Gérer des projets avec un logiciel de Mind Mapping

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1 Gérer des projets avec un logiciel de Mind Mapping DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

2 Comment utiliser le Mind Mapping? Pour mener à bien vos projets, grands ou petits, vous avez la possibilité de travailler avec des logiciels compliqués de gestion de projet tels que MS Project. Mais ceux-ci sont souvent difficiles à prendre en mains pour des non-spécialistes et sont essentiellement orientés suivi et gestion de tâches. Ils permettent de décomposer un projet en actions à réaliser et de gérer leur avancement dans le temps. Mais ils n offrent pas de possibilités de collecte de données ou d aide à la créativité. Si la phase actions est gérée, la phase préparation n est pas couverte. Or pour concevoir, construire et mener à bien un projet, il faut développer une vision. Autour de cette vision, viennent s agglomérer de nombreux documents de différentes natures qui vont circuler entre les membres de l équipe projet. L outil doit ensuite transformer chaque détail en une séquence de tâches à réaliser. Enfin, le logiciel devra exporter sous un format «communicant» : un texte, un diaporama, une ligne de temps, un diagramme de Gantt. Un pont entre les logiciels de bureautique est donc nécessaire. C est heureusement ce qu offrent les logiciels de mind mapping tels que Mindview, que nous avons choisi de présenter ici. Les avantages de la carte informatisée Les cartes informatisées donnent accès à tous les fichiers numériques que vous souhaiterez. En effet, vous découvrirez que les cartes heuristiques informatisées offrent la possibilité d accrocher à leurs branches des liens hypertextes. Les cartes deviennent alors de véritables dossiers électroniques comparables à vos habituels dossiers papier. En effet, en cliquant sur ces liens, vous ouvrez n importe quel fichier numérique installé sur le disque dur de votre ordinateur ou n importe quelle page Web (en ayant une connexion Internet activée). Ces fichiers numériques seront par exemple des documents de traitement de texte, des images, des vidéos, des PDF mais aussi des cartes filles qui déclineront des points plus détaillés. Cela permet 1 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

3 de dépasser les contraintes d affichage des écrans d ordinateurs. Le mind mapping offre un système d informations unifié permettant à l animateur de projet et aux membres de l équipe de voir ce qui doit être fait et comment le faire. Pour le financeur ou le directeur, les membres du projet, son bénéfice majeur sera l information instantanée disponible sur le projet. Lancer des fichiers vers d autres applications représente la grande force des logiciels de mind mapping. Aux quatre langages des cartes mentales (mots, images, couleurs, contexte), ils ajoutent les exports et l archivage qui manquent aux cartes manuelles. Ils ouvrent, par exemple, un traitement de texte. Lors de cette manœuvre, le contenu arborescent devient linéaire, il peut être alors complété, modifié et imprimé. De même, cliquer sur un lien présent dans la carte, permet de se connecter directement sur un site Internet ou encore d autres programmes. Les liens créés fonctionnent alors comme des raccourcis dans le contexte d un projet ou d une tâche à mener. La carte heuristique peut être exportée, avec la totalité de ses fichiers attachés, dans un dossier compressé (pouvant devenir luimême une pièce jointe d un mail). Pour le travail collaboratif, mutualiser des ressources est tout à fait possible. Vous obtenez ainsi un outil formidable qui est un préalable à une base de données. Vous pouvez également exporter une partie de la carte et distribuer les tâches à chacun des membres de l équipe projet. Que pouvons attendre d un logiciel de mapping? Les 4 D : découvrir, discriminer, distiller et distribuer : DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 2

