En utilisant BIZTAX. Introduction

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1 MANUEL Contenu En utilisant BIZTAX... 2 Introduction... 2 Aperçu... 3 S'authentifier... 3 Chercher déclarations (UI02)... 3 Créer une autre déclaration (UI01)... 4 Gestion d'une déclaration... 4 Charger déclarations (UI03)... 5 Gestion d'une déclaration chargée... 6 S authentifier... 7 Chercher une déclaration... 8 Créer autre déclaration La gestion d'une déclaration Les écrans communs Menu Les informations contextuelle de l'entreprise L'écran introduite La barre de navigation avec les différents onglets Les boutons avec fonctionnalité spécifique Les tableaux de la déclaration et des annexes Les champs entourés en bleu La liste des erreurs La simulation La souscription Les documents de la déclaration Charger une déclaration Chargements antérieurs Glossaire... 30

2 En utilisant BIZTAX Introduction Le but de ce manuel est de familiariser les utilisateurs avec l'application BIZTAX qui permet aux entreprises d'introduire leurs déclarations à l'impôt des sociétés, à l impôt des personnes morales et à l impôt des non-résidents/sociétés par voie électronique. Le manuel se compose de plusieurs parties contenant les fonctionnalités suivantes: S authentifier Remplir une déclaration online Chercher une déclaration Créer une nouvelle déclaration Introduire une déclaration La liste des erreurs La simulation d'impôt La souscription Les documents de la déclaration Charger une ou plusieurs déclarations Gérer les déclarations introduites Dans ce manuel, à moins que mentionné autrement, le formulaire "la déclaration" est toujours utilisée pour la déclaration, les formulaires (relevés et déclaration) dont le modèle a été fixé et les autres documents (par exemple les comptes annuels) qui sont en format PDF. 2

3 Aperçu L'utilisateur peut remplir la déclaration ainsi que toutes les annexes online (données, relevés et déclaration). Il est également possible d'ajouter des PDFs pour les annexes pour lesquelles un modèle n a pas été défini. Les données remplies sont sauvegardées centralement, de telle sorte que l'utilisateur puisse modifier ou finaliser sa déclaration ultérieurement. Il est également possible d obtenir une estimation du montant à payer ou à récupérer. Les déclarations qui ont été faites avec des logiciels externes peuvent être chargées de manière simple via l'application BIZTAX. L'utilisateur peut charger un maximum de 25 déclarations dans un fichier ".biztax" à la fois. Dès que la déclaration est déposée, l'utilisateur peut consulter l'accusé de réception, les PDFs de la déclaration (tous formulaires inclus) et chaque annexe. Dans ce chapitre, les fonctionnalités de l'application sont présentées de façon concise, elles seront décrites en détail dans les chapitres suivants. Le code ("UI" + 2 chiffres) affiché entre parenthèses à certains endroit dans le manuel est le numéro de série de l'écran. Chaque écran de l'application est composé d'un menu, d un en-tête et de la page réelle sur laquelle l'utilisateur se trouve avec la fonctionnalité associée. Dans chaque écran, les actions que l'utilisateur peut faire sont: changer la langue de l'application: en cliquant sur les boutons nl - fr - de faire le logout: en cliquant sur l'icône de la porte consulter les informations sur l'utilisateur: en cliquant sur l'icône personne naviguer vers la page d'accueil: en cliquant sur l'icône maison consulter le manuel: en cliquant sur l'icône point d'interrogation S'authentifier Il n'y a aucune inscription préalable nécessaire à l utilisation de l'application BIZTAX, une carte d'identité électronique (eid) ou un certificat de classe 3 suffit. Après soumission de la déclaration, l'utilisateur pourra, avec son certificat ou son eid, consulter la déclaration ainsi que l'accusé de réception, les PDFs de la déclaration (tous formulaires inclus) et les annexes. Chercher déclarations (UI02) Le point de départ de tous les utilisateurs qui veulent remplir une déclaration online est de sélectionner "Mes déclarations" dans le menu. L'utilisateur recevra ensuite, comme résultat de sa recherche, un aperçu de toutes les déclarations qui sont déjà (partiellement) remplies ou déposées. Pour une déclaration qui n apparait pas dans les résultats de la recherche ou une déclaration qu il veut remplir pour la première fois, l'utilisateur peut sélectionner le bouton "Créer une autre déclaration". Ce bouton est actif seulement après une première action de recherche dans l'application BIZTAX. Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet plus loin dans "Créer une autre déclaration (UI01)". Les différents critères de recherche sont le numéro d'entreprise, le numéro d entreprise de l entreprise dissoute sans liquidation, l'exercice d'imposition, la date de début et de fin de l'exercice comptable, la date de modification, le type d impôt et le statut de la déclaration. 3

