'est-à-dire qu'elle fait référence à la cellule située une cellule audessus et une cellule à gauche de la cellule B7. Si vous ne voulez pas que les références soient modifiées lorsque vous copiez une formule dans une autre cellule, utilisez une référence absolue. Par exemple, si votre formule multiplie la cellule A5 par la cellule C1 (=A5*C1) et que vous la copiez dans une autre cellule, les deux références sont modifiées. Vous pouvez créer une référence absolue en plaçant le signe $ avant les éléments de la référence qui ne doivent pas être modifiés. Par exemple, pour créer une référence absolue à la cellule C1, ajoutez les signes $ à la formule comme indiqué ci-dessous : =A5*$C$1 17

18 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur Utiliser les onglets Modifier le nom d un onglet Ajouter et supprimer des feuilles Liaisons entre les feuilles d un classeur Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul. Ces feuilles de calcul sont accessibles par l intermédiaire d onglets qui se situent en bas de la fenêtre du classeur. Vous allez modifier le nombre de feuilles de calcul qu Excel crée à chaque nouveau classeur. Lancez Excel. Ouvrez le menu Outils. Cliquez sur la commande Options... Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l onglet Général et modifiez le nombre de feuilles de calcul par nouveau classeur. Par exemple 5. Cliquez sur le bouton OK. Cette modification ne sera effective qu à la prochaine création d un nouveau classeur. Enregistrez ce classeur et nommez-le Cas16.xls. Vous êtes en Feuil1. Saisissez la Feuil1 comme indiqué ci-contre. Ce sont les ventes du mois de Janvier de Messieurs Dupond et de Durant. Par défaut Excel vous propose 3 feuilles de calcul par classeur. Ces feuilles ont comme nom d onglet : Feuil1, Feuil2, Feuil3. Si vous désirez accéder à la feuille Feuil2, il suffit de cliquer sur l onglet Feuil2 : l onglet devient blanc et son nom gras. Un simple clic sur l onglet vous fait accéder à la feuille. 18

19 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur Pour changer le nom de l onglet, effectuez un double clic sur l onglet Feuil1 : le mot Feuil1 est sélectionné. Saisissez à la place : Janvier.. Ensuite Effectuez un double clic sur l onglet Feuil2 Renommez l onglet : Février. Effectuez un double clic sur l onglet Feuil3 Renommez l onglet : Mars. Cliquez sur l onglet Janvier, afin de revenir sur la première feuille du classeur. Sélectionnez la plage de cellules A1:B3. Cliquez sur l icône Copier Cliquez sur l onglet de la feuille Février. Sélectionnez la cellule A1. Cliquez sur l icône Coller Cliquez sur l onglet de la feuille Février, et modifiez les cellules comme ci-contre. Cliquez sur l onglet de la feuille Mars, et modifiez les cellules comme ci-contre. Vous allez ajouter une feuille à ce classeur afin d effectuer un récapitulatif des ventes du trimestre. Ouvrez le menu Insertion et cliquez sur la commande Feuille. Une nouvelle feuille se nommant Feuil4 apparaît entre Février et Mars. 19

20 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur Vous allez déplacer cette feuille afin de la ranger après la feuille Mars. Cliquez sur l onglet Feuil4 et glissez vers la droite jusqu à ce que le petit triangle noir apparaisse à droite de Mars. Relâchez la souris. Changez le nom de l onglet en Total Trimestre. Dans Total Trimestre, saisissez les cellules ci-contre Vous allez effectuer les totaux de messieurs Durant et Dupond. Sélectionnez la cellule B2 de la feuille Total trimestre puis tapez = Cliquez sur l onglet Janvier puis sur la cellule B2. Tapez + et cliquez sur l onglet Février puis sur la cellule B2. Tapez + et cliquez sur l onglet Mars puis sur la cellule B2. Cliquez sur l icône Validation. Sur la feuille Total Trimestre en B2, la formule de calcul est : =Janvier!B2+Février!B2+Mars!B2 Ce qui signifie que vous avez additionné la cellule B2 de la feuille Janvier avec la cellule B2 de la feuille Février avec la cellule B2 de la feuille Mars. Recopiez la formule vers le bas pour Monsieur Dupond. Vous venez d effectuer une liaison entre feuilles de calcul d un même classeur. Si vous modifiez une valeur dans Janvier ou dans Février, automatiquement le Total du trimestre changera. Enregistrez votre classeur et fermez-le. 20

