Retrouvez le guide de l employeur en ligne sur le site dans l espace «Employeurs Indépendants»

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1 Retrouvez le guide de l employeur en ligne sur le site dans l espace «Employeurs Indépendants»

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3 avant-propos Vous êtes chef d entreprise ou vous allez le devenir ; Vous êtes responsable du personnel ou des ressources humaines ; ce nouveau Guide de l Employeur a été réalisé spécialement pour vous. Nous avons souhaité vous proposer une information pratique, des conseils et des contacts personnalisés. Ce guide ne prétend pas reprendre toutes les dispositions de la législation actuellement en vigueur en la matière, mais nous espérons qu il répondra à vos préoccupations et facilitera vos démarches auprès des services de la Caisse. 3 N hésitez pas à nous contacter pour toute précision complémentaire, nous sommes là pour vous aider. Guide de l employeur 2007

4 sommaire Présentation générale de la CAFAT 6 Les statuts 6 Les organes de gestion 6 Le système de contrôle 8 Les missions de la CAFAT 9 Les dépenses de fonctionnement en Présentation de la branche recouvrement 11 Le service gestion des comptes cotisants 12 Le service contentieux 14 Le service de contrôle des employeurs et des travailleurs indépendants 14 Que devez vous faire quand vous créez votre entreprise 16 Déclaration de l activité indépendante 16 Inscription à la CAFAT 17 4 Vous êtes travailleur indépendant 22 Les personnes concernées 22 Les bénéficiaires 23 Les démarches à effectuer 24 Quand devez-vous payer? 25 Comment sont calculées vos cotisations? 26 Vous désirez embaucher un salarié 27 L embauche 27 L immatriculation de vos salariés 28 La résiliation du contrat de travail 29 Les visites médicales 30 L assujettissement à la CAFAT 30 Les cotisations 36 L assiette des cotisations 36 Les taux des cotisations 39 Exigibilité et paiement des cotisations 39 Les bordereaux trimestriels 44 Le calcul des cotisations 48 La réduction dégressive des cotisations patronales sur les bas salaires 49 Quelques règles particulières de calcul des cotisations 50

5 Le chèque emploi service 54 Qu est-ce que le chèque emploi service? 54 Qui peut être rémunéré avec le chèque emploi service? 55 Quels avantages pour l employeur et le salarié? 55 Comment obtenir le chéquier emploi service? 56 Comment utiliser le chéquier emploi service? 56 Quelle rémunération verser? 57 Quelles cotisations sociales? 58 Le volet social 60 Le TESA 62 Qu est-ce que le TESA? 62 Comment l utiliser? 62 Principaux repères en fonction de la durée de travail 64 Infos complémentaires 64 Contacts utiles 64 Les sanctions 65 Les pénalités 65 Le recouvrement forcé 65 Les sanctions pénales 66 Le contrôle de votre entreprise 67 L arrêt maladie 68 L arrêt invalidité & décès 70 L arrêt maternité 71 La retraite 73 Comment votre salarié peut-il préparer sa retraite Cafat? 73 Les régimes complémentaires 73 Le chômage 74 Le chômage total 74 Le chômage partiel 75 Les accidents du travail et les maladies professionnelles 76 Qu est ce qu un accident du travail? 76 Quand y-a-t-il maladie professionnelle? 77 Les formalités que vous devez accomplir 77 Arrêt de travail 77 La prévention des risques professionnels 80 Les prestations familiales : rappel 81 5 Guide de l employeur 2007

6 Présentation générale de la CAFAT Statuts 6 La CAFAT (caisse de compensation des prestations familiales, des accidents du travail et de prévoyance des travailleurs salariés de la Nouvelle-Calédonie) a été créée en Elle jouit de la personnalité morale et de l autonomie financière, et fonctionne selon le cadre défini par la loi du 1 er avril 1898 sur les sociétés de secours mutuels. Son organisation et son fonctionnement sont déterminés par la loi du pays modifiée n du et la délibération modifiée n 280 du relatives à la sécurité sociale en Nouvelle-Calédonie. Les organes de gestion Le Conseil d Administration Le conseil d administration de la CAFAT est composé de 22 membres nommés par arrêté du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie, pour une durée de trois ans à compter de la date de leur désignation. Il comprend : - 11 membres du collège «employés» du secteur privé et public désignés par les organisations syndicales membres du collège «employeurs et travailleurs indépendants» se répartissant comme suit : 6 membres représentant les employeurs du secteur privé désignés par les organisations professionnelles ; 2 membres représentant les employeurs publics de la Nouvelle-Calédonie désignés par le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie ; 1 membre représentant l Etat désigné par le délégué du Gouvernement de la République ; 2 membres représentant les travailleurs indépendants désignés par les organisations professionnelles. Le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie est également représenté aux réunions du conseil d administration.

7 Siègent par ailleurs avec voix consultative : au titre de l aide médicale, un représentant de chaque Province ; le trésorier payeur général ou son délégué ; le directeur et l agent comptable de la Caisse. Enfin, le conseil d administration peut s adjoindre, à titre consultatif, des personnalités ou des techniciens de son choix pour l éclairer sur des questions déterminées. Les fonctions assurées par le Président et les Administrateurs de la CAFAT sont bénévoles. Aucun avantage ni salaire ne leur sont versés. Le Conseil règle par ses délibérations les affaires de la Caisse et notamment : vote les budgets et états prévisionnels de la Caisse ; Le rôle du Directeur Le directeur assure le fonctionnement de la Caisse sous l autorité du conseil d administration ; il est l ordonnateur du budget de l organisme. Par délégation du président du conseil, le directeur représente la CAFAT en justice et dans tous les actes de la vie civile. Le directeur dispose par ailleurs de pouvoirs qui lui sont propres : il a en effet autorité sur le personnel et fixe l organisation du travail dans les services. Le rôle de l Agent Comptable S il exerce ses attributions sous l autorité du directeur, l agent comptable est néanmoins chargé, sous sa propre responsabilité et sous le contrôle du conseil d administration, de l ensemble des opérations financières de la Caisse, ainsi que du maniement des deniers. 7 délibère sur le rapport annuel d activité de la Caisse et arrête les comptes annuels de gestion de l organisme ; approuve les conventions d objectifs et de gestion devant être conclues avec le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie ; approuve les conventions collectives et leurs avenants applicables au personnel de la Caisse... Guide de l employeur 2007