4 Après la sélection du bouton "Chercher déclarations", la liste des déclarations qui répondent aux critères introduits est affichée. Pour plus d'informations sur les méthodes de recherche voir "Chercher déclarations". Créer une autre déclaration (UI01) Quand une déclaration n'est pas trouvée, l'utilisateur a la possibilité de créer cette déclaration en cliquant sur le bouton "Créer une autre déclaration" de l écran de recherche. Ce bouton est uniquement accessible après une action de recherche. Cette fonctionnalité est possible pour toute déclaration qui n a pas encore été déposée via un téléchargement ou remplie via les écrans. Après avoir rempli les données de la personne morale, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton "Créer" pour créer effectivement la déclaration et accéder au premier écran de la déclaration. A partir de cet écran, l'utilisateur peut retourner vers l'écran de recherche via le bouton "Retourner vers mes déclarations". Pour plus d'informations voir "Créer une nouvelle déclaration". Gestion d'une déclaration Toutes les fonctionnalités pour gérer une déclaration qui a été encodée via les écrans ou déposée via un fichier sont présentées brièvement ci-dessous. Les différentes options du menu qui permettent de gérer une déclaration sont les suivantes: 4

5 Introduite (UI04) Liste des erreurs (UI05) Simulation (UI06) Souscrire (UI07) Documents de la déclaration (UI08) Dès que l'utilisateur clique dans le menu sur "Mes déclarations" ou "Charger déclarations", les options de gestion ne sont plus accessibles. Quand l'utilisateur ouvre ou crée une déclaration, l'écran "Introduite" s'ouvre automatiquement, permettant à l utilisateur de naviguer vers l onglet désiré (données d identification, formulaire de déclaration ou d annexe). La "Liste des erreurs" contient un aperçu de toutes les erreurs de la déclaration. A partir de cet écran, l'utilisateur peut demander la validation de la déclaration. Une déclaration est déposée uniquement si elle a été signée électroniquement. Cette fonction est disponible via l option du menu "Souscrire". Via l option du menu "Simulation" il est possible d obtenir une simulation du calcul de l impôt pour les déclarations qui ne contiennent plus d erreurs ou qui ont déjà été "souscrites". Une déclaration introduite et souscrite (ainsi que tous les formulaires remplis) est sauvegardée en format PDF dans l option du menu "Documents de la déclaration", les autres annexes étant sauvegardées comme des PDFs séparés. L'utilisateur peut aussi consulter l'accusé de réception. Le fichier XBRL de la déclaration est également disponible. Pour plus d'informations sur la gestion de vos déclarations voir "Créer une autre déclaration". Charger déclarations (UI03) Plutôt que de créer et remplir une déclaration comme décrit ci-dessus, l'utilisateur peut également directement charger un paquet contenant une ou plusieurs déclarations de différents personnes morales, exercices d imposition et types d impôt. Ce fichier ".biztax" doit néanmoins 5

6 répondre à quelques exigences techniques. Ces fichiers peuvent être générés à partir de logiciels comptables ou d autres logiciels externes. Un fichier ".biztax" doit répondre à des contrôles techniques et à d autres vérifications basés sur le contenu. Au niveau des contrôles techniques, l'application examine si le fichier chargé est techniquement correct et si, pour toutes les entreprises contenues dans le fichier, une déclaration peut être déposée. Si une seule déclaration du fichier est incorrecte, l ensemble du paquet est considéré invalide et est rejeté. Les déclarations qui contiennent des erreurs de contenu sont sauvegardées mais pas déposées. Seules les déclarations correctes au niveau des contrôles de contenu sont automatiquement souscrites et déposées. Pour plus d'informations voir "Charger une déclaration". Gestion d'une déclaration chargée Une fois qu une déclaration a été chargée (dans le cas où les contrôles de contenu ont détecté des erreurs) elle peut être gérée de la même manière qu une déclaration remplie via les écrans. 6

7 S authentifier Avant d'entrer dans l'application BIZTAX, chaque utilisateur doit s'authentifier. Cette authentification se base sur un certificat numérique comme celui inclus dans la carte d'identité électronique belge (eid). Il peut utiliser un certificat délivré par une des autorités de certification suivantes: 1. Certipost 2. GlobalSign 3. Isabel Pour des instructions détaillées sur la manière d'obtenir un certificat, il est possible de consulter le site de ces institutions de certification en cliquant sur le nom dans la liste ci-dessus. Attention: Seuls les certificats de classe 3 sont acceptées. En cas de problème lors de l authentification via certificat, des informations additionnelles sont disponibles dans l'écran d'authentification via le lien "Aide sur l'authentification par Certificat". Pour s authentifier via la carte d'identité électronique, l utilisateur doit s assurer que les logiciels nécessaires sont correctement installés et configurés sur son ordinateur (système d'exploitation adéquat, lecteur de carte et middleware eid installés, navigateur correctement configuré). Des instructions pour l'installation, la configuration et l'usage de la carte d'identité électronique sont disponibles sur le site suivant 7