21 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur Les groupes de travail Les groupes de travail permettent de la modification simultanée de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple : Quand on scinde en plusieurs feuilles, différents calculs sur une même base de mise en forme ; un tableau identique sur trois feuilles pour faire les calculs par mois. On obtient ce type d onglets : Pour éviter de copier coller ce même tableau sur les trois feuilles en changeant ensuite les valeurs, on peut créer un groupe de travail (les trois feuilles sélectionnées simultanément), et ne créer le tableau qu une fois avec les données similaires comme la grille et les noms, pour que celui-ci se réproduise automatiquement sur les trois feuilles. Avec la touche SHIFT enfoncée, sélectionner les onglets des feuilles; La barre de titre du haut affiche GROUPE DE TRAVAIL, vous pouvez entrer vos données. Pour quitter à tout moment le groupe, il suffit de cliquer sur un des onglets et rentrer les données propres à chaque feuille. 21

22 Savoir utiliser et organiser efficacement un classeur FICHE DE SYNTHESE Utiliser les onglets Modifier le nom d un onglet Ajouter et supprimer des feuilles Liaisons entre les feuilles d un classeur À propos des classeurs et feuilles de calcul : Dans Microsoft Excel, un classeur est le fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos données. Chaque classeur pouvant contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez organiser différentes sortes d'informations connexes au sein d'un même fichier. Vous pouvez taper et modifier des données dans plusieurs feuilles de calcul simultanément et effectuer des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles. Les noms des feuilles figurent sur les onglets situés en bas de la fenêtre du classeur. Pour passer d'une feuille à l'autre, cliquez sur les onglets de feuille. Le nom de la feuille active s'affiche en gras. Résolution des problèmes liés à l'utilisation des classeurs et des feuilles de calcul : Les onglets de feuille ne s'affichent pas en bas de l'écran. Pour afficher les onglets de feuille, cliquez dans le menu Outils sur Options, sur l'onglet Affichage, puis activez la case à cocher Onglets de classeur. Il se peut qu'une feuille soit masquée. Dans le menu Format, pointez sur Feuille, puis cliquez sur Afficher. Si la commande Afficher n'est pas disponible, le classeur ne contient aucune feuille masquée. Si les deux commandes Renommer et Masquer ne sont pas disponibles, le classeur est protégé contre les modifications structurelles. Vous devez supprimer la protection du classeur pour savoir si des feuilles sont masquées. Pour ce faire, un mot de passe peut être exigé. 22

23 Savoir créer et gérer une base de données Créer et définir une zone de liste Ajouter des enregistrements Visualiser/modifier des enregistrements Rechercher/supprimer des enregistrements Trier la base de données Microsoft Excel vous permet d'utiliser facilement une liste comme base de données. Lorsque vous effectuez des tâches de base de données telles que la recherche, le tri ou le calcul de sous-totaux à partir de données, Microsoft Excel reconnaît automatiquement la liste comme une base de données et utilise les éléments suivants pour organiser les données. - Les colonnes dans la liste sont les champs dans la base de données. - Les étiquettes de colonnes dans la liste sont les noms des champs dans la base de données. - Chaque ligne dans la liste est un enregistrement dans la base de données. La première étape dans la création d une zone de liste ou base de données, est de saisir l en-tête de cette zone, c est à dire le nom des champs. Saisissez le contenu des cellules dans un nouveau classeur comme indiqué ci-dessous et mettez ces cellules en Gras, Rouge et Centré. Vous nommerez ce classeur Cas22.xls. Saisissez le premier client c est à dire le premier enregistrement. Mettez en forme les cellules comme indiqué ci-dessous. 23

24 Savoir créer et gérer une base de données Une fois l en-tête saisi ainsi que le premier enregistrement, la suite de la base de données peut être créée de 2 manières différentes. 1. Soit en continuant la saisie comme vous l avez fait pour le premier enregistrement. Mais dans ce cas la mise en forme n est pas automatiquement appliquée, ce qui vous obligera, plus tard, à la faire. 2. Soit en utilisant la commande Grille du menu Données. Cette méthode vous permet d appliquer automatiquement la mise en forme des cellules. Avant d utiliser toute commande du menu Données, vérifiez que le pointeur se trouve toujours dans la base de données. Par exemple, cliquez en B2. Cliquez sur la commande Grille... du menu Données. Une boîte de dialogue apparaît. Cette boîte vous permet de gérer tous vos enregistrements, c est-à-dire, la création, la recherche, la modification ou la suppression d enregistrements. Cliquez sur le bouton Nouvelle, une fiche vierge apparaît à l écran. Créer un nouvel enregistrement. Supprimer un enregistrement. Rechercher un enregistrement. 24

25 Savoir créer et gérer une base de données Remplissez la nouvelle fiche comme ci-contre. Pour passer de Code à Nom puis à Prénom... utilisez la touche Tabulation. Cliquez sur le bouton Nouvelle à chaque fois que vous allez saisir un nouveau client. Au fur et à mesure que vous allez ajouter des enregistrements, ceux-ci vont automatiquement s inscrire dans la base de données. Saisissez les clients ci-dessous : 25

