Total cost of ownership de la technologie dans le secteur des soins. White paper

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1 Total cost of ownership de la technologie dans le secteur des soins White paper

2 White paper Total cost of ownership de la technologie dans le secteur des soins Introduction... 2 A propos du total cost of ownership (TCO)... 3 Le TCO dans le secteur des soins : un exemple... 6 Conclusion : tenez compte de tous les coûts... 7 A propos de l'auteur... 7 INTRODUCTION Les solutions technologiques prennent depuis quelques années de plus en plus d importance dans le secteur des soins, que ce soit au niveau des soins de santé ou des soins aux personnes âgées, mais aussi dans les soins organisés ou à domicile. En automatisant les processus, en enregistrant les informations et en communiquant mieux, nous pouvons travailler de manière plus efficace. Cette évolution permet de libérer plus de temps pour les soins proprement dits, ce qui profite au patient, mais aussi au prestataire de soins. Il n est toutefois pas simple de choisir la bonne technologie et un bon fournisseur. Plusieurs éléments provenant de diverses sources doivent souvent être compris, comparés et combinés. Nous devons traduire les soins dans la technologie. Par ailleurs, tout cet aspect s'inscrit généralement dans le cadre d'un grand projet de nouvelle construction. Le maître d ouvrage doit trancher de nombreuses questions, en supposant qu il ait le temps d'étudier de manière approfondie chaque détail spécifique de chaque solution technologique de son bâtiment. Or, c est justement parce que la technologie est si étroitement liée aux pratiques quotidiennes dans le secteur des soins que le choix de la bonne solution et du bon fournisseur reste très important, et ce non seulement à court terme, mais aussi certainement à long terme. Qui sait à quoi ressemblera le monde dans 5 ou 10 ans? Il semble toutefois que l on puisse justement parfois faire quelques prévisions Ce white paper explique le concept de total cost of ownership (TCO) en tant que paramètre crucial pour le choix de la technologie dans le secteur des soins. Ce n est pas le seul paramètre que nous pouvons utiliser, mais c'est le plus complet et le plus objectif. Il nous aide à nous y retrouver. Nous essayons avec le concept de TCO de quantifier tous les coûts : temps, risque, complexité... En attribuant une valeur à chaque élément, il est possible de réaliser une véritable comparaison équitable des différentes solutions technologiques. Nous ne comparons pas des pommes et des poires, ce qui est primordial si nous devons combiner différentes alternatives. 24/09/2014 p. 2

3 Les exemples et les calculs repris dans ce white paper proviennent du secteur des soins de santé aux personnes âgées en milieu hospitalier (centres de soins résidentiels), mais ils fonctionnent aussi pour les soins à domicile, les soins de santé, etc. Vu les antécédents de l auteur, l accent est mis sur les technologies qui sont liées à l enregistrement des soins, à la commande des techniques dans le bâtiment, à l automatisation et à leur gestion. Tout pourrait toutefois aussi bien être appliqué aux TIC et aux logiciels, par exemple. A propos du total cost of ownership (TCO) Le principe du total cost of ownership (TCO) tient compte de tous les coûts engendrés au cours du cycle de vie d un produit ou d un système, qu il soit question de machines, de véhicules, de logiciels ou d une autre technologie. Il arrive bien souvent lors de la sélection d une technologie qu un seul aspect soit pris en considération : le prix d achat. Or, il ne s agit que du coût encouru le jour 1. Les coûts que vous devrez assumer pendant le reste de la durée de vie sont bien souvent oubliés. Ils sont toutefois importants. Dans le cas de la technologie pour les soins aux personnes âgées, par exemple, il n'est pas rare de travailler avec des technologies aux durées de vie de plus de dix ans. Il faut donc également tenir compte des coûts après l achat. Le graphique suivant compare l évolution du coût de plusieurs systèmes (théoriques) : Systeem 1 Systeem 2 Systeem TCO Systeem = Système Jaar = An Le Système 1 (bleu) présente un faible coût d achat et un coût annuel fixe. La courbe monte de manière linéaire. Le Système 2 (rouge) présente le prix d'achat le plus faible, mais un coût annuel croissant. La courbe monte de manière exponentielle. Le Système 3 (vert) présente le prix d'achat le plus élevé, mais un coût annuel fixe plus faible. Les clients qui ne tiennent compte que du prix d achat vont directement opter pour le système 2. Il semble EUR moins cher que le système 3. Or, si l'on tient compte du TCO, on voit que le système 3 est après 15 ans EUR moins cher que le système 2! 24/09/2014 p. 3