8 Chercher une déclaration Cette section présente de manière détaillée la fonctionnalité de recherche d'une déclaration. Dans l'écran de recherche on distingue deux parties distinctes: L'écran de recherche dans la partie supérieure L'écran des résultats dans la partie inférieure Dans l'écran de recherche, l'utilisateur peut remplir différents critères de recherche pour trouver une déclaration spécifique. S il remplit des valeurs incorrectes puis clique sur le bouton " Chercher déclarations", des icônes d'erreur seront affichées à l'écran. Si l'erreur concerne un champ spécifique l icône d erreur sera affichée au dessus de ce champ, si par contre l'erreur concerne plusieurs champs l icône d erreur sera affiché en haut de l'écran. Tous les champs doivent être correctement remplis pour que l action de recherche soit lancée. Les critères de recherche minimaux sont: "Exercice d'imposition" et "Déclaration" ou "Numéro d'entreprise". Les différents champs que l'utilisateur peut remplir sont: Numéro d'entreprise Ce champ contient une liste déroulante contenant toutes les entreprises pour lesquelles l'utilisateur a déjà créé, déposé ou sauvegardé une déclaration. L'utilisateur peut aussi introduire un numéro d'entreprise lui-même. La liste déroulante montre alors seulement les éléments qui contiennent la valeur introduite. Le numéro d'entreprise rempli ici, est le numéro de l'entreprise que la déclaration concerne. Attention: Si une société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger, le numéro d'entreprise rempli ici est celui - selon le cas - de la société absorbante ou de la société bénéficiaire. Le numéro d'entreprise rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (répondant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Numéro d'entreprise de l'entreprise dissoute sans liquidation La rubrique ne peut être remplie que si la société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger. L utilisateur peut introduire dans ce champ le numéro d entreprise de l entreprise dissoute sans liquidation pour laquelle une déclaration a été déposée. Le numéro rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (répondant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Exercice d'imposition Cette liste déroulante contient l'exercice d imposition 2011 et

9 Type d'impôt Cette liste déroulante contient : ISoc : impôt des sociétés IPM : impôt des personnes morales INR/soc : impôt des non-résidents/sociétés Pour l exercice d imposition 2011 seules les sociétés soumises à l impôt des sociétés peuvent utiliser BIZTAX. Exercice comptable du - au: Dans ces champs, l'utilisateur peut soit remplir lui-même une date ou cliquer sur l'icône calendrier pour sélectionner une date à l aide d un calendrier. Les dates sont respectivement les dates de début et de fin de l'exercice d imposition de la déclaration. Le format des dates doit être "JJ/MM/AAAA" ou "JJ/MM/AA". La différence entre la date de début et la date de fin ne peut pas être supérieure à 24 mois, moins 1 jour. La date de fin de l'exercice comptable doit être ultérieure d au moins un jour à la date de début et doit précéder la date actuelle. La différence entre la date de fin de l'exercice comptable et la date actuelle, ne peut excéder trois ans. Date de modification Dans ce champ l'utilisateur peut lui-même introduire une date ou sélectionner une date à l aide d un calendrier. La date de modification est la date à laquelle la déclaration a été modifiée pour la dernière fois (voir Gestion d'une déclaration). Le format des dates doit être "JJ/MM/AAAA" ou "JJ/MM/AA" La date de modification doit être antérieure ou égale à la date actuelle. Statut déclaration Ce champ contient une liste déroulante reprenant les différents statuts que peut prendre une déclaration: Statut Nouveau Sauvegardé Erroné Sans erreurs Bloqué Souscrite Signification Lorsqu'une déclaration est juste créée, le statut de la déclaration est à "Nouveau". Après quelques contrôles automatiques, le statut passera automatiquement à "Sauvegardé". Une déclaration qui a été soit modifiée soit créée et ouverte mais sur laquelle les contrôles de validation n ont pas encore été effectués. Une déclaration qui contient des erreurs détectées par les contrôles de validation. Une déclaration qui ne contient pas d'erreurs. Une déclaration qu'on ne peut plus modifier. Une déclaration qui a été signée et transmise au SPF Finances. Pour effectuer une recherche de déclaration, au moins un des champs "numéro d'entreprise" ou "exercice d'imposition" et "type d impôt" doit être rempli. Lorsque les critères souhaités sont correctement remplis, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton "Chercher déclarations". La liste des déclarations répondant aux critères apparaît alors dans la partie inférieure de l écran. 9

10 L'utilisateur peut à présent consulter la liste des déclarations trouvées. Si la liste est trop grande, elle est découpée en plusieurs pages. L'utilisateur a la possibilité de choisir lui-même combien de déclarations seront affichées par page ("5, 10, 15, 20"). L'utilisateur peut naviguer entre les différentes pages en utilisant les boutons de navigation en dessous de la table. La liste des résultats peut être triée sur chaque colonne en cliquant sur le titre de la colonne. Pour passer de l ordre croissant à décroissant, ou inversement, il suffit de cliquer à nouveau sur le titre de la colonne. Par défaut, la liste est triée suivant: Numéro d'entreprise Exercice d'imposition - Date de fin de l'exercice Date de modification Si une action de recherche n a aucun résultat, l utilisateur recevra dans l écran des résultats un message indiquant qu'aucune déclaration n a pu être trouvée. Dans le bas de la table, quatre boutons permettent d accéder à des fonctionnalités spécifiques: Ouvrir déclaration Si l'utilisateur veut ouvrir une certaine déclaration, il lui suffit de la sélectionner dans la liste et de cliquer sur le bouton "Ouvrir déclaration". Par défaut, la première déclaration est toujours sélectionnée. Download XLS En utilisant ce bouton "Download XLS", l utilisateur peut télécharger la liste des résultats dans un format lisible avec Excel. Créer autre déclaration Si l'utilisateur ne trouve pas la déclaration qu'il cherche, il peut créer une nouvelle déclaration en utilisant le bouton "Créer autre déclaration". L'utilisateur est alors redirigé vers l'écran "Créer autre déclaration". Ce bouton n est visible qu après une action de recherche. Supprimer Si une des valeurs complétée lors de la création de la déclaration n est pas correcte, par exemple la date de début de l exercice comptable, la déclaration peut être supprimée. Par la suite, une nouvelle déclaration peut être créée avec des données correctes. 10