26 Savoir créer et gérer une base de données Il est possible de voir les précédents enregistrements, en cliquant sur ces icônes de l ascenseur vertical. Après avoir saisi tous les enregistrements, cliquez sur le bouton Fermer. Vous allez rechercher des enregistrements afin de les modifier. Cliquez dans votre base de données Cliquez sur la commande Grille... du menu Données. Cliquez sur le bouton Critères Une fiche vierge apparaît. Dans la zone Nom, saisissez DESMET Puis cliquez sur le bouton Suivante Si DESMET existe dans la base de données, Excel affiche à l écran la fiche ayant ce nom, sinon un bip se fait entendre. 26

27 Savoir créer et gérer une base de données Voici les deux fiches qu Excel vous propose : elles forment le résultat de vos recherches. Cliquez sur le bouton Suivante et modifiez dans la fiche de MILLOT la ville par Perpignan. Cliquez sur le bouton Fermer. Vous allez rechercher tous les clients qui travaillent dans le secteur Sud. Cliquez sur la commande Grille... du menu Données. Cliquez sur le bouton Critères. Saisissez Sud dans la zone Secteur et cliquez sur le bouton Suivante plusieurs fois ou sur le bouton Précédent afin de visualiser tous les enregistrements répondants à ce critère. Si un bip se fait entendre, c est qu il n y a plus d enregistrements avant ou après. Arrêtez-vous à la fiche numéro 8. Vous allez supprimer cette fiche. Pour cela, cliquez sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation apparaît à l écran, répondez en cliquant sur OK. L enregistrement est définitivement supprimé. Cliquez sur le bouton Fermer. 27

28 Savoir créer et gérer une base de données Pour trier une base de données, cliquez tout d abord dans cette base de données, puis cliquez sur la commande Trier... du menu Données. Dans la zone Trier par : choisissez le champ Nom et le paramètres Croissant juste à droite. Vérifier que Ligne de Titre est sur Oui sinon la première ligne de votre base de données sera également triée. Cliquez sur le bouton OK. 28

29 Savoir créer et gérer une base de données Utilisation d'une liste comme base de données : FICHE DE SYNTHESE Créer et définir une zone de liste Ajouter des enregistrements Visualiser/modifier des enregistrements Rechercher/supprimer des enregistrements Trier la base de données Lorsque vous effectuez des tâches sur une base de données telles que la recherche, le tri ou le calcul de sous-totaux à partir de données, Microsoft Excel reconnaît automatiquement la liste comme une base de données et utilise les éléments suivants pour organiser les données : - les colonnes dans la liste sont les champs dans la base de données, - les étiquettes de colonnes dans la liste sont les noms des champs dans la base de données, - chaque ligne dans la liste est un enregistrement dans la base de données. Pour avoir accès à la grille afin d ajouter, supprimer ou modifier des enregistrements à un tableau plus facilement : Placez la sélection dans le tableau concerné. Cliquez sur l option Grille du menu Données. Vous avez la grille à l écran : Cliquez sur l option Grille du menu Données. Vous avez la grille à l écran : 29

30 Savoir créer et gérer une base de données Les filtres automatiques Une base de données vous permet de rechercher des informations répondant à des critères et d obtenir directement à l écran le résultat de ces recherches; méthode beaucoup plus poussée qu avec la fonction Données - Grille - Critères. Ouvrez le fichier Cas22.xls puis cliquez sur la commande Enregistrer sous du menu fichier afin de renommer le classeur en Cas23.xls. Cliquez dans la zone de liste. Ouvrez le menu Données puis cliquez sur la commande Filtre puis sur Filtre automatique. Cliquez sur la flèche à droite du champ Secteur : la liste vous propose tous les secteurs existants plus d autres paramètres que l on abordera plus tard. Choisissez dans la liste Sud. Automatiquement la liste se réduite aux clients sur Secteur Sud. Vous pouvez remarquer que la flèche à côté de Secteur est devenue bleue, ce qui signifie qu un filtre est appliqué sur ce champ. 30

31 Savoir créer et gérer une base de données Pour désactiver le filtre sur le champ Secteur cliquez de nouveau sur la flèche bleue et choisissez dans la liste (Tous). Il est possible de personnaliser le filtre. Par exemple, vous désirez afficher tous les clients nés avant le 01/01/60. Cliquez sur la flèche du champ Date Naissance, choisissez ensuite (Personnalisé...) Choisissez comme opérateur de comparaison : est inférieur à et dans la zone à droite, saisissez la date 01/01/60. Cliquez sur le bouton OK. Il est également possible de combiner plusieurs filtres. Par exemple, vous désirez afficher tous les clients nés après le 1er Janvier 1965 et travaillant dans le Secteur Sud, alors : Cliquez sur la flèche du champ Date Naissance, puis sur (Personnalisé...). 31

