Atelier méthodologique :

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1 Atelier méthodologique : Parapheur électronique Visa et signature au format numérique Collectivité(s) Date

2 Sommaire Le Syndicat mixte Mégalis Bretagne Présentation du service / notions relatives au parapheur électronique Démonstration Usages identifiés et périmètre d utilisation de l outil Appréhender la méthodologie de création d un circuit Les supports d utilisation Les usages nomades / Support tablette ou ordinateur portable Points de vigilance associés à la mise en œuvre de connecteurs Présentation du Kit méthodologique / votre contact Mégalis Bretagne 2

3 Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en Président : M. LE DRIAN 24 Agents territoriaux 3 Compétences principales Animation et gestion du projet BTHD Encourager le développement des usages des réseaux de communications électroniques Favoriser le développement de l administration numérique 3

4 Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en Communautés de communes 11 Communauté d agglomérations 1 Conseil Régional 107 Membres 270 Etablissements publics 4 Conseils Généraux 1264 Communes bénéficiant des services Mégalis 4

5 Présentation du service Une solution simplifiée de visa et/ou de signature électronique de tout document produit par la collectivité accessible depuis une connexion internet Ce service consacre la valeur juridique des documents au format électronique, en leur conférant une valeur probante L offre «mode hébergé» proposée par le Syndicat est intégrée au bouquet de services à compter du 1 er janvier 2015 : Intègre l hébergement et la maintenance de l outil Comprend l accompagnement à la mise en œuvre, déploiement et post production Un «mode internalisé» peut être activé par toute collectivité, sous réserve des obligations de publicité et de mise en concurrence préalables ou procédures internes, dans quel cas, le Syndicat se positionne en tant que facilitateur dans les relations entre la collectivité et l Adullact. 5

6 Notions relatives au parapheur électronique Appréhender la notion de parapheur électronique Le parapheur électronique Mégalis est un service directement accessible sur internet Il permet le visa et signature électronique de tous types de documents leur assurant ainsi une valeur probatoire (dans le cas d une signature) Les fonctionnalités du service : Paramétrage des circuits de visa et de signature (libre administration) Import manuel de documents à valider-signer dans l outil / import depuis une application logicielle (existence d interfaces, incidence financière à la charge de chaque collectivité) Notifications des actions à réaliser aux intervenants (par mail) Actions pouvant être engagées : validation / refus / avis complémentaire / envoi par mail / notification / enchainement avec un autre circuit Suivi permanent, filtre avec modalités de recherches, constitution d un journal des évènements par document Signature et constitution d un jeton de signature disponible dans l archive 6

7 Terminologie générale appliquée au parapheur électronique Termes Bureau : Bannettes : Circuit : Type de documents : Sous type de document : Eléments de précisions Espace de travail virtuel dédié à un utilisateur qui comprend des bannettes (tableau de bord) Chacune contient des dossiers selon leur état dans l application (à traiter, à retourner), dans lesquelles évoluent les dossiers à viser et à signer Ensemble des étapes identifiées associant des utilisateurs déterminés au visa ou à la signature d un document Famille/thématique générique du ou des circuit(s) de validation et/ou de signature Sous famille/thématique particulière donnant lieu à un circuit de validation et/ou de signature 7

8 Démonstration Démonstration de bout en bout sur l interface utilisateur fonctionnalités courantes Chargement manuel d un document à signer avec visas successifs préalables Exemple d un bordereau comptable (flux au format xml avec signature électronique enveloppé de type XAdES) 8

9 Les usages identifiés - détermination du périmètre Quelle(s) satisfaction(s) aux besoins identifiés par votre collectivité Signature électronique requise sur une ou plusieurs activités métiers identifiées? Visa, procédure de validation successives au sein de la collectivité? Traçabilité des échanges? Identification des usages pour le compte de votre collectivité? Les usages à court terme Les usages à moyen et long termes Communication d un calendrier des usages afin de constituer un recensement prévisionnel des activités métiers susceptibles de recourir à l utilisation du parapheur électronique 9

10 Les usages identifiés - détermination du périmètre Document d organisation du processus d identification des circuits à mettre en place : Objectif : appréhender la méthodologie de création d un circuit Ce document vous servira pour identifier et recenser vos circuits Avant la formation, pour affiner les usages identifiés à court terme en vue d échanger lors de la formation sur les problématiques organisationnelles et incidences techniques en matière de paramétrage (configuration de volet administration) Après la formation, une fois une personne ressource de la collectivité formée, ce document vous aidera à formaliser vos circuits dans le volet administration du parapheur électronique IMPORTANT : tout circuit avant d être paramétré doit faire l objet d une validation par la Direction générale de la collectivité : fort impact sur les activités métiers (usages, procédures internes, conduite du changement) 10

11 Les supports d utilisation Les usages variés du parapheur électronique en font un outil transverse à la croisée de plusieurs services/différents utilisateurs au sein d une même collectivité Chaque utilisateur, suivant sa fonction et ses besoins, est ainsi à même d utiliser le parapheur électronique sur un support différent : En majorité depuis un poste fixe avec un simple accès à internet Depuis un ordinateur portable avec accès à internet wifi/3g/filaire Attention particulière à apporter à la connectivité et certains pré-requis techniques a minima nécessaires Sur une tablette tactile avec accès à internet wifi/3g-4g Attention particulière à apporter à la connectivité et certains pré-requis techniques a minima nécessaires 11

12 Les usages nomades / support tablette ou ordinateur portable Dans le cas de l utilisation nomade du parapheur électronique, certains prérequis techniques sont à prendre en compte, a minima : La connexion à internet Wifi ou 3G-4G Problématique identique pour tablettes ou ordinateurs portables La présence d un port USB pour insertion d un certificat numérique Problématique importante pour les tablettes La technologie JAVA si signature électronique La technologie JAVA a pour conséquence d exclure certains produits informatiques accessibles sur le marché en raison d une incompatibilité technique (ex : un pc dont le système d exploitation repose sur Windows 8 RT empêche l installation des pilotes de certificats électroniques et le recours à la technologie JAVA, aspect sur lequel repose la fonction de signature) 12

13 Points de vigilance associés à la mise en œuvre de connecteurs L appropriation par les services/agents de la collectivité est facilitée par la mise en œuvre de connecteurs entre les applications métiers et le parapheur Le principe du connecteur vise l automatisation du dépôt d un document dans le parapheur et la récupération en fin de circuit de celui-ci Facilite l appropriation des services et l accompagnement au changement La liste des connecteurs est tenue à jour par le Syndicat et concerne les activités métiers suivantes : Gestion financière Rédaction des «Actes» Rédaction des marchés publics Gestion électronique de documents Tiers de télétransmission Cependant, les connecteurs demeurent à la charge de la collectivité et nécessitent des actions respectives entre l éditeur, la collectivité et Mégalis. Le déploiement n est pas standardisé et s agissant d un traitement au cas par cas, votre contact Mégalis pourra vous éclairer quant à la faisabilité technique 13

14 Les usages nomades / Support tablette ou ordinateur portable Le fond documentaire communiqué à l issue de l atelier est composé des éléments suivants : Fichier Excel permettant de recenser les usages (feuillet 1) et de définir les circuits de visa/signature (feuillet 2) Présent support de présentation Annexe à la convention d accès au service parapheur électronique Contribution / retour d expérience Formation et accompagnement technique au parapheur électronique : Monsieur Julien POULAIN : julien.poulain@megalisbretagne.org