11 Créer autre déclaration Ce chapitre est consacré à la description détaillée de la fonctionnalité de création d une nouvelle déclaration. L'utilisateur accède à l'écran "Créer une autre déclaration" en cliquant sur le bouton "Créer autre déclaration" après une action de recherche dans l'écran de recherche. Dans l'écran "Créer une autre déclaration" l'utilisateur remplit toutes les données nécessaires pour créer une nouvelle déclaration. Les champs à remplir sont: Numéro d'entreprise Le numéro d'entreprise est celui de l'entreprise concernée par la déclaration. Attention: si une société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger, le numéro d'entreprise rempli ici est celui - selon le cas de la société absorbante ou de la société bénéficiaire. Le numéro d'entreprise rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (répondant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Numéro d'entreprise de l'entreprise dissoute sans liquidation (optionnel) La rubrique ne peut être remplie si la société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger. Dans ce champ l'utilisateur doit remplir le numéro d'entreprise de l entreprise dissoute sans liquidation pour laquelle une déclaration doit être déposée. Le numéro rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (répondant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Type d'impôt Cette liste déroulante contient : ISoc : impôt des sociétés IPM : impôt des personnes morales INR/soc : impôt des non-résidents/sociétés Pour l exercice d imposition 2011 seules les sociétés soumises à l impôt des sociétés peuvent utiliser BIZTAX. Exercice comptable du - au: Dans ces champs l'utilisateur peut soit remplir lui-même une date ou cliquer sur l'icône calendrier pour sélectionner une date à l aide d un calendrier. Les dates à remplir sont les dates de début et de fin de l'exercice d imposition de la déclaration. Le format des dates doit être "JJ/MM/AAAA" ou "JJ/MM/AA". La différence entre la date de début et la date de fin ne peut pas être supérieure à 24 mois, moins 1 jour. La date de fin de l'exercice d imposition doit être ultérieure d au moins un jour à la date de début et doit précéder la date actuelle. La différence entre la date de fin de l'exercice d imposition et la date actuelle, ne peut excéder trois ans. 11

12 Tous les champs, à l exception du "Numéro d'entreprise de l'entreprise dissoute sans liquidation", doivent obligatoirement être remplis. Par contre, si la déclaration concerne une entreprise dissoute sans liquidation alors le champ "Numéro d'entreprise de l'entreprise dissoute sans liquidation" doit aussi obligatoirement être rempli. Lorsque l'utilisateur remplit des valeurs incorrectes puis clique sur le bouton "Créer déclaration", des icônes d'erreur seront affichées dans l'écran. Si l'erreur concerne un champ spécifique l icône d erreur sera affichée au dessus de ce champ, si par contre l'erreur concerne plusieurs champs l icône d erreur sera affiché en haut de l'écran. Tous les champs doivent être correctement remplis pour que la déclaration soit créée. En utilisant le bouton "Retourner vers mes déclarations" dans l'écran "Créer autre déclaration", l'utilisateur peut retourner à l'écran de recherche avec la liste de ses déclarations. Après le remplissage correct des données nécessaires et la sélection du bouton "Créer", la nouvelle déclaration est effectivement créée et l utilisateur est redirigé automatiquement vers les écrans d encodage online pour la gestion de sa nouvelle déclaration. 12

13 La gestion d'une déclaration Les écrans communs Cette section est consacrée à la gestion des déclarations. Toutes les actions possibles comme ouvrir une déclaration, la signer et la déposer au SPF Finances sont discutés. Pour éviter des répétitions dans la description de chaque fonctionnalité, les parties communes aux différents écrans de gestion ont été regroupées ci-dessous. Menu Quand l'utilisateur entre dans l'application, il a uniquement accès aux deux options de menu "Mes déclarations" et "Charger déclarations". Ensuite, lorsque l'utilisateur ouvre une déclaration ou crée une nouvelle déclaration, d autres options deviennent disponibles dans le menu: Introduite (UI04) Liste des erreurs (UI05) Simulation (UI06) Souscrire (UI07) Documents de la déclaration (UI08) Le menu est affiché dans tous les écrans de la gestion d'une déclaration. Si l utilisateur sélectionne une des options "Mes déclarations" ou "Charger déclarations" les autres options du menu disparaissent. Les chapitres suivants décrivent en détail toutes les possibilités permettant de gérer une déclaration. 13