32 Savoir créer et gérer une base de données Renseignez la case de dialogue comme ci-contre. Cliquez sur OK. Ensuite avec la flèche à côte du champ Secteur, choisissez Sud. Les 2 filtres agissent en même temps. Pour ôter tous les filtres en une seule opération, cliquez sur le menu Données, puis sur Filtre Automatique et Afficher Tout. Il est également possible d appliquer, sur un même champ deux conditions. Par exemple, vous désirez afficher tous les clients nés entre le 01/01/60 et le 01/01/70 alors : Cliquez sur la flèche à côté de Date Naissance et choisissez (Personnalisé...). Renseignez la case de dialogue comme ci-dessus puis cliquez sur le bouton OK. Vérifiez la liste : Désactivez tous les filtres. Pour retirer les flèches, cliquez sur le menu Données puis sur la commande Filtre et choisissez de nouveau Filtre Automatique... Enregistrez votre travail et fermez ce classeur. 32

33 Savoir créer et gérer une base de données FICHE DE SYNTHESE Les filtres automatiques Instructions pour créer une liste dans une feuille de calcul : Microsoft Excel offre de nombreuses fonctions qui facilitent la gestion et l'analyse des données d'une liste. Pour tirer profit de ces fonctions, tapez les données dans une liste en respectant les instructions suivantes. Taille et emplacement de la liste - Évitez d'avoir plusieurs listes dans une feuille de calcul. Certaines fonctions de gestion de liste, telles que le filtrage, ne peuvent être utilisées que sur une liste à la fois. - Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre la liste et les autres données sur la feuille de calcul. Microsoft Excel peut alors plus facilement détecter et sélectionner la liste lorsque vous triez, filtrez ou insérez des sous-totaux automatiques. - Évitez de placer des lignes et des colonnes vides dans la liste, de sorte que Microsoft Excel puisse plus facilement détecter et sélectionner la liste. - Évitez de placer des données importantes à gauche ou à droite de la liste. Ces données risquent d'être masquées lorsque vous filtrez la liste. Étiquettes de colonnes - Créez des étiquettes de colonnes sur la première ligne de la liste. Microsoft Excel utilise ces étiquettes pour créer des rapports, mais aussi pour rechercher et organiser les données. - Pour les étiquettes de colonnes, utilisez un style de police, d'alignement, de format, de motif, de bordure ou de mise en majuscules différent du format que vous affectez aux données de la liste. - Lorsque vous voulez séparer les étiquettes des données, utilisez les bordures des cellules (et non des lignes vides ou en pointillés) pour insérer des lignes sous les étiquettes. Contenu des lignes et des colonnes - Créez la liste de façon à ce que les mêmes éléments de chaque ligne se retrouvent dans la même colonne. - N'insérez pas d'espaces superflus au début d'une cellule, leur présence affecte le tri et la recherche des données. - N'utilisez pas de ligne vide pour séparer les étiquettes de colonnes de la première ligne de données. 33

34 Savoir créer et gérer une base de données Trier la base de données Les filtres élaborés Extraire des enregistrements Ce fichier est une liste des ventes de produits réalisées par des représentants dans différents secteurs géographiques. Cliquez sur la commande Trier du menu Données. Choisissez de trier sur le champ Produits, puis sur le champ Représentant. Cliquez sur le bouton OK. Vous allez filtrer toutes les ventes que Mr Davolio a réalisé dans le Nord de l Europe ainsi que toutes les ventes de Mr Doury dans le Sud de l Europe. Vous avez tout intérêt à utiliser une autre feuille de calcul pour déterminer vos critères de sélection. Pour cela, vous allez renommer l onglet de la Feuil2 : Critères, en double-cliquant sur celui-ci, et en saisissant le nouveau nom. Activez la feuille de calculs Critères. Saisissez l en-tête des colonnes ou vous pouvez également faire un Copier - Coller depuis la base de données; ce qui est beaucoup plus rapide. Saisissez les cellules comme dans l image ci-dessous. Lorsque vous saisissez des critères sur une même ligne par exemple Davolio, Nord cela signifie qu Excel n affichera que les enregistrements répondants à ces 2 critères (c est un ET). Si vous indiquez un critère en dessous par exemple Davolio, Doury, cela signifie qu Excel affichera les enregistrements répondants à l un des 2 critères (c est un OU). Dans l exemple, Excel affichera tous les enregistrements des ventes de Davolio dans le Nord ainsi que toutes les ventes de Doury dans le Sud (Davolio ET Nord) OU (Doury ET Sud). 34

35 Savoir créer et gérer une base de données Retournez sur la base de données. Cliquez dans la zone de liste et cliquez sur l option Filtre élaboré... de la commande Filtre du menu Données. Choisissez de filtrer la liste sur place. La zone Plages est automatiquement renseignée parce que le pointeur était dans la zone de liste au moment de l utilisation de la commande filtre élaboré. Remarquez, qu Excel a sélectionné automatiquement votre zone de liste. Il vous reste à renseigner la zone de critères. Cliquez sur cette icône. Cliquez sur l onglet Critères et sélectionnez la plage de cellules A1:F3 dans la feuille de calcul. Cliquez sur cette icône afin de revenir à la case de dialogue. Cliquez sur le bouton OK. La liste est immédiatement filtrée. Pour désactiver le filtre, ouvrez le menu Données, puis cliquez sur Filtre et Afficher tout. 35

