Les ateliers : Niveau Première STMG

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1 Les ateliers : Niveau Première STMG PGI EBP - Les Ateliers Nadros Isabelle - Enseignante formatrice Lardeux Landry - Enseignant formateur Paternité - Pas d'utilisation Commerciale - Partage des Conditions Initiales à l'identique : Mars

2 Table des matières Introduction 3 I - Découverte de votre environnement de travail 4 1. L'entreprise Organigramme Le système d'information Exercice : Rechercher des informations... 7 II - A votre tour 9 1. Exercice : Analyse du Module Gestion Commerciale Vous avez reçu un message Jeux de rôle Exercice : On récapitule Exercice : Un problème Exercice : Réflexion sur l'usage d'un PGI III - Le Tableau de bord Exercice : Articles Plus vendus Exercice : Meilleurs Clients Exercice : Des anomalies? Exercice : Modifier le Tableau de Bord Exercice : Familles Clients Exercice : Allons un peu plus loin IV - Le Traitement d'une commande 17 Conclusion 19 Questions de synthèse 20

3 Introduction Dans les activités de gestion, l'information est à la fois source et résultante de l'action individuelle et collective. Le Système d'information ou SI concoure à en faire une ressource stratégique pour toute organisation. Les Technologies de l'information et de la Communication offrent de nouvelles formes de collaboration et de coopération. La maîtrise des conditions d'élaboration et d'utilisation de l'information collective est un enjeu pour les organisations. Le partage de l'information contribue alors l'émergence d'une «intelligence collective». Par leur rôle structurant, les SI contribuent à modeler l'organisation et peuvent déterminer des modes de fonctionnement rigides et contraignants. Notre Slogan Les points abordés du programme de Première sont les suivants : THÈME INFORMATION ET INTELLIGENCE COLLECTIVE Question de gestion : En quoi les technologies transforment-elles l'information en ressource? Décrire les services rendus par le système d information aux divers métiers de l'organisation ; Situer le rôle des acteurs et des applications du d'information dans un processus de gestion donné. Question de gestion : Les systèmes d'information façonnent-ils l'organisation du travail au sein des organisations ou s'y adaptent-ils? Identifier les différentes étapes d'un processus de gestion et d'en schématiser l'enchaînement ; Repérer les effets de l'automatisation des activités de gestion sur la circulation de l'information, l'organisation du travail et le rôle des acteurs. THÈME ÉVALUATION ET PERFORMANCE Question de gestion : Qu'est-ce qu'une organisation performante? A partir d'un tableau de bord, identifier les principaux indicateurs pertinents pour apprécier la performance de l'organisation, Effectuer des comparaisons dans le temps. 3

4 Découverte de votre environnement de travail Découverte de votre environnement de travail I L'entreprise 4 Organigramme 5 Le système d'information 6 Exercice : Rechercher des informations 7 1. L'entreprise Le Jardin Créatif est une entreprise fondée en 2000 par madame Anne ROXIE, ingénieure agronome. La société est spécialisée dans la commercialisation des plantes fleuries, d'arbustes et d'accessoires pour le jardin. Actuellement, le capital social de l'entreprise est de ,00 euros. Son chiffre d'affaires en 2013 atteint un million d'euros. Son effectif est de 23 personnes et une stagiaire. Cette entreprise bénéficie d'une forte notoriété grâce à l'originalité et à la qualité de ses produits. Le Jardin Créatif L'entreprise ne commercialise pas ses produits en vente directe. Les consommateurs choisissent leurs produits sur catalogue et peuvent commander à distance par courrier, téléphone ou internet. La société édite deux catalogues par an. Le transport est gratuit pour les deux premières factures. Après, un port forfaitaire de 10% du prix de la commande est facturé. Mme ROXIE est entourée notamment de trois collaborateurs : Mme BART : Directrice des ventes, M. TURPIN : Directeur des achats, M. DURAND : Directeur administratif et financier. Mme ROXIE a décidé de se concentrer sur les relations commerciales et la gestion clients. Depuis peu il a décidé d'investir dans un PGI (progiciel de gestion intégré) pour assurer la gestion de son entreprise et répondre aux demandes soutenues de son équipe qui est confrontée à des difficultés de mise à jour du système d'information. Stagiaire dans l'entreprise, vous êtes chargé(e) de ce dossier. 4