4 Les courbes des trois systèmes donnent aussi une idée du délai d amortissement : autrement dit, le moment auquel une alternative devient moins chère que l autre. Après 9 ans, le Système 3 (vert) est déjà plus avantageux que le Système 1, qui avait un prix d achat inférieur. Chaque courbe commence à l investissement initial. Elle comprend le prix de la technologie proprement dit (matériel et/ou logiciel), mais aussi par exemple : Les frais d installation : Il s agit des heures devant être payées à un technicien pour l installation, mais aussi des frais liés à la complexité de l installation: des câbles supplémentaires qui doivent être tirés, une livraison retardée, etc. Les frais d'intégration y sont étroitement liés. Il arrive souvent que deux alternatives soient comparées : un système intégré (une suite de solutions) et une combinaison de composants indépendants (un ensemble de différents fournisseurs). Il est important à ce niveau de réaliser une bonne comparaison. La somme des fonctionnalités estelle la même? N y a-t-il pas des coûts cachés lorsque l on assemble les composants indépendants du système non intégré? Les frais de formation : Ce sont les indemnités que l on paye à un formateur, mais aussi le coût du personnel qui suit la formation, et qui ne travaille donc pas. Imaginons le cas d un centre d hébergement et de soins comptant 20 membres du personnel soignant, représentant chacun un coût salarial de 200 EUR par jour. Le fournisseur 1 organise une formation de trois jours pour découvrir son système. Le fournisseur 3 n a quant à lui besoin que d une demi-journée. Si nous quantifions cette formation suivant le principe du TCO, nous arrivons à une différence de EUR! Le TCO proprement dit est toutefois non seulement défini par l investissement initial, mais aussi pas les coûts annuels, qui déterminent l'inclinaison de la courbe. Dans le secteur des soins, il s agit : Des coûts d'utilisation : Combien cela coûte-t-il d utiliser la technologie? Pensez par exemple aux coûts directs tels que les frais de licences, etc., mais n oubliez pas les coûts indirects non plus. Combien de temps requiert l utilisation de la technologie? La technologie est souvent introduite en vue de gagner du temps sur le lieu de travail, mais on perd trop de temps avec la gestion de la technologie. Le directeur de la maison de repos doit-il consacrer une heure par semaine ou une heure par jour à la gestion, la mise en place et la configuration de la technologie? Des frais d entretien : Combien cela coûte-t-il de maintenir la technologie en fonctionnement et performante? Pensez par exemple aux coûts directs, comme un contrat d entretien, mais aussi aux coûts indirects, comme le coût de la complexité. Imaginez que vous vouliez étendre le système après quelques années. Ce qui semblait à première vue superflu s avère finalement utile, voire nécessaire. Dans quelle mesure est-il facile d ajouter un élément? Faudra-t-il du nouveau matériel et du câblage supplémentaire? Ou tous les éléments peuvent-ils être simplement ajoutés à l infrastructure existante? Pouvez-vous assurer la mise à niveau vous-même ou un technicien doit-il s en charger? Ce technicien sera-t-il directement disponible? Et que se passera-t-il s il l on ne veut assurer la mise à jour que de quelques pièces, par exemple pour le département réservé aux personnes séniles? Est-ce possible? Ou faudra-t-il payer pour tout le bâtiment? 24/09/2014 p. 4