36 Savoir créer et gérer une base de données Vous allez refaire un filtre. Activez la feuille Critères puis modifiez les critères comme dans l image ci-dessous. Activez la feuille de calcul Base de données. Activez la fonction Filtre élaboré. Filtrez la liste sur place et renseignez la zone de critère en sélectionnant dans la feuille Critère, la plage A1:F4. Cliquez sur le bouton OK. Vérifiez la liste des enregistrements puis réaffichez tous les enregistrements et enregistrez ce classeur. 36

37 Savoir créer et gérer une base de données Vous allez maintenant extraire des enregistrements répondant à des critères. Le principe est le même que pour filtrer sur place, simplement il faudra indiquer, en plus, l endroit où doivent être extraits les enregistrements. -Cliquez dans la zone de liste. -Ouvrez le menu Données, puis cliquez sur Filtre et Filtre élaboré... -Choisissez comme action de copier vers un autre emplacement. -Sélectionnez dans la feuille Critères la plage A1:F4. Cliquez sur cette icône afin de réafficher la case de dialogue. Cliquez ensuite sur cette icône afin d indiquer sur la feuille de calcul le zone de Destination. Cliquez dans la feuille calcul Base de données, sur la cellule H1. Cliquez sur cette icône afin de réafficher la case de dialogue. Cliquez sur le bouton OK. Les enregistrements apparaissent à coté de la zone de liste. Enregistrez votre travail et fermez ce classeur. 37

38 Savoir créer et gérer une base de données FICHE DE SYNTHESE Trier la base de données Les filtres élaborés Extraire des enregistrements Exemples de critères pour le filtre élaboré Les critères de filtre élaboré peuvent comprendre plusieurs conditions appliquées à une seule colonne, plusieurs critères appliqués à plusieurs colonnes et des conditions créées par le calcul d'une formule. Si vous voulez appliquer au moins trois conditions à une seule colonne, tapez les critères directement les uns au-dessous des autres dans des lignes distinctes. Par exemple, la plage de critères suivante affiche les lignes qui contiennent Davolio, Buchanan ou Suyama dans la colonne Représentant. Pour rechercher des données qui remplissent une condition dans plusieurs colonnes, tapez tous les critères dans la même ligne de la plage de critères. Remarque : Vous pouvez également spécifier plusieurs conditions pour différentes colonnes et afficher uniquement les lignes qui remplissent toutes les conditions en utilisant la commande Filtre automatique du menu Données. Pour rechercher des données qui remplissent soit une condition dans une colonne, soit une condition dans une autre colonne, tapez les critères dans des lignes différentes de la plage de critères. Pour rechercher des lignes qui remplissent une des deux conditions dans une colonne et une des deux conditions dans une autre colonne, tapez les critères dans des lignes distinctes. Vous pouvez utiliser comme critère une valeur calculée par une formule. Dans ce cas, n'utilisez pas une étiquette de colonne comme étiquette de critère. Vous pouvez soit laisser l'étiquette de critère vide, soit utiliser une étiquette qui n'est pas une étiquette de colonne de la liste. Par exemple, la plage de critères suivante, qui n'utilise aucune étiquette de critère, affiche des lignes dont la valeur dans la colonne G est supérieure à la moyenne des cellules E5 à E14. =E5>MOYENNE($E$5:$E$14) 38

39 Savoir créer et gérer une base de données Créer des Sous-Totaux La suite logique, après avoir créé et manipulé une base de données, est de faire des statistiques avec ces informations. Vous allez faire des sous-totaux. Créez un nouveau classeur, nommez-le Cas25.Cette zone de liste représente les ventes de produits effectuées par des représentants dans différentes régions géographiques. Pour avoir la somme des ventes réalisées par Représentant, vous allez tout d abord trier la base de données sur le champ sur lequel vous allez effectuer un soustotal. Ici, le champ Représentant. Précisez le champ Représentant. Cliquez sur le bouton OK. -Cliquez sur la commande Sous-Totaux...du menu Données. -Dans la zone A chaque changement de, précisez le champ Représentant. -Dans la zone Utiliser la fonction, choisissez Somme. En faisant défiler vers le bas votre feuille de calcul, vous remarquerez des lignes supplémentaires afin d afficher la Somme Davolio, Doury... et un total général. 39

