Manuel utilisateur. Pointeuse virtuelle. GET S.A. Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle Member of the Primion Group

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1 Manuel utilisateur Pointeuse virtuelle GET S.A. Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle Member of the Primion Group

2 Table des matières Pointeuse virtuelle Concernant la pointeuse virtuelle Paramétrage préalable L'écran Gestion des autorisations Les paramètres du système dans les Paramètres de l'entreprise 5 3. Se connecter sur la pointeuse virtuelle Pointer avec la pointeuse virtuelle Consulter les pointages dans l'écran Corrections Options Pointeuse virtuelle décentralisée...11 Mention de copyright Copyright GET S.A. Tous droits réservés. Rien de cette édition ne peut être multiplié, inséré dans une base de données automatisée ou rendu public, ni électroniquement ni mécaniquement, ou par le moyen des photocopies, des prises de son ou de vue, ou de quelque manière que ce soit, sans le consentement écrit préalable de la S.A. GET. Malgré l attention qui a été consacrée à la construction de ce manuel, GET ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit découlant de l utilisation de cette édition. Ce manuel contient plusieurs noms des marques déposées. Ces noms ne sont pas pourvus d un symbole de marque commerciale puisqu ils servent seulement à indiquer les produits mentionnés. On a essayé de ne pas violer les droits du titulaire de la marque commerciale d aucune manière. Version 5/06/2008 Pointeuse virtuelle ii

3 Pointeuse virtuelle 1. Concernant la pointeuse virtuelle La manière classique d'enregistrer les temps de travail via la présentation d'un badge à un terminal lecteur de badges est de plus en plus souvent remplacée par ce qu'on appelle le terminal virtuel. C'est souvent le cas dans les environnements de bureaux où la plupart des gens disposent d'un PC et qu'ils ont donc facilement accès au réseau local. Dans ce cas, on peut remplacer le lecteur de badges en connectant sur l'application web et en effectuant là l'enregistrement. De plus, les lecteurs de badges classiques et les pointeuses virtuelles peuvent être utilisés les uns à côté des autres. A l'aide de cette option, vous pouvez donner aux personnes qui travaillent à domicile la possibilité de pointer les heures de travail et de consulter leurs données via leur PC. Vous pouvez aussi utiliser la pointeuse virtuelle pour les sites ayant un très petit nombre de personnes alors que dans le site central, vous utilisez des lecteurs de badges classiques. Le terminal virtuel en ligne est une simple extension des modules standards XTremisWeb. On peut se connecter via une URL alternative sur le 'terminal virtuel', un écran web, pour introduire ses enregistrements de pointage. Il y a donc une communication directe entre le navigateur web et le serveur XTremisWeb. 2. Paramétrage préalable 2.1 L'écran Gestion des autorisations Profil de sécurité Dans l'onglet Profils de sécurité de l'écran Gestion des autorisations, vous créez un profil de sécurité pour les employés qui doivent utiliser la pointeuse virtuelle. A ce profil, vous attribuez les objets de sécurité qui sont décrits dans le chapitre Objets de sécurité en page 4 : Pointeuse virtuelle 3

4 2.1.2 Objets de sécurité Dans l'écran Gestion des autorisations, les objets de sécurité sont ajoutés à certains profils de sécurité et ensuite couplés à certains employés (voir manuel Gestion des autorisations). Remarque : L'écran Gestion des autorisations ne peut être utilisé que si vous avez acquis l'option Gestion des autorisations sur fonctionnalités. Si cette option n'est pas installée, toutes les personnes de votre entreprise peuvent ouvrir tous les écrans et modifier ou consulter toutes les données. Dans ce manuel, nous partons du postulat que cette option est installée. Il y a deux objets de sécurité qui ont trait à l'écran web Pointeuse virtuelle. Pointer sur la pointeuse virtuelle (8300) Pour pouvoir se connecter sur la pointeuse virtuelle et pointer. Se connecter sur la pointeuse virtuelle avec badge (8310) Pour pouvoir se connecter sur la pointeuse virtuelle via un lecteur de badges qui est raccordé au terminal. Pour pointer, vous avez aussi besoin de l'objet de sécurité Rôles utilisateurs et catégories de rôles utilisateurs Dans l'écran Gestion des autorisations, onglet Rôles utilisateurs, vous créez un rôle utilisateur pour la pointeuse virtuelle et vous y liez le profil de sécurité que vous venez de créer (voir chapitre «Profil de sécurité on page 3»). Dans l'onglet Utilisateurs, vous attribuez alors la catégorie de rôle utilisateur et le rôle utilisateur aux employés qui doivent pouvoir pointer via la pointeuse virtuelle : Pointeuse virtuelle 4

5 2.2 Les paramètres du système dans les Paramètres de l'entreprise Dans l'onglet Paramètres du système de l'écran Paramètres de l'entreprise, vous indiquez si certains des items doivent être ou non masqués pour les utilisateurs. Pour l'écran Pointeuse virtuelle, les paramètres du système suivants sont à définir : Classe Paramètre du système Fonction XTremisWeb booktimelimit Ce paramètre détermine après combien de secondes la barre temporelle Temps restants est écoulée (après que vous soyez connecté) XTremisWeb overviewtimelimit Ce paramètre détermine après combien de secondes l'écran d'aperçu (avec les informations de vos pointages de la journée) disparaît si vous n'avez pas cliqué sur le lien Cliquez ici pour retourner à l'écran de connexion. XTremisWeb VirtualTerminalSafetyCode Valeur 1: la pointeuse virtuelle est affichée avec un code de sécurité. Valeur 0: la pointeuse virtuelle est affichée sans code de sécurité. Pointeuse virtuelle 5