5 Découverte de votre environnement de travail Simulation Votre mission consiste à mener une réflexion sur la mise en place de cet outil en terme d'informations, de besoins, et d'impact sur le fonctionnement de l'entreprise. Texte légal : Fiche d'identité de l'entreprise SARL LE JARDIN CREATIF Adresse : 7 route de Garlan Saint Martin Des Champs Courriel : jardin.creatif@free.fr Téléphone : Télécopie : La société est enregistrée au registre de commerce de Brest. SIRET : Numéro de TVA intracommunautaire : FR CODE NAF : 4776Z 2. Organigramme La société est composée d'une gérante, Mme ROXIE, créatrice de l'entreprise et de nombreux salariés. Les niveaux hiérarchiques de l'entreprise s'articulent de la façon suivante : Extrait de l'organigramme de l'entreprise 5

6 Découverte de votre environnement de travail Anne ROXIE possède tous les accès. Elle a les mêmes droits que l'administrateur réseau excepté la mise à jour des utilisateurs. Michèle BART dirige le service VENTE. Il dirige les activités administratives commerciales liées aux clients : il analyse le portefeuille des commandes, il rend compte à sa hiérarchie à l'aide de tableaux de bord, il assure le bon fonctionnement de la satisfaction des clients. Il gère les stocks et établit les devis; Karim TURIN est responsable du service ACHAT. Il s'occupe essentiellement de la négociation avec les fournisseurs et de la gestion des stocks. Armand DURAND est responsable du service COMPTABILITÉ. Il est chargé de l'analyse financière de l'entreprise, de la clôture des comptes et d'établir les documents de synthèse (Bilan, Compte de Résultat, Annexe) de l'entreprise. Pauline RIVOLIN est assistante commerciale au service VENTE. Elle assure le suivi des commandes clients du bon de commande jusqu'au règlement. Elle sort également les statistiques pour son responsable. Paula DA COSTA assiste Armand DURAND dans les opérations comptables de la société. Elle contrôle les opérations comptables, elle lettre les comptes de Tiers (clients, fournisseurs). Elle établit les états de rapprochements et les déclarations de TVA. Valérie BAUDIN est assistante commerciale au service ACHAT. Elle assure le suivi des commandes fournisseurs du bon de commande jusqu'au règlement et sort les statistiques pour son responsable. 3. Le système d'information Un nouveau système d'information Depuis peu, la société s'est dotée d'un Progiciel de Gestion Intégré ( PGI). Mme ROXIE a été démarchée par des entreprises spécialisées dans le déploiement de ce type de solutions métier. Conscient que l'information doit être partagée par tous au sein d'une organisation, elle décide de ne pas renouveler les licences de ces logiciels de comptabilité, de gestion des stocks et des gestion de la relation client pour choisir une solution ou il n'y aurait plus de problème d'interopérabilité et de partage de l'information. Après avoir longuement hésité elle décide de privilégier la solution développée par la société EBP. L'accès est cependant strictement réservé aux membre de l'entreprise qui doivent se connecter à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe. Madame ROXIE a implanté le PGI EBP dans les programmes de la société afin de simplifier la transmission des informations et d'éviter les erreurs répétitives. La mise en place a eu lieu au début de l'année Elle vous accepte en tant que stagiaire au service des ventes et vous remet le dossier en cours afin de mettre à jour les opérations réalisées dans le module Gestion commerciale du PGI EBP Logo EBP 6

7 Découverte de votre environnement de travail Simulation Pour commencer il faut se connecter au PGI et au module Gestion Commerciale : Voici vos éléments de connexion du stagiaire de l'entreprise: Méthode Nom d'utilisateur : STMG Mot de passe : STMG Gestion Commerciale Il s'agit de la première connexion à la base. Pour se connecter au module Gestion Commerciale, il est nécessaire de recréer le raccourci vers la base de données. Dans le contexte de la formation les bases sont stockées dans le serveur du formateur et non pas dans le serveur du lycée. Dans une classe, il est possible de proposer directement le raccourci aux élèves via un répertoire partagé. 4. Exercice : Rechercher des informations Découvrir et manipuler le logiciel. Il faut lancer le logiciel et ouvrir la société Jardin Creatif. Pour l'instant nous utilisons le module de Gestion Commerciale. Les informations contenues dans le logiciel vous permettront de répondre aux questions suivantes. Logo EBP Exercice : Les articles Combien d'articles (en vente ou en achat) sont actuellement référencés dans l'entreprise? Exercice : Les Familles Combien y-a-t-il de famille d'articles? Exercice : Le Prix Quel est le prix de vente des narcisses? Exercice : Les Rosiers Grimpants. Le rosier grimpant est un article de la famille des ARBRES. Il est vendu au prix de 11, le prix de revient pour l'entreprise est 6,47. La différence correspond donc à la marge réalisée par l'entreprise. 7