8 Le système de contrôle La Caisse dispose d un système de contrôle multiple. 8 Pour chaque opération, un double contrôle : Chaque paiement fait l objet d un ordonnancement du service de liquidation, puis d un deuxième contrôle par l agence comptable. Tous les paiements sont effectués sous la responsabilité personnelle de l agent comptable, qui dispose d une équipe de contrôleurs hautement qualifiés. Un plan de contrôle interne et un audit interne : Mis en place en début d année 1997 le dispositif de contrôle interne de la CAFAT consiste à vérifier que les méthodes de travail sont d un niveau de qualité satisfaisant et permettent à la Caisse d effectuer ses missions conformément à la réglementation. La commission de contrôle Cette commission comprend au moins quatre membres dont deux peuvent être des personnes étrangères à la Caisse. La commission de contrôle a principalement la charge de vérifier la comptabilité. Elle examine les comptes annuels de gestion de l agent comptable. Elle est tenue de présenter au conseil d administration un rapport sur les opérations effectuées au cours de l année et sur la situation financière de l organisme en fin d année. Ce rapport doit être annexé au compte financier. Elle procède enfin au moins une fois par an à une vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l improviste. La surveillance financière La CAFAT est soumise à la surveillance financière du trésorier payeur général, qui assiste de plein droit aux séances du conseil d administration. La tutelle et le contrôle du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie Le gouvernement exerce sur la Caisse un contrôle dont les modalités sont fixées par la loi du pays n du et à la délibération n 280 du relatives à la sécurité sociale en Nouvelle-Calédonie. Un contrôle de tutelle Le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie est représenté aux séances du conseil d administration, où il est obligatoirement entendu s il le souhaite sur toutes les questions qui y sont examinées ; il est destinataire de toutes les décisions du conseil et de ses commissions, qui ne sont exécutoires qu après contrôle et approbation de sa part. Un contrôle des budgets Le gouvernement procède à une analyse approfondie du budget de la Caisse et peut entre autre annuler les décisions du conseil d administration qui entraînent un dépassement des autorisations budgétaires. Un contrôle a posteriori et une évaluation Le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie exerce sur la Caisse un contrôle destiné à évaluer l efficacité de son action et à mesurer ses résultats au regard des objectifs fixés. Enfin, la CAFAT pourra être soumise au contrôle de la Cour des comptes de la même façon que les caisses de sécurité sociale métropolitaines.

9 Les missions de la CAFAT La CAFAT a pour rôle: La gestion du régime général de sécurité sociale qui comprend 5 branches : 1. maladie, maternité, invalidité et décès, 2. accidents du travail et maladies professionnelles, 3. vieillesse et veuvage, 4. famille, 5. chômage. Ce rôle se traduit notamment par : La gestion du RUAMM (régime unifié d assurance maladie-maternité) qui garantit les risques maladie et maternité de la branche Maladie du régime général de sécurité sociale ; L affiliation des travailleurs salariés et assimilés au régime général ; L affiliation des bénéficiaires actifs et retraités du RUAMM (travailleurs salariés et assimilés, fonctionnaires des collectivités de la Nouvelle-Calédonie et de l Etat, les travailleurs indépendants ) ; Le recouvrement des cotisations, ainsi que le contrôle et le contentieux ayant trait à ces cotisations ; Le service des prestations, soit directement à ses guichets, soit par l entremise des mutuelles sections locales. La CAFAT a également pour mission : La gestion et le contrôle des dépenses des assurés et des professionnels de santé ; Le versement de la dotation globale de financement aux établissements hospitaliers publics ; D assurer le contrôle médical, le service des EVASAN et la gestion d AUSTRALACCUEIL (bureau CAFAT à Sydney) ; La prévention des accidents du travail ; L action sanitaire, sociale et familiale ; La gestion des centres médico-sociaux. 9 Guide de l employeur 2007

10 Les dépenses de fonctionnement en 2005 Comment la CAFAT est-elle financée? Le financement de la protection sociale est assuré à 88% par les cotisations sociales (salariés et employeurs). Deux prélèvements y contribuent également : la taxe de solidarité sur les services et la taxe sur les alcools et tabacs. Ces contributions permettent à tous d être assurés pour la maladie, la maternité, l invalidité, les accidents du travail et maladies professionnelles, la retraite, le chômage et bénéficier des prestations familiales. Où vont les dépenses de la CAFAT? 10 Sur F.cfp de cotisations perçus par la Caisse : (au ) sont redistribués en prestations financent le fonctionnement de la CAFAT Pour F.cfp dépensés en prestations : (au )

11 Présentation de la branche recouvrement Mission : recouvrer et redistribuer La branche est chargée de la collecte des cotisations sociales. Ces cotisations constituent les ressources qui permettent à la CAFAT de financer le paiement des prestations telles que les remboursements maladie, les retraites, les accidents du travail, les allocations familiales ainsi que les indemnités de chômage. REPARTITION DES COTISATIONS NB : Chiffres hors encaissements travailleurs indépendants. Compte tenu des sommes redistribuées par son intermédiaire, la CAFAT joue un rôle social essentiel dont l incidence sur l économie de la Nouvelle-Calédonie doit être soulignée. Guide de l employeur 2007