4 Comment utiliser le Mind Mapping? découvrir : savoir qui sait assez de choses à partir d un mixage de sources ; discriminer : pouvoir évaluer rapidement la source et valider les données ; distiller : savoir la réponse «toute chaude» à la bonne question (et de la bonne manière) ; distribuer : savoir qui est qui ; distribuer la bonne réponse jusqu à la bonne personne qui comprendra et utilisera les informations sous différents formats d export : traitement de texte, diaporama ; PDF, Flash, Image, HTML Et comment s en servir? La méthode MAP «Mettre, Arranger, Présenter», que nous avons déjà évoquée dans Organisez votre vie avec le mind mapping (InterEditions, 2009) est très simple à mémoriser : Mettre toutes vos idées ou actions à réaliser sur une carte. Dans la majorité des logiciels de mind mapping, c est toujours la touche Insertion du clavier qui va créer une nouvelle branche. Une fois la première branche crée, vous pouvez aussi taper sur la touche Entrée pour créer des branches parallèles. Vous pourrez ainsi saisir toutes vos actions comme les branches d un soleil. Une fois votre brainstorming terminé, votre liste d actions à réaliser saisie, vous obtenez un grand soleil. Passez alors à la deuxième phase ; Arrangez vos branches. Rien de plus simple : vous glissez/déposer vos branches vers la branche dont l idée appartient à la même famille. Vous commencez alors à créer des sous-branches ; Présentez en enrichissant la carte grâce aux nombreuses fonctionnalités des logiciels de mind mapping. Améliorez la carte avec 3 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

5 des couleurs de branche, des nuages pour attirer l attention sur un secteur de la branche ou plusieurs secteurs. Vous pouvez utiliser le dégradé de couleurs dans des sous-nuages pour là encore discriminer et distinguer les idées entre elles. Enfin, vous pouvez utiliser les possibilités d export vers un traitement de texte, un diaporama, un format d image, un format Flash ou PDF Un logiciel comme Freemind ou Freeplane comporte quinze formats d exports! Pour présenter les avantages avant et après l utilisation des logiciels de mind mapping, voici deux cartes qui résument bien la situation. Avant le Mind Mapping Lettres Mails Appels téléphoniques Images insérées dans Textes Réunions Brainstorming Traitement texte Tableurs Graphiques quantitatifs Diaporama Avant le mind mapping informatisé : ouverture de plusieurs logiciels DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 4

6 Comment utiliser le Mind Mapping? Entrées Avec le Mind Mapping Tableaux Appels téléphoniques Lettres Mails Réunions Logiciel de Mind Mapping Sorties Images exporte les cartes en permet Brainstorming Diagramme de Gantt Trouver des idées Qui fait quoi? Sont-ils en retard? Cartes panoramiques Diaporama Traitement de texte Ligne de temps Powerpoint Impress d Open Office Word Writer d Open Office Étapes du projet Après le mind mapping informatisé Avec un logiciel de mind mapping, tout converge vers un seul point qui collectera l ensemble des données pour ouvrir ensuite automatiquement les autres logiciels de bureautique nécessaires. Retrouver l information rapidement Vous ne savez pas quelles informations vous seront demandées et à quel moment. Le logiciel que vous choisirez doit vous permettre de retrouver rapidement la bonne information. Plus nous utilisons Internet, plus nous prenons l habitude de garder les choses dans les nuages. Qu est ce que le nuage? C est la biosphère d informations que nous trouvons au-dessus de nos têtes, là où se trouve l information, où se trouve le cloud computing où nous la stockons, où nous espérons la retrouver plus tard quand nous en aurons besoin. C est le même besoin dans un projet. Celui d un système d informations où nous pourrons retrouver les informations 5 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