8 Découverte de votre environnement de travail Il y a actuellement 6 produits en stock. La quantité minimum en stock est de 10 produits. Le seuil de réapprovisionnement (stock d' alerte ) est de 5 produits. Le fournisseur principal est l'entreprise GAMM VERT. Exercice : Les Clients. Quel est le nombre de clients? Exercice : Les Sous-Familles. Quel est le nombre de sous-familles d'articles? Exercice : Les Arbres. Quel est le nombre d'articles de la famille des arbres? Exercice : Le fournisseur. Quelle entreprise fournit les Lys à JARDIN CREATIF? 8

9 A votre tour A votre tour I Exercice : Analyse du Module Gestion Commerciale 9 Vous avez reçu un message. 11 Jeux de rôle 12 Exercice : On récapitule Exercice : Un problème 13 Exercice : Réflexion sur l'usage d'un PGI 14 Objectifs Manipuler un progiciel. Détecter les erreurs de processus. Réfléchir su l'usage de ce type de logiciel. Proposer des solutions. 1. Exercice : Analyse du Module Gestion Commerciale Nous allons analyser la relation qui existe entre nous et le Client Hadijian. Il s'agit de l'analyse du processus de vente de l'entreprise. 9

10 A votre tour Fiche Téléphonique Exercice : Le premier document produit Quel a été le document réalisé le 01/02/2014? Devis Bon de Commande Bon de Livraison Facture Exercice : et ensuite... Quel a été le document réalisé le 04/02/2014? Devis Bon de Commande Bon de Livraison Facture Exercice : Le délai de livraison La livraison a-t-elle été réalisée avant le 08/02/2014? Exercice : Et? Quel document peut permettre de vérifier la date de livraison? Devis Bon de Commande Bon de Livraison Facture Exercice : Et enfin... Quel document la société Jardin Créatif peut-elle ensuite réaliser? Devis Bon de Commande Bon de Livraison Facture Exercice : Acompte M. Hadijian a versé un acompte le 08/02/2014. Retrouvez la trace de cet acompte dans le PGI. Quel est l'intérêt pour l'entreprise JARDIN CREATIF de recevoir un acompte? 10

11 A votre tour Exercice : Terminez le processus. Vous êtes maintenant le dirigeant de l'entreprise JARDIN CREATIF (le rôle de Mme ROXIE). Votre nom d'utilisateur pour se connecteur au PGI est RA0 et votre mot de passe RA0. A vous de jouer!!! Maintenant il faut terminer le processus et produire les derniers documents commerciaux. La livraison a été réalisée le 07/02/2014. Vous pouvez également indiquer le règlement de la facture le 04/03/2014. Transfert d'un document Terminez le processus existant et expédiez le document à M. HADIJIAN (courriel : loryne29@gmail.com ). Exercice : Conséquences? Quelles sont les conséquences de cette livraison au niveau du Système d'information de l'entreprise? 2. Vous avez reçu un message. Mme ROXIE a pris contact avec un éventuel nouveau client : Fiche identité : SARL LA BOITE A TICE Contact : Landry Lardeux (Responsable commercial) Adresse : 14 rue de la victoire, TORCY Tel : Mail : laboiteatice@gmail.com M. Lardeux souhaite commander le 01/03/2014 : 5 tailles haies électriques 550W. Mais avant toutes négociations commerciales il souhaite savoir si notre entreprise peut répondre positivement et rapidement à sa demande et cela dans un délai de 8 jours? Première Hypothèse : Le budget de M. Lardeux est de 150. Entreprise La Boîte à Tice 11