12 Pour remplir sa mission, la branche recouvrement est organisée comme suit : Service gestion des comptes cotisants 31 personnes Service contentieux 9 personnes Service contrôle 9 personnes Au service des cotisants La branche recouvrement est soucieuse de développer la qualité du service rendu par une personnalisation des relations avec les cotisants et en mettant en œuvre une transparence des règles afin de garantir une meilleure sécurité juridique face à la complexité de la législation. Concrètement c est : être proche de vous, de vos attentes, y répondre précisément et rapidement ; proposer des solutions personnalisées ; simplifier et faciliter vos démarches ; être un interlocuteur fiable, qui vous informe de façon privilégiée, complète, dans une démarche de sécurité, contre le risque potentiel d un redressement de cotisations. 12 Le service gestion des comptes cotisants LE RÔLE du service consiste notamment à gérer le fichier ainsi que les comptes des cotisants (émission, réclamation et traitement des déclarations nominatives de cotisations). Des chargés d accueil reçoivent le public chaque jour de 8 h à 16 h (15 h le vendredi) sans interruption et répondent aux questions par téléphone (numéro vert : ou standard ). Du particulier employeur au chef d entreprise, en passant par le salarié, l objectif du personnel d accueil est d apporter une solution à chaque problème exposé. Les gestionnaires du fichier assurent la gestion quotidienne des comptes cotisants, de la création du dossier à sa radiation, en fonction de l évolution de votre situation. Il vous appartient de leur transmettre toute modification intervenant dans votre situation. Ces agents procèdent à : l immatriculation des cotisants, (employeurs, travailleurs indépendants, assurés volontaires) et des salariés (attribution d un numéro de valeur permanente afin d identifier la personne) ;

13 la saisie des mouvements de personnel ; la mise à jour des dossiers (changement d adresse, d activité, modifications de gérance ou statutaires ). Les gestionnaires de comptes assurent le suivi comptable des dossiers des employeurs, des travailleurs indépendants ou des assurés volontaires. Ils sont chargés de traiter les déclarations de salaires et d enregistrer les paiements ; Ils effectuent les premières relances lorsque les déclarations nominatives trimestrielles ne sont pas retournées ou sont mal remplies, soit en cas d absence ou d insuffisance de paiement ; Ils peuvent répondre à toute question relative à la situation comptable des comptes (solde créditeur ou débiteur). 13 Guide de l employeur 2007

14 Le service contentieux 14 Le service contentieux intervient lorsque les cotisations n ont pas été réglées après les premières relances. En cas d absence ou d insuffisance de paiement, une action de mise en recouvrement est effectuée par le service de gestion des comptes (mise en demeure). Le service contentieux a pour mission de mettre en œuvre la procédure de recouvrement forcé (émission d une contrainte produisant tous les effets d un jugement) et de prendre toutes mesures conservatoires ou garanties en vue de préserver les créances de la CAFAT. Mais le recouvrement amiable est privilégié. En cas de difficulté, n hésitez pas à venir rencontrer le rédacteur en charge de votre dossier. Il pourra dans un premier temps vous accorder, si les circonstances le justifient, un étalement des cotisations patronales. Ce service assure également l instruction des dossiers présentés à la commission de conciliation et recours gracieux (réclamation, demande de remise des pénalités). En cas de procédure collective (redressement et liquidation judiciaires), il est chargé de produire la créance de la Caisse. Enfin, dans le cadre du RUAMM, le service contentieux peut revoir l assiette de votre cotisation de travailleur indépendant dès lors que vous justifiez que vos revenus de l année en cours sont, de façon significative, différents de ceux de l année précédente. Le service contrôle des employeurs et des travailleurs indépendants La législation de sécurité sociale laisse à l employeur la responsabilité de déclarer son personnel et les rémunérations brutes qu il lui verse. les employeurs et les travailleurs indépendants sont respectueux de leurs obligations en matière de cotisations sociales. Depuis le 1 er juillet 2002 le travailleur indépendant doit obligatoirement s affilier au régime unifié d assurance maladie-maternité et déclarer à cet effet l ensemble de ses revenus professionnels. La contrepartie de ce système déclaratif est la possibilité donnée à l organisme social de s assurer que L activité de contrôle contribue à garantir l égalité de traitement entre les cotisants et les conditions d une réelle concurrence. Elle permet également de lutter contre le travail clandestin.

15 Les agents de contrôle sont des professionnels agréés par le gouvernement. Ils sont assermentés, et à ce titre sont tenus au secret professionnel. Ils peuvent justifier de leur qualité par la présentation d une carte professionnelle. Pour assumer leurs missions, ils disposent de certaines prérogatives définies par la loi et les règlements. Ils disposent, entre autres, de pouvoirs d investigations les autorisant à consulter tout document ou support d information nécessaire à l exercice du contrôle. Ils peuvent fixer forfaitairement l assiette des cotisations lorsque la comptabilité ne permet pas d établir le chiffre exact des salaires payés ou que les déclarations de l employeur sont inexactes. Les agents de contrôle peuvent également informer et conseiller les cotisants. Pour répondre aux questions relatives à la réglementation, le service contrôle des employeurs et des travailleurs indépendants assure une permanence sur rendezvous. 15 Guide de l employeur 2007

16 Que devez-vous faire quand vous créez votre entreprise? Déclaration de l activité indépendante 16 L inscription au RIDET ainsi qu au registre ou répertoire professionnel dont vous relevez est un préalable obligatoire pour toute personne physique ou morale exerçant de manière indépendante une profession non salariée. Les formalités concernant le registre du commerce, le répertoire des métiers, la patente et le RIDET s effectuent en un lieu unique appelé centre de formalité des entreprises (CFE). Devant quel organisme? Selon votre profession ou la forme juridique de votre entreprise, plusieurs organismes sont à votre disposition : commerçants et personnes morales (SARL, SA, SNC, GIE, GDPL), transporteurs de marchandises, rouleurs miniers, prestataires de services : CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE ( ; artisans, gérants de société à objet artisanal (non salariés) : CHAMBRE DE METIERS ; professions libérales, agriculteurs, pêcheurs, éleveurs, associations loi 1901, syndicats, organismes publics, artisans ayant par ailleurs une activité salariée, artistes, représentants, conseils, démarcheurs : RIDET ( Dans tous les cas, l ISEE vous attribuera un numéro d identification dans le cadre du système du répertoire d identification des entreprises et des établissements (RIDET). A cette occasion, vous est remis un avis d identification au RIDET qui vous est demandé entre autres documents lors de votre inscription à la CAFAT. Informations à fournir : Pour identifier votre entreprise, vous devez donner au guichet chargé des formalités des entreprises toutes les informations concernant : pour les personnes physiques : les noms et prénoms, les dates et lieux de naissance, le lieu du principal établissement ;