7 nécessaires au pilotage du projet à partir de notre cockpit comme si nous pilotions un avion. L objectif est de trouver l information juste nécessaire immédiatement pour corriger la trajectoire dans les turbulences du projet. Au cours de votre projet, les données seront éparpillées sur de nombreux disques durs ou dossiers de votre équipe. Nous devons trouver des moyens de localiser les données du projet. Les logiciels gratuits, payants ou en ligne? Vous accédez à des logiciels de mind mapping selon trois modes principaux : des gratuits, des payants et des logiciels en ligne. Les gratuits Parmi les différents logiciels gratuits vous retrouvez FreeMind/ Freeplane. Avec ses 11 millions de téléchargements, c est le pionnier et le standard. La plupart des logiciels de mind mapping acceptent FreeMind (.mm) comme format d import ou d export. L avantage est que vos travaux sont réutilisables dans le temps. Ils permettent de gérer des petits projets de manière convaincante. Si on ne retrouve pas d exports en diagramme de Gantt, on y trouve quinze formats d exports dans Freeplane comme HTML, Flash. Au bout des branches (les conteneurs), il est possible de mettre des contenus (des dates de début et de fin d actions par exemple). Cette fonctionnalité se retrouve aussi sur les logiciels du commerce. Freeplane a des points forts comme les fonctions de filtrage avec lesquelles il est possible de réaliser des tris combinant les ET et les OU (opérateurs booléens). DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 6

8 Comment utiliser le Mind Mapping? Les logiciels commerciaux Les logiciels payants sont nombreux. À ce jour, près d une centaine existent. Les plus connus en français sont : MindManager ( Un autre pionnier dont le format de fichier. mmap est accepté et reconnu par la plupart des logiciels y compris les logiciels libres comme Freeplane ou Mindview. L interopérabilité est alors maximale ; MindView (ex-openmind de la société Matchware : www. matchware.com) ; Conceptdraw ( ; Dropmind ( ; Inspiration ( pages/publique/produits/index.php) ; Xmind ( est gratuit dans sa version de base mais payant dès que vous voulez exporter en Word. Le coût d utilisation est annuel, ce qui finit par coûter presqu aussi cher qu un autre logiciel commercial. Leurs avantages compétitifs sont leur intégration de plus en plus poussée avec la suite bureautique Office de Microsoft. D autres logiciels commerciaux de mind mapping offre des fonctionnalités particulières. Le logiciel MindView, par exemple, intègre une présentation en ligne de temps très facile à lire, en tout cas plus facile qu un diagramme de Gantt. Le Mind Mapping en ligne Mindmanager propose un service en ligne du nom de Connect et Mindview un service identique intitulé Workplay. Sur Mindomo (www. mindomo.com) ou MindMeister (www.mindmeister.com) vous pouvez créer vos cartes en ligne et les partager (c est gratuit pour un nombre 7 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

9 limité de cartes et payant au-delà). C est une nouvelle manière de gérer les informations d un projet dans le «cloud computing» le fameux nuage où se stockent de plus en plus les données numériques. Avec Mindomo, logiciel en ligne francisé, par exemple, vous pouvez créer jusqu à sept cartes gratuitement et les mettre à jour en temps réel lors d une réunion téléphonique. Vous pouvez également télécharger le logiciel pour travailler hors connexion et vous synchroniser ensuite en ligne. C est une solution qui prendra certainement de plus en plus d importance, tant sont grands les besoins de synchronisation, de coordination des actions par de multiples parties prenantes d un projet. Le nombre d utilisateurs simultanés est illimité. Les changements sont instantanément visibles par tous les participants ainsi que les commentaires et votes pour évaluer les idées et les propositions. Les modifications sont notifiées par mail au groupe. Les changements sont automatiquement sauvegardés et toutes les versions conservées en sécurité. La synchronisation fusionne vos modifications avec les changements des autres utilisateurs. Un abonnement pour la gestion d un projet existe à 6 dollars par mois (au 10 octobre 2010). Gérer un projet avec MindView Voici un exemple de réalisation d un brainstorming («remue-méninges») avec MatchWare MindView Business. Quatre étapes : menez votre brainstorming dans la vue Mind Map ; saisissez les données spécifiques à chaque tâche ; peaufinez le projet dans la vue Gantt intégrée ; présentez votre projet. DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 8