40 Savoir faire des statistiques sur les bases de données A gauche de la feuille de calcul apparaît ce que l on appelle les symboles de plan (1 2 3). -Cliquez sur le symbole 1, vous allez réduire l affichage au premier niveau de détail. C est-à-dire que vous ne verrez que le total général. -Cliquez sur le symbole 2, vous réduisez l affichage au deuxième niveau, laissant apparaitre le total général et les sous-totaux. -Et enfin, cliquez sur le symbole 3, vous réaffichez toute la liste avec tous les détails. -Suprimez ce sous total en cliquant sur le menu Données puis sur la commande Sous-Totaux. Cliquez sur le bouton Supprimer Tout. 40

41 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Vous allez maintenant calculer le nombre de ventes par Produits. Cliquez de nouveau dans votre base de données puis triez-la sur le champ Produits. Activez ensuite la commande Sous totaux et modifiez les paramètres comme indiqué dans l image ci-dessous. Attention la fonction utilisée n est plus Somme mais Nbval. Cliquez sur le bouton OK. Visualisez le deuxième niveau de détail en cliquant sur le Symbole de plan 2. Cliquez de nouveau sur la commande Sous totaux... du menu Données. Cliquez sur le bouton Suprimer tout. Vous allez calculer la somme des ventes par Représentant puis par Année. Sélectionnez une cellule quelconque de la base de données. Cliquez sur la commande Triez... du menu Données. 41

42 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Triez la base de données sur le champ Représentant puis sur le champ Année comme ci-contre. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Cliquez sur la commande Sous totaux... du menu Données. A chaque changement de Représentant, faites la Somme des Ventes. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Un premier sous total est effectué, il vous reste le second à faire. Activez de nouveau la commande Sous totaux... A chaque changement d Année, faites la Somme des Ventes. Désactivez l option Remplacer les sous totaux existants. Cliquez sur le bouton OK. Ce sous total se cumule avec le précédent. vous avez maintenant une liste avec 4 niveaux de Plan. 42

43 Savoir faire des statistiques sur les bases de données FICHE DE SYNTHESE Créer des Sous-Totaux Sous-totaux : synthèse des données par Microsoft Excel : 1) Pour utiliser des sous-totaux automatiques, vous devez organiser votre feuille de calcul en une liste de colonnes étiquetées. Avant d'insérer des sous-totaux, triez la liste en fonction des colonnes pour lesquelles vous voulez afficher des sous-totaux. Si vous voulez afficher plusieurs niveaux de sous-totaux dans la liste, assurez-vous de trier toutes les colonnes pour lesquelles vous voulez afficher des sous-totaux. 2) 2) Microsoft Excel peut calculer automatiquement des sous-totaux et des totaux généraux. Il vous suffit pour cela de spécifier les éléments pour lesquels vous souhaitez obtenir des sous-totaux, les valeurs à synthétiser et la fonction (SOMME par exemple) à appliquer à ces valeurs. Pour insérer des sous-totaux dans une liste, commencez par la trier. Cliquez sur une cellule de cette liste, puis cliquez dans le menu Données sur Sous-totaux. 3) Lorsque vous ajoutez des sous-totaux automatiques à une liste, Microsoft Excel fait une synthèse des données dans un plan, ce qui vous permet d'en voir la structure. Si vous souhaitez créer un rapport de synthèse, vous pouvez utiliser les symboles du plan pour afficher les sous-totaux et masquer les détails. 4) Vous pouvez créer un graphique qui n'utilise que des données visibles dans un plan tel qu'une liste qui contient des sous-totaux automatiques. Si vous affichez ou masquez des détails, le graphique sera également mise à jour de manière à afficher ou à masquer les données. 43

44 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Les tableaux croisés dynamiques Ouvrez le classeur Cas25.xls. A partir de cette zone de liste, vous allez créer un rapport de Tableau Croisé Dynamique. Cliquez dans votre base de donnnées, puis cliquez sur la commande Rapport de Tableau Croisé dynamique... du menu Données. Un assistant se met en route et vous guide durant 4 étapes. Etape 1 : vous devez spécifier d où proviennent les données. Sélectionnez Liste ou base de données Microsoft Excel. Cliquez sur le bouton Suivant. Etape 2 : vous devez saisir une plage de données. Celle-ci est déjà inscrite dans la zone Plage parce que votre pointeur se trouvait dans la zone de liste lorsque vous avez activé la commande Tableau Croisé dynamique. 44

45 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Etape 3 : elle consiste à vous aider à construire votre tableau. En haut de la boîte de dialogue, une aide vous indique comment procéder. Vous devez préciser la destination du tableau croisé. Choisissez l option Nouvelle Feuille. Cliquez sur le bouton Disposition Faites glisser les boutons de champ aux emplacements voulus. Cliquez sur le bouton OK. On revient à l étape 3 Cliquez sur le bouton Terminer. Une nouvelle feuille de calcul est créée automatiquement et contient le tableau croisé représentant les sommes des ventes par représentant et par Année. 45