14 Les informations contextuelle de l'entreprise Dans la partie supérieure de tous les écrans de gestion des déclarations, l utilisateur peut visualiser les informations contextuelle de l'entreprise de la déclaration en cours. De cette manière, l'utilisateur sait à tout moment sur quelle déclaration il se trouve. Les informations contextuelles se composent de: Le numéro de l'entreprise et dans le cas échéant le numéro d'entreprise de l'entreprise dissoute sans liquidation. Le type d'impôt L'exercice d imposition La date de fin de l'année comptable Le nom de l'entreprise et dans le cas échéant celui de l'entreprise dissoute sans liquidation. 14

15 L'écran introduite En utilisant les différents onglets de l écran, l'utilisateur peut remplir sa déclaration étape par étape. L'écran "Introduite" se compose, en dehors des parties communes, de trois parties différentes: La barre de navigation avec les différents onglets pour remplir la déclaration Des boutons avec des fonctionnalités spécifiques Enregistrer Liste des erreurs Vider Ouvrir PDF Les tableaux de la déclaration et des annexes La barre de navigation avec les différents onglets En haut de l'écran "Introduite" se trouve une barre de navigation qui permet à l'utilisateur de naviguer entre les différentes pages de la déclaration: Impôt des sociétés Impôt des personnes morales Impôt des non-résidents/sociétés Chaque onglet a une fonction spécifique dans le remplissage de la déclaration d impôt d une entreprise. Globalement on distingue trois types d onglets: L onglet pour l identification d'une entreprise "Id" Les onglets de la déclaration elle-même Impôt des sociétés "275.1.A" "275.1.B" Impôt des personnes morales A B Impôt des non-résidents/sociétés A A B B.2 15

16 Les onglets des formulaires des déclarations à l Impôt des personnes morales et à l impôt des non-résidents/sociétés: Onglet Signification Réductions de valeur pour pertes probables et des provisions pour risques et charges 275B Exonération des plus-values sur navires 275K 276K 276N 276P 275C 275F 275P 275R 275U 275W 276T 276W1 276W2 276W3 276W4 328K 328L Taxation étalée des plus-values sur certains titres Taxation étalée des plus-values sur immobilisations incorporelles et corporelles Exonération des plus-values sur véhicules d'entreprises Exonération des plus-values sur bateaux de navigation intérieure destinés à la navigation commerciale Déduction pour capital à risque Déclaration des paiements effectués vers des états qui n'appliquent pas substantiellement et effectivement le standard de l'ocde d'échange d'informations ou vers des états à fiscalité inexistante ou peu élevée Déduction pour revenus de brevets Réserve d'investissement Déduction pour investissement Crédit d'impôt pour recherche et développement Exonération pour personnel supplémentaire Exonération pour personnel supplémentaire affecté à la recherche scientifique Exonération pour personnel supplémentaire affecté au développement du potentiel technologique de l'entreprise Exonération pour personnel supplémentaire affecté comme chef de service des exportations Exonération pour personnel supplémentaire affecté comme chef de service de la section Gestion intégrale de la qualité Immobilisations à amortir de manière dégressive Immobilisations amorties antérieurement de manière dégressive Les boutons avec fonctionnalité spécifique Dans la partie supérieure et inférieure des formulaires se trouvent quatre boutons, chacun avec une fonctionnalité spécifique: Enregistrer Ce bouton permet de sauvegarder une déclaration temporairement. Lorsque l utilisateur navigue entre les écrans ou les onglets, les données introduites sont sauvegardées automatiquement. Liste des erreurs Ce bouton redirige l'utilisateur vers la liste des erreurs de la déclaration en cours. Il pourra également y relancer les contrôles de validation (voir La gestion - validation). Vider Ce bouton permet de vider complètement la déclaration. Si l utilisateur clique sur le bouton "Vider", après une demande de confirmation, tous les champs de la 16

17 déclaration seront vidés ; la signalétique de l entreprise du tab "ID" est à nouveau complétée comme dans une déclaration crée. Ouvrir PDF En utilisant le bouton "Ouvrir le document PDF" l'utilisateur peut ouvrir la déclaration dans un document en format PDF. Ce PDF est généré dans la langue utilisée dans l'application à ce moment. Les tableaux de la déclaration et des annexes L'écran ci-dessous est la visualisation d un tableau de l'écran "275.1.B". Pour remplir les champs de la déclaration, différentes options sont possibles: Ajouter une annexe PDF En appuyant le bouton "Ajouter" un écran pop-up apparaît dans lequel l'utilisateur peut sélectionner l'annexe qu'il veut ajouter. Dès qu'une annexe est ajoutée, l utilisateur peut ouvrir cette annexe en utilisant le bouton "Ouvrir". En utilisant le bouton "Effacer", l annexe peut être supprimée. Une seule annexe peut être ajoutée par table. Si une annexe est ajoutée, le bouton "Ajouter" devient indisponible. Si aucune annexe n a été ajoutée, les boutons "Effacer" et "Ouvrir" sont indisponibles. Ajouter des montants à certains écrans Dans certains champs, l'utilisateur peut remplir des montants. Ceux-ci doivent suivre certaines règles. Si ces règles ne sont pas suivies, un message d'erreur est affiché à l'écran. Les montants sont, par exemple, limités à 14 chiffres et 2 décimales. Les totaux de ces champs sont calculés et remplis automatiquement (bordé en orange). Ajouter/Enlever une ligne à certaines tables Dans certains tableaux apparaît un bouton "Ajouter une ligne". En utilisant ce bouton, l utilisateur peut ajouter une ligne dans la table pour remplir des données. Le nombre de ligne de certains tableaux n'est donc pas fixé. La ligne peut être supprimée à nouveau en utilisant le bouton "Effacer la ligne sélectionnée". Les champs entourés en bleu Si dans le tableau il y a une colonne qui contient un champ entouré en bleu, la description, le numéro d ordre ou la valeur doit différer de chaque ligne précédente ou suivante dans ce tableau. Exemple erroné : la description est la même pour les deux lignes. 17