10 Comment utiliser le Mind Mapping? Étape 1 : mener votre session de brainstorming dans la vue Mind Map Décuplez la productivité de vos réunions de planification grâce au mind mapping! Véritable levier de productivité, le logiciel se prête mieux que le tableau blanc traditionnel au recensement initial de toutes les tâches constitutives d un projet. Ce logiciel vous permet de capturer instantanément toutes vos idées et de les représenter de manière graphique sous forme de mind map. Durant la session de brainstorming, vous pouvez ajouter autant de branches et de sous-branches qu il est nécessaire pour traduire les différentes idées ou activités, saisir toutes les notes et commentaires requis, et même joindre immédiatement tous les documents connexes à chaque branche. Riche de ses différentes vues (Mind Map, Organigramme et Gauche/Droite), le logiciel vous autorise à passer librement de l une à l autre à tout moment, pour décomposer les activités d un projet ou représenter un organigramme de tâches (structure WBS : Work Breakdown Structure), que l on retrouve dans MS Project. Une fois la phase de brainstorming achevée, contentez-vous de faire glisser/déposer les branches de votre mind map à leur emplacement correct pour transformer celle-ci en organigramme de tâches WBS. MindView Business vous permet également d insérer des graphiques sur la Mind Map pour illustrer des concepts particuliers. L inclusion d éléments visuels contribue en effet de manière significative à clarifier la pensée et facilite la mémorisation de l information. 9 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

11 Brainstorming DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 10

12 Comment utiliser le Mind Mapping? Saisissez les données spécifiques à chaque tâche Transformez vos idées en plans d action! Consignez les données suivantes sur les branches correspondant aux diverses tâches à partir de l interface intuitive de la Mind Map : dates et durées ; ressources ; priorités ; avancement. Vous avez également tout loisir d importer une liste de tâches existante à partir de Microsoft Outlook, ou d exporter vos listes de tâches à partir de MindView vers ce logiciel. Qui plus est, vous pouvez synchroniser la version de la liste de tâches entreposée dans MindView avec celle de Microsoft Outlook. Pour la gestion de projets, l interface vers différents logiciels apporte un gain de temps important. Par exemple, au bout de chacune des branches créée pour chaque acteur, il est possible et même recommandé d y attacher le lien hypertexte mailto : de style entreprise.com (l adresse mail de votre acteur). À chaque fois que vous souhaiterez lui envoyer un mail, il suffira de cliquer dessus, votre Outlook, vous ouvrira automatiquement un message pré-adressé avec l adresse de votre contact. 11 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

13 Actions Peaufinez le projet dans la vue Gantt intégrée Affichez instantanément la Mind Map sous forme de diagramme de Gantt. Non seulement la vue Gantt intégrée vous permet d afficher le projet sous la forme bien connue d un diagramme de Gantt, mais elle vous donne aussi accès à toutes les fonctionnalités habituelles en matière de gestion de projet. Ainsi, la vue Gantt de MindView Business aide les chefs de projet (et toute personne chargée de mener à bien une série de tâches interdépendantes) de construire et de gérer leurs projets de A à Z avec un maximum d efficacité. Son interface visuelle vous permet de DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 12

14 Comment utiliser le Mind Mapping? définir ou de modifier toutes les données de planification suivantes rapidement : dépendances ; priorités ; contraintes ; chemin critique ; avancement ; échéances ; durée ; jalons ; décalages (avances et retards) ; alertes ressources ; (conflits de planification). Une fois votre planning mis en place, vous passez à la phase de suivi : le logiciel vous assiste. Il vous permet de : visionner l ensemble du projet sous la forme d une ligne de temps ; examiner le chemin critique ; assigner des priorités, de définir le niveau d avancement des tâches ; vérifier les échéances et les jalons ; éviter tout conflit de planification. Libre à vous également de créer divers rapports HTML tels que «Récapitulatif du projet», «Allocation des ressources», «Tâches terminées» et ainsi de suite. 13 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