5 Parmi les trois systèmes du graphique, il y en a un dont le coût est exponentiel : le système 2. Ce cas de figure se présente si d autres composants tombent en panne et viennent s ajouter aux coûts annuels fixes, un phénomène qui prend généralement de l ampleur au fil des ans une fois qu il se produit. Tenez donc également compte de la qualité et de la fiabilité des éléments, tant des composants centraux que dans les chambres. Le serveur est-il de qualité professionnelle? Les tâches sont-elles enregistrées sur un terminal fiable ou sur un écran tactile client? De l impact sur les éléments opérationnels : Le véritable objectif de l introduction de la technologie dans les soins doit être d avoir un impact sur le fonctionnement au quotidien. Assurer un traitement plus rapide des différentes tâches, perdre moins de temps entre les soins, automatiser, faire moins d erreurs, etc. Voici quelques exemples tirés du secteur des soins aux personnes âgées : o Temps consacré à l administration : Enregistrer des tâches, faire des observations pendant le service, communiquer des informations entre les services... Chaque minute que le personnel soignant consacre à ces tâches, il ne peut pas la consacrer aux résidents. Il est donc important lors de la sélection de la technologie de vérifier quelles sont les informations traitées et combien de temps cela prend-il. Devez-vous encore travailler avec un stylo et une feuille? Devez-vous vous connecter, faire cinq clics, et faire défiler tout l écran avant de pouvoir saisir la température corporelle? Comment se passe l association avec d autres systèmes et sources d information dans le bâtiment? Devez-vous introduire les informations deux fois? o Temps consacré aux déplacements et au transport (dans le bâtiment) : Cela peut sembler étrange, mais dans le secteur des soins, on consacre assez bien de temps aux déplacements dans le bâtiment. Un déplacement de 5 minutes pour aller voir un résident peut sembler dérisoire, mais peut devenir long si vous devez le parcourir cinq fois par jour, et inutilement. Et lorsque ce parcours prend 15 minutes parce que vous vous trouvez de l'autre côté du bâtiment pendant la nuit, vous ressentez directement l'impact de ces déplacements. Or, la technologie permet de communiquer avec un résident à distance, ou du moins d écouter si tout va bien. L éclairage d orientation automatique permet même de veiller à ce qu un résident puisse allez aux toilettes en toute sécurité pendant la nuit. Nous allons aussi dans ce white paper attribuer une valeur à chaque gain de temps, suivant le principe du TCO. Il convient en effet de bien estimer le gain de temps lors de la sélection d une solution technologique. De l impact sur les coûts cachés : o Energie : La consommation énergétique est un sujet qui gagne en importance dans chaque secteur. Un centre de soins résidentiel est un environnement dans lequel on vit et on travaille 24 heures/24. Les résidents nécessitent en outre des soins, ce qui suppose un autre contexte qu'un environnement de bureau ou un domicile, par exemple. Toute économie d énergie est bienvenue et sensée dans le secteur des soins. A ce niveau aussi, la technologie peut offrir une solution. Il est inutile de laisser les lumières allumées aux endroits où il n y a personne. Une pièce dont les fenêtres et les portes sont ouvertes ne doit pas être chauffée. De tels éléments (et d autres encore) peuvent être décelés et commandés automatiquement. Cela se fait idéalement avec la même interface utilisateur que celle que le gestionnaire connaît, l interface qui commande aussi le reste des soins et du bâtiment. 24/09/2014 p. 5

6 o Sécurité : La sécurité des résidents et des collaborateurs est une exigence de base pour chaque environnement de soins. Utiliser la technologie pour améliorer la sécurité contribue aussi au TCO. Les collaborateurs voient apparaître en un clin d œil un résumé de la situation sur un tableau de bord. Le contrôle d accès avec badges permet d éviter que des personnes se retrouvent à des endroits où elles ne doivent pas être, et donc de prévenir les cas de vols. Les alarmes automatiques («Le résident X n est pas revenu dans son lit 30 minutes après être parti aux toilettes») peuvent aussi réduire le délai de réaction en cas d urgence. D autres catastrophes peuvent aussi être évitées en éteignant automatiquement des appareils dangereux, par exemple. Ce ne sont que quelques exemples des endroits et de la manière dont la technologie peut avoir un impact sur le TCO. Chaque fonctionnalité y contribuera d une manière ou d une autre. Il convient de déceler ces contributions et de les quantifier dans le cadre des nouveaux projets. Le TCO dans le secteur des soins : un exemple Dans cet exemple, nous calculons le TCO de la technologie dans le secteur des soins. Comme cidessus, nous allons convertir chaque contribution au TCO en une valeur pécuniaire, afin de pouvoir réaliser une comparaison équitable. Les contributions sont induites par des coûts inférieurs, des gains de temps, un risque plus faible, etc. Le centre de soins résidentiel repris dans notre exemple compte 100 résidents et 20 membres du personnel soignant. Nous comparons deux systèmes théoriques A et B et nous en quantifions les différences. L'impact des deux systèmes est théorique ; le véritable impact sur votre projet peut être sensiblement différent. Description Installation et complexité (1): paiement d un technicien pour installer et configurer le système. Si l installation du système A prend un jour de moins que celle du système B, la contribution au TCO est le prix journalier dudit technicien. Installation et complexité (2) : suite à la plus grande complexité du système B (par exemple via une intégration supplémentaire), la livraison se déroule une semaine plus tard que prévu. Le centre de soins résidentiel est donc opérationnel une semaine plus tard. [Source: étude du secteur des maisons de repos - SPF Economie] Formation: le fournisseur du système B organise une formation de trois jours. Pour le système A, une demi-journée suffit. Licences: le système A applique des frais de licence à hauteur de 1 EUR par an et par résident. Le système B est un peu plus cher : 1,5 EUR par an et par résident. Or, le calcul de l impact total sur le TCO présente une différence notable. Utilisation : le système A est pour ainsi dire totalement automatique. Sa gestion prend en moyenne une demi-journée par mois. Pour le système B, il s agit d une demi-journée par semaine. Contrat d entretien : le système A propose un contrat d entretien de 250 EUR par mois. Le système B est un peu plus cher avec 275 EUR par mois. Or, le calcul de l impact total sur le TCO présente une différence notable. Extensions et adaptations : une nouvelle aile est construite. La capacité ou la fonctionnalité de la technologie doit être étendue. Pour le système A, cela peut se faire à distance sur le serveur existant, en activant des licences supplémentaires. Pour le système B, un nouveau serveur doit être installé et câblé, ce qui nécessite la venue Valeur TCO /différence sur 10 ans /09/2014 p. 6