17 pour les personnes morales : la dénomination ou raison sociale, la forme juridique, le lieu du siège ; les activités de l entreprise et de chacun de ses établissements ; l effectif salarié de l entreprise et de chacun de ses établissements ; les dates de début et de cessation d activité de l entreprise ou d un établissement, de radiation ou de dissolution de l entreprise. L attribution du numéro de code APE : L ISEE vous attribuera également, en fonction de votre activité, un numéro de code APE (activité principale exercée). Ce code, composé de 3 chiffres et une lettre, fait référence à la nomenclature des activités françaises (NAF). Inscription à la CAFAT Immatriculation comme employeur : Vous devenez employeur lorsque, moyennant rémunération : Vous avez sous votre direction et votre autorité une personne qui s engage à mettre son activité professionnelle à votre service ; Vous utilisez les services d un travailleur assimilé par la législation à un salarié. Les travailleurs relevant d un employeur dont l entreprise ne comporte pas d établissement en Nouvelle-Calédonie sont responsables de l exécution des obligations incombant à leur employeur et notamment du versement des cotisations sociales. Dans la mesure où vous avez plusieurs entreprises, une déclaration distincte doit être faite pour chacune d elles. 17 Si vous êtes employeur de salariés ou assimilés, vous devez déclarer à la CAFAT l existence de votre entreprise, de votre commerce ou de toute autre activité dans les 48 heures qui suivent son ouverture ou son acquisition. Ce délai est porté à 96 heures pour les employeurs domiciliés hors des communes de Nouméa, Mont-Dore, Dumbéa et Païta. Guide de l employeur 2007

18 ATTENTION : L imprimé est différent selon que l activité est exercée par une personne morale ou par une personne physique. 18 S il s agit d une personne morale, il vous sera demandé (exemple ci-contre) : un extrait K BIS de moins de 3 mois un avis d identification au RIDET une copie des statuts à jour

19 S il s agit d une personne physique (exemple ci-contre) : une pièce d identité un avis d identification au RIDET un extrait K BIS de moins de 3 mois si vous êtes commerçant 19 Guide de l employeur 2007

20 S il s agit d une personne physique employant des gens de maison à son domicile (exemple ci-contre) : une pièce d identité 20

21 L immatriculation Suite à votre déclaration, un numéro d immatriculation vous sera attribué. Ce numéro désignera le compte sous lequel seront comptabilisées vos cotisations. Il devra être rappelé sur toutes vos correspondances et vos documents envoyés à nos services. Les modifications susceptibles d affecter votre entreprise En cas de changement d activité, de transformation (changement de forme juridique ou de répartition de parts), de changement d adresse, de changement de nom patronymique, vous devez absolument en informer la CAFAT dans un délai de 8 jours. Immatriculation au RUAMM en tant que travailleur indépendant Si vous êtes travailleur indépendant, vous devez remplir un bulletin d immatriculation afin de bénéficier du RUAMM. IMPORTANT! N oubliez pas de nous signaler au plus vite tous changements d adresse, de modification de gérance, de répartition du capital social ou autre. En cas de cession de votre entreprise ou de cessation d activité, vous devez : préciser si c est à titre temporaire ou définitif ; verser les cotisations restant dues qui sont immédiatement exigibles par la CAFAT. 21 Guide de l employeur 2007

22 Vous êtes travailleur indépendant Toute personne exerçant une activité indépendante doit être affiliée au régime unifiée d assurance maladie-maternité. Sont notamment concernés les travailleurs non salariés relevant des professions artisanales, industrielles, commerciales, libérales ou agricoles.toutefois, ne cotisent et ne sont couverts que ceux qui justifient ne pas relever de l aide médicale totale (carte A). 22 Les professions artisanales Regroupent les chefs des entreprises individuelles exploitées en nom propre ou sous forme de société, immatriculés au répertoire des métiers ou susceptibles d être assujettis à cette immatriculation. Les professions industrielles ou commerciales Les personnes concernées non salarié, l une des professions ci-après : médecin, chirurgien-dentiste, sage-femme, pharmacien, architecte, comptable, comptable libéral agréé, expertcomptable, vétérinaire, notaire, avocat, juriste libéral, huissier de justice, commissaire priseur, syndic ou administrateur et liquidateur judiciaire agréé, expert devant les tribunaux, courtier en valeurs, arbitre devant le tribunal de commerce, artiste, écrivain public, ingénieur conseil, auxiliaire médical, agent général d assurances. Regroupent toutes les personnes dont l activité professionnelle implique l inscription au registre du commerce et des sociétés ou à tout autre registre obligatoire à ces professions. Les professions libérales Regroupent notamment les personnes exerçant, à titre Les professions agricoles Regroupent les personnes physiques inscrites au registre de l agriculture ou au répertoire d identification des entreprises pour l exercice d une activité agricole ou assimilée à une activité agricole par la législation ou réglementation applicable en matière de cotisations sociales.

