MEDIQUADRO ET CO.RE.FRONT

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1 MEDIQUADRO ET CO.RE.FRONT UN LOGICIEL D ARCHIVAGE INNOVANT ET SIMPLE D UTILISATION POUR LES LAMES ET LES CASSETTES ASSOCIE A DES ELEMENTS DE RANGEMENT

2 LOGICIEL MEDIQUADRO Mode d emploi MEDIQUADRO est le nouveau logiciel créé par la société Medi Diagnostici, pour un stockage sûr et efficace des lames porte-échantillons et des cassettes préparées dans les laboratoires d histologie, de cytologie et d hématologie. Il est associé aux éléments de rangement pour lames et cassettes CO.RE-FRONT. Le logiciel MediQuadro prend en charge mes lames et les cassettes effectuées dans le laboratoire à travers les méthodes de traçabilité existantes (QRcode-Barcode-DataMatrix et codes alphanumériques), en générant son propre système de gestion pour une parfaite traçabilité et une gestion sécurisée des échantillons. LOGICIEL MEDIQUADRO Le logiciel MediQuadro est disponible en STAND ALONE (autonome) ou NETWORK (réseau). La licence STAND ALONE est installée sur un seul PC alors que la licence NETWORK permet d'avoir plusieurs postes de travail faisant référence à un serveur partagé où il est possible d'enregistrer les données. A l ouverture du logiciel, la première page qui apparait à l écran est la suivante :

3 Les différents menus du logiciel MEDIQUADRO La fonction «GROUPS» permet à l administrateur, enregistré via le menu «USER», de créer son propre système d archivage à la fois dans le laboratoire puis dans l archivage final en utilisant le même tiroir (TRAY) dans les deux espaces. Une fois que le meuble d'archivage est créé l'administrateur peut ajouter des notes comme la position précise de ce meuble de stockage (1 er étage, 2 meuble à droite par exemple) et les différents lieux de stockage (Stock Rue du Bac par exemple).

4 Ci-dessous : Photo d un stockage réel, recréé dans la grille de MEDIQUADRO créé dans la grille de MEDIQUADRO

5 L administrateur peut décider de modifier son groupe d archive grâce à la fonction «EDIT» pour ajouter de nouveaux modules de rangement : 1 / Sélectionner le module de rangement souhaité; 2 / Faites glisser l image dans la grille sur la gauche; 3 / Positionner le nouveau module dans la grille ; Il n y a pas de contraintes d espaces dans la grille sauf celles qui sont liées au module lui-même (Dim et nombre de tiroirs) 4 / Une fois que les modifications sont enregistrées, le logiciel génère automatiquement un code spécifique pour le(s) module(s) ajouté(s). Ce code se présente sous la forme d un Datamatrix qui doit être imprimé sur une étiquette et collé sur le module.

6 La fonction «USER», permet à l administrateur de définir les utilisateurs qui peuvent accéder au logiciel. Ils sont enregistrés avec un USERNAME (nom d utilisateur) et un PASSWORD (mot de passe) de sorte que le logiciel puisse stocker et gérer toutes les opérations réalisées par ces derniers pour garantir la traçabilité des échantillons. L utilisateur ADMIN (administrateur) a les pleins pouvoirs sur le logiciel tandis que les autres opérateurs 5 définis comme USER (utilisateur) ne peuvent que créer ou charger un tiroir (TRAY) et enlever ou remettre des échantillons archivés. La fonction «LOGS» (journal des activités) permet de suivre l activité complète du logiciel et ce qui a été réalisé par chaque utilisateur.

7 La fonction «OPTIONS» permet de paramétrer : La sauvegarde les données (BACKUP) et leur restauration (RESTORE) ) La position de la base de données (DATABASE) et son emplacement (LOCATION) (pour licence NETWORK) La capacité de chargement du tiroir (TRAY) Les options pour l impression en fonction de l imprimante d étiquettes que vous utilisez Personnalisation des rapports (base de données clients) La fonction «INFO» fournit le numéro de licence du logiciel.

8 COMMENT CHARGER UN TIROIR (TRAY) : Accéder à la fonction «HOME» et sélectionner le groupe désiré dans le menu déroulant1. Ex : HISTOLOGY LAB Maintenant il est possible de charger le tiroir dans le module sélectionné 2, et également de choisir la position du tiroir dans le module 3. Dans les deux cas, le logiciel mettra en évidence le module et le tiroir choisi.