15 Diagramme de Gantt DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 14

16 Comment utiliser le Mind Mapping? Intégration avec Microsoft Project MindView Business permet d exporter vos plannings vers Microsoft Project pour les développer dans ce logiciel ou pour les partager avec d autres chefs de projet. Vous pouvez également tirer parti des capacités de synthèse et d organisation de ce logiciel en y important des projets conçus avec Microsoft Project, soit directement à partir de ce logiciel, soit via le format MS Project XML. Passage Gantt vers chemin critique Importation/exportation au format XML Grâce à la fonction d importation XML, vous pouvez convertir des fichiers issus d applications tierces au format MindView (même si vous ne disposez pas de ces applications). La fonction d exportation XML, quant à elle, autorise la conversion de documents MindView Business vers d autres formats suite à la mise en œuvre d un fichier de transformation comme Freeplane. 15 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

17 Imports Présentez votre projet Collaborer est le fondement de la gestion de projet! L intégration transparente avec la suite Microsoft Office, la réalisation automatique de la vue Ligne de temps, les fonctions d impression en grande largeur (quasi-cartes panoramiques) et Viewer (visionneuse) gratuits donnent une grande variété de formats. La présentation en diaporama reste un grand classique malgré son utilisation trop linéaire transformant les démonstrations en un flux cause/conséquence trop directif. Pour être édifié, il suffit de télécharger sur Internet un e-book gratuit : comment devenir riche et beau en utilisant Word, Excel et PowerPoint (http://pauillac.inria.fr/~weis/ info/haladjian.pdf). Vous ne sortirez pas indemne de cette lecture et utiliserez différemment votre diaporama préféré. Ces remarques étant faites, chaque branche de votre carte se transforme en une diapositive, avec le texte de la branche comme titre, l espace blanc sous ce titre étant à remplir. Les diapositives créées forment une structure simple qui part de la première branche principale et décline les branches secondaires, puis leurs sous-sousbranches dans un ordre systématique des aiguilles d une montre. DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 16

18 Comment utiliser le Mind Mapping? Intégration avec Microsoft Office Nul besoin de recréer vos données lorsque vous souhaitez distribuer des documents de travail ou assembler rapidement une présentation PowerPoint pour une réunion de planification. D un clic de souris, vous convertissez votre carte en document Word ou PowerPoint d aspect professionnel. Une gamme de modèles de cartes, simples à utiliser et personnalisables, est disponible par défaut. À l inverse, rien de plus simple que d importer dans MindView Business un document Word ou PowerPoint existant pour retravailler sa structure avant de le réexporter dans : Microsoft PowerPoint ; Microsoft Word ; Microsoft Outlook ; Microsoft Excel ; Microsoft Project ; Viewer MatchWare MindView gratuit. Cela permet de réutiliser par exemple un diaporama, de l importer dans une carte heuristique, d en couper les branches inintéressantes et de l exporter comme nouveau diaporama. La visionneuse (Viewer) vous permet de distribuer vos projets à vos collègues et vos clients qui ne disposent pas de ce logiciel. Tous seront en mesure de visionner votre projet dans n importe quelle vue, de le filtrer ou de l imprimer. Si vous avez intégré des graphiques ou d autres fichiers externes dans votre projet, sauvegardez-les à l aide de la fonction «Empaqueter» pour permettre au viewer d afficher tous ces éléments. Le viewer gratuit peut être téléchargé à partir du site web de MatchWare (www.matchware.com/fr). 17 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

19 La ligne de temps Si votre auditoire n est pas familiarisé avec le concept du diagramme de Gantt, vous préférez sans doute leur présenter les données sous une autre forme. Un simple clic de souris suffira pour passer de la vue Gantt à la vue Mind Map ou à la vue Ligne de temps et vice-versa. Rien ne vous empêche d exporter les lignes de temps de vos projets au format HTML ou de les imprimer à la dimension d un poster. Contentez-vous de spécifier le nombre de pages horizontales et verticales à consacrer à la ligne de temps, au diagramme de Gantt ou à la Mind Map, vérifiez l aperçu et lancez l impression! Impression Ligne de temps La fonction d impression de MindView Business vous donne la possibilité de répartir votre projet sur le nombre de pages nécessaires pour assurer une parfaite lisibilité. L impact de ce diagramme de Gantt grand format ne fera qu accroître la productivité de vos réunions. DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 18

