Paramétrer une notification d absence. Paramétrer une délégation

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1 LOTUS : Paramétrer une notification d absence Paramétrer une délégation HISTORIQUE Version Date Commentaires Auteur Vérificateur Approbateur 1 06/06/2014 Création procédure SME YHC ARL Page 1 sur 10

2 Sommaire 1. Introduction Prérequis activer la notification d'absence dans la messagerie LOTUS Accès et délégation du courrier... 5 Page 2 sur 10

3 1. Introduction Cette procédure présente la configuration des notifications d absences et la mise en place de délégations dans Lotus Notes. Message D absence : C'est un peu un rituel, juste avant chaque départ en vacances.. Avant de quitter le bureau, vous devez configurer votre messagerie professionnelle et préparer un message d'absence. Destinée aux personnes qui vous envoient un mail, cette réponse automatique doit les prévenir de votre absence, leur annoncer la date de votre retour de congés et éventuellement leur donner un contact en cas d'urgence. Accès et Délégation du Courrier et Agenda La délégation d'accès est une fonctionnalité Lotus Notes permettant à une personne d'agir au nom d'un autre utilisateur Lotus. Cette fonctionnalité est souvent utilisée dans le cas d'un responsable et de son assistant, par exemple si ce dernier est chargé de la gestion de l'agenda ou la Boîte de réception de son supérieur et doit créer des demandes de réunion ou y répondre. 2. Prérequis 2.1 Lotus notes Activer la notification d'absence dans la messagerie LOTUS Cela va permettre aux personnes qui vous envoient un mail de recevoir par retour de mail, un message leur indiquant que vous êtes absent. Attention : un seul message d absence est envoyé par destinataire. 3.1 Ouvrir r votre base mail. Page 3 sur 10

4 3.2 Depuis la boite mail, Cliquer sur Options puis Absence. 3.3 Spécifier vos dates de départ et de retour. 3.4 Renseigner votre message d absence 3.5 Cliquer sur Activer et fermer. Page 4 sur 10

5 3.6 Si la notification d'absence était déjà activée, mais que vous avez modifié certains paramètres alors cliquer sur Enregistrer et fermer. 4. Accès et délégation du courrier Vous pouvez autoriser les autres utilisateurs à voir ou éditer votre courrier, ou ouvrir le courrier d'une autre personne si elle vous en a donné l'accès. 4.1 Déléguer son courrier, agenda et contact Depuis la boite mail, Cliquer sur Options puis Préférences Cliquer sur l'onglet Accès et délégation. Page 5 sur 10

6 4.1.3 Cliquer sur l onglet «Accès à votre messagerie et à votre agenda» puis sur «Ajouter» Spécifier le nom de la personne ou du groupe en cliquant sur la flèche. Ceci permet d accéder à l annuaire.. Page 6 sur 10

7 4.1.5 Sélectionner les personnes ou les groupes de personnes souhaitées. Puis cliquer sur «OK» Sélectionner les «composants accessibles» à l'utilisateur ou au groupe, puis sélectionner son niveau d'accès. Enfin cliquer sur «OK» Page 7 sur 10

8 Remarque : Si vous donnez l'accès en écriture à un utilisateur, le message qu'il composera sera envoyé en VOTRE nom.. Il pourra écrire à votre place des mails, en votre nom. (L expéditeur sera le délégant mais dans le mail, il sera écrit «envoyé par» le délégataire) Si vous donnez l'accès en lecture seule à un utilisateur, le message qu'il composera sera envoyé en SON nom. Résultat : Il est possible de continuer à ajouter des groupes ou des personnes en cliquant sur «ajouter». Page 8 sur 10

9 4.2 Accéder à une délégation de courrier, agenda, contact Vous pouvez créer des raccourcis vers la messagerie, l'agenda, les tâches en instance ou les contacts Lotus Notes d'un autre utilisateur dès lors que celui-ci ci vous en a donné l'accès Ouvrer votre base mail Depuis la boite mail, Cliquer sur Options puis Préférences Cliquer sur l onglet «Accès et délégation» Cliquer sur le sous-onglet «Raccourcis vers la messagerie d'autres utilisateurs»,, puis sélectionner l utilisateur dans le carnet d adresse en cliquant sur la flèche. Page 9 sur 10

10 4.2.5 Sélectionner l utilisateur souhaité puis cliquer sur «ajouter», enfin cliquer sur «OK». Un message apparait demandant de fermer puis ouvrir à nouveau la messagerie pour que ces préférences soient appliquées Apres avoir fermé puis ré-ouvert la messagerie. Le raccourci est visible dans le panneau de navigation de votre messagerie sous Autre courrier Fin Procédure. Page 10 sur 10