23 Les professions maritimes Les travailleurs indépendants des professions maritimes sont également concernés lorsqu ils ne sont pas affiliés à l établissement national des invalides de la marine (ENIM). Les professions exercées par le moyen d une personne morale Lorsque la profession indépendante est exercée par le moyen d une personne morale sont concernés : les associés des sociétés de personnes, y compris les associés uniques des entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée relevant de l impôt sur le revenu, à l exception : des associés des sociétés civiles immobilières de gestion relevant de la catégorie des revenus fonciers à l impôt sur le revenu ; des associés de sociétés civiles agricoles qui ne sont pas personnellement inscrits au registre de l agriculture ou au RIDET ; les membres des groupements d intérêt économique et des groupements de droit particulier local exerçant une activité rémunérée en leur sein ; l associé majoritaire non gérant d une société à responsabilité limitée ou d une société d exercice libéral à responsabilité limitée, ou l associé unique d une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée relevant de l impôt sur les sociétés, exerçant une activité rémunérée au sein de l entreprise ; les gérants de sociétés à responsabilité limitée (SARL ou SELARL) qui appartiennent à un collège de gérance majoritaire (vous trouverez les conditions d affiliation page 34). 23 Les bénéficiaires Vous-même, vos ayants droit (votre famille) Le droit aux prestations ne leur est ouvert que dans la mesure où ils ne relèvent pas déjà, à titre personnel, d un régime obligatoire d assurance maladie-maternité. Sont concernés : votre époux ou épouse légitime ; votre concubin(e), sous réserve que le concubinage soit notoire, non adultère et dure depuis au moins douze mois consécutifs ; vos enfants et petits enfants à charge : - de moins de 18 ans, sans condition de scolarité, - de plus de 18 ans et moins de 21 ans, s ils poursuivent leurs études ; - de 21 ans pendant la période comprise entre la fin de leur scolarité et la prochaine rentrée scolaire ou universitaire ; votre ascendant au premier degré, ou celui de votre conjoint, sous réserve qu il soit à votre charge effective totale et permanente. Guide de l employeur 2007

24 L ouverture du droit aux prestations Vous bénéficiez des prestations en nature servies par le régime unifié d assurance maladie-maternité sans délai d attente ; c est-à-dire dès le paiement de vos cotisations. Depuis le 1 er janvier 2004, vous pouvez bénéficier des prestations espèces si vous avez souscrit cette option. Pour de plus amples informations, contactez l Assurance Maladie (Tél ou ) ou consultez le guide des travailleurs indépendants. Les démarches à effectuer 24 En cas de début d activité, remplir un bulletin d immatriculation dans un délai de 30 jours suivant le début de votre activité professionnelle. Des imprimés sont disponibles aux guichets de la CAFAT. Ce document permet à la CAFAT : de vous ouvrir un compte cotisant (dans un délai maximum d un mois à compter de la réception de votre bulletin, vous recevrez votre numéro d immatriculation) ; de vous inscrire en tant qu assuré ; de connaître votre choix d intégration complète ou partielle au régime unifié ; de savoir si vous décidez de souscrire l option prestations espèces. A défaut d avoir fourni dans le délai fixé le bulletin d immatriculation, vous serez immatriculé et affilié d office à la caisse et serez redevable d une somme de 5000 F à titre de sanction. Inscrire vos bénéficiaires en complétant puis en nous retournant l imprimé inscription des bénéficiaires d un assuré social. Vous devez adresser à la caisse un bulletin d immatriculation à vous procurer auprès de nos services et dans le délai d un mois à compter de la réception du bulletin dûment rempli, la Caisse vous immatricule et vous notifie votre affiliation. Compléter et retourner la déclaration de ressources qui permet à la CAFAT de calculer vos cotisations et de vous les réclamer. Cet imprimé vous est adressé par la CAFAT au plus tard le 1 er mars de chaque année. Vous devez le retourner dûment complété au plus tard le 30 avril si votre régime d imposition est le «réel» ou le «réel simplifié» ; le 31 mars dans les autres cas. En cas de début ou de reprise d activité, la déclaration de ressources vous est remise par la CAFAT en même temps que votre bulletin d immatriculation. Vous acquitter de votre cotisation qui vous sera réclamée par voie d avis d échéance. Vous mettre en rapport avec le Service Maladie de la CAFAT ou avec votre mutuelle pour bénéficier des prestations auxquelles vous pouvez prétendre. En cas de cessation d activité, remplir un bulletin de radiation dans un délai de 30 jours suivant la fin de votre activité professionnelle. Fournir : votre carte d assuré social : sans ce document votre demande de radiation ne pourra être traitée ; déclarations de revenus de l année de la radiation et de

25 l année précédente si elles n ont pas été déjà fournies; pour les personnes physiques, radiation du RIDET et du registre de l Agriculture le cas échéant, pour les membres des personnes morales, - extrait du K BIS à jour. - en cas de démission d un mandat social, Procès verbal de l Assemblée Générale. - en cas de non-rémunération, Procès verbal de l Assemblée Générale ou à défaut attestation sur l honneur. Sachez que vous avez l obligation de rester affilié au RUAMM en tant que retraité indépendant, dans les conditions suivantes : - être radié du rôle des patentes ainsi que du registre ou répertoire obligatoire dont il relevait ; - être âgé d au moins 60 ans ; - justifier d au moins 5 années d activité salariée ou non salariée en Nouvelle-Calédonie. Votre cotisation est calculée pour une durée d un an. Elle est payable trimestriellement sur demande de la CAFAT qui vous informe de son montant. Les cotisations doivent être payées avant le début de chaque trimestre. Les dates limites de paiement des cotisations sont ainsi fixées au : 31 décembre pour celles du 1er trimestre ; 31 mars pour celles du 2ème trimestre ; 30 juin pour celles du 3ème trimestre et pour la régularisation ; 30 septembre pour celles du 4ème trimestre. Quand devez-vous payer? cotisation de l année n. Cette régularisation intervient en juin de chaque année. Deux situations possibles : a) le montant de la cotisation définitive est supérieur au montant de la cotisation qui a été calculée à titre provisionnel l année précédente : le solde doit être acquitté à l échéance du 30 juin, avec la cotisation du 3 ème trimestre ; b) le montant de la cotisation définitive est inférieur au montant de la cotisation qui a été calculée à titre provisionnel l année précédente : le solde est déduit de l échéance du 30 juin. 25 Le principe de calcul en deux étapes : 1 La provision : votre cotisation est d abord calculée à titre provisionnel sur la base du dernier revenu professionnel connu (n-2 pour le 1 er semestre ; n-1 pour le 2 ème semestre). 2 La régularisation : lorsque votre revenu professionnel de l année considérée (année n) est connu, il est procédé à une régularisation définitive de la Exemple : alors que pour le 1 er semestre 2006 vos cotisations sont calculées à titre provisionnel sur la base de vos revenus de 2004, vos cotisations afférentes au 2 ème semestre 2006 sont dans un premier temps calculées sur la base de vos revenus de l année Ces montants sont ajustés lorsque vos revenus de l année 2006 sont connus, durant le premier semestre de Guide de l employeur 2007