20 Comment utiliser le Mind Mapping? Impression XXL 19 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

21 Mindview : Gantt automatique Jusqu à présent, la plupart des logiciels de management autorisant l élaboration de diagrammes de Gantt dynamiques s avéraient complexes. Le fait d avoir intégré un outil de planification autorise de mener à bien toutes les activités relatives à la gestion de projet : La conversion instantanée de l organigramme des tâches en diagramme de Gantt permet de : optimiser le diagramme de Gantt ; intégrer le diagramme de Gantt dans MS Project ; visionner le diagramme de Gantt sous forme de ligne de temps. Convertir instantanément l organigramme des tâches en diagramme de Gantt Dans le double but d explorer les aspects les plus complexes de votre projet et de promouvoir le travail collaboratif, commencez par mener une session de brainstorming pour mettre en place l organigramme des tâches (structure WBS), soit dans la vue Organigramme, soit dans la vue Mind Map. Ajoutez ensuite les durées et les autres données de planification, puis passez à la vue Gantt pour établir la logique de déroulement entre les tâches. Contrairement aux traditionnelles simulations sur tableau blanc, le logiciel vous permet à la fois d appréhender l envergure du projet, de le planifier dans ses moindres détails, de considérer les risques potentiels et de représenter toutes les informations pertinentes sous une forme visuelle simple et attrayante. DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 20

22 Comment utiliser le Mind Mapping? Organigramme vers diagramme de Gantt 21 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

23 Optimiser le diagramme de Gantt MindView Business aide à gérer les tâches constitutives du projet de A à Z : élaborer le planning initial ; allouer des ressources ; ajuster les dates et les durées. Optimiser Gantt Le diagramme de Gantt dans MS Project Exporter votre projet vers Microsoft Project pour en poursuivre le développement est tout à fait possible. À l inverse, libre à vous d importer dans MindView Business un diagramme de Gantt conçu avec Microsoft Project. DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 22

24 Comment utiliser le Mind Mapping? Intégrer MSproject 23 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

25 Visionner le diagramme de Gantt sous forme de Ligne de temps En tant qu outil de communication, visualiser vos diagrammes de Gantt sous forme de lignes de temps s avère souvent plus parlant aux personnes non rompues au management de projet. Visionner ligne de temps DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 24

26 Comment utiliser le Mind Mapping? Mind mapping et tableaux de bord Pour retenir l attention de votre deuxième cercle d acteurs du projet (ceux qui ont juste besoin de savoir si le projet avance sans rentrer dans les détails), vous pouvez aussi utiliser un logiciel de mind mapping pour produire des tableaux de bord synthétiques. Vous vous rappelez que les financeurs, les directions n ont besoin que d un niveau d informations minimales et synthétiques. La fonction Tableaux de bord peut s avérer intéressante. Les gestionnaires de projets ont souvent besoin de réaliser des rapports sur l état l avancement de leurs projets. Les rapports traditionnels sont souvent complexes et flous ce qui les rend plus difficiles à comprendre. Mindview 4 vous permet de générer des rapports qui sont automatiquement joints aux s des destinataires en utilisant votre client de messagerie par défaut. Il est même possible d enregistrer des notes audio au bout de chaque branche au format.wav, lisible par un lecteur de MP3. Les documents liés à la carte sont envoyés avec la carte. Chaque branche peut «accrocher «plusieurs fichiers. Ils sont intégrés par simple glisser-déposer. La vérification des liens est automatique. La charge de travail de chaque acteur du projet est rendue visible si nécessaire. Les tâches sont intégrées dans la liste d actions Outlook. 25 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

27 Extrait rapport Mindview (exemple en anglais mais existe en français) DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 26

