Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n 8 : "Réponse électronique à un marché public avec signature électronique requise"

Transcription

1 Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n 8 : "Réponse électronique à un marché public avec signature électronique requise"

2 Ce tutoriel concerne uniquement la réponse électronique à un marché public, avec signature électronique requise, sur la salle des marchés Mégalis. Cela implique, au préalable, l'acquisition d'un certificat électronique pour la personne habilitée à signer les pièces de votre offre.

3 IMPORTANT! Il est conseillé aux entreprises d'anticiper autant que possible le dépôt de leur offre. L'acquisition d'un certificat électronique prend au minimum 48H. La mise à jour d'un poste informatique, ainsi que le chargement d'un dossier d'offre sur la salle des marchés, peuvent en effet prendre plusieurs dizaines de minutes, en fonction du poids de ce dossier et du débit de votre connexion internet.

4 La salle des marchés est accessible via notre site internet : Dans l'onglet "Accéder aux services", cliquez sur "Salle des marchés " à la rubrique "Vous êtes une entreprise".

5 Vous accédez à la page d'accueil de la salle des marchés. Afin de tester votre environnement informatique, cliquez sur "Tester ma configuration" dans la rubrique "Aide". Cette fonction est également disponible lorsque vous êtes connecté à votre compte sur la salle des marchés, ainsi que sur l'écran de dépôt d'une offre.

6 Des contrôles sont effectués sur votre poste informatique. Un message vous indique si celui-ci est correctement paramétré. Si tel n'est pas le cas, il vous appartient de faire le nécessaire pour le mettre à jour. Au delà de ces contrôles, nous vous recommandons de répondre à une consultation de test, accessible par l'îcône "Consultation de test". Vous pourrez ainsi vous entrainer à répondre à un marché sur notre plateforme.

7 Une fois vérifiée la compatibilité de votre environnement informatique, connectez-vous à la salle des marchés avec votre compte pour procéder au dépôt de votre offre électronique avec signature électronique.

8 Pour déposer votre offre, connectez-vous à votre compte sur la salle des marchés en cliquant sur l'icône "S'authentifier" sur la page d'accueil.

9 Un écran vous invite à renseigner vos identifiant et mot de passe. Cliquez ensuite sur "Connexion" pour accéder à votre compte.

10 Sur la page d'accueil de votre compte, vous avez accès à toutes les annonces de marchés Dans notre publics exemple, en cours, nous ainsi cliquons qu'à un sur outil "Toutes de recherche les consultations" avancée pour pour retrouver accéder un à la liste de tous marché. les marchés en cours. Vous retrouvez également ici l'icône pour tester la configuration de votre poste, ainsi que l'accès aux consultations de test.

11 Cliquez sur l'icône "Accéder à la consultation", afin d'accéder au détail de la consultation qui vous intéresse.

12 Vous accédez au détail de ce marché public. L'onglet "Publicité/Téléchargement" vous permet d'accéder aux documents de consultation et de les télécharger. L'onglet "Question" vous permet d'accéder à la messagerie, si vous souhaitez poser une question à la collectivité. Vous pouvez, via cette page, tester la configuration de votre poste informatique, si ce n'est déjà fait, et accéder à une consultation de test pour vous entrainer à répondre.

13 Pour accéder à la page de dépôt d'une offre, cliquez sur l'onglet "Dépôt". L'onglet "Réponse électronique" s'affiche. Cliquez ensuite sur "Répondre à la consultation" pour accéder à l'écran de chargement de votre offre.

14 Vous accédez à la page vous permettant de charger votre offre sur la salle des marchés. Référez-vous au règlement de consultation pour connaître la liste des pièces à transmettre dans votre offre et, surtout, celles qui doivent être obligatoirement signées électroniquement. IMPORTANT : il est clairement indiqué que la signature électronique des plis déposés par les entreprises est obligatoirement requise sur ce marché.

15 Deux modes de signature sont proposés sur la salle des marchés publics Mégalis Bretagne. Nous vous proposons dans un premier temps de réaliser une démonstration sur le mode de signature "avant chargement de l'offre" sur la salle des marchés.