26 Comment sont calculées vos cotisations? 26 Le taux de cotisation dépend du choix d intégration effectué et de la souscription ou non de l option prestations en espèces, à savoir : INTEGRATION COMPLETE : le taux de cotisation est compris entre 5 et 7,5 %. INTEGRATION PARTIELLE : le taux de cotisation est compris entre 3,5 et 6 %. Quel que soit votre choix, le taux de cotisation est progressif en fonction du montant des revenus. En cas de poursuite de l activité indépendante après l âge de 65 ans : quel que soit le choix d intégration le taux de cotisation pour les prestations en nature est de : 1,5 %. OPTION Prestations en espèces : le taux de cotisation est fixé à : 0,5 % de l assiette retenue. La cotisation est assise sur le revenu professionnel non salarié : Votre revenu professionnel est déterminé conformément au code des impôts, c est-à-dire qu il est fonction de votre régime d imposition, à savoir : au forfait, au régime du bénéfice réel ou du réel simplifié, ou dans la catégorie des salariés. Si vos revenus annuels sont inférieurs à 12 fois le SMAG, vous restez redevable d une cotisation minimale calculée sur ce montant (soit F ou F par mois en 2007, selon le choix d intégration), sauf si vous bénéficiez d une aide médicale totale. La cotisation correspondant à cette option est calculée et versée selon les mêmes modalités que votre cotisation obligatoire. Les cotisations sont calculées par la CAFAT après réception de votre déclaration de ressources. Pour le retraité indépendant : Le revenu pris en compte est le revenu brut global annuel, avant déduction des charges prévues à l article 128 du code des impôts. Le taux de cotisation est de 1,5 %.

27 Vous désirez embaucher un salarié Lors de l embauche de personnel, vous devez établir une déclaration dite d embauchage dans les 48 heures. Utilisez l imprimé spécifique de couleur jaune que vous pourrez retirer soit auprès de la CAFAT, soit auprès de l IDCNC (ex APE - 3, rue de la Somme BP Nouméa cedex - Tél. : ). (Cf. exemple page 29). L embauche Un exemplaire vous est destiné et doit être conservé. Les deux autres sont à retourner à l IDCNC (ex APE) ou directement auprès de la CAFAT qui assurera la transmission à l IDCNC (ex APE). 27 IDCNC : Institut de Développement des Compétences de Nouvelle-Calédonie Guide de l employeur 2007

28 28 L immatriculation de vos salariés L immatriculation est l opération administrative qui suit la reconnaissance de la qualité d assuré social. Cette formalité permet d attribuer au salarié un numéro d immatriculation individuel. Cette immatriculation a un caractère définitif, quels que soient les changements qui peuvent intervenir dans la situation du salarié. Elle prend effet le jour de l embauche. Lors de l embauche de personnel, deux situations peuvent se présenter : La personne est déjà immatriculée : veuillez mentionner son numéro d immatriculation en faisant attention à ne pas faire figurer le numéro du conjoint, du concubin ou des parents. La personne n a jamais été immatriculée : veuillez joindre à la déclaration d embauchage une photocopie lisible d une pièce d identité en cours de validité. Vous devez par ailleurs veiller à ce que les personnes de nationalité étrangère aient obtenu auprès du bureau des étrangers l autorisation de travailler en Nouvelle-Calédonie. Il est à noter que depuis l entrée en vigueur de la loi du pays du relative à la sécurité sociale en Nouvelle-Calédonie, les droits peuvent également être ouverts pour une durée d un, trois, six mois ou un an de date à date lorsque les conditions sont remplies (annualisation flottante). Cette carte justifie de la qualité d assuré social et porte mention des droits à l assurance maladie pour lui-même et ses ayants droit (conjoint, concubin et/ou enfants à charge) pour la période comprise entre le 1 er avril de l année en cours et le 31 mars de l année suivante. Tout retard dans la transmission des déclarations de salaires peut entraîner l absence de mention des droits de vos salariés à l assurance maladie sur la carte d assuré social. Tous les ans, à la mi-mars, la CAFAT envoie directement les cartes d assuré social aux salariés.

29 La résiliation du contrat de travail chaque départ de salarié, vous devez, dans les A 48 heures, établir une déclaration de résiliation de contrat de travail en 3 exemplaires (Cf. exemple cidessous). L imprimé spécifique de couleur rose vous sera fourni sur demande, par la CAFAT ou l IDCNC (ex APE). Comme pour la déclaration d embauchage, deux exemplaires seront à retourner à l IDCNC (ex APE) ou à la CAFAT. Conservez le troisième. 29 Guide de l employeur 2007