18 Exemple correct : la description est différente dans chaque ligne. Si deux ou plusieurs colonnes sont entourées en bleu dans le tableau, la combinaison de ces champs doit différer de la combinaison complétée dans les lignes précédentes et suivantes. Exemple erroné : la combinaison catégorie d exonération et exercice-numéro d ordre réduction de valeur rempli est le même dans les deux premières lignes. 18

19 Exemple correct : la combinaison catégorie d exonération et exercice-numéro d ordre réduction de valeur remplit est différente dans les quatre lignes. Le format des champs entourés en bleu est : Description Format Exercice-numéro d'ordre plus-value exemple: (CapitalGainTypedDimension) Date (DateTypedDimension) date Description (DescriptionTypedDimension) texte qui doit contenir au minimum trois caractères Nom (NameTypedDimension) texte qui doit contenir au minimum trois caractères Numéro national (NationalNumberTypedDimension) exemple: Nature (NatureTypedDimension) texte qui doit contenir au minimum deux caractères Exercice-numéro d'ordre provision exemple: (ProvisionRiskExpenseTypedDimension) Exercice-numéro d'ordre remploi exemple: (ReinvestmentTypedDimension) Exercice-numéro d'ordre réduction de valeur exemple: (WriteDownDebtClaimTypedDimension) 19

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21 La liste des erreurs Après l'introduction de la déclaration, une validation peut être effectuée. La déclaration doit être sans erreur avant de pouvoir être signée dans une étape ultérieure. Si aucune validation n a encore été exécutée, l'utilisateur voit seulement le bouton "Démarrer la vérification d'erreurs", qu il peut utiliser pour exécuter la validation. La validation peut être répétée plusieurs fois. Si une validation a déjà été effectuée, l écran de validation comprend plusieurs parties. Les différentes parties que l'on peut voir sont: La mention de la dernière validation. Un table avec toutes les erreurs qui ont été détectées, avec mention du formulaire où la faute se trouve et d un message d erreur spécifique. Les boutons "Vers erreur" et "Démarrer la vérification d'erreurs" En utilisant le bouton "Démarrer la vérification d'erreurs", l utilisateur peut contrôler l existence d erreurs dans la déclaration. Lorsque des erreurs sont détectées durant la validation, l'utilisateur peut sélectionner une erreur et utiliser le bouton "Vers erreur". Le navigateur pointe automatiquement vers le champ de la déclaration où la faute se trouve. De cette manière, l utilisateur peut corriger facilement sa déclaration. Pour certaines erreurs, il n y a pas de mention du formulaire où l erreur se trouve (bouton "Vers erreur" pas disponible). C est le cas lorsque l'erreur concerne plusieurs champs et l'application ne peut dès lors naviguer précisément vers l origine de l erreur. Si la déclaration vient d être créée ou a été modifiée après une validation antérieure, la table "Erreurs trouvées" n'est pas disponible. Pendant la validation la déclaration reçoit le statut "bloqué" et aucune modification n est plus possible. L'utilisateur ne doit pas attendre jusqu'à ce que la validation soit terminée; il peut revenir plus tard à cet écran. 21

22 La simulation L'utilisateur peut exécuter une simulation d'impôt pour une déclaration qui a un "Souscrite" ou "Sans erreurs". statut Cette simulation donne à l utilisateur une indication du montant estimé de l impôt. Le montant affiché dans cet écran peut différer du montant définitif à payer. En appuyant sur le bouton "Simulation", le calcul d impôt est démarré. L'utilisateur doit attendre la fin du calcul dans cet écran. Lorsque la simulation est terminée, l'utilisateur voit une estimation du montant de l impôt. L'écran de résultat se compose de: Le montant estimé à payer. Un message pour avertir l'utilisateur du fait que le montant affiché n'est pas le résultat définitif ("Il est possible que ce montant soit différent du résultat définitif car certains éléments ne sont pas pris en compte.") Une icône PDF pour consulter les détails du calcul. En cliquant sur cette icône, un écran popup apparaît dans lequel l'utilisateur peut choisir d ouvrir ou enregistrer le détail du calcul. 22