9 1 / Cliquer sur pour commencer la création du tiroir 2 / Sélectionner le type de tiroir (GLASS or BLOCK : LAME ou CASSETTES) 3 / Déterminer les caractéristiques du tiroir (SINGLE or DOUBLE TRAY : TIROIR SIMPLE OU DOUBLE) 4 / Sélectionner la couleur 5 / Sélectionner la méthode de rangement (Manuelle ou automatisée) 6 / En sélectionnant AUTO, le n d ID du premier échantillon et du dernier échantillon dans le tiroir est généré. 7 / Préfixe éventuel à ajouter pour chaque échantillon placés dans le tiroir

10 1 Après avoir déterminé les paramètres de votre module, cliquer sur ce bouton 1 et le logiciel génère le STARTCODE du plateau2. Ce STARTCODE est à imprimer et à coller sur le plateau3 et le POSITIONCODE à imprimer et coller sur la façade amovible du tiroir. Le POSITIONCODE indique la position (rangée, colonne) et le numéro du module dans lequel est placé le tiroir. Le POSITIONCODE change en fonction des déplacement dans le même module ou dans un autre module. 3 2

11 Phase de stockage : Cliquer sur l icone pour commencer le rangement des lames ou des cassettes 1. 1L icone permet le chargement des lames ou des cassettes dans les tiroirs 2Dans la fenêtre de chargement il est possible d indiquer le numéro d identification de l échantillon, soit en scannant le code barre imprimé sur la lame ou la cassette ou à l aide du clavier. Le logiciel est conçu pour vérifier que chaque numéro de chaque cassette est unique et refuse l enregistrement en cas de doublon.

12 A chaque chargement d une lame ou d une cassette, le logiciel informe l utilisateur sur le taux de remplissage du tiroir en %.

13 Exemple d un groupe de stockage : Mis en évidence en rouge, un module avec 11 rangées et 26 colonnes4, partiellement rempli, avec des tiroirs complets et des tiroirs en charge5. De plus, vous avez l information sur le pourcentage de charge du tiroir situé en A1 6. Le système de traçabilité relie l identification (ID) de l échantillon7 créé par le laboratoire à l identification du tiroir8 et à l identification du module de rangement9. Le logiciel permet de déplacer : Le tiroir (TRAY) dans différents modules ; Le module (REPOSITORY) dans différents groupes ou aires de stockage. La traçabilité est garantie pas les codes générés par le logiciel pour le tiroir et le moduke et par l identification (ID) de l échantillon. MediQUADRO permet de connaitre en permanence l emplacement : De l échantillon dans le tiroir Du tiroir dans le module de rangement Du module de rangement dans l aire de stockage L utilisateur à la possibilité de décider librement de fermer le tiroir indépendamment de son état de chargement. La fermeture du tiroir rend impossible l ajout de nouveaux échantillons.

14 Pour réaliser cette opération cliquer sur l icône 1. A la fermeture du tiroir, le logiciel génère un ENDCODE (code final) qui doit être imprimé et placé sur la face avant du tiroir.

15 Une fois fermé, le tiroir est surligné avec une bande noire à l intérieur, afin que l utilisateur puisse voir instantanément l état de chargement des tiroirs (fermé, vide, en chargement). En cliquant sur «INFO» du tiroir (TRAY) il est possible d ouvrir la fenêtre nécessaire pour imprimer le code final (ENDCODE).

16 Le logiciel permet aux utilisateurs de rechercher facilement les échantillons archivés et fournit également leur historique complet du jour de leur introduction dans le tiroir au jour de leur recherche ainsi que leur position dans l archive ou leur déplacements. Dans la fonction «HOME», section «SEARCH»1 (Recherche) vous pouvez demander au logiciel de retrouver un échantillon (ID) mais aussi un tiroir (TRAY) ou un module de rangement (REPOSITORY). Une fois que la recherche est terminée le logiciel vous renseigne sur la position exacte de l échantillon à partir de son emplacement dans le module 2 dans le laboratoire ou dans les archives finales, en passant par la position du tiroir dans le module de rangement3, jusqu à la position de l échantillon dans le tiroir 4. Ex. Slide search.

17 L état de chargement du tiroir est mis en évidence en rouge. En cliquant sur l icone «CLOCK», le logiciel génère un rapport contenant l historique de l échantillon, indiquant les éventuelles sorties (état OUT) et remises en archive (état IN), et qui a effectué ces opérations.