12 A votre tour Deuxième Hypothèse : Le budget de M. Lardeux est de 350. Gestion Commerciale Connectez-vous au PGI et vérifier si cette commande est réalisable. Vous proposerez une réponse pour chacune des hypothèses. Attention : Pour se connecter. Voici les différents éléments d'identification : Mme ROXIE : Nom d'utilisateur et mot de passe : RA0, Mme BART : Nom d'utilisateur et mot de passe : BM1, M. DURAND : Nom d'utilisateur et mot de passe : DA2, Mme DA COSTA : Nom d'utilisateur et mot de passe : DP6, Mme RIVOLIN : Nom d'utilisateur et mot de passe : RP3. 3. Jeux de rôle Simulation : A vous de jouer Madame ROXIE a pris contact avec un éventuel nouveau client. EURL TOUT BRICO Responsable : M. Frin (Gérant) Contact : Sylvain FACIL (responsable commercial) Adresse : 18 allée royale, PONT L'ABBE (Finistère) Téléphone : Fax : Remise 5% Adresse électronique : tout.brico@free.fr Monsieur Facil souhaite commander 10 lys et 10 narcisses. La commande sera réglée par chèque bancaire dès que la livraison sera effectuée. Il souhaite être livré le plus rapidement possible. Entreprise Tout Brico Rappel des éléments d'identification : Mme ROXIE : Nom d'utilisateur et mot de passe : RA0, Mme BART : Nom d'utilisateur et mot de passe : BM1, M. DURAND : Nom d'utilisateur et mot de passe : DA2, Mme DA COSTA : Nom d'utilisateur et mot de passe : DP6, Mme RIVOLIN : Nom d'utilisateur et mot de passe : RP3. 12 Pour chacune des commandes suivantes vous procéderez à toute les étapes nécessaires sur le logiciel (Devis, Facture, Livraison) Insérez les informations concernant la société dans le PGI, Vérifiez les besoins du client en consultant les diverses fiches articles,

13 A votre tour Réapprovisionnez les stocks si cela est nécessaire au travers des bons d'entrée, Créez le devis et expédiez le à M. Facil. Monsieur Facil, après avoir pris connaissance du devis reçu par mail, accepte la proposition, le bon de commande peut être créé. La livraison est lancée selon la date convenue. Vous transférez le devis et vous réalisez les différents documents (bon de commande, bon de livraison, facture). Le devis : 03/03/2014, Le bon de commande : 10/03/2014, Livraison et facturation : 14/03/2014. Travail à Faire Remarque Il peut être intéressant de montrer l'historique du document aux élèves afin de montrer l enchaînement des différents documents. Il est possible de valider la facture et de montrer l'impact de cette validation au niveau du module de Comptabilité. Le dernier travail peut être la saisie du règlement dans le PGI. Historique des documents. 4. Exercice : On récapitule Le Devis 2. Consultation des Stocks 3. La Facture 4. La Livraison 5. Le Bon de Commande Le départ On propose On discute On attend Le document Final 5. Exercice : Un problème Une nouvelle demande de M. GRISOLIN. Madame Paula DA COSTA reçoit un mail de monsieur GRISOLIN, client satisfait de sa dernière commande. Il souhaite commander ce jour 10 pieds de lavande et 5 rosiers buisson. 13

14 A votre tour Question Madame Da Costa peut-elle se charger de cette commande? Pourquoi? [Solution p ] Pour répondre à cette question connectez-vous avec les paramètres d'identification de Mme Da Costa et proposez une solution. Question Finalement M. GRISOLIN a changé d'avis. Il souhaite commander 40 pieds de lavande et 5 rosiers buisson. Cela est-il possible? 6. Exercice : Réflexion sur l'usage d'un PGI [Solution p ] Avant l'implantation du PGI dans l'entreprise différentes difficultés existaient dans le système d'information de l'entreprise : METIERS Pauline, l'assistante commerciale Michèle, la directrice des ventes Pauline, l'assistante commerciale Paula, l'assistante comptable DYSFONCTIONNEMENTS «En effet, il m'arrive parfois de faire des erreurs dans la saisie des commandes.» «La réalisation de la facture mensuelle est parfois compliquée. Par conséquent, l'envoi de la facture et retardé et le paiement de la livraison en est aussi retardé.» «J'aimerai avoir plus de temps pour réaliser des statistiques sur les ventes par produit mais je passe une grande partie de ma journée à saisir des commandes.» «Je suis régulièrement en retard dans la saisie des factures dans le journal des ventes car celles-ci m'arrivent tardivement.» Les difficultés rencontrés avant l'utilisation du PGI Question Comment le PGI peut-il répondre à ces dysfonctionnements? [Solution p ] * * * Le fonctionnement de l'entreprise est déterminé par des choix d'organisation : choix des processus, responsabilité des acteurs, définition des activités, choix des technologies utilisées. La coordination des activités au sein d'un processus de gestion est prise en charge par le système d'information de l'organisation qui est de plus en plus souvent informatisé. Les acteurs utilisent des applications informatiques spécifiques (progiciels) pour mener à bien leurs tâches en suivant les étapes et en respectant les contrôles paramétrés au sein des progiciels. Ainsi, les systèmes d'information contribuent à façonner le travail au sein des organisations. Une bonne intégration des progiciels dans une organisation résulte de leur capacité à accompagner et à garantir le bon déroulement des processus et des flux de travaux. Ceci nécessite un important travail de paramétrage. Ainsi, les systèmes d'information peuvent-ils être adaptés à l'organisation du travail au sein des organisations. 14