6 WebBase VirtualTerminalStyle Ce paramètre détermine la gamme de couleurs de la pointeuse virtuelle. Les feuilles de styles disponibles sont les même que dans XTremisWeb. Valeur 1: Style original (Vert) Valeur 2 : Brise d été Valeur 3: Arctic Blue Dans l'onglet XTremisWeb de l'écran Paramètres de l'entreprise, vous obtenez une vue d'ensemble plus simple de tous les paramètres du système ayant trait à XTremisWeb. Vous voyez ici les paramètres qui ont trait à la pointeuse virtuelle : Time-out du premier écran (pointer) : correspond au paramètre du système BookTimeLimit. Time-out du deuxième écran (aperçu) : correspond au paramètre du système OverviewTimeLimit. Utiliser code de sécurité : si le paramètre du système VirtualTerminalSafetyCode est à 1, le champ est coché. Si le paramètre du système est à 0, le champ n'est pas coché. Si vous modifiez un de ces paramètres dans l'onglet Paramètres du système, la valeur dans l'onglet XTremisWeb change également et vice-versa. Pointeuse virtuelle 6

7 3. Se connecter sur la pointeuse virtuelle 1) Ouvrez l'écran de connexion de la pointeuse virtuelle. 2) Indiquez dans Nom d'utilisateur votre nom d'utilisateur XTremis. 3) Introduisez dans Mot de passe votre mot de passe XTremis. 4) Cliquez sur OK. Pointeuse virtuelle 7

8 4. Pointer avec la pointeuse virtuelle Dès que vous avez introduit votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, vous arrivez dans un deuxième écran où vous pouvez effectuer un pointage : Vous voyez ici dans Connecté votre matricule et votre nom et dans Heure du pointage la date du jour et le moment où vous vous êtes connecté. La barre temporelle Temps restant indique combien de temps vous avez pour introduire le code et pointer. A l'expiration de ce temps, l'enregistrement est annulé et vous devez à nouveau vous connecter si vous voulez effectuer un enregistrement. Le temps qui vous est imparti est déterminé par le paramètre du système overviewtimelimit. Si le paramètre du système VirtualTerminalSafetyCode a la valeur 1, XTremis vous donne à chaque fois que vous vous connectez un nouveau code que vous devez recopier dans Introduisez votre code ici. Dans Touche de fonction vous pouvez choisir une touche de fonction dans la liste de choix. A l'aide des touches de fonction, les collaborateurs peuvent introduire ou consulter des informations lors du pointage. Ex. Les employés peuvent indiquer via une touche de fonction qu'ils partent en mission, qu'ils vont chez le médecin, qu'ils sont rappelés pour du travail supplémentaire, On peut déterminer par employé quelles touches de fonction il peut utiliser via sa pointeuse virtuelle. Dans Information, vous obtenez un aperçu des pointages qui ont déjà été effectués ce jour et un certain nombre de soldes. On peut déterminer par employé quels soldes sont affichés lors d'un pointage dans le champ Totaux au lecteur de badges dans l'écran Signalétique / Aperçu tous les employés / Enregistrement du temps. Pointeuse virtuelle 8

9 Après avoir pointé, vous obtenez un écran de vue d'ensemble qui permet de confirmer le pointage: 4.1 Consulter les pointages dans l'écran Corrections Après avoir pointé avec la pointeuse virtuelle, vous pouvez voir dans les écrans de corrections (tant web qu'iug) que le pointage est effectué : Pointeuse virtuelle 9

10 Dans Pointages, la flèche vers le haut indique qu'un pointage SORTIE a été effectué. Dans le sous-onglet Pointages, vous obtenez plus de détails : dans cet exemple, il s'agit d'un pointage à 15:36 sans touche de fonction avec la pointeuse virtuelle. Pointeuse virtuelle 10

11 5. Options 5.1 Pointeuse virtuelle décentralisée Dans la plupart des cas, la fonctionnalité 'en ligne' permet à tous les utilisateurs de s'enregistrer. Dans certains environnements, une mise en place centralisée peut poser des problèmes potentiels parce qu'aucun fonctionnement 'hors ligne' n'est prévu. Cela peut poser problèmes quand : Le réseau (la plupart du temps, le WAN) a un problème Le serveur web n'est plus accessible suite à un entretien Dans la plupart des environnements, les situations mentionnées ci-dessus sont exceptionnelles et sous contrôle. Dans les grands réseaux ou des environnements avec un grand nombre d'entités décentralisées sur le WAN, cela peut poser problème puisque les employés ne peuvent pas introduire de pointages tant que le serveur web n'est pas accessible. Pour résoudre ce problème, vous pouvez faire appel au module Pointeuse virtuelle décentralisée. Celleci fonctionne identiquement à la version 'en ligne' (mêmes écrans, mêmes possibilités, mêmes messages). La seule différence réside dans le fait que ce module ne communique pas directement avec le serveur XTremisWeb mais avec un PC où est installé IIS (Microsoft Internet Information Server) avec un logiciel IBCU (BLITS). Le logiciel IBCU est une solution de BLITS (solutions du réseau de lecteurs de badges) qui assure les messages de retour et la sauvegarde des pointages quand le serveur XTremisWeb est 'hors ligne'. Lors du retour en ligne, les pointages seront envoyés automatiquement. Pointeuse virtuelle 11