18 La sortie d un échantillon génère un rapport dans lequel il est obligatoire d insérer le nom de l utilisateur ayant effectué l opération1. La procédure prend fin par l impression de ce rapport2. Maintenant il est possible de prendre en charge l échantillon3 et son status passe de IN à OUT4. Une fois que l échantillon est remis en place, sélectionner le numéro d identification relatif à l échantillon et appuyer sur la touche pour changer le statut de OUT en IN5. Les utilisateurs peuvent interroger le logiciel sur le contenu du tiroir. A travers cette fonction ils peuvent imprimer un rapport qui montre la liste des échantillons présent dans le tiroir et leurs positions. Vous avez la possibilité de créer un fichier CSV (Comma Separated Values, fichier tableur).

19 Quand un tiroir, un module est fermé (complet)1 l administrateur peut le déplacer du laboratoire à l archive final ou dans une autre zone de stockage3. Cette procédure peut être effectuée en utilisant l icone «MOVE»2 que vous trouverez dans le meunu «EDIT» du groupe. Ex : Déplacement du groupe HISTOLOGY LAB vers l archivage final

20 En cliquant sur l icone «SAVE» (ENREGISTRER), le déplacement du tiroir ou du module est effectif. Afin d identifier correctement les armoires dans la zone de stockage, grâce à la fonction «EDIT NOTE» 1il est possible d entrer une information. Ex. Voir la photo (nombre croissant des armoires et de l année : 2-15) 2

21 Cette identification peut être imprimée et appliquée sur les armoires sélectionnées, facilitant leur repérage dans la zone de stockage. L utilisation de nos modules à roulettes ou ceux prévus pour être déplacés avec un transpalette permet de faciliter leur déplacement et d optimiser l espace de stockage en les positionnant l un contre l autre.

22 CO.RE.FRONT Listes de modules de rangement CO.RE.FRONT disponibles et utilisables avec le logiciel MEDIQUADRO MEDGLASS. Réf MD , capacité Lames. Elément de rangement pour lames, empilable, avec 13 tiroirs en ABS, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 48x48x14 cm. Vous pouvez empiler jusqu à 11 éléments. MEDBLOCK DT. Réf MD , capacité Cassettes Elément de rangement pour cassettes, empilable, avec 13 tiroirs en ABS 2 niveaux, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 48x48x14 cm. Vous pouvez empiler jusqu à 11 éléments. BASE POUR MEDBLOCK DT ET MEDGLASS. Réf MD TOP POUR MEDBLOCK DT ET MEDGLASS. Réf MD Exemple de 10 modules Couleurs façades tiroirs MEDGLASS ou MEDBLOCK D/T superposés Tiroir cassettes Double Tray : 2 niveaux par tiroir

23 MEDGLASS PLUS. Réf MD , capacité Lames. Elément de rangement pour lames mobile, avec roues, avec 11 rangées de 26 tiroirs en ABS, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x180 cm. Portes disponibles en option. MEDBLOCK D/T PLUS. Réf MD , capacité Cassettes. Elément de rangement pour cassettes mobile, avec roues, avec 11 rangées de 26 tiroirs en ABS 2 niveaux, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x180 cm. Portes disponibles en option MEDGLASS STORE BASE. Réf MD , capacité Lames. Elément de rangement pour lames avec base pour transpalette, avec 11 rangées de 26 tiroirs en ABS, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x170 cm. Portes disponibles en option. MEDBLOCK D/T STORE BASE. Réf MD , capacité Cassettes. Elément de rangement pour cassettes avec base pour transpalette, avec 11 rangées de 26 tiroirs en ABS 2 niveaux, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x170 cm. Portes disponibles en option MEDGLASS STORE TOP. Réf MD , capacité Lames. Elément de rangement pour lames à superposer au dessus du MEDGLASS STORE BASE ou MEDBLOCK DT STORE BASE, avec 5 rangées de 26 tiroirs en ABS, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x80 cm. Portes disponibles en option. MEDBLOCK D/T STORE BASE. Réf MD , capacité Cassettes. Elément de rangement pour cassettes à superposer au dessus du MEDGLASS STORE BASE ou MEDBLOCK DT STORE BASE, avec 5 rangées de 26 tiroirs en ABS 2 niveaux, choix de 7 couleurs pour les façades tiroirs, structure en acier. Dim : 100x50x80 cm. Portes disponibles en option.