15 Le Tableau de bord Le Tableau de bord I Exercice : Articles Plus vendus 15 Exercice : Meilleurs Clients 15 Exercice : Des anomalies? 15 Exercice : Modifier le Tableau de Bord 15 Exercice : Familles Clients. 15 Exercice : Allons un peu plus loin. 16 Vous allez maintenant visualiser votre tableau de bord. Répondez aux questions suivantes : Tableau de Bord 1. Exercice : Articles Plus vendus Quels sont les articles les plus vendus? 2. Exercice : Meilleurs Clients Quels sont les meilleurs clients? 3. Exercice : Des anomalies? Quelles anomalies constatez-vous? 4. Exercice : Modifier le Tableau de Bord Afficher le palmarès des meilleurs Clients (Libellés). Afficher le palmarès des meilleurs Articles (Libellés). 5. Exercice : Familles Clients. 15

16 Le Tableau de bord Quelle est la famille des clients qui génère le plus de Chiffres d Affaires? 6. Exercice : Allons un peu plus loin. Gestion Commerciale Est-il possible de répondre aux questions suivantes? L'entreprise réalise-t-elle une bénéficie ou une perte? Quels sont les emprunts de l'entreprise? A combien s'élève la trésorerie de l'entreprise? 16

17 Le Traitement d'une commande Le Traitement d'une commande I Schéma Événement Résultat. 17

18 Le Traitement d'une commande Exercice 1 : Combien d'activités? Combien d'activités comporte ce processus au total? Exercice 2 : Les acteurs Quels sont les acteurs internes concernés par ce processus? Le client Mme Da Costa Mme Rivollin M. Lanneval Exercice 3 : Dans quel but? Quel est le but de ce processus? Il s'agit d'un processus classique de commerciale du PGI. 9. vente Ce processus démarre par la réalisation d'un. Il concerne essentiellement le module devis pour le client. 1. Facturation 2. Contrôle en comptabilité 3. Devis 4. Règlement 5. Une opportunité 6. Bon de Commande 7. Une piste 8. Bon de Livraison Consultation solvabilité du client 10. Consultation des Stocks gestion Si les quantités sont suffisantes en stock (pas d' approvisionnement nécessaire), on va établir un bon de livraison puis on va enchaîner avec une opération de facturation. Le client va recevoir une facture. Cela va entraîner une opération en comptabilité. Ce processus se termine par le règlement de la facture. Exercice 4 : Du devis aux documents de synthèse Classer par ordre chronologique les étapes du processus ou workflow entre l'entreprise JARDIN CRÉATIF et ses clients. Le Point de Départ On contacte le client Le Premier Document On vérifie le client On vérifie Puis on rédige le On expédie Le dernier document La contrepartie Et enfin 18

19 Le Traitement d'une commande Conclusion Pour l'organisation, l'information est le vecteur de la communication, de la coordination et de la connaissance, tant dans ses relations internes que dans ses relations avec ses clients, usagers et partenaires. Le système d'information structure l'organisation et prend en charge la diffusion et le partage des informations entre les acteurs. L'environnement de travail numérique offre des opportunités nouvelles de collaboration par l'intégration des compétences, la production d'informations et de connaissances, constitutives d'une véritable «intelligence collective». L'information a un rôle majeur dans les processus de gestion. Il faut appréhender les opportunités et les risques que génèrent les formes et modalités de communication et de collaboration avec le numérique, l'impact de l'informatisation des processus de gestion. Les documents de la formation Des erreurs ont été repérées dans la version actuelle de la base. La base a été créée sur la version 5.1 d'ebp avec des taux de TVA différents. Certains documents peuvent conserver la mention des anciens taux. Une mise à jour sera effectuée ultérieurement. Attention!!! 19

20 Ressources annexes Questions de synthèse Après avoir consulté les permissions des différents groupes sur le PGI, répondez à la question suivante : Le logiciel EBP Open Line permet-il le partage de toutes les informations au sein de l'organisation? (Réponse argumentée, 10 lignes) Rédiger un texte qui raconte le déroulement de ce processus dans le cas d'une commande passée en ligne. Décrire l'enchaînement des activités jusqu'à l'activité finale, les principaux acteurs concernés ainsi que les éventuels autres processus utilisés, sans les détailler. 20