DIRECTIVE CHANCELLERIE D'ETAT GESTION DE L'OUTIL DE GESTION DES ACTIVITÉS, DES PROJETS ET DES PROTEFEUILLES DE PROJETS À LA CHANCELLERIE CHA

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Pauline St-Laurent
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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Chancellerie d'etat DIRECTIVE CHANCELLERIE D'ETAT GESTION DE L'OUTIL DE GESTION DES ACTIVITÉS, DES PROJETS ET DES PROTEFEUILLES CHA Domaine : Contrôle interne Date : Entrée en vigueur : 1 décembre 2011 Rédacteur(s): Direction/Service transversal(e): Eliane Balmas Secrétariat général 1. Objet 2. Champ d application Ensemble des directions et services de la Chancellerie d'etat 3. Mots clés 4. Documents de référence SOMMAIRE DE LA DIRECTIVE 1. But de l'application Fréquence de mise à jour Définitions Explication des smileys Abréviations des services Règles d'utilisation - rôles... 5

Objet 2. Champ d application Ensemble des directions et services de la Chancellerie d'etat 3. Mots clés 4. Documents de référence SOMMAIRE DE LA DIRECTIVE 1.

2 Page: 2/5 Gestion de l'outil de gestion des activités, projets et portefeuilles de projets de la chancellerie 1. But de l'application L'application "gestion des activités, des projets et des portefeuilles de projets de la chancellerie" est l'outil permettant de suivre les activités permanentes de chaque service ainsi que les objectifs, les projets et les portefeuilles de projet sous leur responsabilité. Elle permet également d'éditer des tableaux de bord destinés aussi bien aux chef-fes de service qu'à la direction de la chancellerie. Elle devient ainsi un outil de pilotage de la chancellerie. 2. Fréquence de mise à jour Les tâches de mises à jour ont été simplifiées au maximum afin d'être une aide et non une charge supplémentaire pour les chefs de services. Les chefs de service et/ou les responsables de portefeuilles de projets sont responsables de mettre régulièrement à jour (au minimum une fois par mois) les données de l'outil afin que celui-ci reflète les activités des services et l'état d'avancement des projets. Des tableaux de bord seront édités par la responsable du contrôle interne en fonction des demandes de la direction de la chancellerie. Par ailleurs, chaque année la direction de la chancellerie examine l'ensemble des objectifs des services pour l'année en cours. Ces objectifs doivent être insérés au mois de janvier de chaque année, par les services, sous l'onglet projet. Les tableaux relatifs aux objectifs de l'année en cours sont édités au début du mois de février. Des séances ad-hoc entre la direction de la chancellerie et les services sont organisées pour discuter et valider les objectifs annuels.

ainsi que les objectifs, les projets et les portefeuilles de projet sous leur responsabilité.

3 CHA Page: 3/5 3. Définitions Activité permanente Projet Prestation et sousprestations (en lien avec le budget par programmes) Priorité Titre Objectif Mandant Responsable Partenaire Délai (uniquement pour les projets) Délai intermédiaire (uniquement pour les projets) Avancement Etat Notation (smiley) Commentaires Désigne toute activité permanente (tâche, mission, événement) effectuée et gérée par les services de la Chancellerie et qui nécessite un suivi. Activité caractérisée par un objectif à caractère unique et nouveau, un début et une fin. Toute activité permanente ou tout projet est en lien avec une prestation ou une sous-prestation que les services de la Chancellerie doivent délivrer. Le degré de priorité est proposé par les services et validé par la direction de la Chancellerie. P1 : projets ou activités prioritaires P2 : projets ou activités importants P3 : projets ou activités utiles Indiquer le titre du projet L'objectif doit être défini pour les activités permanentes et pour les projets. Le mandant est le donneur d'ordre Personne responsable de l'activité permanente ou du projet Personnes ou service partie prenante à l'activité permanente ou au projet Les délais sont obligatoires pour les projets et les portefeuilles de projet Les délais intermédiaires portent sur les étapes du projet. Quand une étape est terminée, il faut indiquer le délai intermédiaire de l'étape suivante Permet d'indiquer le pourcentage d'avancement d'un projet par rapport au délai fixé. L'état est obligatoire pour les projets, il précise si le projet est à l'étude, en cours de réalisation, suspendu ou terminé.(menu déroulant) Smiley (vert, jaune, rouge) : ils doivent permettre de visualiser rapidement si un projet ou une activité rencontre des problèmes. (menu déroulant) Il peut s'agir de problèmes en terme de ressources ou moyens (financiers, humains, de systèmes d'information ou logistiques), de non respect des délais pour de bonnes ou de mauvaises raisons ou encore liés aux indicateurs (indicateurs mal adaptés, à revoir, etc). Les smiley seront donc liés aux moyens et aux délais. Ce sont les responsables de la mise en œuvre du projet ou de l'activité permanente qui identifie les problématiques. Bon, vert = cas normal, tout va bien Moyen, orange = danger, problème Mauvais, rouge = critique Le smiley lié aux délais ne s'applique pas aux activités permanentes. Tous commentaires explicitant les smiley ou des modifications de l'etat et/ou des smiley ou tout autre problématique.