23 La souscription Une déclaration dans le statut "Sans erreurs" peut être souscrite via le sous-menu "Souscrire". Pour démarrer la souscription, l'utilisateur doit appuyer le bouton "Souscrire déclaration". Après qu'une déclaration ait été signée, plus aucun changement n est encore possible via BIZTAX. Lorsque l utilisateur clique sur le bouton "Souscrire déclaration", un écran popup apparaît dans lequel l'utilisateur doit choisir le certificat avec lequel il souhaite souscrire la déclaration. Le certificat sélectionné ici doit être identique à celui utilisé pour s authentifier. Après que le certificat souhaité ait été sélectionné, l utilisateur doit cliquer sur le bouton "OK" pour naviguer vers l écran suivant. La langue de l'écran affiché pour sélectionner le bon certificat dépend de la langue de l'ordinateur de l utilisateur. Il est possible qu'un ou plusieurs messages d'avertissement apparaissent afin d'avertir l'utilisateur qu'il vient de souscrire un document en utilisant un certificat. Pour continuer la souscription de la déclaration, l utilisateur doit cliquer sur le bouton "Yes" dans l'écran cidessous. La langue de l'avertissement peut dépendre de la langue de l'ordinateur de l utilisateur (anglais par exemple). Si le certificat choisi est lié à une carte d'identité électronique, le code PIN est demandé. L'utilisateur doit taper son code PIN dans le champ prévu et appuyer le bouton "Ok". 23

24 Si toutes les étapes antérieures se sont déroulées avec succès, un message avertit l utilisateur du fait que la déclaration est souscrite. La déclaration est maintenant souscrite et déposée au SPF Finance. La déclaration reçoit le statut "Souscrite". Dès maintenant, aucun changement de la déclaration n est plus possible via BIZTAX. 24

25 Les documents de la déclaration Dès qu'une déclaration est signée, un certain nombre de documents peuvent être consultés. On trouve ces documents dans le menu "Documents de la déclaration" de la gestion. Tant qu'une déclaration n'est pas signée, aucun document ne peut être consulté. Les différents documents qui peuvent être consultés sont: Toutes les annexes qui, lors de l introduction, ont été chargées en tant que document PDF. L'accusé de réception (sous forme de PDF) avec la signature du SPF Finances comme preuve que la déclaration a été introduite. Pendant l'ouverture, le message "Validité de la signature inconnu" peut apparaître. Pour accepter la signature l'utilisateur doit: Cliquer sur "signature properties" dans l'avertissement Cliquer sur "Show certificates" Dans le tab "Trust": cliquez sur "Add to trusted Identities". Un document PDF avec la déclaration complète (la déclaration et les annexes) Le document XBRL de la déclaration L'utilisateur peut sélectionner le document qu'il veut consulter. Par défaut, le premier document de la liste est sélectionné. Lorsque l utilisateur clique sur le bouton "Ouvrir", un écran popup apparaît automatiquement dans lequel l'utilisateur peut choisir d ouvrir ou de sauvegarder localement le document. 25

26 Charger une déclaration Au lieu de créer une déclaration (voir Créer une nouvelle déclaration) et de la remplir online, l'utilisateur peut charger un fichier qui contient une ou plusieurs déclarations de différents exercices d imposition ou de différents types d impôts directement dans l'application. Ce fichier a comme extension ".biztax". La manière de charger un tel fichier est détaillée dans ce chapitre. Un tel fichier doit répondre à un certain nombre d exigences techniques. De ce fait, il est préférable d utiliser un programme comptable spécialisé, ou un autre logiciel externe, pour la génération d un fichier. Pour charger un fichier, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton "Parcourir" (l intitulé de ce bouton dépend de la langue de l'ordinateur utilisé). Un écran popup apparaît ensuite, permettant la sélection du fichier à charger. Cliquer ensuite sur le bouton "Ouvrir" (la langue de l'écran popup dépend de la langue de l'ordinateur). Si un fichier a été sélectionné dans l'écran popup, l'utilisateur peut le charger en utilisant le bouton "Charger". Après qu'un fichier ait été sélectionné, son nom est rempli dans le champ prévu. Après avoir appuyé sur le bouton "Charger", le fichier subit une première validation, notamment un certain nombre de contrôles techniques et de contenu. Il s'agit notamment de contrôler si le fichier est techniquement correct, mais aussi de vérifier si les entreprises mentionnées dans le fichier peuvent faire l objet d une déclaration. Si une erreur est trouvée, le contrôle s'arrête immédiatement et l ensemble du fichier est rejeté. Un fichier ayant passé avec succès cette première validation peut être signé par l utilisateur. La manière de souscrire une déclaration (ou plusieurs si la fichier en contenait plusieurs) est très 26