46 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Cependant, le format des nombres n est pas correct. Sélectionnez la plage de cellules B5 : D8, puis choisissez la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Nombre et choisissez les mêmes options que dans l image ci-dessus. Cliquez sur le bouton OK. Vous désirez connaître les ventes du Nord : sélectionnez Nord dans le champ Région. Automatiquement le tableau croisé est mis à jour. Enregistrez votre travail. 46

47 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Une barre d outils spécifique aux tableaux croisés apparaît à l écran. Les icônes de cette barre d outils, vous permettent de modifier la présentation de votre tableau croisé. Si elle n apparaît pas, cliquez sur le menu Affichage, puis sur Barres d outils et enfin sur Tableau croisé dynamique. Pour modifier la conception du tableau croisé, cliquez sur l icône Assistant Tableau croisé dynamique. Attention, vous devez sélectionner une cellule du tableau croisé dynamique avant de lancer l Assistant Tableau croisé dynamique. Vous retournez à l étape 3 de l assistant. Glissez le bouton Région de PAGE, vers LIGNE sous Représentant. Cliquez ensuite sur le bouton Fin. 47

48 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Votre tableau est automatiquement mis à jour avec les nouvelles modifications. Remarquez la nouvelle construction de votre tableau, beaucoup plus complexe et détaillée que précédemment. Vous avez des statistiques par Représentant puis par Région. Pour faire disparaitre les Sommes de Davolio, Doury et Durant, double-cliquez sur le bouton Représentant. Dans la boîte de dialogue Champs dynamiques, dans la partie Soustotaux, cliquez sur Aucun. Cliquez ensuite sur OK. 48

49 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Les Sommes ont disparu. Le tableau croisé dynamique est un tableau qui peut-être manipulable sans jamais modifier les données initiales de la zone de liste. Si vous êtes amené à modifier votre base de données : suppression, ajout ou modification d enregistrements, votre tableau croisé ne sera pas mis à jour automatiquement. Pour faire cette mise à jour, sélectionnez une cellule quelconque de votre tableau croisé, puis cliquez sur l icône Actualiser les données dans la barre d outils : A partir du tableau croisé, vous pouvez également extraire des enregistrements. Par exemple, vous désirez avoir le détail des Ventes de Davolio dans l Ouest. Double-cliquez sur la cellule E7 de votre tableau croisé : cette cellule correspond au total des Ventes de Davolio dans l Ouest : 2839 euros. Automatiquement, une nouvelle feuille de calcul est créée. Regardez en bas de l écran, un nouvel onglet est apparu, contenant tous les enregistrements des Ventes de Davolio dans l Ouest. 49

50 Savoir faire des statistiques sur les bases de données C est une méthode très rapide pour extraire des données par rapport à l utilisation des filtres élaborés, mais pas aussi perfectionnée. Retournez sur votre tableau croisé en cliquant sur l onglet Feuil1, vous allez extraire toutes les Ventes de Double-cliquez sur la cellule C17 (10280 euros). De nouveau, une feuille de calcul est créée avec tous les enregistrements des Ventes de Enregistrez votre travail. Retournez sur votre tableau croisé en cliquant sur l onglet Feuil1, vous souhaitez connaître le nombre de Ventes par Représentant. Double-cliquez sur Représentant afin de modifier ce Champ dynamique. 50

51 Savoir faire des statistiques sur les bases de données Renseignez la case de dialogue Champ dynamique comme ci-contre. Choisissez l option Personnalisés et la fonction Nbval. Cliquez sur le bouton OK. De nouvelles lignes apparaissent dans votre tableau, précisant le nombre de ventes par Représentant. Renommez cette feuille de calcul en changeant le nom de l onglet en Statistiques 1. Enregistrez et fermez ce classeur. 51

52 Savoir faire des statistiques sur les bases de données FICHE DE SYNTHESE Les tableaux croisés dynamiques Tableaux croisés dynamiques : analyses interactives de données Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet d'effectuer une synthèse rapide et de croiser de grandes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour obtenir différentes synthèses des données source, filtrer les données en affichant différentes pages, ou afficher les détails pour les zones qui vous intéressent. Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique à partir d'une liste ou d'une base de données Microsoft Excel, d'une base de données externe, de plusieurs feuilles de calcul Microsoft Excel ou d'un autre tableau croisé dynamique. Pour créer un tableau croisé dynamique, utilisez l'assistant Tableau croisé dynamique qui vous guide lors de la recherche et de l'organisation des données que vous voulez analyser. Pour commencer, cliquez dans le menu Données sur la commande Rapport de tableau croisé dynamique. Un tableau croisé dynamique contient des champs effectuant la synthèse de plusieurs lignes d'informations à partir de données source.vous pouvez faire glisser un bouton de champ vers une autre zone du tableau croisé dynamique pour afficher vos données de différentes manières.par exemple, vous pouvez afficher le nom des responsables des ventes dans les lignes ou les colonnes. Le tableau croisé dynamique effectue la synthèse des données à l'aide de la fonction que vous spécifiez : Somme, Nb ou Moyenne. Les sous-totaux et les totaux généraux sont insérés automatiquement. Vous pouvez utiliser vos propres formules en ajoutant des champs et des éléments calculés. 52