16 Pour signer vos pièces avant de déposer votre offre, cliquez sur "Signer un document" dans le menu "Outils de signature".

17 Vous accédez à la page permettant de signer une pièce. Insérez dès maintenant votre certificat électronique dans votre ordinateur. Cliquez ensuite sur "Parcourir", afin d'aller chercher la pièce à signer sur votre ordinateur

18 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à allez chercher la pièce à signer sur votre ordinateur. Sélectionnez la pièce à signer en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour valider votre choix.

19 Votre pièce apparait dans la rubrique "Document à signer". Cliquez ensuite sur validez pour passer à la signature de cette pièce.

20 Un écran avec les certificats électroniques présents sur votre poste s'affiche (pensez à bien l'insérer au préalable). Une fois sélectionné votre certificat, cliquez sur "Valider".

21 Un écran vous invite à renseigner votre code PIN. Une fois rentré ce code, cliquez ensuite sur "OK".

22 Un écran vous confirme la signature de votre pièce. Une jeton de signature au format XML a été automatiquement créé et placé dans le même dossier que la pièce signée. Cliquez sur "OK" pour terminer.

23 Via ce premier mode de signature, vous devez effectuer cette manipulation pour chaque pièce à signer. Lorsque vous accédez, sur votre ordinateur, au dossier dans lequel vous avez mis les pièces de votre offre, le jeton de signature créé par la salle des marchés apparait.

24 Pensez-donc à bien vérifier que les pièces dont la signature électronique est requise dans le règlement de consultation, sont bien signées avant de constituer votre dossier final.

25 Cliquez sur "Ajouter une ou plusieurs pièces libres", afin d'aller chercher les pièces de votre offre sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi ajouter un dossier "zippé" contenant toutes vos pièces. Une fois signées vos pièces, rendez-vous sur l'écran de dépôt d'une offre pour charger votre offre technique et commerciale sur la salle des marchés.

26 Une fenêtre s'ouvre, afin que vous alliez chercher les documents de votre offre sur votre ordinateur. Dans cet exemple, le dossier contenant les pièces constituant l'offre a été "zippé", afin de n'avoir qu'un fichier unique à charger.

27 Double-cliquez sur la pièce à joindre, ou cliquez sur "Ouvrir" une fois celle-ci selectionnée, afin d'en lancer le chargement sur la salle des marchés.

28 Le chargement de votre offre sur la salle des marchés peut prendre plusieurs dizaines de minutes en fonction de son poids et du débit de votre connexion internet. Nous vous conseillons donc d'anticiper cette action, afin que votre dépôt soit validé avant la date limite de remise des offres.

29 Dans notre exemple, la salle des marchés indique '"aucune signature identifiée pour ce fichier". En effet, le dossier ZIP contient toutes les pièces signées. Il s'agit donc de "notre enveloppe informatique". Cette enveloppe n'a donc pas besoin d'être signée. Une fois chargé, le dossier ZIP apparait sur la salle des marchés. Lorsque la signature électronique est requise, la salle des marchés effectue une vérification de la signature du fichier chargé.

30 Une fois votre offre chargée et avant de valider votre dépôt, vous devez obligatoirement reconnaitre avoir pris connaissance des conditions d'utilisation de la salle des marchés, en cochant la case correspondante. cliquez ensuite sur "Valider", afin de valider le dépôt de votre offre.

31 Un écran vous alertera en cas d'absence de signature d'un fichier. Dans cet exemple, le dossier ZIP contenant toutes les pièces signées de l'offre n'est, quant à lui, pas signé. Pensez à bien vérifier que les pièces à l'intérieur de ce ZIP le sont. IMPORTANT! C'est la signature électronique des pièces du marché qui emporte engagement juridique de l'entreprise. La signature du fichier ZIP n'a aucune valeur (cela correspondrait en mode papier à la signature apposée sur une enveloppe papier).

32 Une fois que vous avez vérifié la signature de vos pièces de marché, Cliquez sur "Poursuivre".

33 Un écran vous confirme le dépôt de votre offre qui est automatiquement horodaté. Important! Si vous devez modifier votre offre, vous devrez la déposer à nouveau via la procédure que vous venez de suivre. Seul le dernier envoi sera pris en compte par la collectivité.