27 semblable à celle prévue pour souscrire une déclaration via "Créer une déclaration" (voir Gestion d une déclaration - La souscription). Avant que les déclarations du fichier puissent être signées définitivement, un contrôle de contenu est réalisé sur chaque déclaration afin de vérifier si les données sont correctes. (analogue avec la validation "Gestion - Liste des erreurs"). Si aucune faute n est trouvée, les déclarations sont signées. Si des erreurs sont trouvées dans une des déclarations, le statut de la déclaration devient "erroné". Dans la table des détails qui est affiché après l'upload l'utilisateur voit "Non-validé". L'utilisateur peut rechercher la déclaration non souscrite via la procédure "Chercher une déclaration" l ouvrir et naviguer vers l erreur via la "Liste des erreurs". Dès qu'une déclaration chargée est signée, l'utilisateur peut consulter les documents de la déclaration et faire une simulation d'impôt. L introduction online peut également être utilisée mais l'utilisateur n'est plus autorisé à faire des modifications (voir Gestion - Introduction, Gestion - Simulation et Gestion - Souscription). 27

28 Chargements antérieurs Un écran avec les détails du chargement peut être consulté après chaque upload, qu il ait été exécuté avec succès ou avec une erreur. L'écran affiché est le dernier écran que l'utilisateur a pu voir lors du chargement de ses déclarations. L'utilisateur peut accéder à cet écran en appuyant sur le bouton "Détails" en sélectionnant l'upload voulu. L'utilisateur voit un récapitulatif des chargements effectués (avec succès ou avec une erreur). Les différents statuts d un fichier "biztax" chargé peuvent être : En traitement: les déclarations sont contrôlées sur les erreurs de contenu. Annulé: le fichier "biztax" contient une erreur ce qui entraine que le fichier en entier est rejeté et aucune déclaration n est souscrite. Traité: Ce chargement a bien été accepté, les déclarations sans erreurs sont souscrites et les déclarations qui contiennent encore des erreurs de contenu ne sont pas souscrites. Une déclaration chargée qui contient encore des erreurs de contenu et qui est par la suite chargée à nouveau, ne peut plus être reprise dans la liste des déclarations chargées dans le fichier "biztax" précédant. Les déclarations ne sont reprises dans le fichier dont elle a été chargée la dernière fois. Ce chargement n'est pas exécuté parce que le format du fichier "BIZTAX" ne satisfait pas à la structure exigée. Une autre cause possible est, par exemple, que (au moins) une des déclarations ne peut être introduite pour un numéro d entreprise donné pour la période ou le type d impôt signalé. Ce qui est important, c'est que si la syntaxe d'une des déclarations dans le fichier n'est pas correcte, l intégralité du fichier est rejeté et donc qu aucune déclaration n est introduite. L utilisateur doit d abord corriger les fautes et ensuite tenter de charger à nouveau le fichier "BIZTAX". Ce chargement est accepté. Une déclaration du fichier est signée, une autre contient encore des erreurs. Chercher les déclarations, via "Chercher une déclaration", et corriger les erreurs via les 28

29 écrans de gestion "Gestion déclaration - introduction". L'utilisateur peut également modifier la déclaration dans son application et recharger le nouveau fichier généré. ATTENTION! Seule une déclaration validée et signée est introduite au SPF Finances. L'accusé de réception vaut preuve de l introduction. 29

30 Glossaire Déclaration Le nom générique pour la déclaration et les annexes (les annexes structurées mais aussi les annexes non-structurées sous format PDF). Statut de déclaration Nouveau: si une déclaration est créée, le statut est "Nouveau". Après quelques contrôles automatique, le statut devient automatiquement "Sauvegardé". Sauvegardé: une déclaration qui a été modifiée, créée ou ouverte mais qui n'est pas encore validée. Erroné: une déclaration qui a encore des erreurs après la validation Sans erreurs: une déclaration qui n'a pas d'erreurs après la validation Bloqué: une déclaration qu'on ne peut plus modifier Souscrite: une déclaration qui est signée et déposée au SPF Finances Date de modification La date à laquelle la déclaration a été changée pour la dernière fois. Ceci peut être la date actuelle ou une date antérieure. Type d'impôt ISoc: "Impôt des sociétés" IPM: «Impôt des personnes morales" INR/soc: "Impôt des non-résidents/sociétés" Pour l exercice d imposition 2011, seules les sociétés soumises à l impôt des sociétés peuvent utiliser BIZTAX. Numéro d'entreprise Le numéro de l'entreprise que la déclaration concerne. Si une société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger, le numéro d'entreprise rempli ici est celui - selon le cas de la société absorbante ou de la société bénéficiaire.le numéro d'entreprise rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (satisfaisant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Numéro d'entreprise dissoute sans liquidation Document XBRL La rubrique ne peut être remplie si la société a été absorbée ou scindée dans le cadre d'une fusion, d'une opération assimilée à une fusion ou d'une scission, ou d'une opération de droit des sociétés similaire en droit étranger. L'utilisateur doit remplir le numéro d'entreprise dissoute sans liquidation dont la déclaration est à déposer. Le numéro rempli doit être un numéro d'entreprise belge valide (satisfaisant au contrôle "modulo-97", voir ISO-7604). Ce document contient toutes les données qui peuvent être déposées au SPF Finances, y compris les documents PDF qui sont ajoutés. L'utilisateur peut télécharger ce document après que la déclaration ait été introduite. Ce fichier doit être conforme à la taxonomie XBRL utilisée par le SPF Finances pour le type d'impôt de la déclaration. 30