30 Les visites médicales Tout employeur est tenu de faire subir un contrôle médical à ses salariés auprès du SMIT (service médical interentreprises du travail) à Normandie : 2 rue Martial DANTON - Tél : Fax : avant l engagement du travailleur ou avant la fin de la période d essai ; tous les deux ans sauf pour certaines activités ; lors d une reprise de travail lorsqu il y a eu un arrêt supérieur à 15 jours pour un accident du travail et à 30 jours pour maladie ; en vue d une retraite anticipée. Toutes ces visites sont obligatoires et gratuites. Elles permettent de contrôler l aptitude au poste de travail ainsi que l état de santé des travailleurs. Le SMIT dispose d un camion-radio qui se déplace directement auprès des entreprises, des centres éloignés de la Grande Terre et des Iles. 30 L affiliation à la CAFAT Sont assujetties obligatoirement au régime général toutes les personnes salariées ou assimilées, travaillant en Nouvelle-Calédonie, quels que soient le montant et la nature de leur rémunération, la forme, la nature ou la validité de leur contrat. L employeur se définit comme la personne pour le compte ou sous l autorité de laquelle le travail est effectué, et qui en assume la rémunération. Cette qualité est attachée à toutes les personnes physiques ou morales qui emploient à quelque titre que ce soit du personnel salarié ou assimilé. Les catégories de travailleurs assimilés sont les suivantes : (Cf. page 33 pour le détail des principales catégories) les travailleurs à domicile ; les voyageurs et représentants de commerce ; les présidents directeurs généraux et directeurs généraux des SA et SELAFA ; les gérants non majoritaires de SARL et SELARL ; (Cf. voir note page 34). les gérants non salariés des coopératives ; les membres de sociétés coopératives ouvrières de production ; les sous-agents mandataires d assurances ;

31 les agents immobiliers non titulaires de la carte professionnelle ; les personnels occasionnels des collectivités publiques ; les conducteurs de véhicules de transport public non titulaires des autorisations administratives ; les moniteurs d auto-écoles ; les journalistes professionnels et assimilés ; les personnels embarqués sur des navires de plus de dix tonneaux immatriculés en Nouvelle-Calédonie qui ne sont pas affiliés à l ENIM ; les agents et personnels non consulaires des consulats ; les familles d accueil ; les présidents et dirigeants de SAS. Lorsqu elles ne sont pas liées par un contrat de travail, ces personnes doivent être déclarées à la CAFAT en tant qu assimilées salariées à l aide de l imprimé déclaration d une personne assimilée à un travailleur salarié à retirer auprès de la Caisse (Cf. exemple page 32 ). En cas de cessation d activité d une personne assimilée à un travailleur salarié, vous devez remplir l imprimé de déclaration de cessation d activité à retirer également auprès de la Caisse. Adhésion à un régime de retraite complémentaire Les salariés déclarés à la CAFAT doivent également l être à la CRE-IRCAFEX (Tél. : rue J.Ferry - BP NOUMEA Cedex cre-ircafex.noumea@groupe-taitbout.com ). Destiné à compléter les prestations du régime général, le régime complémentaire de retraite des salariés se divise en deux catégories : le régime des cadres (IRCAFEX), placé sous le contrôle d un organisme paritaire dénommé AGIRC (association générale des institutions de retraite des cadres) ; le régime des salariés non cadres (CRE), placé sous le contrôle de l ARRCO (association des régimes de retraite complémentaire). 31 Guide de l employeur 2007

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33 Principales catégories de travailleurs assimilés à des salariés Bien qu ils ne soient pas nécessairement liés par un contrat de travail, certains travailleurs bénéficient de la même couverture sociale que les salariés en étant affiliés au régime général. Sont notamment visés, les personnes relevant des catégories ci-après : Les travailleurs à domicile n étant pas eux-mêmes employeurs, lorsqu ils exécutent moyennant rémunération, pour le compte d une ou plusieurs personnes physiques ou morales, publiques ou privées, un travail qui leur est confié soit directement, soit par un intermédiaire, dans la mesure où ils ne sont pas propriétaires d un fonds de commerce en rapport avec ce travail. Les présidents directeurs généraux et directeurs généraux des sociétés anonymes et des sociétés d exercice libéral à forme anonyme à condition qu ils soient rémunérés. Les gérants de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d exercice libéral à responsabilité limitée à condition que lesdits gérants ne possèdent pas ensemble plus de la moitié du capital social, étant entendu que les parts appartenant, en toute propriété ou en usufruit, au conjoint et aux enfants mineurs non émancipés d un gérant sont considérés comme possédés par ce dernier. Les gérants non salariés des coopératives et les gérants de dépôts de sociétés à succursales multiples ou d autres établissements commerciaux ou industriels, lorsqu ils perçoivent une rémunération au titre de leur mandat social. Les sous-agents mandataires d assurances, travaillant d une façon habituelle et suivie, pour une ou plusieurs entreprises d assurances ou pour un ou plusieurs agents généraux ou pour plusieurs courtiers en assurances, lorsqu ils ne sont pas propriétaires de leur portefeuille. Les agents immobiliers qui ne sont pas titulaires de la carte professionnelle délivrée conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur. Les personnes qui exercent à titre occasionnel pour le compte de l Etat, d une collectivité territoriale ou d un de leurs établissements publics ou d un organisme privé, une activité rémunérée. Sont notamment visés les médecins et les enseignants vacataires, les intervenants et formateurs, dès lors qu ils interviennent dans le cadre d un service organisé par autrui et ne supportent aucune forme de risque économique, peu importe la nature de leur activité principale ou l indépendance technique dont ils disposent dans l exercice de leurs fonctions. Les conducteurs de véhicules de transport public dont l exploitation est assujettie à des tarifs de transports fixés ou agréés par l autorité publique, lorsqu ils ne sont pas eux-mêmes titulaires de l ensemble des autorisations administratives permettant l exploitation effective et propriétaires de leur voiture. Les moniteurs d auto-écoles lorsqu ils ne sont pas agréés en vue de l exploitation d un établissement d enseignement de la conduite des véhicules à moteur. Les présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées. 33 Guide de l employeur 2007