34 Nous vous proposons ci-après de réaliser une démonstration sur le second mode de signature : signature des pièces lors du dépôt de l'offre, directement sur la salle des marchés.

35 En complément du premier mode de signature, il est possible également de signer les pièces de votre offre directement sur la salle des marchés publics, lors du dépôt. Cliquez sur "Ajouter une ou plusieurs pièces libres", afin d'aller chercher les pièces de votre offre sur votre ordinateur. Le deuxième mode de signature électronique de vos pièces est disponible uniquement sur l'écran de dépôt d'offre, via l'icône "Signer les pièces sélectionnées".

36 Une fenêtre s'ouvre, afin que vous alliez chercher vos pièces sur votre ordinateur. Sélectionnez les pièces à charger sur la salle des marchés. Vous pouvez en sélectionner plusieurs en maintenant la touche "Ctrl" sur votre clavier, puis en cliquant sur les pièces avec votre souris. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour procéder au chargement des pièces sélectionnées sur la salle des marchés.

37 Le chargement de vos pièces sur la salle des marchés peut prendre plusieurs dizaines de minutes en fonction de leur poids et du débit de votre connexion internet. Nous vous conseillons une nouvelle fois d'anticiper cette action, afin que votre dépôt soit validé avant la date limite de remise des offres.

38 Vos pièces sont chargées sur la salle des marchés. Vous allez maintenant procéder à leur signature. Vous avez la possibilité de signer plusieurs pièces à la fois. Ce qui va être fait dans cet exemple.

39 Cochez la case "Sélectionner toutes les pièces", si vous souhaitez signer toutes vos pièces. Vous pouvez également ne sélectionner que les pièces qui doivent être obligatoirement signées, précisées dans le règlement de consultation. Après avoir inséré votre certificat électronique, cliquez ensuite sur "Signer les pièces sélectionnées" pour signer les pièces que vous avez sélectionné.

40 Un écran avec les certificats électroniques présents sur votre poste s'affiche (pensez à bien l'insérer au préalable). Une fois votre certificat sélectionné, cliquez sur "Valider".

41 Un écran vous invite à renseigner votre code PIN. Une fois rentré votre code, cliquez ensuite sur "OK" pour valider.

42 Vos pièces ont bien été signées, l'icône verte indique que la signature électronique est valide.

43 L'icône en forme de loupe vous permet d'accéder au détail des contrôles opérés sur votre signature électronique par la salle des marchés.

44 IMPORTANT! La salle des marchés effectue un contrôle de l'intégrité du fichier signé. En effet, le jeton de signature généré est une copie de la pièce signée. Si cette dernière est modifiée, le jeton associé au document n'est plus valide. Si jamais une pièce est modifiée après signature électronique, vous devrez donc la signer à nouveau.

45 Une fois toutes les pièces demandées dans le réglement de consultation chargées et signées, vous devez maintenant valider le dépôt de votre offre électronique. Si vous devez remplacer une pièce, supprimez-là en cliquant sur l'icône "Supprimer" dans la colonne "Actions". Rechargez ensuite la bonne pièce et signez-là comme décrit précédemment.

46 Avant de valider votre dépôt, vous devez obligatoirement reconnaitre avoir pris connaissance des conditions d'utilisation de la salle des marchés, en cochant la case correspondante. cliquez ensuite sur "Valider", afin de valider le dépôt de votre offre.

47 Important! Si vous devez modifier votre offre après dépôt, vous devrez déposer à nouveau toutes les pièces demandées et les signer, via la procédure que vous venez de suivre. Seul le dernier envoi sera pris en compte par la collectivité. Un écran vous confirme le dépôt de votre offre qui est automatiquement horodaté. Cet horodatage valide la date et l'heure de dépôt de votre offre. L'acheteur public dispose de cette information pour vérifier que votre dépôt s'est fait dans les délais. L'heure à laquelle vous avez commencé les manipultations pour déposer votre offre n'est pas prise en compte.

48 Fin du tutoriel pour la réponse électronique, avec signature électronique requise, à un marché public.