7 d un technicien. Gain de temps (tâches) : de nombreuses tâches différentes sont assurées dans un centre de soins résidentiel. Lors d une journée moyenne dans un centre de soins résidentiel présentant un besoin en soins de 75%, environ 60 heures de soins sont prestées par 30 résidents. [Source: Benchmark pression et volume du travail]. Le système A peut améliorer cet aspect de 2%, le système B de 1,5%. Gain de temps (administration) : chaque membre du personnel soignant consacre en moyenne 15 minutes de sa journée à l administration. Le système A peut améliorer cet aspect de 5%, le système B de 2,5%. Gain de temps (déplacements) : chaque membre du personnel soignant consacre en moyenne 45 minutes par équipe aux déplacements dans le bâtiment. Grâce à un système de communication, le système A réduit cette période de 5%, et le système B de 2,5%. Consommation énergétique : la consommation énergétique dans un centre de soins résidentiel se compose d environ kwh d électricité et kwh de gaz par chambre par an. [Source: indicateurs des prestations énergétiques pour les maisons de repos]. Notre calcul se base sur le tarif suivant : 0,19/kWh pour l électricité et 0,05/kWh pour le gaz [Source: VREG]. Grâce à la technologie intelligente (par exemple la commande automatique de l éclairage et du chauffage), le système A peut garantir une réduction de 5%, et le système B de 2,5%. Total (différence entre le TCO du système A et du système B sur 10 ans) Dans cet exemple, le prix d achat du système B devrait être plus de inférieur à celui du système A pour finalement être encore avantageux dans l ensemble! Conclusion : tenez compte de tous les coûts Les personnes qui optent pour une solution technologique dans le secteur des soins de santé doivent tenir compte de l ensemble des coûts! C est pourquoi il est important de s y connaître et d adopter un large point de vue. Le Total cost of ownership (TCO) est l outil par excellence pour réaliser une analyse complète et objective. Pour chaque choix, il est indiqué de connaître la valeur TCO. Un élément pouvant sembler trivial à première vue peut étonnamment entraîner d importantes économies ou des coûts supplémentaires considérables. Si nous pouvons encourager les demandeurs et les fournisseurs à utiliser ce principe, les bons produits pourront toujours être proposés sur le marché. A propos de l'auteur Tom Bert a terminé ses études d ingénieur électrotechnique en 2002 à l Université de Gand. En 2006, il a décroché un doctorat dans cette même université. Il travaille depuis 2013 pour Niko. Niko bénéficie d une grande expérience dans la domotique et l immotique. Nous utilisons cette expertise depuis plus de 15 ans pour équiper les centres de soins résidentiels et les résidences-services de systèmes de soins intelligents et orientés vers l avenir. Nos maîtres mots à ce niveau sont : confort, sécurité, gestion de l'énergie et soins. 24/09/2014 p. 7