Délai intermédiaire (uniquement pour les projets) Avancement Etat Notation (smiley) Commentaires Désigne toute activité permanente (tâche, mission, événement) effectuée et gérée par les services de

4 Page: 4/5 4. Explication des smileys Le tableau suivant illustre le sens qu'il faut donner aux smiley. 1.Moyens : (moyenne des éléments) Bon Moyen Mauvais Evalue l'adéquation des moyens à disposition, en terme de ressources humaines, finances, systèmes d'information et de logistique pour permettre de respecter les objectifs à atteindre pour chaque activité Les moyens sont adéquats et aucune mesure corrective n'est à appliquer. Par exemple : Les ressources humaines à disposition sont adéquates tant en nombre qu'en compétences et en disponibilité. La charge prévue sera respectée. Les moyens financiers à disposition sont suffisant. Le budget sera tenu. Les systèmes en place répondent aux besoins Les moyens logistiques (locaux, mobilier, matériel) à disposition sont suffisants. Les conditions de travail sont bonnes. Certains moyens sont limités et influencent négativement l'avancement de l'activité. Les ressources humaines ne sont pas adéquates soit en quantité soit en qualité. Un dépassement de charge peut avoir lieu. Des mesures correctives sont possibles et prévues. Les moyens financiers sont insuffisants en regard de la tâche. Les besoins financiers ont augmenté et ne sont plus couvert par le budget. Mais des compensations ou des économies sont encore possibles. Des lacunes sont constatées dans les systèmes en place (fonction, disponibilité, moyens techniques, etc.). Des mesures correctives sont possibles et prévues. Les moyens logistiques manquent pour accomplir la tâche. Les conditions de travail ne sont plus optimales. Des mesures correctives sont possibles et prévues. Le manque de moyen met en péril le projet, des mesures correctives sont indispensables pour respecter les objectifs. Les ressources humaines sont insuffisantes en quantité et en qualité. Un dépassement de charge est inévitable. Un redimensionnement est nécessaire et un appui indispensable. Les dépassements sont importants. Le budget ne couvre plus les charges. Un redimensionnement est nécessaire. Les systèmes en place ne remplissent pas leur tâches. Des besoins sont insatisfaits. Un effort correctif est impératif. Les moyens logistiques sont insuffisants. Les conditions matérielles de travail sont mauvaises. Un effort correctif est impératif. 2. Délais Evalue le respect du délai et de la planification. Les délais sont respectés. La planification sera tenue. L'activité a pris du retard, mais il reste résorbable. La planification est décalée sans incidence majeure sur les livrables. L'activité est en retard, les délais risquent de ne plus être tenus. Le décalage dans la planification risque d'avoir des conséquences négatives.

respecter les objectifs à atteindre pour chaque activité Les moyens sont adéquats et aucune mesure corrective n'est à appliquer.

5 Page: 5/5 5. Abréviations des services SG SARH DSOV OSI SVE SF SL CI SACE PROTOCOLE SCI DAJ AQFI Secrétariat général Service administration et ressources humaines Direction de support et opération de vote Organisation et systèmes d'information Service des votations et élections Services des finances Service logistique Contrôle interne Service administratif du Conseil d'etat Service du protocole Service de la communication et de l'information Direction des affaires juridiques Attachées aux questions fédérales et intercantonales 6. Règles d'utilisation - rôles Trois rôles sont définis dans l'application : a. Consultation : Tous les utilisateurs et utilisatrices peuvent consulter les données de l'outil. b. Création et mise à jour : Les utilisateurs et utilisatrices d'un service peuvent créer ou mettre à jour les activités et projets de leur service et seulement ceux-ci. La responsable du contrôle interne peut mettre à jour toutes les activités et tous les projets. Lors de la création d'une activité ou d'un projet, tous les champs sont ouverts à l'utilisateur-trice. En ce qui concerne la mise à jour, certains champs sont bloqués et ne peuvent être modifiés. Il s'agit des champs : numéro, type, prestation, sousprestation et délai final. Lorsqu'un service souhaite modifier ces champs, il contact le contrôle interne pour lui expliciter les raisons de sa demande. c. Administrateur : permet de créer, modifier, supprimer les utilisateurs et de changer leur droits d'accès. Permet de créer, modifier, supprimer les services et de changer l'affectation des activités aux services et de traiter les situations de réorganisation. La responsable du contrôle interne et un membre de la DOSID sont les seuls administrateurs.

Organisation et systèmes d'information Service des votations et élections Services des finances Service logistique Contrôle interne Service administratif du Conseil d'etat Service du protocole

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