53 Automatisation des tâches répétitives Les macro-commandes Automatisation des tâches de routine Si vous effectuez fréquemment une tâche dans Microsoft Excel, vous pouvez l'automatiser à l'aide d'une macro. Une macro est une série de commandes et de fonctions stockées dans un module Visual Basic, qui peut être exécutée chaque fois que vous devez accomplir cette tâche. Lorsque vous enregistrez une macro, Excel stocke les informations relatives à chaque commande effectuée. Vous exécutez ensuite la macro pour qu'elle répète, ou «joue», les commandes. Vous allez enregistrer une macro pour mettre en forme ces cellules de telle sorte que le texte soit en gras et renvoyé à la ligne. Sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez que le texte soit renvoyé à la ligne et commencez l'enregistrement. Pour enregistrer la macro, cliquez sur le menu Outils, Macro puis Nouvelle Macro. Compléter la case comme ci-joint. ATTENTION le nom de la macro ne doit pas contenir d espace. Une barre d outils «arrêt de l enregistrement s affiche» avec un bouton arrêt. Commencez la suite des tâches liées à la macro : 1.Cliquez sur l option Gras de la barre d outils Mise en forme 2.Cliquez dans le menu Format sur Cellule, puis sur l'onglet Alignement. Activez la case à cocher Renvoyer à la ligne automatiquement, cliquez sur OK, 3.Puis cliquez sur le sur le bouton Arrêter 53

54 Automatisation des tâches répétitives Exécution d une macro-commande Pour lancer l exécution de la macro «gras_ligne» : Sélectionnez la cellule de votre choix et cliquez sur le menu Outils, commande Macro.Macros Sélectionnez le nom de la macro comme ci-contre et cliquez sur Exécuter Vous pouvez ensuite saisir votre texte dans cette cellule et vérifier ainsi le bon fonctionnement de la macro commande. Pour exécuter plus rapidement une macro commande vous pouvez lui attribuer un raccourci-clavier lors de sa création Vous pouvez également l affecter à un bouton sur une des barres d outils. Par le menu Outils, commande Personnaliser : Choisir Macro dans la liste de l onglet Commandes Faire glisser le bouton personnalisé (partie droite de la case) sur la barre d outil Mise en forme, cliquer sur le bouton Modifier la sélection qui devient alors actif, choisir Affecter une macro. 54

55 Automatisation des tâches répétitives FICHE DE SYNTHESE Les macro-commandes Enregistrement d'une macro pour effectuer une tâche en une seule étape Avant d'enregistrer ou d'écrire une macro, planifiez les étapes et les commandes que la macro doit effectuer. Si vous commettez une erreur pendant l'enregistrement de la macro, les corrections que vous apportez sont également enregistrées. Lorsque vous enregistrez une macro, Visual Basic la stocke dans un nouveau module attaché au classeur. Par exemple, si vous entrez souvent de longues chaînes de texte dans certaines cellules, vous pouvez enregistrer une macro pour mettre en forme ces cellules de telle sorte que le texte soit renvoyé à la ligne. Exécution rapide d'une macro Vous pouvez exécuter une macro en la sélectionnant dans la liste qui se trouve dans la boîte de dialogue Macro. Pour exécuter une macro lorsque vous cliquez sur un bouton donné ou lorsque vous tapez une combinaison de touches donnée, vous pouvez lui affecter un bouton de la barre d'outils, un raccourci clavier ou un objet graphique dans une feuille de calcul. Affichage et modification d'une macro Après avoir enregistré une macro, vous pouvez afficher le code de cette macro dans Visual Basic Editor afin de corriger les erreurs ou de modifier la fonction de la macro. Visual Basic Editor est un programme destiné à faciliter l'écriture et la modification du code des macros pour les débutants. Ce programme propose une aide en ligne très complète. Vous pouvez vous former à l utilisation de VISUAL BASIC au cours de stages dédiés à ce langage. 55

56 Prévision de valeurs à l'aide des analyses de simulation Valeur cible La valeur cible permet de définir le résultat que l on veut obtenir et de modifier automatiquement une valeur du tableau pour l obtenir. La valeur cible est la valeur que vous voulez modifier, ici il s agit de la valeur entrée en cellule D9 La commande valeur cible accessible par le menu Outils, Valeur cible, vous permet de définir une variable afin d obtenir une valeur à atteindre pour remplacer celle qui est à définir. Une case Valeur cible vous permet de rentrer vos paramètres. Ce que vous avez Ce que vous voulez La variable Cliquez sur OK. A gauche, le résultat sous forme de synthèse, et au-dessus votre tableau modifié. 56