34 Affiliation des gérants de sociétés à responsabilité limitée 34 En application des dispositions de l article Lp 4. 4 ) de la loi du pays relative à la sécurité sociale en Nouvelle-Calédonie, les gérants de SARL et de SELARL sont obligatoirement affiliés aux assurances sociales du régime général dès lors que «lesdits gérants ne possèdent pas ensemble plus de la moitié du capital social, étant entendu que les parts appartenant, en toute propriété ou en usufruit, au conjoint et aux enfants mineurs non émancipés d un gérant sont considérées comme possédées par ce dernier». A contrario, la loi du pays dispose que : «les gérants de sociétés visés au 4 ) de l article Lp4 qui ne relèvent pas du régime général des travailleurs salariés et assimilés», sont obligatoirement affiliés au régime unifié d assurance maladie-maternité (RUAMM) en tant que travailleurs non salariés. En résumé, il convient de retenir ce qui suit : Situation des gérants Elle s apprécie selon le nombre de parts détenues par le collège de gérance dans son ensemble, et non d après le nombre de parts sociales détenues individuellement par chacun des gérants. Collège de gérance minoritaire ou égalitaire Le nombre de parts détenues par le ou les gérants est inférieur ou égal à 50 % de l ensemble des parts sociales : assujettissement au régime général en tant que travailleur(s) assimilé(s). Collège de gérance majoritaire Le ou les gérants possèdent plus de 50 % de l ensemble des parts sociales : assujettissement au RUAMM en tant que travailleur(s) indépendant(s). ATTENTION Ces dispositions ne concernent toutefois que le seul mandat social, lequel ne doit pas être une simple apparence visant à dissimuler un emploi salarié indépendemment du nombre de parts détenus. Les situations sont appréciées de façon stricte par la Caisse, en fonction des responsabilités et pouvoirs réellement exercés par un gérant. A noter que l assujettissement au régime général s impose également dans l hypothèse du cumul entre un contrat de travail et un mandat social.

35 Certaines situations attirent particulièrement l attention des agents de contrôle lors de leurs vérifications. Tel est le cas notamment : Des gérants non associés ou ne détenant qu un nombre réduit de parts, nommés dans un collège de gérance majoritaire. Le fait pour un gérant de ne détenir aucune part sociale peut être l indice d un lien de subordination juridique caractérisant l existence d un contrat de travail. Des gérants non rémunérés Le gérant qui invoque une absence de rémunération doit fournir à la Caisse une copie du procès-verbal de l assemblée générale ayant approuvé cette mesure. Associés non gérants L associé majoritaire non gérant d une SARL exerçant une activité rémunérée au sein de l entreprise est assujetti au régime unifié d assurance maladie-maternité en tant que travailleur indépendant (art. Lp 30). La situation d un associé non gérant, non majoritaire, exerçant une activité rémunérée dans le cadre de la société s apprécie par référence aux critères généraux d assujettissement. Si cette activité s exerce dans un rapport de subordination à l égard de la société, il sera assujetti en tant que salarié au régime général. Il relève également du régime général en qualité de travailleur assimilé s il rentre dans l une des catégories visées à l article Lp4. A défaut il sera affilié au RUAMM en tant que travailleur indépendant. Nota : La notion de collège de gérance s applique uniquement aux SARL et SELARL et ne doit donc pas être utilisée pour les autres types de sociétés. 35 Guide de l employeur 2007

36 Les cotisations Le financement des prestations servies par la CAFAT est assuré principalement par les cotisations obligatoires des employeurs et des salariés. Il existe une cotisation spécifique à chacune des cinq branches du régime général de sécurité sociale. La CAFAT est également chargée de recouvrer les cotisations suivantes : Fonds social de l habitat (FSH) ; Formation professionnelle ; CRE (pour le secteur domestique, le TESA et le chèque emploi service). Tableau récapitulatif des cotisations salariales et patronales Cotisations Employeur Salarié Prestations Familiales Oui Non Retraite Oui Oui Maladie Oui Oui Chômage Oui Oui Accidents du Travail Oui Non Formation professionnelle Oui Non FSH Oui Non CRE Oui Oui 36 L assiette des cotisations On entend par «assiette» le montant global des rémunérations sur lequel les cotisations sont calculées. Ainsi, les cotisations tant patronales que salariales sont assises sur l ensemble des rémunérations ou gains perçus par les travailleurs, y compris les avantages en nature et indemnités diverses, à l exclusion des sommes ayant le caractère de dommages et intérêts (indemnités de licenciement par exemple). Sont donc considérées comme rémunérations toutes les sommes versées ou dues au salarié, notamment : les salaires ou gains ; les indemnités de congés payés ; les indemnités diverses ; les primes de toute nature ; les gratifications ; tous les autres avantages en argent ayant le caractère d une rémunération ; ainsi que les avantages en nature tels que : la nourriture ; le logement ;

37 l utilisation du véhicule de l entreprise à des fins personnelles ; la prise en charge par l employeur des cotisations salariales... les voyages gratuits pour les agents d une société de transport ; Les avantages en nature sont constitués par la fourniture au salarié de biens ou de services produits par l employeur ou par la mise à la disposition du salarié, soit gratuitement, soit moyennant une retenue inférieure à la valeur réelle, de biens appartenant à l employeur. L évaluation de l avantage en nature logement n est pas remise en cause lorsqu elle est au moins égale à 12 % de la rémunération brute totale, avantage en nature non compris. Certaines indemnités sont cependant exclues de l assiette des cotisations à condition qu elles correspondent à des remboursements de frais professionnels. Il s agit par exemple : des indemnités de déplacement ; des indemnités compensatrices et frais exceptionnels de transport et de représentation ; des indemnités de panier ; des primes d outillage ; des primes de salissure Les sommes à déduire de l assiette des cotisations au titre des frais professionnels s entendent de celles qui sont versées aux travailleurs pour les couvrir de charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l emploi. Ces charges comprennent les frais réellement exposés par le travailleur pour l accomplissement de son travail, abstraction faite de tous les éléments qui se rapportent à sa situation personnelle. 37 L indemnisation s effectue sous la forme du remboursement des dépenses réelles ou d allocations forfaitaires. Dans ce dernier cas, la déduction est subordonnée à l utilisation effective des allocations conformément à leur objet. Les justificatifs des sommes déduites au titre des frais professionnels, doivent être conservés pendant 5 ans (délibération modifiée n 280 du 19/12/01 art. 3-4 ) Les cotisations sont calculées sur le salaire brut avant toute déduction, notamment de la cotisation salariale de sécurité sociale. Guide de l employeur 2007