28 Comment utiliser le Mind Mapping? Créer un portail unique du projet Mise en place d une carte portail dédiée au projet L un des problèmes les plus critiques auxquels tout projet doit faire face est de maintenir un point d accès unique aux données pertinentes. Le stockage de fichiers individuels sur un disque réseau n offre pas toutes les garanties requises. Vous pouvez créer une carte heuristique informatisée regroupant des liens vers les différents documents pertinents, compléter et mettre à jour les informations qu elle regroupe et la placer sur votre réseau pour en permettre l accès partagé. Voici un exemple de carte portail. Membres Équipe projet Qui? : Les acteurs Qui fait quoi? 2 e cercle : Financeurs, Décideurs, Partenaires Organigramme Quoi? Actions Carte des informations du projet Budget Quand? Calendrier Gantt Rapports d avancement Risques Carte portail Durant les réunions, il est facile d accéder aux données et d en examiner les détails. Des liens hypertextes avec tous les fichiers numériques quel qu ils soient (images, texte, tableaux, fichiers MS Project, mails et même n importe quelle page Web), si vous avez une connexion Internet, permettent de consulter instantanément les précisions les plus pointues. il suffit de réduire les sujets (en cliquant 27 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

29 sur les du bout des branches) pour obtenir une vue d ensemble du projet. Cette présentation dynamique permet de fournir en permanence des informations adaptées à tous les acteurs concernés. Le portail peut également servir de base pour rédiger l ordre du jour des réunions de l équipe ou des rapports à l intention de la direction. Autre solution : créer un site web avec Google sites, voir exemple dans le chapitre 9 de l ouvrage «concertation avec les habitants». Simplicité de la communication La plupart des participants à un projet ne sont pas forcément tous des spécialistes des outils tels que MSProject et autre diagramme de Gantt. Une carte de mind mapping présente par contre les informations relatives à un projet lisibles facilement sans prérequis informatique ou autre. Le format est soit sous forme de carte grand format ou feuille A4 ou A3. La créativité de tous les membres du groupe peut donc s exercer aisément. Le schéma est un langage à mi-chemin entre l image et le texte. Il relie le fond et la forme. Il est à l interface entre l analogique (l image de notre montre à aiguilles) et le digital (les chiffres de la montre électronique). Il rend concret l abstrait, c est un passeur de frontières. Cette nature lui donne des atouts de mémorisation et de modélisation. Pour en savoir plus Enrichir la bibliothèque d images et d icônes de son logiciel Certains sites proposent gratuitement des milliers d icônes et d images qui peuvent considérablement enrichir les cartes : (icônes gratuites) (Moteur de recherche intuitif d icônes) (Images (*png) + icônes) (Recherche d icônes par pack) DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin 28

30 Comment utiliser le Mind Mapping? Un système d information propre au projet rapide à mettre en œuvre Grâce aux cartes, vous accédez immédiatement à toutes les informations du projet. En effet, dans leur version papier, Le qui fait quoi est facilement repéré. Dans leur version électronique, les possibilités de lier n importe quel document sous sa forme numérique à n importe quelle branche crée un système d informations propre au projet. Cet avantage est particulièrement concurrentiel puisque précisément l une des difficultés majeures d un projet est de s insérer dans le management quotidien des organisations tournées vers des opérations routinières et non exceptionnelles comme les projets. Ainsi, au bout de chaque branche, peuvent se coller tout document électronique : des fichiers texte ; des mails ; des tableaux de chiffres ; des présentations PowerPoint, des images ; des sons ; des vidéos. Plus souple qu une base de données comme Microsoft Access, les données ne sont pas enfermées dans des cases prédéterminées. L évolution du traitement des données au cours de l histoire nous rappelle qu après avoir inventé l écriture, les hommes ont utilisé des listes pour se souvenir (par exemple, les listes trouvées dans les tombeaux égyptiens), puis ils ont utilisé des tableaux à double entrée (informatisés il n y a qu une trentaine d années sous formes de tableurs tel Multiplan et Excel), enfin l hypertexte, les liaisons en réseaux ou en arborescence dont les pages HTML ou encore les cartes de mind mapping sous leur forme manuelle ou informatisée La documentation du projet peut donc tenir en une simple collection 29 DUNOD 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping Pierre Mongin

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